Nr. 3 december business intelligence

Transkript

1 Nr. 3 december 2003 business intelligence

2 Indhold Samarbejde med resultater... 3 Lars Qvortrup Business Intelligence til små og mellemstore virksomheder 4 Tim Hansson og Thomas Møhring Fælles viden og delte erfaringer giver unikke resultater 7 Carsten Franck Enestående chance for dansk gartneri 8 Søren Bøgede Andersen IT-drømme om fremtiden 11 Ole Simmelholt Et projekt tager form 12 Egon Ehmsen En usikker investering? 14 Interview med Helge Munk Med på kanten Kantskribent i dette nummer er C. C. Nielsen ISSN: OnEdge udgives af Knowledge Lab DK. Magasinet udkommer tre gange årligt. Redaktion: Lars Qvortrup, larsq@litcul.sdu.dk, SDU, Campusvej 55, 5230 Odense M, Layout og desktop: Bodil Salløv Agger. Tryk: one2one, Odense. Oplag: 2000.

3 Samarbejde med resultater... Et af kerneprojekterne i Knowledge Lab er Business Intelligence-projektet. Men hvad er Business Intelligence (BI), og hvad kan det bruges til? For at forstå det, må man gå en lille omvej: Omkring viden. For forretningsintelligens handler om, hvad vi ved om virksomheden, og hvad vi kan bruge den viden til. Den simpleste form for viden er faktaviden. En mere avanceret form for viden er viden om viden. Hvordan kan vi for eksempel bruge vores viden til at træffe de rigtige beslutninger, så vi når de ønskede mål? Det er det, BI handler om: At gøre viden om virksomheden tilgængelig og overskuelig. Og at bruge den viden, der findes, til at træffe beslutninger, så vi når de mål, vi har sat os. Eller så vi kan nå at justere målsætningen i tide. Derfor er endemålet i Business Intelligence et beslutningsstøtte-værktøj. Hvordan stykker vi al vores viden om regnskab, budgetter, kunder, konkurrenter, samarbejdspartnere, priser, kurser osv. osv. sammen på en måde, så vi styrer bedst muligt mod målet? Og hvordan kan vi bruge computeren til at hjælpe os med at gøre dette arbejde? I den første artikel forklarer Tim Hansson og Thomas Møhring, hvordan vi i Knowledge Lab konkret arbejder med et BI-system, hvor udviklingsarbejdet og systemets struktur er stykket sammen af en masse brikker. Egon Ehmsen fra Bramidan fortæller i sin artikel om det aktuelle samarbejde, som han finder gensidigt fordelagtigt. Forskerne lærer af praksis. Praktikerne får vidensværktøjer, som de umiddelbart kan bruge. Men selv om arbejdet med BI-projektet hurtigt har bevæget sig mod udvikling af et nyttigt redskab, er det nok perspektiverne, der for alvor tænder: Som Carsten Franck fra TARGIT skriver, kan vi forvente os et værktøj, der gør usynlig viden synlig og gør ukendte sammenhænge tydelige. Mulighederne er mangfoldige: - Kan vi ikke også lave et bookingsystem for underleverandører inden for en hel branche, spørger Ole Simmelholt? - Eller hvad med en vidensdatabase for gartnerierhvervet, der leverer konkrete beslutningsforslag til branchen og til det enkelte gartneri, foreslår Søren Bøgede Andersen. Vi har mange samarbejdspartnere, som alle kaster meget energi ind i dette projekt. Helge Munk fra Munk IT fortæller i et interview, hvorfor netop han og Munk IT er indgået i projektet. Med dette nummer siger jeg tak for første årgang af OnEdge. Tak til det hastigt voksende antal læsere. Velkommen til næste årgang, som igen vil byde på tre temanumre inden for Knowledge Labs arbejdsområde. Første nummer i 2004 kommer til at handle om vidensregnskaber.

