A/B Andelsbo Dagsorden udsendt den 4. november 2014 Referat udsendt den 25. november 2014

Transkript

1 A/B Andelsbo Dagsorden udsendt den 4. november 2014 Referat udsendt den 25. november 2014 Referat fra bestyrelsesmøde Tirsdag den 11. november 2014 kl Mødested: Bjellerupparken 4 A, 8930 Randers NØ Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 1

2 Mødedeltagere: Bestyrelsen Allan Rasmussen (AR) Jens Ravnborg (JR) Anne Mette Kjærgaard (AK) Per Munk Andersen (PA) Brian Rytter (BR) Administrationen Dennis M. Christensen (DAB) (DMC) Berit M. Rudbeck Referent (BMR) Gert B. Hølund (GBH) Afbud Per Munk Andersen Dagsorden 198. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Revisionsprotokol Orientering om udlejningssituationen i boligforeningen Udvikling af tab ved fraflytning i dispositionsfonden Status for helhedsplanen i Bjellerupparken Nyt driftscenter i Andelsbo Revurdering af renoveringsoversigt Politik for anvendelse af trækningsretsmidler Prognose for boligforeningens egen trækningsret Projektansættelse af gældsrådgiver Forvaltningsrevision Finansiering af boligforeningens 75 års jubilæum Nyt fra Team Drift Orientering fra formanden Orientering fra administrationen Mødekalender og Aktionsplan Eventuelt Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 2

3 198. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsorden AR bød velkommen til mødet, også til DMC, der er udlejningschef i DAB, og indbudt til at orientere bestyrelsen om udlejningssituationen i boligforeningen. Bestyrelsen havde ikke bemærkninger til dagsordenen, og denne blev godkendt Godkendelse af referat Referatet fra bestyrelsesmødet afholdt den 16. september 2014, er udsendt til bestyrelsen den 30. september I henhold til bestyrelsens beslutning af 16. september 2014 skal ændringer til referatet være indsendt til administrationen senest 14 dage efter udsendelsen af referatet. Den 14. oktober 2014 havde administrationen modtaget følgende bemærkninger fra AR: det blev ikke besluttet at Bjellerupparken er udelukket ift. lokaler til ejendomsfunktionærer. Det skulle undersøges om LB ville sætte sig imod ift. støtte. Der medbringes et eksemplar af referatet til bestyrelsesmødet til bestyrelsens godkendelse og underskrift. Det indstilles at bestyrelsen godkender og underskriver referatet Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet Revisionsprotokol Som der også kort blev orienteret om på sidste bestyrelsesmøde foretog revisionen den 15. september 2014 uanmeldt beholdningseftersyn i administrationen. Eftersynet gav ikke anledning til anmærkninger. Revisionsprotokollen medbringes til mødet og fremlægges til orientering, sammen med protokollatet for det uanmeldte beholdningseftersyn der fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og underskriver revisionsprotokollatet for det uanmeldte beholdningseftersyn. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 3

4 BMR orienterede om det uanmeldte beholdningseftersyn, og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning samt underskrev revisionsprotokollatet Orientering om udlejningssituationen i boligforeningen Udlejningschef fra DAB Dennis M. Christensen deltager på bestyrelsesmødet og vil orientere om udlejningssituationen i boligforeningerne under Administrationsselskabet Randers Bolig generelt og i A/B Andelsbo. Notat om udlejningssituationen i boligforeningen er vedlagt dagsordenen som bilag Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning DMC orienterede om boligforeningens udlejningssituation. Den iværksatte forsøgsordning med afskaffelsen af reservationsperioden samt anvendelsen af berobreve forventes at blive gjort permanent, idet der allerede nu spores en positiv effekt af tiltagene. Antallet af tomgange i boligforeningen, der er faldet væsentligt, kan hænge sammen med en generel tendens til færre fraflytninger i landsdelen. Der er registreret en 14 dages tomgangsperiode for almindelige boliger i regnskabsåret 2013/14, og i dag er der ingen tomgang for almindelige boliger i boligforeningen. DMC orienterede om at administrationen gerne afholder et seminar eller lignende, hvor bestyrelsen kan blive yderligere orienteret om udlejningsregler og muligheder for boligforeningen. Eksempelvis kan fleksibel udlejning være en mulighed for boligforeningen, i en situation hvor der opstår lejeledighed. Bestyrelsen tog godt i mod orienteringen, og vil gerne deltage i et seminar om udlejningstiltag eksempelvis med fokus på fremlejeregler. Bestyrelsen fremlagde også forslag om, at seminaret tilbydes i en bredere kreds af bestyrelser under RandersBolig, således at informationerne når flest muligt. Der var en god drøftelse af udlejningssituationen, hvor mulighederne for at mindske tab ved fraflytning ved interne flytninger blev drøftet. Boligforeningens markedsføring og tilgængelighed i midtbyen blev også drøftet, hvor forslaget om en stand i FØTEX i weekenden eksempelvis kunne være et muligt fremtidigt tiltag for boligforeningen. Bestyrelsen gav udtryk for at tabellerne, der indgår i analysen for boligforeningen, gav et godt overblik over udviklingen i tomgange og flyttefrekvensen, og det blev besluttet, at udviklingen inden for disse områder skal forelægges bestyrelsen en gang årligt i tabelform, således at bestyrelsen kan følge udviklingen. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 4

