Referat fra mødet i Direktion. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Direktion, Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Mandag den 3. februar 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Holger Spangsberg Karen Heebøll Tim Jeppesen Vibeke Kinch Side 1

2 Direktion, Indholdsfortegnelse 17 De kommunikerende direktører Oversigt over advokatudgifter Årsplanlægning for direktionen Emner til behandling på kommende direktionsmøder Fællesmøde med borgmesteren Eventuelt...11 Side 2

3 Direktion, De kommunikerende direktører Sagsnr.:14/1071 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Som opfølgning på Jesper Klits seminar om kommunikation blev I enige om at arbejde videre med hans budskabstrekant. De tre fælles budskaber, I udvalgte, var: 1. Tværgående samarbejde/dashboardet 2. Budgettet 3. Visionen Da visionen er udskudt, er det oplagt at starte med 1 og 2, og arbejde videre med dem ud fra budskabstrekanten. Henriette Viese deltager under dagsordenspunktet. Indstillinger: Kommunikationsafdelingen indstiller, at direktionen drøfter sine fælles budskaber ved hjælp af Jesper Klits model. Side 3

4 Direktion, Bilag: Beslutning i Direktion den : Udsat. Fraværende: Vibeke Kinch Beslutning i Direktion den : Drøftet, og Henriette arbejder videre med de givne input. Side 4

5 Direktion, Oversigt over advokatudgifter Sagsnr.:14/1112 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Direktionen behandlede på sit møde den 18. december 2013 en sag om regulering af forskellige budgetposter, som følge af nedlæggelse af forskellige puljer under HR. Advokatkontoen blev ved denne lejlighed opreguleret med kr. til kr. Ved en nærmere gennemgang af udgifterne de sidste 5 år til advokat ses imidlertid, at beløbet ikke kan dække de gennemsnitlige udgifter i denne periode. Det gennemsnitlige udgiftsniveau på kommunens aftale om advokatbistand med Bech-Bruun for årene 2009 til og med 2013 har været på ca. 1 mio. kr. Udgifterne til Bech-Bruun har over årene fordelt sig på følgende måde: Ud over forbruget på advokataftalen med Bech-Bruun har der været afhold omkostninger til andre advokater i.f.m sager, hvor borgerne har ret til advokatbistand betalt af kommunen, eksempelvis tvangsfjernelsessagerne. Tvangsfjernelsessagerne har tidligere kostet ca kr. pr. sag, men Fredericia Kommune er nu begyndt at anfægte honorarkravene fra advokaterne og det betyder formentlig et fald i denne omkostning til ca kr. pr. sag, lidt afhængig af om sagerne og sagernes videre forløb efter behandling i det særlige tvangsfjernelsesudvalg. For 2009 har forbruget primært været påvirket af udskillelsen af Fredericia Spildevand til et aktieselskab, Davidsen Partners A/S gik konkurs, 20 boligretssager samt FredericiaC. Herudover ligger der i 2009 en restbetaling på kr. til advokatfirmaet Viltoft, der førte kommunens sag mod Arla om betaling af tilslutningsbidrag. I 2010 ligger de sidste omkostninger på udskillelsen af Fredericia Spildevand. Herudover ligger der store omkostninger på en voldgiftssag, flere forskellige sager på det miljøretlige område samt en retssag mod TRE FOR. I 2011 kører der en del retssager, hvor Fredericia Kommune er blevet stævnet, voldgiftssager og en enkelt klagenævnssag. Herudover var der akut behov for advokatbistand i.f.m en række ekspropritationssager i.f.m Ydre Ringvej I 2012 ligger der de sidste udgifter på ekspropriationssagerne i.f.m Ydre Ringvej. Det bemærkes i den forbindelse, at de sparede omkostninger for kommunen i.f.t erstatning til grundejerne langt overstiger udgifterne til Side 5

