Det Europæiske Fællesskab og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri har deltaget i finansieringen af projektet.

Transkript

1 Evaluering af test af LEAN-værktøjer 9 testgårde Projekt 2232 Arbejdsplanlægning på kvægbedrifter Udkast 2. juli 2010 af Susanne Pejstrup, opdateret december 2010 af Vibeke Nielsen Det Europæiske Fællesskab og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri har deltaget i finansieringen af projektet. Værdistrømsanalyse Testvært: Vibeke Fladkjær og Jens Kristian Jensen 8. juni 2010 Jens Kristian var orienteret af Vibeke. Testen var arrangeret som et arbejdsmøde, hvor metoden skulle udvikles. Vibeke, Jens Kristian, Ulrik og Susanne Rundgang i bedriften Info om værdistrømsanalyse Produktfamilier og valg af produktfamilie til analyse Værdistrøm nu o Værdi for kunden o Processer og procestrin beregning af tid Forslag til forbedring Prioritering af forbedringsforslag Værdistrøm efter Rundgang i bedriften Dialog om produktfamilier og opdeling i produktfamilier på bedriften. Blev skrevet på bord flipover med forberedte sider. Drøftelse af værdi for kunden - Hvad skaber værdi for kunden? Bord flipover og derefter klippet ud og sat over på pladen med det brune papir. Gennemgang of processer og procestrin via skema. Alle procestrin blev drøftet efter hinanden og tidsforbruget blev skønnet. Når der blev klarlagt fejl og spild, blev det skrevet på røde post-its og sat på tavlen. Når der opstod ideer til forbedringer blev det skrevet på grønne post-its og sat på tavlen uprioriteret. Figur 1. Brown paper board med værdistrømsanalyse hos Vibeke og Jens Kristian 1 / 13

2 Værdi for kunden Spørg: Hvis du bestiller 4 pakker á 100 kg leveret torsdag, vil du så acceptere, at der kommer 2 eller måske 5? I øvrigt kommer de ikke torsdag, men fredag og der er ikke 100 kg/pakke, men mellem 60 og 90 kg? Desuden er en af pakkerne gået i stykker. Hvad gør du? Brug af udskriften Dødelighed, kalve hvorfra vi beregner spild ved at gange antal processer med antal dage, de døde kalve havde levet. Prioritering af forbedringsforslag i STRAKS, SNART, SENERE og SPRING OVER. Evaluering og erfaringer (Susanne og Vibeke): Rundgangen i bedriften tog for lang tid og forventninger til denne rundgang var forskellige. Jens Kristian havde forventet sparring på bedriften, hvilket han ikke fik. Susanne opfattede sig som gæst. Forventningsafstemning er vigtig. Seancen med produktfamilier blev for lang. Det er svært at forstå begrebet og det er alligevel meget nær den opdeling, vi har i bedrifterne alligevel. Vi skal blot drøfte skæringspunkterne og i mindre grad bruge ordet Produktfamilie. Værdi for kunden er et svært, men meget vigtigt punkt i analysen. Det er her, man får erkendelse for fejl og forbedringsmuligheder. Kvægbrugere tænker i helheder og accepterer fejl, fordi sådan er det jo. De modtager jo selv det antal kalve, der kommer og tænker ikke så meget på, om de er 8 eller 12 uger eller hvor store de er. Det gav forståelse, at Jens Kristian også har Bigum (slagtekalveproducent) som kunde en kunde, der stiller faste krav. Gennemgang af procestrin tog lang tid, men der blev reflekteret over metoderne og procedurerne. Det gav drøftelse af forbedringsforslag. Tidsforbruget blev ikke holdt op imod en tidsregistrering eller et fast forbrug. Forskellige personer har forskellige metoder og tidsforbrug. Hvad gør man, når der laves andet ind i mellem (ødelægger flow, øger fejlrisiko, ventetid)? Der er meget forskel på faktisk tid og skønnet tid. Er det 30 sek. eller 3 min? Prioritering blev ikke nået. Ny værdistrøm blev ikke nået. Jeg er vant til at lave en rapport med en konklusion. Vi laver ikke rapport her, men jeg mangler tid til at lave en skriftlig opsamling og konklusion. Evaluering og vurdering (Jens Kristian): Værdistrømsanalyse Testvært: Nis Kristian Hjort 15. juni 2010 Instruktion og forarbejde De havde modtaget et brev med kort forklaring. Vi besøgte ham og havde rundgang i bedriften d. 25. maj. Han blev præsenteret for 3 LEAN-værktøjer og valgte 5S og Værdistrømsanalyse. 2 / 13

