DVB Parken. Egenkontrol med udgangspunkt i årsregnskabet 1. januar til 31. december 2017

Transkript

1 DVB Parken Egenkontrol med udgangspunkt i årsregnskabet 1. januar til 31. december 2017 Den almene boligsektor blev i 2010 omfattet af en styringsreform i form af en model for mål- og aftalestyring. Som led i styringsreformen indgår det, at der skal arbejdes videre med egenkontrollen i de almene boligorganisationer. Hensigten med nærværende egenkontrol er således at skabe et forståeligt og brugbart dokument, som på én og samme tid giver boligorganisationens bestyrelse og øvrige interessenter mulighed for, at kontrollere, evaluere og forbedre boligorganisationen og dens boligafdelinger. Med andre ord; ser tilbage på de seneste års udvikling i boligorganisationen samt boligafdelingerne, for derved at blive klædt bedst muligt på til at tage beslutninger, som rækker ud i fremtiden. Fremadrettede opmærksomhedspunkter for bestyrelsen m.fl. I forhold til opmærksomhedspunkterne bruges trafiklyset som indikator, idet trafiklyset på en enkel og letforståelig måde er medvirkende til at graduere opmærksomhedspunkterne. Rødt lys kræver fuld opmærksomhed med tilhørende plan for, hvordan en positiv udvikling kan hjælpes på vej via konkrete handlinger. Gult lys kræver opmærksomhed, så udviklingen kan gå i retning af grønt lys. Grønt lys bør understøttes af handlinger, som kan sikre en bibeholdelse af vurderingen. På forsiden af egenkontrollen har vi valgt at fremhæve de trafiklysvurderinger, som fremgår under de enkelte punkter i egenkontrollen. Derved bliver det enkelt fra start af at forholde sig til de opmærksomhedspunkter, som såvel boligorganisationens bestyrelse samt Boligkontorets ansatte bør drøfte og handle på. Det være sig i forhold til udarbejdelsen af de kommende budgetter og/eller via iværksættelse af øvrige initiativer i boligorganisationen og dens boligafdelinger, som kan medvirke til en positiv udvikling eller fastholdelse af en i forvejen positiv vurdering. Af nedenstående opmærksomhedspunkter fremgår trafiklysvurderingen, og uagtet at boligorganisationens bestyrelse bør have opmærksomhed på alle punkter, bør prioriteringen naturligvis være at forholde sig til de røde og dernæst gule trafiklys, hvor det største potentiale for forbedringer ligger. Boligorganisationen Boligafdelingerne Årsresultat Administrationshonorar Arbejdskapital Dispositionsfond Fraflytninger Boligsøgende God selskabsskik Effektiviseringstiltag Årsresultater Huslejeniveau Lejeledighed Tab ved fraflytninger Henlæggelser konto 401 Henlæggelser konto 405 Resultatkonti Antennesaldi Rating Side 1

2 Boligorganisationen Boligorganisationens årsresultat Hovedtal i kr. Bruttoadministrationsudgifter Andre ordinære udgifter Udgifter i året Administrationsindtægter Andre indtægter Indtægter i alt Resultat Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Egenkapital Gæld i alt Passiver i alt Årets overskud kan hovedsageligt henføres til: 2016 Færre udgifter til bestyrelseshonorar Færre kontorlokaleudgifter Kr. Årsresultat for de seneste 5 regnskabsår år Driftsresultat I 4 af de seneste 5 regnskabsår har boligorganisationenen opnået et positivt resultat. Årsresultaterne har påvirket boligorganisationens arbejdskapital positivt med netto kr Bestyrelse og administration skal fortsat have fokus med boligorganisationens drift og derved tilsikre positive årsresultater i fremtiden. Overskud på organisationens drift tilsikrer forrentning og derved styrkelse af boligorganisationens arbejdskapital. Rødt - Når en boligorganisation indenfor de seneste 5 år kun har opnået overskud i 1 regnskabsår eller et samlet negativt årsresultat. Gult - Når en boligorganisation indenfor de seneste 5 år har opnået minimum 2 år med overskud og samtidigt et samlet positivt årsresultat. Grønt Når en boligorganisation indenfor de seneste 5 år har opnået minimum 4 år med overskud og samtidigt et samlet positivt årsresultat. Side 2

3 Administrationshonorar Boligorganisationens udgifter er med til at danne grundlag for administrationshonoraret der opkræves i de enkelte afdelinger. For en boligorganisation er det vigtigt at gennemgå udgiftsniveauet løbende. En stor andel af organisationens udgifter er honorar til Boligkontoret Danmark. I regnskabsåret har honoraret til Boligkontoret Danmark været på kr incl. moms. Henover en periode på de 3 seneste regnskabsår er honoraret steget med kr. 92, hvilket svarer til en stigning på 2,7 %. Boligorganisationens nettoadministrationshonorar er i regnskabsåret på kr , svarende til kr pr. lejemålsenhed. Gennem de seneste 3 regnskabsår er udgiften pr. lejemålsenhed faldet med kr. 15, hvilket svarer til et fald på 0,4 %. I samme periode er pristallet steget med 2,4 %. Udviklingen i nettoprisindekset har været højere end boligorganisationens udvikling på nettoadministrationshonoraret. I nedenstående diagram er udviklingen i administrationshonoraret skitseret. Benchmark er taget fra almenstyringsdialogen. Benchmark for 2017 er fremskrevet med 2% i forhold til kr. pr. leje- målsenhed Administrationshonorar år Honorar Boligkontoret Danmark Boligorganisationens nettoadministrationsho norar Benchmark Boliorganisationens nettoadministrationsudgift er i forhold til en fremskrevet benchmark under gennemsnittet med 2,2 %. Boligorganisationen skal fortsætte med at have fokus på udgifterne også i kommende budgetter. Rødt - Når en boligorganisations nettoadministrationshonorar er over 20 % af benchmark. Gult - Når en boligorganisations nettoadministrationshonorar er mellem 5-20 % af benchmark. Grønt Når en boligorganisations nettoadministrationshonorar er maksimalt 5% over benchmark. Side 3

