Bevillingsaftale for bevilling 12 Kommunale ejendomme

Transkript

1

2 Bevillingsaftale Bevillingsaftale for bevilling 12 Kommunale ejendomme Bevillingsaftalen er indgået mellem Økonomiudvalget og Ejendomschefen for bevilling 12 Kommunale ejendomme. Aftalen er et-årig, dog kan der være tale om flerårige mål. Bevillingsaftalens mål baseres på Byrådets seks overordnede politiske mål for budget : Bæredygtig økonomi Tage hånd om de mest sårbare Sundhedsfremme og forebyggelse Attraktiv kommune Bæredygtig miljø- og klimaindsats Fagligt bæredygtige miljøer Målene for bevilling 12 Kommunale ejendomme skal ligeledes understøtte Økonomiudvalgets mission og vision. Mission Økonomiudvalgets mission er gennem overblik og sammenhæng at sætte rammer for drift og udvikling. Vision Økonomiudvalgets vision er at sikre et bæredygtigt fundament for Silkeborg Kommune, der understøtter service, udvikling og trivsel. I handlingerne udvises tillid, respekt og mod. Mål for bevilling 12 Kommunale ejendomme. På de følgende sider fremgår målene for bevilling 12 Kommunale ejendomme, der skal være medvirkende til at opfylde Byrådets seks overordnede politiske mål. Målene i bevillingsaftalen afspejler udvalgets prioritering af Byrådets seks overordnede mål. Mål, der skal indgå i Byrådets kvalitetskontrakt, er angivet med (K). Mål Handlinger Succeskriterium Effektivisering og professionalisering af fælles ejendomsdrift i Silkeborg Kommune ved at ensrette og systematisere arbejdsgange. Ved implementering af digitale styringsværktøjer (fra leverandørerne Pancomp og Digital Bygnings Data). Styringsværktøjerne indeholder: a) ordre- og tidsregistrering, b) vedligeholdelsessystem c) energisystem d) tegningsoversigter Implementering af digitale styringsværktøjer skal mindske tid til administration og dermed understøtter kerneopgaven. Endvidere styrke den driftsmæssige ledelse. At styringsværktøjerne er implementeret. Overdragelsesproces for ejendomsdrift i Handicap og Psykiatri igangsættes. Ejendomsdriften i Handicap og Psykiatri overdrages til Ejendomme

3 Bevillingsaftale Beregning af nøgletal for hvert driftsområde. Nøgletal foreligger. Forenkling af arbejdsgange i Rengøring Forsøg med ny teknologi som vaske- og støvsugerrobotter. Pilotprojekter er igangsat. Dialogbaseret Rengøring implementeres i de institutioner hvor Ejendomme varetager rengøringen. At implementere Dialogbaseret Rengøring I samarbejde med institutionerne. Styrke dialogen mellem den enkelte institution og Rengøring. Iværksætte initiativer, som understøtter forandringsprocessen. I er Dialogbaseret Rengøring implementeret i 80 % af de institutioner hvor Ejendomme varetager rengøringen. Ejendomme sigter i mod at fastholde målsætningen på 2% reduktion af CO2-udledningen fra driften af Silkeborg Kommunes ejendomme. Løbende forbedringer af energistyringen. Implementering af energibesparende projekter. En opnået reduktion på 2% af CO2-udledningen fra driften af Silkeborg Kommunes ejendomme.