3 Jeg havde bedt Nis have en plade klar til tavle og havebord og stole. De havde fået en whiteboard Forbedringstavle, der var ophængt på et centralt sted. Nis, Danny, Vibeke og Susanne Program Opsamling vedr. 5S, der var gennemført Kort intro og repetition. Produktfamilier og valg af produktfamilie til analyse Kundeværdi Værdistrøm nu o Værdi for kunden o Processer og procestrin beregning af tid Forslag til forbedring Prioritering af forbedringsforslag (Værdistrøm efter) Metode Vi valgte at sidde på gårdspladsen, fordi der var sol. Udleverede en lamineret oversigt over processen i form af powerpoint udskrift. Tiden brug til Produktfamilier blev begrænset lidt. Brugte matrix på Figur 2. Proces-arbejdspladsen hos Nis Hjort bord flip-over. Processer og procestrin blev gennemgået ved brug af skema. Brugte desuden udskrifterne Forventede kælvninger og Dødelighed, kalve. Spild, fejl og dårligt flow blev skrevet på grønne post-its (skulle være røde) og forbedringsforslag på røde (skulle være grønne). Forbedringsforslagene blev taget med ind i stalden, hvor forbedringstavlen var hængt op. Her blev de prioriteret i de 4 felter og der blev lavet en aftale om, hvem der havde aben for hvert punkt. Evaluering og erfaringer (Susanne og Vibeke) Både Nis og Danny var positivt med. Bordet skulle være vendt 90 grader, så Nis og Danny ikke sad med ryggen til tavlen. Produktfamilier: Tiden kan kortes mere Figur 3. 3 processer med procestrin hos Nis Hjort 3 / 13

4 Værdi for kunden: Det er svært at se sig selv som kunde hos sig selv men det er omvendt også der erkendelsen af fejl og spild opstår. Processer og procestrin: Jeg kunne ikke give nok sparring, fordi vi ikke stod, hvor kalvene var opstaldet. Det var svært at nå erkendelser og ideer til forbedringer, fordi Danny ikke syntes det var noget problem, at gå derfra og dertil f.eks. Det var dog godt, når Nis og Danny sad og diskuterede proceduren med hvad er godt og hvad er skidt. De to sidste processer havde mange sammenfald og adskillelsen var ikke helt logisk. Det blev derfor svært at skille tidsforbruget ad. Det var en hjælp, at Vibeke skrev på post-its. Vi skal arbejde mere med farverne: o Processer: gule o Spild og fejl: røde o Forbedrigsforslag: grønne?? Beregninger af tidsforbrug blev delt mellem os og gik lidt i kludder, fordi noget var pr. dyr og noget pr. gruppe. Gruppestørrelsen varierer meget over året, og hvilket tal skal man så tage? De blev lidt ærgerlige over, at vi ikke kunne bruge den tidsregistrering, de havde lavet. Tiden var strammet op og vi nåede det mellem kl og som planlagt. Figur 4. Forbedringsforslagene prioriteret og ansvaret fordelt. Vi nåede ikke at lave Værdistrøm efter og det kan man ikke på en dag men det er også mindre relevant, når vi ikke har nøjagtig tidsregistrering. Det var hurtigt at sætte tape på tavlen. Forbedringstavlen kan i stedet have Målstyring, hvor der her står notater. Overskrifter kan laves på forhånd trykt på magnetpapir det vil blive pænere. Der var en god stemning, da vi fik afsluttet seancen i rette tid med prioritering og placering af ansvar på de valgte forbedringsforslag. Det var som at komme samlet i mål. Evaluering og vurdering (værten) Tavlemøde og Værdistrømsanalyse Testvært: Hans Jakob Fenger 18. juni 2010 Instruktion og forarbejde De havde modtaget et brev med kort forklaring. Vi besøgte dem og havde rundgang i bedriften d. 25. maj. De blev præsenteret for 3 LEAN-værktøjer og valgte Tavlemøde og Værdistrømsanalyse. 4 / 13

