Stiftende Årsmøde. DGI Nordøstsjælland. Onsdag 24. november 2010 i Slangerup

Transkript

1 Stiftende Årsmøde DGI Nordøstsjælland Onsdag 24. november 2010 i Slangerup

2 Dagsorden: INDKALDELSE TIL STIFTENDE ÅRSMØDE for DGI NORDØSTSJÆLLAND Onsdag 24. november 2010 kl i Slangerup Idræts- og Kulturcenter, Idrætsvej 3-5, 3550 Slangerup 1) Valg af dirigent og stemmetællere. 2) Fremlæggelse og godkendelse af vedtægter. Under forudsætning af at vedtægterne vedtages fortsætter årsmødet efter disse for så vidt angår valg, hvor imod afstemningsreglerne først træder i kraft ved kommende årsmøder. 3) Fremlæggelse af forslag til kontingent for 2011 & 2012 til godkendelse. 4) Valg til landsdelsbestyrelsen: De to landsdelsbestyrelser foreslår de nævnte personer valgt. a. Formand (på valg igen i 2011) Per Frost Henriksen b. Næstformand (på valg igen i 2012) Jacob Bøgesvang c. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg igen i 2012): Henrik Hansen Hanne Frølund Birgit Pihl d. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg igen i 2011): Jesper Andersen Mads Christensen Erik Hammer e. 2 bestyrelsessuppleanter (på valg hvert år): Ole M. Jørgensen Jonathan Sydenham f. Kritisk revisor (på valg igen 2012) Kjeld Andersen g. Kritisk revisor (på valg igen 2011) Peder Nedergaard h. 1 revisorsuppleant (på valg hvert år) Jytte Kristensen 5) Eventuelt Bemærk stemmeregler: Stemmeret har ordinære medlemmer med 1 repræsentant for hver påbegyndte 100 aktivitetsmedlemmer (dog altid mindst 2 og max. 6 stemmeberettigede pr. forening), medlemmer af landsdelsforeningernes bestyrelser, idrætsudvalg og nedsatte udvalg hver med 1 stemme samt 10 repræsentanter fra DDS Storkøbenhavn og 10 repræsentanter fra DDS Nordsjælland. Kun fremmødte stemmeberettigede har stemmeret. Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 2 af 16

3 Forslag til nye vedtægter for DGI Nordøstsjælland 1 Navn Landsdelsforeningens navn er Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger, Nordøstsjælland. Forkortet: DGI Nordøstsjælland. 2 Formål DGI Nordøstsjælland vil styrke de frivillige foreninger som ramme om idræt med vægt på fællesskab, udfordring og sundhed for at fremme foreningslivets folkeoplysende kvaliteter. 3 Hjemsted Landsdelsforeningen har hjemsted i Allerød Kommune og dækker kommunerne: Allerød, Ballerup, Dragør, Egedal, Frederiksberg, Fredensborg, Frederikssund, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Herlev, Hillerød, Hvidovre, Hørsholm, København, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Rødovre og Tårnby. 4 Tilhørsforhold Landsdelsforeningen er tilsluttet Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger. Forkortet: DGI. 5 Associeringsaftale Landsdelsforeningen har associeringsaftaler med De Danske Skytteforeningers Landsdelsforeninger: DDS Nordsjælland og DDS Storkøbenhavn. 6 Medlemsforhold Stk.1: Medlemmer af landsdelsforeningen kan være: Alle foreninger som tilslutter sig DGI Nordøstsjællands formål og som efter landsdelsforeningens skøn er tilskudsberettigede efter folkeoplysningsloven. Alle frie skoler som tilslutter sig DGIs Nordøstsjællands formål. Ved frie skoler forstås efterskoler, højskoler, frie grundskoler, samt husholdnings- og håndarbejdsskoler. Stk.2: Afgørelse om optagelse af medlemmer træffes af landsdelsbestyrelsen. Stk. 3: En forening, som ikke optages, kan indbringe afgørelsen for det førstkommende årsmøde efter afgørelsen. Stk.4: Afgørelse om eksklusion af medlemmer træffes af landsdelsbestyrelsen i samråd med de relevante landsdelsudvalg. Et medlem kan blive ekskluderet, såfremt det a) ikke betaler sine restancer til landsdelsforeningen trods rykkere, b) ikke indsender den årlige medlemsindberetning rettidigt i henhold til sendt indberetningsskema, c) fremtræder meget usportsligt eller udemokratisk, eller i øvrigt ikke efterlever landsdelsforeningens formålsparagraf. Stk.5: Før eksklusion kan ske, skal medlemmet have mulighed for at udtale sig til landsdelsbestyrelsen omkring årsagen. Relevante landsdelsudvalg kan endvidere anmodes om en udtalelse. Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 3 af 16

