Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. september 2011, kl Beboerhuset "Bryggeriet", Nordre Fasanvej 122A, Frederiksberg

Transkript

1 #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. september 2011, kl Beboerhuset "Bryggeriet", Nordre Fasanvej 122A, Frederiksberg Bestyrelsen Klaus Linder, Anette Fogh, Annie Dalgaard, Esben Haulund Christensen, Ole Frederiksen Administration Forretningsfører Kim Geertsen, ejendomsleder John Jensen; gruppeleder i KAB s udlejning Finn Larsen Revision Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse Selskabet Forretningsorden for bestyrelsen Protokollat fra møde den 26. maj Revisionsprotokol... 4 Sager til beslutning/behandling Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Budget for 2012 for boligorganisationens afdelinger Sammenlægning af afdeling Stjernen og Fasanhaven Tilbud om KAB s Beboerhøjskole Bestyrelseshonorar Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet Ændring af tingbogsoplysninger Tal fra Beboerserviceområdet Sager til orientering Energirapporter for Ny anvisningsaftale mellem Frederiksberg Kommune og AKB Frederiksberg Forhøjelse af husleje i parkeringskælder Etablering af dørtelefoner i de resterende 15 opgange Brug af sociale medier til udvikling af beboerdemokratiet Fasanhaven, tilgængelighedsprojekt (elevator og ændring af badeværelser) Styringsdialog Flintholm, familie- og ungdomsboliger, nybyggeri - status /23

2 21. Tryg #JobInfo Bolig rapport Criteria=AKB_Frederiksberg# Status på det boligsociale arbejde på Stjernen Den fremtidige ejendomslederbetjening af selskabet Ny forsikringsaftale Servicefradrag til lejere BoligButikken KAB står sammen med seks andre boligorganisationer bag BoligButikken, der fungerer som central opnotering for over boliger i københavnsområdet. BoligB Servicefradrag til lejere Næste møde /23

3 #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# Bilag 1: Forretningsorden for bestyrelsen Bilag 2: Referat af organisationsmøde den 26. maj Bilag 3: Revisionsprotokollen... 4 Bilag 4: KAB/Bolignøglen... 5 Bilag 5: Budget Stjernen... 7 Bilag 6: Budget Fasanhaven... 7 Bilag 7: AKB, Frederiksberg sammenlægning af afdelinger... 8 Bilag 8 KAB s beboerhøjskoler Bilag 9: Beboerhøjskolerne Bilag 9 : Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger Bilag 10: Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflyt ninger m.v Bilag 12: Ansøgning om støtte fra udlodningspuljen Bilag 13: Flintholm Allé 8-10, totalentreprisekonkurrence Bilag 14: KAB Tryg Bolig Rapport Bilag 15: Referat af møde den 21. juli Bilag 16: Forsikringstilbud fra Topdanmark /23

4 Selskabet #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# 1. Forretningsorden for bestyrelsen Forretningsorden for bestyrelsen for Boligselskabet AKB Frederiksberg vedlægges som bilag 1. Bilag 1: Forretningsorden for bestyrelsen. 2. Protokollat fra møde den 26. maj 2011 Referat af møde den 26. maj 2011, der tidligere er fremsendt til organisationsbestyrelsen til eventuelle kommentarerer, er vedlagt som bilag 2 til godkendelse. Bilag 2: Referat af organisationsmøde den 26. maj at organisationsbestyrelsen godkender referat fra mødet den 26. maj Revisionsprotokol Der har ikke været indføjelser i Selskabet revisionsprotokol siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Bilag 3: Revisionsprotokollen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning/behandling 4. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Der er udarbejdet en ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet, som træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. 4/23

5 Som #JobInfo deltager Criteria=AKB_Frederiksberg# i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. - at boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KAB-fællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. - Yderligere indstilles det, at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. Bilag 4: KAB/Bolignøglen 5. Køkkenmoderniseringer, ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden Efter regler om individuelle moderniseringer ønsker afdelingsbestyrelsen for afdeling Stjernen, at der åbnes op for at gennemføre moderniseringer af afdelingens køkkener. Spørgsmålet vil, i tilfælde af organisationsbestyrelsens godkendelse, blive fremlagt til beslutning på et kommende afdelingsmøde. Den individuelle modernisering finansieres ved optagelse af et 30-årigt realkreditlån - alternativt 20 årigt lån - i afdelingen. Lånet afdrages af den enkelte beboer over huslejen, og udgiften bortfalder, når lånet er færdigbetalt. Med henblik på at nedbringe den afledte lejestigning søges om et tilskud til det samlede projekt fra selskabets dispositionsfonde på i alt 4 mio. kr. Herud over påtænkes 3 mio. kr. af afdelingens henlagte midler anvendt til formålet. En individuel køkkenmodernisering, til en udgift på f.eks kr. (eksl. finansieringsomkostninger og administrative omkostninger) vil med disse forudsætninger kunne gennemføres med en afledt huslejestigning på anslået ca. 300 kr. månedligt. Huslejestigningen/reguleringen opkræves først når sagen er afsluttet, og det kan i den forbindelse oplyses, at den enkelte lejer skal være opmærksom på, at der kan ydes boligstøtte til forhøjelsen efter gældende regler. 5/23

