Vejledning til oprettelse af fritekstfakturaer, mv.

Transkript

1 Opret debitor/kunde - Der skal ALTID oprettes en ny debitor/kunde for hver faktura, du skal lave. Medmindre du skal lave en intern faktura - se vejledning vedr. interne fakturaer Sådan gør du: Når du skal oprette en debitor/kunde, skal du på startsiden til Prisme vælge Debitorer under Klientlinks. Du får nu en fuld oversigt over alle debitorer, der er oprettet i kommunen. Klik i handlingsruden Nye på Debitor (ikonet med den lille dame) Du får nu et billede, hvor der er oprettet en ny linje - som du nu skal oprette din debitor/kunde i. Brug Tabulatorknappen på tastaturer til at hoppe fra felt til felt Side 1 af 12

2 Du skal udfylde følgende felter: Fanen Oversigt CPR/CVR.NR. Debitorgruppe Kontaktperson (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Detaljer om kontaktperson. Du får nu en boks op, hvor du skal oprette en kontaktperson hos modtageren af fakturaen. Tryk på Ctrl+n på tastaturet for at lave en linje til at oprette kontaktpersonens oplysninger i. Indtast navn og telefonnummer på kontaktperson Har du ikke et navn på en kontaktperson hos modtageren, så kan du vælge at indtaste afdelingens navn i stedet - eller bare et tilfældigt tegn under Kontaktperson. Hvis du eller en anden i Varde Kommune tidligere har oprettet en tilsvarende kontaktperson på en debitor i Prisme, kan du opleve, at Prisme slår op i en lang liste - som vist nedenfor - når du tabulerer videre til feltet telefon Sker dette, skal du med musen klikke oppe i linien med den kontaktperson, som du er ved at oprette - så forsvinder opslaget igen. Når du har udfyldt alle de oplysninger, som du har på kontaktpersonen - skal du lukke boksen ned på krydset. Side 2 af 12

3 EAN-nummer (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Eksterne koder Skriv EAN-nr. i feltet i feltet Værdi (feltet med den røde bølgede linie Det er en god ide også at udfylde Beskrivelse ud for EAN-værdien. Det gør det nemmere senere at identificere det enkelte nummer Når du har indtastet EAN-nummer og evt. Beskrivelse, lukker du boksen på krydset. TIPS Hvis du får brug for at slette et EAN-nr. igen - så skal du bruge sletteknappen (ALT+F9). Indholdet kan ikke slettes med Delete-knappen. Du har nu oprettet din debitor og kan gå videre til at oprette en faktura. Opret fritekstfaktura Du kan hoppe direkte videre til oprettelse af fritekstfaktura ved at klikke på knappen Fritekstfaktura i højre side af skærmen Der åbner sig nu et nyt billede, hvor der står Gitteret er tomt. Her klikker du i det store hvide felt og trykker derefter på Ctrl+n - og du får nu fakturaen frem Prisme har automatisk hentet alle oplysninger fra Debitorregistret, som du lige har oprettet. Side 3 af 12

4 Fanen Oversigt Her har du mulighed for at ændre Dato, hvis fakturadatoen skal være en bestemt dag i måneden. Fanen Faktura (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Angiv Debitorrekvisition, vælg kontaktperson og EAN-nummer, hvis der er tale om elektronisk faktura. Fanen Dimension (afsender-afdeling på fakturaen) Udfyldes KUN hvis fakturaen laves for anden afdeling end den, du er tilknyttet. Fanen Fakturalinjer (skal ALTID udfyldes) Skriv evt. en indledningstekst til fakturaen (dette er frivilligt). I feltet Beskrivelse, skriver du den tekst, som skal stå på fakturaen ud for de enkelte beløb - teksten bliver også posteringsteksten på den konto, hvor du får indtægten ind. Herefter angiver du det registreringskontonr., hvor du/i skal have pengene ind (det skal være en art eller evt. en art 4.0) Skriv herefter evt. antal og stk. pris - eller bare det totalbeløb, som fakturaen skal lyde på. Endelig kan du rette på den endelige fakturatekst, hvis der er behov herfor. Side 4 af 12

5 Opdater fritekstfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Herved bogfører du fakturaen - og du udskriver eller sender den. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Hvis du ikke ændrer i udvælgelsen, så får du bogført og udskrevet din egen faktura. Tjek, at der er flueben i Udskriv/send Klik OK Du vil nu få fakturaen vist på skærmen, så du kan skrive den ud på det særlige fakturapapir. Skal fakturaen sendes elektronisk, sker dette automatisk, når der er sat EAN-nummer og kontaktperson på. Side 5 af 12