4 Arbejdskapital Den disponible arbejdskapital udgør i regnskabet kr I regnskabsåret har afdelingerne henlagt kr. 158 pr. lejemålsenhed. I henhold til udmeldt maksimum fra Landsbyggefonden har boligorganisationen nået maksimum, og kan ikke henlægge yderligere til den lokale arbejdskapital. Boligorganisationen har i regnskabsåret henlagt til Boligkontoret Danmarks udviklingsfond, svarende til kr. 24 pr. lejemålsenhed. Arbejdskapitalens udvikling gennem de seneste 5 år er illustreret herunder. kr. Arbejdskapitalen Arbejdskapital Max. arbejdskapital år Arbejdskapitalen har nået maksimum. Boligorganisationens målsætning svarer til det fastsatte maksimum for arbejdskapitalen, som derved er nået. Midler i arbejdskapitalen er med til at styrke organisationens økonomi. Boligorganisationens arbejdskapital har nået et flot niveau og skal i fremtiden alene forrentes. Det sker via fremtidige driftsresultater. Rødt - Når en boligorganisation på regnskabstidspunktet alene har opnået det, der svarer til 75% eller derunder af Landsbyggefondens maksimumskrav til arbejdskapitalen. Gult - Når en boligorganisation på regnskabstidspunktet har nået 75% af Landsbyggefondens maksimumskrav til arbejdskapitalen. Grønt Når en boligorganisation på regnskabstidspunktet har nået 90% af Landsbyggefondens maksimumskrav til arbejdskapitalen, eller at boligorganisationens eget mål for arbejdskapitalen er nået. Side 4

5 Dispositionsfonden Den disponible dispositionsfond har i regnskabsåret udviklet sig positivt og er steget med kr Ved årets afslutning udgjorde den disponible dispositionsfond kr Den disponible dispositionsfond udgør på regnskabstidspunktet kr pr. lejemålsenhed. Afdelingerne skal fortsætte med at henlægge til dispositionsfonden indtil dispositionsfonden som maksimum udgør kr pr. lejemålsenhed. Dispositionsfonden havde ikke nået maksimum ved regnskabsårets start, så boligorganisationens afdelinger har i indeværende år henlagt til dispositionsfonden med kr. 559 pr. lejemålsenhed. I henhold til driftsbekendtgørelsen skal dispositionsfondens midler som hovedregel anvendes til følgende ting: Dække tab ved lejeledighed i afdelingerne, herunder forbrugsafhængige udgifter. Dække tab ved fraflytninger i afdelingerne udover kr. 322 pr. lejemålsenhed. Tilsikre afdelingernes fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social opretning. Lån ydet fra dispositionsfonden Dispositionsfonden har på regnskabstidspunktet ydet lån til afdelingerne på kr Lån er ydet til følgende afdelinger og med følgende tilbagebetalingsbetingelser. Lån forrentes maksimalt med diskontoen +1%: Afdeling 1, Antenneunderskud kr. Afdeling 5, Rørudskiftning kr. Afdeling 8, Skadesag kr. Afdeling 9, Haveanlæg kr. Afdeling 9, Gavlarbejde kr. Side 5

6 Dispositionsfondens samlede tab ved fraflytning og lejeledighed Dispositionsfonden har i regnskabsåret ikke anvendt midler til at dække tab ved lejeledighed eller tab ved fraflytninger. Nedenstående diagram viser udviklingen i boligorganisationens samlede tab ved lejeledighed og fraflytninger. Tab ved fraflytninger er først dækket af dispositionsfonden fra kr Tilskud lejeledighed og fraflytninger Tab ved lejeledighed Tab ved fraflytninger Side 6