5 202. Udvikling af tab ved fraflytning i dispositionsfonden Den 1. april 2013 trådte en ny lovgivning i kraft, der betyder at dispositionsfonden skal dække afdelingernes tab ved fraflytning, når tabet overstiger 313 kr. (2013- priser) pr. lejemål i afdelingen. Tidligere har afdelingerne selv båret hele tabet. I regnskabsåret 2012/13 var lovgivningen for fordeling af udgifterne gældende i halvdelen af regnskabsåret fra april til oktober, og afdelingerne kan således principielt kompenseres for udgifter over 313 kr. i det halve år fra dispositionsfonden. Af administrative årsager, er de afdelinger, der havde tab ved fraflytning, der var højere end 313 kr. pr. lejemål i hele regnskabsåret 2012/13, blevet kompenseret herfor fra dispositionsfonden, til trods for at lovgivningen kun var gældende for det halve år. I regnskabsåret 2013/14 har lovgivningen været gældende hele året, og afdelinger med tab ved fraflytning, der oversteg 316 kr./lejemål/år er således blevet kompenseret herfor fra dispositionsfonden. Isoleret set har dispositionsfonden haft følgende udgifter til tab ved fraflytning. 2012/13: kr. 2013/14: kr. (Endnu ikke revideret). Der orienteres nærmere på bestyrelsesmødet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning DMC orienterede om at det samlede tab ved fraflytning for alle afdelinger har udviklet sig som følger: Regnskabsåret 2011/12: Regnskabsåret 2012/13: Regnskabsåret 2013/14: ca kr. ca kr. ca kr. Det kunne således godt se ud som om regnskabsåret 12/13 har haft lave udgifter til tab ved fraflytning, og at stigningen i tabet for 2013/14, derfor kan ses som en normalisering af denne udgift. Det er dog væsentligt, at dispositionsfonden i 2013/14 dækker en stor del af afdelingernes tab ved fraflytning. Tab ved fraflytning inddrives via Intrum Justitia, og DMC orienterede om at de beløb der inddrives at denne vej, overføres til dispositionsfonden i det omfang at dispositionsfonden har haft udgifter til sagen. Der er gode erfaringer med anvendelsen af incasso-proceduren, og der er stigende indtægter ad denne vej, men det kan ikke forventes, at opnå fuld dækning af udgifterne til tab ved fraflytning. Der er en del enkeltsager i boligforeningen, der har store tab ved fraflytning, der gør, at den samlede udgift til dette stiger væsentligt. Bestyrelsen besluttede, at oversigten over udviklingen i udgifterne fra dispositionsfonden til tab ved fraflytning, skal forelægges bestyrelsen årligt. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 5

6 Bestyrelsen besluttede at midlerne der inddrives i tilknytning til en afdeling hvor dispositionsfonden har dækket tab, tilfalder den enkelte afdeling op til grænsen for henlæggelser (316 kr. pr. lejemål i 2014). Yderligere inddrevne midler tilføres dispositionsfonden. Bestyrelsen tog herefter orienteringen om tab ved fraflytning til efterretning 203. Status for helhedsplanen i Bjellerupparken Der er udsendt nyhedsbrev til beboerne i Bjellerupparken i uge 42, og afdelingsbestyrelsesformændene har modtaget nyhedsbrevet pr. mail. Der har været afholdt byggeudvalgsmøde den 29. oktober, hvor ventilationsløsninger for projektet har været drøftet. Der ud over er den nærmere planlægning af renoveringen er gået i gang, blandt andet er der blevet iværksat en inspektion af alle boligerne. Der vil blive afholdt dialogmøde med beboerne den 25. november, med fokus på genhusning og ombygning af boligerne og ude arealerne. Byggeriet er pt. planlagt til at begynde medio oktober Genhusningskonsulent Bjarne Friis fra Kuben Management har opstartet processen med genhusning af beboerne i Bjellerupparken. Han har afholdt møde med nøglemedarbejdere i RandersBolig om det fremtidige forløb for genhusningen. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning AR orienterede om at tidsplanen for helhedsplanen holder, så der er byggestart i oktober 2015 og projektet forventes afsluttet primo For at skabe tryghed blandt beboerne, blev det kort drøftet, at der løbende vil være opgangsorienteringer om hvilke håndværkere der pt. færdes i området i forbindelse med renoveringerne. Eksempelvis har rådgiverne netop været på besigtigelse af alle boligerne. Her var kun boliger der enten ikke var hjemme, eller ikke ville give adgang til boligen. Der skal udtages prøver i 30 boliger i forbindelse med test af pcb og andre miljøprøver. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Nyt driftscenter i Andelsbo Hermed følger en sagsfremstilling for etablering af et nyt driftscenter i A/B Andelsbo. Fysiske Rammer De nuværende lokaler ejendomsfunktionærerne anvender, er beliggende i kælderlokaler i ejendommen under Bjellerupparken 3C. Lokalerne er utidssvarende i Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 6

