Deltagere: Hanne Kirk Nielsen, Tina Olsen, Werner Klindt, Olaf Irgens, Ann Finch Lorett, Lene Adser, Knud Musaeus

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde d. 17. september 2014 Deltagere: Hanne Kirk Nielsen, Tina Olsen, Werner Klindt, Olaf Irgens, Ann Finch Lorett, Lene Adser, Knud Musaeus Afbud: Nina Jensen, Ulla Bjørn Poulsen, Kasper Arleth Nielsen Referent: Knud Sted: Hos Hanne Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra den Opfølgning seneste referat 4. Status på økonomien 5. Drøftelse af tilpasning af vedtægter og forretningsgange for 2015 og frem over 6. Driften af Sct. Jørgensbjerg gården drøftelse af mulig ansættelse af bestyrer i stedet for nuværende. Herunder forslag om at der laves et ansættelses udvalg bestående af Centerudvalgsformand, Rideskoleudvalgsformand samt formanden. 7. Orientering fra udvalgene: Jagt i. Status, ii. Hubertus middag status og invitationer og hvem og hvor iii. Jagt planlægning for 2015 Stævne-, spring- og dressurudvalg, i. Orientering om planlagte aktiviteter ii. Plan for stævner for 2015 iii. Championatsberegning Rideskole i. Status på rideskole ii. Ansøgning om køb af nye heste 1 stk. nu og en yderlig når pladserne er fyldt op PR- og Sponsor i. Status på igangværende ansøgninger ii. Drøftelse af, hvordan vi får tilvejebragt ansøgning om støttemidler fra kommunen/fonde vedr. nyt klublokale 8. Centerudvalg 1. Fuldpas status, implementering og økonomi 2. Fælles wrap status, implementering og økonomi 3. Folde etablering af nye vinterfolde og omlægning af eksisterende folde herunder bevilling af nødvendig økonomi herfor. Staldbudget 4. Etablering af vandslange i ridehus 5. Lille stald etablering af vask og vandhane Beslutning af køb af traktor med læsser og ny harve til ridehus Center budget 6. Principper for udlejning af bokse Status for igangværende aktiviteter (bl.a. vand til foldene, løbegange, rækværk om bane 1) 9. Eventuelt 1

2 Referat: AD 1: Godkendt. AD 2: Lene A var tilstede på mødet den 12. august, i øvrigt blev referatet godkendt. AD 3: ingen punkter. AD 4: Status på økonomien For at give et retvisende regnskab, specielt mht. rideskolens økonomi, er aktivitetstilskud og lokaletilskud til rideskolen er flyttet. Bemærk at dette gør det vanskeligt at sammenligne med tidligere år. Klubben har et overskud ca ,- Rideskolen har et overskud ca. 5000,- (efter ovennævnte justeringer) Ridehus og baner har et oveskud på ca ,- Stalden har et overskud på ca ,- Driftsresultat på kr ,- Kassebeholdningen er d.d. ca. kr , og der er sat ca. kr til betaling, dvs. likviditeten er netto ca ,- Kassebeholdningen må ikke foranledige til den opfattelse, at økonomien er i top. Vi har tidligere på året modtaget de store tilskud (vi mangler kun EU-tilskuddet på ca. kr ) og vi har i øjeblikket 4 tomme bokse, der tidligst kan forventes udlejet i okt/nov, så der er ingen reserve i staldregnskabet. Vi skal derfor fortsat have fokus på at styre økonomien stramt. Klubben vil afholde udgiften til svaberprøver til de 2 syge heste, da det var klubbens udtrykte ønske at der blev taget prøver af hensyn til fællesskabet. Vores lønudgifter er i år lavere på grund af ferie perioden, hvorfor vi har sparet i niveauet kr AD 5: Drøftelse af tilpasning af vedtægter og forretningsgange for 2015 og frem over Olaf vurderer, at den nuværende struktur med 11 bestyrelsesmedlemmer bør gøres mindre, for at gøre det almindelige bestyrelsesarbejde lettere og hurtigere. Olaf foreslår at reducere antallet af bestyrelsesmedlemmer til f.eks. 7 og samtidig at styrke sportsudvalget. CU skal fortsat fungere som et udvalg, men have mulighed for at gennemføre mindre vedligeholdelsesopgaver baseret på et månedligt budget, som bestyrelsen fastlægger. Ved større nye faciliteter skal CU fortsat udarbejde forslag til beslutning i bestyrelsen. Tilsvarende skal der være et sportsudvalg, der skal have ansvaret for at gennemføre sportsaktiviteter. Olaf foreslår endvidere at sportsudvalget også har ansvaret for ridecenteret (banerne). 2

