Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø Dato 27. maj 2015

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø Dato 27. maj 2015 OPS-projekt for bygning i Gellerup Godkendelse af udbudsform, økonomisk ramme og finansiering for bygning i Gellerup, der bl.a. skal huse ca. 950 arbejdspladser. 1. Resume Som en vigtig del af den samlede helhedsplan for Gellerup og Toveshøj har Byrådet tidligere besluttet at opføre en ny bygning i området. Visionen er, at bygningen skal være den første nye, større bygning i området, som herved er med til at kickstarte udviklingen og omdannelsen af Gellerupparken og Toveshøj. Projektet gennemføres som et OPP-projekt med offentlig finansiering (OPS). Begrundelsen herfor er især, at der har været en meget lille interesse for privat finansiering, og at offentlig finansiering har en betydelig lavere rente end privat finansiering. Den offentlige finansiering forudsættes tilvejebragt ved en finansiel leasingmodel med Aarhus Kommune som aftalepart. Bygningen skal indeholde i alt ca. 950 kommunale arbejdspladser til hovedsageligt Teknik og Miljø samt Sociale Forhold og Beskæftigelse. Herudover vil Lokalpolitiets 30 arbejdspladser blive en del af de nye kontorarealer samtidig med, at bygningen skal indeholde ca m² udadvendte og/eller kommercielle funktioner. Bygningen planlægges at kunne være klar til indflytning ultimo Kommunens udgift til egne aktiviteter i projektet er opgjort til 559 mio. kr. Hertil kommer ca. 52 mio. kr. til de side 1 af 11

2 udadvendte funktioner og politiets lokaler. Projektets samlede udgift er således opgjort til 611 mio. kr. Finansieringen af de udadvendte funktioner forudsættes tilvejebragt gennem lejeindtægter/salg som ejerlejligheder. Finansieringen gennem leasing indebærer med det forudsatte renteniveau en årlig ydelse på knap 20 mio. kr. Med de forudsatte opsigelser af lejemål og ejendomssalg vil der kunne opnås balance mellem leasingydelser og de besparelser i form af ejendomssalg, lejebesparelser og energibesparelser, der kan anvises. Finansieringen betyder at der er tale om en afvigelse af principperne om driftsfinansieret anlægsinvesteringer i Aarhus Kommunes økonomiske politik (normalt 3% i rente og fuldt afskrevet over 30 år). Det begrundes i dette særlige tilfælde med, at byggeriet opføres som et vigtigt element i Helhedsplanen, og at der gennem OPSsamarbejdet vil blive sikret et højt vedligeholdelsesniveau, der berettiger indregning af restværdi. Der er en likviditetsudfordring, som vurderes at kunne håndteres. 2. Beslutningspunkter At 1) Byrådet tiltræder, at bygningen i Gellerup udbydes som OPS-projekt på baggrund af resultaterne af den konkurrenceprægede dialog, jf. bilag 3. At 2) Byrådet tiltræder at projektet finansieres via leasing som beskrevet i indstillingen og på grundlag af den finansiering, som er anvist fra eksterne lejemål mv., og indregning af restværdi. At 3) Byrådet tiltræder, at deponeringsforpligtigelsen finansieres af kommunekassen og dermed formindsker Aarhus Kommunes likviditet. Aarhus Kommune (gen- )ansøger Økonomi- og Indenrigsministeriet om hel eller delvis fritagelse for deponeringsforpligtigelsen, jf. afsnit 7. At 4) Byrådet tiltræder, at den samlede økonomiske anlægsramme udgør 611 mio. kr. Byrådsindstilling om kontraktindgåelse og anlægsbevilling forventes fremsendt i oktober side 2 af 11

