Aarhus Universitet på sociale medier

Transkript

1 Aarhus Universitet på sociale medier Læsevejledning Forslag til Kommissorium for redaktionsgruppen for sociale medier beskriver redaktionsgruppens arbejde med sociale medier i AU KOM. Redaktionsgruppen har udarbejdet en strategisk ramme for AU KOM s aktiviteter på sociale medier, som udstikker kursen for gruppens arbejde. AU s #hashtag-strategi er udførligt beskrevet, da det er en ny måde at arbejde med indhold og indeksering, som har afgørende betydning for AU s muligheder for at anvende og gengive brugergenereret indhold. Sidst i dokumentet findes konkrete handleplaner og konkrete mål for hver enkelt af AU s aktiviteter på de udvalgte platforme: Facebook, Instagram, Twitter og LinkedIn. Dokumentet indeholder: 1. Forslag til kommissorium for redaktionsgruppen 2. Strategisk ramme for AU KOM s aktiviteter 3. Handleplaner for aktiviteter på SM 3.1 Handleplan for brug af hashtag 3.2 Handleplan for Facebook-aktiviteter 3.3 Handleplan for Instagram-aktiviteter 3.4 Handleplan for Twitter-aktiviteter 3.5 Handleplan for LinkedIn-aktiviteter 1

2 1. Kommissorium for redaktionsgruppen for sociale medier i AU KOM AU KOM har nedsat en redaktionsgruppe, som har til opgave at udvikle og varetage ansvaret for AU s tilstedeværelse på sociale medier. Gruppen skal desuden sætte rammen for rådgivning i brugen af sociale medier på hele AU. Redaktionsgruppens organisering Stinne Bille er koordinator for de sociale medier på AU og skal arbejde med at styrke governance af aktiviteter på tværs af AU. Arbejdet med drift og udvikling af AU s aktiviteter forankres i hele AU KOM, derfor er der nedsat en redaktion med repræsentanter fra alle 4 FO s samt Intern KOM. De 4 FO-repræsentanter (undtagen HE) og Intern KOM forventes at bruge omkring 0,1 årsværk på deres arbejde med siden. Stinne Bille forventes at bruge omkring 0,5 årsværk. Redaktionsgruppens arbejde Redaktionen har udarbejdet en strategisk ramme for AU s aktiviteter på sociale medier og handlingsplaner for hver af de prioriterede platforme. Hvis nye platforme prioriteres, skal redaktionsgruppen udarbejde rammedokumenter for arbejdet på disse platforme. Redaktionsgruppen er ansvarlig for at indsamle og bearbejde indhold til de fælles platforme samt drive det sociale netværk omkring den enkelte platform. Redaktionsgruppen afholder møde hver 14. dag, hvor ideer til indhold og temaer indsamles og planlægges. En repræsentant fra IC inviteres til fast at deltage i redaktionsmøderne for at understøtte AU s tilbud til internationale studerende og den internationale profilering. Redaktionsgruppen holder løbende, og efter behov, kontakt med andre interne interessenter, som bidrager til AU s profiler, eller som selv driver profiler, fx Alumne, Karriere og CEI. Dog indkaldes de minimum 4 gange årligt, hvor forventningerne afstemmes og overordnet planlægning koordineres; her inviteres AU Studier også. Løbende drift af AU s aktiviteter på sociale medier organiseres således at: FO er ansvarlig for at formidle egen relevant forskning via Twitter og monitorering af aktivitet i forbindelse med omtale. Ekstern KOM er overordnet tovholder og ansvarlig for koordinering og monitorering. Ekstern KOM (Stinne) er fortsat redaktør og varetager daglig drift af AU s profiler på Facebook, LinkedIn og Instagram. Der strammes op på proceduren for levering af indhold til Facebook og LinkedIn, så alle k-medarbejder trænes i at levere i et format, der passer til mediet. (kort og fængende tekst, pænt link, foto/video og hashtag). Redaktionsgruppens opgave omfatter: løbende udvikling af AU s aktiviteter på og koncepter for sociale medier. Det skal sikre relevant og aktiv tilstedeværelse. Løbende opfølgning på og analyse af aktiviteter, der kan anvendes som reference for fremtidige aktiviteter og til udvikling af best practice. at skabe overblik over og strømline AU s samlede aktiviteter på sociale medier. Formålet er at styrke AU s tilstedeværelse samt minimere ressourceforbruget. at sikre et ensartet udtryk og afsæt på tværs af platformene gennem et ensartet visuelt udtryk, skrivestil og gensidig relation mellem platforme og aktiviteter. 2

3 at udarbejde et skrifteligt dokument med handleplaner og konkrete mål, der kan fungere som ramme for hver af de aktiviteter AU KOM driver på sociale medier. daglig drift; herunder at udarbejde årshjul og indholdsplaner for hver platform med det formål at sikre kvalitet og variation i indholdet og understøtte muligheden for annoncering og boosting af indhold. koordinere annonceringsaktiviteter på de enkelte platforme. opbygge og vedligeholde manualer. 3

