Public 360. Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi?

Transkript

1 Public 360 Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi?

2 Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi? I 2011 udsendte regeringen en national digitaliseringsstrategi, der sætter rammerne for den offentlige digitalisering i perioden Her sættes fokus på at anvende IT til at styrke den offentlige sektor. Samtidigt gøres det klart, at det er tvingende nødvendigt for at høste betydelige besparelser og effektiviseringer i det offentlige, hvis vi skal opretholde et acceptabelt serviceniveau. I det følgende gennemgås udvalgte dele af digitaliseringsstrategien, og hvordan denne kan understøttes af Public 360. Digital kommunikation som naturligt førstevalg Hjørnestenen i den offentlige digitaliseringsstrategi er at digital kommunikation skal være det naturlige førstevalg i dialogen med det offentlige. Er det overhovedet muligt at føre en dialog skal dette altså foretrækkes. Digital kommunikation med borgere og myndigheder er en af de lavest hængende frugter i forhold til besparelsespotentiale i den offentlige sagsbehandling. Både i forhold til afsendelse og modtagelse af henvendelser er der enorme gevinster at hente ved at tilbyde borgere og myndigheder mulighed for at kommunikere digitalt. Analyser angiver, at det er ca gange billigere at behandle en henvendelse digitalt end manuelt, da der er behov for en masse manuel registrering. Endvidere medfører dette, at de videnstunge medarbejdere bruger unødig tid på opgaver, som ikke skaber værdi. Tilsvarende anvendes der i dag svimlende summer på porto og kuvertering af papirbaserede breve til borgere og myndigheder. Alene i porto anvendes i det offentlige 800 millioner kroner årligt. Skiftet til udsendelse af digitale kanaler kan minimere dette tal betragteligt og samtidigt give en bedre oplevelse af service. Den digitale postkasse (borger-rettet kommunikation) I tillæg til dette understøtter Public 360 afsendelser via de til enhver tid mest kost-effektive kanaler. Der kan helt ned på enkeltperson niveau opsættes regler for vedkommendes mulige og foretrukne kommunikationskanaler. Det er således ikke nødvendigt, at borgere kan modtage post fra den digitale postkasse, for at man som myndighed kan styrke understøttelsen af digitalt førstevalg i kommunikationen. Logikken kan enkelt sammenfattes som følger: 1. Hvis borgeren er tilmeldt den digitale postkasse for denne type kommunikation, sendes brevet til borgerens digitale postkasse 2. Hvis borgeren har opgivet en e-post adresse sendes med sikker e-post 3. Ellers sendes brevet med almindelig post Samtidigt sørger systemet for at konvertere dokumentet til PDF og påstemple digital signatur, så autentisitet kan bekræftes entydigt. Som sagsbehandler bliver man således understøttet af systemet til altid at vælge den mest effektive kommunikationsform. Læs mere om 360 Forsendelsesmodulet på vores website. Læs mere om Folketingets Ombudsmands anvendelse af digitale forsendelser og hvordan forvaltningslovens principper om autentisitet og ensartet dialog understøttes gennem standard Public 360. For borgerne vil det frem mod 2015 blive obligatorisk at bruge de digitale løsninger i deres skriftlige kommunikation med de offentlige myndigheder. Papirblanketter og formularer skal udfases sådan, at alle borgerne betjener sig selv på nettet, og alle borgere skal have en digital postkasse, hvor de fra 2014 kan modtage alle breve fra de offentlige myndigheder. Public 360 understøtter i dag allerede den digitale postkasse, og har løsninger i drift hos myndigheder der korresponderer med borgere over den digitale postkasse.

3 Public 360 er en komplet løsning til modtagelse af henvendelser fra borgere og virksomheder med fungerende og velafprøvede mekanismer til at behandle og registrere disse effektivt og sikkert.