3 3. Baggrund Byrådet vedtog den 5. februar 2014 en projekteringsindstilling på 5 mio. kr. med henblik på at forberede og gennemføre en konkurrence om et OPPudbud for administrationsbygningen i Gellerup. Efter en gennemført markedstest er det vurderet, at projektet mest hensigtsmæssigt gennemføres som et OPSprojekt. Begrundelsen herfor er især, at der har været en meget lille interesse for privat finansiering, og at offentlig finansiering har en betydelig lavere rente end privat finansiering, jf. bilag 1. Der blev ultimo januar 2015 prækvalificeret fire konsortier som mulige OPS-leverandører. De pågældende konsortier har indgået i en konkurrencepræget dialog om de funktionelle og tekniske vilkår, juridiske og finansielle forhold samt om det fremtidige samarbejde mellem Aarhus Kommune og OPS-leverandøren. Det er således hovedformålet med dialogfasen at få fastlagt, på hvilken måde Aarhus Kommunes krav bedst muligt opfyldes. Dialogfasen er nu afsluttet, hvorfor det endelige udbudsmateriale skal udsendes. De væsentligste elementer i udbudsmaterialet og dialogfasen er bilagt denne indstilling(bilag 2 og 3). Tilbudsgiverne skal indlevere tilbud i september 2015, og opgaven forventes tildelt den vindende OPS-leverandør i oktober Effekt Byggeriet er en del af den samlede Helhedsplan for Gellerupparken og Toveshøj og en vigtig brik i den politiske aftale, der er indgået mellem Aarhus Kommune og Brabrand Boligforening. Byggeriet vil være en first mover og dermed en væsentlig katalysator for Helhedsplanens ambition om omdannelse af byområdet. I byggeriet vil blive integreret ca m 2 udadvendte funktioner og arealer, som ses som et vigtigt element i opfyldelse af visionen for Helhedsplanen. Som et bidrag til at sikre projektets forankring i området, skal OPS-leverandøren afsætte ressourcer til kommunikation og dialog med områdets beboere. Byggepladsen skal tænkes, så den åbner sig mod området side 3 af 11

4 frem for at lukke sig inde. Bydelen skal inddrages i, hvad der sker på pladsen. 5. Ydelse Bygningen udgør et væsentligt element i Bygadebydelen, der er en af Gellerupparken og Toveshøjs fire nye bydele. Bygningen bliver en del af et større bygningskompleks, som vil danne vægge i både Bazar Vest Pladsen, Bygaden og Edwin Rahrs Vej. Bygningen vil således indgå i et samspil med nabobebyggelserne og definere disse steder som markante byrum i bydelen. Bygningen skal, som den første større brik i helhedsplanen, være et fyrtårn for og markere Gellerups fremtid som en integreret del af Aarhus. Bygningen skal derfor udstråle en stærk arkitektur og markant signalværdi. Bygningen skal opleves som et sted, som både borgerne i Aarhus generelt, den lokale befolkning og professionelle samarbejdspartnere kan have medejerskab til - med forskellige fællesfaciliteter, i sameksistens med Aarhus Kommunes funktioner. Bygningen skal afspejle åbenhed for ideer, mennesker og et samfund, hvor det private og offentlige mødes i et fælles mødested. Og bygningen skal medvirke til, at der skabes et livligt, urbant bymiljø i Gellerup, og skal derfor i videst muligt omfang rumme flere funktioner. Ud over kontorarbejdspladserne skal der eksempelvis indtænkes detailhandel/dagligvarebutikker, liberale erhverv, værksteder, cafeer og restauranter. Bygningen skal indeholde i alt ca. 950 kommunale arbejdspladser til hovedsageligt Teknik og Miljø samt Sociale Forhold og Beskæftigelse, hvilket er tæt på den politiske målsætning om arbejdspladser i denne del af Gellerup. Der forudsættes bygget m 2 til kommunens eget brug eller 22 m 2 /medarbejder, hvilket er 3 m 2 mindre end det areal, der oftest er afsat pr. medarbejder i kommunens øvrige administrationsbygninger. Dette gøres i forventning om, at den nye bygning indrettes med mindre spildareal og med plads til nye måder at arbejde på. Dette sikres med højest mulig fleksibilitet i indretningen og anvendelsen, med skyldigt hensyn til indeklima og sikring af et godt arbejdsmiljø. side 4 af 11

5 Lokalpolitiets 30 arbejdspladser vil blive en del af de nye kontorarealer. Der er ikke noget endelig tilsagn om finansiering fra Politiet, men det vil blive håndteret ved, at det indgår som option i udbudsmaterialet, og der sikres bindende tilsagn/skriftlig aftale med Politiet inden Byrådets behandling af indstilling om kontraktindgåelse og anlægsbevilling i oktober Politiets betaling vil ske via husleje. Bygningen skal endelig indeholde ca m² udadvendte og/eller kommercielle funktioner. I forhold til projekteringsindstillingen er de kommercielle arealer reduceret fra til m2, idet de m2 nu indgår som fællesareal, der eksempelvis kan benyttes som kantineområde for medarbejdere og samtidig være opholdsområde for café og restaurantgæster og byens borgere i øvrigt. De m2 forudsættes finansieret af kommunen og er en del af de m2. Det er kommunen, der påtager sig risiko for udlejning af de kommercielle arealer. Der arbejdes med alternativer, såfremt det mod forventning viser sig vanskeligt at udleje på kommercielle vilkår. Det indgår i dialog og udbud, og det vil dermed i byrådsindstillingen i oktober 2015 fremgå, hvordan der sikres maksimal incitament for OPSleverandør og leasingselskab til at sikre kommerciel udlejning. Huset planlægges at kunne være klar til indflytning ultimo 2018, jf. projektets tidsplan, bilag Organisering Byggeprojektet er forankret i Teknik og Miljø og organiseret med en styregruppe og et byggeudvalg samt en række arbejdsgrupper med deltagelse af ledere og medarbejdere fra Teknik og Miljø og fra Sociale Forhold og Beskæftigelse. Udbuddet af opgaven og valg af OPS-leverandør er tilrettelagt efter reglerne om konkurrencepræget dialog. Den konkurrenceprægede dialog har haft til formål at udvikle/definere kravene til de juridiske, fysiske og tekniske rammer for OPS-leverandørens ydelser så præcist og klart, at de endelige tilbud kan opfylde Aarhus Kommunes behov og ønsker til et offentligt privat side 5 af 11

