Referat Nørrebro Delebil Torsdag den 2. september 2004

Transkript

1 1 2 Formål Valg af dirigent Valg af referent Referat Nørrebro Delebil Torsdag den 2. september 2004 Referat Liselotte bød velkommen og foreslog Kim Skytte (KS) som dirigent. KS blev enstemmigt valgt. KS konstaterede, at dagsorden var udsendt i rette tid, men der manglede et punkt - nemlig godkendelse af dagsorden. Ny dagsorden blev delt ud. KS gennemgik dagsordenen for at sikre, at vi havde den rigtige og spurgte til flere punkter til eventuelt. 3 Generel orientering Status v/ Liselotte Liselotte (LL) gennemgik nogle praktiske ting mv. : Præsenterede Kim Skytte, Kim Bay (Agenda 21 Center Indre Nørrebro s revisor), Mette (regnskab på frivillig basis samt referent), Ann (Agenda 21 Center Indre Nørrebro), Henriette (Nørrebro/Københavns Delebiler), Tom (KMEK udvikler på delebil mv.), Tina (KMEK - hjælper med Miljøtrafikugen), Erik (har taget initiativ til Nørrebro Delebil Leder af Agenda 21 Center Indre Nørrebro), sig selv - alle som har bidraget til og deltaget i arbejdet indtil dato. På et spørgsmål om løn til disse personer blev det præciseret, at der ikke betales løn af Nørrebro Delebil til nogen endnu. Nørrebro Delebiler (ND) har 34 medlemmer + 14 tillægsmedlemmer. Foreningen råder over 6 biler. HUSK: kopi af kørekort og sygesikringsbevis skal ligge på kontoret. Der bliver snart lagt manualer i bilerne samt en fejlliste. De små sorte bøger udgår. Fredag 10. september 2004 bliver bookingsystemet lukket pga. opdatering. Der er intet nyt fra Justitsministeriet om dedikerede parkeringspladser til delebiler. Filmen til OBS er færdig og vises senere i pausen. Liselotte har sammen med Farum Delebil været til møde med HUR, hvor der er aftalt samarbejde om to kampagner (offentlig transport og delebiler) i efteråret. Der kigges på andre samarbejdspartnere f.eks. benzinselskaber og billeverandører. Skema sendes rundt hvor man bedes skrive sig på til Miljøtrafikugen. Vi skal skiftes til at stå ved bilerne og dele brochurer ud og fortælle om delebiler. Steder: Sankt Hans Torv, Trianglen, Rådhuspladsen, Christianshavns Torv, Brønshøj Torv, Vesterbro Torv, Øster Fælled Torv. Nørrebro Delebil Københavns Delebiler har fået økonomisk støtte af Agenda 21 Center Indre Nørrebro samt KMEK, KK m.fl.. Vi har været i Nørrebro/Nord-Vest Lokalavis, Metro Express og Østerbro avis næste uge i På gaden. Medlemmerne præsenterede sig selv efter ønske.