6 Den #JobInfo individuelle Criteria=AKB_Frederiksberg# køkkenmodernisering vil henholdsvis blive iværksat etapevis efter ønske fra den enkelte beboer eller i forbindelse fra fraflytning, hvor det nuværende køkken vurderes at være udtjent/utidssvarende. Samlet forventes alle afdeling Stjernens køkkener således, over en årrække, udskiftet på denne måde. Med sigt på at bevare afdelingens konkurrenceevne anbefales, at der fastsættes et maksimumsbeløb på kr. pr. køkkenmodernisering således, at huslejeniveauet ikke risikerer at få negativ konsekvens for den fremtidige udlejning. at bestyrelsen godkender, at der i afdeling Stjernen kan optages realkreditlån til individuelle moderniseringer af køkkener samt, at der fra selskabets dispositionsfond bevilliges 4 mio. kr. til formålet. 6. Budget for 2012 for boligorganisationens afdelinger Stjernen Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 21. juli Budgettet forelægges afdelingsmødet til godkendelse den 13. september Driftsbudgettet for år 2012 udviser en merudgift på kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2012 på 1,65 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 12,56 kr. pr. m² og udgør herefter 768,50 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål og 844,66 kr. pr. m² for ældreboliger eksklusive vand, varme og antennebidrag. Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2012 udgør kr., hvilket svarer til 150,97 kr. pr. m². Af større ekstraordinære arbejder som skal udføres i 2012 kan nævnes: o udskiftning af "den gule pavillon" o udskiftning af hoveddøre i lejligheder m/ståldøre o vedligeholdelse af grønne arealer o udskiftning af indgangspartier efter behov o udskiftning af blandingsbatterier i køkken o reparation og fornyelser af elevatorer o udskiftning af køle/fryseskabe o udskiftning af komfurer o udskiftning af vaskerimaskiner i 2 vaskerier 6/23

7 o vedligeholdelse #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# af køkkener o afsat til hærværk o afsat til arbejder i forbindelse med Tryg Bolig rapport o afsat til forsikringsskader For øvrige arbejder henvises der til langtidsplanens punkter. Fasanhaven Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 25. august Budgettet forelægges afdelingsmødet til godkendelse den 6. september Driftsbudgettet for år 2012 udviser en merudgift på kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2012 på 8,43 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 70,08 kr. pr. m² og udgør herefter 901,64 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål eksklusive vand, varme. Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2012 udgør kr., hvilket svarer til 99,58 kr. pr. m². Af større ekstraordinære arbejder som skal udføres i 2012 kan nævnes: o udskiftning af hoveddør til trappehall o afrensning/maling af stålspær svalegang 5. sal o udskiftning af komfurer 3 stk. o smøring justering af vinduer o gennemgang af franske altaner/rust m.m. For øvrige arbejder henvises der til langtidsplanens punkter. Bilag Bilag 5: Budget Stjernen 6: Budget Fasanhaven at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationens afdelinger. 7. Sammenlægning af afdeling Stjernen og Fasanhaven På foranledning af selskabets formand ønskes drøftelse af en mulig sammenlægning af afdelingerne Stjernen og Fasanhaven. 7/23