6 samarbejde om opførelse og drift af kommunale arbejdspladser og udadvendte funktioner i Gellerup Nord. Dialogfasen følges nu af en tilbudsfase, der indledes med, at deltagerne i dialogfasen opfordres til, på baggrund af et endeligt udbudsmateriale, at komme med deres endelige tilbud på grundlag af de løsninger, der har været præsenteret, drøftet og præciseret under dialogen. Tilbudsfasen forventes at løbe fra juli til september 2015 I forbindelse med udbuddet vil der blive nedsat en bedømmelseskomité, hvis opgave er at foretage evaluering af de tilbud, der indkommer og dermed udpege det økonmisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de fastlagte tildelingskriterier. Bedømmelseskomitéen udarbejder på grundlag af tildelingskriterierne en evalueringsrapport, hvorefter der fremsendes indstilling om kontraktindgåelse og anlægsbevilling til Byrådet i oktober Tildelingskriterierne er: Underkriterium Kvaliteten af det tilbudte løsningsforslag mht. arkitektur, funktionalitet, fleksibilitet, bygningsdrift, vedligeholdelse, inklusion og bæredygtighed Pris - nutidsværdien af de samlede betalinger over OPSkontraktens løbetid Organisering og samarbejde vedr. projektering, anlæg, drift, services Vægtning 50 % 35 % 15 % 7. Ressourcer Finansieringen af projektet forudsættes gennemført via en OPS-aftale. Dette indebærer, at OPS-leverandøren vil være ansvarlig for anlægsfasen og i samarbejde med Aarhus Kommune sikre, at byggeriet opnår den bygningstekniske kvalitet, der er defineret i kommunens udbudsmateriale og samtidig får en høj arkitektonisk værdi og lever op til de funktionelle behov. Totaløkonomien, dvs. projektets samlede økonomi i anlæg og i driftsfasen, er et bærende element i et OPSsamarbejde, idet ansvaret for bygningens drift ligger i OPS-partnerens regi. Denne kan kun optimere økonomien ved at afveje anlægssum og de samlede driftsudgifter i projektets aftalte levetid. Det skal herved sikres, at byggeriet får en god fleksibilitet, et lavt energiforbrug side 6 af 11

7 samt en forsvarlig byggeteknisk udformning og bæredygtighed. Når den økonomiske ramme (jf. beslutningspunkt 4), og finansieringen af byggeriet er vedtaget med denne indstilling, vil eventuelle merudgifter skulle finansieres indenfor projektet eller ved, at lejerne selv finansierer merudgifterne - eksempelvis via øgede driftsbesparelser. Der vil snarest muligt blive udarbejdet en oversigt over nuværende driftsbudgetter (el, vand, varme, rengøring, ind- og udvendig vedligehold mv.) for de medarbejdere, som skal flytte til byggeriet. Der anvendes de beløb som afregnes i intern huslejemodel og/eller til eksterne udlejere. Den offentlige finansiering forudsættes tilvejebragt ved en finansiel leasingmodel efter offentligt udbud, med Aarhus Kommune som aftalepart. Det vil derfor være leasingselskabet, som bliver ejer af bygningen med Aarhus Kommune som lejer. Leasingmodellen vil ikke påvirke ansvars- og opgaveforholdet mellem Aarhus Kommune og OPSleverandøren i hverken anlægs- eller driftsfasen. Der skal også ved anvendelse af leasingmodellen ske deponering i henhold til deponeringsreglerne i lånebekendtgørelsen på tilsvarende vis, som hvis der var tale om et privatfinansieret OPP-projekt. I henhold til deponeringsreglerne i lånebekendtgørelsen vil der skulle ske deponering for den del af leasingydelsen, som ikke modsvares af lejen af opsagte eksterne lejemål eller eksternt salg af ejendomme. Aarhus Kommune (gen-) ansøger Økonomi- og Indenrigsministeriet om hel eller delvis fritagelse for deponeringsforpligtigelsen - herunder fritagelse for den del af deponeringen, der kan henføres til den ikke kommunale anvendelse af bygningen. Endvidere ansøges om fritagelse for samtidighed (samme kalenderår) mellem indflytning og opsigelse af eksterne lejemål. Derfor er omfanget af opsagte lejemål, der følger af ibrugtagningen af det nye byggeri og de deraf afledte flytninger, af stor betydning. En oversigt over henholdsvis eksterne og interne lejemål, der forventes opsagt, vil senest 1. juli 2015 blive udarbejdet af Ejendomme i side 7 af 11

