Referat fra bestyrelsesmøde nr. 143, mandag den 17. december 2012 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 143, mandag den 17. december 2012 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 142 af 19. november Revisionsprotokollat side Indkomne punkter Debatpunkter: 4. Emner til repræsentantskabsmødet. Dagsorden Orienteringspunkter: 5. Byggesager 6. Udlejningssituationen 7. Økonomi 8. Indkomne punkter 9. Udvalg 10. Afdelinger 11. Personale 12. Bydelsprojekt 3 i 1 (Susanne kommer og orienterer fra ). 13. FF & FU samarbejde 14. Evt. 15. Planlagte mødedatoer side 1

2 Susanne Rønne startede mødet, med at fortælle om den nye helhedsplan for Bydelsprojekt 3i1, gældende for perioden 2012 til 2016, omhandlende Bydelshuse i Østerbyen, Skoleparken, Stengårdsvej og Kvaglund. Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 142 af 19. november 2012 Rettelse: AL deltog ikke ved de to seneste bestyrelsesmøder Beslutning: Referat blev herefter underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604 Beslutning: Side 604 blev fremvist og godkendt. Ad 3 Indkomne punkter Der var ingen indkomne punkter. Debatpunkter: Ad 4 Emner som hovedbestyrelsen ønsker at orientere om eller at drøfte på repræsentantskabsmødet 2013 drøftes. Forslag til dagsorden drøftes. Ændringer til dagsorden: Opstilling af kandidater: BS, IT og SE genopstiller. Alle deltagere afkrydses ved ankomst. Stemmesedler udleveres. Dørene åbnes kl Spisning forventes at starte kl. ca Navneopråb slettes. Evalueringsskema skal ikke indgå som del af dagsordenen. Af indkaldelsen skal fremgå, at dørene åbnes kl og evt. ledsager skal meddeles ved tilmelding. Korrigeret udkast til dagsorden vedhæftes dette referat. CPA oplyste, at han forsøger at udarbejde årsberetning i en lidt kortere version. (evt. stikord på skærmen) IT undersøger om nuværende medlemmer af fritidsudvalg og redaktionsudvalget ønsker at fortsætte. Emnet behandles af bestyrelsen igen på mødet i januar. side 2

3 Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik orienterede: Afd. 2 -Udvendige brystninge udføres i blå plader (ingen forandringer). Afd. 29 -Kører planmæssigt. Afd Køkkener er ved at være færdige. Afd. 32 Opsætning af altaner: Projektet bliver kr dyrere / investeringssum pr. altan kr Hovedbestyrelsen ønsker ikke p.t. afvise projektet. Beboerne behandler emnet på det ordinære afdelingsmøde i Afd Udgifter til udskiftning af vinduer i Posthuset dækkes af afdelingens 10 års planer. Afd Udskiftning af vinduer starter op lige efter jul. Tovværksgrunden Projektering kører planmæssigt. Lic. forventes i starten af marts måned Købsaftale skal være indgået før kommunen kan udstede en byggetilladelse. Helhedsplan på Stengårdsvej. PS omdelte prospekt udarbejdet af SLA og gennemgik fem delprojekter. Intentionen er, at flere områder skal flettes sammen både fysisk og mentalt og der skal skabes byrum og grønne uderum med bl.a et nyt bydelshus. Afd. 18 ønsker ikke at deltage med hensyn til stiprojektet, men deltager gerne i de øvrige projekter. er del af arbejdsgruppen Jerne og gennem denne gruppe søges midler fra Esbjerg Kommunes pulje til vækstfremme. Særligt status på punkter fra sidste års afdelingsmøder: El oplyste, at der er fokus på listen. side 3