7 Dispositionsfondens forventede udvikling På baggrund af de nuværende beslutninger foretaget af organisationsbestyrelsen, vil dispositionsfondens forventede udvikling for de kommende 5 regnskabsår se således ud. En specificeret oversigt er vedlagt på bilag 1: kr Dispositionsfond år Tilgang af bidrag og renter Tilgang udamortiserede lån Tab ved fraflytninger og lejeledighed Tilskud og udvikling i lån til afdelinger Disponibel dispositionsfond Dispositionsfondens likvide midler udgør på regnskabstidspunktet kr , hvilket svarer til kr pr. lejemålsenhed. Landsbyggefondens maksimum er på kr pr. lejemålsenhed. Målet er ikke nået, og afdelingerne skal i kommende regnskabsår henlægge til dispositionsfonden. Boligorganisationen har vedtaget en målsætning for den disponible dispositionsfond på kr På regnskabstidspunktet er saldo kr Boligorganisationens disponible dispositionsfond svarer til 68 % af målsætningen. Boligorganisationens dispositionsfondsniveau er lavt, og bestyrelsen bør overveje om en af nedenstående muligheder skal anvendes: - Gennemgå bevilgede tilskud til afdelingerne, for at nedbringe de årlige tilskud. - Gennemgå lån ydet til afdelingerne for at påbegynde tilbagebetaling af lånene. - Overføre midler fra arbejdskapitalen hvis der er tilstrækkelige midler hertil. - Søge fritagelse for at dække tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning i afdelingerne. - Se på muligheden for at afhænde boliger som ikke kan udlejes. Rødt - Når en boligorganisation på regnskabstidspunktet alene har opnået det, der svarer til 80% eller derunder af Landsbyggefondens minimumskrav til dispositionsfondens størrelse. Gult - Når en boligorganisation på regnskabstidspunktet alene har opnået det, der svarer til mellem 81% og 99% af boligorganisationens målsætning samt Landsbyggefondens minimumskrav til dispositionsfondens størrelse. Grønt Når en boligorganisation på regnskabstidspunktet lever op til boligorganisationens målsætning samt Landsbyggefondens minimumskrav til dispositionsfondens størrelse. Side 7

8 Fraflytninger Nedenfor fremgår antallet af fraflytninger i boligorganisationen set over en 5-årig periode. Den gennemsnitlige fraflytningsprocent i perioden udgør 18,4 %. I boligorganisationen er der 188 boliger, heraf er de 87 ældreboliger og 0 ungdomsboliger. Ungdomsog ældreboliger har normalt en høj fraflytningsprocent, der har en negativ påvirkning på fraflytningsprocenten. Fraflytningsprocenten kun beregnet på familieboliger udgør 11,5 %. Periode Alle Fraflytninger Fraflytn. % alle boliger Fraflytn. % familieboliger Gennemsnit 35 18,4 12, ,8 8, ,5 14, ,5 11, ,8 8, ,4 11,5 I henhold til Landsbyggefondens statistik for fraflytninger i den almene branche er gennemsnittet for fraflytninger i Region hovedstaden på ca. 9,3 %. Boligorganisationen gennemsnit er på 11,5 % på familieboliger, hvilket er væsentligt over gennemsnittet. En høj fraflytningsprocent er usundt for en boligorganisation, så bestyrelsen skal tilsikre et attraktivt boligområde, hvor fraflytningsprocenten holdes lavt. Rødt - Når en boligorganisations gennemsnitlige antal fraflytninger over de seneste 5 regnskabsår overstiger Landsbyggefondens opgørelse over regionens øvrige boligorganisationers samlede gennemsnitlige antal fraflytninger med mere end 10%. Gult - Når en boligorganisations gennemsnitlige antal fraflytninger over de seneste 5 regnskabsår overstiger Landsbyggefondens opgørelse over regionens øvrige boligorganisationers samlede gennemsnitlige antal fraflytninger med indtil 10%. Grønt Når en boligorganisations gennemsnitlige antal fraflytninger over de seneste 5 regnskabsår ligger under Landsbyggefondens opgørelse over regionens øvrige boligorganisationers samlede gennemsnitlige antal fraflytninger. Side 8

9 Antal opskrevne medlemmer i boligorganisationen Af nedenstående skema kan udviklingen i antallet af opskrevne medlemmer i boligorganisationen ses - både i forhold til, hvor mange der er aktive og hvor mange der er i bero. Periode Aktive Bero I alt Boligorganisationen har ved udgangen af regnskabsåret aktive på ventelisten. I gennemsnit set over de seneste 5 regnskabsår har der været 35 fraflytninger heraf 12 fraflytninger på familieboliger. Det svarer til, at boligorganisationens venteliste på aktive medlemmer kan dække 13 års fraflytninger på familieboliger. Boligorganisationens venteliste har nået et flot niveau. Ved udgangen af regnskabsåret 2017 er der 266 på ventelisten, hvoraf 156 var aktivt søgende. Set over de seneste 5 år er antallet på ventelisten på samme niveau. På begge ovenstående parametre, har boligorganisationens venteliste et flot niveau. En venteliste med mange aktive er et mål for enhver boligorganisation. Boligorganisationen skal tilsikre at niveauet fastholdes, evt. med markedsføringstiltag. Rødt - Når de aktive på en boligorganisations venteliste ikke kan dække 1 års fraflytninger, eller at det samlede antal opskrevne medlemmer på ventelisten er faldet væsentligt i forhold til tidligere år. Gult - Når de aktive på en boligorganisations venteliste kan dække minimum 1 års fraflytninger, samt at det samlede antal opskrevne medlemmer på ventelisten er på niveau med tidligere år. Grønt Når de aktive på en boligorganisations venteliste kan dække minimum 2 års fraflytninger, samt at det samlede antal opskrevne medlemmer på ventelisten er på niveau med tidligere år. Side 9

