EU-udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv (2004/ 18/ EØF) Herlev Kommune Partnerskabsudbud af Multiservice

Transkript

1 EU-udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv (2004/ 18/ EØF) Herlev Kommune Partnerskabsudbud af Multiservice

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Vejledning og udbudsbetingelser Baggrund og indledning Udbudsmateriale og bilagsstruktur Den ordregivende myndighed Udbudsform og udbudsmaterialet Kontraktperiode Tidsplan for udbudsprocessen Dokumentation for tilbudsgivers økonomiske, tekniske og finansielle formåen Tildelingskriterier Annullation Aflevering og behandling af tilbud Sikkerhedsstillelse Tilbuddets udformning Alternative tilbud Kontrakten Materiel til rådighed 7 2. Partnerskabsmodel Organisation og samarbejde Den sociale dimension og kompetencer 9 3. Kravspecifikationer for Multiservice Overordnet beskrivelse af opgaverne Åbningsdage og arbejdstider Fleksibel frekvensmodel Generelle forhold Rengøring, vinduespolering og kvalitetssikring Definitioner af efterfølgende anvendte begreber Rengøringsskalaer Vinduespolering Kvalitetssikring og rapportering Afgrænsninger og undtagelser Personale og virksomhedsoverdragelse 17 Side 2 af 17

3 1. Vejledning og udbudsbetingelser 1.1 Baggrund og indledning Herlev Kommune tog i 2002 initiativ til et banebrydende partnerskabsprojekt (Multiservice) om integreret udførelse af rengørings- og serviceopgaver på en række af kommunens institutioner kombineret med opkvalificering af ledige personer. Multiservice-konceptet har høstet stor ros for et fremadrettet samarbejde mellem kommune og en privat serviceleverandør og ikke mindst for at nytænke løsningen af en række arbejdsopgaver. Herlev Kommune ønsker nu at bygge videre på de positive erfaringer ved at udbyde indgåelsen af et partnerskab vedrørende 21 institutioner i Herlev Kommune, et partnerskab hvor begge parter påtager sig en social forpligtigelse. De nuværende medarbejdere i Multiservice skal virksomhedsoverdrages til den vindende leverandør. De bydende virksomheder gøres opmærksom på, at en del af medarbejderne i Multiservice har gennemgået opkvalificeringsforløb. Multiservice er ved udbudstidspunktet delt i to grupper, den ene gruppe er placeret på Lindehøjskolen den anden i Muskathaven, under hver sin ledelse. Ved Multiservice forstås der i udbudsmaterialet samtlige rengørings- og serviceopgaver udført af de to grupper under ét. Enkelte steder vil der af hensyn til overblikket blive refereret til MS Lindehøjskolen og MS Muskathaven, fx i forbindelse med aktuel placering af materiel mv. Herlev Kommune vil bidrage til partnerskabet på flere områder, blandt andet med projekterfaringer med hensyn til en fleksibel og decentral drift af de pågældende arbejdsopgaver, en fast tilknyttet kontaktperson til leverandøren, udførlige og gennemarbejdede kravspecifikationer, anvisning af ledige fra Herlev Kommunes Jobcenter, adgang til kommunens kompetencer indenfor opkvalificering, kursustilbud, mv. Der skal indgås en partnerskabskontrakt på tre år med mulighed for option på forlængelse i yderligere to gange et år (dvs. en samlet maksimal kontraktperiode på fem år). Der indgås alene kontrakt med én samlet leverandør, og der vil således ikke være mulighed for at afgive tilbud på dele af opgaven. 1.2 Udbudsmateriale og bilagsstruktur Resten af punkt 1 vil omfatte vejledning og udbudsbetingelser, herunder, udbudsform, kontraktperiode, tidsplan for udbudsproces, tildelingskriterier, udformning af tilbud, mv. Punkt 2 beskriver retningslinierne vedrørende udbuddets partnerskabsmodel, herunder de to punkter som tilbudsgiver bedes komme med et oplæg til: Organisation og samarbejde og Den sociale dimension og kompetencer. Punkt 3 omhandler kravspecifikationer for Multiservice, herunder definition af opgavetyper, arbejdstider, fleksibel frekvensmodel samt generelle forhold. For yderligere overblik over kravspecifikationerne henvises til de mange bilag hvor arbejdsprogrammer mv. er angivet mere detaljeret. Side 3 af 17

