Resultatkontrakt. Vedrørende Rethink Business : Design for Disassembly 1. januar December 2015 Journalnummer:

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Rethink Business : Design for Disassembly 1. januar December 2015 Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Eannr: Christian Fredsø Christian.Fredsoe@ru.rm.dk Operatør: Fonden Development Centre UMT Birk Centerpark Herning Svend Erik Nissen Svenderik@innonetlifestyle.com CVR. Nr Resumé I projektet er der fokus på at identificere og hjælpe virksomheder til at skabe grønne forretningsmodeller med afsæt i bedre design, så produkterne kan repareres, fornyes og genbruges så længe som muligt, og siden, når de er udtjent, kan skilles ad i så rene ressource bestanddele, som overhovedet muligt og i bedste fald returneres til ny produktion. Dette ressource, energi og designfokus har som mål at øge den enkelte SMV ers energi og ressourceeffektivitet, og det netværk af virksomheder, der eventuelt må indgå for at udløse potentialet. Projektet er sat sammen af tre faser, der gennemføres successivt og til dels overlappende: 1) screening af virksomheder 2) Ressourcestatusanalyse med fokus på ressourceeffektivisering, idegenerering over forbedret eller ny produkt, proces eller serviceide 3) yderligere fokusering af ide, forbedringspotentialer, forretningsmodel og designbrief samt eventuel implementering i virksomheden. Mindst 10 virksomheder har bud på nye cirkulære forretningsmodeller med fokus på ressource og materialeeffektivitet, og der er skabt 23 nye alliancer og værdikæder mellem enten virksomheder eller virksomheder og kommuner. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1.september Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Dette afsnit skal indeholde: En beskrivelse af og konklusion på akkumuleret status for projektet ikke kun de seneste 6 måneder Fase 1: Rekruttering og screening af virksomheder skete med input fra erhvervskontorer i Randers, Skive, StruerLemvig, RingkøbingSkjern, Herning. Andre primære og sekundære erhvervsfremmeaktører har ikke bidraget, selv om de alle er kontaktet om muligheden for samarbejde med operatøren om opgaven og om projektet! Eksterne konsulenter har også bidraget. Arbejdet skred langsommere fremad end ønsket, dels fordi Erhvervsstyrelsen, ERST, ikke godkendte vores ansøgning før i juni måned, dels fordi det var vanskeligt at spotte de forandringsmodne virksomheder, som Rethink Business havde lært os at gå efter. Et skærpet screeningsdokument fra Rethink Business samt de 9 screeningsfaktorer fra samme projekts screeningscase var værdifulde redskaber til at finde de endelige virksomheder. Rekruttering og screening strakte sig af disse grunde frem til juni, hvor ERST godkendte vores projektansøgning. Projektet havde således en bruttoliste på 55 virksomheder fordelt på 15 brancher og 15 kommuner. Alle blev kontaktet, og 22 var interesserede i at høre mere, alle var små og mellemstore virksomheder. Disse fordelte sig på 11 brancher og 12 kommuner. Ud af denne gruppe blev 15 udvalgt, som senere blev til 12, hvoraf kun én virksomhed havde tilknytning til projektet Rethink Business og det kun i en kort periode. Af disse 12 er 2 ophørt pga. private årsager eller indløb af meget stor ordre. Men 10 fortsætter i hovedforløbet, og de fordeler sig på 7 brancher og 8 kommuner i regionen. (skema med virksomhedsoversigt medsendes). For at spare tid i foråret har operatøren foretaget udvælgelse af de 22 ned til de 12 virksomheder. De eksterne konsulenter har godkendt alle 12 som meget kvalificerede og spændende virksomheder. Alle 10 virksomheder har udfyldt De minimiserklæringer (medsendes denne rapport), er introduceret for Klimakompasset scope 1 og 2 og har valgt ekstern konsulent ud fra Rådgiverbørsen.dk. I denne store database er der ikke mange med erfaring i cirkulær økonomi; alle 10 har således valgt Vugge til Vugge Danmark eller Minor Change Group som konsulenter. Operatør er sammen med disse konsulenter begyndt forberedelse af workshop i august samt det efterfølgende arbejde med at udarbejde ressourcestatus og forretningsmodel med designbrief. Operatør har holdt opstartsmøde med Regional Udvikling og med ERST og ønsker så tæt og åbent et samarbejde med begge, for at øge værdiskabelsen med arbejdet på prioritetsakse 3 i den nye EUbevillingsrunde. Forberedelserne til et lukket udbud efter en webmaster samt efter en ekstern evaluator er lavet i august måned.