10 God selskabsskik Organisationsbestyrelsen har i de forgangne år behandlet og vedtaget en række målsætninger, som er gældende i boligorganisationen. Målsætningerne omhandler områderne Økonomi, Drift, Ledelse, Beboerdemokrati, Udlejning, Boligafdelinger og Nybyggeri. Nedenfor fremgår det, hvilken målsætninger ud af det samlede målsætningskoncept på 16 målsætninger, som er behandlet i boligorganisationen. nej Administrationshonorar ja Restancer ja Egenkapital nej Udlejning og beboersammensætning ja Kapitalforvaltning nej Beboerservice ja Indkøb nej Energi nej Evaluering målsætning nej Fremtidssikring og konkurrenceevne nej God ledelse nej Henlæggelser nej Information nej Nybyggeri nej Rekruttering, fastholdelse nej Nybyggeri - renovering Organisationsbestyrelsen har arbejdet med målsætninger, men har i det forgangne år ikke arbejdet med God Selskabsskik i form af udfyldelse af 10-punkts programmet for God Selskabsskik. Boligorganisationen har arbejdet med målsætninger, og bør i kommende regnskabsår arbejde med god selskabsskik. Det er fornuftigt at boligorganisationen opstarter arbejdet med målsætninger i kommende regnskabsår. Rødt - Når boligorganisationen hverken har arbejdet med målsætninger og god selskabsskik. Gult - Når boligorganisationen kun har arbejdet med enten målsætninger eller god selskabsskik. Grønt Når boligorganisationen både har arbejdet med målsætninger og god selskabsskik. Side 10

11 Effektiviseringstiltag I juli måned 2016 blev der indgået en aftale mellem Regeringen, BL Danmarks Almene Boliger og Kommunernes Landsforening (KL) om, at den almene boligsektor samlet set skal effektivisere 1,5 mia. kr. frem mod 2020, målt fra For boligorganisationer administreret af Boligkontoret Danmark betyder det, at der skal effektiviseres for 60 mio. kr. frem mod 2020 svarende til 8,21% af nedenstående konti. Vand og kloak ( ), Renovation (109), Forsikringer (110), Afdelingens energiforbrug (111), Administrationsbidrag mv. (112), Bidrag til dispositionsfond (113), Renholdelse (114), Almindelig vedligeholdelse (115), Planlagt og periodisk vedligeholdelse (116), Istandsættelse ved fraflytning m.v. (117), Diverse udgifter ( ), Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning samt tab på fraflyttere ( ), Forbedringsarbejder (ydelser og afskrivning) ( ), Tab ved lejeledighed (129), Tab ved fraflytninger (130), Rest ( ) Forklaring til nedenstående graf: BL effektiviseringsmål - med afsæt i udgangspunktåret viser grafen, hvor selskabet år for år bør ligge, når man har opnået de optimale effektiviseringer. Samlet en effektivisering på 8,21 %. Selskabets udvikling - viser selskabets samlede udgifter målt på ovenstående konti. Task force effektiviseringsmål - task force konti er de konti, hvor Boligkontoret Danmark vurderer, at den største besparelse kan opnåes. Derfor er effektiviseringsmålet sat til at udgøre 11 %, for at selskabet kan opfylde de udmeldte effektiviseringskrav. Task force konti - de fremhævede konti, hvor bestyrelsen via aktive handlinger kan tilsikre fremadrettede effektiviseringer Driftsudgifter BL effektiviseringsmål Selskabets udvikling Task force konti Task force mål I det senest udarbejdet regnskab er selskabets niveau på de udmeldte effektiviseringskrav på kr Målet for 2020 er kr Boligorganisationen ligger kr over målet. Målt på Task Force konti er organisationens udgifter på samlet kr Målet for 2020 på Task Force kontiene er på kr Boligorganisationen er kr over målet for I bilag 2 kan man se de enkelte afdelingers udvikling. Side 11

12 600 Benchmark med en gennemsnitlig afdeling pr. m Effektivisering Effektivisering for boligorganisationen Task force Task Force for boligorganisationen Boligorganisationen er beliggende i Region Hovedstaden. I henhold til Landsbyggefondens udgiftsstatistik, udarbejdet i 2017, ligger en gennemsnitsafdeling i regionen på et gennemsnit på kr. 510 pr. m2. Boligorganisationens gennemsnit er kr. 346, hvilket er kr. 164 lavere end en gennemsnitlig afdeling for regionen. For Task Force kontiene ligger Boligorganisationen samlet under en gennemsnitlig almen afdeling med kr. 25, da en gennemsnitlig afdelings udgift er på kr. 266, hvor Boligorganisationens afdelinger er på kr I regnskabsåret ligger 6 af Boligorganisationens afdelinger under en gennemsnits afdeling for regionen på Task Force kontiene. På bilag 2 fremgår de enkelte afdelingers niveau. Boligorganisationen har i de senest udarbejdede regnskaber, opnået en besparelse på 0,9 % i forhold til udgangsåret for Task Force konti. For at opnå effektiviseringskravet skal boligorganisationen arbejde hen mod væsentlige effektiviseringer i de kommende regnskaber og budgetter. På Task Force kontiene er Boligorganisationen under benchmark for en gennemsnits afdeling i Region Hovedstaden. Boligorganisationen opfylder på regnskabstidspunktet ikke effektiviseringskravet. Det anbefales, at der arbejdes videre med handlingsnotatet, så områder med effektiviseringer igangsættes. Rødt - Når boligorganisationen i seneste regnskab har opnået under 3 % af besparelse på Task Force konti i forhold til udgangsåret. Gult - Når boligorganisationen i seneste regnskab har opnået under 8 % af besparelse på Task Force konti i forhold til udgangsåret, eller at Boligorganisationen på Task Force kontiene er under benchmark. Grønt - Når boligorganisationen i seneste regnskab har opnået mere end 8 % af besparelse på Task Force konti i forhold til udgangsåret, eller at selskabet på Task Force kontiene er 10% under benchmark. Side 12