4 Punkt 4 beskriver rengøring, vinduespolering og kvalitetssikring, herunder definition af begreber, rengøringsskalaer, kvalitetssikring og rapportering, afgrænsninger og undtagelser, mv. Punkt 5 omhandler personale og virksomhedsoverdragelse, herunder henvisninger til gældende lovgivning, en generel beskrivelse af den nuværende personalegruppe, henvisning til oversigtsbilag, mv. Bilagene er overordnet inddelt i følgende grupper: Bilag 1: Oversigt over institutioner, opgaver og omfang (1a 1d). Bilag 2: Kravspecifikationer, herunder rengøringsplan, lokalefortegnelser og plantegninger (2a 2v). Bilag 3: Personaledata. Bilag 4: Materiel (4a 4b). Bilag 5: Tilbudsliste. Bilag 6: Social klausul. Bilag 7: Udkast til kontrakt. Bilag 8: Multiseviceordning på Lindehøjskolen 1.3 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Herlev Kommune Herlev Bygade Herlev Alle henvendelser skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: Herlev Rådhus Herlev Bygade Herlev Att: Anne Holmgaard Analyse- og Erhvervssektionen Tlf analyse@herlev.dk 1.4 Udbudsform og udbudsmaterialet Nærværende udbud afholdes i henhold procedurereglerne i EU s Udbudsdirektiv (2004/18/EØF). Udbudsformen er offentligt udbud, hvilket indebærer at alle kvalificerede tilbudsgivere kan afgive tilbud. Der vil således ikke være prækvalifikation. De vilkår som er gældende for deltagelse i udbudet og for en efterfølgende kontraktindgåelse fremgår alle af dette udbudsmateriale med tilhørende bilag. 1.5 Kontraktperiode Den udbudte kontrakt vil være gældende for tre år. Det forventes at kontrakten igangsættes i løbet af august-september Der er mulighed for forlængelse af kontrakten i yderligere to gange et år (dvs. en maksimal kontraktlængde på fem år). Side 4 af 17

5 1.6 Tidsplan for udbudsprocessen Udbudsmaterialet sendes i offentligt udbud d. 28. marts Materialet vil kunne rekvireres på CD-rom mod et depositum på kr Depositum refunderes ved modtagelse og åbning af et tilbud. Informations- og spørgemøde for rengøring og serviceopgaver afholdes d. 19. april, kl på Herlev Rådhus. Yderligere spørgsmål vedrørende partnerskabsudbud af Multiservice skal fremsendes skriftligt. Sidste frist for tilmelding til informations- og spørgemøde d. 17. april. Bygnings- og områdebesigtigelse afholdes i perioden fra d. 23. til d. 26. april Sidste frist for tilmelding til bygnings- og områdebesigtigelse d. 20. april kl Sidste frist for indsendelse af anmodninger om dokumenter eller for adgang til dokumenter d. 3. maj Sidste frist for indsendelse af skriftlige spørgsmål er d. 7. maj Der vil på være mulighed for at læse svar på stillede spørgsmål. Sidste frist for besvarelse af skriftligt fremsendte spørgsmål d. 9. maj Sidste frist for aflevering af tilbud, d. 11. maj 2007, kl Vurdering af de indkomne tilbud medio/ultimo maj Forventet politisk behandling d. 13. juni Orientering om tildelingsbeslutning medio/ultimo juni Fra meddelelsesdato følger en 10 dages standstill periode. Forventet kontraktindgåelse juli-august Forventet kontraktstart august-september Besigtigelse af de af udbuddet omfattede institutioner/lokaliteter vil ske efter en af Herlev Kommune udarbejdet besigtigelsesplan. Denne besigtigelsesplan kan ses på Tilmelding til bygnings- og områdebesigtigelsen er påkrævet og kan finde sted via analyse@herlev.dk med angivelse af kontakt informationer vedr. firmanavn, deltagernavne, og telefon kontakt. Ved tilmeldingen skal der oplyses hvilke institutioner som tilbudsgiver forventer at besigtige. Det forudsættes, at repræsentationen fra de enkelte virksomheder begrænses til 3 personer. 1.7 Dokumentation for tilbudsgivers økonomiske, tekniske og finansielle formåen Følgende dokumenter fremsendes som dokumentation for økonomisk, finansiel og teknisk formåen: Dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2 litra a,b,c,e og f i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts Tilbudsgiver kan som dokumentation herfor fremsende kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (maksimalt 6 måneder gammel) 1. Underskrevet tro og love-erklæring på hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af Serviceattesten kan rekvireres på følgende hjemmeside: Side 5 af 17

6 Regnskab: Kopi af revisorpåtegnet regnskab for de seneste to regnskabsår. En soliditetserklæring udstedt af bankforbindelse e.l. der maksimalt er 6 måneder gammel. Soliditetserklæringen skal dokumentere at leverandøren på udbudstidspunktet er økonomisk solid. Referenceliste over kommunale eller lignende relevante storkundeaftaler. Det er et minimumskrav at tilbudsgiver kan dokumentere mindst tre referencer fra lignende relevante aftaler, dvs. aftaler med en kombination af forskellige serviceopgaver med hovedvægt på rengøring. 1.8 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der er følgende tre underkriterier i vægtet rækkefølge: Pris (60%). Forstået som den samlede pris samt pris for tilkøbsydelser, jf. oplysninger på tilbudslisten i bilag 5. Partnerskabsmodel (20%): Forstået som tilbudsgivers tilbud på en model for partnerskabet, herunder forslag til samarbejdsmodel samt model for fastholdelse og opkvalificering af medarbejderne, jf. punkt 2. Kvalitet og kvalitetssikring (20%). Forstået som leverandørens tilbud på en kvalitetssikringsmodel, jf. punkt Annullation Herlev Kommune vil indgå kontrakt med den leverandør, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. tildelingskriterierne ovenfor. Der vil kun ske annullation af udbudet i tilfælde af, at der foreligger en saglig grund Aflevering og behandling af tilbud Tilbudene skal fremsendes til: Herlev Kommune Herlev Bygade Herlev Att. Anne Holmgaard senest den 11. maj 2007 kl Tilbuddene skal modtages i 3 eksemplarer. Udfyldt tilbudsliste skal vedlægges elektronisk (CD-rom) Der vil ikke være lejlighed til at overvære åbningen af tilbuddene Alle anmodninger vil blive behandlet fortroligt af Herlev Kommune Tilbudsgivernes omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Herlev Kommune uvedkommende Indkomne tilbud returneres ikke På kuverten skal anføres Partnerskabsudbud af Multiservice MÅ IKKE ÅBNES. Samtlige tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristen udløb. Side 6 af 17