8 samarbejde med de magistratsafdelinger, der indgår i rokaden. Det forventede likviditets- og deponeringskrav er belyst i bilag 5. Borgmesterens Afdeling i gangsætter og gennemfører i perioden juni-august udbud af leasingfinansieringsaftale. Det er i dialogmaterialet meddelt de prækvalificerede ansøgere, at Aarhus Kommunes maksimale budgetramme for byggeprojektet udgør 539 mio. kr. eksklusiv moms. Budgetrammen omfatter alle udgifter til byggeriets og udearealets design, projektering og opførelse, undtaget bygherreleverancer. Hertil kommer en række udgifter, jf. nedenstående oversigt, der bringer de samlede projektudgifter op på 611 mio. kr. Heraf vurderes de udadvendte funktioner og politiets lokaler forholdsmæssigt at udgøre godt 52 mio. kr., således at kommunens direkte finansielle behov til dækning af egne aktiviteter er 559 mio. kr. Finansieringen af de udadvendte funktioner forudsættes tilvejebragt gennem lejeindtægter/salg som ejerlejligheder. Udgifter til nybyggeri Gellerup mio. kr. Entreprisesum inkl. uforudsete udgifter 539,0 Konkurrencehonorar 1,2 Grundkøb 7,0 Rådgivning internt og ekstern 12,8 Tilkøb i projekterings- og anlægsfasen 15,0 Kunst 3,8 Flytningen 2,2 Inventar 20,6 Afledte flytte-og ombygningsudgifter mm 6,9 Markedstest og forstudier til OPP/OPS 2,6 Samlede projektudgifter 611,2 Heraf forholdsmæssig andel til politi og udadvendte funktioner 52,4 Kommunens finansieringsbehov til egne aktiviteter 558,8 I projekteringsindstillingen var projektets samlede udgift eksklusive de udadvendte funktioner oplyst til 508 mio. kr. Differencen på 50 mio. kr. i forhold til den økonomiske ramme afspejler, at udgifterne er revurderet. Dette gælder især for udgiften til etablering af parkeringsfaciliteter, der nu på basis af erfaringer fra andre projekter forudsættes at beløbe sig til 87 mio. kr. mod oprindeligt 50 mio. kr. side 8 af 11

9 Samtidig er projektet dimensioneret til 950 arbejdspladser mod før 900. Ses der bort fra udgiften på 6,9 mio. kr. til afledte flytteog ombygningsomkostninger i forbindelse med udnyttelse af de kommunale lokaler, svarer udgiften målt alene på bygningsarealet til kr./m 2. En betragtelig del af denne udgift vedrører etablering af p-anlæg, idet de krævede p-pladser ikke alene kan anlægges på terræn, sådan som det oftest er tilfældet. Fratrækkes udgiften til p-anlæg, bliver m 2 -prisen kr. Da der i et OPS-projekt lægges vægt på totaløkonomiske hensyn, hvor materialevalg og kvalitet til bygningen sammenholdes med den driftsmæssige effekt, er det ikke relevant alene at sammenholde anlægsudgiften med nøgletal for byggeri til kontorarbejdspladser. Isoleret set er der tale om et højt anlægsniveau, som forudsættes modsvaret af besparelser på drift og vedligehold. Derfor kan anlægssummen også i princippet blive højere end ovennævnte 559 mio. kr. for den kommunale del i kraft af forskydninger mellem drifts- og anlægsudgifter. Dette vil i givet fald indgå i byrådsindstillingen om kontraktindgåelse og anlægsbevilling i oktober Prisen på grunden er i økonomioversigten forudsat til 300 kr./m 2 etagereal og skal endeligt aftales med Brabrand Boligforening. Teknik og Miljø har ansvar for at sikre, at forhandling og aftale om pris på grund er afsluttet senest 15. august Den finansiering, som skal anvises gennem ejendomssalg og opsagte lejemål samt driftsbesparelser, skal matche leasingydelsen. Denne ydelse er endnu ikke kendt, men byggeprojektets rådgivere oplyser, at det ikke er unormalt at leasingselskabet kalkulerer ud fra en tidshorisont på 25 år og en restværdi af bygningen på 50% af opførelsesudgiften. Dette betyder, at kommunen kan indgå aftale om leasingydelser, svarende til at 50% af investeringen skal være afdraget i løbet af de første 25 år, hvorefter man kan vurdere, om leasingaftalen skal fortsætte, eller om ejendommen skal købes til restværdien. side 9 af 11