4 Business Intelligence til små og mellemstore virksomheder - Tim Hansson projektmedarbejder, Knowledge Lab - Thomas Møhring projektmedarbejder, Munk IT I Knowledge Lab arbejder vi med at operationalisere modeller og begreber i konkrete IT-baserede værktøjer, som virksomheder og organisationer kan anvende i deres daglige arbejde til håndtering af viden. Et af vores projekter er udviklingen af et Business Intelligencesystem, der skal gøre avanceret teknologi tilgængelig for små og mellemstore virksomheder. Fra data til viden Business Intelligence (BI) er et af de værktøjer, som ofte bliver nævnt, når talen falder på emnet Knowledge Management. Men hvad er Business Intelligence egentlig? Business Intelligence er en fællesbetegnelse, der dækker over en lang række IT-værktøjer, som har til formål at skabe viden ud af de data, som genereres i en virksomheds processer. BI handler med andre ord om at skabe overblik over de enorme mængder af oplysninger, som selv meget små virksomheder i dag akkumulerer - om deres kunder, leverandører, konkurrenter og, ikke mindst, sig selv. Midlet er metodisk analyse af data. Målet er et bedre grundlag for beslutningstagning og dermed en forbedret forretningsmæssig adfærd. Udviklingen inden for Business Intelligence er gået utrolig stærkt de sidste ti år, og der findes i dag meget avancerede og komplekse systemer, som indeholder moduler til databehandling i relation til økonomistyring, marketing og produktion såvel som logistik. Desværre er de eksisterende BI-systemer på markedet ofte så dyre og så svære at betjene, at implementeringen af dem kun kan finde sted i store organisationer, hvor der er ressourcer til at ansætte personale med specifik faglig kompetence inden for IT, regnskab og planlægning. Så selvom en investering i et BI-system oftest viser sig at være yderst værdifuld, så har det hidtil ikke været muligt for de små og mellemstore virksomheder at få gavn af det potentiale, der ligger i Business Intelligence. Den skræddersyede løsning I Knowledge Lab arbejder vi med at udvikle et BIsystem, der er skræddersyet til de små og mellemstore virksomheder. For mens man i disse virksomheder sjældent har de ressourcer, som de store BIsystemer kræver, så har man her om muligt endnu mere brug for netop sådan et værktøj til at skabe det nødvendige overblik og dermed reducere usikkerhed i forbindelse med beslutningstagning. Dels fordi man i disse virksomheder ofte er presset på tid og opererer med en meget lille overskudsmargin, dels fordi man her sjældent har mulighed for at ansætte specialister inden for samtlige områder af moderne virksomhedsledelse. Hos Knowledge Lab har vi ingen intentioner om at opfinde den dybe tallerken på ny. Men vi har til gengæld en klar ambition om at gøre de funktioner, som i dag kun findes i store og dyre BI-løsninger, økonomisk tilgængelige og praktisk anvendelige for de små og mellemstore virksomheder. Vi arbejder derfor målrettet mod at udvikle et system, der dels samler de funktionaliteter og kompetencer, vi allerede kender fra de store BI-systemer, og som dels kan integreres med eksisterende IT-systemer i virksomhederne.»vi har en klar ambition om at gøre de funktioner, som i dag kun findes i store og dyre BI-løsninger, økonomisk tilgængelige og praktisk anvendelige for de små og mellemstore virksomheder«. Det er altså ikke et mål i sig selv, at vores BI-system skal indeholde en masse nye funktionaliteter. Til gengæld skal det være nyskabende i forhold til den måde, hvorpå de enkelte elementer hænger sammen og er integrerede samt i forhold til de præsentationsteknikker, som skal illustrere positive og negative konsekvenser af handlinger, afvigelser og anbefalinger. Vi er derfor meget fokuserede på at kreere en brugerflade, som vil gøre det nemt og overskueligt for selv små virksomheder at installere, opsætte, anvende og vedligeholde systemet. Store visioner Visionen bag BI-projektet er at skabe intet mindre end det bedste BI-system til små og mellemstore virksomheder. Missionen er at gøre en række avancerede IT-redskaber tilgængelige for en bred vifte af virksomheder og derved sætte gang i en erhvervsfremmende udvikling. 4

5 I første omgang handler det om at sikre eksisterende arbejdspladser i regionens små og mellemstore virksomheder ved at udvikle og formidle et IT-værktøj, som kan forbedre disse virksomheders konkurrenceevne. Dernæst handler det om at sætte gang i en teknologisk og faglig udvikling inden for Business Intelligence og Knowledge Management, der på sigt kan være med til at skabe helt nye arbejdspladser. Det endelige BI-system skal kunne fungere som et avanceret beslutningsstøtte-system, der ikke bare kan identificere faremomenter og uudnyttede muligheder, men som automatisk formulerer og fremsætter intelligente løsningsforslag. Før vi når frem til et sådant system, er der imidlertid en række redskaber og kompetencer, som skal udvikles og tilpasses lige præcis de behov og krav, som brugerne har og stiller til et BI-system. BI-projektet er derfor inddelt i flere udviklingsområder og -faser, ligesom vi forestiller os, at systemet vil være bygget op af en masse brikker, der til sidst tilsammen vil udgøre det endelige beslutningsstøttesystem. Figuren nedenfor illustrerer således både de elementer, eller brikker, som vi mener bør indgå i et færdigt produkt, samt de enkelte faser i den udviklingsproces, som vi har udstukket for projektet. Systemet brik for brik Målet er således at arbejde frem til puslespillets øverste, højre brik et intelligent beslutningsstøttesystem. Men for at et beslutningsstøtte-system skal kunne siges at agere intelligent, dvs. i en eller anden forstand tænke selv, må det nødvendigvis kunne håndtere afvigelsesrapporteringer. Som et minimum skal systemet med andre ord kunne foretage automatisk identificering af kritiske forhold og uudnyttede potentialer. For at kunne identificere sådanne afvigelser må systemet imidlertid have noget at måle op imod. Der skal altså være nogle givne faktorer, eller fikspunkter, som man kan måle eventuelle afvigelser ud fra. Et oplagt sted at hente disse fikspunkter er i virksomhedens budget. Vi har dog kunnet konstatere, at de redskaber, som i dag findes til budgetlægning, ikke har den grad af automatisering, som er nødvendig for at selv de mindste virksomheder får lagt et detaljeret og afstemt budget med tilstrækkeligt mange relevante fikspunkter. Første fase, eller første brik, i BI-projektet er derfor at udvikle en automatiseret budgetmodel, der kan kobles på de eksisterende regnskabssystemer, fx C5. Budgetmodellen skal med andre ord kunne fungere som en slags bro, så realiserede regnskabstal automatisk kan danne grundlag for udarbejdelsen af et Sådan tænker vi BI! Beslutningsstøtte-system Produkt Data Mining Automatik Kunstig intelligens Kompetencer Budgetmodul Simulering Forecast/ løbende budget Benchmarking Redskaber ERP-system 5