6 Intern Faktura (til andre virksomheder/afdelinger i Varde Kommune) HUSK - når du skal oprette en Intern Faktura, skal du ALTID vælge en debitor, som allerede er oprettet i Prisme med debitorgruppe Du må ALDRIG selv oprette en debitor til interne fakturaer!!! - de skal oprettes på en bestemt måde, så derfor er det kun Prisme Supporten, der må oprette debitorer til Interne fakturaer Når du skal oprette en intern faktura, skal du på startsiden til Prisme vælge Fritekstfakturaer under Klientlinks. Du står nu i et oversigtsbillede med alle oprettede fakturaer Klik på Fritekstfaktura i handlingsruden Nye Der åbner sig et nyt billede med en ny linie til dig Side 6 af 12

7 Klik på den lille pil i kolonnen Debitorkonto, og der dukker en boks frem med debitorer lige nedenfor Højreklik nu i et felt under kolonnen Navn og vælg Filtrer efter felt - I den nye boks søger du på afdelingsnavn - HUSK at skrive * foran og bagved navn. - Klik herefter på OK - og Prisme søger nu afdelingen frem til dig Klik på nu den afdeling du vil sende til (VIGTIGT - debitorgruppen skal altid hedde 1000 ved interne fakturaer) Gå nu til fanebladet Faktura o Udfyld Debitorrekvisition og Kundereference, evt. med - (bindestreg), hvis du ikke har andet Felterne Kontaktperson og EAN-nummer er oftest allerede udfyldt - men er felterne med kontaktperson og EAN-nummer ikke udfyldt, så klik i felterne og klik herefter på den knækkede pil og vælg hhv. en kontaktperson og et EAN-nummer på listen. Side 7 af 12

8 Gå herefter til fanebladet Fakturalinier o Udfyld felterne: Beskrivelse (teksten, som indtægten får på din konto) Finanskontornr. (der, hvor du/i skal have pengene ind - ALTID en art 4.0 ved interne fakturaer) Evt. antal Evt. stk. pris Beløb Fakturatekst Opdater friteksfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Sæt flueben i feltet Udskriv/send - og klik på OK Efter nogle sekunder vil du få en kvittering i Prisme på, at fakturaen er bogført og hvilket fakturanummer, fakturaen har fået i Prisme ligesom der kommer en kvittering på, at fakturaen er sendt som XML. Dermed er fakturaen også sendt til den interne virksomhed, som du havde valgt som modtager af fakturaen. Side 8 af 12

9 Opret kreditnota - til faktura oprettet i Prisme Når du skal oprette en kreditnota til en faktura, som er oprettet via Prisme - skal du på startsiden vælge Kreditnotaer under Klientlinks. Du kommer nu ind på en oversigt med alle de fakturaer, som er oprette i Prisme i kommunen Her skal du nu søge den faktura frem, som du skal oprette en kreditnota til. Fakturaen kan fx søges frem via fakturanr. eller initialer/brugernavn. Sådan søger du: Højreklik i et af felterne i kolonnen Faktura (hvis du skal søge på fakturanr.) - eller i kolonnen Oprettet af (hvis du skal søge på initialer/brugernavn) og vælg Filtrer efter felt I boksen der nu kommer frem, indtaster du fakturanummer eller initialer/brugernavn - alt efter hvad du søger på. Herefter klikker du på OK. Har du søgt på Fakturanummer, så har du nu kun 1 linie tilbage på skærmen. Side 9 af 12

10 Har du derimod søgt på initialer/brugernavn under Oprettet af, kan du have flere linier. Har du en længere liste, skal du finde fakturaen på listen og markere den, ved at klikke på linien. Klik herefter på knappen Funktioner i højre side af skærmen og vælg Opret kreditnota Der kommer nu en ny boks frem på skærmen Datoen på kreditnotaen skal være i indeværende måned. Forfaldsdatoen skal være lig med forfaldsdatoen på fakturaen (så den skal du ikke røre ved). Klik herefter på OK. Nu er kreditnotaen oprettet, og du kan få følgende besked hvis du har søgt ud på fakturanummer. Klik nu på teksten i info-loggen. og du får nu vist en Vis-knap nederst i info-loggen, som du skal klikke på.. Side 10 af 12

11 Der vil i billedet være oprettet en ny linie uden fakturanr. - og det er din kreditnota. Kreditnotaen er markeret med blåt i billedet. Søgte du i stedet fakturaen frem via fx initaler/brugernavn eller debitornummer, får du denne besked Tryk på Luk Der vil i billedet være oprettet en ny linie uden fakturanr. - og det er din kreditnota. Kreditnotaen er markeret med blåt i billedet Opdater kreditnota Nu har du oprettet kreditnotaen, og du mangler blot at opdatere den. Herved bogfører du kreditnotaen - og du kan udskrive fakturaen til din skærm. Er det en kreditnota til en elektronisk faktura, bliver kreditnotaen også sendt elektronisk. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Husk at sætte flueben i feltet Udskriv/send Klik på OK Side 11 af 12

12 Du får nu bogført og udskrevet/sendt en kreditnota til kunden. TIPS Du kan godt ændre i den automatisk oprettede kreditnota - hvis du fx bare vil lave en delvis kreditnota. Side 12 af 12