4 Rådgivning om brugen af de sociale medier AU KOM (redaktionsgruppen) skal opbygge en manual med best practice. Manualen skal beskrive, hvordan man som forsker eller enhed kan benytte de sociale medier til at understøtte enten den interne eller eksterne kommunikation i ens netværk. Denne manual lægges på relevante interne sider under au.dk Rådgivningspakken indeholder: Generel ramme for visuel identitet, navngivning og oprettelse af nye aktiviteter Guide til aktiviteter på Facebook Guide til aktiviteter på LinkedIn Guide til aktiviteter på Twitter Guide til aktiviteter på Instagram Redaktionsgruppen skal løbende justere ovennævnte i takt med, at indsigten i målgruppens brug af de enkelte platforme udvides. Endvidere skal redaktionsgruppen tilføje flere guides, hvis nye platforme inddrages som led i at opnå de strategiske succeskriterier. Rådgivning om brugen af sociale medier er en del af den rådgivningspakke, som vores partnere møder forskerne med. Derfor skal redaktionsgruppen støtte og vejlede partnerne i at udbrede kendskabet til AU s strategi for sociale medier og vejlede i at bruge Twitter, som er en del af AU s pressearbejde og et værktøj til målrettet forskningsformidling. Ved konkrete spørgsmål om etablering af nye aktiviteter på sociale medier henvises til Stinne Bille. Redaktionsgruppen skal arbejde på at skabe et fagligt netværk mellem ansatte, der anvender sociale medier på vegne af AU. Målet er at dele erfaringer og at holde interessenter løbende opdateret om evt. nye platforme samt at få en vurdering af, om disse kan være relevante aktiviteter for AU. 4

5 2. Strategisk ramme for AU KOM s aktiviteter Målet med AU s strategi for sociale medier er at sikre, at aktiviteter på sociale medier understøtter Aarhus Universitets strategiske mål på udvalgte punkter. AU s målgrupper er aktive på sociale medier. Platformene giver brugerne et rum til selv at formidle deres hverdag og til at indgå i dialog med AU. Samtidig åbnes mulighed for, at AU kan få indsigt i målgruppernes adfærd og interesser. Derfor er det naturligt, at AU bruger sociale medier til dialog med vores målgrupper og gennem deres egne aktiviteter viser, at AU er et åbent og imødekommende universitet, som forstår sin omverden og har indsigt i sine brugere. En stor follower-base og et stærkt engagement hos vores målgrupper er en forudsætning for at servicere AU s målgrupper på de sociale medier og for, at medierne kan udnyttes som en ressource til eksempelvis profileringsaktiviteter. AU er til stede på Facebook, Instagram, Twitter og LinkedIn; den ene platform er ikke vigtigere end den anden, men de fungerer i relation til hinanden. AU skal tilbyde den rette kombination af platforme og en kommunikationsform, der imødekommer målgruppen. Derfor er det vigtigt, at AU lytter og lærer af brugerne. Vi skal være åbne og forberedte på, at disse platforme udvikler sig løbende, og at den kommunikationsform, der fungerer i dag, måske er utidssvarende i morgen. Målgruppe for AU KOM s aktiviteter AU søger med sit brede tilbud på sociale medier at levere et målrettet tilbud til følgende prioriterede målgrupper: Facebook og Instagram: primært studerende, indirekte kommende studerend e LinkedIn: Alumner, kandidatstuderende, potentielle medarbejdere og studerende på efter- og videreuddannelse samt eksterne interessenter Twitter: Pressen og forskernetværk Bidrage til målsætninger i Aarhus Universitets strategi En målrettet indsats over for de prioriterede målgrupper på de udvalgte platforme, som er beskrevet ovenfor, vil bidrage til at nå Aarhus Universitets strategiske mål på følgende punkter: AU er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet, der skaber og deler viden Aktiviteter på sociale medier skal motivere studerende og ansatte til at identificere sig med AU og skal bidrage med indhold, som viser et attraktivt studie- og forskningsmiljø, en attraktiv arbejdsplads og et universitet, der deler viden i nichenetværk, fx via Twitter. Fokus på de samfundsmæssige udfordringer og et styrket samarbejde På Twitter og LinkedIn kan AU skabe stærke platforme for formidling af AU s budskaber og løbende kampagneaktiviteter, samt understøtte faglige interessefællesskaber. Målrettet pressearbejde via Twitter kan give direkte adgang til videnskabsjournalister globalt via målrettet brug af hashtags. Imødekomme de studerendes diversitet Gennem aktiviteter på sociale medier kan AU vise, understøtte og udvikle universitetets studiemiljø og tilbyde de studerende en platform, hvor de selv at fortælle deres historie om studielivet og indgå i dialog med AU. Stærke communities på sociale medier kan også bidrage til de studerendes oplevelse af at tilhøre et større fællesskab omkring universitetet. 5

