NY FREDERIKSSUND KOMMUNE

Transkript

1 NY FREDERIKSSUND KOMMUNE BEGRÆNSET UDBUD UDBUDSMATERIALE Vedr. Udbud af REVISIONSYDELSEN TILBUDSFRIST: 16. august 2006 kl

2 1. Udbudsmateriale 2. Årsberetning/ regnskab Årsbudget Kasse- og Regnskabsregulativ 5. Organisationsplan Ny Frederikssund Kommune er en sammenlægning af kommunerne: Frederikssund, Jægerspris, Skibby og Slangerup, med virkning fra 1. januar Indholdsfortegnelse 1 Udbud af revisionsopgaven Indledning Udbudsform Udvælgelseskriterier Aftaleperiode Afgrænsning af tilbud Opsigelse Eventuelle tvister Formkrav og indhold i tilbud Andre forhold omkring tilbud Beslutningsprocedure m.v Tildeling af ordren

3 2 Beskrivelse af Ny Frederikssund Kommune Ny Frederikssund Kommune i tal Politisk organisation Administrativ organisation Økonomifunktionens organisering Beskrivelse af revisionsopgaven Revisionsopgavens afgrænsning Revisionens udførelse Revisionens omfang Revisors rolle Rapportering Tilbudsspecifikation Tilbudssum Revisionsplan og metodikker Revisionsmedarbejdere Referencer Forsikring Lokaleforhold Øvrige tilbudsbetingelser Bilag vedlagt udbudsmaterialet Bilag A - Specifikation af årlig tilbudssum Bilag B - Beregning af vederlagsregulering

4 1 Udbud af revisionsopgaven 1.00 Indledning Ny Frederikssund Kommune udbyder revisionsopgaven med det hovedsigte: at opnå en samlet økonomisk gevinst for kommunen at opnå en øget synlighed og fleksibilitet for opgaveløsningen at opnå en udviklingseffekt i form af inspiration og faglig fornyelse i forhold til det interne finansielle tilsyn og kommunens øvrige administrative medarbejdere at sikre en opgaveløsning uden unødig risiko for kommunen, f.eks. svigtende vidensgrundlag og ressourcegrundlag at sikre en løsning, som baserer sig på et økonomisk sundt grundlag Udbudsform Begrænset udbud med 3 til 5 tilbudsgivere i henhold til Begrænset udbud i henhold til RÅDETS DIREKTIV NR. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter Udvælgelseskriterier Tilbudsgivers seneste årsregnskab. Kort beskrivelse af virksomheden, herunder organisation. Faglige formåen og kontaktperson. Erfaring med / reference fra lignende ydelser. Erklæring om udelukkelseskriterierne i art. 45 i udbudsdirektivet 2004/18/EF, dokumentation herfor i form af Erhvervs- og Selskabsstyrelsens serviceattest max. 6 måneder gammel, jfr. Bilag 7. Erklæring om forfalden ubetalt gæld i offentlige myndigheder, jfr. Bilag Aftaleperiode Aftalen skal være gældende for revision af regnskab 2007 til og med revision af regnskab Der vil derfor være tale om en 4-årig aftale med mulighed for forlængelse med yderligere 1 år, på uændrede vilkår. 4

5 Nuværende revisor skal revidere Frederikssund, Jægerspris, Skibby og Slangerup Kommuners samt Sammenlægningsudvalget for Ny Frederikssund Kommunes regnskaber for Afgrænsning af tilbud Opgaven omfatter den samlede revisionsopgave i Ny Frederikssund Kommune. Tilbuddet skal omfatte: 1. Den lovpligtige revision Den lovpligtige revision, som udføres i overensstemmelse med vedtagne love, bekendtgørelser og cirkulærer. Herudover også de erklæringer, beretninger m.v. som skal afgives til andre offentlige myndigheder i løbet af året. Endvidere skal tilbuddet omfatte løbende forvaltningsrevision med en vurdering af, om forvaltningen af kommunens anliggender varetages under nødvendige økonomiske hensyn og hensigtsmæssige forretningsgange, j.fr. afsnit Udvidet forvaltningsrevision I tilbuddet skal der indregnes en option på 100 timer til udvidet forvaltningsrevision. Udvidet forvaltningsrevision indebærer, at revisionen hvert år gennemfører 1-3 større planlagte og målrettede undersøgelser af udvalgte områder. Undersøgelserne skal afdække områdernes produktivitet, effektivitet, sparsommelighed samt ledelse og styring med henblik på at kunne påpege eventuelle forbedringsområder. Revisionen udarbejder mindst en årlig rapport, der fremsendes til Byrådet. De faktiske anvendte timer til udvidet forvaltningsrevision afregnes særskilt. 3. Konsulentbistand Endvidere skal der i tilbuddet indregnes en option på 100 timer til konsulentbistand, som kan anvendes i forbindelse med forespørgsler fra Ny Frederikssund Kommunes forvaltninger. De faktiske anvendte timer afregnes særskilt. 4. Timepris I tilbuddet skal der angives en timepris for opgaver udenfor revisionsopgaven, herunder køretid, kilometergodtgørelse m.v. 1.3 Opsigelse Aftalen er uopsigelig for begge parter i aftalens løbetid. Såfremt parterne ønsker at forlænge aftalen med 1 år, skal parterne positivt tilkendegive dette senest 9 måneder forinden kontraktperiodens udløb. Såfremt aftalen forlænges med 1 år har begge parter mulighed for at opsige aftalen med 9 måneders skriftlig varsel til udgangen af et regnskabsår. 5

