Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 15. juni 2011, kl Mødelokale 2, KAB, Studiestræde 38, 2. sal.

Transkript

1 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 15. juni 2011, kl Mødelokale 2, KAB, Studiestræde 38, 2. sal. Bestyrelsen: Suppleant: Formand Birgit Jensen, næstformand Berit Breiner, Anne Oddermose, Jan Carstensen og Vivi Brammer. Kurt Christensen Administrationen: Kundedirektør Margrete Pump, forretningsfører Annemette Lehmann Bøgh og driftschef Jan Ole Madsen Revision: Ernst & Young Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revisionsprotokol...3 SAGER TIL BESLUTNING: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen udkast Forretningsorden for repræsentantskabet udkast Afdelingernes driftsbudgetter Afdeling 3601, Rådhushaven vandregnskab KAB s nye fælles venteliste Forvaltningsrevision Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme...8 1/23

2 SAGER #JobInfo TIL ORIENTERING...9 Criteria=Høje-TåstrupS1# 10. Afdeling 3601, Rådhushaven Fysisk helhedsplan Afdeling 3602, Kallerupvang Vinduesudskiftning status Afdeling 3605, Fløngvangen Etablering af altaner status ECO-Life, EU-projekt Administrative forhold i afdeling 3601, Rådhushaven, afdeling 3603, Thorsgård - kontra afdeling 3606, Engvadgård Samarbejdet med KAB Vedtægtsændringer Opfølgning på styringsdialog Status på afdelingerne Investeringsfonden Beboerklagenævnssager Tab på debitorer Referater fra organisationsbestyrelser på web Tryg Bolig projektet Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i Vejledning om brug af NaboSkabet.dk Energiydelser Moms på opnotering Eventuelt Næste møde...23 Bilag 1: Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen...3 Bilag 2: Udkast til ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen...3 Bilag 3: Gældende forretningsorden for repræsentantskabet...4 Bilag 4: Udkast til ny forretningsorden for repræsentantskabet...4 Bilag 5: Afdelingernes driftsbudgetter til Bilag 6: KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet...6 Bilag 7: Skadesstatistik Ejendomsforsikring...9 Bilag 8: Referat fra dialogmøde, februar Bilag 9: Oversigt over beboerklagenævnssager...17 Bilag 10: Flyer om Naboskabet.dk /23

3 1. Godkendelse #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens senest afholdte bestyrelsesmøde den 27. oktober 2010 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet, som vil blive fremlagt til formandens underskrift. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING: 3. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen udkast Som følge af de ændrede vedtægter er det nødvendigt at foretage ændringer i forretningsordenen for bestyrelsen, således at den bringes i overensstemmelse med de nye vedtægter. De væsentligste ændringer vedrører tilgængeligheden for alle boligorganisationens lejere af dagsorden for og referat fra organisationsbestyrelsesmøderne. Derudover er det i vedtægterne nævnt, at næstformanden i formandens fravær kan indkalde til organisationsbestyrelsesmøder og underskrive bestyrelsesprotokollen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ændringerne i udkastet til ny forretningsorden for bestyrelsen. Bilag 1: Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bilag 2: Udkast til ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen 3/23

4 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# 4. Forretningsorden for repræsentantskabet udkast Som følge af de ændrede vedtægter er det nødvendigt at foretage ændringer i forretningsordenen for repræsentantskabet, således at den bringes i overensstemmelse med de nye vedtægter. De væsentligste ændringer vedrører tilgængeligheden for alle boligorganisationens lejere af dagsorden for og referat fra repræsentantskabsmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ændringerne i udkastet til ny forretningsorden for repræsentantskabet. Bilag 3: Gældende forretningsorden for repræsentantskabet Bilag 4: Udkast til ny forretningsorden for repræsentantskabet 5. Afdelingernes driftsbudgetter Som bilag er vedlagt driftsbudgetter for afdelingerne i selskabet. Alle budgetter er behandlet af afdelingsbestyrelserne og efterfølgende godkendt på afdelingsmøderne. Som tidligere er driftsbudgetterne opstillet således, at en sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er muligt. Specifikationer til budgetterne fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgetterne. Budgetterne udviser følgende: Rådhushaven Driftsbudgettet for tiden til balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 4,15 % af den nuværende leje. Kallerupvang Driftsbudgettet for tiden til balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 1,47 % af den nuværende leje. 4/23