6 Rekruttere, udvikle og fastholde fremragende forskertalenter Ved at lade ansatte fortælle deres egen historie på AU s sociale medier, kan AU præsenteres som en attraktiv arbejdsplads for forskningstalenter, men også som en interessant og udfordrende arbejdsplads for undervisere og administrativt ansatte. Styrke udbuddet af efter- og videreuddannelse Efter- og videreuddannelse kan promoveres direkte i alumnenetværket via LinkedIn. Platformen kan også danne grundlag for etablering af netværk mellem alumner og bidrage til rekruttering til AU s efter- og videreuddannelses aktiviteter. Governance af AU s aktiviteter på sociale medier AU har en lang række aktiviteter på sociale medier, som er forankret på alle dele af universitetet. For at få størst udbytte af disse aktiviteter har AU KOM udarbejdet denne ramme for navigering på sociale medier. Målet er at skabe et ensartet og genkendeligt billede af AU på tværs af sociale medier. Ved at samle og koordinere indsatsen kan vi i fællesskab udbygge AU s follower-base og engagementet på de enkelte platformes præmisser i overensstemmelse med de respektive målgruppers interesser. Etableringen af en ramme skal skabe synergi mellem de forskellige platforme. Men også skabe klarhed over hver af de enkelte platformes styrker i forhold til kommunikation til relevante målgrupper. Endvidere skal niveauet for AU s aktiviteter løftes ved at uddanne indholdsproducenter og ensarte valg af indhold, form og visuel identitet. Mål med en fælles ramme: at skabe solide platforme for relevant kommunikation til AU s forskellige målgrupper og gennem målrettede aktiviteter motivere AU s ansatte og studerende til at bidrage med at vise et attraktivt studie- og forskningsmiljø og en attraktiv arbejdsplads. at sikre sammenhæng mellem platforme og aktiviteter på tværs af AU; mellem det enkelte sociale medie og ved at skabe en tydelig relation til AU s øvrige online- og offline aktiviteter. at skabe sammenhæng i kampagneaktiviteter. at understøtte rekrutteringsindsatsen og forskningsformidlingen. Metode til indfrielse af mål: AU KOM samler koordineringen af aktiviteter på sociale medier. Aktiviteter som ikke vedligeholdes eller bidrager til, at AU s overordnede målsætning afvikles. AU KOM prioriterer sin indsats på relevante platforme, som imødekommer AU s målgrupper på deres præmisser. AU s profiler promoveres på alle relevante platforme både online og offline. Hashtag anvendes strategisk og konsistent og promoveres i alt relevant materiale, både online og offline Brugergenereret indhold promoveres og inddrages i tilrettelæggelsen af indhold på AU s digitale platforme, fx i Newsroom, på Blackboard og på studerende.au.dk AU KOM tester løbende forskellige koncepter, kommunikationsformer og indhold gennem en struktureret tilgang til de enkelte platforme og via effektanalyse af udvalgte aktiviteter. 6

7 Fokus og prioritering i 2013/14 AU KOM kan ikke være aktivt til stede på alle sociale medie-platforme. Derfor prioriteres aktiviteter, der bidrager til at opnå AU strategiske målsætninger, og som bedst muligt imødekommer AU s målgruppers forventninger og ønsker. For at kunne imødekomme de strategiske mål skal AU s aktiviteter levere et aktivt bidrag til studie og forskningsmiljø på AU. Profiler på sociale medier skal bidrage med relevante tilbud for at sikre engagement og følgere i målgruppen. AU KOM prioriterer følgende aktiviteter: 1. Hashtags anvendes i stigende grad til at indeksere indhold på tværs af platforme. Derfor arbejder AU KOM med en tværgående hashtag-strategi, som skal sikre, at vi er konsekvente og beviste i vores valg af hashtags. Derved motiveres målgruppen til at bidrage ind i den ramme, som AU sætter, ved at tagge deres eget indhold med de tags, som AU promoverer. Det betyder, at vi kan få samlinger af brugergenereret indhold, som kan anvendes på AU platforme fx studerende.au.dk. 2. AU KOM s Facebook-side retter sig mod nuværende studerende og indirekte mod kommende studerende. Sidens formål er at understøtte og vise et godt studiemiljø for på den måde at bidrage til rekruttering og fastholdelse. Facebook er den vigtigste kommunikations- og informationsplatform for studerende. Her kan AU være i direkte dialog med de studerende og skabe identifikation, involvering og oplevelsen af inklusion. Desuden har vi igennem det seneste år oplevet, at nuværende og kommende studerende bruger AU s Facebook-side som en første indgang til organisationen. Konsekvenser for FB-sider, som AU KOM er involveret i Som konsekvens af beslutningen om at prioritere én Facebook-side, skal AU KOM mindske sit engagement i ST s side. ASE s Facebookside skal desuden forsøges overdraget til instituttet/skolen. AU KOM s engagement i Studentervæksthus Aarhus Facebookside fortsætter i regi af de medarbejdere fra AU KOM, som arbejder for CEI. 3. LinkedIn er et professionelt netværk. Her kan AU profileres professionelt over for potentielle samarbejdspartnere, samt nuværende og kommende ansatte nationalt og internationalt. Konsekvenser for LinkedIn-sider, som AU KOM er involveret i AU KOM driver AU s Company Page og University Page. Det er målet for 2014 i stigende grad at involvere Viden og HR i at drifte disse platforme for at understøtte medarbejderrekruttering og employer-branding samt alumneaktiviteter, karrierevejledning for kandidatstuderende og PR for efter- og videreuddannelser. AU KOM stopper sit direkte engagement i grupper, men samarbejder med AU Alumne om deres gruppe og vejleder enheder på AU i brug af grupper fx EVU. Der arbejders målrettet på at samle alle virksomhedsprofiler associeret til AU under én, og medarbejdere opfordres til at linke deres personlige profil til AU s side, når de angiver arbejdssted. Det samme glæder for alumners uddannelsessted. 4. Instagram er som platform væsentlig anderledes end de andre sociale medier. Indholdet bygger udelukkende på en visuel oplevelse i form af billeder eller videoer. Det er en platform i kraftig vækst og benyttes især af de unge. Derfor prioriterer AU KOM platformen. Instagram tilbyder gode muligheder for direkte involvering af AU s målgrupper. AU KOM driver en profil, som benyttes til at promovere hashtags og til at promovere temaer i overensstemmelse med rekrutteringsstrategien for AU driver en aktiv profil og poster billeder af 7