6 I tilfælde af misligholdelse er Ny Frederikssund Kommune berettiget til at hæve kontrakten. Der foreligger misligholdelse såfremt revisionsfirmaet tilsidesætter sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, eller i øvrigt bliver dømt for forhold, der kan rejse tvivl om revisionsfirmaets hæderlighed. Kommunen er ligeledes berettiget til at hæve kontrakten, såfremt revisionsfirmaet standser sine betalinger eller går konkurs. 1.4 Eventuelle tvister Eventuelle tvister skal afgøres ved dansk værneting 1.5 Formkrav og indhold i tilbud Tilbud skal være Frederikssund Kommune i hænde senest onsdag den 16. august 2006 kl Tilbud der fremkommer senere end denne frist vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ikke ske offentligt. Tilbud fremsendes i 5 eksemplarer til: Ny Frederikssund Kommune Torvet 2 På kuverten anføres: Fortroligt - Tilbud på revisionsopgaven, idet samtlige tilbud først bliver åbnet af kommunen efter tidsfristens udløb. Bekræftelse af modtagne tilbud vil efterfølgende blive tilsendt tilbudsgiver. Eller pr. mail: @frederikssund-kom.dk, der ligeledes mærkes Fortroligt Ved udformning af tilbud skal tilbudsgiver følge nedennævnte disposition, der vedrører udbudsmaterialets afsnit 4 og bilag A: 4.1 Tilbudssum* 4.2 Revisionsplan og -metodikker 4.3 Revisionsmedarbejdere 4.4 Referencer 4.5 Forsikring 4.6 Lokaleforhold *Bilag A Specifikation af årlig tilbudssum 6

7 1.6 Andre forhold omkring tilbud Ny Frederikssund Kommune giver ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Samtlige tilbud vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiver vil være bundet af sit tilbud til og med den 15. december Kommunen forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk og tilbud, der indikerer, at kommunikation med tilbudsgiver i hele aftaleperioden ikke kan foregå på dansk. Tilbud gives i 2007-priser. Vederlagsregulering kan ske en gang årligt, første gang for januar Regulering skal ske ud fra Danmarks Statistiks nettoprisindeks med basis i nettoprisindekset for januar måned Beregningen skal ske som angivet i bilag B. Fejl i tilbud kan under ingen omstændigheder give grundlag for forhøjelse af tilbudsprisen. Såfremt der er supplerende spørgsmål til det fremsendte udbudsmateriale, skal disse sendes til adressen, som er angivet i afsnit 1.5. Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Det oplyses ikke til tredjemand, hvem der retter henvendelse. Der vil blive arrangeret et afklarende møde den 9. august 2006, hvor der er mulighed for supplerende spørgsmål til Ny Frederikssund Kommune. Alle spørgsmål og svar vil tilgå samtlige tilbudsgivere. Ny Frederikssund Kommune kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudsbetingelserne. 1.7 Beslutningsprocedure m.v. Indkomne tilbud behandles administrativt i den nedsatte styregruppe, hvorefter Direktionen indstiller til sammenlægningsudvalget for Ny Frederikssund Kommune den 2. november Samtlige tilbudsgivere vil i umiddelbar tilslutning til tildeling af ordren modtage skriftlig meddelelse om, hvorvidt deres tilbud er blevet valgt eller fravalgt. Indgåelse af aftale vil ske under forbehold af Tilsynsrådets godkendelse, jævnfør Styrelseslovens 42, stk Tildeling af ordren Ordren vil blive tildelt den tilbudsgiver, der ud fra en helhedsbetragtning, afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud for kommunen. Følgende kriterier vil indgå i kommunens vurdering: tilbudssummen på den primære revisionsydelse (lovpligtig revision samt løbende forvaltningsrevision) optionstilbudssummer på udvidet forvaltningsrevision, konsulentbistand og ydelser udenfor revisionsopgaven 7