5 Jeg havde bedt Hans Jakob have en plade klar til tavle og havebord og stole. De havde fået WeekPlanner og Forbedringstavle, der var ophængt på en væg i den gamle kalvestald. Deltagere Hans Jakob Fenger, Claus Fenger, Erling (fodermester) og Lene (elev) Program Tavlemøde o Kort intro om tavlemøde o Gennemførelse af tavlemøde med Susanne som tavlefører o Aftaler om videreførelse Værdistrømsanalyse o Kort intro om værdistrømsanalyse o Produktfamilier med kort afgrænsning o Kundeværdi o Processer splid, flow og fejl o Forbedringspunkter - prioritering Metode Tavlerne var ophængt i den gamle kalvestald. Det er et tørt sted, men ikke et sted, hvor de kommer forbi af sig selv. Vi sad / stod omkring tavlerne på et sæt havemøbler. Rummet var for smalt. Jeg fik Erling og Lene mest lige for, da det var vigtigt at få dem med i processen. Jeg ville involvere og holde dem inde i processen, så jeg uddelte praktiske opgaver til dem på skift undervejs: Klippe overskrifterne ud, tape tavlen, skrive eget navn på tavlen, skrive på magnetbånd, post-its, skrive på processkemaet, beregne mv. Produktfamilier blev ikke drøftet, men meddelt. Grænserne blev drøftet og valgt. Kundeværdi blev drøftet meget kræver diskussion for at få forståelsen Prioritering: Post-it sedlerne blev sat på Forbedringstavlen og der blev lavet ansvarsfordeling Værdistrømstavlen skal blive stående i nogle dage, for at man ser den flere gange. Figur 5. WeekPlanner- tavle 1 Figur 6. WeekPlanner tavle 2 Figur 7. Forbedringstavle Evaluering og erfaringer (Susanne) Jeg var meget obs. på, at tiden skulle holde. Det lykkedes. Processen forløb fra kl Jeg brugte ikke tid på produktfamilier og tid til beregning blev kortet meget ned (da Erling blev irriteret over det) 5 / 13

6 Tavlerne skal ophænges, hvor alle kommer naturligt forbi ofte. Det var hurtigt at tape Forbedringstavlen. Jeg havde medbragt overskrifter trykt på magnetpapir. Ideen med tavlemødet blev godt modtaget af alle. Især tankesættet om den positive dialog blev købt. Kundeværdi kræver diskussion for at man rigtigt forstår at se sig selv som både leverandør og kunde. Og acceptere, at man skal kræve lige så meget som kunde, selvom man selv er leverandør. Erling var meget skeptisk og forbeholden. Kalvesundheden havde været et problem for 1 år siden, men det var løst og Figur 8. Værdistrømsanalyse hos Hans Jakob Fenger kalvedødelighed var lav og nær 0 i det sidste kvartal. Han syntes derfor, det var irrelevant og en fornærmelse (min tolkning), at jeg stillede spørgsmål til deres pasning af kalve. Men han købte til sidst ideen med at se på tilvækst. Denne situation vil vi ofte møde og det er vigtigt at holde fast, for det er her, vi skifter fra at se på, om kalvene overlever (4. gear) til at, der skal også produceres tilvækst effektivt (5. gear på produktivitetsstigningen). De har en ny stald, hvilket også betyder, at de arbejder rationelt. Alligevel lykkedes det at finde forbedringsområder. Når de fortæller og svarer på spørgsmål, skal man kunne fange forbedringsområderne i luften f.eks. 4 gange råmælk, skæv kælvningsfordeling mm. De bliver fastholdt ved, at man straks beder en af deltagerne skrive på en post-it: Rød for spild, fejl og dårligt flow og grøn for løsningsforslag. Jeg havde ikke Vibeke til at skrive, og det var med til at få dem inddraget. Jeg havde ikke post-it i forskellige farver og skriv cirkel med tusch, men det var ikke så godt. Kom to gange i min iver til at skrive med permanent tusch på deres nye white-board tavle. Evaluering og vurdering (værten) Jeg har sagt til alle 3 værter, at de vil blive ringet op for at få deres evaluering efter en kortere tid. Evaluering af test af LEAN-værktøjer Projekt December 2010 Værdistrømsanalyse Testvært: Morten Agger 6 / 13