5 Thorsgård #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# Driftsbudgettet for tiden til balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 4,41 % af den nuværende leje. Fløngvangen Driftsbudgettet for tiden til balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 1,90 % af den nuværende leje. Engvadgård Driftsbudgettet for tiden til balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 4,90 % af den nuværende leje. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. Bilag 5: Afdelingernes driftsbudgetter til Afdeling 3601, Rådhushaven vandregnskab Afdelingens beboere betaler for forbrug af vand ved siden af den almindelige leje, dvs. der i løbet af året opkræves a conto beløb, og der en gang årligt bliver lavet vandregnskab i forhold til faktisk forbrug. KAB udarbejder vandregnskab på baggrund af målere etableret i alle lejemål. Vandregnskabet følger kalenderåret. Der er en mindre udgift forbundet med at lade vandregnskab udarbejde i KAB. Målere, som er i lejemålene, er hovedmålere opsat af vandforsyningsselskabet. Det betyder, at det vil være muligt at lade afregningen for vandforbrug ske mellem den enkelte lejer og vandforsyningsselskabet. Det vil være naturligt at afslutte det igangværende regnskabsår med regnskab udarbejdet af KAB, og starte et nyt regnskabsår for vandforbrug med afregning direkte mellem beboerne og vandforsyningsselskabet. Denne ændring kræver dog en godkendelse fra henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsmødet og efterfølgende 6 ugers varsling over for afdelingens beboere. Til bestyrelsens godkendelse. 5/23

6 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# 7. KAB s nye fælles venteliste Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet, som træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles, at boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KABfællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. Yderligere indstilles det, at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. Bilag 6: KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet 8. Forvaltningsrevision På seneste bestyrelsesmøde i oktober 2010 drøftede bestyrelsen mulighederne for fremover at formalisere de dele af boligorganisationens arbejde, der kan defineres som forvaltningsrevision. Det blev aftalt, at administrationen skal konkretisere de overvejelser som bestyrelsen løbende foretager, der kan opsummeres som selskabets forvaltningsrevision 6/23

7 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# er stadig - som en integreret del af KAB s ydelser - på en række væsentlige områder omfattet af KAB s egen forvaltningsrevision, hvor der bl.a. måles på administrative processer vedr. udlejning, drift, energi- og ressourcestyring mv. Forvaltningsrevision i KAB sker i henhold til Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv., 70, stk. 2. I henhold til Instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber vurderer KAB's finansielle revision årligt den udførte forvaltningsrevision. Revisor skal i årsberetningen specielt redegøre for sin vurdering vedrørende sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. I forbindelse med overgangen til de nye forvaltningsmodeller bliver forvaltningsrevisionen specifikt udarbejdet efter målsætninger valgt af bestyrelsen for fra 2011 en tilvalgsydelse (8.14.3). Der skal derfor i bestyrelsen, om man ønsker at tilkøbe denne ydelse. Prisen for udarbejdelse af forvaltningsrevisionen bliver beregnet ud fra medgået tid og vil for udgøre cirka kr. Som alternativ til selvstændig forvaltningsrevision kan selskabet vælge at læne sig op ad den omfattende forvaltningsrevision, der foretages i KAB. Denne bør så kombineres med fokus på udvalgte områder i. Dette kan fx være: - målrettet drift, belyst ved månedlige driftrapporter, der forelægges på bestyrelsens to årlige møder - status på fleksibel udlejning i Engvadgård - relevante forbrugstal, fx vand- og elforbrug Det indstilles, at bestyrelsen vælger en af følgende muligheder - at KAB for fremtiden udarbejder forvaltningsrevision for. - at bestyrelsen følger selskabet ved at fokusere på de forskellige, løbende registreringer, som selskabet allerede foretager i dag, kombineret med den omfattende forvaltningsrevision, der sker i KAB. 7/23