7 forhold til arbejdstilsynets retningslinjer for flugtveje, tilgængelighed/adgangsforhold, indeklima m.v. En af de primære udfordringer med de nuværende lokaler er status for indeklima og tilstrækkelige muligheder for udluftning i kælderlokalet, hertil kommer at frokoststuen ikke er i niveau med omgivelserne. Der er også behov for forbedringer af omklædnings- og badeforholdene, og der bør indrettes omklædningsfaciliteter til både mænd og kvinder. For at alle beboere kan få adgang til driftscenteret, er det fordelagtigt, at dette er beliggende på niveau med omgivelserne og tilgængeligt for gangbesværede. Det foreslås derfor bestyrelsen, at etablere en pavillon, der kan opfylde arbejdstilsynets krav til en arbejdsplads af denne karakter, samt skaber ideelle muligheder for tilgængelighed for A/B Andelsbos beboere. Ligeledes gøres det hermed muligt, eventuelt at etablere lokalkontor for boligforeningen i disse lokaler på sigt. Opførelse af ny bygning Det foreslås at den nye bygning placeres på græsarealet ved gavlen at Bjellerupparken 1E, og indrettes med plads til 6 ejendomsfunktionærer samt 2 administrative medarbejdere. Der vedlægges plan- og facadetegninger til dagsordenen, med forslag til indretning af driftscenteret. Bygningen opføres så den opfylder alle krav i Bygningsreglement 2015, inkl. mekanisk ventilation m.v. Bygningen har fladt tag med papbelægning. Ydervægge med glatte facadeplader som Steni, med 2 x 13 mm indvendige gipsplader. Gulvbelægning i vådrum og vindfang flisebelægges, øvrige rum belægges med linoleum/tæpper eller lignende gulvbelægninger. Udvendige døre og vinduer er træ/alu med 3 lags lavenergitermoruder. El og vvs installationer udføres i h. t. gældende normer. Yderligere udføres der 7 p-pladser i tilknytning til det nye driftscenter. De væsentlige fordele ved at opføre det nye driftscenter vil være: At få indrettet mandskabsfaciliteter for ejendomsfunktionærerne, som kan opfylde de gældende krav fra Arbejdstilsynet, og dermed være medvirkende til et godt arbejdsmiljø. At, hvis det senere ønskes, kan driftscenteret også fungere som et lokalkontor for Andelsbo s lejere, hvor en kontormedarbejder kan have en fast arbejdsplads, og hermed servicere lejerne i lokalområdet med eksempelvis flytninger, varmeopgørelser og andre praktiske forhold omkring deres lejemål. Finansiering af driftscenteret Udgifterne til driftscenteret er delt op i etableringsudgifter og driftsudgifter. Etableringsudgifterne dækker de omkostninger der er ved at bygge driftscenteret, inkl. etablering af p-pladser. Det skal bemærkes, at inventar ikke er medregnet i etableringsudgifterne, da det forventes, at eksisterende inventar kan anvendes. Driftsomkostninger er den pris det koster årligt at drive driftscenteret. Etablering Overslagsprisen for etablering af driftscenteret beløber sig til kr. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 7

8 Da driftscenteret er beliggende i afdeling Bjellerupparken er det denne afdeling der skal stille pant ved eventuel ekstern belåning til etableringen af driftscenteret. De andre afdelinger i A/B Andelsbo har ikke mulighed for at stille pant i andre afdelingers bygninger. Men da helhedsplanen er iværksat i afdeling Bjellerupparken, er hele afdelingens pant anvendt i denne sammenhæng. Afdelingen har således ikke mulighed for at optage yderligere lån til driftscenteret eksternt. I stedet for ekstern belåning foreslås det bestyrelsen, at finansiere etableringen af driftscenteret internt i boligforeningen ved hjælp af boligforeningens trækningsrets- og dispositionsfondsmidler. Bestyrelsen har mulighed for at tildele kr. fra egne trækningsretsmidler til etableringen af driftscenteret. Trækningsretsmidlerne kan bevilliges af bestyrelsen til delvis finansiering af ombygningen. Den resterende udgift på foreslås finansieret ved et internt fastforrentet 1,5 % 30-årigt lån i boligorganisationens dispositionsfond, hvor de første 10 år er renteog afdragsfri. Dette vil give en årlig ydelse på kr. Låntager er samtlige lejemål i Andelsbo (boligareal i alt m²). Drift Udgifterne til driften af det nye driftscenter er beregnet til kr./år. Dette beløb dækker udgifter til drift, vedligehold, el, vand og varme samt rengøring. Huslejeberegning Udgifterne til driftscenteret beløber sig således til: Etablering kr.: (49.200/ kr.) Drift kr.: (84.900/ kr.) = 1,27 kr./m²/år = 2,19 kr./m²/år Alle lejemål i Andelsbo betaler i dag driftsudgifterne til henholdsvis lokalerne til ejendomsfunktionærerne Bjellerupparken 3C, kld., og til bestyrelseslokalet Bjellerupparken 4A, st. mf., i alt 1,68 kr./m²/år, dette da driften af disse lokaler ophører som del af etableringen af det nye driftscenter fratrækkes dette beløb beboernes udgifter, som følge heraf (2,19-1,68 = 0,51 kr.). Eksempler på den månedlige netto huslejestigning fra 1. til 10. år (kun drift): Lejlighed på 60 m² stiger 2,55 kr. Lejlighed på 70 m² stiger 3,00 kr. Lejlighed på 80 m² stiger 3,40 kr. Eksempler på den månedlige netto huslejestigning fra 11. til 30. år (etablering og drift): Lejlighed på 60 m² stiger 8,00 kr. Lejlighed på 70 m² stiger 10,40 kr. Lejlighed på 80 m² stiger 11,90 kr. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 8