4 Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag Datafølgeseddel (myndighedsrettet kommunikation) Der fokuseres meget på understøttelse af digital korrespondance mellem borger og myndighed, og der er ganske rigtigt en betydelig business case bundet op på dette. Det skal imidlertid ikke forhindre i også at kigge på muligheder for understøttelse af digital korrespondance myndigheder imellem. Dagligt oversendes dokumenter eller hele sagskomplekser både internt inden for en myndighed med forskellige systemer, men også myndigheder imellem. Det kræver dog at myndigheden er klar til at modtage og behandle disse henvendelser digitalt. At en borger udfylder en blanket elektronisk og sender den til myndigheden gør ikke af sig selv registreringen smidig eller digital. I værste fald ender det hele i en stor indbakke, og så er der ikke meget vundet. Der er derfor behov for et system, som smidigt kan håndtere henvendelser og sikre at de bliver registreret og behandlet korrekt. Alt for ofte sendes denne information enten som et fysisk brev med et sagsomslag eller som en dum . Herefter skal den modtagende myndighed så manuelt oprette informationer i deres eget system og enten registrere eller scanne dokumenterne ind. Blanket/ Formular Sagsoprettelse Automatisk arkivering Med modulet 360 Datafølgeseddel er det muligt at afsende og modtage dokumenter eller hele sager i et velstruktureret XML format baseret på FESD standarden for oversendelse. Standarden har haft en god succes, og er karakteriseret ved at være så lavpraktisk at den rent faktisk virker. DKAL/ 360 Fordeling til sagsbehandler Med datafølgeseddel er det muligt at strukturere hele modtagelsen, så man som myndighed kan guides igennem hele registreringen af det oversendte materiale, og man kan hurtigere og mere effektivt komme frem til den egentlige sagsbehandling, der var den egentlige årsag til oversendelsen. Datafølgeseddel er i drift hos en række af vores kunder, og har gennem årene bevist sit værd. Læs mere om 360 Datafølgeseddel på vores hjemmeside Alle borgere betjener sig selv på nettet Allerede i dag er der et støt stigende antal henvendelser der kommer digitalt, om end andelen forventes at vokse dramatisk over de næste år i takt med at den nationale digitaliseringsstrategi bliver realiseret. Det fastslås meget klart i digitaliseringsstrategien at al borgerhenvendelse skal ske på nettet ved 2015, og allerede fra i år er de første initiativer startet. Omdrejningspunktet for dette bliver borger.dk, og enhver borgerhenvendelse vil altså udløse en digital forespørgsel til myndigheden. Dermed er der basis for at nedbringe den manuelle sagsbehandlingstid betragteligt og høste store effektiviseringsgevinster. Med Public 360 får man en komplet løsning til modtagelse af henvendelser med fungerende og velafprøvede mekanismer til at behandle og registrere disse effektivt. Der er understøttelse af de mest anvendte formater i forbindelse med udveksling af data til og mellem offentlige myndigheder så som Datafølgeseddel, den digitale postkasses udvekslingsstruktur, FESD og OIO standarderne. Populært sagt kan Public 360 ses som en drejeskive, der kobler en indgående korrespondance med en handling i systemet. Princippet kaldes ofte præjournalisering, og sikrer at information bliver korrekt registreret og sendt til den rigtige sagsbehandler i den rigtige tilstand. Dermed sikres at man ikke opbygger nye interne flaskehalse i organisationen.

5 Let og overskuelig adgang til forvaltningsmæssig information Som en forudsætning for effektive selvbetjeningsløsninger må information nødvendigvis kunne stilles til rådighed for borgere og interessenter. Dette kan være postlister i den kommunale forvaltning, borgers egen sag, afgørelser i statsforvaltningen mv. Public 360 kommer med et rigt sæt af funktionaliteter, der tilbyder komplette løsninger til publicering af information samt dedikerede og veldokumenterede services til integration. Min Sag er et sæt af webservices til integration mellem Public 360 og portaler. Formålet er sikkert og overskueligt at give borgere og kunder adgang til egen sag og information. Der findes mekanismer til at foretage drilldown og filreringer. Servicemodellen understøtter mulighed for at lade portalen om at autentificere brugere, mens autoriseringen sker gennem servicelaget. Der er dermed fuld understøttelse af den samlede rettighedsmodel. 360 Offentlig Journal er en totalløsning for publicering af offentlig information på internettet. Modulet understøtter den samlede proces med publicering af postlister og dokumenter, og er målrettet alle organisationer og myndigheder, som er underlagt offentlighedsloven. Løsningen er en cloud-baseret implementering, så der er intet behov for myndigheden i at opsætte dyr lokal infrastruktur. 360 Politisk Agenda er i samme familie som offentlig journal. Modulet giver mulighed for publicering af møder afholdt i offentlige myndigheder, og som er krævet offentligjort. Løsningen understøtter selve publiceringen fra Public 360 samt stiller faciliteter til rådighed for søgning og overblik gennem en internetadgang til informationer. Der er fuld understøttelse af håndtering af personfølsomme data og sager undtaget offentligheden, og bidrager til en enklere understøttelse af de forvaltningsmæssige principper om fuldt indsyn. Læs mere om modulerne 360 Offentlig Journal og 360 Politisk Agenda på vores hjemmeside.