7 1.11 Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for opfyldelse af de kontraktlige forpligtelser stiller leverandøren sikkerhed over for ordregiver på 10% af den gennemsnitlige årlige samlede kontraktsum. Sikkerheden stilles senest 8 hverdage efter kontraktens indgåelse i form af pengeinstitutgaranti eller kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Garantien stilles for kontraktperioden og gælder indtil 3 måneder efter kontraktens ophør. Garantien stilles som sikkerhed for opfyldelse af alle kontraktlige forpligtelser i henhold til den indgåede kontrakt Tilbuddets udformning Tilbuddet skal være på dansk og skal som minimum indeholde følgende dele: 1. Dokumentation for tilbudsgivers økonomiske, tekniske og finansielle formåen, jf. punkt Udfyldt tilbudsliste, jf. bilag Præsentation af en samlet partnerskabsmodel, jf. punkt En beskrivelse af kvalitetssikringsmetoder/- kontroller samt afrapporteringen af denne, jf. punkt 4. Tilbudsgiver har alene mulighed for at byde på den samlede opgave. Der vil således ikke være mulighed for at afgive deltilbud. Tilbuddet er bindende for tilbudsgiveren, og tilbudsgiveren er bundet af det angivne tilbud indtil 3 måneder efter tilbudsfristen udløb. Der accepteres ikke forbehold for udbudsmaterialets og kravspecifikations centrale vilkår. Der kan ikke på forhånd gives eksempler på, hvad der betragtes som centrale vilkår, da der skal ske vurdering af dette i hvert konkret tilfælde. Forbehold overfor centrale vilkår vil medføre afvisning. Forbehold overfor ikke-centrale vilkår vil blive prissat af Herlev Kommune, og denne pris vil indgå i forbindelse med vurderingen af tilbuddet Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Kontrakten Kontrakten skal indgås på grundlag af det kontraktudkast, der indgår som vedlagte bilag 7. Kontrakten underskrives tidligst 10 dage efter meddelelse om valg af leverandør er fremsendt til samtlige tilbudsgivere. Accept af tilbudsgivers tilbud og endelig kontrakt anses derfor ikke for indgået før der er gået 10 dage efter meddelelsen Materiel til rådighed Herlev Kommune tilbyder, som en del af dette udbud, at leverandøren kan få en del materiel stillet til rådighed i forbindelse med udførelse af rengørings- og serviceopgaverne. Dette materiale omfatter rengøringsvogne og -udstyr på institutionerne samt maskiner til vedligehold af udendørs områder mv. De samlede lister over materiellet fremgår af bilag 4 a-b. Side 7 af 17

8 Materiellet skal leveres tilbage til Herlev Kommune i forbindelse med udløb eller ophør af kontrakt i samme stand som ved overleveringen. Under rådighedsperioden er det leverandørens pligt at sørge for reparation, vedligeholdelse og erstatning af materiel. 2. Partnerskabsmodel Herlev Kommune ønsker med dette udbud at prioritere en partnerskabsmodel, hvor samarbejde og den sociale dimension står centralt. Tilbudsgivers præsentation af en partnerskabsmodel, jf. nedenfor, er en del af tildelingskriterierne for denne kontrakt. Tilbudsgiver skal som et led i sit tilbud beskrive en partnerskabsmodel, der indeholder to dele: 1. Organisation og samarbejde forstået som leverandørens forslag til en samarbejdsmodel, inkl. fleksibel opgaveudførelse, adgang til teknologi og opdatering af dokumentation, mv. En samarbejdsmodel der kan sikre et tæt og godt samarbejde mellem kommune og leverandør. Jf. punkt Den sociale dimension og kompetencer forstået som leverandørens forslag til en social dimension samt dokumentation for de kompetencer og evner det organisatoriske kræver at løfte opgaven. Således at der bl.a. sikres et godt arbejdsmiljø, opkvalificering af medarbejdere, et varieret jobindhold og personaleomsorg, jf. punkt Organisation og samarbejde Modellen skal beskrive hvordan samarbejde organiseres, og hvor ofte parterne mødes, samt hvordan evt. uoverensstemmelser kan løses. Arbejdsopgaverne i Multiservice er primært opbygget efter frekvensmodellen, men leverandøren bedes beskrive hvordan de ser sig i stand til at håndtere en opblødning af frekvensmodellen. Dette af hensyn til en optimal udnyttelse af ressourcerne, jf. punkt 3.3, der beskriver kravene til den fleksible frekvensmodel nærmere. Modellen bedes også beskrive hvordan leverandøren vil sikre den fremtidige opdatering af kravspecifikationerne mv. Den enkelte institution, og Herlev Kommunes kontaktperson, skal altid have det seneste eksemplar af den samlede opdaterede kravspecifikation vedrørende rengøring og serviceopgaver (på den enkelte institution) til deres disposition i papirform. Materialet skal være fyldestgørende og ændringer, justeringer mv. skal revideres af leverandøren, fx skal lokaleplanerne løbende opdateres. Mindre rettelser kan aftales internt med lederen af den pågældende institution, mens alle større ændringer i serviceniveauet skal ske i overensstemmelse med kontrakten og aftales med Herlev Kommunes kontaktperson. Med løbende opdatering foreslås minimum en kvartalsmæssig opsamling på ændringer, mv. og leverandøren skal sørge for at materialet bliver fremsendt/afleveret. Det er et krav fra Herlev Kommune, at der ledelsesmæssigt vil være en høj grad af kontinuitet både i forhold til projektleder og medarbejdere på opgaven. Med projektler forstår Herlev Kommune den person som repræsenterer leverandøren og dagligt leder Multiservice ifm. partnerskabet. Side 8 af 17