8 studieliv for at opbygge et netværk omkring AU på Instagram og for at kunne invitere studerende til at bidrage til temaer, der relaterer sig til AU. 5. Twitter anvendes som ét ben i AU s pressearbejde og som en kanal for forskningsformidling. Twitter er en nichekommunikationsplatform, som dedikerede Twitter-brugere i høj grad anvender til at synliggøre/dele viden inden for afgrænsede fagområder. Twitter anvendes også til livedækning og til dialog i forbindelse med konferencer og større events. Organisering af arbejdet med Twitter AU KOM skal gøre en særlig indsats for at synliggøre enheder og forskere på Twitter. Det sker ved, at AU s officielle Twitter-konto peger på relevant indhold, men især ved at AU KOM rådgiver og faciliterer forskere og enheders brug af Twitter. Opgaven bliver i første omgang at uddanne i Twitter og opfordre til, at forskere og forskningsformidlere bruger Twitter til at indgå i faglig dialog og til at synliggøre forskning. For at kunne nå disse mål prioriterer redaktionsgruppen ikke aktiviteter på Youtube, Pinterest og Google+. Disse anses ikke for at være kritiske i arbejdet med at nå de overordnede målsætninger. Redaktionsgruppen prioriterer samarbejdet med andre enheder, som ønsker at opdyrke disse platforme. 8

9 3. Handleplaner for aktiviteter på sociale medier Redaktionsgruppen har udarbejdet handleplaner for aktiviteter på hver af de prioriterede platforme. Ved opstart af en aktivitet på sociale medier udarbejdes et skriftligt dokument, der kan fungere som rammesætning for AU s tilstedeværelse efter følgende skabelon: Skabelon for rammesætning af AU s aktiviteter på sociale medier En strategisk beskrivelse, som skal være retningen for den eksterne kommunikation herunder: Formålet med aktiviteterne på den enkelte platform Målgruppen for aktiviteterne Målbare succeskriterier for aktiviteten Samspillet/understøttelsen med AU s øvrige aktiviteter på sociale medier En redaktionel beskrivelse, så der er en klar retning af de enkelte platformes tilgang herunder: Den redaktionelle linje Udarbejdelse af løbende aktivitetskalender Beskrivelse af forventet ressourceforbrug Orienter dig i listen over AU s profiler på sociale medier og vurder om en eksisterende profil kan opfylde din målsætning. Derved kan en eksisterende follower-base udnyttes i stedet for at bygge en ny fra bunden. Redaktionsgruppens organisering i 2013/14 Redaktionsgruppen afholder møde hver 14. dag, hvor ideer til indhold indsamles og planlægges. Daglig indholdsproduktion til de enkelte platforme fordeles mellem de tre (HE undtaget), FO og BO, således at der altid er to personer med ansvar for den enkelte platform. Derved sikres faglig sparring og sårbarheden mindskes i forhold til den daglige indholdsproduktion og moderationer. 9

