Bjarne Wahlgren, Leif Luxhøj Pedersen, Sivan Gülen (kursistrepræsentant), Inge Voller (uddannelseschef), René Bamberger (HR-chef)

Transkript

1 Til stede: Afbud: Andre deltagere: Gregers Christensen, Thorkild Baltzer, Peter Kay Mortensen, Nedim Yasar (kursistrepræsentant), Anette Holm (medarbejderrepræsentant), Niels Humble (medarbejderrepræsentant, Rasmus Rifsdal (ressourcechef) og Anne Sørensen (forstander) Bjarne Wahlgren, Leif Luxhøj Pedersen, Sivan Gülen (kursistrepræsentant), Inge Voller (uddannelseschef), René Bamberger (HR-chef) Søren Jensen (revisor, Deloitte), Jens Bernhart (referent) I formandens fravær var næstformand Gregers Christensen mødeleder. Rasmus Rifsdal, ressourcechef fra 1. januar, præsenterede sig for bestyrelsen. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt med den ændring, at mødet indledtes med punkt Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokollat 2014 (gennemgang ved revisor Søren Jensen) Revisor Søren Jensen gennemgik årsrapport 2014 for bestyrelsen. Den samlede omsætning i 2014 var ca. 85 mio. kr. Årets resultat er påvirket af meromkostning på 1,6 mio. kr., som udgøres af udbetaling til afskediget tjenestemand på baggrund af en EU-dom. På trods af denne meromkostning udgør overskuddet for 2014 ca. 1,35 mio. kr., hvilket er meget tæt på det budgetterede overskud på ca.1,5 mio. kr. Baggrunden er bl.a. afvikling af VUC Erhverv, som de foregående år har givet et betydeligt underskud. VUC Lyngbys likviditet er pr. 31/ ca. 44 mio. kr. dog er en del forudbetalt statstilskud. Egenkapitalen er på næsten 20 mio. kr. Andre nøgletal: overskudsgraden er 1,6 % (hvilket er tilfredsstillende for en statslig selvejende institution som VUC Lyngby), likviditetsgraden er 170,44 % (en meget høj procentsats, hvilket er et godt nøgletal, når VUC Lyngby skal købe bygninger og ud på lånemarkedet), soliditetsgraden er 42 %. Antallet af årselever er faldet til samlet 814,2 årselev, bl.a. på baggrund af et fald i aktiviteten på den 2-årige hf og indtægtsdækket virksomhed. Revisionens påtegning: VUC Lyngby overholder gældende regler for regnskabspraksis (se beskrivelse af anvendt regnskabspraksis). Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Alt er i den skønneste orden, og VUC Lyngbys regnskab for 2014 er til absolut topkarakter. Bestyrelsen drøftede regnskabet, herunder baggrunden for de foretagne afskrivninger JBE Side 1 af 5

2 Peter Kay Mortensen spurgte til forrentningen af de likvide midler. Pt. er renten heldigvis ikke negativ, men på 0 %, fordi de likvide midler er placeret i Danske Bank under en paraplyaftale, som giver gunstige vilkår. Søren Jensen gennemgik derefter revisionsprotokollatet, herunder forhold af væsentlig betydning for årsrapport og forvaltningen. Det første punkt er vedrørende afvikling af VUC Erhverv og indtægtsdækket virksomhed. Det er lykkedes at gøre dette med et underskud på kun kr. Revisor gengav punktet vedrørende drøftelse af besvigelser og spurgte bestyrelsen, om man har kendskab til besvigelser. Der er ikke kendskab til eller formodninger om besvigelser. Der er foretaget uanmeldt revision den 28. november 2014, dette gav ikke anledning til bemærkninger. Tilskud fra Undervisningsministeriet er attesteret og kontrolleret af revisor løbende, andre indtægter er kontrolleret ved stikprøver eller afstemninger. Mht. rapportering af udført forvaltningsrevision, så ser revisionen, at der er orden i tingene og udvises sparsommelighed med midlerne. Der er sket et lille fald i både årselever og årsværk (medarbejderårsværk), så produktiviteten er faktisk steget en smule fra 2013 til Regnskabsinstruksen er senest ajourført juli 2013 og vil blive opdateret i Revisionserklæringen lyder, at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger om de modtagne statstilskud er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, ej heller om tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. Revisorpåtegningen er således uden forbehold og supplerende oplysninger. Bestyrelsen takkede for den gode og særdeles forståelige orientering om årsrapport og revisionsprotokollat. Bestyrelsen godkendte og underskrev årsrapporten og underskrev det fremlagte revisionsprotokollat. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet af mødet torsdag den 4. december 2014 er godkendt. 3. Meddelelser Anne Sørensen orienterede på baggrund af det udsendte bilag. Anne Sørensen fortalte endvidere om tilbagemelding på etablering af ordblindeundervisning og skrivekurser på Ordrup Gymnasium. Thorkild Baltzer spurgte til økonomien i funktionen som tovholder for den kombinerede ungdomsuddannelse. Anne Sørensen og Rasmus Rifsdal uddybede, at der formentlig ikke er økonomisk gevinst at hente, men at denne nye uddannelse anses for at være vigtig i forhold til at få restgruppen blandt de unge i uddannelse JBE Side 2 af 5