9 Tidsplan Godkendes oplægget og finansieringen af driftscenteret af organisationsbestyrelsen, træder en længere beboerdemokratisk proces i værk. Indledningsvist skal afdelingsbestyrelsen i Bjellerupparken principgodkende placeringen af driftscenteret, og afdelingen skal godkende placeringen af driftscenteret på et afdelingsmøde. Der er planlagt afdelingsmøde i Bjellerupparken den 23. februar Det kan overvejes om det vil være fordelagtigt at orientere beboerne i Bjellerupparken, om planerne med driftscenteret, på det kommende orienteringsmøde ang. helhedsplanen for Bjellerupparken. Endeligt er det repræsentantskabet der ifølge boligforeningens vedtægter 6 stk. 3 træffer beslutning om væsentlig forandring af organisationens ejendomme, så den endelige godkendelse af driftscenteret kan ske på repræsentantskabsmødet den 30. marts Sideløbende, hvor det kan lade sig gøre, vil diverse godkendelsesprocedurer i Randers Kommune og Landsbyggefonden blive iværksat. Anvendelse af boliger til nyt driftscenter I forlængelse af orienteringen omkring driftscenteret på sidste bestyrelsesmøde, følger her en kort redegørelse for anvendelsesmulighederne af boliger til driftscenter. Administrationen har undersøgt mulighederne for at anvende en eller flere boliger til brug for driftscenter, og har således også forespurgt Tilsynet med almene boliger i Randers Kommune, om deres holdning her til. Ved dagsordenens udsendelse afventer administrationen stadig tilsynets skriftlige redegørelse om sagen, men administrationen er blevet mundtligt orienteret om at tilsynet umiddelbart finder det vanskeligt at godkende anvendelsen af boliger til driftscenter. Dette kan blandt andet begrundes med at ikke er lejeledighed i de pågældende afdelinger, hvor et driftscenter kan komme på tale. Der vil blive orienteret yderligere på mødet omkring dette, samt omkring Landsbyggefondens holdning til anvendelse af boliger til driftscenter i Bjellerupparken. Det indstilles at bestyrelsen godkender: Etableringen af en pavillon til driftscenter Etableringsomkostninger for kr., der finansieres med midler fra boligforeningens trækningsret og dispositionsfond, og tilbagebetales af alle boliger i A/B Andelsbo GBH orienterede om sagsfremstillingen. Bestyrelsen konstaterede at de andre muligheder for placering af driftscenteret ikke længere er aktuelle, og det blev drøftet, hvad der kan gøres med henblik på at fremtidssikre placeringen af boligforeningens maskiner. Maskinerne er nu placeret i tre garager i Bjellerupparken, og dette betragtes ikke nødvendigvis som en holdbar løsning på længere sigt. Der blev gjort opmærksom på at området, hvor det er foreslået at driftscenteret skal ligge, er lavt beliggende, og derfor ofte er fugtigt. GBH orienterede om at der tages højde for dette, når grunden forberedes til placering af driftscenteret. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 9

10 BMR orienterede om finansieringsmulighederne, og bestyrelsen besluttede at indlægge en klausul i finansieringen, der gør det muligt for bestyrelse at revurdere finansieringen via lånet i dispositionsfonden løbende. Rettelse: I sagsfremstillingen fremgår at en lejlighed på 60 m² stiger 8,00 kr. pr. måned som følge af etableringen af driftscenteret. Den korrekte stigning er 8,90 kr. Bestyrelsen godkendte herefter: Etableringen af en pavillon til driftscenter Etableringsomkostninger for kr., der finansieres med kr. fra boligforeningens trækningsret og kr. dispositionsfond, og tilbagebetales af alle boliger i A/B Andelsbo Beslutningen om lånet fra dispositionsfonden, samt tilbagebetaling af samme revurderes løbende af bestyrelsen i lånets løbetid 205. Revurdering af renoveringsoversigt Bestyrelsen godkendte i foråret en renoveringsoversigt for boligforeningens afdelinger, der har til formål at opliste de ønskede renoveringer i boligforeningen, således at de mest presserende renoveringer bliver prioriteret. Det er væsentligt, at renoveringsoversigten for boligforeningen revurderes løbende over tid, således at det til en hver tid er de mest presserende renoveringer i boligforeningen, der står øverst på listen. Boligforeningens inspektør, lokalinspektør og projektleder har således gennemgået boligforeningens afdelinger, og udarbejdet et forslag til en revurdering af renoveringsoversigten, til bestyrelsens godkendelse. Det anbefales revurderingen af renoveringsoversigten fremover sker en gang årligt, og set i forhold til årshjulet, er det fordelagtigt at tage hånd om dette i efteråret. Den eneste renovering der fremgik som meget presserende inden revurderingen af renoveringsoversigten var udskiftning af tag i afdeling 12. Blandt andet af hensyn til boligforeningens samlede økonomi, i lyset af gennemførelsen af helhedsplanen for Bjellerupparken, er udskiftningen af taget i afdeling 12 ikke blevet iværksat i det forløbne år. Denne renovering fremgår således stadig som meget presserende på renoveringsoversigten, som den eneste sag i boligforeningen. Da de igangværende renoveringer i afdeling 1 og 4 nærmer sig deres afslutning, vurderes det nu, at renoveringen af taget i afdeling 12 kan i værksættes. Kriterier for udarbejdelse af renoveringsoversigten Renoveringsoversigten pr. 1. november 2014 er fastlagt ud fra nogle på forhånd fastlagte kriterier. Disse kriterier lå også til grund for den tidligere godkendte renoveringsoversigt, dog er der ved udarbejdelsen af denne renoveringsoversigt tilføjet nogle mindre ændringer for kriterierne. Den tidligere renoveringsoversigt var bygget op efter følgende kriterier: Meget presserende opgaver: Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 10