10 3.1 Handleplan for brug af hashtags AU s brug af hashtags er udførligt beskrevet, da det er en ny måde at arbejde med indhold og indeksering, som har afgørende betydning for AU s muligheder for at anvende og gengive brugergenereret indhold. Kort om hashtags: Hashtags anvendes på Instagram, Twitter og Facebook som en måde at indeksere og kategorisere indhold. Brugere, der ønsker at se indhold i en bestemt kategori, søger på hashtags. Et hashtag er dette symbol (#), der sættes foran et emneord/søgestreng fx #aarhusuniversitet. Derved omdannes teksten til et link, som leder til et søgeresultat med andet indhold i samme kategori. Formål med en strategi for # Sikre at målgruppen er bekendt med, hvilke hashtags AU anvender At motivere målgruppen til at bidrage ind i den ramme AU sætter ved at tagge eget indhold med de samme hashtags, som AU anvender. At generere indhold relateret til AU s aktiviteter. At åbne mulighed for, at generere feeds af relevant brugergenereret indhold, som kan anvendes på AU s platforme fx studerende.au.dk. Metode 1. AU KOM skal være strategiske i valg af hashtags: så de understøtter aktuelle aktiviteter navngives så de giver mening og er lette at huske i kontekst (for at de er lette for målgruppen at genanvende i konkrete situationer) kritisk vurdering af, om vi skal bruge egne tags eller gå med på tags, som er udbredt i forvejen for eksempel #kapsejlads vs. #AUstudiestart. 2. Konsekvent brug af de samme tags på tværs af platforme på indhold inden for samme kategori på alle indlæg. 3. Inddragelse af hashtag-strategi ved start af medieplanlægning. 4. Genbrug af samme tag ved årligt tilbagevendende begivenheder 5. Eksponering af indhold under udvalgte hashtags på AU s medier, fx feed på studerende.au.dk og AU s Facebook side. AU tags vs. andres tags Hashtags defineres og bruges efter behov og afhængig af kontekst. Hvis hashtaget har udbredt anvendelse i målgruppen, anvender AU samme tag til omtale af aktiviteter fx #storfredag, som er udbredt brugt i forbindelse med idrætsdag og Danmarks største fredagsbar. Når AU igangsætter aktiviteter og ønsker at differentiere sig fra andet indhold i kategorien defineres et tag, som målrettet promoveres fx #austudiestart omkring studiestart. 10

11 3.2 Handleplan for Facebook aktiviteter AU KOM driver en Facebook-side, der dækker hele Aarhus Universitet. Udenlandske studerende henvises til International Centers engelsksprogede side. Enheder og institutter på AU kan have Facebook-sider, som drives lokalt, det samme gælder for CEI og Alumne. Målgruppe for siden Målgruppen er nuværende danske studerende. Der kommunikeres ikke direkte til kommende studerende, men de er en indirekte målgruppe, der kan få en oplevelse af studielivet på AU gennem siden. Formål for den danske Facebook-side AU s Facebook-side tilbyder et digitalt univers, som forbinder AU med de studerende på de studerendes præmisser. Siden skal vise og understøtte det gode studiemiljø på AU og bidrage til en positiv oplevelse af at være studerende på AU. Gennem et miks af relevant og underholdende indhold skal siden bidrage til at vise AU som et moderne, dynamisk og inkluderende universitet, der forstår de studerendes virkelighed, og som ønsker at inddrage dem og indgå i dialog med dem. Siden skal servicere og støtte aktive studerende, informere om relevante aktiviteter, formidle studieprojekter, tilbyde hjælp og være en indgang til AU for nuværende og kommende studerende. Facebook-siden vil endvidere fungere som et unikt rekrutteringsværktøj, der giver kommende studerende indblik i studiemiljøet på AU. I tilfælde af kriser skal siden være et stærkt kontaktpunkt direkte til de studerende. Indhold på siden Siden fokuserer på studielivet såvel de sociale som de faglige dele af studielivet. Siden henviser til og minder om praktisk information om studier, tilmeldingsfrister ol.. Men Facebook anvendes aldrig som eneste kanal for udbredelse af vigtige budskaber. Siden skal indeholde relevante informationer for studerende og inspiration til et godt studieliv i Aarhus. Som udgangspunkt er der tre typer af indhold: 1. Større events for studerende på hele AU 2. Indhold fra hovedområder, som studerende på hele AU kan hente inspiration fra, lære eller underholdes af. Fx studenterarrangementer, studerendes projekter og videoer lavet af studerende. 3. Generelt fagligt indhold, fx studieteknik, vejledning, studiestart og dimissioner. Indholdet skal dels være fagligt og socialt relevant for målgruppen, og dels skal det formidles på en engagerende måde, der sikrer, at indholdet får plads i nyhedsstrømmen hos et stort antal brugere. Det engagerende indhold er en systemisk betingelse for at bruge Facebook, fordi netværkets algoritme af sig selv giver flest visninger (størst reach ) til opslag, der opnår mest interaktion. Derfor balancer vi på AU s Facebook-side mellem indhold, der skaber interaktion med brugerne (fx billeder fra Universitetsparken, spørgsmål og konkurrencer), og vigtigt indhold for brugerne som de typisk ikke vil interagere så meget med (som fx opslag fra Studiemetro, påmindelser om eksamen). 11