6 Direktion, advokatbistand. I 2012 er der tillige udgifter til indhentelse af bistand i.f.m borgmesterens embedsførelse samt et par tunge sager om mellemkommunal refusion. I 2012 starter retssagen anlagt af Nanna Riis op. I 2013 udgør sager om mellemkommunal refusion ca kr. ud af det samlede forbrug på ca kr. Af øvrige større retssager er sagen mod Nanna Riis, der nu er afsluttet. For 2009, 2010 og 2011 har der været udgifter i.f.m sager om mellemkommunal refusion på henholdsvis kr , og ,50. Disse udgifter er stigende i henholdsvis 2011 og Årsagen til stigningen i udgifterne er, bl.a begrundet i et par retssager, der inden hovedforhandlingen bliver forligt. Problemet i nogle af sagerne er, at modparten ikke har haft tilstrækkelig juridisk bistand, hvilket påfører sagerne forholdsvis høje omkostninger da Fredericia Kommune skal forklare modparten, hvordan reglerne på området hænger sammen. For 2014 bør udgifterne til mellemkommunal refusion falde, med mindre der skal føres retssager om kravene. Retssagerne og de mange tvister med andre kommuner om mellemkommunal refusion har således betydet, at Fredericia Kommune har opsamlet betydelige kompetencer på området for mellemkommunal refusion. Der er således nu alene behov for advokatbistand i.f.m egentlige retssager og til kvalitetssikring i enkelte sager, hvor de økonomiske konsekvenser er betydelige. Tilsvarende gør sig gældende på i.f.t andre sagsområder, hvor der ikke p.t er større retssager i gang eller under opsejling! Det bemærkes for god ordens skyld, at langt hovedparten af de retssager som Fredericia Kommune har været involveret i, ender ud med, at Fredericia Kommune vinder disse sager helt eller delvist. De omkostninger, der har været på de enkelte retssager, voldgiftssager eller klagenævnssager har altid kunne dækkes ind under det som Fredericia Kommune har fået ud af at kører retssagerne. Hvis/når der skulle opstå en sag, hvor Fredericia Kommune vurderes at have en betydelig procesrisiko vil der altid blive søgt opnået et forlig for at spare omkostninger til selve retssagen og for Fredericia Kommune. Vurdering: Byråds- og ledelsessekretariatet skal bemærke, at Fredericia Kommune i aftalen med Bech-Bruun, udover en honorarpris på niveau med klienter, der omsætter for gange mere end Fredericia Kommune hos Bech- Bruun, og tillige får gratis efteruddannelse i form af fri adgang til Bech- Bruun s interne efteruddannelse af advokater og 2 4 gratis seminar efter eget valg i.f.t fagområde. Overholdelse af et budget på kr. til advokatudgifter vurderes ikke at være realistisk, idet udgiftsniveauet gennem de sidste år har ligget på gennemsnitlig 1 mio. kr. til Bech-Bruun plus de udgifter der er afholdt til øvrige advokater fx i forbindelse med tvangsfjernelser. Kontoen anbefales forhøjet til 1,2 mio. kr. med mulighed for spare-lån. Side 6

7 Direktion, Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller til direktionen at advokatkontoen forhøjes til 1,2 mio. kr. og at finansieringen sker via HRpuljerne som nedlægges (jf. sag fra 18. december 2013) Bilag: Oversigt over advokatomkostninger. Lukket Beslutning i Direktion den : Udsat. Fraværende: Vibeke Kinch Beslutning i Direktion den : Direktionen besluttede, at budgettet ikke ændres, men at evt. merudgifter skal hentes indenfor Økonomiudvalgets område. Side 7

8 Direktion, Årsplanlægning for direktionen Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Med afsæt i drøftelserne med borgmesteren den 17. januar 2014 skal der udarbejdes et årshjul for 2014/2015, hvor de væsentligste udfordringer på de forskellige fagområder indføres. Udgangspunktet er de kendte udfordringer, som ses af bilag (slids fra november 2013). Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller til direktionen at årshjulet udarebejdes med afsæt i de kendte udfordringer og prioriteringen af disse (hovedopgaverne placeres og ansvarlige udpeges). Bilag: Åben - Udfordringer i udvalgene - Udfordringer i udvalgene 2014.pptx Åben - Årsplan Årsplan 2014.docx Beslutning i Direktion den : Udsat. Fraværende: Vibeke Kinch Beslutning i Direktion den : Der udarbejdes en oversigt (gant-diagram), hvor alle projekterne/udfordringer i udvalgene medtages. Direktionen sender alle input om de enkle projekter/udfordringer og tidsplanen for disse til Lene. Side 8

9 Direktion, Emner til behandling på kommende direktionsmøder Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Der står følgende emner på kø til næste direktionsmøde: - møde med borgmesteren Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller, at punkter til næste møde/møder udvælges. Beslutning i Direktion den : Udsat. Fraværende: Vibeke Kinch Beslutning i Direktion den : HR-redegørelse Årsplanlægning Side 9

10 Direktion, Fællesmøde med borgmesteren Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Det er aftalt mellem borgmesteren og direktionen, at der ca. en gang hver 2. uge afholdes et fællesmøde uden fast dagsorden, hvor alle aktuelle forhold kan drøftes. Indstillinger: Til drøftelse Beslutning i Direktion den : Fokus på den løbende inddragelse af borgmesteren i alle de sager, som er politiske vigtige. Temamøderne inden byrådsmøderne kan/skal anvendes til både planlagte aktiviteter og til drøftelse af mere aktuelle emner. Der planlægges løbende møder mellem borgmester, kommunaldirektør, fagudvalgsformænd og fagdirektører. Side 10

11 Direktion, Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Beslutning i Direktion den : Lederkonferencen den 27. februar 2014 enkelte konsulenter som skal understøtte/arbejde med implementeringen af kommunen 3.0 kan deltage. Side 11

12 Direktion, Underskriftsside Tim Jeppesen Vibeke Kinch Karen Heebøll Holger Spangsberg

13 Bilag: Udfordringer i udvalgene - Udfordringer i udvalgene 2014.pptx Udvalg: Direktion Mødedato: 03. februar Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 7541/14