13 Boligafdelingerne Afdelingernes årsresultat I regnskabsåret er der 3 afdelinger, der har underskud på samlet kr , mens 5 afdelinger har overskud på samlet kr Det samlede overskud i regnskabsåret beløber sig til kr svarende til kr pr. lejemål. I henhold til driftsbekendtgørelsen skal en afdelings budget være i balance. Der må derfor ikke budgetteres bevidst med et over- eller et underskud. Nedenfor er oplistet 2 afdelinger, hvor årsresultatet set over en 3 årig periode indikerer, at budgettet ikke har været i balance. En afdelings drift anses for ikke at være i balance, hvis årsresultatet varrierer med mere end 5 % i forhold til den samlede huslejeindbetaling. På vedlagte bilag 3 er der en oversigt over de enkelte afdelingers årsresultat. Boligafdelingernes årsresultat i % i forhold til huslejeindbetalingen. Regnskab 2015 Regnskab 2016 Regnskab 2017 Afdeling 2 8,29% 12,31% 13,63% Afdeling 7 11,38% 11,56% 9,09% Henover en 3 årige periode, er der 2 afdelinger, der har et positivt eller negativt resultat gennem flere år. Svarende til mere end samlet set 5% af den samlede husleje pr. år. I en boligorganisation er det vigtigt at tilsikre realistiske budgetter, som er i balance. Administrationen samt bestyrelsen har et ansvar for, at det sker. I indeværende år har der været 2 afdelinger, hvor det ikke har været tilfældet set over en 3-årig periode. Budgettet for den kommende regnskabsperiode gennemgåes for at tilsikre, det ikke sker igen. Rødt - Når mere end 20% af boligorganisationens boligafdelinger set over en 3-årig periode har opnået årsresultater, som adskiller sig med +/- 5% i forhold til disse boligafdelingers årlige huslejeindbetalinger. Gult - Når mellem 10-20% af boligorganisationens boligafdelinger set over en 3-årig periode har opnået årsresultater, som adskiller sig med +/- 5% i forhold til disse boligafdelingers årlige huslejeindbetalinger. Grønt Når maksimalt 10% af boligorganisationens boligafdelinger set over en 3-årig periode har opnået årsresultater, som adskiller sig med +/- 5% i forhold til disse boligafdelingers årlige huslejeindbetalinger. Side 13

14 Huslejeniveau Boligorganisationen er beliggende i Region Hovedstaden. En gennemsnitlig husleje for en almen bolig i Region Hovedstaden, er i henhold til Landsbyggefondens husleje og udgiftsstatistik 2016 kr. 884 pr. kvadratmeter. Fremskrevet til 2017 niveau med 3% svarende til kr I boligorganisationen er der 7 afdelinger med boliglejemål. Af disse afdelinger er der 3 afdelinger, der ligger over gennemsnittet for regionen. Ældre- og ungdomsboliger har generelt et højere huslejeniveau end familieboliger. Af de 3 afdelinger med et højt huslejeniveau er der 2 afdelinger, hvor mere end 33% af afdelingens boliger udgøres af ældre- og ungdomsboliger. Det forringer boligorganisationens vurdering på dette område og er derfor udeladt. På vedlagte bilag 4 er der en oversigt over de enkelte afdelingers huslejeniveau. Størsteparten af boligorganisationens afdelinger eksklusiv ungdoms- og ældreboligafdelinger har et huslejeniveau, der er under gennemsnittet for regionen. Boligorganisationen skal sikre at boligorganisationens boliger kan udlejes. I kommende budgetter skal det overvejes om afdelinger med et højt huslejeniveau har problemer med at udleje deres boliger, hvis årsagen skyldes huslejeniveauet skal der søges en løsning. Rødt - Når mere end 50% af boligorganisationens familieboligafdelinger har et huslejeniveau, der ligger over gennemsnittet af regionens øvrige almene boligafdelinger. Gult - Når mellem 25-50% af boligorganisationens familieboligafdelinger har et huslejeniveau, der ligger over gennemsnittet af regionens øvrige almene boligafdelinger. Grønt - Når maksimalt 25% af boligorganisationens familieboligafdelinger har et huslejeniveau, der ligger over gennemsnittet af regionens øvrige almene boligafdelinger. Side 14