9 2.2 Den sociale dimension og kompetencer Det er afgørende for Herlev Kommune, at tilbudsgiver kan forny og videreføre en række af de sociale værdier, som den nuværende enhed Multiservice indtil videre været bygget på: Opkvalificering Personaleomsorg Fuldtidsbeskæftigelse Synlighed Varieret jobindhold De enkelte punkter er beskrevet nærmere nedenfor. De to første punkter dækker opgaver som leverandøren skal udføre, de næste tre punkter vedrører områder som Herlev Kommune henstiller til at leverandøren tager hensyn til. Opkvalificering Opkvalificering af nye medarbejdere skal ske i form af kursusforløb og sidemandsoplæring. Formålet er at give ledige mulighed for at komme i gang på arbejdsmarkedet og opkvalificere sig således, at de efterfølgende har mulighed for at søge et fast job inden for eller uden for leverandørens regi. I forbindelse med opkvalificeringen deltager vedkommende (der er udvalgt på frivillig basis) i et kursusforløb, således at der opnås kompetencer, der ligger inden for Multiservice. Opkvalificeringsforløbet suppleres med sidemandsoplæring af den enkelte kursist, da det er vigtigt at sørge for at hver enkelt får forståelse for jobbets udførelse, almen organisationskultur, evt. specielle forhold, fx hvordan løses praktiske opgaver hvis kursisten fx har læse- og skrivevanskeligheder. Personaleomsorg Den enkelte medarbejder i Multiservice skal have en fast kontaktperson, der kan støtte op omkring vedkommende i tilfælde af sygdom, andet fravær, job relaterede problemer, mv. Med kontaktperson forstås en repræsentant for leverandøren som kan kontaktes i de ovennævnte tilfælde og som har kompetencer til at hjælpe medarbejderen, det kan fx være den daglige projektleder. Der skal vises ekstra omsorg for den enkelte medarbejder i Multiservice og med det samme tages kontakt i tilfælde af forfald (sygdom, udeblivelse, mv.). Dette som et supplement til en ansættelse på almindelige overenskomstvilkår. Fuldtidsbeskæftigelse Det bestræbes at tilrettelægge de fleste af arbejdsopgaverne og stillingsbeskrivelserne på en sådan måde, at det er muligt at etablere fuldtidsstillinger til det personale, der er ansat og arbejder i en Multiservice funktion. Således at den enkelte vil få mulighed for at skabe et sammenhængende arbejdsliv, der hviler på økonomisk uafhængighed. Synlighed Det er ønskeligt at leverandøren, så vidt det er muligt, forsøger at tilrettelægge arbejdsopgaverne således at medarbejderne kan være til stede på arbejdspladsen samtidigt med institutionens øvrige personale samt brugere. Dette af hensyn til både helbredsmæssige årsager (mindre risiko for stress ifm. ændring af døgnrytmen), men også af hensyn til et normalt familiesamliv og deltagelsen i det offentlige arbejdsrum. Da konceptet bl.a. bygger på, at der skal være plads til kollegialt samvær med andre faggrupper. Side 9 af 17

