Udbudsbetingelser (begrænset udbud) Rammeaftale Managementkonsulentydelser

Transkript

1 Udbudsbetingelser (begrænset udbud) Rammeaftale Managementkonsulentydelser

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Tidsplan for udbudsforretningen Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterium Evaluering og tildeling Underkriterier Underkriteriet Kvalitet (casebesvarelser) Underkriteriet Teampris Evaluering af underkriteriet Kvalitet (Casebesvarelser) Forbehold og mindstekrav Forbehold generelt Mindstekrav Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål Skriftlige spørgsmål Tilbuddets indhold og udformning Generelt Erklæring Tro og love-erklæring Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Tjekliste... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Side 2 af 24

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Niels Munch adresse: nmu@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 3 af 24

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2011/S , som berigtiget ved bekendtgørelse om supplerende oplysninger 2011/S Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Nærværende udbudsbetingelser og materiale fra udbudsmøde (oplæg, referat m.v. forefindes på udbudshjemmesiden som er gældende for alle 5 delaftaler samt for hver af delaftalerne de nedenfor oplistede dokumenter. Delaftale 1: Strategi- og forretningsudvikling Udkast til rammeaftale Bilag A Liste over SKIs Kunder Bilag B Retningslinjer for gennemførelse Miniudbud Bilag C Leveringsaftale med underbilag Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Cases med spørgsmål Bilag H Leverandørens besvarelse af cases med spørgsmål Bilag J Leverandørens priser (maksimale timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Tro og love erklæring Delaftale 2: Forretningsprocesser og effektivisering Udkast til rammeaftale Bilag A Liste over SKIs Kunder Bilag B Retningslinjer for gennemførelse Miniudbud Bilag C Leveringsaftale med underbilag Side 4 af 24

5 Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Cases med spørgsmål Bilag H Leverandørens besvarelse af cases med spørgsmål Bilag J Leverandørens priser (maksimale timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Tro og love erklæring Delaftale 3: Organisationsudvikling Udkast til rammeaftale Bilag A Liste over SKIs Kunder Bilag B Retningslinjer for gennemførelse Miniudbud Bilag C Leveringsaftale med underbilag Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Cases med spørgsmål Bilag H Leverandørens besvarelse af cases med spørgsmål Bilag J Leverandørens priser (maksimale timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Tro og love erklæring Delaftale 4: Systemer og styring Udkast til rammeaftale Bilag A Liste over SKIs Kunder Bilag B Retningslinjer for gennemførelse Miniudbud Bilag C Leveringsaftale med underbilag Side 5 af 24

6 Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Cases med spørgsmål Bilag H Leverandørens besvarelse af cases med spørgsmål Bilag J Leverandørens priser (maksimale timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Tro og love erklæring Delaftale 5: Human ressources Udkast til rammeaftale Bilag A Liste over SKIs Kunder Bilag B Retningslinjer for gennemførelse Miniudbud Bilag C Leveringsaftale med underbilag Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Cases med spørgsmål Bilag H Leverandørens besvarelse af cases med spørgsmål Bilag J Leverandørens priser (maksimale timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Tro og love erklæring Side 6 af 24

7 3. Udbuddets indhold Udbuddet vedrører rammeaftale om levering af konsulentydelser, der omfatter følgende 5 delaftaler: Delaftale 1: Strategi- og forretningsudvikling Delaftale 2: Forretningsprocesseer og strategiimplementering Delaftale 3: Organisationsudvikling Delaftale 4: Systemer og styring Delaftale 5: Human Ressources Der påtænkes indgået rammeaftale med 10 konsulentfirmaer på hver delaftales område. Der kan alene afgives tilbud på den eller de delaftale(r) hvor tilbudsgiver er prækvalificeret. Delaftalerne omfatter følgende ydelser: Delaftale 1: Strategi- og forretningsudvikling Ydelserne indenfor delaftale 1 falder indenfor en eller flere af følgende 3 kategorier: Strategianalyse Strategiudvikling og Strategiimplementering For nærmere beskrivelse af ydelserne under delaftalen henvises til bilag F. Delaftale 2: Forretningsprocesser og effektivisering Opgaverne under delaftale 2 falder inden for en eller flere af følgende tre kategorier: Procesanalyse og procesoptimering, Udlicitering og Offentlig-Privat samarbejde (OPS). For nærmere beskrivelse af ydelserne under delaftalen henvises til bilag F. Delaftale 3: Organisationsudvikling Opgaverne under delaftale 3 falder inden for en eller flere af følgende tre kategorier: Side 7 af 24