10 Med en forudsat rente på 2% vil den årlige ydelse være på knap 20 mio. kr. Den aktuelle rente er lavere end 2%, hvorfor det kan vise sig, at den årlige ydelse bliver lavere. Gevinsten ved en eventuel lavere rente samt den løbende difference mellem den fastlagte husleje, der prisreguleres, og den årlige leasingydelse, der ikke prisreguleres, vil blive opsamlet som bidrag til et eventuelt senere køb af ejendommen. Finansieringen betyder, at der er tale om en afvigelse af principperne om driftsfinansieret anlægsinvesteringer i Aarhus Kommunes økonomiske politik (normalt 3% i rente og fuldt afskrevet over 30 år). Det begrundes i dette særlige tilfælde med, at byggeriet opføres som et vigtigt element i Helhedsplanen, og at der gennem OPSsamarbejdet vil blive sikret et højt vedligeholdelsesniveau, der berettiger indregning af restværdi Som det fremgår af nedenstående oversigt, vil der med de forudsatte opsigelser af lejemål og ejendomssalg kunne opnås balance mellem leasingydelser og de besparelser i form af ejendomssalg, lejebesparelser og energibesparelser, der kan anvises. Byggeri i Gellerup - Finansieringsforudsætninger ved flytning fra Beløb i mio. kr. Årlig lejeudgift Silkeborgvej 622, salg 23,0 1,2 Silkeborgvej 622, internt lejetab -1,9 Kalkværksvej 10 - lejes til MSB 4,3 Gudrunsvej 78, forholdsmæssig andel af salg MSB fra Gudrunsvej 78, internt lejetab MSB fra eksterne/interne lejemål til Gellerup MSB fra eksterne/interne lejemål til Grøndalsvej 2 Frichsparken, MSO, eksternt lejemål opsiges Kapitalbehov til leasing og dækning af kapitalbehov via ejendomssalg og kapitaliserede lejebesparelser. Leasingrente forudsat til 2%, tidshorisont, inkl. byggeperiode 25 år, tilbagekøb 50% 4,0 0,2 Bautavej 1, Administration og 1,0 Ejendomme, MTM Bautavej 1, Affald Varme, MTM 5,0 Energibesparelser generelt 0,8 Drifts- og energibesparelser i øvrigt 2,0 I alt 19,9 Leasingydelse pr. år 19,9-1,9 3,9 1,0 5,5 side 10 af 11

11 Drifts- og energibesparelser i øvrigt er forventede besparelser, der endnu ikke kan specificeres. Såfremt disse besparelser ikke kan anvises i forbindelse med byggeriet og lokalerokaden, anviser Teknik og Miljø alternative finansiering. Det bemærkes, at betaling af leasingydelsen påbegyndes, inden de forudsatte besparelser/salg kan realiseres, hvilket med de nævnte forudsætninger svarer til et finansieringsbehov i byggeperioden i størrelsesorden 38 mio. kr. Finansieringsbehovet foreslås i givet fald dækket via et udlæg af kommunekassen, som finansieres af Teknik og Miljø over 25 år via driftsoptimeringer. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Kristian Würtz / Erik Jespersen Bilag 1) Finansiering med offentlige frem for private midler 2) Funktionsbeskrivelse (koncentrat) 3) Dialogfasebeskrivelse 4) Tidsplan 5) Likviditets- og deponeringskrav Tidligere beslutninger Byrådsmødet 5. februar 2014: Ny administrationsbygning i Gellerup Projektering Sagsnummer: 15/ Administration og Ejendomme Tlf.: Lix: 46 Sagsbehandler: Hans Peder Larsen E-post: hpl@aarhus.dk side 11 af 11