11 Opgaver der har følgevirkninger på andre bygningsdele såsom utætte bygningsdele Bygningsdele der udgør en fare for sammenbrud, hvis de ikke repareres Bygningsdele der ikke længere kan repareres Presserende opgaver: Problemer, der ikke giver skader på kort sigt f.eks. fygesne Bygningsdele med begyndende svigt som vil udvikle sig over tid til egentlige bygningsskader Gener, afdelingen har levet med i årevis ofte stoppede kloakker Ikke presserende opgaver: Øvrige opgaver der ikke giver skade ved at vente Projekter der gør afdelingen mere attraktiv f.eks. legepladser og P-pladser Helhedsplaner: Renoveringsopgaver i afdelingen, med LBF støtte (Landsbygge fonden) Større projekter til fremtidssikring af afdelingen afvikling/udvikling Det nuværende oplæg til renoveringsoversigten bygger på følgende kriterier: Meget presserende renoveringer: Renoveringer der har ventet længe Nedbrudte bygningsdele der giver følgeskader på andre bygningsdele Bygningsdele der ikke længere kan repareres Presserende renoveringer: Bygningsdele, der endnu ikke er brud på, men som trænger Gener, afdelingen har levet med i årevis Ikke presserende renoveringer: Øvrige opgaver der ikke giver skade ved at vente Særlige projekter: Større projekter som afdelingen ikke kan løfte økonomisk. F. eks LBF-sager, helhedsplaner eller indsatser via puljer. Der er således tale om mindre tilpasninger, der primært ses i ændringen fra kategorien Helhedsplaner til Særlige projekter. Opbygningen og prioriteringen af renoveringer til oversigten, sker således på tilnærmelsesvist det samme grundlag som den tidligere renoveringsoversigt. Oplæg til renoveringsoversigten pr. 1. november 2014 ser ud som følger: Meget presserende renoveringer Afdeling Projekt Pris på projektet Huslejeniveau 2014/15 i kr./m²/år Finansieringsmuligheder 12 Udskiftning af tag Trækn. ret + RK-lån Presserende renoveringer Afdeling Projekt Pris Husleje 14/15 Finansiering Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 11

12 1 Nyt terrændæk i kælder (før ren.stign.) 2 Udskiftning af tagbelægning, ventilation og badeværelser 3 Renovering af tekniske installationer og bad 14 Renovering af? 898 glasoverdækning 15 Renovering af? 918 glasoverdækning Ikke presserende renoveringer Afdeling Projekt Pris Husleje 14/15 Finansiering 2 Efterisolering af klimaskærm 4 Udskiftning af tekniske installationer 11 Udskiftning af tekniske installationer Særlige renoveringer Afdeling Projekt Pris Husleje 14/15 Finansiering Igangværende renoveringer 2014 Afdeling Projekt Pris Husleje 13/14 Besluttet Finansiering 1 Renovering af facade Trækn.ret + RKlån 4 Renovering af tag og vinduer mv Trækn.ret + egne midler + RK-lån 6 Helhedsplan Gns. 498 LBF-sag Det indstilles at bestyrelsen: Accepterer de tilpassede kriterier for udarbejdelsen af renoveringsoversigten Drøfter og godkender renoveringsoversigten pr. 1. november 2014 for A/B Andelsbo Har til hensigt at iværksætte de mest presserende renoveringer for boligforeningen i det kommende år GBH og BMR orienterede om baggrunden for revurderingen af renoveringsoversigten, som starter i forbindelse med markvandringerne, hvor afdelingsbestyrelserne deltager. Inspektørerne har dermed mulighed for at danne sig et billede af afdelingernes stand. Ved godkendelse af renoveringsoversigten, vil det kun være de renoveringsopgaver, der er meget presserende der vil blive iværksat i det kommende år. JR gjorde opmærksom på at taget i afdeling 11 efter sigende ikke skulle have det særligt godt, og han fandt det derfor bemærkelsesværdigt, at denne renovering ikke var at finde på renoveringsoversigten. Administrationen vil Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 12

13 undersøges status på tagets stand i afdeling 11, og vende tilbage til bestyrelsen, hvis det vurderes at det er nødvendigt, at tilføje renoveringen af taget til kategorien meget presserende. Bestyrelsen drøftede muligheden for at tilføje en kolonne til renoveringsoversigten, der definerer hvor længe en renovering har været kendt. Bestyrelsen accepterede herefter de tilpassede kriterier for udarbejdelsen af renoveringsoversigten. Ligeledes drøftede og godkendte bestyrelsen renoveringsoversigten pr. 1. november 2014 for A/B Andelsbo, og har til hensigt, at iværksætte de mest presserende renoveringer for boligforeningen i det kommende år Politik for anvendelse af trækningsretsmidler 60 % af afdelingernes pligtmæssige bidrag til Landsbyggefonden overføres til boligforeningens egen trækningsret. Trækningsretten kan anvendes til forbedringsarbejder i afdelingerne, og det er boligforeningens bestyrelse, der disponerer over hvilke renoveringer, der skal støttes med midler fra trækningsretten. Det anbefales derfor bestyrelsen, at fastlægge en politik for anvendelse af trækningsretsmidler til renoveringer i boligforeningens afdelinger, således at alle renoveringssager vurderes ud fra hvorledes de kommer boligforeningen og afdelingerne mest til gavn. Regulativ fra Landsbyggefonden I henhold til lov om almene boliger m.v. 90 og Landsbyggefondens regulativ om tilskud til forbedrings- og opretningsarbejder m.v. er det muligt for boligforeningens bestyrelse, at yde tilskud til afdelingernes forbedringsarbejder med op til 2/3 af udgifterne hertil. Tilskud kan således eksempelvis ydes til følgende indsatsområder: a) Installation af centralvarme eller anden tidssvarende opvarmningsform. b) Tidssvarende forbedring af toilet- og badeforhold. c) Arbejder, der udføres i forbindelse med brandsikring. d) Isoleringsarbejder og andre energibesparende foranstaltninger. e) Forbedring af køkkener. f) Renovering af facader, altaner, tag m.v. ("klimaskærmen"). g) Etablering og forbedring af vaskerier og andre fælleslokaler. h) Forbedring af bebyggelsens omgivelser, f.eks. omlægning af gårdsplads og øvrige friarealer, etablering af lege- og opholdsarealer eller lignende arbejder, hvorved bebyggelsens omgivelser forbedres væsentligt. Tilskud kan kun ydes til egentlige forbedringer, der hæver bygningens og boligens standard, og tilfører ejendommen og/eller dens omgivelser - og dermed boligerne - en øget brugsværdi for beboerne. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 13