4 Bevillingsaftale Forudsætninger Bevillingsaftalen har til formål: at fastlægge hvordan udvalget konkretiserer Byrådets mål, som de fremgår af Oplæg til målaftale. at synliggøre fokusområder inden for fagområdet. at angive mål til Byrådets kvalitetskontrakt. at præcisere, hvilke politiske forventninger, der samlet set er til den service, der skal ydes indenfor de givne økonomiske rammer. 1. Økonomisk oversigt Nedenstående er en økonomisk oversigt for bevillingen. Ønskes mere detaljerede oplysninger om økonomiske baggrundsvariable, henvises til budgetforudsætningerne for bevillingen. Netto 1000 kr. i prisniveau Fælles Ejendomsdrift Byfornyelse Driftssikring af boligbyggeri Ældreboliger I alt Anlæg 2. Aktuelle udfordringer Med realiseringen af Fælles Ejendomsdrift i Silkeborg Kommune er kulturforandring et vilkår, som samtidig fordrer, at vi gør mange ting på nye måder både i egen organisation og i hele Silkeborg Kommune. 2.1 Forenkling og ensretning Centralisering af ejendomsdriften i Silkeborg Kommune har medført et behov for ensretning og forenkling, idet mange arbejdsgange ved sammenlægningen har været meget forskellige. Der er behov for initiativer, som trimmer og forbedre de interne arbejdsrutiner. Endvidere behov for at indføre nye digitale styringsværktøjer, som giver overblik og optimerer opgaveløsningen for derved at frigøre ressourcer. 2.2 Økonomi For at skabe gennemsigtighed i forhold til udgifter er der behov for nøgletal, som fortæller, hvad en kvadratmeter koster. Idet driftsområderne er meget forskellige, er det nødvendigt at udarbejde nøgletal for hvert driftsområde. Nøgletal skal danne grundlag for benchmarking og være med til at kvalificere økonomiske analyser. Endvidere er der behov for nøgletal til beregning af ny kvadratmeterpris i tilfælde af ændringer i antallet af kvadratmeter - reduktion eller forøgelse. 3. Beskrivelse af serviceniveau Med indførelsen af Fælles Ejendomsdrift har Ejendomme overtaget 65 institutioner, som ikke tidligere har haft tilknyttet teknisk servicepersonale. I Ejendomme sikrer vi, at alle institutioner får den rigtige service til den rigtige tid. Det betyder, at der vil ske en harmonisering af serviceniveauet, hvorfor nogle institutioner vil opleve lavere serviceniveau.

5 Bevillingsaftale 3.1 Service Level Agreement (SLA) Formålet med en Service Level Agreement er, at sikre forventningsafstemning for samarbejdet mellem driftsafdelingen og Ejendomme. Aftalen fastlægger serviceniveau, roller og ansvar samt procedurer for samarbejdet. Endvidere har den til formål at sikre et konstruktivt grundlag for samarbejde så begge parter oplever det som gensidigt forpligtende. Service Level Agreement beskriver de vilkår og betingelser, hvorunder Ejendomme yder service til driftsafdelingerne i Silkeborg Kommune. 3.2 Plejeplaner Ejendomme har i samarbejde med Entreprenørgården udarbejdet plejeplaner for grønne arealer med tre forskellige serviceniveauer. Plejeplanerne henvender sig til: 1. skoler og SFO, 2. børnehaver og integrerede institutioner samt 3. plejecentre. Plejeplanerne er tilpasset det enkelte driftsområde. 3.3 Planlagt indvendig vedligeholdelse Ejendomme sætter fokus på løbende indvendig vedligeholdelses af Kommunens ejendomme. Vedligeholdelsen sættes i system således, at den sker i en prioriteret rækkefølge med udgangspunkt i en bygningsfaglig vurdering. 3.4 Digitalisering I Ejendomme satser vi på digitale medier. Institutioner henvender sig til Teknisk Service via et webbaseret system, som kan tilgås fra iphone, ipad og PC. Alle medarbejdere benytter en iphone og modtager, direkte on-the-spot, de opgaver, som institutionerne ønsker udført. Opgaverne bliver løst i prioriteret rækkefølge. 3.5 Zoomin På Zoomin har Ejendomme flere faner: Fælles Ejendomsdrift, forsikring og risikostyring, Teknisk Service hjælp, hvor institutionerne kan søge informationer og svar på eventuelle spørgsmål. 4. Opfølgning på mål og budget Der følges op på ovenstående mål og budget i forbindelse med de større årlige budget- og målopfølgninger, der gennemføres ultimo januar (status på det forgangne år), marts, juni og oktober. Der kan derudover forekomme ad-hoc opfølgninger efter behov. Målene kan ved budgetopfølgningerne justeres som følge af lovændringer eller beslutninger, ændrede rammebetingelser mv. I denne forbindelse sikres sammenhæng mellem de justerede mål og budgettet. Ved budgetoverskridelser iværksættes korrigerende handlinger, således årets budget overholdes.