2 Henriette har en medlemsliste, som vi skal tjekke og godkende med hvilke oplysninger vi vil gøre tilgængelige for hinanden. Generel orientering a) Status b) Andelsbilen AMBA orientering Erik Jørgensen (EJ): Vi er på vej til en professionel verden - vi har hidtil brugt Farum Delebils koncept og for at blive professionelle, stiftede man Foreningen Andelsbilen - EJ er valgt ind som medlem af bestyrelsen i Andelsbilen. Andelsbilen giver mulighed for fælles indkøb af biler, booking mv. Vi får en selvstændig rolle i den forening. Spørgsmål og svar: -Er Andelsbilen oprettet som paraply organisation? -Det er et AMBA og alle delebilsklubber kan være medlemmer og få hjælp der. - Store rabatter - er det Andelsbilen der vælger leverandørerne? - Ja og nej vi satser på stordrift men det skal ikke hindre nogle af klubberne i at gøre noget selv. - Bestyrelsen skal være opmærksom på, hvilke behov medlemmerne har? Der kan være behov for flere biltyper. - Der er en del af ideen med delebiler vi kan have en bred vifte af forskellige biler som tilgodeser alle vores behov. - Er der en ide i, at regnskab mv. lægges i Andelsbilen? - Det er intentionen at Andelsbilen skal have booking, udfærdige fakturaer etc. 4 Foreningen Nørrebro Delebil fremtid a. Historik (momsproblematik) Københavns Delebiler skal betale moms Nørrebro Delebil nedlægges Københavns Delebiler stiftes Kim Bay (KB), som er revisor for Agenda 21 Center Indre Nørrebro, har kigget på projektet og har set nogle problemer i ND s koncept. KB gennemgik en planche som illustrerede momsproblematikken - ved køb eller leje/lease. Hvidplade-biler kan ikke fratrække moms, men vores regninger skal pålægges moms det siger loven Afgørelse fra Landsskatteretten vedrørende en delebilsklub som tabte sagen Alle priser skal reelt forhøjes med moms derfor har revisor forkastet vores nuværende prisliste. Hvis vi lejer/leaser vi ejer intet efter 5 år hvis vi køber, så har vi et aktiv efter 5 år. KB tager kontakt til Told & Skat for at undersøge endnu engang. Priserne er nødt til at blive sat op Vi kan ikke sammenlignes med andre delebilsklubber, som ikke er momsregistrerede de har ikke rigtige priser. Århus Delebiler er momsregistreret og vi har kigget meget på deres priser og lagt vores prisniveau efter dem. Vi starter foreningen Københavns Delebiler (KD), men der skal stadig være lokale klubber som Nørrebro, Østerbro mv. alle medlemmer overgår til KD med samme rettigheder som i dag. Medlemmerne bliver tilbudt at indtræde i KD fra d.d. og har tre måneders opsigelse inden et år, hvis man vil have sit depositum tilbage (jfr. KD s vedtægter 4.2). Vi bliver nødt til at have økonomi for at kunne købe og hvis det giver overskud kan priserne evt. sættes ned her skal ses på kørselsmønstret og hvordan man skal regulere det skal bestyrelsen tage stilling til.

3 Dem som ikke ønsker at overgå til KD skal indlevere en skriftlig opsigelse inden den 16. september ellers overføres man automatisk til KD. Særaftaler indgået i ND ophører således pr. 16. september Økonomi Ændret prisstruktur Ved stiftelse af Københavns Delebiler forbliver depositum og indmeldelsesgebyr som nu medlemmer mister intet a. MEN nødt til følgende justeringer: Kontingent for ordinære medlemmer forhøjes fra nuværende 150,- kr. til 195,- kr. pr. måned Der indføres et månedligt kontingent for tillægsmedlemmer på 50,- kr. 12-timers perioden ændres til 10 timer, samtidig hæves tidslejeprisen fra 35,- kr. til 40,- kr. (bedre booking i hverdagen, firmaer, regnvejr) Det skal hænge sammen for alle derfor er man nødt til at sætte priserne op i julen med 20 % - Man nedlægger ND for at slå en streg i momsregnskab og opretter KD. Vi afslutter ND s regnskab og tages med over i KD. ND fortsætter som en netværksklub en lokal klub på lige fod med Østerbro Delebil osv., som snarest skal oprettes. Kim Skytte: Nye prislister uddeles: Ordinært gebyr og kontingent skal vedtages på generalforsamlingen resten overlades til bestyrelsen, som kan justere op til max. 15 %, inden der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. KS har lavet nogle prognoser det er svært at sige noget på baggrund af denne sommer. Vi har endnu ikke er kørselsmønster at sammenligne med og mønstret er meget forskelligt på bilerne. Det rette niveau kan være omkring 50 %. Man kan korrigere på mange parametre og man skal lave nogle gennemsnitstal, så medlemmerne har størst mulige chance for at få en bil jo flere biler jo større chance for at få en bil. KB spørger rette steder for at få præciseret om kontingent er momsfrit sidestilles med alm. biludlejning 27 osv. Forbruger betaler dobbelt moms i denne ydelse Ann vil gerne køre en politisk sag vedr. dette at få det ændret via politikerne. Prisforhøjelser: Indmeldelsesgebyr: der er brug for en udbetaling og vi kan ikke realisere alle deposita på nuværende tidspunkt. Det ville have været fornuftigt, at der havde været et regnskab som vi kunne have kigget på, men det kommer ved næste generelforsamling. Afstemning om vedtagelse af ny prisstruktur: Indmeldelsesgebyr: Gebyr 5000 kr. (færre renter, færre omkostninger): 1 stemme for og forslaget forkastet Gebyr 4000 kr: 26 stemmer for, 1 blank og forslaget er hermed vedtaget b. Det faktum, at vi skal betale moms, fører til midlertidige prisstigninger (to løsninger): Løsning 1: +25 % over hele linien Løsning 2: Pris pr. km hæves med 50 øre fra 1,90 kr. til 2,40 kr. Afstemning om kontingent: 195 kr pr. måned og prisliste: 24 stemmer for, 4 blanke og forslaget er hermed vedtaget Den nye prisstruktur er en betydelig ændring for alle og vi bliver nødt til at tage dette prishop - selvom det gør ondt, vi har ikke så mange muligheder andet end at acceptere prislisten eller melde os ud. Priserne er gældende fra 16. september 2004 Nogen synes, at det er for dyrt at tillægsmedlemmerne skal betale 50 kr. pr. md. man kan regulere på mange parametre. Dette er valgt ud fra, at vi skal til at finansiere vores egne biler (her har vi også kigget til Århus Delebiler). Det vil være en udfordring til bestyrelsen at finde de rette parametre.