15 Lejeledighed Boligorganisationen har ikke registreret lejeledighed. Boligorganisationen har i hele perioden ikke haft lejetab I indeværende regnskabsår har boligorganisationen ikke registreret lejeledighed, hvilket er positivt. Boligorganisationen har i hele perioden ikke registreret lejeledighed. Boligorganisationen skal alene tilsikre en fortsættende situation. Rødt - Når lejeledigheden samlet set i boligorganisationen i regnskabsåret svarer til mere end 1% af den samlede huslejeindbetaling, eller at der er mere end 20% af boligafdelingerne, der har lejeledighed, der svarer til mere end 1% af boligafdelingens husleje. Gult - Når lejeledigheden samlet set i boligorganisationen i regnskabsåret svarer til mindre end 1% af den samlede huslejeindbetaling, samtidig med at der er mellem 10-20% af boligafdelingerne, som har lejeledighed, der svarer til mere end 1% af boligafdelingens husleje. Grønt Når lejeledigheden samlet set i boligorganisationen i regnskabsåret svarer til mindre end 1% af den samlede huslejeindbetaling, samtidig med at der maksimalt er 10% af boligafdelingerne, som isoleret set har lejeledighed, som svarer til mere end 1% af boligafdelingens husleje. Side 15

16 Tab ved fraflytninger Nedenfor fremgår boligorganisationen samlede tab ved fraflytninger over en 5 årig periode. I perioden udgør det gennemsnitlige tab ved fraflytning kr. 97 pr. lejemål. På bilag 6 er lejetabet specificeret pr. afdeling. Periode Tab ved fraflytninger Tab pr. lejemål Gennemsnit 0 kr. 0 kr kr. 65 kr kr. 103 kr kr. 248 kr kr. 72 kr kr. 97 kr. Boligorganisationens afdelinger har i regnskabsåret et samlet tab ved fraflytninger på kr Der er i årsregnskabet oplevet en positiv tendens, da boligorganisationens tab i indeværende regnskabsår ligger under gennemsnittet for de seneste 5 regnskabsår. Det gennemsnitlige tab for boligorganisationen gennem de seneste 5 regnskabsår er på kr Tabet er i regnskabsåret dækket i de enkelte afdelinger I indeværende regnskabsår har boligorganisationen registreret et samlet tab ved fraflytninger på kr , hvilket er i den lave ende, samtidig har boligorganisationen ingen afdelinger hvor tabet overstiger 800 kr. pr. lejemål, hvilket er positivt. Boligorganisationens tab er ikke alarmerende, men det anbefales at man løbende vurderer de enkelte afdelingers indskud, for om de er tilstrækkelige. I henhold til lov om leje af almene boliger er det muligt at hæve indskuddet pr. kvadratmeter til kr. 232 pr. kvadratmeter uden kommunal godkendelse. Rødt - Når der i boligorganisationen er tab ved fraflytninger i årsregnskabet, som samlet set overstiger kr. 800 pr. lejemål eller der er mere end 20% af boligafdelingerne, der har tab ved fraflytning der overstiger kr. 800 pr. lejemål. Gult - Når der i boligorganisationen er tab ved fraflytninger i årsregnskabet, som samlet set ikke overstiger kr. 800 pr. lejemål, samtidig med at der er mellem 10-20% af boligafdelingerne, der har tab ved fraflytning, der overstiger kr. 800 pr. lejemål. Grønt Når der i boligorganisationen er tab ved fraflytninger i årsregnskabet, som samlet set ikke overstiger kr. 322 pr. lejemål, samtidig med at der maksimalt er 10% af boligafdelingerne, der har tab ved fraflytning, der overstiger kr. 800 pr. lejemål. Side 16

17 Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse (Konto 401) En gang årligt opdateres den 10-årige vedligeholdelsesplan for boligafdelingerne, og i den forbindelse fastlægges niveauet for opsparing til henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Ud fra et minimumskrav anbefales et henlæggelsesniveau på kr. 250 pr. kvadratmeter. På bilag 7 fremgår en oversigt pr. afdeling. I boligorganisationen er der 2 afdelinger, der i henhold til ovennævnte princip ikke har tilstrækkelige opsparede midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Ingen af boligorganisationens afdelinger har behov for anden kapitalanskaffelse for at imødegå kommende års planlagte aktiviteter. 2 af boligorganisationens afdelinger har på regnskabstidspunktet ikke henlagt tilstrækkeligt til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Derimod er der ingen af afdelingerne der har behov for anden kapitalanskaffelse. Ved kommende budgetlægning skal afdelingernes henlæggelsesniveau vurderes. Ved budgetlægning er det vigtigt, at henlæggelsesniveauet vurderes. Er det samlede henlæggelsesbeløb under kr. 250 pr. kvadratmeter bør henlæggelsesniveauet i afdelingen hæves for at tilsikre finansiering af kommende vedligeholdelsesarbejder samt for at imødegå nødvendigheden af anden kapitalanskaffelse. Rødt - Når der på regnskabstidspunktet i boligorganisationen er 3 eller flere boligafdelinger, hvor henlæggelserne til planlagt- og periodisk vedligeholdelse er mindre end kr. 250 pr. lejemål eller såfremt der er mere end 3 boligafdelinger, hvor der er indarbejdet anden kapitalanskaffelse i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Gult - Når der på regnskabstidspunktet i boligorganisationen maksimalt er 2 boligafdelinger, hvor henlæggelserne til planlagt- og periodisk vedligeholdelse er mindre end kr. 250 pr. lejemål eller der maksimalt er 2 boligafdelinger, hvor der er indarbejdet anden kapitalanskaffelse i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Grønt Når der i samtlige boligafdelinger på regnskabstidspunktet er henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, som overstiger 250 kr. pr. lejemål, og der samtidig ikke er gjort brug af anden kapitalanskaffelse i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Side 17