14 A/B Andelsbo har over en længere periode akkumuleret midler i boligforeningens trækningsret. Og der er således mulighed for, at organisationsbestyrelsen kan yde tilskud til kommende forbedringsarbejder i boligforeningens afdelinger. A/B Andelsbo har ved udgangen af regnskabsåret 2012/13 ca kr. indestående på trækningsretten, og der indbetales i øjeblikket årligt ca kr. til denne fra afdelingerne. Se evt. punkt 207 for status samt prognose for de kommende års trækningsret i boligforeningen. Indsatsområder Renoveringsoversigten, som bestyrelsen netop har behandlet, oplister og prioriterer behovet for renoveringer i boligforeningen. I lyset af behovet for renovering af boligforeningens afdelinger, der fremgår af renoveringsoversigten, anbefaler administrationen, at bestyrelsen fokuserer på specifikke indsatsområder for fordelingen af trækningsretsmidler til afdelingerne. Indsatsområderne fremgår af ovenstående regulativ. Det anbefales, at de renoveringer der bør prioriteres er: d) Isoleringsarbejder og andre energibesparende foranstaltninger. f) Renovering af facader, altaner, tag m.v. ("klimaskærmen"). Herefter kan følgende renoveringer tilgodeses: b) Tidssvarende forbedring af toilet- og badeforhold. e) Forbedring af køkkener. Hermed prioriteres kriterierne for tildeling af midler fra trækningsretten, således at disse er i overensstemmelse med den netop behandlede renoveringsoversigt. Andel af støtte fra trækningsretten Som det tidligere har været beskrevet, kan bestyrelsen beslutte, at støtte forbedringsarbejder i afdelingerne med op til 2/3 af udgifterne til renoveringen. Da muligheden for at støtte afdelingernes renoveringer med regulativet begrænses til 2/3 af udgifterne, anbefales det, at de afdelinger der opfylder ovenstående kriterier, modtager den fulde andel af støtte fra trækningsretten. Således skabes den maksimale nytte for beboerne i afdelingen inden for det givne indsatsområde. Det skal dog fremhæves, at hver renoveringssag, der måtte opfylde kravene til tildeling af midler fra trækningsretten, bør vurderes nøje fra sag til sag i forhold til den enkelte afdelings behov. Det kan således være nødvendigt, at vurdere hvorvidt støtten fra trækningsretten skaber et gode for afdelingen, der også skaber ubalance i forhold til afdelingens konkurrenceevne med de omkringliggende afdelinger. Det er en forudsætning for tildelingen af trækningsretsmidler til en afdelings renovering: At der er midler til rådighed i trækningsretten til at yde den størst mulige støtte At bestyrelsen har behandlet den enkelte renoveringssag på et bestyrelsesmøde. At Landsbyggefonden giver tilsagn om støtte til afdelingen Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 14

15 Både politikken for tildeling af støtte fra trækningsretten samt renoveringsoversigten bør revurderes med jævne mellemrum af bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender politikken for anvendelse af trækningsret i A/B Andelsbo, herunder den byggetekniske prioritering af indsatsområderne d og f og derefter b og e fra Landsbyggefondens regulativ. BMR orienterede om baggrunden for forslaget om politikken for tildeling af trækningsret. Bestyrelsen drøftede mulighederne for forsat at differentiere i tildelingen af midler fra trækningsretten, samt eventuelt stille betingelser til afdelingerne, til gengæld for tildeling af midler fra trækningsretten. Bestyrelsen ønsker at tilføje et kriterium for tildeling af midler til de ovenfor nævnte kriterier. Det skal således også være et kriterium for tildeling af midler fra trækningsretten, at den enkelte afdelings økonomi skal gennemgås inden der træffes beslutning om hvorvidt afdelingen kan tildeles trækningsret. Bestyrelsen godkendte herefter politikken for tildeling af trækningsret i A/B Andelsbo, herunder den byggetekniske prioritering af indsatsområderne d og f og derefter b og e fra Landsbyggefondens regulativ Prognose for boligforeningens egen trækningsret Til brug for planlægning og disponering af midler til renoveringer i boligforeningens afdelinger er der blevet udarbejdet en prognose for anvendelse af boligforeningens egen trækningsret i Landsbyggefonden. Hermed skabes et overblik over status og udvikling i trækningsretten samt hvilke renoveringer der er og vil blive støttet af boligforeningens trækningsret. Prognosen for trækningsretten i boligforeningen er vedlagt som bilag til dagsordenen, bemærk at der er afsat kr. til helhedsplanen i Bjellerupparken, samt indsat de beløb der indgår i denne dagsorden til bestyrelsens orientering eller godkendelse. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen og prognosen til efterretning, og ønsker at prognosen indgår fremadrettet, hver gang bestyrelsen skal tage stilling til en byggesag Projektansættelse af gældsrådgiver På sidste bestyrelsesmøde blev der orienteret kort om muligheden for at projektansætte en gældsrådgiver på tværs af boligforeningerne i RandersBolig. Organisationsbestyrelsen principgodkendte at projektansætte en gældsrådgiver. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 15