4 Diskussion om juleferie - sommerferie Defineret juleferieperiode 22. december 2. januar (priser + 20 %) og sommerferieperiode fra uge 25 til uge 35. For at bruge vores egne biler først bliver vi nødt til at indsende forhåndsreservations-ønsker, inden vi lejer ekstra biler ind. Hvis det bliver et problem, skal det tages op på næste generalforsamling. Teksten vedr. booking skal uddybes så den er mere forståelig, - Det er ikke muligt at booke en weekend på forhånd (inden 15. maj) i sommerferien, hvilket er en hæmsko for nogle. - Det skal overlades til bestyrelsen at løse disse bookingproblemer. Pålæg til bestyrelsen: det skal tilføjes, at der skal være ledige biler som man kan booke frit eller overveje andre modeller f.eks. 5 medlemmer pr. bil kan indbyrdes aftales Konklusion: arbejdsopgave til bestyrelsen først til mølle giver problemer, der skal være ledige biler - hav tillid til bestyrelsen at alle kan få op fyldt deres ønsker. 6 Vedtægter og medlemsvilkår a. Gennemgang af Vedtægter Paragrafferne gennemgås enkeltvis for ændringer Punkt 3.4 tilføjes: fuldmagt kan gives til tillægsmedlemmer 3.8: støttemedlem har ikke brugsret over bilerne 4.2: Hvis medlemskabet ophører indenfor 12 måneder, tilbagebetales halvdelen af indmeldelsesgebyret, dog maks. kr. 2000,00. Opsigelse skal ske senest 9 måneder efter indmeldelse. 16 regnskabet følger kalenderåret første regnskab dog 1/9 31/ Afstemning om vedtagelse af vedtægter: 27 stemmer for; 1 stemme blank: Københavns Delebiler er oprettet b. Gennemgang af Medlemsvilkår 2.2 Medlemmerne må ikke lade ekstra nøgler fremstille. Diskussion: - Forslag om ændrede medlemsvilkår sendes til bestyrelsen, som har beføjelser til at fastsætte vilkårene. - Der skal laves en aftale med KD inden man kaster sig ind i en taxa fordi bilen ikke er afleveret til tiden. - Fejlliste bliver lagt i bilerne og den sorte bog udgår. - Hvis et medlem får konfiskeret bilen i udlandet, dækker forsikringen ikke der henviser til hæftelse i Der er kommet 2 parkeringsbøder i Øster Søgade, man hæfter selv for bøderne og man skal selv finde ud af hvordan man kan parkere. Man må ikke parkere bilen ulovligt. c. Nedlæggelse af Nørrebro Delebil samt stiftelse af Københavns Delebiler v/ Kim Bay -herunder valg af to likvidatorer Valg af 2 likvidatorer til nedlæggelse af Foreningen Nørrebro Delebiler: Mette Kirchhof Jensen, Kim Bay Afstemning om nedlæggelse af ND: 27 stemmer for; 1 stemme blank Kan ikke gennemføres da der ikke er fremmødte nok, iht. vedtægterne. Der skal indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling i ND og stemmes igen. Likvidatorerne indkalder til dette.