18 Henlæggelser til tab ved fraflytninger I henhold til driftsbekendtgørelsen skal tab på mere end kr. 322 pr. lejemålsenhed dækkes af dispositionsfonden. Ud fra en risikovurdering skal afdelingens henlæggelse som minimum tilpasses dette beløb. Til næste regnskabsår er der 3 afdelinger som ikke har tilstrækkelige henlæggelser til at imødegå næste års eventuelle tab. På bilag 8 fremgår henlæggelser på tab ved fraflytninger pr. afdeling. Af ovennævnte afdelinger er der 1 afdeling der kun indeholder enten erhverv eller institution. Her er nødvendigheden for henlæggelse ikke mødt af samme krav som afdelinger med boliglejemål. Afdelingerne, der ikke har tilstrækkelige henlæggelser, bør i det kommende budget have gennemgået deres henlæggelsesniveau for at tilsikre tilstrækkelige henlæggelser. 2 afdelinger har ikke tilstrækkelige henlæggelser til at imødegå kommende års eventuelle tab, hvilket er 25% af selskabets afdelinger. Vi henleder bestyrelsens opmærksomhed herpå. Ved budgetlægning er det vigtigt at tilsikre et henlæggelsesniveauet, som svarer til afdelingens tabsrisiko. Risikoen svarer til det maksimale, som afdelingen skal dække af tab ved fraflytninger. På nuværende tidspunkt kr. 322 pr. lejemålsenhed. Rødt - Når der er 4 eller flere af boligorganisationens boligafdelinger, som på regnskabstidspunktet ikke har henlæggelser til tab ved fraflytninger, som overstiger kr. 322 pr. lejemål. Gult - Når der maksimalt er 3 af boligorganisationens boligafdelinger, som på regnskabstidspunktet ikke har henlæggelser til tab ved fraflytninger, som overstiger kr. 322 pr. lejemål. Grønt Når der i samtlige boligafdelinger på regnskabstidspunktet er henlæggelser til tab ved fraflytninger, som overstiger kr. 322 pr. lejemål. Side 18

19 Resultatkonti I regnskabsåret er der 3 afdelinger, der har en negativ resultatkonto på samlet kr afdelinger har en positiv resultatkonto på samlet kr , mens 1 afdeling har balance på resultatkontoen. Den samlede positive resultatkonto i regnskabsåret beløber sig til kr svarende til kr pr. lejemål. I boligorganisationen er der på regnskabstidspunktet 1 afdeling, der har et underskud, der overstiger kr pr. lejemål. Afdelingernes positive / negative resultatkonto over en periode på 3 år er illustreret herunder. På bilag 9 er der en oversigt pr. afdeling. antal Resultatkontoen Positiv resultatkonto Negativ resultatkonto Balance på resultatkontoen Væsentlige underskud år På regnskabstidspunktet er der 3 afdelinger, der har underskud. 1 afdeling har et underskud, der betragtes som væsentlige. Ved væsentligt er grænsen på over kr pr. lejemål. Bestyrelse og administration skal have fokus med afdelingernes drift, ved den årlige budgetlægning samt de kvartalsmæssige budgetopfølgninger, og derved tilsikre positive årsresultater i fremtiden. Rødt Når mere end 5 (eller mere end 25%) af boligorganisationens boligafdelinger på regnskabstidspunktet har et underskud, som svarer til kr pr. lejemål. Gult Når maksimalt 5 (eller maksimalt 25%) af boligorganisationens boligafdelinger på regnskabstidspunktet har et underskud, som svarer til kr pr. lejemål. Grønt Når maksimalt 2 (eller maksimalt 10%) af boligorganisationens boligafdelinger på regnskabstidspunktet har et underskud, som svarer til kr pr. lejemål. Side 19

20 Antenneregnskaber Intentionen med en afdelings antenneregnskab er, at det hverken skal give under- eller overskud. Beboernes antennebidrag fastsættes ud fra budgettet. På regnskabstidspunktet er der 3 afdeling, som har et akkumuleret overskud på deres antenneregnskab. Overskuddet udgør samlet set kr , mens 1 afdeling har et akkumuleret Nedenfor er udviklingen på antenneregnskaberne gennem de seneste 3 regnskabsår illustreret. På bilag 10 er antenneregnskaber i de afdelinger, der har antenneregnskab, specificeret. Antenneregnskab Afdelinger med overskud Afdelinger med underskud Afdelinger med underskud på over 25% af beboernes årlige indbetalinger. 0 år Boligorganisationen har 4 afdelinger med antenneregnskab hvoraf 3 afdelinger har et akkumuleret overskud. Ingen afdelinger har et akkumuleret underskud som overstiger 25 % af indbetalingen, mens 1 afdeling har overskud der overstiger 25%. Boligorganisationen skal sikre, at afdelingernes antenneregnskaber balancerer. Er dette ikke tilfældet skal underskuddet afvikles hurtigst muligt. Hvis der efter budgetlægningen kommer en væsentlig større stigning end budgetteret, skal budgetterne revideres og beboerne skal varsles. Dette for at undgå underskud på antenneregnskaberne. Rødt Når færre end 50% af boligorganisationens boligafdelinger har en antennekonto, som er i intervallet +/- 25% af beboernes årlige antenneindbetaling. Gult Når minimum 50% af boligorganisationens boligafdelinger har en antennekonto, som er i intervallet +/- 25% af beboernes årlige antenneindbetaling. Grønt Når minimum 75% af boligorganisationens boligafdelinger har en antennekonto, som er i intervallet +/- 25% af beboernes årlige antenneindbetaling. Side 20