10 Variabelt jobindhold De forskellige arbejdsopgaver, som personalet kan oplæres i, og som de i så vid udstrækning som muligt gerne må kunne påtage sig tjener til det formål at skabe så stor variation i jobindholdet som muligt. Formålet er bl.a. at mindske risikoen for fysisk nedslidning ved gentagende arbejde, give øget fleksibilitet ifm opgaveløsning og endelig give øget jobberigelse i form af mindre monotont arbejde. Tilbudsgiver bedes således beskrive i partnerskabsmodellen, hvordan man vil forny og videreføre den sociale dimension. Dertil kommer, at leverandøren skal opfylde de kontraktsmæssige krav som er angivet i den sociale klausul, jf. bilag 6. Det er også vigtigt for Herlev Kommune at tilbudsgiver har de rette kompetencer til at støtte op omkring den enkelte medarbejder både hvad angår oplæring, organisationskultur, mv. Derfor skal partnerskabsmodellen vedlægges dokumentation for kompetencer i form af CV og beskrivelse af den projektleder og de medarbejdere, som for leverandøren bliver ansvarlig for kontrakten. Det skal også specifikt beskrives hvordan disse kompetencer kan støtte op om målene i den sociale dimension. Herlev Kommune henstiller i øvrigt til at alle medarbejdere i Multisevice for mulighed for kompetenceudvikling fx via en individuel udviklingsplan. 3. Kravspecifikationer for Multiservice For et samlet overblik over de institutioner der indgår i udbuddet af Multiservice, henvises til bilag 1a. I bilag 1b 1d findes en yderligere uddybning af opgavernes art og omfang. I bilag 1a findes ligeledes en adresseliste og bilagsreferencer til de mere specifikke kravspecifikationer (bilag 2a-v) herunder plantegninger, arbejdsprogrammer, lokaleoversigt og luftfoto med grænseflader for de udendørsarealer. Dette punkt omhandler i øvrigt: Overordnet beskrivelse af opgaverne Åbningsdage og arbejdstider Fleksibel frekvensmodel Generelle forhold 3.1 Overordnet beskrivelse af opgaverne Opgaverne er overordnet grupperet i to: 1. Rengøring 2. Serviceopgaver 2.1 Faste opgaver Udvendige Indvendige 2.2 Ad hoc opgaver Rengøring dækker over alm. rengøring og hovedrengøring. Rengøringsopgaverne er angivet i et arbejdsprogram for den enkelte institution (bilag 2a-2v), hvoraf det fremgår, hvilke opgaver der foretages samt frekvensen for disse. Udover rengøringsopgaverne, omfatter udbuddet en række serviceopgaver. Denne gruppe opgaver kan overordnet opdeles i 2 kategorier: Faste opgaver og Ad hoc opgaver. Side 10 af 17

11 Faste opgaver opdeles endvidere i udvendige og indvendige opgaver. Disse opgaver er, idet de er faste, angivet i et frekvensskema umiddelbart efter rengøringsprogrammet. Ad hoc opgaver indeholder løbende opgaver, der foretages, så snart behovet opstår. Idet opgaverne ikke er faste, men behovsafhængige, har Herlev Kommune fastlagt det ønskede niveau via et estimeret timeforbrug. Såfremt behovet for løsning af ad hoc opgaver er større end det estimerede, kan opgaverne udføres mod en ekstraberegning, dog kun efter forudgående aftale med lederen af den pågældende institution og Herlev Kommunes kontaktperson. Dette kan især blive aktuelt i forbindelse med snerydning, hvor der i tilfælde af en hård vinter, kan opstå et større timebehov end det estimerede. 3.2 Åbningsdage og arbejdstider Med hensyn til åbningsdage henvises der til den enkelte kravspecifikation for den pågældende institution (bilag 2a 2v), idet dette afhænger af ferieperioder, brug af faciliteterne, mv. Daginstitutionerne er således typisk i anvendelse fra mandag til fredag, mens fx Bibliotekerne typisk har åbent alle ugens dage. Arbejdstidspunkter afhænger ligeledes af den pågældende institution, men der henstilles til, jf. den sociale dimension, punkt 2.2, at arbejdet er synligt og så vidt muligt foregår i dagtimerne. Arbejdstiden skal tilrettelægges og aftales mellem lederne af de pågældende institutioner, leverandøren og Herlev Kommunes kontaktperson, idet parterne opfordres til fleksibilitet ved tilrettelæggelsen af arbejdets udførelse. 3.3 Fleksibel frekvensmodel De i kravspecifikationen angivne datoer/dage/tidspunkter er vejledende i den forstand, at det ikke rykker ved den ønskede rengøringsfrekvens, men at der kan være tale om variationer. Fx kan rengøring angivet til at foregå tirs. og tors. således godt, efter indgået aftale, flyttes til man. og ons. Det er et krav at perioder med mindre rengøringsbehov og dermed mindre timeforbrug, efter individuel aftale med institutionens leder, konverteres til alternative rengørings- og serviceopgaver. Det er en forventning at en institution med minimum to ugers varsel kan meddele at de ikke ønsker de normale opgaver udført på en bestemt dato (fx på grund af en udflugt) men at disse timer ønskes konverteret til andre opgaveydelser, fx afvaskning af køkkenskabe el.lign. Denne konvertering skal styres decentralt mellem den enkelte institution og leverandøren, er kun gældende for hele arbejdsdage (ikke løse timer) og antallet af konverterede arbejdstimer skal fremgå af den løbende rapportering til Herlev Kommune. Derudover er det et krav at der i perioder er mulighed for at konvertere dele af rengørings- og serviceopgaverne til andre opgaver inden for de i kravspecifikationen udstukne arbejdsrammer. Det kan fx være mindre lokalerengøring til fordel for daglig gulvvask i perioder med megen regn, sne og sjap. Til dækning af den rengøring/de serviceopgaver som ikke kan ligge inden for den samlede tilbudsramme ønskes der i tilbudslisten, jf. bilag 5, angivet diverse timepriser for hoved- og ekstra rengøring/serviceopgaver. Side 11 af 17