8 revisionsplanlægning og metode, herunder anvendelse af revisions- og edb-værktøjer antallet og sammensætningen af medarbejdere, som tilbudsgiver stiller til rådighed for løsning af opgaven samt deres videns baggrund og erfaring med revision af kommunal virksomhed kontraktlige forhold herunder omfanget af eventuelle forudsætninger og forbehold samt tilbudsgivers anvendelse af kommunens systemer, medarbejder ressourcer og materiel. Eventuelle forbehold skal være tydeligt markeret og begrundet. Ny Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at kunne tage kontakt til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklaring af eventuelle spørgsmål, forinden aftalen indgås. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de andre tilbud. Den endelige aftale er først indgået, når begge parter, Ny Frederikssund Kommune og revisionsfirmaet har underskrevet kontrakten og når Tilsynsrådet har godkendt revisionsfirmaet. 2 Beskrivelse af Ny Frederikssund Kommune 2.1 Ny Frederikssund Kommune i tal Ny Frederikssund Kommune er en sammenlagt kommune pr. 1. januar 2007 mellem Frederikssund, Jægerspris, Skibby og Slangerup Kommuner med et samlet indbyggertal på pr. 1/1 2006, og kommunen dækker et areal på ca ha. 2.2 Politisk organisation Kommunens øverste styrende organ Byrådet, der har 27 medlemmer, starter sin funktionsperiode 1. januar I 2006 fungerer byrådet som et sammenlægningsudvalg, med følgende politiske grupperinger: Socialdemokratiet medlemmer Venstre, Danmarks Liberale Parti... 8 medlemmer Det Konservative folkeparti... 3 medlemmer Det Radikale Venstre... 1 medlem Dansk Folkeparti... 1 medlem Socialistisk Folkeparti... 1 medlem Til varetagelse af den umiddelbare forvaltning vil der fra 1. januar 2007 blive nedsat et Økonomiudvalg, samt følgende stående udvalg: 8

9 Børne- og Ungeudvalg Kultur- og Fritidsudvalg Teknik- og Miljøudvalg Plan- og Udviklingsudvalg Social- og Ældreudvalg Sundheds- og Forebyggelsesudvalg Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalg 2.3 Administrativ organisation Kommunens øverste administrative leder er borgmesteren. Direktionen består af Ordførende Direktør samt 6 Direktører. Kommunens opgaveområder er fordelt på følgende områder: Ordførende Direktør: Direktør: Direktør: Direktør: Direktør: Direktør: Direktør: Ansvar - Strategi og koordination Ansvar - Organisation Ansvar - Sundhed, social og arbejdsmarked Ansvar - Erhverv og teknik Ansvar - Jura og politisk sekretariat Ansvar - Kultur og borgerservice Ansvar - Opvækst og uddannelse Den foreløbige organisationsplan er vedlagt som bilag Økonomifunktionens organisering Opbygningen af Ny Frederikssund Kommunes regnskabsvæsen vil blive beskrevet i kommunens nye kasse- og regnskabsregulativ, der godkendes endeligt den 2. november Frederikssund Kommunes nuværende kasse- og regnskabsregulativ er vedlagt som bilag. Sammenlægningsudvalget for Ny Frederikssund Kommune godkendte, på mødet den 12. januar 2006, at anvende Frederikssund Kommunes nuværende kasse- og regnskabsregulativ i Den fremtidige organisering af økonomifunktionen forventes først på plads i 2. halvdel af 2006, hvorfor der er taget udgangspunkt i nuværende Frederikssund Kommunes opbygning: Organisatorisk varetages regnskabsopgaven dels decentralt på institutionsniveau med lokal bilagsarkivering og dels centralt i afdelingerne på rådhuset med bilagsarkivering samme sted. Revisionen skal selv sørge for transport mellem de enkelte institutioner og afdelinger. Økonomisk afdeling varetager den koordinerende regnskabsfunktion. Herudover varetager afdelingen følgende primære opgaver: 9