6 detaljeret og afstemt budget. Vi er nået så langt i udviklingen af selve budgetmodellen, at vi allerede nu er ved at få en prototype testet hos nogle af vore samarbejdspartnere. Næste skridt bliver at udvikle automatiseringsfunktionen. Herefter påbegynder vi arbejdet med at udvikle og integrere redskaber til simulering, forecasting og benchmarking. Ved hjælp af simuleringsfunktionen vil systemet bl.a. kunne opstille scenarier og foretage konsekvensberegninger af handlinger. Forecasting er en form for løbende budgettering; og ved hjælp af benchmarking skal systemet kunne foretage sammenligninger af fx virksomhedens historik, branchespecifikke faktorer og eventuelt regionale forskelle. Parallelt med arbejdet på disse udviklingsområder sætter vi et udviklingsarbejde i gang inden for hvert af de tre kompetenceområder data mining, automatik og kunstig intelligens. Det er vores klare opfattelse, at integrationen af teknikker og metoder fra disse områder vil kunne bibringe systemet en lang række kompetencer, som man ikke hidtil har set i relation til økonomisystemer. Samarbejde på tværs Strategien bag BI-projektet er simpel: Vi vil samarbejde med alle, der kan bidrage med viden. Målet er derfor også at skabe et samspil mellem universitet og erhvervsliv for at forene forskning og udvikling med praktisk anvendelighed. Vi prøver således hele tiden at bringe eksperter fra forskellige fagområder sammen, samtidig med at vi løbende er i dialog med en række virksomheder, der bl.a. repræsenterer de senere brugere af systemet. Vi tillægger samspillet med netop de senere brugere af systemet meget stor værdi og har et tæt samarbejde med både private virksomheder og forskellige brancheorganisationer. Gennem vores forskellige arrangementer - workshops, besøgsrunder og materialeudveksling forsøger vi hele tiden at bevare blikket for brugernes krav til et BI-system. Men samtidig er vi meget bevidste om at sætte overliggeren så højt, at der er plads til de store visioner og de vilde ideer. Projektet bliver således hele tiden udfordret på mindst to fronter. For at imødekomme disse udfordringer arbejder vi både med en meget konkret prototypeudvikling, hvor bl.a. produktionsvirksomheder inden for smedefaget tester og afprøver konkrete modeller, samtidig med at teknologiske, strategiske og teoretiske problemstillinger behandles af fageksperter og virksomheder, der til daglig arbejder med udviklingen af IT-systemer. Samarbejdspartnere i projektet Gruppen af eksterne samarbejdspartnere på BIprojektet er efterhånden ved at tælle mange virksomheder og institutioner, og der kommer løbende flere til. Herunder kan du se en liste over de teknologiske, industrielle og teoretiske samarbejdspartnere, som deltager i projektet: Munk IT, TARGIT A/S, Microsoft Business Solutions, Horticultural Management Consulting, DEG, Leo Olsen & Dalgaard, DS Håndværk & Industri, Bramidan A/S, Kami Stål A/S, Smeden i Gamborg, Sv. Frederiksens Maskinfabrik, Mærsk Mc-Kinney Møller Instituttet. Fra SDU deltager bl.a. Økonomisk Institut, Center for Medievidenskab og Institut for Organisation og Ledelse. 6

7 Fælles viden og delte erfaringer giver unikke resultater - Carsten Franck marketing koordinator, Targit A/S Man skal være mere end almindelig heldig, hvis et æble i hovedet skal give en god idé. De fleste af os må starte med at kigge efter et egnet æbletræ og derefter selv sparke til det for at se, om vi nu kan være heldige at få noget i hovedet. Det træ TARGIT sparkede til var Business Intelligence software. Vi undersøgte markedet, talte med de kunder vi havde på vores daværende produkter og udvekslede erfaringer med kolleger og universitetsfolk gennem vores eksisterende netværk. Vi lærte meget om de eksisterende Business Intelligence løsninger, og vi fik nogle ideer, som alle sammen bidrog til vores udviklingsarbejde hjemme i Hjørring. En vigtig erfaring var, at Business Intelligence ikke kun er et godt værktøj for den centrale topledelse. De programmer, vi så og hørte om, kunne ikke bruges af ret mange. Hos deres kunder betjente ITafdelingen den øvrige virksomhed med rapporter og analyser. Og det var dermed størrelsen af IT-afdelingen, der bestemte, hvor mange medarbejdere, der kunne få gavn af BI. Ved at sikre brugervenlighed og intuitiv funktionalitet i vores produkt kunne vi se, at vi ville have et unikt værktøj. Så den bærende idé bag TARGIT Analysis Suite blev at sikre bred anvendelighed. Selv med et software-produkt klar til salg er udviklingen dog langt fra forbi. Med flere kunder kommer flere ønsker om funktionalitet og flere bidrag til den bank af viden, der sætter os i stand til at forbedre vores produkt. Meget kan selvfølgelig udvikles af os selv, men muligheden for at tænke ud af boksen i et andet forum giver nogle ideer og input, som vi nok har svært ved at få på egen hånd, når vi går i den daglige trummerum. Den viden, vi erhverver hos kunder og igennem vores netværk, giver os mulighed for selv at sparke æbler fri fra træet. Og mange gange rammer det os i hovedet, hvor det skal, så nye ideer opstår. IT, BI og informationsmængder Informationsteknologien har gjort mængden af data enorm og de hentes fra en række systemer, som ikke nødvendigvis taler lige godt med hinanden. Hvordan overskuer man nøgletallene fra ti forskellige regneark i en håndevending, når beslutningerne skal tages? Uoverskuelighed gør, at Business Intelligence kan beskrives som hjertet i virksomhedens viden. Virksomheder og organisationer har i forvejen data pakket ned i en mængde IT-systemer: ERP, CRM, Logistik, etc. Med BI kommer den skjulte viden i de data frem i lyset og bliver pludselig meget konkret og meget brugbar. Og det bedste har brugerne endnu til gode. Når alle informationerne fra forskellige databaser kommer frem i lyset og kan aflæses og behandles i sammenhæng, opstår helt ny viden, der ikke var der før. Viden kan ikke lære folk at reagere godt, men uden er det svært at træffe gode beslutninger. Den forudsætning blev ét af de kernepunkter, TARGIT Analysis Suite bygger på: Vores mål er at forvandle data til anvendelig viden og dermed skabe en kompetence-forstærkende effekt hos alle de medarbejdere, der bruger vores software. Og det kan også gælde som en del af forklaringen på, at TARGIT er interesseret i udviklingen af regionale videnscentre: Den viden, vi alle kan hente derfra, kommer os til gode i vores forretning og i udviklingen af vores produkt. Derudover kan vi selvfølgelig dele vores egen viden og måske hjælpe andre til at få en god idé. Sir Isaac Newton s metode er slet ikke så tosset, man skal bare hjælpe den lidt på vej. 7