8 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# 9. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr. 1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selv om 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Se skadestatistikken fra jeres boligorganisation i vedhæftede bilag. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. 8/23

9 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis eller have bemyndiget forretningsføreren til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. Den fælles forsikringsramme udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis nul, kr. og kr. For afdelingerne Tåstrupgård og Lundtoftegade udbydes dog med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis kr. og kr. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde den 15. august 2011, eller bemyndiger forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Bilag 7: Skadesstatistik Ejendomsforsikring SAGER TIL ORIENTERING 10. Afdeling 3601, Rådhushaven Fysisk helhedsplan Med henvisning til orienteringen på det seneste bestyrelsesmøde den 27. oktober 2010, skal der hermed orienteres om sagens forløb siden da. Landsbyggefonden fremkom med den længe savnede skitse til kapitaltilførsel i skrivelse af 17. december I skitsen opgør Fonden helhedsplanen i støttede arbejder med en resulterende huslejekonsekvens på 327 kr. pr. m 2 boligareal og i ustøttede arbejder med en resulterende huslejekonsekvens på 93 kr. pr. m 2 boligareal, i alt 420 kr. 9/23

10 Fonden #JobInfo beregner Criteria=Høje-TåstrupS1# huslejestigningen ud fra det gældende gennemsnitlige leje pr. 1. juni 2010 på 719 kr. så den samlede husleje herefter vil stige til 1139 kr. For at nedbringe huslejen til en af Fonden vurderet markedsleje på 850 kr., foreslår Fonden at tilføre en kapital på 1 mio. kr. i form af en 1/5 dels ordning til nedbringelse af afdelingens låneydelser, bidrag og afvikling af underskud. Sammen med besparelser på henlæggelserne på 171 kr. vil den resulterende huslejestigning blive reduceret fra 420 kr. til 131 kr. pr. m 2 Administrationen har efterfølgende i flere omgange gennemgået henlæggelserne på langtidsplanen for at kunne eftervise, at der kunne spares de påståede 171 kr. Det har vist sig at være meget vanskeligt og tæt på grænsen til det uansvarlige. Administrationen har været i dialog med Fonden om dette forhold og har foreslået at lægge yderligere aktiviteter fra langtidsplanen ind under helhedsplanen, men dette har Fonden afvist. Administrationen har tillige i flere omgange været i dialog med Fonden om mulighed for yderligere finansiering via Fonden, men dette har ikke været muligt. Fonden fastholder huslejestigningen på 131 kr. og administrationen gennemgår p.t. afdelingen samlede driftsbudget for at kunne finde de sidste besparelser. Dette arbejde er endnu ikke afsluttet, og afdelingen har måttet udskyde sit planlagte ekstraordinære afdelingsmøde indtil resultatet foreligger. Administrationen arbejder i øjeblikket på at kunne planlægge et møde med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen efter sommerferien, hvor de finansielle rammer for projektet kan gennemgås. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11. Afdeling 3602, Kallerupvang Vinduesudskiftning status Arbejdet har omfattet udskiftning af vinduer, udskiftning af havedøre i stueetage og udskiftning af franske altandøre på 1. sal. Der blev udarbejdet projekt i juli-september 2010, og på baggrund af projektet afgav 5 entreprenører den 24. september 2010 bud på opgaven. Billigste tilbudsgiver blev entreprenørfirmaet Hald & Haldberg A/S fra Høje Taastrup. Der blev afholdt ekstraordinært afdelingsmøde mandag den 27. september 2010, hvor beboerne besluttede at udskifte ovennævnte vinduer/døre for en samlet anskaffelsessum på kr. Der var enstemmigt flertal for udskiftningen med 50 stemmer for. 10/23