3 Gregers Christensen spurgte til den indberettede kapacitet på fem klasser. Det er indberetning til Undervisningsministeriet og Fordelingsudvalget i området om, hvor stor kapacitet man som udgangspunkt mener at kunne rumme. 4. Referatopfølgning Gregers Christensen spurgte til opfølgning på muligheden for at tilbyde en midlertidig placering af Lyngby-Taarbæks ungdomsskole. Der er desværre ikke ledige kvadratmeter på Nybrovej 114 til rådighed. 6. Udpegning af revisor (bilag udsendt) Rasmus Rifsdal gennemgik pointerne i det udsendte bilag. Det er vurderingen, at det vil være formålstjenligt at bibeholde Deloitte, idet det oven i købet vil betyde en betydelig besparelse. Bestyrelsen udtrykte ros til beslutningen om at sende revisionsydelserne i udbud. I henhold til vedtægternes 11 er det bestyrelsen, som beslutter valg af revisor. Bestyrelsen besluttede at følge indstillingen om at fortsætte med Deloitte. 7. Køb af ejendom Rasmus Rifsdal orienterede om status på processen på baggrund af det udsendte bilag. I processen er man kommet til udkast til en betinget købsaftale og en drøftelse af den pris, som VUC Lyngby vil kunne købe bygningerne til. Købsaftalen er betinget af, at VUC Lyngby kan opnå de krævede godkendelser fra Undervisningsministeriet, Finansministeriet og Finansudvalget, samt at VUC Lyngbys bestyrelse vil kunne godkende aftalen. Den forventede finansiering udgør etableringstilskud fra staten på 63 mio. kr. og realkreditlån på ca. 59 mio. kr. samt likvide midler. Der vil derfor være en relativt stor egenkapital og likviditet til f. eks. at kunne bygge om/bygge til. Bilaget indeholder desuden en gennemgang af 3 scenarier og en risikoanalyse. De tre scenarier er business as usual, hvor VUC Lyngby fortsætter med at leje bygningerne, middle of the road, hvor VUC Lyngby køber bygningerne og worst case samt stress scenariet. Selv med det sidste scenarie vil det være en utvetydig fordel at købe i stedet for at leje. Bestyrelsen takkede for orienteringen og drøftede situationen på baggrund af det udsendte bilag. 8. Vedtagelse af fagtilbud 2015/2016 Anne Sørensen orienterede ud fra det udsendte bilag, herunder om det nye ved at tilbyde forløb på niveau G og C, der dels er forlagt til erhvervsskolerne, dels er udarbejdet og markedsføres i samarbejde med erhvervsskolerne. Det er forløb, der er kommet op at stå på grund af erhvervsskolereformens strammede krav for optagelse på EUD, hvor VUC ser sig som en vigtig medspiller i forhold til at opkvalificere de unge, som ikke endnu er kvalificeret til optagelse JBE Side 3 af 5

4 En godkendelse af udbuddet giver ikke anledning til ændring i budgettet. Bestyrelsen vedtog fagtilbuddet for 2015/ ETU 2014 (bilag udsendt) Anne Sørensen gennemgik det udsendte notat samt de rapporter, som er udarbejdet på baggrund af trivselsundersøgelsen. Gregers Christensen bemærkede, at der synes at være en større gevinst ved at forbedre andre punkter end det fysiske miljø som ellers vurderes relativt lavt. Det er især i området organisering, at der vil være en gevinst at hente. 10. Eventuelt Rasmus Rifsdal orienterede om status på IT-strategi på baggrund af udsendt bilag. Der er tre spor, som forfølges nu: Vision, hardware/system samt mere IT i undervisningen. Der foreligger et forslag til en justeret tidsplan. Bestyrelsen ser frem til at drøfte IT-strategien på det kommende møde. Anne Sørensen uddelte oversigt over ekstern aktivitet. Peter Kay Mortensen spurgte ind til, hvilke typer aktivitet VUC Lyngby forsøger at skabe gennem denne eksterne aktivitet. Anne Sørensen fortalte, at det primære fokus er ordblindeundervisning for voksne samt FVU, livslang uddannelse og fokus på efteruddannelse og kompetenceudvikling for især de kortuddannede. Anne Sørensen orienterede om tiltag fra Undervisningsministeriet omkring understøttelse af bestyrelsesarbejdet. Der er udsendt brev til bestyrelsesformændene for statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner som VUC. Anette Holm spurgte til den forestående generalforsamling for bestyrelsesforeningen. Er der medlemmer af VUC Lyngbys bestyrelse, som deltager i det? Bestyrelsen vil gerne drøfte, i hvilket omfang man som bestyrelse skal indgå i det landsdækkende samarbejde for bestyrelser. Mødet sluttede kl På næste møde skal bestyrelsen huske at underskrive referatet fra dette og foregående møde. Mødeplan: Torsdag den 28. maj 2015 kl Torsdag den 20. august 2015 kl Torsdag den 29. oktober 2015 kl Torsdag den 3. december 2015 kl JBE Side 4 af 5

5 dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift JBE Side 5 af 5