4 Stk.6: Et medlem, som er blevet ekskluderet, kan indbringe afgørelsen for det førstkommende årsmøde efter afgørelsen. En sådan anke har ikke opsættende virkning på eksklusionen. Bestyrelsen kan beslutte at en anke skal have opsættende virkning. Stk. 7: Udmeldelse skal ske skriftligt inden 1. oktober og vil være gældende fra 1. januar det følgende år. 7 Årsmøde Stk.1: Årsmødet er landsdelsforeningens højeste myndighed. Stk.2: Ordinært årsmøde afholdes hvert år i april måned, og indkaldes pr. eller brev med mindst 6 ugers varsel ved udsendelse til medlemmerne. Stk.3: Stemmeberettigede ved landsdelsforeningens årsmøde er ordinære medlemmer med 1 repræsentant for hver påbegyndte 100 aktivitetsmedlemmer (dog altid mindst 2 og max. 6 stemmeberettigede pr. forening), medlemmer af landsdelsforeningens bestyrelse, idrætsudvalg hver med max. 5 stemmeberettigede valgt iht. 13 stk. 3, 10 repræsentanter fra DDS Nordsjælland og 10 repræsentanter fra DDS Storkøbenhavn. Stemmeretten kan kun bruges ved personligt fremmøde. Stk. 4: Dagsorden for det ordinære årsmøde skal mindst omfatte: 1) Valg af dirigent og stemmetællere. 2) Landsdelsbestyrelsens beretning 3) Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse, samt meddelelse om decharge (ansvarsfritagelse) 4) Indkomne forslag 5) Fremlæggelse af forslag til budget og kontingent for indeværende år til godkendelse 6) Valg til landsdelsbestyrelsen: a. Formand (ulige år) b. Næstformand (lige år) c. Bestyrelsesmedlemmer (3 i lige år og 3 i ulige år) d. 2 bestyrelsessuppleanter (på valg hvert år) e. 2 kritiske revisorer (1 i lige år og 1 i ulige år) f. 1 revisorsuppleant (på valg hvert år) 7) Eventuelt Stk.5: Forslag, der ønskes behandlet på årsmødet, skal være landsdelsforeningen i hænde senest 4 uger før årsmødet. Stk. 6: Endelig dagsorden, budget, regnskab samt eventuelle indkomne forslag udsendes mindst 14 dage før årsmødet. Stk.7: Skriftlig afstemning skal finde sted, når der fremsættes ønske herom, eller når dirigenten finder det relevant. Stk.8: Hvor andet ikke er nævnt, træffes alle afgørelser ved almindeligt stemmeflertal. Stk. 9: Ethvert lovligt indvarslet årsmøde er beslutningsdygtigt, uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede. Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 4 af 16

5 8 Ekstraordinært årsmøde Stk.1: Ekstraordinært årsmøde indkaldes, når mindst 10 % af de ordinære medlemmer fremsætter begrundet ønske herom, eller hvis landsdelsbestyrelsen finder det nødvendigt. Stk.2: Ønske om ekstraordinært årsmøde fremsendes til landsdelsbestyrelsen med angivelse af begrundet dagsorden. Stk. 3: Landsdelsbestyrelsen har herefter pligt til at udsende indkaldelse til den ekstraordinære årsmøde, senest 14 dage efter ønsket er fremsendt. Stk. 4: Ved indkaldelsen gælder samme regler som ved ordinært årsmøde. Stk.5: Afholdelsen skal ske senest 6 uger efter indkaldelsen 9 Landsdelsbestyrelsen Stk.1: Landsdelsforeningens daglige ledelse samt højeste myndighed mellem 2 årsmøder er landsdelsbestyrelsen. Landsdelsbestyrelsen består af formand, næstformand og 6 menige medlemmer valgt på årsmødet, samt 1 medlem udpeget af DDS Nordsjælland og 1 medlem udpeget af DDS Storkøbenhavn. Stk. 2: Alle valg til landsdelsbestyrelsen gælder 2 år på nær valg af revisorer og suppleanter til landsdelsbestyrelsen som kun gælder 1 år. 10 Landsdelsbestyrelsens arbejde Stk. 1: Landsdelsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden på første bestyrelsesmøde efter årsmødet. Stk.2: Landsdelsbestyrelsen skal føre beslutningsreferat over årsmøder og landsdelsbestyrelsesmøder. Stk. 3: Landsdelsbestyrelsen kan oprette og nedlægge idrætsudvalg, idrætsnetværk, faste og ad hoc udvalg. Landsdelsbestyrelsen udarbejder forretningsordener for idrætsforum, idrætsudvalg og idrætsnetværk samt kommissorier for faste og ad hoc udvalg. 11 Tegningsret Stk.1: Landsdelsforeningen tegnes af formanden i forening med 1 medlem af landsdelsbestyrelsen. Stk.2: I tilfælde af formandens fravær tegnes foreningen af næstformanden i forening med 1 medlem af landsdelsbestyrelsen. Stk.3: Landsdelsbestyrelsen kan meddele fuldmagt. Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 5 af 16