6 BUDGETFORUDSÆTNINGER Bevilling 12 Kommunale ejendomme Bevilling 12 Kommunale ejendomme, er ansvarlig for ejendomsdriften af størstedelen af Silkeborg Kommunes ejendomme. Ejendommes opgave er at danne rammerne for driftsområdernes kerneopgaver, og derved give medarbejdere i Silkeborg Kommunes ejendomme de bedst mulige betingelser for at udføre de daglige arbejdsopgaver. I budget er der indarbejdet en samlet rammebesparelse på 8,7 mio. kr. De 5,3 mio. kr. vedrører besparelsen fra 2012, og de resterende 3,4 mio. kr. vedrører effektiviseringskravet på 2 % i. Fælles Ejendomsdrift kr. * -priser 2012 Netto * Bevillingsflytninger til budgetopfølgning pr. 31. oktober 2011 (netto t.kr.) og pr. 31. marts 2012 (netto 209 t.kr.) er ikke indeholdt. Ovenstående angiver budget til drift og vedligeholdelse af størstedelen af Silkeborg Kommunes ejendomme. for Fælles Ejendomsdrift fordeles ud på driftsområderne, som følger: Driftsområde kr. -priser Kommunale ejendomme* Brand og redning Kultur og Fritid Skoler Børn og Familie Social Service Handicap Ældreområdet I alt * Kommunale ejendomme og arealer ejet af Økonomiudvalget. Bevilling 12 Kommunale ejendomme, dækker over to centrale driftsenheder: Rengøring Teknisk Service Rengøring Rengøring er inddelt i fem geografiske områder; Nord, Syd, Øst, Vest og Centrum. Hvert område ledes af en serviceleder. Servicelederen har personaleansvar og kontakt til arbejdsstedet. Rengøring er i budgetteret med i alt 166 fuldtidsstillinger, heraf 156 rengøringsassistenter, en sektionsleder, fem serviceledere, en driftstræner og tre administrativmedarbejdere. Lønbudgettet er budgetlagt med udgangspunkt i input fra SD-Løn. Personaleforsikringer indeholder udgifter til arbejdsulykke forsikring, ansvarsforsikring og erhvervssygdomsforsikring. Satserne er fastlagt centralt. Kurser, telefon, tjenestekørsel og beklædning er budgetteret med udgangspunkt i budget 2012 PL-fremskrevet.

7 BUDGETFORUDSÆTNINGER Bevilling 12 Kommunale ejendomme Udover personale relateret omkostninger er der på driftsenheden afsat midler til: Kontorhold, administrationsbidrag, husleje, teknologileje, møder og rejser Drift og vedligehold af maskiner. Drift og vedligehold af 17 biler 3,8 mio. kr. til indkøb af rengøringsmidler mv. 2,4 mio. kr. til nyanskaffelser. Timesatsen for Rengøring indeholder ovenstående elementer, og er i budgetteret til 244 kr./time. Rengøring leverer hovedsagelig ydelser til ejendomme beliggende på bevilling 12 Kommunale ejendomme (54,8 mio.kr.), men leverer også ydelser til ejendomme udenfor bevillingen (2,6 mio.kr.). Teknisk Service Teknisk Service er inddelt i tre geografiske områder; Nord, Syd og Øst. Hvert område ledes af en områdeleder, som har personaleansvaret for 3-4 teams á ni medarbejdere. Hvert team har en teamkoordinator til at koordinere opgaverne. Teknisk Service er i budgetteret med i alt 84,37 fuldtidsstillinger, heraf 79,37 teknisk servicemedarbejdere, en sektionsleder, tre områdeledere og en administrativmedarbejder. Lønbudgettet er budgetlagt med udgangspunkt i input fra SD-Løn. Personaleforsikringer indeholder udgifter til arbejdsulykke forsikring, ansvarsforsikring og erhvervssygdomsforsikring. Satserne er fastlagt centralt. Kurser: Telefon: Tjenestekørsel: Beklædning: Kursusudgifter til administrativt personale Mobil kr. pr. medarbejder og Afaria 600 kr. pr medarbejder km. pr. fuldtidsansat. Arbejdstøj kr. pr. medarbejder og sikkerhedssko 800 kr. pr. medarbejder. Udover personale relateret omkostninger er der på driftsenheden afsat midler til: Kontorhold, teknologileje, møder og rejser Drift og vedligehold af maskiner. Drift og vedligehold af 12 biler kr. pr. team til små indkøb, såsom søm, skruer, værktøj m.v. Timesatsen for Teknisk Service indeholder ovenstående elementer, og er i budgetteret til 313 kr./time. (Timepris 258 kr./time og overhead 55 kr./time). Teknisk Service leverer hovedsagelig ydelser til ejendomme beliggende på bevilling 12 Kommunale ejendomme (28,9 mio. kr.), men leverer også ydelser udenfor bevillingen (4,5 mio. kr.). Bygningsudgifter Udgifter til service, drift og vedligeholdelse af bygningsmassen er budgetteret, som angivet nedenfor: Indvendig vedligeholdelse Teknisk service står for de forbyggende indvendige vedligeholdelsesopgaver. Ved forebyggende vedligeholdelsesopgaver forstås, de opgaver, som gennemføres inden der opstår skader. Teknisk Service står endvidere for akutte vedligeholdelsesopgaver som for eksempel pludselige nedbrud af tekniske installationer, storm- og vandskader, hærværks- og indbrudsskader med videre. Disse skader skal udbedres straks for at begrænse yderligere skader på bygningerne.