8 Enestående chance for dansk gartneri - Søren Bøgede Andersen, direktør Horticultural Management Consulting Det danske gartnerierhverv, der har sit centrum på Fyn, producerer årligt planter, grøntsager og snitblomster m.m. til en produktionsværdi af ca. 4,2 mia. kroner. Langt den største værdi udgøres af potteplanteproduktionen, der er stærkt eksportorienteret. De danske gartnerier eksporterer således årligt potteplanter for ca. 2,9 mia. kroner til det europæiske marked, hvad der gør Danmark til verdens næststørste eksportør af potteplanter. Udbredt anvendelse af IT i gartnerierne Den danske potteplanteproduktion finder sted i højt teknologisk udviklede væksthuse med fuld klimakontrol, og der anvendes i stigende grad robotteknologi i produktionen. Ved hjælp af et avanceret salgsadministrationssystem, kaldet Danpot, afvikles data til og fra de salgsselskaber, der varetager eksporten. Potteplanteproducenterne har desuden i mange år anvendt optimeringsberegninger på edb efter lineære programmeringsprincipper. Det er over 30 år siden, at disse blev indført. Budgettering på højt detailniveau har også i mange år været et must i erhvervet, og i de mest avancerede budgetmodeller kan man ændre et utal af parametre og simulere påvirkningerne heraf. Gartnerierhvervet har ligeledes tradition for at have regnskabsoplysninger fra et større antal kollegaer, der opstiller regnskaber efter den samme standard - dette for at udveksle nøgletal og sammenligne med branchegennemsnit per produktsegment. Også opnåede priser sammenlignes med konkurrenters opnåede priser - via Danpot og ugentlige salgsdata. Der findes altså allerede en stærk teknologi- og ITtradition inden for branchen, ligesom der er tradition for at dele viden. Men selv alt dette er ikke tilstrækkeligt til at sikre de danske gartneres fremtid. Udfordringer for gartnerierhvervet Markedet er der. Og den danske gartneribranches infrastruktur er stærk. Men vi taber terræn. De danske gartnerier er under stigende pres fra konkurrenterne. Den største konkurrent er Holland, der støt og roligt øger sine markedsandele, men også lokalproduktionen på eksportmarkederne udgør en trussel for den danske eksport. Det er især de høje lønomkostninger og transportudgifter samt en ineffektiv markedsføring i forhold til den hollandske, der har negativ indflydelse på de danske gartneriers konkurrenceevne. Og med de nye vejafgifter i Tyskland stiger omkostningsniveauet yderligere. Hertil kommer, at vidensamfundet stiller stadig større krav om rigtig prioritering af relevant og ikke relevant viden, hvis man skal kunne begå sig i konkurrencen på det internationale marked. Heri ligger måske den største udfordring for branchen. Men det gør de største muligheder også. Gartnerierhvervet i Danmark kan ikke slå andre produktionsområder i Europa på lønomkostninger, der udgør omkring 35% af den salgspris, som et dansk potteplantegartneri får for sine produkter. Branchen må derfor tænke i andre baner, hvis den skal styrke sin konkurrenceevne. Vi skal konkurrere på vores evne til at udnytte vores viden. Salg 8% Resultat 3% Personale 31% Anvendelse af omsætningen i gartnerierne i 2002 Finansiering 5% Afskrivninger 9% Produktion 22% Energi 9% Kapacitet 13% Figuren viser den procentvise fordeling af omsætningen på omkostningskategorier og resultat i et bredt udsnit af gartnerier. Kilde: Leo Olsen & Dalgaard, Regnskabsanalyse Gartnerier 18. årgang,

9 Og det er her, at et projekt som Knowledge Labs udvikling af et BI-system til små og mellemstore virksomheder bliver interessant for de danske gartnerier. Ikke mindst, hvis det lykkes at udvikle et særligt Grower Business Intelligence System, målrettet til gartnerierhvervet. Business Intelligence som et centralt værktøj Hvis vi skal vende udviklingen, så må vi gå nye veje. Og en af de veje kunne være at supplere den viden og intelligens, som den enkelte gartnerivirksomheds medarbejdere allerede råder over, med nogle automatiserede beslutningsmodeller, der kan støtte og optimere de mange svære valg, der skal træffes hver dag. Her er et hjælpesystem som BI ikke bare formålstjenligt, men ligefrem nødvendigt, hvis vi skal holde styr på alt, hvad vi har af relevant viden. Det er visionen, at et Grower Business Intelligence System (eller GBIS) til gartnerierne på sigt skal kunne give hurtig og pålidelig adgang til eksterne og interne data samt sammenligne resultater og forventninger med konkurrenternes. Hvis dét lykkes, så er gartnerierhvervet allerede hjulpet et godt stykke på vej. Men visionen med et GBIS rækker videre endnu. Bl.a. ved hjælp af en budgetsimuleringsmodel, der trækker på branchespecifik viden fra ind- og udland fra en central branchedatabase, skal GBIS kunne reagere aktivt på ændringer og selv bidrage med et output, der kan danne et kvalificeret beslutningsgrundlag for driftsledelsen. Ja, på sigt er det visionen, at GBIS skal fungere som et automatiseret vidensværktøj, der via sin integrerede anvendelse af viden aktivt analyserer eksisterende viden og kommer med konkrete beslutningsforslag. For at vende udviklingen er det nødvendigt med en systematiseret indsamling af viden om fx kundernes ønsker og konkurrenternes bestræbelser på at opfylde disse, ligesom et effektivt BI-værktøj kræver, at der indberettes data til en fælles central videndatabase, som rummer oplysninger om alle forhold, der er relevante i erhvervets beslutningsproces inden for produktion, salg og logistik m.m. Samtidig må gartnerierhvervet blive bedre til at arbejde sammen i internationale netværk, at dele den megen viden, som allerede findes i og udenfor Danmark, med kollegaer og konkurrenter i et slags internationalt Horticultural Network. Internationaliseringen i gartnerierhvervet er i gang og er stadig stigende. Både i produktion, salg og erfaringsudveksling må orienteringen nødvendigvis også være international, idet evnen til at udnytte markedsinformation er et helt afgørende succeskriterium for et eksporterhverv. Alt at vinde og intet at tabe Der er for mig at se ingen tvivl om, at et Grower Business Intelligence System kan blive et helt centralt værktøj i gartnerierhvervets vidensformidling, og at den organisation, der tager ansvaret for udviklingen af GBIS, kan vise sig at blive erhvervets nye regionale innovationscenter - dér hvor behovet for viden identificeres og stimuleres. I virkeligheden er fundamentet for en GBIS-succes der allerede. Det handler om at bygge videre på den De nødvendige netværk Men et IT-værktøj som GBIS gør det ikke alene. Hvis et BI-system for alvor skal være med til at styrke dansk gartneris konkurrenceevne, så forudsætter det dels, at den danske gartneribranche generelt bliver bedre til at indsamle og systematisere viden, og dels at branchen styrker sit internationale fokus. Begge dele kræver, at samarbejdsformen og graden af informationsudveksling inden for branchen ændrer sig. Fremtiden ligger i netværkene, i dybt integrerede kæder, horisontalt og vertikalt i branchen, i Danmark såvel som på tværs af landegrænserne. 9