16 RandersBoligs bestyrelse har nu behandlet sagen, og der er udarbejdet nedenstående notat, hvor ud fra det også konkret fremgår, hvordan situationen omkring udsættelser for A/B Andelsbo ser ud. Bestyrelsen i RandersBolig godkendte indstillingen omkring projektansættelsen af en gældsrådgiver. Projektansættelse af gældsrådgiver På baggrund af boligkonferencen der blev afholdt den 25. juni 2014, er der fra ledelsen i RandersBolig fremsat ønske om, at omfanget af udsættelser, samt de økonomiske følgevirkninger heraf for boligorganisationerne analyseres nærmere. Der er derfor nedsat en arbejdsgruppe bestående af medarbejdere fra boligbutikken, forvaltning og Bysekretariatet. Bysekretariatet er blevet indbudt, da de tidligere har gjort erfaringer med udredning af data, samt at de kan bidrage omring samarbejdet med Randers kommune. I den indledende fase er det udsættelsernes økonomiske omfang der konkretiseres. Allerede til boligkonferencen havde Boligbutikken udarbejdet et overslag over de økonomiske følgevirkninger af udsættelser, dette var på 4 millioner kr. Verificeringen af dette beløb er foretaget, det har her vist sig, at de samlede omkostninger i perioden 2013 til 1. halvår 2014 for nuværende udgør ca. 5,6 millioner kr. omkostningerne vedrører 130 udsættelser i perioden. Beløbet vedrører, tab af leje, istandsættelsesudgifter, advokatomkostninger. I beregningen er eventuelle senere tilkomne afdrag på tabet ikke medtaget ligesom udgifter til administration af sagerne i RandersBolig ikke indgår. Fremadrettet vil der bliver arbejdet på en model, hvor valide data kan hentes direkte fra EG-bolig, således at der løbende kan dannes overblik over antallet af udsættelse, samt de økonomiske konsekvenser. Tabel 1: oversigt over antal udsættelser samt økonomi halvår Selskab Antal Beløb Antal Beløb Møllevænget &Storgaarden Randers Boligforening af Vorup A/B Gudenå A/B Andelsbo RAB Typograferne Randersegnen I alt Erfaring fra andre byer viser, at lokal forebyggelse påvirker antallet af udsættelser i positiv retning. En metode til forebyggelse kan være/er, at der tilbydes økonomisk rådgivning til lejerne. såfremt en sådan medarbejder kan reducere dette med % vil denne kunne tjene sin egen løn ind. Hertil kommer den sociale gevinst. Randers kommune giver udtryk for, at ansættelse af en gældsrådgiver i regi af RandersBolig er i tråd med de overvejelser man gør sig i kommunen. Randers Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 16

17 kommune planlægger ansættelse af en medarbejder til det boligsociale arbejde i samarbejde med den sociale boliganvisning. Medarbejderen skal være ansvarlig for fastholdelse af kommunens kontakt til samarbejdspartnere (herunder RandersBolig), og tager afsæt i idéen om én samlet indgang for det boligsociale område i kommunen. Det er kommunens oplæg, at medarbejderen skal være en del af samarbejdet med både boligorganisationer og Fogedretten med henblik på, at sikre gode boligforhold i Randers herunder forebyggelse af udsættelser. Ansættelse af en sådan medarbejder skal drøftes politisk i løbet af efteråret Randers kommune har tilkendegivet, at de bakker op om ansættelse af en gældsrådgiver under RandersBolig. Hvis Randers skal være et bedre sted at bo, og forbedre placeringen i de landsdækkende statistikker, er det en forudsætning, at både kommunen og boligorganisationerne gør en indsats som led i den overordnede boligstrategi. Bysekretariatet vil bistå processen og gennemførelsen af dette forsøg gennem hjælp til at dokumentere de iværksatte aktiviteter og den konkrete målopnåelse ved ansættelse af en gældsrådgiver. Bysekretariatet vil ligeledes bidrage med projekterfaring, således at de hjælper en kommende gældsrådgiver med en afrapporteringsmodel til bestyrelsen i RandersBolig. Herudover vil Bysekretariatet undersøge muligheder for, at der ansøges om tilskud eller fortsættelse af dette initiativ gennem relevante puljer. Bysekretariatet har observeret at MBBL (ministeriet for By, bolig og landdistrikter) har stor fokus på forebyggelse af udsættelser pt. Bysekretariatet vil sammen med en evt. gældsrådgiver udarbejde en ansøgning til en given pulje, som viser sig muligt i projektperioden. Gældsrådgiveren vil også få mulighed for at deltage i Bysekretariatets landsdækkende netværk af indsatser med gældsrådgivning i almene boligområder. Administrationen anbefaler på den baggrund, at bestyrelsen beslutter, at der skal ske projektansættelse af en gældsrådgiver, der kan hjælpe beboere der er kommet i restancer. Det forudsættes at gældsrådgiveren ansættes i en 1½-års periode, med mulighed for forlængelse. De konkrete opgaver for gældsrådgiveren vil som udgangspunkt være, - Arbejde med de restancesager der allerede er kendt i systemet. - Opsøgende/forebyggende arbejde - Tæt arbejde med boligbutikken/randersbolig - Tæt samarbejde med øvrige kommunale- og boligsociale tilbud. - Samarbejde med Bysekretariatet. Organisatorisk vil gældsrådgiveren blive placeret i Bysekretariatet og får sit daglige arbejde ude i boligområderne. Personen vil skulle dække alle lejere i RandersBolig og ikke kun områderne i Nordbyen, forudsat at alle boligorganisationer går med. Økonomisk vil ansættelsen koste boligforeningerne ca kr. årligt, heri er inkluderet løn, kontor, it-udstyr mv. Ansættelsen evalueres efter 1 år. Herefter træffes der beslutning om en eventuel forlængelse af ansættelsen. Boligforeningerne skal endeligt godkende ansættelsen, herunder beslutte at støtte med midler fra dispositionsfonden. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 17