10 Overordnet styring af kommunens økonomisystem. Bogføring af bilag. Koordinering af budgetlægningen i kommunen. Likviditetsstyring. Budgetopfølgning på ordinær drift. Budgetopfølgning og kontrol af bevillingsstyring på anlægsside, særligt herunder budget, aktivitets og bevillingskontrol på store byudviklingsprojekter. Intern regnskabs- og kassekontrol. Finansforvaltning, bl.a. låneoptagelse og særlige bankaftaler. Udvikling og vedligeholdelse af kasse- og regnskabsregler. Internt finanstilsyn. Årligt kontrolbesøg ved samtlige decentrale bogføringssteder, samt årligt kontrolbesøg hos 10% af de øvrige kasseenheder. Årlig kontrol af de bogførte bilag, med hovedvægten lagt på kontrol af artskontering og anvisningsprocedure i forbindelse med regnskabsafslutningen. Kontrollen foretages som stikprøver. Kvartalsvis kontrol af afstemning af alle statuskonti. Ny Frederikssund Kommune anvender KMD som hovedleverandør af økonomidata, herunder Web-betaling, økonomisystem, debitorsystem, modregningssystem, KMD-aktiv, børnvoksne udbetaling, KMD-udbetaling samt opkrævningssystem herunder bl.a. ejendomsskattesystem, daginstitutionssystem, LBN-system og FAS (forbrugsafgiftssystem). Herudover anvendes Word, Excel og Mail m.v. fra programpakken Microsoft. Kommunen er ved at planlægge, hvilket elektronisk dokumenthåndteringssystem, der skal anvendes fra Bilagsarkiveringer sker i KMD s elektroniske posteringsarkiv samt i KMD-webbetaling. Bilagsarkiveringer der ikke er elektroniske, vil ske efter dato og ekspeditionsnummer. 3 Beskrivelse af revisionsopgaven 3.1 Revisionsopgavens afgrænsning Revisionen skal omfatte alle regnskaber og regnskabsområder som hører under Ny Frederikssund kommune. Revisionen skal omfatte finansiel revision og lovpligtig forvaltningsrevision og skal ske i overensstemmelse med god kommunal revisionsskik. 10

11 Revisionen skal endvidere omfatte, såfremt der ikke er fastsat andet, regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fælleskommunale virksomheder, for hvilke Kommunen varetager kasse- og regnskabsfunktioner, er regnskabsførende for, eller hvor revision skal foretages af kommunens revisor. Revisionsopgaven omfatter ikke selvejende eller private institutioner, der ifølge overenskomst selv ansætter og honorerer revisor. Uanset ovenstående er kommunens revisor ansvarlig for, at vurdere om institutionernes regnskaber er udarbejdet på tilfredsstillende måde og hvorvidt institutionernes regnskaber indgår korrekt i kommunens regnskab. Revisionen skal endvidere omfatte erklæringer, opgørelser og indberetninger m.v., som i henhold til lov m.v. skal forsynes med særskilt revisionspåtegning. Endvidere ønsker kommunen fra den der får revisionsopgaven forslag til et nyt revisionsregulativ med virkning fra 1/ Revisionens udførelse Revisionen skal hvert år udarbejde en revisionsplan før revisionen påbegyndes. Planen skal sendes til orientering i Byrådet. Planen skal indeholde en redegørelse for revisionens indhold og omfang i det enkelte år. Den skal endvidere beskrive, hvorledes revisionen vil blive udført, herunder hvilke forventninger, der vil være til kommunal medvirken, og efter hvilken tidsplan revisionen vil blive gennemført, således at arbejdet kan tilrettelægges hensigtsmæssigt i forhold til revisionens og administrationens arbejde. Samtidig skal revisionen udarbejde forslag til udvidet forvaltningsrevision. Planen skal godkendes af Byrådet. I forbindelse med revisionens udførelse er revisor forpligtet til at holde sig orienteret om den nationale lovgivning og EU-regelsæt samt andre regler, der har betydning for udførelse af revisionsopgaven. Den finansielle revision/løbende forvaltningsrevision skal omfatte bevillingskontrol, økonomisk juridisk-kritisk revision og den grundlæggende kontrol af regnskabets rigtighed. Revisionen skal tage stilling til, om regnskabet og specialopgørelser er retvisende. Revisionen skal efterprøve om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner og kommunens kasse og regnskabsregulativ, samt om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådsbeslutninger, love, EU-regler og andre forskrifter, samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der skal regelmæssigt foretages finansiel-juridisk/kritisk revision og forvaltningsrevision på følgende områder: Revision af driftsregnskab inklusiv løn herunder udbetalinger til byrådsmedlemmer og ledende medarbejdere. Revision af omkostningsregnskabet. 11