6 Stk.4: Beslutningen om garantistillelse for landsdelsforeningens ordinære medlemmers optagelse af lån i DGIs lånefond træffes af landsdelsbestyrelsen. Stk. 5: Landsdelsbestyrelsen kan foretage dispositioner vedrørende fast ejendom. 12 Idrætsforum Stk.1: Idrætsforum er forum for politiske drøftelser af landsdelsforeningens holdninger og strategier. Stk. 2: Idrætsforums møder er åbne for alle medlemmer af landsdelsbestyrelsen, idrætsudvalg, idrætsunderudvalg, idrætsnetværk, faste udvalg, ad hoc udvalg, bestyrelse i DDS Nordsjælland og DDS Storkøbenhavn, samt ansatte i landsdelsforeningen. Stk. 3: Landsdelsbestyrelsen har pligt til at indkalde til møde i idrætsforum mindst tre gange årligt, hvoraf det ene skal afholdes max. 2 mdr. før landsdelsforeningens årsmøde. På dette møde drøftes regnskab og det kommende års budget. 13 Idrætsudvalg Stk. 1: Til varetagelse af aktiviteterne i DGI Nordøstsjælland oprettes et antal idrætsudvalg. Oprettelse eller nedlæggelse af et idrætsudvalg besluttes af landsdelsbestyrelsen. Nedlæggelse af udvalg kan indankes for førstkommende ordinære årsmøde. En sådan anke har ikke opsættende virkning. Bestyrelsen kan beslutte at en anke skal have opsættende virkning. Stk. 2: Idrætsudvalg kan organiseres på 3 måder: Udvalg med valgt formand/formandskab (på op til 3 personer). Formand/formandskabet bliver valgt for en 2-årig periode. Udvalget arbejder i øvrigt som åbent udvalg, men er forpligtet til løbende at holde landsdelsbestyrelsen informeret om udvalgets sammensætning og organisering. Udvalg med valgt formand/ formandskab (på op til 3 personer) samt et antal valgte medlemmer. Formand/ formandskab og medlemmer vælges alle for to år, således halvdelen afgår på skift hvert år. Der kan vælges suppleanter. Suppleanter vælges for et år. Et netværk, uden valgte medlemmer, bestående af ressourcepersoner indenfor den pågældende idræt. Deltagerkreds og organisering beskrives og godkendes af bestyrelsen. Yderligere regler for de 3 organiseringsformer fastsættes af landsdelsbestyrelsen i forretningsordenen for de 3 udvalgstyper. Stk. 3: Valg til idrætsudvalg sker på det årlige idrætsmøde, der afholdes hvert år i perioden januar - marts. Stk. 4: Til idrætsmødet indkaldes medlemsforeninger, der har registreret udøvere i den pågældende idræt. Stemmeberettiget ved idrætsmøderne er: Ordinære medlemmer af landsdelsforeningen efter samme retningslinjer som ved landsdelsforeningens årsmøde. Pågældende idrætsudvalgs medlemmer med én stemme hver. Stk. 5: Idrætsmøder indkaldes med mindst 4 ugers varsel, og afholdes jf. den godkendte forretningsorden. Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 6 af 16