12 3.4 Generelle forhold For alle rengørings- og serviceopgaverne er der følgende generelle forhold, der skal overholdes: Den daglige og periodiske rengøring og udførelse af serviceopgaver udføres efter de udarbejdede kravspecifikationer. Alle arbejdsoperationer skal i forhold til de aktuelle overflader udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige leverandør- og producentanvisninger, samt til opnåelse af den bedst mulige kvalitet samtidig med mindst mulig miljøbelastning, inkl. arbejdsmiljø for servicemedarbejderne. Arbejdet skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger eller påbud fra myndigheder og branchesikkerhedsråd. Hvis den pågældende institution er lukket under arbejdets udførelse, skal yderdøre og vinduer holdes låste/lukkede, medmindre der arbejdes i lokalet. Alt til opgaverne nødvendigt udstyr, materiel, maskinel og lignende som er nødvendigt for udførelse af opgaverne, udover det i udbuddet indeholdte (bilag 4a-b), dvs. inkl. forbrug af plastposer, plast- og papirsække, hygiejneartikler mv. skal være indeholdt i tilbuddet. Undtaget er dog materialer til brug for løsning af serviceopgaver, så som maling, materialer til reparation af hegn, indkøb af el-pærer og lysstofrør, etc. Disse materialer står de enkelte institutioner selv for anskaffelsen af. Inden for kravspecifikationernes opgaveramme tilkaldes der faglig kompetence til løsning af opgaver, som måtte ligge uden for leverandørens ekspertise. Proceduren vedrørende rekvirering af eksterne faglige håndværkere aftales nærmere med den enkelte institution og i partnerskabets samarbejdsorgan. Alt materiel, herunder rengøringsvogne, støvsugere, mv., skal uden for den tid, hvor arbejdet udføres, placeres i de dertil hørende rengøringsdepoter eller andet anvist område. Generelt skal de anvendte rengøringsmidler være skånsomme over for gulve, inventar m.v. og skal til enhver tid opfylde de lovgivende krav. Herlev Kommune forbeholder sig ret til at vælge alternative rengøringsmidler. Medfører dette meromkostninger for leverandøren, vil disse blive betalt af Herlev Kommune under forudsætning af, at meromkostningerne er dokumenterede. Lukninger af lokaler/områder meddeles fra institutionernes side i overensstemmelse med kontraktvilkårene og der aftales hvad de pågældende arbejdstimer skal konverteres til, jf. punktet fleksibel frekvensmodel. Antallet af konverterede arbejdstimer skal fremgå af den løbende rapportering til Herlev Kommune, jf. punkt 3.3. Side 12 af 17

13 4. Rengøring, vinduespolering og kvalitetssikring Ved konstaterbar besmudsning skal leverandøren ud fra nedenstående definitioner udføre den nødvendige indsats for at tilvejebringe den aftalte kvalitet. Vurdering af kvaliteten er alene baseret på en visuel/subjektiv bedømmelse af alle overflader ved: Almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Anvendelse af forhøjninger og/eller kropsbuk for bedømmelse af eksempelvis oversiden på høje skabe, under skabe/reoler på lave ben, bag radiatorer og lignende. Hvis der kan være tvivl om, hvorvidt en manglende overholdelse skyldes en urenhed eller en permanent beskadigelse eller misfarvning af overflader, anvendes finger-metoden. 4.1 Definitioner af efterfølgende anvendte begreber Fingermetoden: Ved fingermetode forstås berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud af et areal på ca. 25 cm2. Mindre urenheder: Ved mindre urenheder på ikke-personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader forstås urenheder, som ikke forventes at sænke den generelle helhedsvurdering af lokalets/objektgruppens rengøringskvalitet/-tilstand. Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til personnære eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet. Ubetydelige urenheder: Ved ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige overflader forstås fejl/mangler i den udførte rengøringsaktivitet som følge af den menneskelige faktor. Eks. clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse. Det skal understreges, at disse fejl/mangler som udgangspunkt ikke må kunne konstateres. Personnære overflader: Ved personnære overflader forstås overflader, som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse. Umiddelbart synlige overflader: Ved umiddelbart synlige overflader forstås frie overflader, som kan ses ved almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Definition af hvad der skal fjernes under rengøring Affald: Ved affald forstås kasserede og tabte emner uden værdi. Eks. visne blade, clips, madrester, papirstykker m.m. Løst snavs: Ved løst snavs forstås urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen. Eks: Tørt: Grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, tavlekridt, nullermænd, støv m.m. Flydende: Pløre, væske, snesjap m.m. Fast plet: Ved fast plet forstås urenheder og spild, som hist og her har hæftet sig. Eks. fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridtmærker, vandpletter, kalk, rust, kaffepletter. Fast flade: Ved fast flade forstås samlinger af urenheder og spild, som i flader har hæftet sig. Eks. ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende. Side 13 af 17