10 tradition for at anvende IT og dele viden, der allerede findes inden for den danske gartneribranche. Men det kræver en styrket fælles indsats. Jeg mener, at Knowledge Labs BI-projekt er en enestående chance for det danske gartnerierhverv til at udvikle og implementere sit eget Knowledge Management-system, og med dette systematisk at udnytte tilgængelig viden til at øge konkurrenceevnen. Vi har alt at vinde og intet at tabe! Eksempler på eksisterende systemer i gartneribranchen: DANPOT Danpot er producenternes salgssystem - og eksportørernes indkøbssystem. DANPOT DATA formidler den elektroniske kontakt mellem producenter og eksportører, og muliggør on-line udbudsregistrering, ordreafgivelse og besvarelse samt afregning. Ikke mindre end 350 gartnerier har i dag DANPOT PC system til elektronisk registrering af udbud og ordrebehandling, og der er 30 salgsselskaber tilkoblet, hvoraf de 23 største er fuldt tilkoblet med elektronisk ordreudsendelse. Kilde: GartPlan Programmet er udviklet specielt til gartneri-branchen og indeholder værktøjer, der gør det muligt at optimere udnyttelsen af såvel areal- som arbejdskraft-ressourcer. Desuden giver programmet de nødvendige informationer til styring og kontrol i forbindelse med realisering af produktionsplanen. GartPlan gør det muligt at forøge gartneriets rentabilitet gennem en analyse af omkostninger og dækningsbidrag for hver enkelt kultur i produktionen samt ved fastlæggelse af arbejdskraft-behov og materialeforbrug. Kilde: 10

11 IT-drømme om fremtiden - Ole Simmelholt, økonomikonsulent DS Håndværk og Industri Ole Simmelholt har ladet sig inspirere af samarbejdet med Knowledge Lab og gør sig her nogle tanker om, hvordan IT kan være med til at styrke den danske jernog metalbranches konkurrencedygtighed. Som konsulent hos DS Håndværk & Industri har jeg gennem årene set flere forskellige forsøg på at styrke de mindre virksomheder i jern- og metalbranchen, en gruppe der især består af mange underleverandører. Undervejs er Internettet kommet til, men et hurtigt kig på de mange underleverandørers hjemmesider fortæller, at de gamle kataloger stadig anvendes - og at informationsteknologiens muligheder langt fra udnyttes til fulde i branchen. En lille overskudsmargin Underleverandører i jern- og metalbranchen betjener sig af ret dyre maskiner. Dyre maskiner betyder høje afskrivninger og ditto minutpriser. For en stor del af virksomhederne i jern- og metalbranchen gælder det, at de opererer med et nettooverskud på 4-5% på bundlinjen. Omsat til tid betyder det, at virksomhederne tjener deres penge de sidste ca. 25 min. af en arbejdsdag på 7,4 timer! Det er her, at IT-værktøjer kan være med til at gøre en forskel. Et BI-system, som dét DS og en række af vores medlemsvirksomheder samarbejder med Knowledge Lab om at udvikle, kan være med til at skabe fundamentet for en langt mere effektiv udnyttelse af den viden, der ligger i de mange små og mellemstore virksomheder i vores branche. Og en mere effektiv udnyttelse af viden betyder øget konkurrenceevne. Nu, hvor vi er i gang med at tænke stort og tænke konkurrenceevne - hvorfor så ikke tænke et par skridt videre, og drømme lidt om, hvordan IT ellers kan være med til at sikre fremtiden for den danske jern- og metalindustri? Hvis det er tiden, der er den knappe ressource hos de danske underleverandører i jern- og metalbranchen - hvorfor så ikke udbyde tiden på Internettet? På den måde spares værdifulde minutter i en branche, hvor kunderne er mange og ordrerne relativt små - og hvor operatørerne/værkførerne bruger alt for meget af deres tid på at løbe til telefonen og svare kunderne på, hvor de er henne i produktionsprocessen. On-line booking-system Når underleverandørerne bruger Internettet i dag, så bruger de det på samme måde som den gamle katalogform. Hvad nu hvis virksomhederne i stedet for brugte Internettet til at udbyde deres tid - i et fælles bookingsystem for underleverandører? Idéen ligger helt i forlængelse med den on demand -tankegang, der præger markedet i dag, og hvor Internettet er som skabt til at fungere som salgskanal. Den typiske underleverandør er som sagt højt specialiseret med forskellige maskiner til forskellige typer opgaver. Hvad nu, hvis en kunde via et password kunne se ordrekøen på de forskellige maskiner, afgive sin ordre og derefter hele tiden følge sin ordre på nettet - fra start til slut i produktionsprocessen? Det ville være med til at give kunden en sikkerhed i forhold til leveringstider mv. Og det ville spare virksomhederne mange telefonopkald og lette andre administrative rutiner - og spare tid! Nye muligheder for eksport Lad os tænke endnu et skridt videre. For hvad nu hvis alle underleverandørerne gik sammen om sådan et bookingsystem i en fælles netportal? Som det er i dag, så er de danske underleverandørers begrænsede størrelse med til at begrænse eksportaktiviteterne, især mod syd, hvor ordrene ofte er for store til én virksomhed. Men hvad nu, hvis underleverandørerne gik sammen i et netværk, hvor kunder kunne booke flere virksomheder til samme ordre? Dét ville give genlyd i hele Europa, og et sådant fælles bookingsystem kunne samtidig være et godt konkurrenceparameter for branchen, nu hvor truslen fra det gamle Østeuropa spøger. Der skal ædes nogle kameler for at få sådan et samarbejde op at stå, ja. Men jeg tror, at det er fremtiden. IT og netværk er kodeordene for fremtiden, både for et eventuelt fremtidigt fælles bookingsystem inden for jern- og metalbranchen og for BI-projektet. Jeg forestiller mig, at de to systemer på sigt ville kunne supplere hinanden og måske endda med fordel integreres. Tiden vil vise, om drømmen bliver til virkelighed. Men ét er givet: Vi kommer ikke nogen vegne, hvis vi ikke tør tænke visionært og løfte ånden lidt op over roekulen! 11

