Administrationens beretning november 2015

Transkript

1 Administrationens beretning november 2015 På administrationens område har vi haft gang i nogle lidt tungere sager det sidste godt halve år. Det er for eksempel Indførelse af ny tidsregistrering og opstart i afdelingerne. systemet registrerer komme og gåtider samt skal danne lønoplysninger til lønsystemet, når vi er kørt helt ind. Indførelse af bilagshåndtering et IT system - Det betyder, at alle udbetalinger nu godkendes på helt måde i selskabet, uden hensyn til om det er varer, udlæg eller lignende. De vil så også kunne ses via hjemmesiden. Nyt ledelsesinformationssystem, der kan hjælpe såvel selskabets bestyrelse, ledelsen og i nogle tilfælde også afdelingsbestyrelserne til at få overblik over nøgleområder i selskabet. Vi er lidt i opstart, så det er kun helt simple informationer vi har endnu. Eks. Er, hvor mange skal have tilbud før vi finder en lejer, fordelt på afdeling og lejlighedstype.

2 Vi har skiftet bank. Vores gamle bank ville have minusrenter af vores indestående. Det lykkedes Ikke at få forhandlet dette væk, hvorfor vi måtte skifte til en anden bank, hvor vi har fået bedre vilkår. Når vi har så stort et indestående, er vi nødt til at vælge mellem de store banker, ( de systemiske banker) for ikke at risikere at miste penge, hvis en bank går ned. Vi er godt i gang med at skanne alle lejesagerne ind ( sygdom har forhindret, at vi ikke allerede er færdige) Det betyder, at vi nu kan slå næsten alt op på skærmen, når en lejer eller et medlem er på kontoret eller i telefonen. Kælderen er således ved at være tom for sager. Vi må så se, hvad vi skal bruge kælderen til, når den bliver helt tømt. Opsætning af vore breve m.v. der gør vores arbejde mere automatisk, har vi også arbejdet videre med, så vi nærmer os enden på første omgang af dette arbejde. Elektronisk syn er også ved at være på plads.- Det tager lidt tid, når vi sætter disse systemer i gang, men vi er næsten i mål.

3 Målsætningsprogrammet (hvor langt er vi nået) I Målsætningsprogrammet for 2015 og 1016 er der følgende punkter, der er sat op til afslutning i Synlighed i lokalsamfundet gennem et samarbejde med lokalpressen. indlæg/pressemeddelelser, 5 stk. Vi skal prøve at lave disse indlæg til pressen når mulighed gives. Samarbejde med Rødovre kommune, fællesrepræsentationen og andre aktører. Kvalificering af samarbejdet i fællesrepræsentationen - Susanne og Bent er godt i gang sammen med andre. Kvalificering af styringsdialogen - Vi synes, at det går fremad. Har været på kursus sammen med rep. fra RK. ET VELFUNGERENDE BEBOERDEMOKRATI I RØDOVRE BOLIGSELSKAB. Vi har arbejdet med hjemmesiden, der er et af vore vigtigste medier til kontakt til jer, beboerne og ansøgere, og har fået lavet nogle ting. Mulighed for at vælge forskellige sprog, lavet hjemmesiden så den kører bedre på telefoner og tablets. Der er nu mulighed for at se ind og udbetalinger, husleje, indskud m.v. Egne dokumenter var lovet færdig til os, forventes i løbet at december måned. Vi har sendt brev til alle beboere om dette.

4 Vi har planlagt at have en diskussion i Hovedbestyrelsen om den fremadrettede brug af hjemmesiden, SMSservice, og evt. Facebook. Vi skal lave Rødovre Net mere synligt på hjemmesiden og andre steder, hvor det kan lade sig gøre. Vi skal have lavet noget om hvordan vi kan få kommunikationen fra administrationen til at være mere vedkommende og til tiden. Laves måske som en temadag for alle ansatte. Vi har brug for jeres hjælp til at være gode til at afholde de obligatoriske og relevante afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder, så beboerne føler sig involverede i afdelingens drift og sociale liv. Husk også at referater af afdelingsbestyrelsens møder skal på hjemmesiden. Tag meget gerne jeres mester med til afdelingsbestyrelsens møde. En del af mødet. Mester ved en masse om, hvad der rør sig i afdelingen. Det er muligt at afdelingen indkøber en PC til hjælp for afdelingsbestyrelsen. Husk at sende referater ind, så vi kan få dem offentliggjort på hjemmesiden. Vi vil afholde et kursus i referatskrivning, så vi kan få et godt referat med mindst muligt arbejde. Vi vil også holde et mini- kursus i, hvordan man kan følge økonomien i afdelingen. Vi vil lave et kursus i Fokus på rettigheder og pligter hos afdelingsbestyrelserne, eventuelt via BL Vi vil lave et kursus eller en budgetcafé hvor vi gennemgår elementerne i et budget. Hvis vi laver budgetcafé, kan vi måske få lavet budgetterne færdige på sådan en café.

5 Vi vil lave et årets gang i Rødovre Boligselskab så beboerne kan se, hvad der sker, hvornår i RB. Vi skal lave en opfølgning på Sjov Søndag evt. rundtur til vore afdelinger afsluttes med et indslag ( trækplaster) Vi har sammen med andre boligselskaber lavet en kursusportal, hvor man kan tilmelde sig kurser i beboerdemokratiske emner. Link findes på hjemmesiden under Nyheder links. EN VELFUNGERENDE ORGANISATION MED ENGAGEREDE OG KOMPETENTE MEDARBEJDERE, I FORTSAT UDVIKLING. Ydelseskatalogerne vil hvert år blive diskuteret sammen med markvandringerne. Vi har sammen med andre boligselskaber lavet en kursusportal, hvor man kan tilmelde sig kurser i mange emner indenfor boligservice og administration. Link findes på hjemmesiden under Nyheder links. Portalen skal præsenteres for medarbejderne i det nye år

6 TIDSSVARENDE BOLIGSTANDARD MED VEL-VEDLIGEHOLDTE EJENDOMME OG NYBYGGERI LAR-projekter Vi har ansøgninger til LAR-projekter under udarbejdelse. De vil skulle til diskussion i de berørte afdelinger Der er afholdt udflugt 1. november for at se forskellige LAR-projekter og der er afholdt et indlæg på summemøde om LAR Vi vil gennemføre energimærkning i vi er i gang Det kan danne overblik over, om der er energitiltag der kan betale sig at igangsætte. Vi vil lave et idé katalog til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne over hvad man kan bruge dispositionsfonden og egen trækningsret til i Rødovre Boligselskab.

7