12 Målbare succeskriterier 1. At fortsætte den flotte udvikling så vi i 2014 når followers, og at minimum 2/3 af den nye årgang studiestartere i august 2014 følger AU s Facebook side. Fokus på relevant fagligt indhold og indhold af social karakter, som motiverer de studerende til at interagere med AU Kontinuerlig annoncering på Facebook og promovering af indhold Links til AU s Facebook-side på alle andre platforme, der kommunikerer med de studerende 2. Engagement, 1 % af alle opslag Materiale der har stor gennemslagskraft, og som honorerer mediets formkrav til blandt andet visualisering Eksperimentvillighed og løbende opsamling af erfaringer med, hvad der virker på målgruppen Større inddragelse af de studerende på siden gerne ved at lade dem anbefale eller bringe faste indlæg 3. Understøttelse og eksekvering af rekrutteringsstrategi Studerende der igennem deling og interaktion får lov til at vise udklip fra hele deres studieliv. Udklip, der vil fungere som en håndholdt og indirekte formidling til interesserede, kommende studerende. Redaktionel linje Siden skal fokusere på, hvad der er interessant for aktive studerende. Indhold målrettes de studerende, der som målgruppen er fortrolige med og bruger sociale medier i deres hverdag. Kommunikationen skal fungere som en naturlig forlængelse af aktiviteter i de studerendes dagligdag og skal være den hjælpende hånd, der kan give et bedre studieliv. Derfor kan det være relevant at oprette fx byttebørs, boligudlejning og andre temaer, som inddrager de studerende, og som synliggør, at AU forstår og gerne vil være en del af de studerendes hverdag. For at siden kan understøtte dialog mellem AU og studerende, tilstræbes det at svare på alle relevante spørgsmål fra studerende på siden og gerne så generelt, at flere kan bruge svarene til noget. Gerne personlig afsender i direkte beskeder. AU Studier besvarer spørgsmål relateret til vejledning og formalia. Relevante opslag deles så vidt muligt med International Centers Facebook-side, så de internationale studerende også kan deltage i samtalen. Drift og indfrielse af sidens succeskriterier Siden drives ud fra en aktivitetsplan udarbejdet på månedsbasis, som giver overblik over de enkelte posts, hvilke typer af indhold, og hvilke temaer, der skal bringes. Aktivitetsplanen skal sikre, at sidens indhold kan indfri målsætninger for AU på Facebook, og den vil fungere som værktøj til at strukturere sidens indhold, optimere tidsforbruget, og til at give alle interessenter et overblik over og en forståelse for, hvordan der arbejdes. Facebook-siden promoveres på AU s andre kontaktpunkter med studerende og kommende studerende (hjemmesiden, konferencer, kampagner), for at støtte rekrutteringsaktiviteter og sluse potentielle likers ind på AU Facebook. 12

13 3.3 Handleplan for Instagram aktiviteter AU KOM driver profilen I særlige tilfælde kan det overvejes at oprette særskilte profiler til aktiviteter. Kort intro til Instagram Instagram er en visuel applikation, der tillader brugere at dele billeder og videoer og kommentere på hinandens indhold. Instagram er en af de hurtigst voksende applikationer i AU målgruppe, og indhold fra Instagram kan integreres med andre sociale medier som Facebook og Twitter. På Instagram anvendes #hashtags til at kategorisere og emneopdele indhold. Brugerne navigerer ved enten at søge på en bruger eller på hashtags. Det er muligt at følge andre brugere, så deres billeder leveres i et nyhedsfeed. Formål for AU s profil AU er på Instagram for at understøtte dialogen med de studerende og vise billeder fra hverdagen og fra begivenheder på AU. Profilen bruges også til at promovere hashtags, som de studerende kan bidrage til med billeder på deres egne profiler, der giver indtryk af studielivet på AU. Når mange studerende bidrager med billeder til ét samlet #hashtag, er det på en simpel måde muligt for AU KOM at videreformidle et divergerende indtryk af et fælles studieliv på AU igennem de studerendes egne, håndholdte billeder. Profilen bruges også til at dække begivenheder som eksempelvis kapsejladsen eller bodychrashing på ST. Her bliver billederne brugt til at fortælle historier og give glimt af begivenhederne ofte via et andet socialt medie som Facebook, Twitter eller Storify. Målgruppen for AU s profil Den primære målgruppe for AU s profil på Instagram er studerende. Sekundære målgrupper er potentielle studerende, ansatte og andre med interesse for livet på AU. Instagram er udbredt blandt studerende og bruges som et on the go medie, som dokumenterer deres dagligdag. Målbare succeskriterier følgere ved udgangen af 2014 minimum 20 likes på hvert billede, som AU poster udbredt brug af AU s #hashtags i vores målgruppen. Ingen af vores kampagner må have mindre end 200 billeder. Redaktionel linje AU har en profil, som målgruppen kan følge. Billeder, der postes på denne side, tagges altid i overensstemmelse med AU hashtag-strategien, så de understøtter aktuelle aktiviteter. Hashtags skal være relevante og interessante, give mening for brugerne og afspejle det uploadede billede/video. AU KOM er ansvarlig for løbende at uploade billeder, da det er med til at aktualisere AU s hashtags i målgruppens bevidsthed. Relevante hashtags anvendes på alle billeder, så målgruppen motiveres til at anvende og bidrage til samme hashtag, når de uploader deres egne billeder. Billederne skal være autentiske frem for professionelle og blankpolerede. Når vi selv poster billeder, skal de være få og gode til at skabe engagement og få profilens følgere til selv at poste billeder i samme format. Billeder udvælges med omhu og begrænses i antal, så de ikke får karakter af spam i følgernes nyhedsfeeds. 13