21 Afdelingernes rating - udvikling over år Af årsregnskaberne fremgår en rating af hver afdeling, som tager udgangspunkt i en vurdering af nedenstående elementer: Husleje incl. vand Afdelingens henlæggelsesniveau Evt. opsamlet underskud Udlejningsproblemer Forestående projekter Vedligeholdelsesstand Fraflytningsprocent Boligorganisationens økonomi Den samlede rating for boligorganisationen fremgår herunder, mens udviklingen i de enkelte afdelingers rating fremgår af boligorganisationens årsberetning. Periode Rating A Rating B Rating C Rating D Rating E Der er i det seneste årsregnskab ingen boligafdelinger, der er ratet D eller E. Ratingsystemet tager udgangspunkt i førnævnte parametre. Hvis en afdeling samlet er ratet D eller E er problematikkerne og forslag til forbedringer tidligere beskrevet. Rødt Når 3 eller flere af boligorganisationens boligafdelinger er ratet D eller E. Gult Når maksimalt 2 af boligorganisationens boligafdelinger er ratet D eller E. Grønt Når ingen af boligorganisationens boligafdelinger er ratet D eller E. Side 21

22 Bilag 1 Dispositionsfond og trækningsret 10 års fremskrivning af dispositionsfond og egen trækningsret Saldo ved regnskabsårets start Tilgang 2. Bidrag, afdelinger Rentetilskrivning (0,5 %) Udamortiserede lån Afgang 21. Tilskud m.v.: Tilskud lejeledighed Tilskud tab ved fraflytninger Indbetalinger til Landsbyggefonden Udamortiserede lån Indbetalinger nybyggerifonden Saldo ved regnskabsårets afslutning Saldo ultimo opdelt Bunden del 31. Udlån - Afdeling 1 Antenneunderskud Afdeling 5 Rørudskiftning Afdeling 8 Skadesag Afdeling 9 Haveanlæg Afdeling 9 Gavlarbejde Disponibel del Pr. Lejemålsenhed Oversigten er alene udarbejdet på baggrund af tilskud besluttet og ført til referat i bestyrelsen. Side 22

23 Bilag 2 Effektiviseringstiltag Udgangspunkt Effektiviseringsmål Regnskab Regnskab Status Effektiviseringsmål pr. m 2 Regnskab 2017 Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Udgangspunkt Effektiviseringsmål Regnskab Regnskab Status Effektiviseringsmål pr. m 2 Regnskab 2017 Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Bilag 3 Årsresultat Mål for effektivisering - LBF krav Mål for effektivisering - Task force Årsresultat Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab pr. lejemål i % af huslejen i % af huslejen i % af huslejen Afdeling ,08 % 6,10 % 4,66 % Afdeling ,63 % 12,31 % 8,29 % Afdeling ,38 % 4,13 % 3,65 % Afdeling ,27 % 1,75 % 4,59 % Afdeling ,41 % 3,21 % 3,12 % Afdeling ,09 % 11,56 % 11,38 % Afdeling ,60 % -3,48 % 0,27 % Afdeling ,94 % -1,54 % 1,21 % Side 23

24 Bilag 4 Huslejeniveau Huslejeniveau Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Samlet stigning gennem de pr. m 2 pr. m 2 pr. m 2 seneste 3 år Afdeling ,60 959,60 959,60 0,00% Afdeling ,72 552,72 544,96 1,42% Afdeling , ,80 995,96 1,19% Afdeling ,21 897,40 877,51 2,81% Afdeling ,57 797,35 797,35 4,79% Afdeling ,88 773,79 773,79-1,54% Afdeling ,67 838,67 815,27 2,87% Afdeling ,63 979,63 979,63 0,00% Bilag 5 Tab ved lejeledighed Lejeledighed Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Samlet tab de seneste i % af huslejen i % af huslejen i % af huslejen 3 regnskabsår Afdeling 1-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 2-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 4-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 5-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 6-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 7-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 8-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Afdeling 9-0,00 % 0,00 % 0,00 % - Bilag 6 Tab ved fraflytninger Tab ved fraflytninger Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Samlet tab de seneste pr. lejemål pr. lejemål pr. lejemål 3 regnskabsår Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Side 24

25 Bilag 7 Henlæggelser til vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Regnskab Regnskab Budget Budget Anden kapi talanskaffelse Konto 401 pr. m 2 Konto 120 pr. m 2 i DV-plan Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Bilag 8 Henlæggelser til tab ved fraflytninger Henlæggelser til tab ved fraflytninger (Konto 405) Regnskab Regnskab Budget Budget Henlæggelser til pr. lejemål henlæggelse pr. lejemål pr. lejemål Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Side 25

26 Bilag 9 Resultatkonto (konto 407) Resultatkonto (konto 407) Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab pr. lejemål pr. lejemål Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Bilag 10 Antenneregnskab Antenneregnskabsudvikling ( (-) er underskud ) Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab pr. lejemål % af indbetaling Afdeling ,23 % Afdeling ,08 % Afdeling ,57 % Afdeling ,00 % Side 26