12 Et projekt tager form - Egon Ehmsen, regnskabschef Bramidan A/S Som medlemsvirksomhed under DS Håndværk & Industri er vestjyske Bramidan A/S en af Knowledge Labs industrielle samarbejdspartnere på Business Intelligence-projektet. Bramidan har været med fra starten af projektets første fase, udarbejdelsen af et budgetmodul. Regnskabschef hos Bramidan Egon Ehmsen fortæller her om nogle af virksomhedens erfaringer fra projektet indtil nu. Bramidan A/S beskæftiger sig med produktion og salg af ballepressere, komprimatorer og andre komponenter til affaldssektoren samt med produktion og salg af løfte- og tømmesystemer til bl.a. postvæsenet. Vi deltager i BI-projektet som et af flere firmaer via vores arbejdsgiverforening, DS Håndværk og Industri. En diffus begyndelse Vi havde vores første møde i sommer med deltagelse af folk fra små og mellemstore smedevirksomheder, folk fra Knowledge Lab samt folk fra Munk IT. Fornemmelsen af, hvor vi skulle starte og slutte i dette projekt, var i begyndelsen lidt diffus. Gruppen af DS-folk var ikke særlig homogen. Behovet for og ønskerne til et BI-system var meget forskellige, afhængig af den enkelte virksomheds størrelse og edb-niveau, personernes edb-kompetencer samt visioner og målsætninger for fremtiden. Det lykkedes dog til sidst gruppen at nå til enighed om nogle fælles ønsker til et BI-system, og efterfølgende er det lykkedes projektlederne at omsætte disse ønsker til en helhed og til et projekt, hvor der er sammenhæng i forløbet. Første step i processen er udarbejdelsen af et integreret budgetprogram, som skal kunne generere et forhåbentlig realistisk budget - dels ved hjælp af manuelle input og dels ved generering af tal fra tidligere års regnskaber. Man kan så spørge sig selv, om det ikke er at opfinde den dybe tallerken en gang til? Næsten alle software-udbydere har jo i dag budgetprogrammer, man kan købe licens til. Men disse programmer er som regel ikke en integreret del af et samlet regnskabs- og budgetsystem forstået på den måde, at der ikke findes nogle automatikker til hjælp i selve budgetlægningsfasen. Ønsker man nogle automatiske funktioner til dette formål, så må man ty til hjælpeprogrammer som fx Excel. Hos Bramidan har vi hidtil arbejdet med nogle hjemmelavede værktøjer i Excel, når vi skulle lave budgetter - et system som selv genererer data om omsætning, vareforbrug og variable lønninger, mens resten af oplysningerne er blevet tastet ind manuelt. Fra Excel har vi kunnet udskrive et præsentabelt budget, som også tåler fremvisning til eksterne brugere. Efterfølgende har vi så måttet taste budgettallene ind i vores edb-system for i løbet af året at kunne vise afvigelser i forhold til realiserede regnskabstal. Unægtelig en noget omstændelig omgang i disse moderne edb-tider, hvor hverdagene i konkurrenceprægede virksomheder ofte er hektiske og pressede - og hvor tiden til at sidde og udvikle egne systemer sjældent er tilstede. Udfordringen ligger i forskelligheden Der er altså med andre ord god fornuft i et budgetmodul, der kan integreres med virksomheders egne ERP-systemer, sådan som det Knowledge Lab arbejder på at udvikle. Men der er også en række udfordringer for projektet.»vi har fra Bramidans side fremlagt vores ønsker og krav til et integreret budgetprogram, dels ud fra hvordan vi kører i dag og dels med ønsker til forbedringer.» Den primære udfordring ligger i at udvikle et budgetmodul - eller et Business Intelligence-system i det hele taget - ligger for mig at se i hensynet til forskelligheden i de enkelte virksomheder. Behovet for budgetlægning er typisk meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Nogle laver budgetter, fordi banker og andre låneinstitutter forlanger det. Andre laver budgetter af egen interesse for at se, hvordan resultat og likviditet udvikler sig og for at vurdere, om de mål og forudsætninger, som man har til året, kan realiseres. I brancher, hvor man følger standardiserede kontoplaner, og hvor konditionerne hos de enkelte virksomheder ligner hinanden, er det særdeles relevant at lave nogle standardværktøjer, mens det hos andre 12