14 3.4 Handleplan for Twitter aktiviteter AU KOM driver som skal dække hele Aarhus Universitet. Desuden rådgiver og faciliterer AU KOM forskeres og enheders brug af Twitter. Disse profiler drives selvstændige og administreres lokalt. Formål med AU s Twitter-profil Ved at byde ind i samtalen på det sociale mikroblogging-univers Twitter kan Aarhus Universitet pleje samfundets forståelse for og interesse i bestemte, nicheprægede områder af forskningen. Det vil styrke AU s profil som en faglig frontløber, der ønsker at dele sin forskning med omverdenen, kommunikere med samfundet og sætte forskningsbaseret viden på dagsordenen. er et ben i AU s pressearbejde. Twitter anvendes af journalister til research og kan med fordel være et sted at placere nyhedsindhold i supplement til det øvrige pressearbejde på AU. Twitter skal være en nem indgang for journalister, hvor de kan finde AU forskningsnyheder sat i sammenhæng med aktuelle emner og hashtags. Profilen benyttes primært til at udsende journalistisk udvalgte forskningshistorier, aggregere et community med interesse for forskningens samfundskonsekvenser og placere AU s indhold, hvor der vil være interesse for det. Det gøres ved at henlede interessen på relevante posts om forskningsresultater og -aktiviteter samt at oprette relevante lister over forskere, der tweeter om et aktuelt emne. Forskernes egne profiler er derimod stedet, hvor diskussionerne om forskningsresultater og formidlingen foregår. Her kan forskere efter interesse deltage i aktuelle, til tider endog meget nørdede samtaler, hvor der er et fællesskab om at inspirere, undersøge og tale vidensdrevet bruges desuden som kommunikationskanal til store aktuelle AU begivenheder og aktiviteter på AU, som har interesse for omverdenen. Det gælder forskningskonferencer men også kriser, hvor vi har behov for hurtigt at få information meget langt ud. Målgruppe Profilen vil primært henvende sig til journalister, forskningsinteresserede og forskere med interesse for indhold, der er fagligt, eller som har en nyhedsværdi med udgangspunkt i ny forskning. Da søgemønstrene på Twitter primært er orienteret efter hashtags, er AU profilen i egentlig forstand ikke begrænset i målgrupper, men målgruppen vil i stedet være afhængig af hvilket hashtag, der vælges i det enkelte tweet. Mål 1. AU s forskning er bredt repræsenteret på Twitter Udvalgte forskningsresultater lægges på Twitter Pressemedarbejdere trænes i at identificere historier og målrette #tags. 2. Følgerbasen udbygges kontinuerligt, så profilen kan kommunikere ind i et sammenhængende og tilbagevendende netværk af tweeps Relevante tweets, retweets og likes Relevante profiler nævnes, og der peges videre til forskningshistorier, som de vil finde relevante 14

15 3. Udvalgte AU events og -aktiviteter dækkes live på Twitter, og dialogen på Twitter skal bidrage til den fysiske event Twitter inddrages som medspiller i planlægning Live-reportere trænes i at invitere til dialog Redaktionel linje Læsningen på Twitter foregår både via den direkte nyhedsstrøm og via interesse-lister, søgninger på hashtags, personer og emner, der er meget omtalte, retweets og mentions. Derfor er antallet af followers ikke noget direkte mål for profilens gennemslagskraft, og frem for at få jagte followers, koncentrerer vi arbejdet om, at AU s indhold får et liv i de rigtige samtaler på mediet. Det gør vi ved at opretholde et community omkring profilen, der er interesserede i at interagere med vores indhold, og ved at identificere og bruge de rigtige hashtags, når vi tweeter AU indhold ud. Frekvensen af tweets kan variere efter, hvornår der er relevant indhold. Som udgangspunkt bringer profilen tre typer af indhold: 1. Nye forskningsresultater; både de store, og de nicheprægede. Det afgørende er, at de tagges rigtigt, så brugerne finder dem i deres søgeresultater. 2. Store events på AU, der har samfundets interesse 3. Presserende nyheder om AU (fx kriser) Ved events og konferencer vil der være mere aktivitet på profilen end i hverdagen, hvor der kun postes, når AU har forskningsresultater eller større nyheder, der har offentlighedens interesse. I forbindelse med events og konferencer kan aktivitetsniveauet øges på Twitter ved at promovere relevante hashtags op til begivenheden og live-tweetes, hvor det er relevant. Tweets skal være baseret på målrettede hashtags og adskilt, emneinddelt indhold, stilen er på forkant, levende, personligt, engagerende og vidende og sit stofområde. Den tweetende redaktør har selv ansvaret for at monitorere respons og opfølgning herpå. Rådgivning Twitter skal tænkes som en mulig og relevant kanal i forbindelse med pressearbejdet i AU KOM med særligt fokus på forskningsformidlingen. Det betyder, at pressemedarbejdere og andre, der arbejder med at synliggøre forskningsformidlingen, skal oplæres i at spotte historier, der er relevante på Twitter og i systematisk at bruge kanalen. Derudover skal kommunikationspartnerne i AU KOM klædes på til at rådgive institutter og forskere om Twitter som en mulig kanal til at føre inspirerende og vidensdrevne diskussioner. En Twitter-konto giver en forsker mulighed for at give sin forskning en mere håndholdt, personlig og aktuel formidling. Her behandles Twitter som en mulig kanal på linje med den øvrige kommunikationsrådgivning. 15