12 Anlægsregnskaber, bevillingskontrol herunder årsopgørelser og afsluttede anlægsarbejder. Kontrol af afregningsmetode og afstemning af undersystemer til KMD-ØS, eks. forbrugsafgiftssystemet FAS og ejendomsskattesystem. Renter. Finansforskydninger og afdrag på lån. Finansiering: Låneoptagelse, tilskud, udligning og skatter. Statusbalance herunder finansiel status. Beholdningseftersyn, herunder gennemgang af deponerede effekter, værdipapirer og lignende. Udover ovennævnte opgaver forudsætter Ny Frederikssund Kommune, at bl.a. følgende opgaver løses: Revision af takstberegninger. Vurdering af dokumentation i personsager der bygger på skøn. Kontrol af at betalingsbetingelser, leverandøraftaler og leverandørrabatter på indkøb overholdes. Det forudsættes også, at revisionen omfatter vurdering og rådgivning ved udarbejdelse af og ajourføring af kasse- og regnskabsregulativ, revisionsregulativ og forretningsgangsbeskrivelser. Efter nærmere aftale får revisor den fornødne adgang til kommunens EDB-systemer. I så fald skal revisor til Ny Frederikssund Kommune udarbejde en redegørelse for, hvorledes de omhandlede oplysninger sikres mod misbrug og uvedkommendes kendskab, og hvorledes der skabes sikkerhed for, at oplysningerne slettes efter revisionens gennemførelse. En sådan redegørelse skal vedlægges tilbuddet. Endvidere skal revisionen løbende foretage en kritisk gennemgang af regnskabsføringen og de i forbindelse hermed etablerede forretningsgange og kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende. Den finansielle revision/løbende forvaltningsrevision omfatter desuden en vurdering af, hvorvidt de anvendte forretningsgange og interne rapporterings- og informationssystemer tilgodeser hensynet til en økonomisk og hensigtsmæssig forvaltning og administration. Revisionen tilrettelægger og gennemfører årligt analyser af ressourcebevidsthed, produktivitet, effektivitet samt ledelse og styring på konkrete områder. Revisionen har ret til, og under særlige omstændigheder pligt til at udvide revisionen, såfremt der under arbejdets udførelse forekommer forhold, der bør undersøges nærmere, ek- 12

13 sempelvis ved mistanke om uretsmæssige økonomiske transaktioner. Undersøgelserne skal ske med henblik på at begrænse kommunens tab mest muligt. Udvidet forvaltningsrevision er et led i Byrådets kontrol med, at kommunens midler bliver anvendt på en økonomisk og hensigtsmæssig måde og i overensstemmelse med de forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet. Forvaltningsrevisionen er samtidig et redskab til at vurdere de opnåede resultater. Revisionen skal løbende vurdere kvaliteten og hensigtsmæssigheden af den samlede forvaltning i bred forstand, og fremdrage relevante informationer til beslutningstagerne. Det er Ny Frederikssund Kommunes forventning, at der hvert år skal gennemføres 1-3 planlagte og målrettede undersøgelser af udvalgte områder. Revisionen er ansvarlig for den samlede revision af kommunens regnskaber - både den finansielle revision, den løbende forvaltningsrevision og den udvidede forvaltningsrevision. Byrådet kan træffe aftale med revisionen om udførelse af andre opgaver og undersøgelser af revisionsmæssige, regnskabsmæssige eller driftsøkonomisk art. 3.3 Revisionens omfang Revision af kommunens regnskab omfatter bl.a.: Gennemgang af årsregnskab, årsberetning og bilag til regnskabet. Revision og påtegning af samme. Revision og påtegninger på specialregnskaber og tilskudsopgørelse, jf. efterfølgende oversigt. Påtegning af afsluttede anlægsregnskaber (der er særskilt aflagt). Kasseeftersyn. Revisionen skal påse, at de indtægter, der tilkommer kommunen, er rigtigt indgået, at ingen udgifter er afholdt uden hjemmel, samt at bogføringen i øvrigt er korrekt og behørigt dokumenteret ved regnskabsbilag. Der skal foretages mindst 2 årlige uanmeldte eftersyn, eller så ofte revisionen finder anledning dertil, af kommunens likvide beholdninger og konti i pengeinstituttet m.v. Der skal foretages mindst 1 årligt uanmeldt eftersyn af kommunens let realisable aktiver. Revisionen har dog ikke pligt til at foretage eftersyn af mindre væsentlige udlægs- og forskudskasser. 13