5 7 Valg af bestyrelse til Københavns Delebiler 5 medlemmer + suppleanter Forslag til kandidater til formand: Erik Jørgensen valgt Valg til bestyrelsen: Mette Kirchhof Jensen Anders Thorsen Tom Jørgensen Else Meldgaard Andreas Isholm Karen Schmidt Jon Bendtsen Bestyrelsen er valgt og konstituerer sig på 1. møde 9 Car masters. KS gennemgik formålet med Car master-ordningen Kan vi vedtage ordningen: ja ordningen er vedtaget 10 Forslag/spørgsmål fra medlemmerne. a) Indkøb af Danmarkskort til hver bil. Valg af benzin firma Sommerferie mv. først til mølle Henvendelse til Liselotte hvis man ønsker at være car master. a) Danmarkskort: Bestyrelsen bestemmer hvordan vi håndterer dette - skal der være kort i bilerne eller på kontoret. b) Valg af benzinfirma: Er det dårligt at vi har Shell? 14 medlemmer tilkendegav at det var dårligt, dette bør bestyrelsen tage hensyn til ved valg af benzinkort. Bestyrelsen tager punktet op ved næste generalforsamling. c) Forslag til ny bestyrelse - noget om mulighederne i booking system f.eks. med dobbelt booking?? d) Godt med samarbejde med HUR - forslag: samarbejde med taxa. - gode ideer medtages. e) Det kan være svært at se, hvor bilerne holder på bookingsystem tjek hjemmesiden. f) Revidering af hjemmeside man kan booke fra mobiltelefon det vil man gerne kunne fortsætte med. Nyt bookingsystem er p.t. lig det vi har nu vi kan nu selv styre biler og medlemmer. g) Kan man dele børnestole, er nogen interesseret? På tidligere møde blev det afgjort, at det ikke er praktisk muligt, for hvor skal stolene være, når de ikke er i brug, men der er mulighed for at medlemmerne kan bytte indbyrdes. h) Bestyrelsen skal kigge på kørselsbehov hvor mange hvid-plade biler er der behov for?? Kan vi ikke have flere gul-plade biler. i) Kan medlemmernes dividende være bilernes skrapværdi! Bilerne skal efter 5 år kunne bruges som pant /udbetaling til de næste/nye biler. j)hvad betyder det med de nuværende kontrakter vi håber at kunne overtage som køb i stedet - Det skal forhandles af bestyrelsen snarest. k)når vi ejer bilerne hvad så når vi melder os ud mister vi noget? Nej iht. vedtægterne så betales indmeldelsesgebyret kun tilbage, ved opsigelse inden for det første år, ellers indgår gebyret som en del af aktiverne. Vi skal ikke tjene non profit, men foreningen skal have en sund økonomi, som kan bære de omkostninger, der også er ved administration af foreningen og derefter kan priserne evt. skrues ned. Alle bilkontrakterne skal genforhandles.. l) Forslag til bestyrelsen om ansvarsforsikring til bestyrelsen m) Regler for trailerkort? trailerproblematik Forslag: Hvis man skal ud og køre med træk, så bør man betale ekstra, da træk forøger benzinforbrug og slider mere på bilerne.

6 11 Eventuelt