18 Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen drøftede placeringen af rådgiveren, der ikke er central i forhold til placeringen af A/B Andelsbos afdelinger. Derudover bemærkede bestyrelsen fordelingsnøglen for finansieringen af gældsrådgiveren. Årsagen til dette er at A/B Andelsbo, i henhold til ovenstående skema, har forholdsvis færre udsættelser, også set i forhold til boligforeningens størrelse, når disse sammenlignes med de store boligforeninger under RandersBoligs administration. A/B Andelsbo, vil i dette perspektiv, dække en større andel af udgiften til gældsrådgiveren, end boligforeningens afdelinger reelt vil have afkast af ansættelsen, set i forhold til udgiften for de store boligforeningers afdelinger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Forvaltningsrevision I henhold til lovgivningen skal boligorganisationer og almene administrationsorganisationer gennemføre forvaltningsrevision hvert år, efter en nærmere angivet plan. Forvaltningsrevisionen gennemføres normalt således, at der kan afrapporteres om resultaterne i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet. De udvalgte områder, metode og resultater beskrives i revisionsprotokollatet, og det er dermed revisionens ansvar, at efterse, at der er gennemført forvaltningsrevision og påtegne denne med eventuelle bemærkninger. For boligforeninger som er administreret af en almen administrationsorganisation, er det normalt tilstrækkeligt, at administrationsorganisationen gennemfører forvaltningsrevision på de administrerede boligorganisationers vegne. Det vil i praksis sige, at RandersBoligs forvaltningsrevision vil komme til at gå igen i revisionsprotokollen for A/B Andelsbo. Forvaltningsrevisionen gennemføres september-oktober 2014 af den daglige ledelse i RandersBolig, i samarbejde med ledende medarbejdere fra DAB og nøglemedarbejdere i RandersBolig. De foreslåede områder er udvalgt af ledelsen, og udgør en række vitale områder for både RandersBoligs og de administrerede foreningers drift. Oplægget til forvaltningsrevision er behandlet i RandersBoligs bestyrelse den 29. september 2014, og det blev godkendt at følgende områder medtages i dette års forvaltningsrevision: Markvandringer (del af årshjul for budgetlægning og regnskaber i afdelingerne) Kontrol af fakturabetaling Tomgange (med lejetab til følge) Varsling af forhøjelse af leje og á conto vand/varme Flyttesager Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 18

19 Udarbejdelse af forretningsgange Flere af områderne er en opfølgning på forvaltningsrevisionen sidste år, idet der var behov for at forbedre disse. Udvælgelse af konkrete enkeltsager til kontrol af forretningsgange, arbejdsgange og processer i øvrigt, foretages af DAB s udlejningschef, efter et tilfældighedsprincip. Resultaterne af målingerne på de enkelte områder bliver systematisk beskrevet, og resultaterne medtages i revisionsprotokollatet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning BMR orienterede om forløbet for forvaltningsrevisionen, og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Finansiering af boligforeningens 75 års jubilæum JR rejste på sidste bestyrelsesmøde spørgsmål om finansiering af boligforeningens 75 års jubilæum i foråret Det foreslås, at boligforeningens jubilæum finansieres igennem arbejdskapitalen. Arbejdskapitalens saldo pr. lejemålsenhed for 2012/13 er: kr. og der kan dermed henlægges hertil. Der henlægges ikke til arbejdskapitalen i 2014/15. Der må indbetales til arbejdskapitalen med op til 156 kr. pr. lejemålsenhed pr. år indtil arbejdskapitalen udgør kr. pr. lejemålsenhed, og det anbefales at bestyrelsen iværksætter indbetaling til arbejdskapitalen som en del af budgettet for 2015/16 og 2016/17. Iværksætter bestyrelsen indbetalingen til arbejdskapitalen vil der således være indsamlet omkring kr. den 1. oktober Beløbet kan anvendes til afholdelse af boligforeningens jubilæum. Det indstilles at bestyrelsen beslutter at iværksætte indbetaling til arbejdskapitalen fra og med budgetåret 2015/16. I forlængelse af drøftelsen omkring markedsføring af boligforeningen under punkt 201 tidligere i dagsordenen, blev det påpeget, at et jubilæum i boligforeningen også kan være med til at markedsføre boligforeningen. Bestyrelsen besluttede at iværksætte indbetalingen til arbejdskapitalen fra og med budgetår 2015/ Nyt fra Team Drift Ejendomsfunktionærernes tidsforbrug Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 19

20 På formandens opfordring er der blevet udarbejdet et estimat over ejendomsfunktionærernes tidsforbrug. Estimatet viser hvilke opgaver den pågældende ejendomsfunktionær løser, samt hvor meget tid han gennemsnitligt bruger på denne opgave i løbet af en uge. Estimatet kan omdeles til bestyrelsen i skemaform. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen drøftede kort ejendomsfunktionærernes opgaver i boligforeningen, og tog orienteringen til efterretning Orientering fra formanden Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning AR orienterede om at to ejendomsfunktionærer er blevet gift, og boligforeningen har i denne forbindelse givet en gave til dem. Der har været afholdt vinterfest i fredags. Festen var hyggelig, og det forventes at arrangementet bliver gentaget næste år. Der har været afholdt hegnssyn i afdeling 15. Dommen i sagen er faldet, og afdelingen skal betale halvdelen af omkostningerne ved hegnssynet, samt 5 meter hæk. Formanden understregede at afdeling Bjellerupparken skal omtales som sådan, og at nummer-benævnelsen af afdelingerne bortfaldt ved sammenlægningen af afdelingerne. Administrationen følger op på dette. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Orientering fra administrationen a) Der orienteres om aktuelle sager for boligforeningen BMR orienterede om afholdte kurser for nyvalgte beboerdemokrater i oktober i RandersBolig. Dette har været en succes, og det forventes at blive gentages næste år. b) Status for klagesager i Andelsbo Siden sidste bestyrelsesmøde er der indbragt to husordenklager fra beboerne i A/B Andelsbo til administrationen. Referat fra bestyrelsesmøde A/B Andelsbo Side 20