8 Med #JobInfo en eventuel Criteria=AKB_Frederiksberg# sammenlægning vil det blive muligt at samtænke en række centrale forhold, og dermed sikre en mere strategisk sammenhængende udvikling til glæde og gavn for de to afdelingers beboere. Som illustration kunne, i en ny samlet afdeling, etablering af ny elevator i Fasanhaven gennemføres kombineret med, at boligerne her efterfølgende forbeholdes beboerne med behov for øget tilgængelighed. Som bilag 7 er vedlagt notat fra KAB s juridisk område, som belyser proceduren og de anslåede omkostninger i forbindelse med en eventuel sammenlægning. Det fremgår blandt andet af notatet, at en eventuel sammenlægning i givet fald vil skulle tiltrædes af såvel beboerne som repræsentantskabet i begge afdelinger/selskaber. De samlede udgifter forbundet med en sammenlægning anslås, ud fra notat, ikke at ville overstige kr. Bilag 7: AKB, Frederiksberg sammenlægning af afdelinger at organisationsbestyrelsen træffer beslutninger om, hvor vidt en sammenlægning mellem de to afdelinger skal søges gennemført og i givet fald bevilliger op til kr. til dækning af afledt udgifter forbundet hermed. 8. Tilbud om KAB s Beboerhøjskole 2012 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2011 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i En beskrivelse af KAB s Beboerhøjskole og opholdene 2011 findes i vedlagte Notat om Beboerhøjskolen beboere ønskede i 2011 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 36 voksne og 48 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2012 vil der være en kapacitet, så i alt 225 kan deltage i Beboerhøjskolerne (Senior- og Familiehøjskolerne). Der forventes yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan fastholdes for voksne deltagere. Det skyldes gode forhandlinger samt skift af opholdssted for Familiehøjskolen. For børn nedsættes deltagerprisen med 300 kr. pr. barn. Det betyder, at vi kan tilbyde en opholdspris for voksne på kr. og kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelse med bad og toilet samt alt betalt - fra afgang til hjemkomst. 8/23

9 KAB #JobInfo har for 2012 Criteria=AKB_Frederiksberg# indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der vil blive afholdt med én uge på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorhøjskolen er igen booket med én uge på Skarrildhus ved Herning. Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i Beboerhøjskolerne 2012, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. I lighed med tidligere år skal boligorganisationen købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt to Beboerhøjskoler. Prisen vil fortsat være kr. pr. faktisk deltager. Men i modsætning til tidligere skal boligorganisationen også købe pladser til de beboere, der deltager med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Baggrunden er, at en større andel af beboerne forventes at deltage via Feriefonden i Tilskud fra boligorganisationen til disse beboere vil sikre afviklingen af højskolerne. Det skal bemærkes, at det kun er på Familiehøjskolerne, der kan ydes støtte fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Boligorganisationerne har hidtil betalt et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål ekskl. moms, hvis de havde tilmeldte deltagere i årets Beboerhøjskole. Basisbidraget bortfalder med virkning fra 2012, således at det alene er udgiften til de købte pladser, der skal afholdes af boligorganisationen. Samlet set vil Beboerhøjskolerne altså fortsat hvile i sig selv økonomisk. I 2011 deltog 21 beboere fra med egenbetaling og 6 via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet skal udsendes medio februar Derfor beder udvalget organisationsbestyrelserne om svar senest med udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 8: KAB s beboerhøjskoler 2011 Bilag 9: Beboerhøjskolerne 2011 efter samråd med selskabets formand, at organisationsbestyrelsen reserverer 30 pladser på årets Beboerhøjskoler til mulig deltagelse for beboere i AKB-Frederiksberg afdelinger. 9. Bestyrelseshonorar 2011 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2011 kan maximalt udgøre ,85 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 71,49 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder 42, 89 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. 9/23

10 Lejemålsenheder #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag til formanden udbetales med 2 gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Der udbetales bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. - at bestyrelsen drøfter om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser, - at bestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller om spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. 10. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012 Den nuværende aftale om fælles el-indkøb udløber pr. 31. december Der er derfor behov for at indgå en ny aftale. Boligorganisationerne betaler ikke særskilt for at være med i udbuddet, som fra 1. januar 2012 er med i både stor og lille pakke. Udbuddet betyder, at boligorganisationerne inden den 14. oktober 2011 skal beslutte om de vil være med i udbuddet. Baggrund Siden 1. januar 2009 har KAB stået for køb af el på el-børsen i Oslo samt administration af forbrug og afregning for de ca elmålere, der er tilsluttet aftalen. Det er foregået på vegne af de boligorganisationer, der har tilsluttet sig fælles el-køb gennem en forvaltningsaftale med Alpiq. Samarbejdet og aftalen med Alpiq har ikke levet op til vores forventninger om en leveret elpris. Desuden har leverandøren givet KAB store administrative udfordringer. Puljeaftale bedre el-pris KAB har derfor besluttet, at indlede et samarbejde med Energi Danmark om el-køb. Energi Danmark er markedsleder inden for handel med el i Danmark og sælger el til kunder inden for erhvervslivet og offentlige institutioner. Selskabet har stort kendskab til den almene sektors særlige behov og ønsker. Strategien for el-købet er en puljemodel, hvor KAB kommer i pulje med en række offentlige institutioner og private virksomheder. Det giver flere fordele for KAB, som på den måde sikres et stort fælles indkøbsvolumen. Desuden indkøbes el i puljen over mange gange og over flere år. Tilsammen sikres der risikospredning og mulighed for at opnå bedre priser. 10/23