14 Udfordringer og opgaver i udvalgene i 2014 Tim Jeppesen 21. november 2013

15 Økonomiudvalget Økonomiudvalgets væsentligste opgave bliver at føre kommunen igennem en proces der finder løsninger på kommunes store økonomiske udfordringer. Den uspecificerede pulje i budget 2014 er ikke den eneste opgave. Der er også administrative besparelser, besparelser fra tidligere år der ikke er udmøntet, budgetstrategien er ikke overhold og så er der en demografisk udvikling der vil udfordre vores økonomi Der vil være behov for at identificere, og gøre brug af, flere indsatser. Mulighederne er bl.a.: Reduktions af serviceniveau på de store velfærdsområder Administrative besparelser Effektiviseringsstrategi Konkurrenceudsættelse

16 Kultur- og Fritidsudvalget Event og turismestrategi Implementering af kultur/fritids og idrætspolitikken Masterplan på idrætsfaciliteter Ny organisering af samarbejdet med foreningslivet.

17 Børn og Ungdomsudvalget Implementering af ny skolereform herunder lykkes med inklusionsopgaven Bilaget i budgetforliget beskriver en klang række opgaver, fx øget familiearbejde, øget fokus på unge og misbrug Sammenhæng på hele 0-18 årsområdet Nye budgetmodeller Omlægning af fritidstilbuddene som konsekvens af en længere skoledag

18 Socialudvalget Plejen Udbud af fritvalgs-området (det siddende Socialudvalg har drøftet retning på udbud og sagt ok til, at forberedelserne til en politisk sag går i gang, dog uafklaret om der skal et plejecenter med) Analyse og fastlæggelse af strategi på plejebolig-området (f.eks. et nyt plejecenter?) Udvikling af det nære sundhedsvæsen i samarbejde med Sundhedsudvalget (f.eks. akut-teams, korttids-pladser) Voksenservice Gennemførelse af omstillings- og udviklingsplanen En ny Vej behandling af beslutningsoplæg herfra (planen forventes vedtaget af Byrådet 9/12)

19 Sundhedsudvalget Udvikling af Sundhedscenter / det nære sundhedsvæsen Sundhedsaftale for Samarbejde med regionen om Fredericia Sygehus (her får bymidtestrategi + rækkefølgebestemmelse stor betydning) Afklaring af Hjælpemiddelområdet (forventer udbud af depotdriften ikke officielt pt.) Evaluering af sundhedsprojektet i SønderKorskær og på baggrund heraf beslutning om strategi for bydelssundhed (f.eks. indsats i en ny bydel?) (Evt. analyse i samarbejde med Sygehus Lillebælt mhp. fælles initiativer til nedbringelse af medfinansieringsudgifterne)

20 Arbejdsmarkeds- og Integrationsudvalget Fortsat indsats omkring implementering af FØP/Flexreformen (f.eks. anvendelse af ressourceforløb) Implementering af kontanthjælpsreformen Implementering af en kommende sygedagepenge-reform (forhandles pt.) Implementering af investeringsstrategien jf. budgetforliget Fortsat udvikling af mødet med borgeren (bl.a. brugerundersøgelse og dialog) (hvad gør vi med integrations-indsatsen? hvis der er politisk ønske om at tage det op)

21 Teknik og Miljø Bymidtestrategi Bosætningsstrategi FredericiaC (Kanalerne, Klimasikring ved Gl. Havn, Oldenborggadekvarteret, Sdr. Voldgadekvarteret byggemodning og lokalplan) Masterplanen (Optimering af kommunale ejendomme) Renescience (innovationsprojekt med Vejle, Kolding, Middelfart Kommuner og Dong Energy om omdannelse af affald til gas) Natur- & Miljøpolitik

22 EIS Udvikling af DanmarkC (Salg af erhvervsjord) Erhvervsudvikling og erhvervsservice. Reduktions af sagsbehandlingstider og udvikling af klyngeprojekt inden for Transpoirtområdet og Energiområdet Evaluering af Tall Ships. Eftr næste års Tall Ship ska det vurderes om det skal fortsætte?

23 Bilag: Årsplan Årsplan 2014.docx Udvalg: Direktion Mødedato: 03. februar Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 7543/14

24 Direktionens årsplan 2014 Uge Dato Emner Bemærkninger Emner der er fordelt: Ansvarlig Emner til fordeling: Kommunens overordnede ramme Serviceniveauer Kan-opgaver Effektiviseringsstrategi Mængderegulering Bidrag til drøftelse af rammefordeling Afleveringsform budgetbidrag Advokatkontoen Kommunikation Årsplan for direktionen Opgaver til det samordnet beredskab Møde med Jacob Forberedelse af budgetseminar Forberedelse af budgetdrøftelser i Tommy Henrik Henriette Lene Kaj

25 Uge Dato Emner Bemærkninger udvalg Forberedelse af budgetseminar den 19. juni august - Direktionsseminar Byrådets budgetseminar

26 Uge Dato Emner Bemærkninger Emner som skal behandles i 2014: