Referat af: Ekstraordinært bestyrelsesmøde nr. 5/2014 Onsdag den 3. september 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. 3.

Transkript

1 Referat af: Ekstraordinært bestyrelsesmøde nr. 5/2014 Onsdag den 3. september 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. 3. september 2014 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltog: Jesper Rasmussen, byggeudviklingschef, under punkt 2 og 3 Carsten Brank, HR- og Boligchef, under punkt 3 Giv Andersen, boligmedarbejder, under punkt 3 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Status på Tranehaven (bilag) 3. Plan for genhusningsopgaven i afdeling 13 Silergården

2 1. Godkendelse af dagsordenen Beslutning Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Status på Tranehaven Beslutning Dorthe Larsen oplyste, at bestyrelsen havde afleveret afdelingens kasse til ejendomsmester, og at Lejerforeningens kasse var leveret til LLO-Brøndby. Materiale til afdelingsmødet Budget, regnskaber og forslag udsendes torsdag d. 4. september. Desuden udsendes lejerforeningens regnskab samt bemærkninger til dette. Tage - oplysningsark Det er nævnt i beretningen, at der er et forslag om tage. Det er ikke tilfældet, da beregningerne endnu ikke er færdige. Dette skal der oplyses om i indkaldelsen til mødet. Tekst til afdelingsmødematerialet: Der er nævnt i beretningen, at der ville være et forslag om tage, men da de økonomiske beregninger ikke er afsluttede, er der ikke noget forslag fra bestyrelsen om tage. Arket lægges forrest i bunken af forslag. Deltagere fra administrationen Jesper Rasmussen, Jeannette Pagh Schüler og Martin Olsen. Det skal nævnes på dagsordenspapiret, at der ifølge 16 stk.1 i Tranemosegårds vedtægter ikke kan stemmes ved fuldmagt. Medbringes på afdelingsmødet - Tranemosegårds vedtægter - Stemmesedler i 2 forskellige farver (en farve til afdelingsmødet og en til lejerforeningens generalforsamling) - Lister over beboere (Administrationen leverer) - Liste over lejerforeningsmedlemmer (Dorthe Larsen skaffer listen) Afdelingsmødets forløb: Velkomst: Dorthe Larsen - herunder foreslås Tina Jepsen som referent Dirigent: Her foreslås: Niels Erik van Zeijst 2

3 Valg at stemmetællere. Beretningen: Dorthe Larsen Emner: - Bestyrelsen er gået af, og organisationsbestyrelsen har taget over, indtil der er valgt en ny - Ingen forslag vedr. tage Regnskab: Administrationen (Regnskab og budget sendes til Dorthe Larsen, Stig Rasmussen og Niels Erik van Zeijst inden afdelingsmødet) Budget: Administrationen Forslag: Forslag 5.1 Afdelingsbestyrelsens medlemmer vælges fremover blandt samtlige beboere i Tranehaven. Hvis forslaget vedtages, køres mødet videre, og der indkaldes til et nyt afdelingsmøde alene med valg. Generalforsamlingen i lejerforeningen køres videre som normalt. Forslag 5.2 Det undersøges, om det nuværende projekt til 29,6 mio. kr. kan stoppes og gøres billigere Bestyrelsen vedtog den foreslåede indstilling. OK til kommentarerne, dog med afsluttende punktum efter Brøndby Kommune (sidste linje i kommentarerne). Forslag 5.3 Forsikringsdækning samt hvem der dækker et evt. tab undersøges Bestyrelsen vedtog den foreslåede indstilling. Forslag 5.4 Undersøgelse af markedet for boligadministration samt undersøgelse af muligheden for at træde ud af BO-VEST Bestyrelsen vedtog, at det indstilles til beboermødet, at der stemmes nej. I begrundelsen slettes første sætning: Forslaget er i strid med vedtægterne for den selvejende institution Tranemosegård. Og der tilføjes: Afdelingsmødet kan stille forslaget på Tranemosegårds repræsentantskab. 3

4 Forslag 5.5 Opsætning af individuelle målere for koldt og varmt vand Bestyrelsen vedtog den foreslåede indstilling. I begrundelsen ændres følgende: Efter den første bullit tilføjes til sidst: Udgiften dækkes af tilskud fra egen trækningsret. Den sidste bullit om evt. tilskud fra organisationsbestyrelsen slettes. Forslag 5.6 Tilladelse til husdyr Bestyrelsen ønskede, at der stemmes om forslaget. Hvis forslaget vedtages, foreslår bestyrelsen, at der nedsættes et udvalg, der udarbejder et forslag til et husdyrregulativ, som fremsættes på beboermødet og derefter bringes til urafstemning. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer situationen i Tranehaven med følgende punkter: - Udskiftning af vandinstallationer. - Afholdelse af beboermødet i Tranehaven den 11. september 2014 herunder drøftelse af indkomne forslag. Udskiftning af vandinstallationer I sagen om udskiftning af vandinstallationer har der henover sommeren været en lang række henvendelser fra specielt én beboer. Han har i mails stilet til en bred kreds af beboere, afdelings- og organisationsbestyrelsen samt BO-VEST s ledelse forsøgt at stille spørgsmål ved helt grundlæggende elementer i såvel beslutningen om gennemførelse af projektet som selve det tekniske projekt og den tilhørende økonomi. I henvendelserne sker en mistænkeliggørelse af såvel afdelingsbestyrelsens og administrationens håndtering af sagen. På baggrund af henvendelserne har administrationen to gange i sommerens løb udsendt særlige informationsskrivelser til beboerne. Disse vedlægges. Den 6. august 2014 blev der efter aftale med afdelingsbestyrelsen afholdt et ekstraordinært orienteringsmøde, hvor administrationen redegjorde for sagen og fremkom med svar på de spørgsmål beboeren havde stillet. På grund af nye spørgsmål stillet dagen efter mødet valgte administrationen at udarbejde endnu en informationsskrivelse, der blev udsendt som bilag til mødereferatet. Der henvises til referat af mødet inkl. bilag, der vedlægges. 4

5 Senest har den samme beboer stillet beslutningsforslag til afdelingsmødet den 11. september 2014, hvor han foreslår, at det undersøges juridisk om sagen kan stoppes. I nærværende notat skal administrationen fremkomme med en supplerende redegørelse der disponeres således: Status for sagen Etablering af decentrale varmecentraler Forslag om individuelle målere Administrationens bemærkninger til forslag om at stoppe arbejdet Status: Bestyrelsen er tidligere orienteret om udbud af den tekniske rådgivningsopgave, der blev afsluttet med tildeling af opgaven til ingeniørfirma Danakon A/S. I perioden september 2013 marts 2014 projekterede Danakon i en løbende dialog med afdelingsbestyrelsen og administrationen. Projektet blev udbudt i hovedentreprise i marts. Licitation blev afholdt den 8. maj Lavestbydende ved licitationen blev afgivet af VVS entreprenør Christoffersen & Knudsen A/S med hvem, der er indgået kontrakt. Entreprenøren er nu gået i gang med etablering af byggeplads og forberedelse for de nye varmecentraler og rør i kældre. Ultimo september startes op med arbejderne i lejlighederne. Der laves indledningsvis en prøveopgang, som skal tjene som reference for resten af arbejderne. Renoveringen forventes afsluttet i oktober Der er udsendt generel beboerinformation om arbejdet, herunder overordnet tidsplan. 6-ugers varsel til de første blokke er udsendt. Etablering af tre nye decentrale varmecentraler: Et af de spørgsmål som beboeren har fokus på er beslutningen om at ændre projektet til at omfatte etablering af tre nye varmecentraler. Baggrunden herfor skal beskrives i det følgende. På bestyrelsesmødet den 9. april 2013 blev der fremlagt resultatet af ingeniørfirmaet Thermworks vurderinger. Konklusionen var, at det ikke var en rentabel investering at etablere decentrale varmecentraler. Det var administrationens vurdering, at der var væsentlig usikkerhed i de forudsætninger der var fastlagt af Thermwork, hvorfor det blev indstillet til bestyrelsen, at der blev arbejdet videre med afdækning af de tekniske og økonomiske konsekvenser af ændring til decentrale varmecentraler samtidig med, 5