7 22. September 2010 Morten var orienteret af Ulrik. I forbindelse med et besøg til Lemvig Morten, Nicolai, Mette og Vibeke Info om værdistrømsanalyse Produktfamilier og valg af produktfamilie til analyse Værdistrøm nu o Værdi for kunden o Processer og procestrin beregning af tid Forslag til forbedring Prioritering af forbedringsforslag Værdistrøm efter Mette havde taget tid på arbejdsgangene omkring fodring. Drøftelse af værdi for kunden - Hvad skaber værdi for kunden? Gennemgang of processer og procestrin via skema. Alle procestrin blev drøftet efter hinanden og tidsforbruget blev skønnet. Når der blev klarlagt fejl og spild, blev det skrevet på røde post-its og sat på tavlen. Når der opstod ideer til forbedringer blev det skrevet på grønne post-its og sat på tavlen uprioriteret. Vi brugte Mettes observationer til at se på spild og regnede på hvor meget der var at hente. Prioritering af forbedringsforslag i STRAKS, SNART, SENERE og SPRING OVER. Evaluering og erfaringer (Vibeke): Rundgangen på bedriften blev ikke foretaget hvilket var en meget stor fejl, dette skal der altid være tid til. Efter flere timer kom vi frem til at den brændende platform var helt forkert, hvilket ødelage værdistrømsanalysen. Tiden var meget presset, og Morten havde for meget at lave på bedriften i forhold til at han skulle sidde og lave en værdistrømsanalyse i 3 timer. Ikke alle medarbejderne var med, dette var også en meget stor fejl. Det var kun nicolai der var med, og han gik lidt til og fra. Man skal forlange at medarbejderne skal være med. Selvom at det ikke var den rigtig brændende platform, blev der Prioritering nået. Ny værdistrøm blev ikke nået. Evaluering og vurdering (Morten): 5S Testvært: Morten Agger 7 / 13

8 Morten var orienteret af Ulrik, hvor Ulrik havde været ude og besøge ham. Der var blevet gennemgået hvilke Lean værktøjer vi havde at byde på og 5S og værdistrømsanalysen blev valgt. Morten, Mette og Vibeke Info om 5S 5S tal-øvelsen Udførsel af 5S i værkstedet o Sortere o Systematiser o Skrub og Skur o Standardiser o Selvdisciplin Starter med at tage alle tingene ud på gulvet, og sortere alt det væsentlige fra det uvæsentlige. Alt det de aldrig brugte, blev fjernet, og der blev ryddet rigtig godt op Så blev tingene kategoriseret. Hver ting blev puttet i en kasse som passede i farven. Hver kategori havde sin egen farve. Samtidigt med at der blev ryddet ud og ryddet op blev der gjort rent, tørt af og fejet. Der blev taget billeder af hvordan det så ud før og efter. Og efter billederne blev sendt til Morten, er dog ikke hængt op endnu Selvdisciplin! Blev der ikke fulgt op på, det takkede Morten nej, til. Evaluering og erfaringer (Vibeke) Morten havde ud fra Ulriks gennemgang allerede sortere tingene, da vi ankom til bedriften. Vi brugte tiden på at systematisere tingene og sætte labels på kasserne. Morten havde købt en rulleskuffe arrangement til værktøj, som blev rigtig godt. Der blev ryddet op i alle kasser og vi kom hele vejen rundt. Rigtig god dag. Desværre har Morten ikke hængt standardiseringerne op og har heller ikke benyttet audit, men holder fint nok orden. Værdistrømsanalyse Testvært: Niels Bjerre 9. november 2010 Niels var orrenteret af Mette og Vibeke Hvor vi også gennegik bedriften 8 / 13