7 Stk.6: Idrætsudvalg skal føre beslutningsreferat over udvalgsmøder. Referat sendes til landsdelsforeningens kontor. 14 Regnskab og budget Stk. 1: Landsdelsforeningens regnskab og budget følger kalenderåret. Stk. 2: Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor samt to kritiske revisorer. Regnskabet skal i revideret stand forelægges landsdelsbestyrelsen inden årsmødet. Stk. 3: Landsdelsforeningens budgetforslag udarbejdes af landsdelsbestyrelsen efter drøftelse i idrætsforum. Budgetforslaget godkendes af årsmødet. 15 Vedtægtsændringer Stk.1: Vedtægtsændringer kan ske på et årsmøde, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer herfor. Vedtægtsændringer af 5 kræver dog 75 % stemmeflertal. Stk.2: Beslutning om sammenslutning med eller optagelse af andre organisationer skal ske efter reglerne om vedtægtsændringer. Stk.3: I sådanne tilfælde skal indgåede associeringsaftaler videreføres. 16 Opløsning Stk.1: Beslutning om opløsning af landsdelsforeningen træffes på 2 på hinanden følgende årsmøder med mindst 3 og højest 6 ugers mellemrum. Stk.2: På det første årsmøde kræver beslutningen, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer herfor. Stk.3: Ved det andet årsmøde er almindeligt stemmeflertal tilstrækkeligt til vedtagelse om opløsning. Stk.4: I tilfælde af landsdelsforeningens opløsning tilfalder dens eventuelle aktiver Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger. DGI Nordøstsjælland blev dannet 24. nov ved en sammenlægning af DGI Nordsjælland og DGI Storkøbenhavn. Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 7 af 16

8 Forventet åbningsbalance pr. 1. januar 2011 for DGI Nordøstsjælland Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 8 af 16

9 Forord DGl Storkøbenhavn og DGl Nordsjælland har besluttet at undersøge og arbejde for en ændring af den Sjællandske landsdelsstruktur. En arbejdsgruppe bestående af formænd, næstformænd og idrætschefer fra DGl Nordsjælland, DGl Storkøbenhavn, DGl Roskilde, DGl Storstrømmen og DGl Vestsjælland har sammen drøftet perspektiverne i at tilpasse landsdelstrukturen de aktuelle udfordringer, som landsdelene står over for. I den forbindelse anbefaler bestyrelserne i DGl Storkøbenhavn og DGl Nordsjælland at slå sig sammen med virkning fra 1. januar Hovedformålene er at styrke DGls position på Sjælland. Der er et potentiale for flere medlemsforeninger og flere medlemmer. Med indgåelsen af en samarbejdsaftale og overgangen til tre landsdelsforeninger på Sjælland vil man styrke kompetencerne og udnytte ressourcerne bedre både hos folkevalgte og ansatte. Alle har vist åbenhed og villighed til forandringen i processen. Det er et godt grundlag for fremtiden. Metode Der er i nærværende materiale udarbejdet en forventet åbningsbalance pr. 1. januar 2011 for den nye landsdelsforening, som bliver en realitet af sammenlægningen mellem DGl Storkøbenhavn og DGl Nordsjælland. Ledelsen i DGl Storkøbenhavn og DGl Nordsjælland har i samarbejde med DGl regnskab udarbejdet åbningsbalancen efter bedste evne. Abningsbalancens grundlag er en kendt og afstemt resultatopgørelse og balance pr. 30. september Landsdelsforeningerne har herefter udarbejdet en forventning til resultatet i 4. kvartal 2010, og på baggrund af dette har vi således estimeret såvel en resultatopgørelse som en balance pr. 31. december 2010 og herefter samlet dette til en forventet åbningsbalance pr. 1. januar 2011 indeholdende balancetal fra både DGl Storkøbenhavn og DGl Nordsjælland. Da der er tale om, at denne åbningsbalance bl.a. bygger på et gæt på landsdelsforeningernes fremtidige indtægter og omkostninger, er den naturligvis forbundet med en vis usikkerhed, men vi er overbevist om, at vii dette materiale er meget tæt på hvordan den endelige åbningsbalance vil se ud. Dette materiale er ikke revideret, men der aflægges revideret årsrapport for 2010 og abningsbalance pr. 1. januar 2011 i forbindelse med den nye landsdelsforenings årsmøde i april benhavn, den 3. november2010 So Fksen / I Form. n f. ø avn Formand for D N> dsælland /PPS Jf 0. Juhl se I ge arlshøj rætschef or DGl 5 orkøbenhavn ldr-tschef for DGl Nor sjælland e Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 9 af 16

