Referat fra møde i Ejerlauget - Scenegal, fredag den 3. december 2004 i Fristedets Rideklub

Transkript

1 1 Pandrup den 8. december 2004 Referat fra møde i Ejerlauget - Scenegal, fredag den 3. december 2004 i Fristedets Rideklub Mødedeltagere: Else Berntsen Claus Eriksen Bruno Jacobsen Peter Kristoffersen Jens Larsen Knud Nørgaard Heine Pedersen Gunnar Ottesen Michael Stilling Dagsorden: Pkt. 1: Pkt. 2: Tilslutning til Scenegal Økonomi - aftaler med bands - lys og lys - konferencier - trøjer - andet Pkt. 3: Pkt. 4: Projektansøgning Eventuelt 1

2 2 Ad. 1: På baggrund af tilbagemeldingerne fra kommunerne m.h.t. 1. prioritet for placering af Scenegalarrangementet kan det konstateres, at alle kan få deres ønsker opfyldt. Det betyder, at Peter, der skal træffe aftale med: - bands og lign. - lyd og lys - konferencier - crew nu har konkrete datoer at arbejde ud fra. Dronninglund Kommune er blevet kontaktet, da der ikke foreligger noget tilsagn om at deltage. Det er aftalt med Jørgen Nielsen fra Dronninglund Kommune, at man giver en tilbagemelding om ønsket om deltagelse. Men på baggrund af den telefoniske henvendelse til Jørgen, er det meget sandsynligt, at Dronninglund Kommune ikke forventes at deltage. Støvring Kommuner er blevet kontaktet. Jette Ellegren giver en tilbagemedling. Støvring Kommune forventes ikke at deltage i Scenegal. Med hensyn til Løgstør giver Else Berntsen en tilbagemelding om 1. prioritet. Else har efterfølgende givet en tilbagemelding om, at 1. prioritet fastholdes. På baggrund af ovenstående ser tidsplanen for afviklingen af scenegal således ud: Kommune Dato for Scenegal-arrangement Kontaktperson Aabybro Kommune Claus Eriksen Pandrup Kommune Rasmus Gjerding Sejlflod Kommune Knud Nørgaard Hals Kommune Morten Holch Løgstør Kommune Else Berntsen Fjerritslev Kommune Sanne Pedersen Skørping Kommune Arne Arildsen Brovst Kommune Gunnar Ottesen Nibe Kommune Lisbeth Larsen Aalborg Kommune Jens Larsen afklarer i forhold til Aalborg Kommune, hvornår man ønsker at afvikle Scenegal, samt hvem der er kontaktperson. 2

3 3 Plakaterne skal være færdige til distribution umiddelbart i det nye år. Bruno sender det færdige layout til Michael med henblik på trykning. Det skal trykkes 2000 plakater i A2- og 2000 plakater i A3-format. Endvidere sender Bruno et sort-hvid logo til Michael som tryk på trøjerne. Region Aalborg Samarbejdets logo skal fremgå af plakaten. Michael undersøger m.h.t. trøjer og sponsor i denne forbindelse. Trøjer skal være i følgende størrelser: XXXL, XXL, XL og L. Der trykkes med logo 500. Fordeling af trøjerne til de enkelte arrangementer i forhold til lokalitet og omfanget af arrangementet. Ad. 2: I mødet drøftedes den budgetmæssige ramme for projektet. Der er som bekendt tiltænkt projektet kr til at dækning af udgifterne til afviklingen af arrangementet. Som det fremgår af datoerne for de enkelte Scenegalarrangementer bliver afviklingen i I konceptet er der givet mulighed for, at man lokalt kan tage entre til et Scenegalarrangement, således at 50% af indtægterne går til Scenegal. Skønsmæssigt vurderes det i ejerlauget, at entreen gennemsnitlig vil blive ca. kr ,- der kan tilfalde projektet med henblik på at kunne udvide budgetrammen. Med 10 arrangementer forventes der en indtægt til Scenegal på kr ,-. Den samlede budgetmæssige rammer, der danner grundlag for disponering herunder aftaler, indkøb m.m. er således kr ,-. Forventede udgifter: Logo, tegning af plakat: kr ,- Trykning af plakat: kr ,- Trøjer: kr ,- (Lys og Lyd): kr ,- Diverse: kr ,- I alt: kr ,- Rammen til bands(og lign), konferencier, crew kr ,-. Arrangørerne gøres opmærksom på, at de skal undersøge og afholde udgiften til KODA-afgiften. Else undersøger muligheden for et amtsligt tilskud til Scenegal. 3

4 4 Peter er bindeled mellem ejerlauget (aftaler vedr. bands m.m.) og de enkelte kommuners kontaktpersoner i forhold til afviklingen af arrangementet og de praktiske forhold i den forbindelse. Dette forhold vedrører i særdeleshed anlæg og scene. Til det næste møde i ejerlauget for Scenegal skal der foreligge aftaler med de bands, konferencier m.fl., der skal udgøre projektes gennemgående del således, at den samlede økonomi er beskrevet. Heine og Michael undersøger m.h.t. prisen for trykning af plakater. Heine har efterfølgende givet en tilbagemelding vedr. trykning af plakater i forhold til ovenstående antal og størrelser. I firefarver bliver udgiften kr ,- + moms. Ad. 3: Udkastet til projektbeskrivelse til fremsendelse til endelig godkendelse og frigivelser af de budgetterede midler til projekt Scenegal blev godkendt, med den bemærkning, at der ikke alene er tale om afvikling af aftenarrangementer men ligeledes eftermiddagsarrangementer. Michael sender projektansøgningen til Henrik Hartmann. Ad. 4: Det næste møde i Ejerlauget for Scenegal bliver: Mandag den 20. december 2004 kl i Fristedets Rideklub, Kollegievej Dagsorden for mødet: Pkt. 1: Indgåede aftaler med bands m.fl. v/peter Kristoffersen, herunder økonomi. Lys og Lyd v/peter Kristoffersen Crew v/peter Kristoffersen Konferencier v/peter Kristoffersen Præsentation af udkast til plakat v/bruno Jacobsen Trøjer v/michael Stilling 4

5 5 Trykning af plakater v/michael-heine Pkt. 2: Økonomi de endelige udgifter Pkt. 3: PR startsskuddet i forbindelse med den 21/01.05 Pkt. 4: Tilbagemelding på ansøgning fra Regionssamarbejdet Pkt. 5: Evt. Referat Michael Stilling 5