8 BUDGETFORUDSÆTNINGER Bevilling 12 Kommunale ejendomme består af to dele: Udgifter til Teknisk Service timer Udgifter til materialeindkøb, afregning af eksterne ydelser fx håndværker, samt serviceaftaler fx elevatoreftersyn og Brand & Redning. Klimaskærm I budget er der ikke afsat midler til klimaskærm i driftsbudgettet. Dette skyldes, at udgifter til vedligeholdelse af klimaskærm er budgetteret på anlæg. Udenomsarealer Ejendomme har i samarbejde med Entreprenørgården udarbejdet tre plejeplaner for pleje og vedligehold af de grønne arealer. Der er en plejeplan for henholdsvis 1) skoler og SFO, 2) børnehaver og integrerede institutioner og 3) plejecentre. Plejeplanerne er tilpasset det enkelte driftsområde og er udarbejdet med forskellige serviceniveauer. er udarbejdet med udgangspunkt i et tilbud fra Entreprenørgården for Tilbuddet for pleje og vedligehold af de grønne arealer er udarbejdet i henhold til de aftalte plejeplaner. Vinterbekæmpelse er budgetteret i puljer fordelt på de forskellige driftsområder. til vinterbekæmpelse bygger på en opgørelse fra Entreprenørgården baseret på de seneste tre år. Puljerne til vinterbekæmpelse fordeler sig således: Driftsområde kr. -priser Skoler og SFO 350 Børnehaver og Integrerede institutioner 200 Kommunale ejendomme 90 Plejecentre og ældreinstitutioner 50 Idrætsfaciliteter 50 Rengøring Rengøring varetager rengøringsopgaver i størstedelen af Silkeborg Kommunes ejendomme. Rengøringsbudgettet for er udarbejdet med udgangspunkt i Rengørings beregnede kontraktsum i 2012 PL-fremskrevet, og budgetlagt på de enkelte ejendomme. Udover den almindelige rengøring, er der i budget afsat midler til måtteservice og vinduespudsning. til måtteservice og vinduespudsning fordeler sig således: Driftsområde kr. -priser Skoler og SFO 650 Børnehaver og Integrerede institutioner 430 Administrationsbygninger m.v. 980 Idrætsfaciliteter 140 Skatter, afgifter og forsikringer Skatter, afgifter og forsikringer indeholder udgifter til ejendomsskat, hybridnet, licens, rottebekæmpelse, skorstensfejning, renovation, bygningsforsikringer, løsøreforsikring og lignende. er udarbejdet med udgangspunkt i budget 2012 PL-fremskrevet. Forbrug (El, vand og varme) Forbrugsbudgettet for er udarbejdet på baggrund af skønnede udgifter for 2012 PLfremskrevet. De skønnede udgifter i 2012 er baseret Ejendommes bud på forbrug i de enkelte ejendomme, samt de faktiske variable enhedspriser og faste omkostninger for hver forsyningsform oplyst af de enkelte forsyningsselskaber.