4 Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. PS gennemgik oversigt over tomgangslejemål Der er et lejemål i afd. 80 som p.t. ikke er udlejet. Erhvervslejemålet Kvaglundparken 4 er ikke udlejet. EDC er engageret og vil forsøge at udleje lejemålet. 5 ældreboliger i afd. 58 (de nye) er p.t. ikke udlejet. EL har talt med Fanø Kommune ang. evt. mindre fysiske tilretninger, for at kommunen evt. kan tiltrække personer med mindre handicaps. Kommunens planer med afd. 25. Lokaler lejet af kommunen til fritidsklub står tomt p.t. - kommunen har derfor planer om at opsige lejemålet. PS oplyste, at han har foreslået kommunen at kan opføre 6 familieboliger på grunden. PS har givet EDJ tilladelse til at Daugaard Pedersen har kridthusgrunden på hånden året ud. Ad 7 Økonomi LBK orienterede. Årsregnskab og beretning var indlagt på Ipad. Yderligere gennemgang foretages d hvor revisor også gennemgår revisionsprotokollat (Protokollat er lagt på Ipad). Afkastrapport for perioden 1/ til 14/ udgør for Alm. Brand 4,77% p.a. og Nordea 2,85% p.a. Ad 8 Indkomne punkter PS oplyste at personalet har udvist stor interesse til at danne arbejdsgrupper. Ad 9 Udvalg Målsætningsudvalget. Emner fra referatet af den 23. oktober er ved at blive implementeret. Redaktionsudvalg IT oplyste at næste møde afholdes den. 10. januar EL oplyst at glemte oplysninger vedr. jubilaer udsendes ikke. Fritidsudvalget orienterede om status: Rep. fest afholdes d. 2/ Budgettet for festen udgør kr. 700,- pr. person. Fritidsudvalget sponsorerer penge til musikken. Referat fra fritidsudvalget udsendes til hovedbestyrelsen fremadrettet. Der bliver mulighed for at købe billetter til en koncert med Andre Rieu d. 2/ i Boxen i Herning. Der satses kun på 10 billetter i første omgang. Salget reklameres i Trappenyt og sælges efter først til mølle princippet. side 4

5 Ad 10 Afdelinger PS har aftalt med Knud Larsen, at der udarbejdes projekt for nye altaner i afd. 32. Projektet fremlægges for beboerne på det ordinære afdelingsmøde i marts måned 2013 (se pkt. 5). Afdelingsmøder Forslag til afdelingsmøder er fremsendt til afdelingsbestyrelserne med svarfrist den 10. december. Flere afdelinger har ønsket at flytte afdelingsmødet fra kl til kl En afdeling har ønsket at få flyttet mødet fra en mandag til en tirsdag. Ny endelig plan er lagt på Ipaden. Formandsmøde Afholdes tirsdag den 15. januar kl på Platanvej. Dagsorden er sendt ud og var vedhæftet som bilag til indkaldelsen. Emner fra evaluering gennemgåes. Tiltag: Dagsligdags trivialiteter fra afdelingerne skal ikke fylde så meget på mødet. Repræsentantskabsmøde HR ønsker at plejekrævende beboere oplyser inden mødet at de tager en hjælper med. Emnet er behandlet under pkt. 4. Ad 11 Personale Personalesag: Der er langtidssygdom blandt et par viceværter. Den ene vicevært er i gang igen og den anden starter inden længe. Personalersag: Problemer med en psykisk syg beboer, der kommer og generer udlejningspersonalet. Jobannonce: Der er ansøgningsfrist til jobbet som boligrådgiver den 14. december. Ca. 100 har søgt. Den 7. januar mødes PS, AB og LBK for at udsøge 12 personer i første omgang. Samtaler forventes afholdt i uge 3. VN. Personalehåndbog og lokalaftaler tilrettes tirsdag den 18. december efter indgåelse af ny overenskomst. side 5

6 Ad 12 Bydelsprojekt 3 i 1 Susanne Rønne orienterede fra kl Ad 13 FF og FU samarbejde Affaldshåndtering i Esbjerg. Som en af de få kommuner fastholder Esbjerg Kommune, at der skal etableres affaldsskakte i etageejendomme. Dette giver mange gener for vores viceværter, renovationspersonalet samt dyre etableringsudgifter ved nygyggeri. Dette ønsker PS at drøfte med kolleger i Esbjergs boligforeninger og det er på næste dagsorden i FF/FU regi. Ad 14 Evt. Kursus i brug af Ipad arrangeres først i det nye år. Mobilt lydsystem blev fremvist systemet fylder meget så derfor undersøges alternative muligheder. Skrifttypen på breve og bl.a. referater er ændret til Calibri. Dette er efter længere drøftelse bestemt på kontoret gjort for at ensarte billedet udad til. Desuden er fastlagt en ensartet brevskabelon. Administrationen behøver ikke at skrive mails hver gang der indlægges dokumenter på Ipad. SE ønskede at byggesagshonorar til bestyrelsen behandles som et punkt på næste best. møde. Første afdelingsmøde i afdeling 66, afholdes som et ordinært møde i starten af Ad 15 Planlagte mødedatoer Hovedbestyrelse: Mandag d. 14. januar 2013 Formandsmøde tirsdag den 15. januar Mandag d. 11. februar 2013 Repræsentantskabsmøde den 27. februar Mandag d. 8. april 2013 Mandag d. 13 maj 2013 Mandag d. 3. juni 2013 Mandag d. 1. juli 2013 Repræsentantskab: Tirsdag den 15. januar 2013 (formandsmøde) Onsdag den 27. februar 2013 (rep. møde) Referat godkendt den 14. januar 2013 side 6