3 Redegørelse for om aktiviteterne afvikles til tiden Projektet er blevet en del forsinket, fordi ERST først kunne have opstartsmøde med operatøren den 17. juni i år. Både operatør og konsulenter er indstillet på at indhente mest mulig tid på en for virksomhederne skånsom måde. Men operatøren forventer at anmode om udskyde aflutningen af projektet til 29. februar Med denne forsinkelse in mente kører alle aktiviteter ifølge tids og arbejdsplanen stort set planmæssigt. (Ganttplan medsendes) Redegørelse for om aktiviteterne afvikles i et omfang og en kvalitet som forudsat Aktiviteterne sker i henhold til opsatte mål og ønsker i resultatkontrakten med Region Midtjylland og med Erhvervsstyrelsen. Konsulenterne gør et stort arbejde og de deltagende 10 virksomheder er alle engagerede og ivrige for at komme videre i arbejdet med Design for Disassembly. Redegørelse for om den organisatoriske opbygning forløber som forudsat (hvis relevant på opgørelsestidspunktet) Den organisatoriske opbygning er passende og samarbejdet med Regional Udviklings Cirkulær Økonomi team og med ERST forløber fint og meget konstruktivt. Redegørelse for, om de forventede effekter opnås som forudsat (hvis relevant på opgørelsestidspunktet) Ikke relevant for indeværende pga forsinkelse i projektets første faser. Redegørelse for om budgettet følges som aftalt Projektets budget følges. Erhvervsstyrelsen har godkendt at EU Strukturfonde medfinasierer med ,00 kr. Operatøren anmoder om at forhøje denne ramme med , kr. + 18% overhead, således at EU Strukturfonde medfinansierer i alt ,00 kr.. Hvis der er afvigelser fra det kontraktbestemte, skal operatøren redegøre for disse afvigelser, samt forelægge en plan for det videre forløb. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Mål 1 effekter (se i øvrigt effektkæde) Resultatkrav Målemetode Opfølgning 10 beskrivelser af virksomhederne og deres resultater og proces på parametre som reduktion i CO2 emission og materiale og energiforbrug og som i øvrigt efterlever de krav som Erhvervsstyrelsen har fremsat for godkendelse af projektet Forbedrede produkter, ydelser og koncepter, der kan sælges på det globale Resultatkrav 1.1 Forretningsmodel Mindst 10 virksomheder arbejder med at forbedre energimateriale og ressourceeffektivitet og skaber en cirkulær grøn forretningsmodel (businesscase)med forbedrede data på grønne indikatorer under tilknytning af rådgivere med erfaring i energi, materiale og ressourceeffektiv forretningsudvikling 10 virksomheder er udpeget og starter først nu i september 2015 på deres projektide. Konsulenter og operatør påbegynder først nu deres arbejde i virksomhederne. Side 3

4 Der er skabt 2 nye alliancer mellem virksomheder eller mellem virksomheder og kommuner marked Der er på baggrund af DfD skabt mindst 3 nye værdikæder på tværs af brancher og etablerede værdikæder. Resultatkrav 1.2 Ressourcestatus Mindst 1012 virksomheder får udarbejdet en ressourcestatus Dokumenter over ressourcestatus De minimiserklæringer på virksomheder der deltager De 10 virksomheder får udarbejdet ressourcestatus i løbet af september og oktober. De minimiserklæringer fra de 10 deltagende virksomheder er indsamlet og fremsendes på anmodning. Mål 2 Mål 2 aktiviteter (se i øvrigt produktionsplan for operatør og underleverandør) Resultatkrav Målemetode Opfølgning Den foreliggende ansøgning Erhvervsstyrelsens godkendelse og kontrakt med operatør Resultatkrav 2.1 Operatør udarbejder og ansøger Den Europæiske Regionalfond, prioritetsakse 3 om de i initiativet nævnte midler til at gennemføre aktiviteterne Resultatkrav 2.1 Screening Identificere SMV er med potentiale til at blive mere materiale energi og ressourceeffektive udarbejde screeningsdokumenter, der bygger på erfaringer fra Rethink Business og ekstern konsulent 2030 virksomheder med po Konkret udarbejdet dokument, der kan formidles til andre 2030 virksomheder Operatør har udarbejdet og indsendt ansøgning til EU s Regionalfond, prioritetsakse 3 og har modtaget tilsagn og underskrevet kontrakt med ERST. Ansøgning og kontrakt foreligger i RM. Operatør har sammen med lidt hjælp fra erhvervskontorer, Vugge til Vugge identificeret 55 potentielle SMV. Operatør har kontaktet disse og screenet 22 af dem med Side 4