10 Forventet åbningsbalance pr. 1. januar 2011 Aktiver DGI Storkøbenhavn DGI Nordsjælland DGI Nordøstsjælland januar 2011 Ejendomme Inventar, maskiner, IT-udstyr og biler Materielle anlægsaktiver Aktier Finansielle anlægsaktiver Anlægsaktiver Beholdninger Tilgodehavender Igangværende projekter Likvide beholdninger Omsætningsaktiver Aktiver i alt Passiver Kapital 1. januar Årets resultat Fri kapital Bunden kapital disponeret til særlige formål Egenkapital Hensættelser Langfristet gæld Igangværende aktiviteter Igangværende projekter Kortfristet gæld Passiver i alt Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 10 af 16

11 Forventet resultatopgørelse for DGI Storkøbenhavn Forventet Regnskab Budget Regnskab Indtægter Danske Spil A/S Regionale tilskud Medlemskontingent Øvrige indtægter Aktivitetsbestemte indtægter Renter Samlede indtægter Omkostninger Lederuddannelse og foreningsudvikling Kurser DGI-lederuddannelse Faglig vejledning Aktivitetsomkostninger Stævner Turneringer Lejre/skoler Øvrige aktiviteter Udvalgsarbejde Forsikring Kommunikation PR og Kommunikationsvirksomhed Mødevirksomhed Landsledelsesmøder Idrætskonferencer Årsmøde Bestyrelsesmøder og møder i idrætsforum Anden mødevirksomhed Kulturelle prioriteringer og tilskud Landsdelskontor Landsstævner Øvrige projekter/events Samarbejde/arrangementer med kommuner Administration Personaleomkostninger Administrationsomkostninger Ekstraordinære poster Ekstraordinære poster Samlede omkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Årets resultat (over/underskud) Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 11 af 16

12 Forventet balance pr. 31. december for DGI Storkøbenhavn Aktiver Forventet Inventar, maskiner, IT-udstyr og biler Materielle anlægsaktiver Aktier Finansielle anlægsaktiver Anlægsaktiver Tilgodehavender Igangværende projekter Likvide beholdninger Omsætningsaktiver Aktiver i alt Passiver Kapital 1. januar Årets resultat Fri kapital Bunden kapital disponeret til særlige formål Egenkapital Hensættelser Igangværende projekter Kortfristet gæld Passiver i alt Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 12 af 16

13 Forventet resultatopgørelse for DGI Nordsjælland Forventet Regnskab Budget Regnskab Indtægter Danske Spil A/S Regionale tilskud Medlemskontingent Øvrige indtægter Aktivitetsbestemte indtægter Renter Samlede indtægter Omkostninger Lederuddannelse og foreningsudvikling Kurser DGI-lederuddannelse Faglig vejledning Aktivitetsomkostninger Stævner Turneringer Lejre/skoler Øvrige aktiviteter Udvalgsarbejde Forsikring Kommunikation PR og Kommunikationsvirksomhed Mødevirksomhed Landsledelsesmøder Idrætskonferencer Årsmøde Bestyrelsesmøder og møder i idrætsforum Anden mødevirksomhed Kulturelle prioriteringer og tilskud Landsdelskontor Busdrift Landsstævner Øvrige projekter/events Administration Personaleomkostninger Administrationsomkostninger Ekstraordinære poster Ekstraordinære poster Samlede omkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Årets resultat (over/underskud) Til disponering: Årets resultat (over/underskud) Overført fra bunden kapital: Landsstævne Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 13 af 16

14 Forventet balance pr. 31. december for DGI Nordsjælland Aktiver Forventet Ejendomme Inventar, maskiner, IT-udstyr og biler Materielle anlægsaktiver Aktier Finansielle anlægsaktiver Anlægsaktiver Beholdninger Tilgodehavender Igangværende projekter Likvide beholdninger Omsætningsaktiver Aktiver i alt Passiver Kapital 1. januar Årets resultat Fri kapital Bunden kapital disponeret til særlige formål Egenkapital Langfristet gæld Igangværende projekter Igangværende aktiviteter Kortfristet gæld Passiver i alt Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 14 af 16

15 Forslag til kontingent for 2011 & 2012 i DGI Nordøstsjælland Grundkontingent 400 kr. pr. forening Medlemskontingent 5 kr. pr. medlem Max beløb kr. pr. forening Stiftende Årsmøde i Slangerup 24. november 2010 Side 15 af 16

16 NOTATER Forsidefoto: Thomas N. Nielsen. Layout og produktion: Kim N. Bay