2 Generelt Leverandør skal bistå Kunden i planlægning, eksekvering samt efterfølgende evaluering af konferencen.

Transkript

1 1 Generelt om kravspecifikation [Vejledning til tilbudsgiver: Bilaget indeholder Søfartsstyrelsen krav og ønsker til konferencearrangøren. Tilbudsgiver skal ikke skrive noget i dette bilag, men skal vedlægge sin løsningsbeskrivelse i bilag 2, samt tilføje priser i bilag 3.] 1.1 Definitioner Krav er minimumskrav, der skal opfyldes af leverandøren. Ønske er det ting Søfartsstyrelsen har ønsket Leverandøren opfyldte i forbindelse med afgivelse af tilbud. Leverandørens opfyldelse af ønsker er beskrevet i bilag 2, i tilfælde af afvigelse mellem bilag 1 og 2, har bilag 1 forrang. 2 Generelt Leverandør skal bistå Kunden i planlægning, eksekvering samt efterfølgende evaluering af konferencen. Planlægningen starter normalt 9 måneder før konferencen. Konferencested og faciliteter er på forhånd valgt af Kunden Det er et krav at konferencearrangøren kan kommunikere flydende på dansk og engelsk både skriftligt og mundtligt. 3 Planlægning 3.1 Krav Det er et krav at konferencearrangøren varetager og har ansvaret for den overordnede planlægning og koordinering med konferencestedet og Kunden. 3.2 Krav Det er et krav at leverandøren tilser konferencefaciliteterne 3 dage før konferencen finder sted og tjekker at alt er som aftalt. 3.3 Krav Efter hver konference skal leverandøren deltage i en evaluering af konferencen. 3.4 Krav Det er et krav at konferencearrangøren før og under konferencen har overblikket over antallet af tilmeldte delegates, om de har krav til specialmenu etc. 3.5 Krav Det er et krav at Leverandøren står for den overordnede budgetlægning samt løbende opfølgning på konferencen, således at Søfartsstyrelsen hele tiden har det fulde overblik over økonomien, herunder godkender forskellige udgifter, efter nærmere aftale. Det skal sikres at konferencen hvilker i sig selv økonomisk, hvilket kræver en stram løbende styring af de faktiske udgifter. 3.6 Krav Det er et ønske at de sidste 8 uger op til konferencen finder et ugentligt statusmøde sted såfremt Kunden finder det nødvendigt. 3.7 Krav Det er et ønske at Leverandøren er dygtig til at samarbejde med konferencestedet samt Kunden og kan håndtere koordineringen mellem disse, også selvom Leverandøren ikke selv har valgt det pågældende sted. 1

2 3.8 Krav Det er et krav, at Leverandøren fremlægger tre forslag til kandidat til at varetage rollen som moderator på konferencen. Søfartsstyrelsen foretager endeligt valg af moderator på baggrund af nærmere opstillede kriterier, og kan vælge at afslå alle såfremt ingen af kandidaterne anses for tilfredsstillende set i forhold til pris og faglighed. 3.9 Ønske Det er et ønske at Leverandøren dels kommer o med input og nye ideer til hvordan konferencen kan forbedres i forhold til eksekvering, og dels o deltager i sparring om og kommer med forslag hvordan konference kan videreudvikles Evalueringen foretages efter eksekveringen af hver konference og besluttede justeringer baseret på evalueringen implementeres. 4 Deltager tilmelding og betaling 4.1 Krav Leverandøren skal kunne sætte et bookingsystem til rådighed, hvor deltagere kan booke og betale for deres konferencedeltagelse, således at deltagerbetalingen står på Søfartsstyrelsens konto, men Leverandøren står for al administration. Der skal kunne linkes direkte til bookingsitet fx fra Søfartsstyrelsens hjemmeside. Som en del heraf skal Leverandøren kunne håndtere tilmeldinger, korrespondance og betalinger fra konferencedeltagerne før, under og efter konferencen. Betaling skal kunne ske både via faktura samt betalingskort, direkte på bookingsystemet. Såfremt konferencedeltagerne har ændringsønsker, fx værelsesændringer, skal Leverandøre håndtere dette ift. konferencestedet, både før og under konferencen. Deltagerbetaling fastsættes på baggrund af de samlede udgifter til konferencen, således at Søfartsstyrelsen får dækket alle sine udgifter, men ikke opnår en fortjeneste. Se desuden beskrivelsen i afsnit 3.5 ovenfor. 4.2 Krav Det er et krav at leverandøren sender eller stiller en ugentlig rapport med deltagerlisten til rådighed for Søfartsstyrelsen de sidste 8 uger før konferencen løber af stablen. 4.3 Krav Det er et krav, at Leverandøren kan koordinere hvem der skal have invitation letters, få disse tilsendt fra Kunden og viderebringe det til den pågældende delegate til tiden. 4.4 Ønske Det er et ønske at Leverandøren kan rådgive delegates om transportmuligheder til konferencen, hoteller, restauranter og seværdigheder tæt ved konferencestedet før og efter konferencen. 5 Eksekvering 5.1 Krav Det er et krav at Leverandøren er til stede under hele konferencen, for at sikre alt forløber planmæssigt. Leverandøren skal stå for checkin, i det registreringsområde konferencestedet stiller til rådighed i ankomstområdet, hvor der kan udleveres navneskilte/adgangskort til deltagerne. Registreringsområdet vil evt. også være bemandet af Kunden, som afholder den pågældende konference. 2