11 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# Anskaffelsessummen finansieres på følgende måde: Egen trækningsret Henlagte midler fra langtidsbudget 30-årigt realkreditlån I alt kr kr kr kr. Ansøgningen til kommunen om godkendelse af optagelse af realkreditlånet på kr. blev fremsendt den 8. november 2011, og den kommunale godkendelse forelå den 19. november 2010, hvorefter der kunne skrives kontrakt med billigste tilbudsgiver. Arbejdet i bebyggelsen blev påbegyndt i uge 8, og skulle være afsluttet den 16. juni 2011, men der afleveres allerede den 1. juni Ud over udskiftningen af vinduer/døre er der under samme entreprise blevet repareret 25 havetrapper og 13 hovedtrapper, ligesom samtlige sålbænke blevet repareret på en enkelt blok, mens kun yderligere 7 sålbænke i resten af bebyggelsen er reparerede. Selve byggearbejdet er forløbet forbilledligt. Byggepladsen var behørigt indhegnet og ordentlig. Stilladser var hurtigt oppe og nede igen, og dermed ikke til den store ulempe og selve udskiftningen af vinduer/døre forløb uden nogen problemer. Håndværkerne var mere behjælpelige end normalt, når der skulle flyttes ting i boligerne og der blev ryddet op i højere grad, end man normalt forventer. Der afventes nu teknisk byggeregnskab og dernæst udarbejdes det endelige byggeregnskab. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Afdeling 3605, Fløngvangen Etablering af altaner status Etableringen af altaner i Fløngvangen blev afleveret den 13. april Tidsplanen blev overholdt og beboerne er glade for deres nye altaner. Byggeregnskabet er under udarbejdelse og forventes fremlagt for følgegruppen i juni Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11/23

12 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# 13. ECO-Life, EU-projekt Den 1. marts 2011 udsendte administrationen nedenstående i et brev til organisationsbestyrelsens godkendelse. Da der ikke kom nogen indvendinger, blev det godkendt, at afdelingen deltager i forundersøgelse. Efter aftale med formand Birgit Jensen sendes nedenstående forslag i skriftlig høring i organisationsbestyrelsen. Såfremt vi ikke har hørt andet fra dig senest torsdag den 10. marts 2011, betragter vi forslaget som godkendt. Høje-Taastrup Kommune har kontaktet Engvadgård via KAB for at undersøge afdelingens interesse i at deltage i et projekt vedrørende energiforsyning i afdelingen. Høje-Taastrup Kommune deltager i et EU-projekt, der hedder ECO-Life, hvor kommunen af EU får midler til at støtte forskellige energimæssige tiltag. Muligheden for Engvadgård består i, at afdelingen tilbydes en forundersøgelse vedrørende alternative modeller for en fremtidig energiforsyning af afdelingen, som belyses i et skriftligt notat. Undersøgelsen udarbejdes af COWI, der af Høje Taastrup Kommune er valgt som rådgiver på det samlede ECO-Life projekt. Ved valg af en konkret model skal der ud over forundersøgelse udarbejdes en mere detaljeret projektbeskrivelse og mere konkret analyse/kvalificering af en forventet besparelse. Dette vil i samarbejde med afdelingsbestyrelsen blive forelagt afdelingsmødet til behandling. ECO-Life projektet rummer mulighed for en medfinansiering fra projektet til afdelingen, hvis man vælger at udføre et eller flere af de foreslåede tiltag. Dette kan anslået udgøre op til 2 mio. kr. alt afhængig af, hvordan projektet udformes. I første omgang dækkes COWIs honorar af Høje-Taastrup Kommune. Honoraret kan maksimalt udgøre kr. Ifald Engvadgård vælger at gennemføre de undersøgte tiltag og modtager EU tilskud, skal Engvadgård refundere Høje-Taastrups Kommunes udgifter til dækning af COWIs honorar til forundersøgelsen. Såfremt Engvadgård vælger ikke at modtage EU tilskud eller gennemføre arbejdet indeholdt i notatet da vil forundersøgelsen være uden omkostninger for Engvadgård. Alle omkostninger afholdes da endeligt af Høje-Taastrup Kommune. Da Engvadgård indgår skriftlig kontrakt med Høje-Taastrup Kommune og COWI, forelægges projektet til organisationsbestyrelsens behandling. 12/23

13 Aftalen #JobInfo er uden Criteria=Høje-TåstrupS1# udgift for afdelingen og selskabet, hvis afdelingsmødet vælger ikke at udføre et konkret projekt i afdelingen. Hvis afdelingsmødet vælger at udføre et konkret projekt, vil udgiften til rådgiver, COWI, blive dækket af støtten fra ECO-Life projektet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingens deltagelse i forundersøgelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutningen til efterretning. 14. Administrative forhold i afdeling 3601, Rådhushaven, afdeling 3603, Thorsgård - kontra afdeling 3606, Engvadgård Efter aftale med formand Birgit Jensen er punktet sat på dagsordenen. Administrationen kan oplyse, at som følge af at driftslederen i afdeling Rådhushaven og driftslederen i afdeling Thorsgård har valgt at fratræde deres stillinger, har det været en stor udfordring at sørge for, at afdelingerne har haft tilstrækkelig bemanding til at levere en god service for beboerne. Forskellige muligheder har været drøftet med afdelingsbestyrelserne, og der er nu fundet en løsning, som parterne er enige om at satse på. Der er ansat ny driftsleder i afdeling Rådhushaven Majbritt Christensen som samarbejder med servicemedarbejder Claus Christensen, begge er deltidsansatte. Majbritt har indrettet ejendomskontor hjemme i kælderen og på denne måde lagt op til en vis serviceforhøjelse for beboerne. Christian Mazanti-Andersen som har været ansat på prøve som servicemedarbejder er efter aftale med afdelingsbestyrelsen blevet fastansat pr. 1. maj 2011 i Thorsgård, på en sådan måde at driftsleder Jan Forsberg er daglig leder for Christian og sørger for, at han kommer på relevante kurser o.l. Christian er i Engvadgård 7 timer pr. uge, og Jan Forsberg er 7 timer pr. uge i Thorsgård. 15. Samarbejdet med KAB Efter aftale med formand Birgit Jensen er punktet sat på dagsordenen. 13/23

14 Administrationen #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# kan oplyse, at sekretær Siv Laustsen er ansat på deltid, 25 timer ugentligt, og hovedsageligt tager sig af henvendelser fra afdelingerne, afdelingernes bestyrelser, anvisning af fakturer og supporterer driftschef Jan Ole Madsen og driftslederne med diverse ad hoc opgaver. Sekretær Birgit Jensen og sekretær Jane Dalgaard er ansat på fuld tid og tager sig hovedsageligt af boligorganisationen, og afløser Siv Lausten ved sygdom og ferier. Sideløbende assisterer Jane Dalgaard og Birgit Jensen Siv Lausten med diverse opgaver for afdelingerne. Ved denne arbejdsfordeling er der et bedre kendskab til blandt sekretærerne, og der vil også, ved en eventuel fratrædelse eller en længere sygdomsperiode, altid være en sekretær, der kan servicere beboerne i. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Vedtægtsændringer Høje-Taastrup Kommune har i brev af 11. maj 2011 gennemgået vedtægterne og taget dem til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Opfølgning på styringsdialog 2010 Høje Taastrup Boligselskab var den 15. februar 2011 inviteret til styringsdialog i Høje- Taastrup Kommune, hvor boligorganisationen var repræsenteret ved formanden Birgit Jensen, Anne Oddermose og Jan Carstensen samt forretningsføreren. Inden mødet var der udarbejdet og fremsendt styringsrapport til Høje-Taastrup Kommune, som var baseret på den lovpligtige skabelon. På mødet var der en god dialog om s videre arbejde og kommunen havde ingen kritiske spørgsmål til selskabets administration og målsætninger. Referat fra mødet, der er godkendt af mødets deltagere, er vedlagt som bilag. 14/23