14 4.2 Rengøringsskalaer Alle lokaler tjekkes som nævnt indledningsvist og efterfølgende tilstand opnås: 1. Æstetisk rent Tilstand efter rengøring af: Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Almindelig primær- og sekundærlokaler. Eks.: klasseværelser, gangarealer, trapper, depoter, m.m. Inventar * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * Lofter * * * * * * 2. Hygiejnisk rent Tilstand efter rengøring af: Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Særlige primærlokaler inklusive våde rum. Eks.: Toiletter, baderum, køkkener, legerum, mødelokaler m.m. Inventar * * * * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * * Lofter * * * * * * * *** Intet/ingen besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol ikke må afsløre urenheder. ** Ubetydelig besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikkepersonnære, eller ikke umiddelbart synlige overflader (eksempelvis vandrette flader over nå højde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar). På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som - uanset korrekt udført rengøring - ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er opløst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber). Ved en konsekvent optælling af ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige overflader, må antallet i hvert lokale ikke overstige 1 pr. 5 m2 pr. objektgruppe/snavstype. * Begrænset besmudsning Betyder, at urenheder virker ikke iøjefaldende og/eller generende, men kan forholdsvist let findes. For alle overflader over en maksimalhøjde på 3 meter over gulv, skal der ikke tilvejebringes den beskrevne kvalitet eller gennemføres de frekvensbestemte aktiviteter. Side 14 af 17

15 Minimumskrav ifm. behov for hovedrengøring For alle kombinationer af objektgrupper og snavstyper, hvor den aftalte kvalitet angiver *** ingen/intet besmudsning, må behov for hoved-/ekstrarengøring ikke forekomme. For alle kombinationer af objektgrupper og snavstyper, hvor den aftalte kvalitet angiver ** ubetydelig besmudsning, må behov for hoved-/ekstrarengøring alene forekomme på ikke-personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader. For alle kombinationer af objektgrupper og snavstyper, hvor den aftalte kvalitet angiver * begrænset besmudsning, må behov for hoved-/ekstrarengøring forekomme, hvor det ikke synes generende eller direkte iøjefaldende. 4.3 Vinduespolering Vinduespoleringsrutinerne skal udføres på en så miljøskånsom måde som muligt og leverandørens personale er forpligtet til at overholde alle eventuelle stedlige sikkerhedsbestemmelser. Vindueskarme, vinduesplader og inventar må kun betrædes under anvendelse af skåne-stykker eller skånefodtøj. Leverandøren fjerner eventuelle effekter, der hindrer vinduespoleringen, og stiller dem på plads efter poleringen. Leverandøren skal straks meddele Herlev Kommune, hvis der konstateres fejl ved vinduernes lukkeanordninger, sikringsbeslag, poster, plader og lignende. Hvis sådanne fejl konstateres, må vinduespolering ikke foretages, før udbedring af fejlen har fundet sted. Kvalitet af vinduespolering Vindues- og glasflader, herunder også kanter og hjørner, skal efter poleringen fremtræde klare, fri for snavs og pletter, samt uden striber og andre spor efter de anvendte redskaber. Vindueskarme og -rammer, ud- og indvendige vægge, inventar m.v. skal fremtræde i samme stand som før arbejdets udførelse. 4.4 Kvalitetssikring og rapportering På baggrund af kravspecifikationerne for rengørings- og serviceopgaverne skal leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af de aftalte ydelser. Leverandøren skal ud fra disse handlinger foretage en løbende rapportering til Herlev Kommunes kontaktperson. Af hensyn til det af Herlev Kommune opstillede tildelingskriterium om kvalitet, jf. punkt 1.8, skal tilbuddet indeholde specifikke beskrivelser af, hvorledes kvalitetssikringen, -kontrollen og rapporteringen heraf vil blive gennemført, herunder også omfang, hyppigheder og ansvarsplacering i forhold til opgaverne hos Herlev Kommune. Tilbuddet skal indeholde følgende elementer: Procedure v sygemeldinger, fejlmeldinger, mv. Procedure for afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt Procedure for kvalitetssikring inkl. omfang og hyppighed Procedure for projektledelsens drift og inspektion, herunder ansvarsplacering, kvalitetskontrol og dennes hyppighed Eksempel på kvalitetsrapport eller detaljeret indholdsbeskrivelse Tilbuddet kan indeholde følgende elementer: Procedure for medarbejdernes egenkontrol Eksempel på rengørings- og vinduespoleringsinstruktion Ændringsforslag til rengøringsskalaer og definitioner Andet Side 15 af 17