3 Lorett efterlyste specielt fra CU og rideskoleudvalg bedre forberedte forslag med begrundelser, beskrivelse og økonomi. Til vedtægterne ønsker Lorett at der skal beskrives en incitamentsmodel hvor det er en fordel at medlemmerne modtager al information også indkaldelse til generalforsamlinger elektronisk. Bestyrelsen besluttede, at Olaf til næste møde udarbejder forslag til vedtægtsændringer (opfølgningspunkt). AD 6. Evt. bestyrer Bestyrelsen drøftede evt. tilknytning af en bestyrer til at drive stalden og rideskolen på Sct. Jørgensbjerggården. Bestyrelsen drøftede hvorved en bestyrer adskiller sig fra en forpagter eller fra en ansat staldmedarbejder, dette er fortsat uafklaret. Bestyrelsen tvivler på, at vi i en og samme person kan finde en der både kan håndtere heste, gennemføre mindre vedligeholdelsesopgaver på ridecenteret, undervise rideskolebørnene, håndtere pensionærerne m.m. og besluttede derfor, at lade CU udarbejde et opslag til ansættelse af barselsvikar (opfølgningspunkt). AD 7. orientering fra udvalgene Jagtudvalget: Udvalget har fastlagt datoer for jagter i 2015: 12/4, 10/5, 23/8, 20/9 (rævehale) 11/10 Hubertus). Knud indlægger disse datoer i kalenderen på (opfølgningspunkt). Hubertusfesten holdes i år på fasaneriet (golfklubbens restaurant) søndag den 12/10 kl Udvalget vil snarest udsende invitationer. Bestyrelsen drøftede, om hubertusfesten kunne være en fælles fest for hele klubben, hvor også championatspræmierne blev uddelt. Alle medlemmer er naturligvis velkomne til at deltage i festen, men det bør fortsat være en begivenhed, hvor fejringen af vinderen af hubertuskæden er aftenens højdepunkt. Da beregning af championatspoint følger kalenderåret er uddeling af championatspræmier ikke muligt ved denne begivenhed. Stævneudvalg, dressur, spring udvalg: Klubstævnet i september blev som bekendt aflyst pga. smitsom sygdom på Sct. Jørgensbjerggården. Tilbagebetaling af indskud er i gang. Dommerne skal ikke have honorar, når stævnet er aflyst pga. sygdom. 3