14 Revisionen skal påse, at de i den finansielle status opførte aktiver og passiver er undergivet den fornødne kontrol. Tilsvarende skal det påses at øvrige aktiver herunder fast ejendom, lagerbeholdning, maskiner, inventar og andet driftsmateriel samt for kautions- og garantiforpligtigelser m.v. ligeledes er undergivet den fornødne kontrol. I årets løb eller ved regnskabsafslutningen skal revisionen foretage undersøgelser med henblik på at kunne opnå en overbevisning om aktivernes tilstedeværelse og deres tilhørsforhold til kommunen. Endvidere skal det undersøges, om de forpligtigelser, der revisionen bekendt påhviler kommunen, er rigtigt registeret. Ved revision af opgørelser og indberetninger, som kommunen skal afgive til staten eller andre offentlige myndigheder herunder EU, skal revisionen endvidere iagttage de særlige bestemmelser, der måtte være gældende herfor. Revisionsarbejdet kan udføres ved stikprøver i det omfang, gældende forskrifter og god offentlige revisionsskik ikke er til hinder herfor. Ved den afsluttende revision af årsregnskabet skal revisionen bl.a. påse: at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning at årsregnskabet er rigtigt opstillet på grundlag af den udførte bogføring at årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med gældende love, forskrifter og Byrådets beslutninger at tilsynsmyndighedens godkendelse forligger til de dispositioner, hvor dette er fornødent at Byrådets afgørelse af revisionens bemærkninger til tidligere års regnskaber foreligger og at afgørelsen ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Efter afslutning af revision af årsregnskabet, skal revisionen forsyne årsregnskabet med påtegning om, at regnskabet er revideret, og at revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. For seneste regnskabsår har kommunens nuværende revision påtegnet følgende specialregnskaber, opgørelser og indberetninger: Afgivne revisionsberetninger Det Sociale område Integrationsområdet Beskæftigelsesområdet 14

15 Regnskaber, institutioner J. F. Willumsens museum Frederikssund hallerne AOF FOF LOF HHU FO Bella Corpus DFO Gigtforeningens oplysningskreds PPR Selvejende daginstitutioner: Legestuen Fioma Legestuen Spiren Slangerup Børnehave Aktivitetshuset Kongshøj Skibby Skovbørnehave Legatregnskaber: Fælleslegatet for værdigt trængende og børnehaver i Frederikssund Kommune Steiners legat Gravermester J.P. Werdelin og hustrus mindelegat Kunstfonden gavebrev af 28. januar 1993 Fælleslegatet til sociale formål i Slangerup Kommune K. og R. Sønderups Legat Legat for værdige trængende Refusionsregnskaber m.v. Endelig restafregning af refusion på integrationsområdet i regnskabsåret Endelig restafregning af refusion af udgifter til sociale ydelser i regnskabsåret Endelig opgørelse over forbrugte midler til koordinationsudvalg for den forebyggende arbejdsmarkedsindsats efter lov om aktiv socialpolitik 47 b, st.5, 15

16 Opgørelse om statsrefusion af afholdte børneteaterforestillinger Refusionsberettigede enhedstimer der er anvendt til frivillige i det kommunale redningsberedskab Saldoopgørelse af momsrefusion ultimo regnskabsåret Statsrefusion for boligstøtteområdet Boligsikring Boligydelse Boligydelseslån Statsrefusion af Beboerindskud som lån 56, 56a, 57 og 64b og 64e i lov om individuel boliglån (Pligtlån) 60a, 66 og 67 i lov om individuel boligstøtte (Pligtlån flygtninge) 68 i lov om individuel boligstøtte (Frivillige lån flygtninge) Opgørelse over istandsættelse ved fraflytning jf. 70 i lov om individuel boligstøtte Tilskud til drift af musikskoler Årsopgørelse over modtaget tilskud for personer ansat i kommunale servicejob Årsopgørelse over modtaget tilskud i forbindelse med ansættelse af dagpengeberettigede ledige i jobtræning, individuel jobtræning eller puljejob Årsopgørelse over modtaget tilskud i forbindelse med modtaget orlovsydelse Årsopgørelse vedrørende miljøstøtte til landbruget i henhold til Miljøstyrelsens cirkulære af 1. september 1998 om regnskaber over og revision af administration af lov om støtte til miljøforbedrende investeringer i mindre landbrug m.v. Opgørelse over driftsudgifter i forbindelse med aktivering af kontanthjælpsmodtagere til brug for opgørelsen af budgetgaranti, samt hjemtagelse af refusion under sociale ydelser. Opgørelser, projektregnskaber m.v. Oversigt over reviderede op påtegnede opgørelser, projektregnskaber m.v. : Opgørelser Antal børn og unge anbragt uden for hjemmet efter servicelovens 40 stk. 3, nr. 8 og 42 og 45 pr. 31. december BOSSINF (By- og Boligministeriets Informations- og forvaltningssystem) Projekter Botilbud og andre sociale tilbud til yngre fysisk handicappede (BOFY) 16