8 Governance-model, Organisationsanalyse og Design og strukturimplementering. For nærmere beskrivelse af ydelserne under delaftalen henvises til bilag F. Delaftale 4: Systemer og styring Opgaverne under delaftale 4 falder inden for en eller flere af følgende fire kategorier: Finans- og økonomistyring, Kvalitets- og risikostyring, Krisestyring og Personalepolitik. For nærmere beskrivelse af ydelserne under delaftalen henvises til bilag F. Delaftale 5: Human Resources Opgaverne under delaftale 5 falder inden for en eller flere af følgende to kategorier: Leder- og medarbejderudvikling og Kultur- og adfærdsudvikling. For nærmere beskrivelse af ydelserne under delaftalen henvises til bilag F. Side 8 af 24

9 Kommentar [vje1]: Udfyldes når review er gennemført og vi kender de præcise datoer 4. Tidsplan for udbudsforretningen 24.juni 2011 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Samtidig underretning om prækvalifikation og afslag på prækvalifikation 26.oktober 2011 [ ] Udbudsmøde med de prækvalificerede virksomheder/konsortier. Oplæg og referat mv. forefindes på udbudshjemmesiden. Skriftlige spørgsmål 22.december 2011 kl Tilbudsfrist [ ] Forventet ordretildeling [ ] Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 9 af 24

10 5. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse via er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hver enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbud kan alene afgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Ved signering af dokumenter i ETHICS skal den ETHICS generede signatur anvendes. Signaturen er fremsendt i forbindelse med Tilbudsgivers anmodning om adgang til prækvalifikationsmaterialet. Side 10 af 24

11 6. Tildelingskriterium Tildelingkriteriet er Økonomisk mest fordelagtige tilbud med nedenfor angivne underkriterier Evaluering og tildeling Der vil ske evaluering og tildeling for hver af de 5 delaftaler, dvs. 5 separate evalueringer med efterfølgende separat tildeling for hver delaftale. Tildeling sker på grundlag af de økonomisk mest fordelagtige tilbud for hver delaftale. Der påtænkes indgået rammeaftale med 10 leverandører pr. delaftale Underkriterier Til tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud er der for hver delaftale de nedenfor angivne underkriterier og delkriterier med tilhørende vægtning angivet i procent. Underkriterier: Vægt: Vægt: Kvalitet (casebesvarelser) 70% Teampris 30 % Besvarelse af spørgsmål i forbindelse med casen Kommunekøbing Besvarelse af spørgsmål i forbindelse med casen Teknisk Forvaltning Teampris baseret på maksimale timepriser pr. konsulentkategori Underkriteriet Kvalitet (casebesvarelser) 50 % 50 % 100 % Tilbudsgiver skal for hver af de delaftaler, hvortil tilbudsgiver er prækvalificeret, besvare de til de 2 cases tilhørende spørgsmål. Beskrivelsen af de 2 cases fremgår af bilag H. Besvarelsen af casespørgsmålene skal ske i skemaerne Kommunekøbing, besvarelse af spørgsmål og Teknisk Forvaltning, besvarelse af spørgsmål. Til besvarelse af hvert spørgsmål må der maksimalt anvendes [ ] tegn med mellemrum. Såfremt tilbudsgiver ikke besvarer alle de spørgsmål tilhørende de delaftaler, hvortil tilbudsgiver er prækvalificeret, er tilbudsgivers samlede tilbud på den pågældende delaftale ikke konditionsmæssigt. Ved tvivl om hvorvidt spørgsmål er besvaret vil dette afspejle sig i pointgivningen ved evalueringen. Såfremt tilbudsgiver besvarer spørgsmål til delaftaler, hvortil tilbudsgiver ikke er prækvalificeret, vil disse besvarelser ikke indgå i den samlede evaluering. Side 11 af 24