3 5.2 Krav Det er et krav at Leverandøren kan styre mikrofonerne ved spørgsmål fra publikum. 5.3 Ønske Det er et ønske at Leverandøren kan koordinere fællestransport (bus eller taxa) fra konferencestedet til nærmeste lufthavn. Omkostninger til transport dækkes af den enkelte konferencedeltager. 6 Kommunikation 6.1 Krav Leverandøren skal biddrage til kommunikationsplanen og påtage sig mindre opgaver herfra eksempelvis udformning af digitalt informationsmateriale til at promovere konferencen hos partnere (eksempelvis e- mails, opsætning og opdatering af logo og program). Leverandøren skal ligeledes vedligeholde og opdatere information på konferencens hjemmeside. 6.2 Krav Det er et krav at Leverandøren kan varetage den grafiske opsætning af: digital pauseskærm, program roll ups flyers ændringer til logo Baggrundsvæg (stor roll up) 6.3 Krav Et er et krav at leverandøren kan printe nedenstående i en god kvalitet: 200 stk. teknisk program, stk. flyers 6-8 roll ups. 7 Udsmykning og foto 7.1 Krav Leverandøren skal kunne levere præsentabel udsmykning af det tilbudte konferencelokale, f.eks. blomster i henhold til Kundens ønsker. Dette aftales 4-8 uger før konferencen finder sted. 7.2 Krav Leverandøren skal booke og koordinere med en fotograf, der er vant til at fotografere ved konferencer eller større events. Fotografen skal være til stede under hele konferencen. Fotografen skal levere: - Stemningsbilleder fra konferencen - En lille videofilm med stemningsbilleder fra konferencen - Et gruppebillede med alle delegates fra (eks.) konferencesalen 8 Tilbagebetaling, deltagere 8.1 Krav Det er et krav at Leverandøren står for alt tilbagebetaling til deltagerne, såfremt konferencen aflyses. 3

4 Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse [Vejledning til tilbudsgiver: Tilbudsgiver skal udfylde dette bilag i forbindelse med afgivelse af tilbud. Bilaget skal indeholde en beskrivelse af det tilbudte, i henhold til beskrivelsen i rammeaftalen samt bilag 1. Beskrivelsen vil indgå i evaluering af tilbud som nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne, ligesom det bliver en del af den endelige rammeaftale, for den tilbudsgiver der indgås aftale med. Denne vejledende tekst vil ikke indgå i den endelig aftale] 1 Bekrivelse af ydelsen [Tilbudsgiver skal vedlægge beskrivelse af hvordan opgaven vil løses. Beskrivelse skal suppleres af: CV er for nøglemedarbejdere Cases fra tidligere opgaver]