17 Distriktspsykiatrien (kommunepuljen FREM) Formidlingscenter Vest, lige nu 3 projekter, (4 bevillinger) Regnskabsskema for tilskud fra FREM-Puljen til Værestedet Askely Regnskabsskema for tilskud fra 15M-Puljen til Værestedet Askely Regnskabsskema for tilskud fra PUF-Puljen til Værestedet Askely Driftsregnskab for Værestedet Askely Regnskabsskema for tilskud fra FREM-Puljen til Værestedet Askely for 2002 Opgørelse over børneteater og opsøgende teater 3.4 Revisors rolle Kommunen forventer, at revisor: udøver en aktiv, dynamisk og fremadrettet revision, som kan understøtte effektiviseringen af den kommunale virksomhed gennem den løbende forvaltningsrevision udøver en uvildig, ikke politisk vurdering af kommunens forvaltning af det økonomiske område, og herunder fremdrager sager af principiel betydning for Byrådet, stående udvalg m.v. virker som inspirator, rådgiver, konsulent og sparringspartner for kommunen ved tvivlsspørgsmål, ny lovgivning, reformer og lignende rådgiver kommunen både på eget initiativ og på opfordring indgår i en konstruktiv dialog med kommunens ledelse og øvrige administration med henblik på en løbende vurdering og eventuel en justering af områder indenfor kommunens økonomifunktioner er synlig og fleksibel overfor opgaveløsningen kan tilføre kommunen en udviklingseffekt i form af inspiration og faglig fornyelse, i forhold til det interne finansielle tilsyn og kommunens øvrige administrative medarbejdere. Revisionsfirmaet og personale, der er ansat i revisionsfirmaet, skal være underlagt tavshedspligt. Personalet må således ikke afgive oplysninger om kommunen eller kommunale forhold til uvedkommende, som de i hvervets medfør får kendskab til. 3.5 Rapportering Revisor rapporterer sine resultater gennem påtegninger af regnskaber og specielle opgørelser og fremsender desuden revisionsberetninger til Byrådet. Påtegning af årsberetning og - regnskab skal foreligge så lovgivningens frister for behandling og godkendelse kan overholdes. 17

18 Ny Frederikssund Kommune ønsker følgende afrapportering fra revisor: Når revisionen af årsregnskabet er tilendebragt, afleverer revisors sin beretning/protokol i forbindelse med det årlige møde mellem Økonomiudvalget og revisionen, hvor revisionens konklusioner og andre iagttagelser drøftes. Der fremsendes delberetninger til Byrådet efter hvert revisionsbesøg. Revisionen udarbejder årligt rapport over det arbejde, der er udført i kommunen, med det formål at give kommunens administrative ledelse et overblik over revisionsydelsens sammensætning i det pågældende år på de enkelte forvaltningsområder. Den udvidede forvaltningsrevisionen dokumenteres i rapportering til Byrådet. Rapporteringen suppleres med revisors forslag til implementering af de anbefalinger, analysen resulterer i. Revisor skal føre et timesagsregnskab pr. medarbejder, der registrerer alt arbejde for kommunen. Timesagsregnskabet skal være opdelt på timer, satser, arbejdsarter samt institutioner og skal forelægges Kommunen på anfordring. I beretningerne skal der redegøres for den udførte revision samt for forhold, der har givet anledning til bemærkninger, eller forhold i øvrigt, som revisionen har fundet anledning til at fremdrage. Revisionen har pligt til at gøre bemærkninger, såfremt den mener: at regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med Byrådets beslutninger at der er handlet i strid med gældende love og forskrifter at lovligheden af en post eller disposition må anses for værende tvivlsom at der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterende mangler at de foreskrevne forretningsgange, i øvrigt ikke er fulgt. Bemærkningerne afgives til Byrådet. 4 Tilbudsspecifikation 4.1 Tilbudssum Tilbuddet skal følge den specifikation, der er optrykt i bilag A. De enkelte tilbudspriser skal være totalpriser, der omfatter det samlede årlige vederlag for de enkelte ydelser inkl. alle omkostninger som f. eks. køretid og kilometerpenge. Tilbuddet angives ekskl. moms. Betalingen sker kvartalsvis bagud med ¼ af det årlige vederlag med betalingsbetingelse 30 dage netto. Tilbud gives i 2007 priser. 18