12 Der afgives tilbud delaftale for delaftale, og der kan ikke i et tilbud angående et tilbud henvises til oplysninger i et tilbud på en anden delaftale. Alle relevante oplysninger for tilbuddet på de(n) relevant(e) delaftale(r) skal fremgå af tilbuddet Underkriteriet Teampris Teamprisen beregnes på baggrund af timepriser for de 7 konsulentkategorier. Konsulentkategorierne er nærmere beskrevet i bilag J. Tilbudsgiver skal oplyse en timepris for hver af de 7 konsulentkategorier, og denne timepris vil herefter være den maksimale timepris tilbudsgiver kan anvende, når tilbudsgiver efterfølgende beregner en samlet tilbudspris i forbindelse med besvarelse af kundens miniudbudsopfordring. Angående indekseringen i rammeaftalens varighed af de tilbudte maksimale timepriser henvises til bilag J. På baggrund af de oplyste timepriser for hver af de 7 konsulentkategorier, vil SKI efterfølgende for hver tilbudsgiver beregne en sammenlignelig teampris på følgende vis: Gældende for Delaftale 1-4: Konsulentkategori: Vægt: Tilbudt timepris: Vægtet timepris: 1. Studentermedhjælper 5 % P 1 P 1 x 0,05 2. Assistent 5 % P 2 P 2 x 0,10 3. Juniorkonsulent 20 % P 3 P 3 x 0,20 4. Konsulent 20 % P 4 P 4 x 0,30 5. Seniorkonsulent/specialist 20 % P 5 P 5 x 0,20 6. Chefkonsulent/juniorpartner 25 % P 6 P 6 x 0,10 7. Partner 5 % P 7 P 7 x 0,05 Samlet teampris: Σ Gældende for Delaftale 5: Konsulentkategori: Vægt: Tilbudt timepris: Vægtet timepris: 1. Studentermedhjælper 5 % P 1 P 1 x 0,05 2. Assistent 5 % P 2 P 2 x 0,10 3. Juniorkonsulent 10 % P 3 P 3 x 0,20 4. Konsulent 20 % P 4 P 4 x 0,30 5. Seniorkonsulent/specialist 25 % P 5 P 5 x 0,20 6. Chefkonsulent/juniorpartner 25 % P 6 P 6 x 0,10 7. Partner 10 % P 7 P 7 x 0,05 Samlet teampris: Σ Side 12 af 24

13 Såfremt tilbudsgiver i sin organisation ikke opererer med alle 7 konsulentkategorier, skal tilbudsgiver for de konsulentkategorier, der ikke rådes over, anføre den timepris, som ville være gældende hvis kategorien eksisterede i tilbudsgivers organisation, jf. punkt 7.2. Såfremt tilbudsgiver ikke oplyser en maksimal timepris for hver af de 7 konsulentkategorier, er tilbudsgivers samlede tilbud ikke konditionsmæssigt. SKI forbeholder sig ret til at afvise tilbud som må anses som værende unormale lave, jf. direktivets art. 55. Ved pointfastlæggelsen benyttes en karakterskala fra Evaluering af underkriteriet Kvalitet (Casebesvarelser) Ved evalueringen af casebesvarelserne vægter det positivt, at projektforslagene dokumenterer: At konsulentvirksomheden igennem deres projektforslag demonstrerer deres evne til at inddrage metoder og værktøjer, der er målrettet de(n) respektive ydel-se(r), og som samtidig vil blive tilpasset den konkrete kunde og situation At konsulentvirksomheden til løsning af den konkrete opgave med udgangspunkt i kundens organisation demonstrerer at evnen til at tilrettelægge en projektorganisation som er omkostningseffektivt (value for money) i forhold til den beskrevne opgave. At konsulentvirksomheden demonstrerer deres evne til at omsætte relevant viden og erfaring i forhold til den beskrevne opgave til værdi for kunden At konsulentvirksomheden demonstrerer at evnen til at udarbejde et projektforslag med indbygget fleksibilitet, der muliggør tilpasninger i projektplanen såfremt væsentlige forhold taler herfor. At konsulentvirksomheden demonstrerer at evne at udarbejde et projektforslag med indbygget kvalitetssikring De casebesvarelser, som er udarbejdet til brug for evaluering på rammeaftalen, er udformet på en sådan måde at de generelt afspejler den opgavetype, som vil skulle leveres under rammeaftalen. Endvidere bemærkes at projektforslagene indgår som en del af leveringsgrundlaget, jf. Leveringsaftalens punkt 9.1. Tilbudsgiver skal ikke vedlægge cv`ere for konkrete medarbejdere, da cv`ere ikke indgår i grundlaget for evalueringen af underkriteriet. Følgende punkter på pointskalaen er pejlemærker for niveauet af besvarelsen af casespørgsmålene: Point: Betegnelse: Beskrivelse: 1-3 Den utilstrækkelige besvarelse Der gives 1, 2 eller 3 point til den besvarelse, der demonstrerer den minimalt acceptable grad af op- Side 13 af 24

14 fyldelse af ovenstående punkter, der vægter positivt 4 6 Den jævne besvarelse Der gives 4, 5 eller 6 point til den besvarelse, der demonstrerer en mindre grad af opfyldelse af ovenstående punkter, der vægter positivt 7 9 Den gode besvarelse Der gives 7, 8 eller 9 point til den besvarelse, der demonstrerer en generel opfyldelse af ovenstående punkter, der vægter positivt 10 Den fremragende besvarelse Der gives10 point til den besvarelse, der demonstrerer udtømmende opfyldelse af ovenstående punkter, der vægter positivt Side 14 af 24