6 Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag Digital offentlig sagsbehandling I disse år er den offentlige forvaltning under stigende pres. Der skal leveres service til stadigt flere borgere med stadigt mere begrænsede ressourcer. Derfor er det tvingende nødvendigt, at myndigheder har effektive og smidige systemer, der kan understøtte de nøgleprocesser som myndigheden har. I takt med at det offentlige stiller flere selvbetjeningsløsninger til rådighed for borgere og virksomheder samt praktiserer en stadigt mere åben forvaltning bliver omgivelserne også mere opmærksomme på de rettigheder og muligheder de her. Dette er positivt, men skaber samtidigt et behov for at sikre, at der ikke opstår flaskehalse i den interne sagsbehandling, og at man som borger oplever digitaliseringen som en reel forbedring i både hastighed og kvalitet af den service man får. Med public 360 får du total understøttelse af områder som: Ministerbetjening giver et unikt overblik over sags portefølje i offentlige myndigheder, som er knyttet til understøttelse af ministeren og ministeriets forvaltning. Der er komplet overblik over nøgleprocesser, som spørgsmål til ministeren, udarbejdelse af lovforslag og lignende. Ministerbetjening implementerer det bedste fra LEAN sagsbehandling og tilbyder totalt overblik over den samlede sagsmængde samt detaljeret indblik i status for den enkelte sag herunder status på arbejde med sagen i andre styrelser. Forelæggelse er en integreret del af ministerbetjening tilbyder Public 360 understøttelse af forelæggelser. Forelæggelser er typisk formaliserede godkendelsesprocesser, som er knyttet til dokumenter som er ment til at blive formidlet som myndighedens autoritative svar eller stillingtagen. Der er ingen fejltolerance i den type processer, og hele forelæggelsen er tillige ofte underlagt et betydeligt tidspres. Da det samtidigt er meget hyppigt at der begæres aktindsigt i både det enkelte dokument, men også processen hvorunder det er blevet udarbejdet er der gjort meget ud af entydigt at kunne dokumentere dokumentets samlede vandring igennem de enkelte dele af godkendelseshierarkiet. Læs mere på vores website om hvordan forelæggelse er taget i anvendelse hos Folketingets Ombudsmand Public 360 tilbyder en dyb og rig funktionalitet, som er målrettet den offentlige forvaltning, og som gennem adskillige konkrete implementeringer har vist sin styrke i form af bedre overblik, større sikkerhed i forvaltningen og mere effektiv anvendelse af medarbejdernes tid. Aktindsigt er en direkte konsekvens af den øgede offentlighed i forvaltningen og vi ser en klar stigning i antallet af anmodninger om aktindsigt. Dette er både borgere der søger om indsigt i egen sag, men også medier som søger indsigt i store sagskomplekser eller emner. Da man som myndighed er lovmæssigt forpligtet til at behandle disse anmodninger effektivt og uden ubegrundet ophold, er der en akut risiko for at offentlige myndigheder bliver lagt ned i dette arbejde. Det er ikke trivielt at tilvejebringe den information som er nødvendigt og foretage den indholdsmæssige vurdering der skal til for at kunne honorere disse krav. Derfor har Public 360 et komplet modul til understøttelse af hele aktindsigtsprocessen fra modtagelsen af henvendelsen, over workflowet i forbindelse med sagsbehandling og til automatiserede afsendelser af det materiale der bevilliges indsigt i. Der er endvidere indlagt en række statistik, så det er muligt at følge hele myndighedens overholdelse af svarfrister og se hvilke enheder der er hårdes belastet.

7 Generiske processkabeloner I langt de fleste myndigheder er der helt særlige processer knyttet til myndighedens primære virke. Dette er processer, som er kritiske i forhold til den daglige drift, og som har det med kontinuert at blive tilpassede i takt med ændret lovgivning eller offentligt fokus. Som myndighed ønsker man total kontrol på at disse processer kan afspejles i ESDH systemerne og kan vedligeholdes uden at der skal udvikles. Derfor har Public 360 en meget stærk generisk motor til understøttelse af processer. Processerne oprettes og vedligeholdes af kunden selv, og der er mulighed for at anvende avancerede integrationsformer og logik i disse skabeloner ved helt almindelig opsætning. Læs mere om 360 Ministerbetjening, 360 Forelæggelse, 360 Aktindsigt og generiske processkabeloner på vores website. På vores hjemmeside kan du læse om hvordan Lånekassen i Norge blandt andet har automatiseret dele af sin sagsbehandling ved hjælp af Public 360. Public næste generations sags- og dokumenthåndtering Public 360 er en fremtidssikret løsning til sagsbehandling, dokumenthåndtering og arkivering til offentlig forvaltning, bygget på Microsoft SharePoint og Office. Public 360 sikrer en effektiv og moderne digital og åben forvaltning, samarbejde og offentlig dialog. Public 360 er udviklet for at opfylde de offentlige myndigheders behov for effektiv og sikker håndtering af dokumenter, sager og information. Public 360 skaber elektronisk samarbejde og videndeling internt og eksternt, og sikrer bedre serviceydelse gennem effektivisering og automatisering af processer til sagsbehandling, informationshåndtering og informationsdeling. Løsningen spiller en central rolle i at skabe en mere åben offentlig forvaltning og en levende demokratisk proces. Public 360 er en out-of-the-box standardløsning tilpasset offentlig forvaltning og som gennem næsten 30 år er blevet udviklet og optimeret i tæt samarbejde med vores kunder.

8 Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde. Software Innovation A/S Kongevejen 400 C 2840 Holte info@software-innovattion.dk