11 Arbejdet #JobInfo med Criteria=AKB_Frederiksberg# aftaleindgåelse med Energi Danmark udføres af KAB Indkøb, og udgiften afholdes af KAB. Aftalen indgås for tre år med mulighed for årlig forlængelse. Mulig tillægsaftale om grøn el Energi Danmark kan levere grøn el til de boligorganisationer, der har ønske om det. Det sker i form af certificeret vandkraft fra Norge eller certificeret vindkraft fra Danmark. Denne tillægsaftale kan indgås løbende. Risiko uden pulje Tilslutter boligselskabet sig ikke fælles el-køb er konsekvensen, at boligselskabet overgår til forsyningspligtig el. Der vil stadig blive leveret strøm men formentlig til en højere pris end gennem puljemodellen. Forsyningspligtsprisen reguleres af Energitilsynet en gang i kvartalet på grundlag af de forsyningspligtige elleverandørers anmeldte priser til Energitilsynet. Generelt er forsyningspligtprisen højere end elprisen gennem puljemodellen, viser opgørelser fra Energi Danmark. at bestyrelsen træffer beslutning om hvor vidt man ønsker at tilslutte sig fælles el-køb. 11. Ændring af tingbogsoplysninger KAB ønsker som administrationsselskab at få fuldmagt fra boligorganisationerne til at rette ukorrekte eller mangelfulde tingbogsoplysninger på vegne af boligorganisationerne, så arbejdet lettes. Baggrunden for ønsket er, at al tinglysning vedrørende fast ejendom nu foregår digitalt. I forbindelse med konverteringen fra det gamle manuelle tinglysningssystem til det nye digitale system er der opstået nogle fejl hos tinglysningsretten i Hobro. Desuden har tinglysningsretten i en periode været inkonsekvent i måden at registrere oplysninger på, da dommen om, at boligafdelingerne ikke længere skulle have et CVR-nr., skabte tvivl hos tinglysningsretten. Det drejer sig om forskellige oplysninger, der alle vedrører navne og ejerforhold (adkomst). Der er eksempler på, at organisationens eller afdelingens navn mangler, er stavet forkert, har et helt forkert navn eller indeholder tal - ofte gamle afdelingsnumre. Nogle steder fremstår det desuden som om, at boligorganisationen er ejer på skødet enten helt eller delvist. Dette er i strid med Lov om almene boliger 16, der fastslår, at den enkelte afdeling skal have skøde på ejendommen. Ovenstående giver problemer i forhold til tinglysning f.eks. ved tinglysning af pantebreve og deklarationer. 11/23

12 Tinglysningsretten #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# har dog nu udarbejdet en vejledning, der beskriver, hvordan ejerforholdet fremover skal registreres i tingbogen. Det er vores håb, at fremtidige tinglysninger vil fremgå korrekt af tingbogen. Tinglysningsretten ændrer dog ikke automatisk de oplysninger, der allerede er registeret. For at kunne rette fejl i navne og ejerforhold er det i princippet nødvendigt med en fuldmagt fra boligorganisationens bestyrelse til KAB hver gang en fejlagtig oplysning skal ændres, da det er boligorganisationen, der er tegningsberettiget. En sådan fuldmagt skal derfor underskrives af organisationsbestyrelsen og KAB. Derefter skal fuldmagten indsendes til tinglysningsretten til godkendelse sammen med vedtægter og tegningsudskrifter for både boligorganisationen og KAB. Det tager lang tid og er en bureaukratisk proces. I langt de fleste tilfælde vil det dog sandsynligvis være tilstrækkeligt med organisationsbestyrelsens generelle godkendelse af, at administrationen kan foretage ændringerne i tinglysningssystemet uden en fuldmagt. at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationens administration foretager ændringer af navne og ejerforhold for boligselskab og boligafdelinger i de tilfælde, hvor dette ikke fremgår korrekt af tingbogen. Ændringerne foretages i overensstemmelse med de gældende navne for boligorganisationer og boligafdelinger. 12. Tal fra Beboerserviceområdet 2010 Vedlagt er to notater vedr. henholdsvis huslejerestancer mv. og opnoteringer mv., der er udarbejdet af Beboerserviceområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. I Notat 1 Tal fra Udlejningen findes i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser og i bilag C omkring alle fraflytninger. Antallet af udsættelser er som bekendt stigende og det samme gælder summen af de udestående fordringer. KAB overvejer i øjeblikket hele processen omkring inddrivelse af fordringer for om muligt at gøre yderligere for at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. Boligorganisationen kan i forlængelse heraf overveje, om de nuværende indskud er tilstrækkelige til at imødegå tab ved fraflytninger og udsættelser. I Notat 2 Tal fra Huslejegruppen i bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at den gennemsnitlige udlejningsprocent er 13 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige ud- 12/23