16 3.5 Handleplan for LinkedIn aktiviteter LinkedIn er det største sociale medie for professionelle. LinkedIn s styrke ligger inden for tre områder: 1) Rekruttering af nye medarbejdere, 2) promovering af AU karrierefremmende aktiviteter og 3) profilering af AU s dimittender over for potentielle arbejdsgivere. AU KOM driver og udvikler AU s virksomhedsprofil Aarhus University og AU s University Page. AU Alumne driver Aarhus University Alumni gruppen. AU s profiler står ikke alene, men skal kun ses som centre i det net, som de udgør sammen med alle de medarbejderes og alumners profiler, der er knyttet til AU profilen. Rådgivning Enheder og fag kan oprette grupper. Grupperne kan være en god måde at skabe netværk mellem mindre grupper af interessenter. AU KOM driver ikke grupper, men tilbyder vejledning i oprettese og udarbejdelse af rammere for den enkelte aktivitet. Formålsbeskrivelse for AU Corporate Profile AU s virksomhedsprofil skal skabe et professionelt netværk, hvor AU faciliterer relevant og fagligt indhold, som har interesse nationalt og internationalt. Profilen er AU s CV og skal være med til at understøtte medarbejderrekruttering og rekruttering til forskeruddannelser. Når ansatte linker til deres personlige profil til AU s side, får de en attraktiv partner og knytter sig til et attraktivt netværk. Og når eksterne interessenter linker til AU s side, knytter de sig også til et attraktivt netværk og får et indblik i de eksterne aktiviteter, som AU afholder. Omvendt bliver AU stærkere på LinkedIn af netværket og får mulighed for at bruge eksterne interessenter, alumner og ansatte som ambassadører for AU som uddannelsesinstitution, arbejdsplads og samarbejdspartner. Et etableret professionelt netværk kan blive en ramme, hvor det giver mening at gøre opmærksom på og reklamere for efter- og videreuddannelser. Målgruppen Nuværende og fremtidige ansatte, alumner, samarbejdspartnere. Redaktionel linje Linjen er professionel og seriøs. Indholdet baseres på positive historier om AU, nyheder, forskningsformidling samt karrierestøttende aktiviteter i form af gode råd og link til aktiviteter. Målbare succeskriterier followers inden 1. januar 2015 At ansatte angiver AU som arbejdsgiver At der linkes til profilen fra relevante platforme Stillingsopslag deles på profilen Der kommunikeres på engelsk 2. Engagement 1 2 % Indhold, der deles på siden, er af professionel karakter 16

17 Månedlig aktivitetsplan Erfaringsopbygning af, hvad der virker i den daglige drift 3. Samling af alle institutioner under AU (fx ASB og DPU). Dialog med LinkedIn Vejledning af ansatte i opdatering af personlig profil Formålsbeskrivelse for AU University Page Siden har til formål at dyrke alumner og studerende som ambassadører for AU som uddannelsesinstitution. Desuden kan siden bruges til at skabe PR om AU s efter- og videreuddannelser samt at støtte dimittender i jobsøgning ved at placere dem i et netværk af alumner. Det indhold, der er relevant til disse formål, vil tegne AU som et erhvervsrettet universitet. Målgruppe Kandidater og alumner. Sekundært potentielle studerende på efter- og videreuddannelser, og på kandidat- og bachelorniveau. Redaktionel linje Linjen er professionel og seriøs samtidig familiær og indsigtsfuld, fordi målgruppen er egne studerende og alumner. Indholdet er positive historier om AU, større nyheder i målgruppen med særlige AU-vinkler og andre karrierestøttende aktiviteter. Målbare succeskriterier 1. Samling af alle institutioner under AU (lukning af fx ASB og DPU) Dialog med LinkedIn Vejledning af ansatte i opdatering af personlig profil. 2. Engagement 1 2 % Indholdet af professionel karakter Månedlig aktivitetsplan Erfaringsopbygning af, hvad der virker i den daglige drift Drift af AU s aktiviteter på LinkedIn og indfrielse af mål Det arbejdes på to planer med LinkedIn I første omgang er der en praktisk og tekniske opgave med at få samlet de mange forskellige sider, som relaterer til AU under AU virksomhedsprofil og University Page. Desuden skal medarbejdere påvirkes til at linke deres personlige profil til AU s sider, og der skal ryddes op i sider, som AU ikke ønsker association med og lukkes aktiviteter på LinkedIN, som ikke vedligeholdes. På længere sigt foreligger et kontinuerligt arbejde med at udvikle og kvalitetssikre indhold på AU s profiler. 17