13 virksomheder, som kører med individuelle kontoplaner, og hvor andre konditioner varierer meget, må siges at være lidt af en udfordring at lave noget, der er standardiseret. Det vil som udgangspunkt enten kræve, at der er mulighed for individuelle tilrettelser i et BI-system, eller, alternativt, at virksomhederne tilretter kontoplaner mv. til budgetprogrammet - hvilket de færreste virksomheder formodentlig er indstillet på. Vi har fra Bramidans side fremlagt vores ønsker og krav til et integreret budgetprogram, dels ud fra hvordan vi kører i dag og dels ud fra ønsker til forbedringer. De åbne og imødekommende projektfolk hos Knowledge Lab har taget udfordringen op og er kommet med et udkast, som vi så i fællesskab har pudset lidt af. Vi har fundet den foreløbige budgetmodel, der i første omgang er udarbejdet i Excel, så brugbar, at vi allerede nu sidder og tester den i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens kommende budget. I det hele taget må man medgive projektlederne, at projektet er ved at tage en form, der er interessant og udfordrende at arbejde videre med så det ser vi i Bramidan A/S frem til! 13

14 En usikker investering? - interview med Helge Munk, direktør Munk-IT af Lisbeth Bondo, journalist Hvad får en IT-virksomhed med fart over feltet til at investere 5000 arbejdstimer i Knowledge Lab? OnEdge har snakket med Helge Munk fra Munk IT, der er en af Knowledge Labs primære samarbejdspartnere på Business Intelligence-projektet. Egentlig er det ret enkelt. Det handler om taknemmelighed. Og om at påtage sig et ansvar. - Der er så mange mennesker, der har hjulpet mig frem, siden jeg startede Munk IT i sin tid. Og nu vil jeg så gerne give noget af den hjælp videre, siger Helge Munk som forklaring på, hvorfor han og Munk IT har engageret sig i BI-projektet. Den Odense-baserede IT-virksomhed har investeret 5000 arbejdstimer i BI-projektet, svarende til at Munk IT stiller halvanden medarbejder til rådighed for projektet i tre år. Den ene medarbejder er tilknyttet Knowledge Lab på fuld tid i hele perioden som konsulent og systemudvikler. Den anden er Helge Munk selv, der fungerer som leder på BI-projektet, og som herudover bidrager med sit netværk i erhvervslivet. - Da vi begyndte på det her projekt, var det ren filantropi fra vores side. Selvfølgelig har vi som virksomhed en interesse i, at der kommer mere gang i erhvervslivet i det jysk-fynske område. Men for os handler det først og fremmest om at bidrage til en positiv erhvervsudvikling, der kan sikre de eksisterende arbejdspladser og være med til at skabe nye arbejdspladser i regionen, understreger Munk. Og han fortsætter: - Der er brug for en massiv erhvervsfremmende indsats i hele regionen, hvis vi skal kunne følge med i fremtiden. Ikke mindst på Fyn. Den der fynske det-går-nok -mentalitet, den holder ikke længere. Det er nu, at slaget om fremtidens arbejdspladser afgøres! Og hvis vi skal vinde det slag, så kræver det, at der er nogle virksomheder, der tør gå foran, og som er villige til at engagere sig, at tage et ansvar. At Helge Munk er en mand, der ikke er bange for at engagere sig, fremgår tydeligt af den lange liste over hverv, han har påtaget sig gennem tiden sideløbende med sit virke som ejer og arbejdende bestyrelsesformand i Munk IT. Som formand for IT-Forum Fyn samt tovholder på Kommunikation & IT-delen af det fynske Brobygger-projekt - for nu bare at nævne et par af posterne - har Munk været med lige fra begyndelsen af den fælles jysk-fynske IT-satsning, som i 2002 førte til etableringen af Knowledge Lab. - Visionen for IT-satsningen er, at den jysk-fynske region om 5-10 år skal være en vidensbaseret region. Lige nu er vi stadig bagud i forhold til mange andre regioner, men vi er på vej frem i feltet, siger en optimistisk Helge Munk. Han betragter BI-projektet som et vigtigt skridt i den rigtige retning. - Det var lidt af en tilfældighed, at Munk IT involverede sig så meget i netop dét projekt, og i begyndelsen havde vi ingen forventning om, at der skulle komme et konkret produkt ud af projektet. Men allerede nu står vi reelt med noget, der kan blive til et helt unikt, analytisk værktøj, som virkelig kan gøre en forskel ude i de små og mellemstore virksomheder, siger Helge Munk med en begejstring, der ikke er til at tage fejl af. Munk IT er en fynsk IT-virksomhed med hovedsæde i Odense, etableret i 1993 af Helge Munk. Virksomheden, der tæller omkring 160 medarbejdere, har underafdelinger i Kolding, København og Århus. Hovedforretningen er salg, installering og videreudvikling af ERP-systemer. Herudover er Munk IT leveringsdygtig i infrastruktur til IT-netværker, ligesom virkomheden tilbyder driftsservice for virksomheder, der ønsker at outsource deres IT-aktiviteter. Han fortsætter: - Vi skal have ændret fokus, fra fortid til fremtid. Hvis de små og mellemstore virksomheder skal kunne følge med i videnssamfundet, så skal de tænke fremtiden med, når de træffer beslutninger. Det nytter ikke noget kun at se i bakspejlet med de gamle regnskabstal. Og det er dét, vores BIværktøj skal hjælpe med. Munk kaster sig ivrigt ud i en længere forklaring om regnskaber, regressionsanalyser og budgetmodeller, men ender med at afbryde sig selv: - Det smarte ved BI-værktøjet er faktisk, at man slet ikke behøver at vide en masse om alle de her ting for at bruge det. Jeg plejer at sige, at jeg ved ikke, hvad der gemmer sig under motorhjelmen på min bil, men jeg kan godt finde ud af at køre stærkt. Og det er dét, det handler om. Det her er et værktøj, der kan gøre de små og mellemstore virksomheder godt kørende i videnssamfundet. 14