15 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 8: Referat fra dialogmøde, februar Status på afdelingerne 3601 Rådhushaven Som redegjort for under selvstændigt punkt skal der fortsat arbejdes med konkretiseringen af helhedsplan for afdelingen. Afdelingen har problemer med tung trafik og manglende snerydning på den private fællesvej, Vestervej. Dette blev nævnt for kommunen på styringsdialogmødet i februar 2011, og administrationen har rettet skriftlig henvendelse til kommunen om problematikken ved brev af 11. marts Vi har nu rykket for svar. I sommeren 2010 var der en fraflytning i lejemålet Rådhushaven 25. Lejemålets tilstand gjorde det nødvendigt at foretage en omfattende istandsættelse. Der har i den forbindelse været drøftelser mellem administrationen og afdelingsbestyrelsen om det nødvendige niveau for arbejderne. Der udestår derfor en drøftelse af dette forhold, som vil blive afklaret inden afdelingsbestyrelsens behandling af afdelingens regnskab for Kallerupvang Pr. 1. juni 2011 var der aflevering af projektet med udskiftning af alle vinduer og altandøre. Udskiftningen er forløbet planmæssigt og til stor tilfredshed for alle. Der har været afholdt vejsyn med kommunen vedrørende vedligeholdelsen af den private fællesvej Nøddebovej beliggende mellem Kallerupvang på den ene side og private grundejere på den anden side. Svaret fra kommunen er endnu ikke kommet Thorsgård Afdelingen har en række renoveringsopgaver, der skal tages fat på herunder nogle skader på taget (fastskruningen af tegl) som vi har påbegyndt reparation af i maj måned. Desuden er udført rensning af tagrender Fløngvangen Afdelingen har fået installeret altaner på alle 1. sals lejemål, dvs. halvdelen af afdelingens lejemål. Arbejdet er forløbet planmæssigt og aflevering har fundet sted. Der er i afdelingen en udfordring med, at det skal sikres, at driftslederen leverer den ydelse som afdelingen kan forvente. 15/23

16 3606 #JobInfo Engvadgård Criteria=Høje-TåstrupS1# I foråret 2011 blev der opdaget et unormalt stort vandforbrug i afdelingen. Efter flere undersøgelser viste der sig et rørbrud, som blev repareret, hvorefter vandforbruget igen faldt til normal standard. Bestyrelsen i Engvadgård har accepteret, at gennemføre et projekt fra ECO Life fra EU. Det går ud på at der opnås ca. kr. 2 mio. i EU støtte til gennemførelse af energibesparende foranstaltninger. Projektet gennemføres af COWI Consult i samarbejde med Energi- og varmekonsulent Jan Cronqvist i KAB. Sideløbende kigger Teknikafdelingen i KAB på de samlede energiforhold i afdelingen. Afdelingen har indkøbt en ny traktor/fejemaskine som har hjulpet de ansatte en del, således de kan bruge tid på andre ting. Der er en løbende udskiftning af køkkener i afdelingen. Generelt Der afholdes månedlige møder mellem driftsleder og driftschef med fokus på opfyldelse af langtidsplan, daglig drift, økonomi, personale, samarbejde m.m. Desuden afholdes kvartårlige møder mellem driftschef og alle ansatte med ERFA udveksling og forskellige temaer f.eks. legepladser, udlejning o.l. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Investeringsfonden Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -0,90 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. 16/23

17 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# I SEB har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -1,30%. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 9. maj 2011 (kurs 100) Indre værdi 31. maj 2010 Indre værdi 9. maj ,17 100,46 SEB ,92 100,08 Ændring af indre værdi -6,71%- point -3,84%- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt udlodning på 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital og 4 kr. pr. andel fra SEB. 20. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag en oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Det indstilles at, bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 9: Oversigt over beboerklagenævnssager 21. Tab på debitorer Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. 17/23

18 Ved #JobInfo denne arbejdsgangsændring Criteria=Høje-TåstrupS1# vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Referater fra organisationsbestyrelser på web Som følge af nye lovkrav skal referater være offentligt tilgængelige. Derfor uploader KAB nu referaterne fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe referaterne. Placeringen på dokumenterne er: Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket del og en åben del. Den lukkede del af dagsorden med de fortrolige punkter udsendes pr. brev. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. 18/23