16 I vurderingen af de indkomne tilbud lægges vægt på, at der i en indkøringsperiode på 3-6 måneder foretages en hyppigere opfølgning og kontrol af opgaverne, som udføres for Herlev Kommune, samt at der af leverandøren minimum fire gange årligt afleveres/fremsendes en kvalitetsrapport for alle de omhandlede opgaver, inklusive specifik angivelse af eventuelle gennemførte opretningstiltag samt konverterede antal timer pr. institution. Tilbudsgiver skal derfor vedlægge tilbuddet en beskrivelse af, hvordan denne hyppigere opfølgning og kontrol vil foregå. Ved kvalitetskontroller lægges der vægt på, at disse gennemføres ud fra en dokumenterbar statistisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler. Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele Herlev Kommune dette, inklusive oplysning om hvad leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen, samt hvilke tiltag leverandøren vil iværksætte for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræffer fremover. Herlev Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Herlev Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at der i en periode gennemføres skærpet kontrol hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end fastlagt. For arbejdspladserne generelt gælder, at der skal inddrages stationær og/eller mobil projektledelse for tilsyn med opgaverne udførelse samt for løbende kontakt med Herlev Kommunes kontaktperson. Det forudsættes, at der er en fast projektleder tilknyttet medarbejderne, som dagligt kan kontaktes i et fast aftalt tidsrum inden for Herlev Kommunes normale arbejdstidsrum. 4.5 Afgrænsninger og undtagelser For at undgå misforståelser omkring tilgængelighed for udførelse af rengøringsarbejdet, indgår overflader eller objekter, som ikke er ryddet i overensstemmelse med nedenstående, ikke i bedømmelsen af leverandørens indsats. Oprydning af og på gulve, diverse borde, skabe, skranker og lignende samt sætte inventar på plads. Undtaget herfra er mødelokaler og andre fællesrum, hvor stole og andet let inventar rettes på plads af leverandørens personale. Fjerne/bortskaffe grovaffald, stort og/eller tungt affald, hvis det ikke er placeret i affalds-beholdere. Alt almindeligt affald skal være placeret i affaldsbeholdere. Rydde borde, vindueskarme, hylder, reoler, garderober samt oven på skabe når disse overflader ønskes rengjort. Indvendig rengøring af skabe, skuffer og lignende. Renholdelse af personlig lokaleudsmykning. Blomsterpasning og -vanding. Fjernelse af ledninger og andre løse effekter, så som tasker, skiftesko, papkasser, materialer og lignende fra gulvarealer når dette ønskes rengjort. Teknisk renhold af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf, inklusive front på EDB-skærme, mus og tastaturer (almindelig rengøring af udvendige flader på teknisk udstyr indgår under inventarrengøring). Side 16 af 17

17 5. Personale og virksomhedsoverdragelse Herlev Kommune gør opmærksom på at loven om virksomhedsoverdragelse vil finde anvendelse ved en evt. kontraktindgåelse. Leverandøren forpligter sig til at overtage samtlige ansatte (på tidspunktet for kontraktindgåelsen) i Multiservice. Loven om virksomhedsoverdragelse regulerer en række forhold vedrørende medarbejdernes stilling, når en ny leverandør overtager en virksomhed. Loven beskriver også kravene til, hvordan medarbejderne og deres repræsentanter skal informeres. Her ud over henviser Herlev Kommune til aftaleområdet - overenskomsterne. Leverandøren skal ved overtagelse af personale respektere de kommunale kollektive overenskomster, indtil overenskomsten udløber. Ligeledes refereres til protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, fra d. 24. maj Medarbejderne er omfattet af overenskomsten for tekniske servicemedarbejdere og tekniske serviceledere. Af bemærkningen til overenskomstens 1 fremgår det, at rengøringsarbejde i mindre omfang kan indgå [i arbejdet]. På Lindehøjskolen er der indgået en lokalaftale om multiserviceordningen, der vedlægges som bilag 8. Lokalaftalen indebærer, at medarbejderne udfører en kombination af opgaver på skolen og det er aftalt, at multiservicemedarbejderne supplerer hinanden med rengøringsopgaverne, og at disse opgaver som et gennemsnit maksimalt må have et omfang på 49% af det samlede arbejde. De gældende arbejdsmiljøregler skal overholdes og her henvises til den altid gældende Arbejdsmiljølovgivning. Personalet omfattet af Multiservice Det nuværende personale tilknyttet Multiservice (d.d. i alt 22 medarbejdere) er alle omfattet af overenskomst for tekniske servicemedarbejder og tekniske serviceleder frem til 31. marts FOA s overenskomst kan rekvireres på Multiservice består i øjeblikket af to organisatoriske afdelinger, placeret to forskellige steder indenfor Herlev Kommune, en afdeling på Lindehøjskolen og en afdeling der har hovedkontor i Muskathaven. På Lindehøjskolen findes der 9 medarbejder. I afdelingen knyttet til Muskathaven er der 13 medarbejdere, heraf 2 ledere. For en mere udførlig og generel beskrivelse af personalegruppen jf. bilag 3, som bl.a. angiver køn, alder, hvilke og hvor mange kurser den enkelte har gennemført, beskæftigelsesggrad, nuværende lønudgift, mv. Som det fremgår af bilag 3 så er der tale om en bred personalegruppe med variationer i uddannelsesniveau, anciennitet, mv. Ligeledes skal det understreges at niveauet for støtte og opbakning til den enkelte medarbejder kan svinge en del, nogen er selvkørende mens andre har brug for ekstra opmærksomhed for at de kan fungere optimalt på arbejdspladsen. Det er op til leverandøren via partnerskabsmodellen, jf. punkt 2., organisatorisk at komme med et oplæg til hvordan de to personalegrupper for fremtiden skal ledes og evt. samles. Ligeledes at bestemme omfanget af personale tilknyttet Multiservice, dog under hensyn til kravene, jf. den sociale klausul og loven om virksomhedsoverdragelse. Dog henstilles der til at de enkelte medarbejdere, så vidt det er muligt, er fast tilknyttet en institution sådan at arbejdet kan blive udført med en vis rutine og således at der ikke stilles urimelige mobilitetskrav til den enkelte medarbejder. Dette vil også tage hensyn til det kollegiale samspil. Side 17 af 17