5 Bilag 3 Priser [Vejledning til tilbudsgiver: Tilbudsgiver skal udfylde dette bilag i forbindelse med afgivelse af tilbud. Bilaget skal indeholde en beskrivelse af det tilbudte, i henhold til beskrivelsen i rammeaftalen samt bilag 1.Priserne kan enten opgøres som fast pris eller variabel pr. deltager, hvorfor tilbudsgiver kun skal udfylde de felter som er relevante for den konkrete opgave set i forhold hvordan fasen prissætte. Priserne vil indgå i evaluering af tilbud som nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne, ligesom det bliver en del af den endelige rammeaftale, for den tilbudsgiver der indgås aftale med. Denne vejledende tekst vil ikke indgå i den endelig aftale. ] 1. Priser Priserne nedenfor er inkl. samtlige opgaver under aftalen, og er dermed også inklusiv de dele af bilag 1, som ikke er eksplicit nævnt i listen. Fase Fast pris, ekskl. moms Variabel pris pr. deltager, ekskl. moms Planlægning Bilag 1, afsnit 3 Deltager tilmelding og betaling Bilag 1, afsnit 4 Eksekvering Bilag 1, afsnit 5 Kommunikation Bilag 1, afsnit 6 Udsmykning og foto Bilag 1, afsnit 7 Tilbagebetaling, deltager Bilag 1, afsnit 8

6 Bilag 4 Afbestillingsregler Søfartsstyrelsen kan afbestille en konference, hvilket sker ved at den indgåede aftale om konference, bilag 5 opsiges. Afbestillingen af en konference har ikke nogen indflydelse på rammeaftalen, der s å- ledes stadig vil være gældende. Afbestilling skal være skriftlig kan s ke til enhver tid med tre ugers varsel, Leverandøren vil blive a f- regnet forholdsmæssigt for de leverede ydelser. Leverandøren skal lige så snart afbestillingen er modtaget, begrænsevt. yderligere udgifter der kan herunder stoppe evt. igangsatte ydelser, såfremt dette er muligt.

7 Bilag 5 Bestilling af konference Vejledlning [Dette bilag udfydles årligt i forbindelse med bestilling af konference samt afgivelse af tilbud. Søfartsstyrelsen udfylder afsnit 2, på baggrund heraf og i overenstemmelse med priserne i bilag 3 udfylder Leverandøren afsnti3 med med enhedspriser, samt angive kontaktpersonen i afsnti 4. Det bemærkes at tidspunktet for afholdes af konference kan rykke sig inden endelige indgåelse af kontrakt. Derfor udarbejdes tidsplanen ikke på nuværende tidspunkt.] 1 Baggrund Nærværende Leveringsaftale er indgået mellem Parterne i overensstemmelse med Rammekontraktens punkt 1. For Leveringsaftalen gælder de i Rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjelser, der fremgår af denne Leveringsaftale med bilag. 2 Leverancen Leverancen omhandler konference der forventes afholdt i uge 6 med i alt 120 deltagere på konferencen. Leverandør vil til denkonkret konference skulle bidrage med følgende ydelser, hvor sidst punkt kun udløses hvis konferencen aflyses. Ydelse Planlægning Deltager tilmelding og betaling Ekskvering Kommunikation Udsmykning og foto Tilbagebetaling, deltagere Tidsplan

8 2/2 3 Prisen For så vidt angår betalingsvilkår og fakturering henvises til bilag 3, Priser. Priserne, der alle er oplsyt ekskl. moms, for konferencen fremgår af tabellen nedenfor: Ydelse Fast pris Variabel pris, oplys pr. deltager Planlægning Deltager tilmelding og betaling Ekskvering Kommunikation Udsmykning og foto Tilbagebetaling, deltagere 4 Bemanding Følgende kontaktpersoner tilknyttes konferencen, jf. rammeaftalens afsnit 4.1 Følgende person er hos Søfartsstyrelsen primær kontaktperson(er) i relation til Leverancens udførelse: Navn: Linda Assels Hald Telefon: Titel: Projektleder lih@dma.dk Følgende person er hos Leverandøren primær kontaktperson(er) i relation til Leverancens udførelse: Navn: Titel: Konferencekoordinator Telefon: 5 Underskrifter Dato: Dato: For Kunden For Leverandøren