13 sving. #JobInfo Boligorganisationen Criteria=AKB_Frederiksberg# opfordres til at overveje, om der skal tages særlige/yderligere initiativer for at nedbringe antallet af fraflytninger. Bilag 9 : Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger 2010 Bilag 10: Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflyt ninger m.v at boligorganisationen gør sig bekendt med tallene for boligorganisationen og drøfter om de giver anledning til særlige initiativer. Sager til orientering 13. Energirapporter for 2011 KAB s Energiområde har siden årsskiftet, på grund af vanskeligheder med samkøring af ITsystemerne, ikke været i stand til at levere de månedlige energirapporter, som anvendes til ressourceadministration. Det oplyses dog, at alle data nu er indtastet for hele 2011, og disse derfor snart ventes tilgængelige for eventuelle analyser fremadrettet. Det er endvidere oplyst, at arbejdet med udarbejdelse af Områderapporter og Fokusrapporter starter umiddelbart efter, at månedsrapporterne er i drift, men at der desværre ikke på nuværende tidspunkt er sikkerhed for, hvornår disse kan leveres. Omfanget af reduktionen i betalingen til KAB, som følge af utilstrækkelig/manglende levering, vil blive fastlagt, når de aftalte leverancer atter sker i fuldt omfang. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 14. Ny anvisningsaftale mellem Frederiksberg Kommune og AKB Frederiksberg Ansøgning til Frederiksberg Kommune er indsendt, og KAB afventer fortsat en behandling i Frederiksberg Kommune. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13/23

14 15. Forhøjelse #JobInfo af Criteria=AKB_Frederiksberg# husleje i parkeringskælder Det blev på afdelingsmødet den 17. maj 2011 vedtaget, at lade lejeprisen for parkeringspladserne i parkeringskælderen stige fra nuværende 200 kr. til 300 kr. med virkning fra 1. september I samme forbindelse er det aftalt med udlejningsafdelingen, at der i løbet af efteråret/vinteren (2011/2012) vil blive udfærdiget nye lejeaftaler, idet der i nuværende lejeaftaler er forskellige lejearter. Årsagen har været de øgede omkostninger, der er kommet til efter renoveringen af parkeringskælderen, eksempelvis serviceabonnementer og driftsomkostninger til løbende tjek af sprinkleranlæg, ventilationsanlæg, kunstvandingsanlæg m.m. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Etablering af dørtelefoner i de resterende 15 opgange Det blev på afdelingsmødet den 17. maj 2011 vedtaget, at der skal etableres dørtelefoner i de resterende 15 opgange på Stjernen (der er i alt 35 opgange). Oprindeligt besluttede det daværende afdelingsmøde (maj 1999), at der skulle stemmes om etablering af dørtelefonanlæg i hver enkelt opgang. Med baggrund i den oprindelige beslutning er der indtil den nye beslutning blev truffet monteret dørtelefonanlæg i 20 opgange. Etableringen vil blive iværksat ultimo 2011 og forventes afsluttet inden årets udgang. Der har været enkelte indsigelser mod, at et nyt afdelingsmøde kan omstøde en tidligere beslutning. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Brug af sociale medier til udvikling af beboerdemokratiet AKB Stjernes afdelingsbestyrelsen søgte i februar måned 2011 støtte fra den såkaldte udlodningspulje til gennemførelse af et projekt for brug af sociale medier til udvikling af beboerdemokratiet (vedlagt som bilag 11). Den langsigtede målsætning med projektet er at få fornyelse af og øget beboer interesse for beboerdemokratiet på Stjernen. Afdelingen er efterfølgende bevilliget kr. til projektet. Bilag 12: Ansøgning om støtte fra udlodningspuljen 14/23