9 Niels, Mette og Vibeke Info om værdistrømsanalyse Den brændende platform bliver fundet Produktfamilier og valg af produktfamilie til analyse Værdistrøm nu o Værdi for kunden o Processer og procestrin beregning af tid Forslag til forbedring Prioritering af forbedringsforslag Værdistrøm efter Den dag vi havde lavet 5S ude ved Niels var vi blevet for at se hvordan han arbejde med kalvene, og tog tid på ham Vi fik den brændende platform meget klar lagt Drøftelse af værdi for kunden - Hvad skaber værdi for kunden? Gennemgang of processer og procestrin via skema. Alle procestrin blev drøftet efter hinanden og tidsforbruget blev skønnet. Når der blev klarlagt fejl og spild, blev det skrevet på røde post-its og sat på tavlen. Når der opstod ideer til forbedringer blev det skrevet på grønne post-its og sat på tavlen uprioriteret. Vi brugte Mettes observationer til at se på spild og regnede på hvor meget der var at hente. Prioritering af forbedringsforslag i STRAKS, SNART, SENERE og SPRING OVER. Evaluering og erfaringer (Vibeke): Rundgangen på bedriften og registreringerne omkring pasning af kalvene var uundværlige, var helt fantastiske, og de blev brugt rigtig meget af Vibeke og Mette Dialogen var rigtig god, og der var meget i arbejdsgangene at komme efter både for kalvenes sundhed, men også arbejdsgangene. Alle forbedringsforslagene blev prioriteret og der blev lavet en handlingsplan. Super værdistrøm som rykkede rigtig meget for Niels i forhold til kalvenes sundhed. Evaluering og vurdering (Niels): 5S Testvært: Niels Bjerre Niels var orienteret af Mette, hvor Mette og Vibeke havde været ude og besøge ham. Der var blevet gennemgået hvilke Lean værktøjer vi havde at byde på og 5S og værdistrømsanalysen blev valgt. 9 / 13

10 Niels, Mette og Vibeke Info om 5S 5S tal-øvelsen Udførsel af 5S i værkstedet o Sortere o Systematiser o Skrub og Skur o Standardiser o Selvdisciplin Starter med at tage alle tingene ud på gulvet, og sortere alt det væsentlige fra det uvæsentlige. Alt det de aldrig brugte, blev fjernet, og der blev ryddet rigtig godt op Så blev tingene kategoriseret. Hver ting blev puttet i en kasse som passede i farven. Hver kategori havde sin egen farve. Samtidigt med at der blev ryddet ud og ryddet op blev der gjort rent, tørt af og fejet. Der blev taget billeder af hvordan det så ud før og efter. Og efter billederne blev sendt til Niels og de hænger på bedriften Selvdisciplin! Niels er alene på bedriften, Evaluering og erfaringer (Vibeke) På de tre timer, blev der næsten lavet 5S på fjernlager og reolerne i foderladen, der var nogle ting som Niels skulle have lavet til næste gang vi kom, og dette var gjort. Niels havde endda selv fortsat på resten af bedriften og det var meget imponerende. Værdistrømsanalyse Testvært: Per Kristensen 7. December 2010 Per var orienteret af Mette. Per, Mette og Vibeke Info om værdistrømsanalyse Værdistrøm nu o Værdi for kunden o Processer og procestrin beregning af tid Forslag til forbedring 10 / 13