5 tentiale og motivation for grønne forretningsmodeller får viden, information og læring om CØ, om ressource og energieffektivitet og om effekten af design til adskillelse. identificere de mest omstillingsmodne 1520 SMV er, der udvælges til at gå videre til projektets fase 2 Kickoff Workshop og ressourcestatus Af disse kan op til 2 virksomheder være store, hvis de vurderes at være i stand til at forbedre energi materiale og ressourceeffektivitet og produktivitet i et eventuelt netværk af underleverandører arbejde sammen med andre erhvervsudviklingsoperatører om at udbrede ideen om ressourceoptimering via cirkulære økonomiske forretningsmodeller geografisk og branchemæssig bred screening afgiver erklæring på at de har fået viden, information og læring om CØ, om ressourceog energieffektivitet og om effekten af design for adskillelse 1520 virksomheder med registrerede CVRnumre er klar og indgår i projektets fase 2 Aktivitetsoversigt over henvendelse og resultat med andre erhvervsfremmeaktører et dokument, der er en forbedret version af screeningsdokumentet fra Rethink Business og bygger på læring og erfaringer fra dette projekt. Til mødet med disse 22 fik disse tilsendt en folder, der beskriver projektets mål og muligheder for SMV. Alle 22 har under gennemgang af screeningsdokumentet fået info og viden om CØ og effekten af Design for Adskillelse. Alle 22 har godkendt deres udfyldte screeningsdokument. På grund af forsinkelse i ERST s godkendelse af projektansøgning, der førte til et opstartsmøde med dem og RM den 17. juni valgte operatør selv at udvælge 12 SMV til det videre forløb. Ekstern konsulent, Vugge til Vugge, har anerkendt alle 12 som værende meget relevante og interessante. Til 2. fases workshop den 9. september er de 22 SMV inviteret og de 10 fravalgte får mulighed for at deltage om formiddagen og netværke og høre om relevante erhvervsfremmeordninger, som de kan søge, hvis de vil gå videre med deres ideer. Inden workshoppen er de 12 godkendte virksomheder reduceret til 10 på grund af forskellige force majeursituationer i virksomhederne og har haft skype eller telefoninterview med ekstern konsulent for at få indrammet virksomhedens arbejdsomfang, ambition og mål. De 10 SMV fordeler sig på 7 brancher og 8 kommuner i Side 5