15 #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Fasanhaven, tilgængelighedsprojekt (elevator og ændring af badeværelser) Organisationsbestyrelsen har over to omgange bevilliget midler (i alt ca kr.) til udarbejdelse af et projektforslag for etablering af elevator og ændring af 5 badeværelser i afdelingen. På et ekstraordinært afdelingsmøde den 11. august 2011 blev et udarbejdet forslag hertil præsenteret og fremlagt til beslutningen. Der var til punktet udarbejdet finansieringsplan med beregnet huslejekonsekvenser for de 4 typer boliger, der er i Fasanhaven. Finansieringsplanen baserede sig på tilskud fra Landsbyggefonden på 1,9 mio. kr. samt tilskud fra selskabets dispositionsfond på 1 mio. kr., og udvist efter fradrage herfor stigninger på mellem 364 kr. til 406 kr. månedligt afhængigt af boligstørrelse. Flere beboere tilkendegav imidlertid, at man fandt stigningen mere end man mente at kunne klare, og ved en efterfølgende afstemning blev forslaget forkastet med 6 stemmer imod og 4 stemmer for. Hvor vidt de bevilligede og anvendte midler nu skal afholdes over dispositionsfonden, foreslås at afvente afklaring af mulig sammenlægning med afdeling Stjernen jfr. dagsordenens punkt 7. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Styringsdialog Kommunen er forpligtiget til årligt at indkalde boligorganisationerne til et dialogmøde. Inden mødet skal boligorganisationen indsende en dokumentationspakke. Den indeholder en styringsrapport, boligorganisationens regnskabsmateriale, årsberetning samt resultater af eventuelle relevante analyser. Dokumentationspakken er udarbejdet i december måned 2010 og er fremsendt til Frederiksberg Kommune den 28. december Der er endvidere fremsendt kopi til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. 15/23

16 Frederiksberg #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# Kommune har nu indkaldt/inviteret til dialogmøde som finder sted torsdag den 13. oktober 2011 med deltagelse af administrativ medarbejder fra henholdsvis kommunen og KAB. at bestyrelsen drøfter hvilke forhold/spørgsmål der særligt ønskes rejst forbindelse med mødet. 20. Flintholm, familie- og ungdomsboliger, nybyggeri - status De 5 deltagende totalentreprenørteams i totalentreprisekonkurrencen afleverede deres tilbud den 20. juni 2011, hvorefter bedømmelsesudvalget gennemførte 3 møder, henholdsvis den 27. juli, 4. og 7. juli 2011, hvor de indkomne tilbud blev evalueret. Tilbudsevalueringen dateret 7. juli 2011 vedlægges som bilag10. Som det bedste projekt, og mest økonomisk fordelagtige, udpegedes tilbuddet fra totalentreprise-teamet bestående af Entreprenørfirmaet Brødrene A & B Andersen, Arkitektfirmaet Domus, Ingeniørfirmaet Grontmij og Landskabsarkitekter Kragh + Berglund. Resultatet meddeltes de 5 teams den 7. juli 2011, og efter en stilstandsperiode på 10 dage jf. EU s udbudsdirektiv, kunne der den 19. juli 2011 underskrives betinget entreprisekontrakt med Brødrene A & B Andersen. Betinget af Skema B tilsagn og opnået byggetilladelse. Der har herefter været afholdt en række projektmøder med arkitekterne og entreprenøren, samt med kommunen og været afholdt møde med følgegruppen den 26. august 2011, hvor det tilrettede projekt drøftedes og nødvendige yderligere tilrettelser besluttedes. Processen med at tilrette projektet i henhold til bedømmelsesudvalgets bemærkninger og kommunens og følgegruppens ønsker, har forløbet meget positivt, men i skrivende stund (den 6. september 2011) er processen gået i stå, fordi projektets videre skæbne forekommer uvist. Dette skyldes at entreprenørfirmaet Brødrene A & B Andersen er kommet i likviditetsproblemer, og firmaets advokater overvejer konkurs, rekonstruktion eller salg. Hvis konkurs vælges, kan dette fra vor side blive betragtet som misligholdelse af den betingede entreprisekontrakt, og vi kan henvende os til det totalrådgivningsteam, der blev nr. 2 i totalentreprisekonkurrencen for at have mulighed for at gennemføre projektet inden for tidsfristen for indsendelse af Skema B-ansøgningen. Denne tidsfrist er efter meddelelse fra Socialministeriet udvidet fra 9 til 12 måneder, hvilket for vort projekt betyder indsendelse senest den 20. december Økonomisk vil konkurs betyde forgæves projektering af arkitektfirmaet Domus, hvilket sandsynligvis vil medføre et krav fra konkursboet på anslået kr. 16/23