11 Prioritering af forbedringsforslag Værdistrøm efter Ud fra ABC projektet var arbejdstiden i marken registeret Drøftelse af værdi for kunden - Hvad skaber værdi for kunden? Gennemgang of processer og procestrin over årets forløb i marken. Alle procestrin blev drøftet efter hinanden og tidsforbruget blev skønnet. Når der blev klarlagt fejl og spild, blev det skrevet på røde post-its og sat på tavlen. Når der opstod ideer til forbedringer blev det skrevet på grønne post-its og sat på tavlen uprioriteret. Der blev beregnet på hvor meget tid der bliver brugt i marken af henholdsvis Maskinstation, egen arbejdskraft, anden arbejdskraft. Evaluering og erfaringer (Vibeke): Den brændende platform var hvem der skulle gøre Kresten(Far til Per) arbejde i fremtiden, spørgsmålene var om der kunne ansattes en mark mand, eller hvad der ellers var af løsninger. Der blev lavet flere nye værdistrømme, med de forskellige cases. Det blev aftalt at når alt data fra timereg. Var blevet opgjort skulle Per og Mette kigge på værdistrømmen igen. Evaluering og vurdering (Per): Værdistrømsanalyse Testvært: I/S Olesen 14. December 2010 Info om værdistrømsanalyse Produktfamilier og valg af produktfamilie til analyse Værdistrøm nu o Værdi for kunden o Processer og procestrin beregning af tid Forslag til forbedring Prioritering af forbedringsforslag Værdistrøm efter Mette havde taget tid på arbejdsgangene omkring fodring. Drøftelse af værdi for kunden - Hvad skaber værdi for kunden? Gennemgang of processer og procestrin via skema. Alle procestrin blev drøftet efter hinanden og tidsforbruget blev skønnet. Når der blev klarlagt fejl og spild, blev det skrevet 11 / 13

12 på røde post-its og sat på tavlen. Når der opstod ideer til forbedringer blev det skrevet på grønne post-its og sat på tavlen uprioriteret. Vi brugte Mettes observationer til at se på spild og regnede på hvor meget der var at hente. Prioritering af forbedringsforslag i STRAKS, SNART, SENERE og SPRING OVER. Evaluering og erfaringer (Vibeke): Rundgangen på bedriften blev ikke foretaget hvilket var en meget stor fejl, dette skal der altid være tid til. Efter flere timer kom vi frem til at den brændende platform var helt forkert, hvilket ødelage værdistrømsanalysen. Tiden var meget presset, og Morten havde for meget at lave på bedriften i forhold til at han skulle sidde og lave en værdistrømsanalyse i 3 timer. Ikke alle medarbejderne var med, dette var også en meget stor fejl. Det var kun nicolai der var med, og han gik lidt til og fra. Man skal forlange at medarbejderne skal være med. Selvom at det ikke var den rigtig brændende platform, blev der Prioritering nået. Ny værdistrøm blev ikke nået. Evaluering og vurdering (I/S Olesen): Tavlemøder Testvært: I/S Olesen 17. november 2010 Bedriften var orienteret af Mette. Erling, Flemming, Bjarne, Vibeke og Mette Program Tavlemøde o Kort intro om tavlemøde o Gennemførelse af tavlemøde med Mette som tavlefører o Aftaler om videreførelse Metode Tavlerne var ophængt i kostalden et sted hvor de kommer forbi af sig selv. Vi stod omkring tavlerne Mens de 4 gennemgik Weekplaneren justerede Vibeke forbedringstavlen til. Gennemgangen af tavlemøderne fulgte Dagsorden. Evaluering og erfaringer (Susanne) Tavlerne skal ophænges, hvor alle kommer naturligt forbi ofte. Det var hurtigt at tape Forbedringstavlen. Jeg havde medbragt overskrifter som var laminerede. 12 / 13

13 Ideen med tavlemødet blev godt modtaget af alle. Og især forbedringsforslagene og målsætning var rigtig godt. Evaluering og vurdering (Erling): Tavlemøder Testvært: Torben Østergaard 8. september 2010 Bedriften var orienteret af Vibeke. De valgte Tavlemøder, især Christina Torben, Christina, Henrik, Vibeke og Lone Program Tavlemøde o Kort intro om tavlemøde o Gennemførelse af tavlemøde med Vibeke som tavlefører o Aftaler om videreførelse Metode Tavlerne var ophængt i mellemgangen et sted hvor de kommer forbi af sig selv. Vi stod omkring tavlerne Vi fulgte dagsorden og tog weekplaner først og derefter forbedringstavlen. Evaluering og erfaringer (Vibeke) Tavlerne skal ophænges, hvor alle kommer naturligt forbi ofte. Det var hurtigt at tape Forbedringstavlen. Jeg havde medbragt overskrifter. Ideen med tavlemødet var det ikke alle på bedriften som kunne se ideen i og der har været mange opfølgende besøg på bedriften. Bedriften har nu frabedt sig besøg i et stykke tid, for at få deres egen rytme. Evaluering og vurdering (Torben): 13 / 13