19 Revisor skal give konkrete oplysninger om hvilke ydelser, rådgivning og vejledning, der ikke er indeholdt i tilbudssummen. 4.2 Revisionsplan og metodikker Tilbuddet skal indeholde en overordnet revisionsplan, i hvilken der redegøres for revisionens indhold og omfang. Ved udarbejdelsen af revisionsplanen, som skal give et eksempel på første års revision, tager tilbudsgiver udgangspunkt i kommunens nuværende organisation og struktur. Revisionsplanens specifikationsgrad skal svare til tilbudsspecifikationen og vise fordelingen mellem finansiel revision og forvaltningsrevision og en beskrivelse af, hvilke overvejelser der ligger til grund for sondringen mellem den finansielle-, juridisk/kritiske revision og forvaltningsrevision. Revisionsplanen skal samtidig indeholde en beskrivelse af de forventninger, tilbudsgiver har til kommunal medvirken og efter hvilken tidsplan revisionen vil blive foretaget, således at arbejdet fra kommunens side kan tilrettelægges hensigtsmæssigt i forhold til revisionens arbejde. 4.3 Revisionsmedarbejdere Tilbudsgiver skal give oplysninger om de medarbejdere, der forventes afsat til revisionsopgaven. Som minimum gives følgende oplysninger: antallet af revisorer revisorernes kvalifikationer, videns baggrund og erfaring revisorernes erfaring med løsning af kommunal revisions opgaver Det er et krav, at revisionen er i stand til at anvende data og kommunikere med kommunen i kommunes EDB-miljø. Eventuelle omkostninger i denne forbindelse betales af revisionsfirmaet. 4.4 Referencer Tilbuddet skal vedlægges en komplet referenceliste. Endvidere anmodes tilbudsgiver om, at henvise til en eller flere nuværende primærkommunale samarbejdspartnere, som Ny Frederikssund Kommune eventuelt må rette henvendelse til. 4.5 Forsikring Tilbuddet skal vedlægges en kopi af forsikringspolice og forsikringsbetingelser på eksisterende eller tilbud på påtænkt tegnet erhvervsansvarsforsikring, som dækker såvel revisionsarbejde som rådgivning. 19

20 Policen og forsikringsbetingelserne skal været skrevet på dansk og indeholde betingelserne for dækning. 4.6 Lokaleforhold Ny Frederikssund Kommune stiller et mødelokale til rådighed for revisionen. Lokalet er møbelleret med mødebord og stole, endvidere er der 2 pc arbejdspladser. Såfremt tilbudsgiver har yderligere krav til lokaleforhold, skal dette oplyses i tilbudet. 4.7 Øvrige tilbudsbetingelser Der kan ikke afgives alternative tilbud. Fremgangsmåden med begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakten, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må ikke drøftes/stilles direkte/indirekte krav om priser, prisniveauer og rabatstørrelser eller andre former for tilbudsvilkår med tilbudsgivere, som afhænger af tilbudsgiverne selv. Der må kun ske drøftelser/forhandling med henblik på præcisering af kommunens krav eller indhold af tilbud, og dette kun på en sådan måde, at der ikke opstår forskelsbehandling og konkurrencefordrejning. 4.8 Bilag / dokumenter vedlagt udbudsmaterialet Følgende bilagsmateriale fremsendes sammen med udbudsmaterialet: 2. Frederikssund, Jægerspris, Skibby og Slangerup Kommuners Årsberetning/ regnskab for Frederikssund, Jægerspris, Skibby og Slangerup Kommuners Årsbudgetter for Frederikssund Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ. 5. Organisationsplan. 20