6 at der blev gennemført udbud af opgaven om den tekniske rådgivning i sagen. Indstillingen blev godkendt. Som følge af denne beslutning blev den særlige opgave indarbejdet i ydelsesbeskrivelsen i materialet for udbud af den tekniske rådgivning. Ingeniørfirma Danakon fik tildelt opgaven efter udbud. De gik i gang med at vurdere disse forhold meget nøje. Danakons registreringer af eksisterende ledningsforhold og vurderinger af de tekniske muligheder for at etablere decentrale varmecentraler ændrede på afgørende forudsætninger i de tidligere beregninger. Bl.a. blev det vurderet, at det kunne indlades at udskifte ca. 500 m jordledning og, at hovedvarmeledninger i kældre heller ikke skulle udskiftes. Dette ændrede meget væsentligt ved de økonomiske forudsætninger. Af samme grund foranledigede administrationen, at der blev etableret et samarbejde mellem Danakon og Thermwork for at få gennemgået forudsætninger og beregninger. Dette samarbejde har resulteret i, at Thermwork har udarbejdet reviderede beregninger, bl.a. dokumenteret i notat af 21. oktober I det projekt, der blev godkendt af beboerne i marts 2012 indgik renovering af den eksisterende varmecentral. Ekstrainvesteringen ved etablering af tre nye varmecentraler er opgjort til ca kr. På grundlag af Danakon og Thermworks vurderinger af de energibesparelser, der opnås ved ændring til decentrale varmecentraler, har administrationen udarbejdet beregninger, der er verificeret af Danakon. Beregningerne viser, at de samlede besparelser som følge af mindsket rørtab og forbedring af afkøling af fjernvarmen kan beregnes til i alt ca kr. pr. år. Ekstrainvesteringen giver anledning til øget kapitaludgift på ca kr. årligt. Der er således allerede første år en positiv påvirkning af afdelingens økonomi. Udover de økonomiske fordele medfører etableringen af de tre nye varmecentraler, at styring af varme- og varmtvandsanlæg forbedres ligesom afkøling af fjernvarmevandet forventes forbedret med omkring 3 grader C. Administrationen har sammen med Danakon gennemgået dokumentationen med afdelingsbestyrelsen og anbefalet, at denne ændring blev gennemført, hvilket afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig. I de henvendelser der er modtaget fra beboeren stilles der spørgsmålstegn ved det forhold, at beslutning om etablering af tre nye varmecentraler ikke har været forelagt til godkendelse på afdelingsmødet. På orienteringsmødet den 6. august 2014 blev der jf. referatet oplyst, at administrationen på grundlag af disse åbenlyse økonomiske fordele for afdelingen og det forhold, at det ikke medfører nogen ændringer i selve boligen, har anbefalet afdelingsbestyrelsen at lade arbejdet indgå i entreprisen, selvom det ikke var godkendt på et afdelingsmøde. 6

7 På informationsmødet blev det tillige oplyst fra administrationens side, at beboere, der var utilfredse med, at denne beslutning ikke var blevet forelagt afdelingsmødet, havde mulighed for at indbringe en klage til Brøndby Kommune eller til Beboerklagenævnet. Forslag om individuelle målere: Udgifter til levering og montering af individuelle vandmålere på koldt og varmt vand er indeholdt i det godkendte budget. I bekendtgørelsen om individuel måling fremgår, at der skal forberedes for målere på koldt vand. Endvidere er der krav om, at der i alt eksisterende byggeri skal monteres individuel måler på varmt vand senest med udgangen af I løbet af foråret 2014 blev det aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der ved det ordinære beboermøde i september skulle fremsættes forslag om etablering af individuel måling på både koldt og varmt vand. De tidligere beslutninger på beboermøder omkring projektet omfattede ikke den principielle beslutning om at etablere individuel måling. Med henvisning til denne aftale har administrationen udarbejdet beslutningsforslag til beboermødet som organisationsbestyrelsen kan udsende med henblik på behandling på beboermødet. Der henvises til materiale til dagsordenens punkt om beboermødet den 11. september. Beslutningsforslag om at stoppe arbejdet: Administrationen skal indledningsvis bemærke, at der intet grundlag ses for at stoppe sagen. Bilag: Beboerinformation: BO-VESTs kommentarer til skrivelser uddelt af beboer Per Uggen. Beboerinformation: Information om udskiftning af stigstrenge og faldstammer. Referat samt tillæg til referat af orienteringsmøde i Tranehaven den 6. august Beboermøde i Tranehaven den 11. september 2014 Til beboermødet i Tranehaven den 11. september, er der indkommet fire forslag fra Per Uggen samt et forslag fra Flemming Nielsen angående husdyrtilladelse. Derudover har administrationen et forslag om individuelle målere for koldt og varmt vand. I bilag findes administrationens forslag til svar på de forskellige forslag. Bilag: Indkaldelse til ordinært afdelingsmøde og generalforsamling i lejerforeningen. Information til beboerne. Forslag til beboermødets dagsordens punkt 5 - Indkomne forslag: - Forslag 1 fra Per Uggen: Forslag om at afdelingsbestyrelsesmedlemmer fremover vælges bland samtlige beboere i Tranehaven samt administrationens forslag til svar. - Forslag 2 fra Per Uggen: Forslag om at man undersøger de juridiske muligheder for at stoppe vandinstallationsprojektet samt administrationens forslag til svar. 7