17 Hvis #JobInfo der vælges Criteria=AKB_Frederiksberg# rekonstruktion eller salg, vil processen sandsynligvis kunne fortsættes med Brødrene A & B Andersen eller køber som totalentreprenør. Det er vort håb, at situationen er afklaret inden den 20. september 2011, således at bestyrelsen kan orienteres herom på bestyrelsesmødet og om nødvendigt på baggrund heraf træffe de nødvendige beslutninger. Bilag 13: Flintholm Allé 8-10, totalentreprisekonkurrence at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om sagens stade til orientering og om nødvendigt træffer beslutning om projektets videreførelse. 21. Tryg Bolig rapport Stjernen har fået foretaget tryghedsgennemgang af Willis den 28. april 2011 og i den forbindelse er der udfærdiget en 55 siders lang rapport (vedlagt). Willis konklusionen og anbefalingerne i rapporten er, at afdelingen bør have specielt fokus på følgende: 1. Alternativ placering af affaldscontainere placeret op ad murværk 2. Utæthed i tagbelægning på børnehave bør udbedres straks 3. Genmontere skilt på facade ved stigrør 4. Opsætte brandtæppe på 2 steder 5. Der bør foretages generel gennemgang og oprydning af materielgård for at frigøre plads og skabe overblik. Willis skriver, at generelt er her tale om en afdeling med fokus på den daglige drift samt løbende vedligeholdelse og forbedring. Afdelingen er pæn og nydelig. På et møde den 21. juli 2011 blev rapporten gennemgået og kommenteret sammen med repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen. Referat fra dette møde er vedlagt til orientering. Der er i budgettet for 2012 afsat kr. til udbedring af de fejl og mangler, der står anført i rapporten og som er godkendt på afdelingsbestyrelsens møde den 21. juli Bilag 14 : KAB Tryg Bolig Rapport Bilag 15: Referat af møde den 21. juli 2011 at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/23

18 22. Status #JobInfo på det Criteria=AKB_Frederiksberg# boligsociale arbejde på Stjernen Hovedformålet med den boligsociale indsats på Stjernen er, at: o at støtte op omkring klubudvalget og de eksisterende aktiviteter o at støtte Beboerhusudvalget o at tage hånd om svage beboere o at tage hånd om affaldsproblemerne i området i samarbejde med beboerne og de øvrige ansatte i området. Aktivitet i 2011 Der er flere klubber på Stjernen; Seniorklub, Billardklub, Syklub, Computerklub og Petanqueklub, det er dog kun seniorklubben og billardklubben, der er velfungerende. Formændene i Stjernens klubber sidder i et klubudvalg, og det er dette udvalg, der planlægger de sociale aktiviteter, som så efterfølende godkendes af afdelingsbestyrelsen. Indtil i år har udvalget mødtes 2 gange om året. I 2011 har man sat det op til et møde hver 3. måned, dvs. 4 gange om året. Af sociale aktiviteter i 2011 kan nævnes: Fastelavnsfest - 3 gange banko - Street Party - Byg legetøj af skrald Loppemarked - Tur til BonBon-Land - 4-dages tur til Polen - Indkøbstur til Tyskland - Tur på julemarked - Juletræsfest. Petanqueklubben har ikke fungeret i et par år, men forsøges startet igen, så den er klar til næste sæson. Beboerhusudvalget har haft en svær tid, de har mistet et medlem pga. interne konflikter, og er nu ved finde sig til rette. Samtidig er der flere beboere, der ikke er særlig respektfulde overfor udvalget. Vi arbejder på en løsning. Der er en del enkeltsager, alt fra brud på husordenen, huslejerestancer og fogedudsættelser til svære alkoholproblemer og mislighold af lejemål. Projektet Drop In som arbejder med målgruppen år har gennem 2011 været godt besøgt i deres 2 ugentlige åbningstider. Derudover er der lektiecafé to gange om ugen, basketball for børn og unge en gang om ugen i august og september, kor for kvinder hver anden uge, træffetid hos beboerrådgiveren hver anden uge. Stjernens klubber har åbent en til to gange om ugen. Endvidere forsøges det at starte Zumba træning en dag om ugen. Stjernens lokale blad Stjerne Information udkommer ca. hver 3. måned. 18/23