4 Der har været afholdt et arrangement vedr. ridesikkerhed og hestevelfærd på Sct. Jørgensbjerggården, desværre med begrænset fremmøde. Hanne vil intensivere markedsføringen overfor rideskoleelverne ved fremtidige arrangementer. Der er indkaldt til Filmaften (om hesteanatomi) i november måned. I 2015 planlægger udvalget af holde 2 klubstævner et i maj og et i september samt 1 TREC stævne (skal koordineres med Tine). Der arrangeres møde i oktober i stævneudvalget, hvor planlægningen fortsætter. Bestyrelsen besluttede, at klubben i 2015 skal være med på DRFgo. Det koster i omegnen af kr. 2500,- Stævneudvalget sørger for det praktiske (opfølgningspunkt). Rideskoleudvalget Hanne orienterede om at der har været et stort optag af elever i rideskolen (der er nu knap 60 elever i rideskolen), og det har medført mange nye elever på de forskellige hold. Hanne vil udvikle en startpakke, som disse nye elever skal gennemføre i starten af deres tid i rideskolen. Hanne præsenterede også rideskolens dag-skemaer der viser, at der stort set ikke er plads til flere nye elever på vores sædvanlige heste, og at der er mange dage hvor flere af rideskolehestene går 3 timer. Derfor har rideskolen behov for en ny lille hest. Bestyrelsen gav Hanne tilladelse til at anskaffe ny rideskolehest til ca. kr ,- Vedr. de to små ponyer, som rideskolen har lånt, er disse endnu ikke begyndt at gå i rideskolen. Hanne er ved at udarbejde forslag til anvendelse, herunder at forældre til børn under 6 år kan leje ponyerne til en træktur (opfølgningspunkt). PR og sponsorudvalget Olaf orienterede om input fra Pia vedr. sponsorarbejdet, bl.a. salg af sponsorrater inkl. reklamer i ridehallen, stævnesponsorer og andre aktiviteter. Bestyrelsen udtrykte stor glæde over, at sponsorarbejdet er kommet i gang, og at det allerede har givet udbytte. En stor tak til Marias kæreste for et sponsorat på kr ,- 4

5 AD 8. Centerudvalget Vedr. Fuldpas og fælles wrap Bestyrelsen drøftede prissætningen for fuldpas (udmugning), og besluttede at kr. 400 kr/md. (oveni eksisterende opstaldningspris) for fuldpas er ok. Bestyrelsen drøftede også tilbud om anskaffelse og fordeling af fælles wrap, og besluttede at dette kan godkendes forudsat at hver pensionær betaler pr. forbrug og at det prissættes som klubbens købspris + 10%. CU udarbejder praktisk beskrivelse af ordningerne baseret på Olafs oplæg (opfølgningspunkt). Vedr. Anskaffelse af traktor/baneplaner Olaf præsenterede konkrete forslag til anskaffelse af en brugt traktor (pris kr ) og ny baneplaner (pris kr. 8000,-). Traktoren er en lille traktor med frontlæsser, som kan løfte bigballer og trække plane baner og springvogn). Bestyrelsen kan godkende anskaffelse af traktor og baneplaner forudsat følgende: Dimensioner (bredde) på traktor og baneplaner passer sammen (Olaf undersøger dette) Helle Alkærsig konsulteres inden køb for at sikre, at traktoren og baneplaner er hensigtsmæssig i forhold til anvendelse på gården. CU ønsker at etablere vask og vandhane i lille stald. Bestyrelsen opfordrede CU til at udarbejde konkret forslag til dette (opfølgningspunkt). Efter flytningen af en boks i rideskolestalden, er der ikke længere direkte adgang mellem rideskolestald og lille stald og dermed er der heller ikke adgang til brandslange i lille stald. Bestyrelsen pålagde CU at undersøge, hvilke krav der er til brandslanger fra brandmyndighederne (opfølgningspunkt). Vedr. principper for udlejning af bokse Bestyrelsen besluttede at vi fremover ikke skal udleje bokse i rideskolestalden, hvis der er andre bokse ledige i andre staldafsnit. De aftaler der er indgået skal naturligvis respekteres. Olaf foreslår at vi i kontrakterne vedr. bokse i rideskolestalden indføjer, at de pågældende heste kan blive flyttet til andre stalde, hvis rideskolen får brug for boksene. Bestyrelsen bifaldt dette forslag. 5

6 AD 9. Eventuelt Det bør anføres i vedtægterne/funktionsbeskrivelserne, at der skal udpeges en hestevelfærdsansvarlig, både i pensionærstalden og i rideskolestalden (opfølgningspunkt). Ind til da er det CU-formanden henholdsvis rideskoleformanden der har dette ansvar. I tilfælde af deres forfald er det FU s ansvar. 6