15 7. Forbehold og mindstekrav 7.1. Forbehold generelt Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, jf. punkt 7.2. Såfremt den økonomiske værdi af et forbehold vedr. et ikke-grundlæggende element ikke kan prissættes har SKI pligt til at se bort fra tilbuddet.i det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 9.1 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer.. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via Udbudshjemmesiden, jf. punkt 9.1, og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Delaftale 1: Udkast til rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G og bilag J(såfremt tilbudsgiver er prækvalificeret som et konsortium). Bilag J skal indeholde maksimalpriser for hver af de 7 konsulentkategorier, jf. punkt Side 15 af 24

16 Endvidere er det mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt Tilbuddet skal indeholde et elektronisk signeret følgebrev, jf. punkt Delaftale 2: Udkast til rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G og bilag J. Bilag J skal indeholde maksimalpriser for hver af de 7 konsulentkategorier, jf. punkt Endvidere er det mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt Tilbuddet skal indeholde et elektronisk signeret følgebrev, jf. punkt Delaftale 3: Udkast til rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G og bilag J. Bilag J skal indeholde maksimalpriser for hver af de 7 konsulentkategorier, jf. punkt Endvidere er det mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt Tilbuddet skal indeholde et elektronisk signeret følgebrev, jf. punkt Delaftale 4: Udkast til rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G og bilag J. Bilag J skal indeholde maksimalpriser for hver af de 7 konsulentkategorier, jf. punkt Endvidere er det mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt Tilbuddet skal indeholde et elektronisk signeret følgebrev, jf. punkt Delaftale 5: Udkast til rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G og bilag J. Bilag J skal indeholde maksimalpriser for hver af de 7 konsulentkategorier, jf. punkt Endvidere er det mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt Tilbuddet skal indeholde et elektronisk signeret følgebrev, jf. punkt Side 16 af 24

17 8. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 17 af 24

18 9. Skriftlige spørgsmål 9.1. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk til kontaktpersonen anført i punkt 1. Spørgsmål skal stilles via Udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Udbudshjemmesiden Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Det fremhæves, at det alene er (1) præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det offentliggjorte udbudsmateriale, eller (2) forslag til ændret formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale, som vil blive besvaret. Det foretrækkes, at spørgsmålene stilles særskilt nummereret. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudslistens vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen vil alene blive besvaret, idet omfang besvarelsen kan afgives senest seks dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Side 18 af 24

19 10. Tilbuddets indhold og udformning Generelt Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigma for rammeaftale med bilag A K der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Nogle af bilagene til rammeaftalen forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiver. Bilagene udformes under hensyn til rammeaftalens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag, jf. herved punkt 5. Tilbud skal være på dansk. Spørgsmål skal stilles på dansk og vil blive besvaret på dansk. Tilbuddet skal afgives i elektronisk signeret stand, jf. punkt 5 og punkt 7.2. Tilbud skal indeholde en tro og loveerklæring, jf. punkt Hvis den prækvalificerede tilbudsgiver er et konsortium, skal bilag K om konsortiemedlemmerne udfyldes. Det fremgår af opfordringsskrivelsen, om SKI har prækvalificeret tilbudsgiver som et konsortium. Tilbud anses først for afgivet og dermed modtaget af SKI, når følgebrevet er genereret, signeret og registreret modtaget i ETHICS, jf. punkt 7.2. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét selvstændigt tilbud for hver af de delaftaler, som tilbudsgiver er blevet udvalgt til at afgive tilbud på. Såfemt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 19 af 24

20 11. Erklæring Tilbuddet skal indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt 11.1 omtalte erklæring. Tilbudsgiver har adgang til formularen via udbudshjemmesiden Tro og love-erklæring Elektronisk signeret tro og loveerklæring i henhold til direktivets art. 45, stk. 2 samt hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land ansøgeren er etableret og i Danmark i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af Side 20 af 24

21 12. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er, den [ ], kl. [ ]. Tilbud, kan ikke modtages efter dette tidspunkt, idet ETHICS lukker for muligheden for at indgive tilbud efter tilbudsfristens udløb. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på (der vises online), er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS. Tilbud, som ikke er modtaget rettidigt i ETHICS vil blive afvist. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftale på hver delaftales område. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 21 af 24

22 13. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 12. Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse, og der skal udpeges en fælles (befuldmægtiget) (sekretariatsfunktionen), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 22 af 24

23 14. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og tilbudsgiver uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 23 af 24

24 15. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf, med mindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med virksomheden, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI Kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen på via login. SKI s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne, herunder miniudbudsmateriale og tildelingsbeslutninger, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende indgåelse af aftaler ved afholdelse af miniudbud henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, herunder de i miniudbuddet indkomne tilbud, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 24 af 24