6 Resultatkrav 2.2 Workshops Planlæge og gennemføre workshop del 1 med fokus på at skabe b2b netværk og inspiration så virksomhederne kan blive afklaret om ambitioner og muligheder. Planlægge og gennemføre Workshop del 2 med fokus på Ressourcestatus og dermed overblik over udfordringer og muligheder for at forbedre energi og ressourceeffektiviteten gennem cirkulære forretningsmodeller RM Procesplan for workshop del 1, samt be skrivelse af virksomhedernes reaktioner og udbytte: Workshop del 1 og del 2 er begge planlagt til 9. september, indblik i hinandens henholdsvis formiddag projektideer og eftermiddag. overblik over relevante erhvervs Indholdet er planlagt i et fællesskab mellem operatør og fremmeordninger eksterne konsulenter, så det Procesplan for workshop del 2 samt virk kommende virksomhedsarbejde kan indledes på workshoppen sammen med input somhedernes udbytte: Introduktion til om andre erhvervsfremmeordninger ressourcestatusdokumentenetværk. og om B2B De deltagende SMV Undersøgelse af værdiskabende sammenhænge kommer til at arbejde konkret med DfD i relation til deres projektideer og ambitioner. Udfolde og skabe dybde i projektideernsourcestatusarbejdet vil bli Værkstøjer til brug for resve introduceret på workshoppen. Resultatkrav 2.3 Kommunikation og formidling Sikre at hjemmesiden er tilpasset formidling af informationer og resultater fra DfD Resultatkrav 2.4 Cases Operatør sikrer, at der på baggrund af arbejdet med projektet og med virksomhederne skabes kommunikerbare cases Aktiviteter og forløb i DfD er formidlet på hjemmesiden, kombineret med andre cases og eksempler fra ind og udland. 5 virksomhedsfokuserede cases samt 2 metodiske vedr. de anvendte metoder i virksomhedsarbejdet Webmasteropgaven er sendt i et lukket udbud blandt 3 firmaer med deadline for tilbud pr I uge 37 udpeges vinderen og i uge 3839 foreligger den nye hjemmeside som en aktiv webplatform. Arbejdet med de i alt 7 cases er så langsomt påbegyndt. Casene vil foreligge ved projektets slutning. Ekstern konsulent laver 3 cases, operatør laver 2, ekstern evaluator laver 2 metodecases. Side 6

7 Mål 3 Mål 3 organisering Resultatkrav Målemetode Opfølgning Underskrevet kontrakt med underleverandør Produktionsplan, der viser hvem, der gør hvad, hvornår og er ansvarlig for hvilke aktiviteter. Al administration af projektets delaktiviteter varetages af operatør Resultatkrav 3.1 Optimal udnyttelse af kompetencer Operatør gennemfører et udbud for de generelle virksomhedsrettede aktiviteter i DfD. Der sikres en arbejdsdeling mellem operatør og konsulenter, der sikrer at projektets samlede organisatoriske kompetencer og finansiering optimeres bedst muligt Resultatkrav 3.2 Læring udveksles Operatør sikrer gennem projektets organisering, at Erhvervsstyrelsen får indsigt i og kan følge de metodiske tilgange, som bruges i projektet som et supplement til klimakompas 1 og 2 med det mål at skabe bedre grundlag for Erhvervsstyrelsen fremtidige ressourceeffektiviserende indsatser overfor smv er Resultatkrav 4.1 effektiv ressourceanvendelse Operatør sikrer, at de konsulenter der hyres bruger tiden til rådgivning og ikke administrative opgaver i forbindelse med projektet Resultatkrav 4.2 Operatør sikrer, at eventuelle aktiviteter med Designbrief i projektets 3. fase er fokuseret i forhold til virk Erhvervsstyrelsens udtalelser og konklusioner Mål 4 Mål 4 ressourcer Udbuddet er lavet i 1. kvartal 2015 og vinder blev et konsortium omkring Vugge til Vugge Danmark og Minor Change Group. Materiale og underskrevet kontrakt herom kan rekvireres. Produktionsplan medsendes denne afrapportering. Anvendte metoder, arbejdsgange og processer er tilgængelig for ERST og operatør har aftalt at mødes med ERST om erfaringsudveksling og videreudvikling af De Minimisskemaerne og Klimakompas 1 og 2. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Ressourceopgørelser i timer på aktiviteter Log, der beskriver begrundelse for at udfolde designbrief i den enkelte virksomhed Er sikret i ovenstående produktionsplan/ganttplan. Arbejdet med Designbrief Side 7