19 Sammenfatning #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# Beboersammensætningen på Stjernen er meget blandet, der er mange velfungerende beboere, mange af anden etnisk herkomst end dansk og en del ressourcesvage beboere. Med over 600 lejemål er grundlaget for at skabe netværk og sociale aktiviteter stort, det svære er at få kontakt med de beboere, der ikke plejer at deltage i aktiviteterne. Det tager tid for at en ny aktivitet bliver en succes, for eksempel har Stjernekoret for kvinder 8 faste damer på holdet, og nu har et par damer fra Bon-Bon-Landsturen meldt ud, at de gerne vil deltage i koret. Så mund til mund metoden er den bedste reklame. God tid og regelmæssig aktivitet er vigtige faktorer for at en aktivitet (som for eksempelkoret) bliver en succes. Der er mange beboere, der gerne vil deltage i aktiviteter og være med til at gøre en forskel. Det er dog ofte de samme, der hele tiden møder op. Antallet af beboerklager er stigende, folks tolerancetærskel er muligvis blevet lavere, samtidig er der flere fogedudsættelser, så måske er antallet af ressourcesvage beboere blevet forøget. Det giver alt andet lige flere enkeltsager. Affaldsproblemerne har der endnu ikke været tid til at få arbejdet med, da 20 timer om ugen ikke er tilstrækkeligt. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Den fremtidige ejendomslederbetjening af selskabet Ejendomsleder John Peter Jensen har meddelt, at han ønsker at fratræde sin stilling i løbet af I dialog med selskabets formand vil der vil således, i løbet af den kommende tid, skulle findes en model, som sikre et optimalt skifte. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Ny forsikringsaftale På organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2011 blev spørgsmålet om indgåelse i ny fælles forsikringsramme behandlet, og det blev besluttet, at bemyndige forretningsføreren i samarbejde med formandsskabet til at godkende tilbuddet på organisationens vegne, og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde Vedlagt som bilag 14 er tiltrådt tilbud (med selvrisiko på kr.) fra Topdanmark samt beslutningsoplægget fra Willies, som lå til grund herfor. Bilag 16: Forsikringstilbud fra Topdanmark 19/23

20 Det #JobInfo indstilles, Criteria=AKB_Frederiksberg# at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og tiltræder formandsskabtes beslutning. 25. Servicefradrag til lejere Beboere i lejeboliger kan benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Tilskuddet er et såkaldt ligningsmæssigt fradrag, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget er en konsekvens af Folketingets Bolig Job-ordning. Det er en forsøgsordning, der løber fra den 1. juni 2011 til og med 31. december Tilskuddet gives kun til lønudgifter, ikke til materialeudgifter og kun til eksisterende helårsbolig, i dette tilfælde det enkelte lejemål. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at o arbejdet er udført og betalt i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013 o modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres o arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v.af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark o udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: o Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det o Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: o o o o Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren 20/23

21 o o Udgifter, #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Indsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer eller CPRnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. BoligButikken 2010 Som medlem af BoligButikken får boligorganisationen her en status over BoligButikkens virksomhed KAB står sammen med seks andre boligorganisationer bag BoligButikken, der fungerer som central opnotering for over boliger i københavnsområdet. BoligB Servicefradrag til lejere Beboere i lejeboliger kan benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Tilskuddet er et såkaldt ligningsmæssigt fradrag, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget er en konsekvens af Folketingets Bolig Job-ordning. Det er en forsøgsordning, der løber fra den 1. juni 2011 til og med 31. december Tilskuddet gives kun til lønudgifter, ikke til materialeudgifter og kun til eksisterende helårsbolig, i dette tilfælde det enkelte lejemål. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at o arbejdet er udført og betalt i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013 o modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres 21/23

22 o arbejdet #JobInfo er Criteria=AKB_Frederiksberg# udført af en virksomhed, er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v.af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark o udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: o Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det o Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: o Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. o når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse o almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. o Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren o Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren o Indsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer eller CPRnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på utikken bidrager til at hjælpe de boligsøgende på det komplicerede boligmarked. Det sker gennem rådgivning og enkle procedurer for opnotering. BoligButikken udlejer altså ikke boliger, men guider til opnotering. Den 26. maj 2011 afholdt BoligButikken generalforsamling. 22/23

23 #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# I 2010 steg antallet af opnoteringer med 20 procent til i forhold til Fremgangen ser ud til at fortsætte i Derimod faldt antallet af opnoterede via opnoteringsbeviset Flyv fra reden til 166 efter at have ligget på ca. 225 de foregående år. BoligButikken overvejer nye tiltag i den forbindelse. Bestyrelsen i BoligButikken besluttede i foråret 2010 at nedlægge BytteService på grund af et lavt aktivitetsniveau. I stedet henvises til BL s Bytteservice. Den er gratis, landsdækkende og har langt flere bytteemner i databasen end BoligButikkens BytteService på noget tidspunkt har haft. Årsregnskabet 2010 viste et overskud på kr. efter at der er overført 1,2 mio. kr. til andelshaverne som kompensation for merarbejde i forbindelse med fleksibel udlejning. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør omkring 1,77 mio. kr. Andelskapitalen udgør 1,47 mio. kr. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Næste møde Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes torsdag den 24. maj 2012 kl. 17 i beboerhuset Bryggeriet Nordre Fasanvej 122 A, 2000 Frederiksberg. at bestyrelsen fastsætter dato for næste møde. 23/23