8 - Forslag 3 fra Per Uggen: Forslag om at man undersøger, hvordan vi får fuld forsikringsdækning på vores bygninger samt administrationens forslag til svar. - Forslag 4 fra Per Uggen: Forslag om at man undersøger om andre kan vare administrationen af Tranehaven samt administrationens forslag til svar. - Forslag 5 fra administrationen: Forslag om opsætning af individueller målere for kold og varmt vand i boligerne. - Forslag 6 fra Flemming Nielsen: Forslag vedr. husdyrstilladelse samt administrationens forslag til svar. 3. Plan for genhusningsopgaven i afdeling 13 Silergården Beslutning Bestyrelsen understregede, at processen med genhusning varetages af ejendomskontoret i samarbejde med beboerdemokratiet, fordi de kender beboerne. Information til beboerne Bestyrelsen anmodede om, at beboerbrevet, der var vedlagt som bilag, gennemskrives en ekstra gang i et samarbejde mellem Hugo Thuge, Danny Andersen og en fra Boliggruppen. Beboerne skal informeres om, hvilken forventning beboerne kan have til boliger i andre afdelinger. Det er også vigtigt at være opmærksom på, om beboere har haft problemer i bestemte afdelinger i tidligere genhusningsforløb og tage hensyn til det. Information til afdelingsbestyrelserne Administrationen skal udsende et informationsbrev til afdelingsbestyrelser og ejendomskontorer i T13 og alle øvrige Tranemosegård-afdelinger, som stiller lejligheder til rådighed til genhusning.. Genhusnings og ventelister prioriteringsprincip: T13 1) Genhusning 2) Interne flytninger 3) Almindelige regler I andre Tranemosegård-afdelinger 1) Interne flytninger i afdelingen kører 2) Genhusning overtrumfer efter behov og løbende 3) Interne flytninger i Tranemosegård kører 4) Almindelige regler, dvs. eksterne 8

9 Kommunen kontaktes for at medvirke i forbindelse med svage beboere. Midlertidig udlejning Hvis en beboer får en kontrakt på midlertidig udlejning, mistes anciennitetsdatoen, hvilket ikke er fair. Bestyrelsen foreslog, at dette blev løst, ved at der udstedes 3-årige boliggarantibeviser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter planerne for genhusningsopgaven i afdeling 13 Silergården. Beskrivelse I forbindelse med HP4 renovering af Brøndby Strand, er det vigtigt allerede nu, at tænke på forholdene for beboerne i forbindelse med den påregnelige genhusning. Da genhusning er en stor indgriben i beboernes dagligdag, er det afgørende, at også denne del håndteres til bedst mulig tilfredshed for alle involverede, under hensyntagen til både de administrative og juridiske udfordringer. Projektet i Brøndby Strand Parkerne omfatter både PCB oprensning og renoveringsarbejde af en karakter og et omfang, der forudsætter, at beboerne genhuses i mange måneder. Alle har ret til at flytte tilbage til egen bolig, men arbejdets længde vil forventeligt betyde, at alle beboere skal tilbydes permanent genhusning. Det tilstræbes, at genhusning sker i nærområdet, men organisationsbestyrelsen har godkendt, at hele Tranemosegård hjælper til, om nødvendigt. Der er fortsat mulighed for intern flytning. Administrationen sørger for at sikre det nødvendige antal genhusningsboliger og overvåger fraflytningen løbende, så vi hele tiden har et overblik over situationen. Den overordnede genhusningsstrategi udarbejdes i samarbejde med de 3 øvrige boligorganisationer, der er berørt i Brøndby Strand. SBS er rådgivende. På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det drøftet at undersøge om beboere i T13 Silergården var interesserede i at blive tilbudt permanent genhusning nu, så de undgår en lang genhusning når PCB renoveringen går i gang. Vælges denne strategi, er vedlagt en skrivelse, der kan sendes til beboerne, når der er en bolig ledig, der er meget lig deres egen, men i en ikke PCB belastet bolig. De boliger vi eventuelt får frigjort, vil vi forsøge at leje ud på midlertidige kontrakter, for at begrænse tomgangen og belastningen af byggesagen mest muligt. 9