8 somhedens behov for at få denne ydelse ligger sidst i projektet. Dette forhold vil blive dokumenteret. 3. Opfølgning på Økonomi [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Dette afsnit indeholder en halvårlig opfølgning i forhold til budgettet sammenholdt med planlagte aktiviteter. Operatøren skal lave en status på det budget og finansieringsskema, der indgår i resultatkontrakten. Hvis projektet ikke gennemføres som planlagt eller som budgetteret ved kontraktindgåelsen, skal operatøren redegøre for afvigelserne og vurdere konsekvenserne for kontraktopfyldelsen samt anmode om et revideret budget, som giver et realistisk indtryk af forventningerne. Bemærk: Hvis der er behov for ændringer i budgettet skal Region Midtjylland have forslaget til ændringer til godkendelse. Opereres med budgetændringer, der ikke er godkendt, betyder det, at Region Midtjylland kan afvise eventuelle betalingsanmodninger jfr. resultatkontraktens standardvilkår. For EUprojekter gælder, at der skal vedlægges en kopi af afrapportering/statusrapport til Erhvervsstyrelsen. Afslutning af projekter: Senest tre måneder efter projektets afslutning skal operatøren aflevere en kontraktopfølgning med et endeligt projektregnskab, som er opstillet med udgangspunkt i de godkendte budgetposter. Derudover skal der være en slutrapportering med opfølgning på aktiviteter, resultater og resultatkrav. Slutregnskabet skal være revisionspåtegnet. TABEL 1 DET GODKENDTE BUDGET Udgiftsbudget 2015 Jan 15aug sept. 15 marts Projektarbejde, faktisk løn Ekstern konsulentbistand Revision Ialt Udgifter til intern projektadministration i alt Indirekte omkostninger (18% standardsats) i alt Note: 220 Det forudsættes at der i denne budgetpost er afsat midler til rådgivning om læringsopsamling og caseudarbejdelse. Side 8

9 Finansieringsbudget 2015 jan 15 aug sept 15 marts 16 Total 502 EU medfinansiering Kontante Regionale tilskud I alt Det aktuelle (senest godkendte) budget udfyldes af sagsbehandleren inden fremsendelse til operatøren. Udfyld også med de relevante udgiftskategorier og finansieringskilder i tabel 2 og 3. Bemærk at budgetter også kan være halvårlige, f.eks. 1/330/8, 1/928/2 ( strukturfondsperiode}. TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. september 2015 Udbetalinger År År 20xx År 20xx År 20xx Total Total Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. september 2015 Indbetalinger År År 20xx År 20xx År 20xx Total Total Anmodning om udbetaling Anmodet beløb pr. 1. september 2015 Region Midtjylland A conto på , modtaget i juli 2015 TABEL 3 FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Side 9

10 [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Hvis forbruget ikke følger budgettet, vil der typisk være behov for udarbejdelse af et nyt budget, der kan give et realistisk indtryk af forventningerne. Hvis der ikke ønskes ændringer slettes skabelonerne til tabel 3 fra opfølgningen. Driftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2015 År 20xx År 20xx År 20xx År 20xx Total Brug udgiftskategorierne fra dobbeltklik for at udfylde skemaet resultatkontrakten. Total Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. september 2015 År 20xx År 20xx År 20xx År 20xx Total Brug udgiftskategorierne fra dobbeltklik for at udfylde skemaet resultatkontrakten. Total Side 10

11 Vejledning til opfølgning på resultatkontrakter [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Målet med kontraktopfølgningen er at sikre, at projektets aktiviteter gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelse med tilhørende budget og finansieringsplan. Det er operatøren, der udfylder skemaet som led i en afrapportering til Region Midtjylland. Der afrapporteres halvårligt på projektets fremdrift fra projektstart til opgørelsestidspunktet. Der afrapporteres pr. 1. marts og 1. september og senest 3 uger efter opgørelsesdagen. Når det drejer sig om projekter, der er samfinansieret med EU s strukturfondsmidler, skal operatøren endvidere halvårligt indsende statusrapporter og projektbudgetter til Erhvervsstyrelsen, hvor der redegøres for fremdrift, økonomi og effekter. Statusrapporterne skal opgøres pr. 1. marts og 1. september og indsendes senest tre uger efter opgørelsesdagen. Region Midtjylland skal have tilsendt kopi af den statusrapport og det perioderegnskab, som tilgår Erhvervsstyrelsen. Det er operatøren, der leverer data til opfølgning på mål og resultatkrav i overensstemmelse med den kontraktbestemte målemetode. Operatøren skal endvidere redegøre for eventuelle afvigelser fra det forventede og kontraktbestemte. Region Midtjylland vurderer om målopfyldelsen er i overensstemmelse med det forventede på opgørelsestidspunktet. Region Midtjylland vil benytte de indrapporterede oplysninger i en politisk opfølgning til Regionsrådet og Vækstforum.] Side 11