15 Med på kanten... - C. C. Nielsen, bestyrelsesformand, Micro Matic A/S Viden = vækst og velstand Der vil i de kommende år ske ændringer i den industrielle struktur i Danmark, en udvikling som har taget sin begyndelse i dele af Danmark. Den vækstproces, som vi har set fra begyndelsen af 60 erne, stoppede i begyndelsen af 90 erne, da de velkendte kilder ikke løb så stærkt mere. Veldrevne virksomheder med dygtige medarbejdere, der byggede på produktive investeringer i bygninger og maskiner, så sig overhalet af mange nye virksomheder, der skabte større værdier uden at investere i faste anlæg og uden at producere varer eller serviceydelser i den traditionelle forstand. Virksomheder der byggede på ny viden. Fyn har altid været regionen med den traditionelle industri jern og metal - og hovedsageligt har virksomhederne været underleverandører. Et billede som stadig tegner sig. Fyn har gennem de sidste 10 år tabt terræn i forhold til de øvrige regioner i Danmark, da omlægningen til ny industri ikke er sket i samme grad tempo. Hvis region Fyn skal med på vognen og få del i den fremtidige vækst og velstand, kan det kun ske ved, at der opbygges en hel ny industri, der baseres på ny teknologi og viden. Omlægningen kan kun ske i et tæt samarbejde mellem uddannelsesinstitutionerne, erhvervslivet, amtet og kommunerne. I den nødvendige proces vil det være påkrævet, at universitet spiller en hovedrolle, således at den nødvendige videnoverførsel fra universitet til erhvervsliv sker, og at politikerne skaber de nødvendige rammer. Alle, hver på sin måde, må være med til at skabe vidensbaseret vækst og velfærd ved at sikre, at ny viden indsamles, omsættes og derved bringes i anvendelse. Kun derved sker den nødvendige ajourføring og opkvalificering af arbejdsstyrken. Projektet»Odense som brobygger«kan være begyndelsen til at skabe den nødvendige indsats og ramme for den afgørende strukturændring, der skal til for at opnå den ønskede vækst og velstand i regionen. Initiativet til Brobyggerprojektet er et samarbejde mellem Odense Kommune og Fyns Amt. Som kompetenceklynger er valgt: - Bioteknologi og Sundhed Produktions- og Robotteknologi Gartneri Kommunikation og IT (red. til den sidstnævnte klynge knytter sig bl.a. Knowledge Lab). De valgte fire indsatsområder har alle en god mulighed for at danne det fremtidige vækstmiljø i regionen. På alle fire områder er den nødvendige viden til stede, og der uddannes unge med høj kompetence i de områder, der er udvalgt som vækstområder i regionen. For at opnå den ønskede succes er det vigtigt, at alle aktører uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv, amt og kommuner gør projektet til en fælles sag, og at kræfterne koncentreres om at løse opgaven. Det vil blive en forholdsvis lang proces, før man kan begynde at se resultaterne af projektet Odense som brobygger. Processen vil forløbe over mange år, og det er derfor yderst vigtigt, at projektet hele tiden holdes i gang, og at amtet og Odense kommune holder fast i projektet samt bevilger de nødvendige penge til projektet. Hertil kommer, at der skal skaffes det nødvendige kapitalgrundlag for at kunne etablere de nye virksomheder. Det nye Ventureselskab, Syddansk Venture, er det første skridt, men har ikke et tilstrækkeligt kapitalgrundlag til at kunne dække behovet for den nødvendige kapital i de kommende år. En styrkelse af grundlaget for Syddansk Venture vil skulle have førsteprioritet for at kunne bakke op om projektet Odense som brobygger. For at skabe succesen vil der tillige skulle investeres i at skabe et miljø i regionen, der appellerer til at folk ønsker at bosætte sig og udvikle de nye virksomheder. Hvis de kulturelle tilbud og bosætningsforholdene ikke lever op til de krav og ønsker de unge iværksættere har, set i sammenhæng med det faglige, vil de søge hen til den region, der opfylder deres forventninger. Det er derfor af stor betydning, at der er et bredt kulturudbud og attraktive boligtilbud. Fyn har alle muligheder for at sætte skub i en positiv udvikling, men det kræver, at der er en samlet opbakning til projektet, og at der er det politiske mod til at fremskaffe de nødvendige rammer. Kursen er stukket ud, nu drejer det sig om at holde skibet på den rette vej og have den nødvendige tålmodighed. 15

16 til små og mellemstore Invitation virksomheder Knowledge Lab inviterer små og mellemstore virksom heder til at deltage i udviklingsprojektet vedrørende business intelligence De primære samarbejdspartnere til udvikling af BI-projektet er medlemmer inden for henholdsvis smede- og gartneribranchen. Er du interesseret i yderligere information, så kan du læse mere om projektet på Virksomhedens udbytte gennemgang af eksisterende for retningsgange - hvad kan blive bedre? medskaber af et praktisk IT-værktøj til beslutningstøtte modtager af et gratis IT-værktøj, som vil være til stor hjælp i hverdagen deltagelse i workshops og andre ar range menter opbygning af netværk med andre virksomheder Hvorfor, hvornår, hvordan? Fordele i øvrigt indflydelse på resultatet gennem hele forløbet muligheden for indflydelse er her og nu - antallet af timer, du vil investere i projektet, er ikke afgørende for deltagelse ét opkald til Knowledge Lab og du er med du får information om igangværende projekter inden for andre områder du får præsenteret andre spændende temaer og udviklingsmuligheder, bl.a. inden for efter- og videreud dannelse du får indsigt i nye og relevante forskningsresultater Knowledge Lab DK SDU Campusvej 55 DK-5230 Odense M Kontakt: Souschef Stine Helles she@litcul.sdu.dk tlf Direktør Lars Qvortrup larsq@litcul.sdu.dk