10 Der er dog det forbehold, at der er en risiko for, at HP4 alligevel vil betyde en genhusning, når vi kommer så langt, om 3-5 år. Det vil være i mindre omfang være en mulighed/risiko for en kortere genhusnings-periode. Brevet til beboerne er formuleret med det forbehold. Infomøder med beboere i T13 vedrørende genhusningen Hele processen med genhusning, kræver en nøje planlægning. For at det skal være så god en oplevelse for de involverede beboere som muligt, vil administrationen på forhånd søge at skabe et overblik over beboernes ønsker. Dette gøres erfaringsmæssigt bedst, ved at spørge alle der skal genhuses om deres ønsker, krav og behov og i videst muligt omfang efterkomme disse. Rent praktisk vil det foregå ved, at administrationen benytter vedlagte spørge-skema, som udsendes til alle involverede, sammen med en invitation til et møde. På mødet vil repræsentanter for administrationen være til stede og gå i dialog med hver enkelt familie, så svarene på spørgeskemaet kvalificeres. Spørgeskemaet er godkendt af vores kolleger fra DAB, Lejerbo og FA09 i den Fælles Genhusningsgruppe. Mødet planlægges til afholdelse i september måned. Der skal reserveres 2 dage. Med hensyn til fraflytningssyn, indskud og flyttehjælp, har vores praksis hidtil været således: A. Fraflytningsbolig skal renoveres inden for kort tid. Beboer skal ikke tilbage til boligen. I dette tilfælde, kan indskud overføres til nyt lejemål, med mindre der er udlæg i indskud fra en kreditor. B. Fraflytningsbolig skal bruges til ny udlejning, eller genhusning og beboer skal ikke tilbage til boligen. I dette tilfælde vurderes fraflytningslejlighed ved almindeligt fraflytningssyn. Eventuel udgift til udbedring af misligeholdelse modregnes i indskud. Hvis der ikke skal ske modregning, eller der er en rest efter modregning, udbetales indskud. Udbetaling vil typisk ske 2 til 4 uger efter fraflytningssyn. C. Beboeren skal tilbage til sin egen bolig efter en midlertidig genhusning. Indskud bliver stående urørt. Boligen bliver besigtiget, men der gennem-føres ikke traditionelt fraflytningssyn. 10

11 Flytning: Flytning til genhusningsboligen og tilbage igen samt flytning af telefon, dækkes af byggesagen. Beboer pakker selv ned og der kan lånes flyttekasser på ejendomskontoret. Hvis beboeren fx p.g.a. handicap ikke selv kan pakke ned, kan der ansøges om hjælp til dette. Når vi kommer længere i processen, vil BO-VEST orientere både mundligt og skriftligt om en lang række praktiske ting i forbindelse med genhusningen, herunder flytning, mulighed for permanent genhusning, tilbud m.v. Vurdering Genhusning i den skala, der her er tale om, er et stort og kompliceret puslespil, med mange involverede parter og en stram tidsplan, samt ikke mindst en række regler der skal overholdes. Administrationen vil løbende være meget tydelig i informationen om forløbet af genhusningen. Der vil blive udarbejdet en informationsskrivelse til alle berørte, med oplysning om muligheder og konsekvenser i forbindelse med genhusningen. Det vil naturligvis være muligt for beboerne, at kontakte administrationen og få uddybet informationsskrivelsen og svar på øvrige spørgsmål. Bilag: Spørgeskema vedr. genhusning Følgebrev til spørgeskema Brev til beboerne vedr. tilbud om permanent genhusning Glostrup den 3. september 2014 Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen 11