9 BUDGETFORUDSÆTNINGER Bevilling 12 Kommunale ejendomme Specifikation af anvendte enhedspriser: Varme Forsygningsselskab/Brændsler Enhedspriser 2012 Kr./MWh Silkeborg Forsyning 446 Kjellerup Fjernvarme 250 Gjern Varmeværk 420 Ans Kraftvarmeværk 620 Fårvang Varmeværk 390 Naturgas 611 Olie 950 Bio-olie 785 Enhedspris på El: Kr./MWh og enhedspris på vand: 35 Kr./m3. Hvis der i løbet af sker væsentlige ændringer, som har indflydelse på forbruget, vil dette forsøges reguleret løbende. Pris- eller mængdeændringer kan specielt påvirke budgettet væsentligt, f.eks. et ekstremt koldt eller varmt år eller en stigning i energipriserne fra forsyningsselskaberne. Indleje I forbindelse med indførelsen af Fælles Ejendomsdrift pr. 1. januar 2012, er størstedelen af aftaler om indleje af lokaler samlet i Ejendomme. Disse lokaler stilles til rådighed for driftsområderne på samme måde, som lokaler ejet af Silkeborg Kommune. for indleje af lokaler er budgetteret med udgangspunkt i de forventede reelle indleje udgifter i 2012 PL-fremskrevet. Nedenstående oversigt angiver de lokaler, der forventes indlejet i : Tandskovvej 15, Silkeborg Lillehøjvej 29, Silkeborg Gjern SFO, Skovvejen 6, Gjern Kragelund SFO - Pavillon, Frederiksdalvej 9A, Silkeborg Sjørslev SFO, Sognegårdsvej 41, Kjellerup Klub Jupiter, Resedavej 105, Silkeborg Silkeborg Ungdomsskole - Pavillon, Oslovej 2, Silkeborg Slugten, Arendalsvej 301, Silkeborg Klokkeblomst, Skærskovvej 12A, Silkeborg Laven Børnehave, Møgeløvej, Silkeborg Børnehuset Ans, Skovareal matr. Nr. 11e, Tange by Granly, Gjessøvej 40D, Silkeborg Dybkærgården, Arendalsvej 270, Silkeborg Gjern Børnegård, Troldbjergvej 4, Gjern Børnehuset Søholt, Lindevænget 1-5, Silkeborg Frederiksberggårdens børnehave, Frederiksberggade 60-62, Silkeborg Kjellerup Genoptræningscenter, Vestergade 23A, Kjellerup Decentral Træning, Borgergade 151, Silkeborg Område Øst Sygeplejen, Nørretorv, Silkeborg Enghusene, Kejlstrupvej 30, Silkeborg Misbrugscentret, Chr. 8. vej 2, Silkeborg Medborgerhuset Toftebjerg, Rølikevej 3, Them Jobcentret, Drewsensvej 60, Silkeborg Før indførelsen af Fælles Ejendomsdrift blev der opkrævet leje for nogle interne lejemål. Dette er bragt til ophør, fordi der generelt ikke opkræves leje for driftsområders benyttelse af lokaler. Dette dog med undtagelse af lejemål beliggende udenfor bevilling 12 Kommunale ejendomme, hvor lejen indgår i takstberegninger eller lignende.

10 BUDGETFORUDSÆTNINGER Bevilling 12 Kommunale ejendomme Pulje til vagtordning på skoler Der er budgetlagt med en pulje på t.kr. til vagtordning på skolerne. Dansikring forventes at skulle varetage denne opgave i, og puljen er derfor fastlagt med udgangspunkt i aftalen for 2012 PL-fremskrevet. Pulje til tyverisikring af børnehaver og integrerede institutioner Der er budgetlagt med en pulje på 121 t.kr. til tyverisikring af børnehaver og integrerede institutioner. Pulje til aktivitetsændringer på administrationsbygninger Der er budgetlagt med en pulje på 850 t.kr. til aktivitetsændringer på administrationsbygninger, herunder Silkeborg Rådhuset. Støttet byggeri ydelser på realkreditlån Området omfatter alene eksisterende lån, da der i dag udelukkende gives statslig støtte. Kommunalstøtte gives dog stadig i form af anlægstilskud Byfornyelse kr. -priser 2012 Netto Ydelsesstøtten til realkreditlånene følger indeksudviklingen og aftrappes i takt med afdragene Driftssikring af boligbyggeri kr. -priser 2012 Netto Ydelsesstøtten til realkreditlånene følger indeksudviklingen og aftrappes i takt med afdragene. Ydelsesstøtten vedrører familie- og ungdomsboliger, der har fået tilsagn inden 1. januar 1998 og private andelsboliger, der har fået tilsagn inden 1. april Endvidere omfatter funktionen ungdomsboligbidrag til ungdomsboliger opført efter 1998 samt ydelsesstøtte til renovering af kollegier Ældreboliger kr. -priser 2012 Netto Ydelsesstøtten til realkreditlånene følger indeksudviklingen og aftrappes i takt med afdragene. Ydelsesstøtten vedrører almene ældreboliger, der har fået tilsagn inden 1. januar 1998.

11