19 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KAB s administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har be- 19/23

20 tydning #JobInfo for en Criteria=Høje-TåstrupS1# hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KAB s forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i 2010 På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles el-indkøb, indgik KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om el-portefølje med Alpiq Norge, som fastlåste el prisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (KWh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. KWh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011, men f. eks. erstattet af et el-udbud som med god succes er gennemført på gasområdet. De foreløbige forventninger for 2011 er stigende elpriser, blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s el-porteføljeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/23

21 #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# 25. Vejledning om brug af NaboSkabet.dk Der er gennemført flere hundrede naboskabsundersøgelser siden lanceringen af 2. generation af naboskabet.dk i Heriblandt har lidt over 40 boligafdelinger i KAB-fællesskabet fået gennemført en naboskabsundersøgelse med assistance fra KAB. 10 af undersøgelserne blev gennemført på vegne af Københavns Kommune som et led i evalueringen af den fleksible udlejningsordning. KAB har samlet op på erfaringerne med at benytte naboskabet.dk og har udarbejdet en vejledning, som beskriver, hvordan en naboskabsundersøgelse gennemføres samt giver gode råd til at tilrettelægge processen. Der er vedlagt en flyer som bilag, der fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse. Hvad er undersøgelserne blevet brugt til? Der kan være mange formål med at gennemføre en naboskabsundersøgelse. Her er et par af de ting, som boligområderne har fået ud af arbejdet: Resultaterne anvendes som et konkret grundlag for samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen, driften og den eventuelle boligsociale indsats. Resultaterne bruges i arbejdet med fremtidssikring af afdelingen. Resultaterne bliver brugt til at fortælle den positive historie om området og sætte fokus på områdets styrker. Undersøgelsen anvendes i samarbejdet med kommunen som et led i styringsdialogen. Flere områder har fået en større forståelse af forskellige gruppers særlige ønsker og behov og bruger det til at prioritere og fokusere i deres daglige arbejde. KAB yder fortsat konsulentbistand til gennemførelse af undersøgelser til nedsat pris. Prisen for konsulentbistand er kr. ekskl. moms i Sparring og hotline til jeres egen undersøgelse koster 2.750kr. ekskl. moms. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 10: Flyer om Naboskabet.dk 26. Energiydelser I forbindelse med overgangen til de nye produktpakker er også KAB s energiydelser gennemgået og justeret, så der nu leveres ens energiydelser til hele KAB-fællesskabet. Der er helt 21/23

22 grundlæggende #JobInfo Criteria=Høje-TåstrupS1# tale om de samme ydelser som tidligere, men ydelsernes indhold og prissætning er gjort mere gennemskuelig for både afdelinger og KAB-personale. Energi-ydelserne og priser blev godkendt med det nye ydelseskatalog/prisblad for 2011 af KAB s repræsentantskab i november 2011, og sigtet med justeringen har været: - At ydelserne er klart definerede og at kunderne ved, hvad der leveres. - At ydelserne giver afdelingerne den tryghed og sikkerhed, der generelt er målsætningen med KAB s forvaltningsmodeller. - At prisstrukturen er gennemskuelig og administrerbar. - At der fremover gælder ens vilkår for alle kunder. Forbrugsregnskaber Prisstrukturen og ydelsesindhold er det samme som hidtil, men der er taget højde for, at ydelsen skal kunne tilpasses såvel en lokal driftsmodel, hvor en del opgaver udføres på ejendomskontoret (Pakke L) og en central driftsmodel, hvor flere opgaver udføres i Energiområdet i KAB (Pakke C). Selve forbrugsregnskabsydelsen (grundregnskabet) er lovpligtig og derfor en obligatorisk ydelse, men der er tillige mulighed for forskellige tilkøb til Pakke L, samt for tilkøb af yderligere fordelingsregnskaber m.v. Energi- og varmekonsulentydelse og Ressourceadministration Energi- og varmekonsulentydelsen (EVK-ydelsen) svarer i sit indhold den tidligere ydelse Varmeteknisk tilsyn, dog med enkelte justeringer. F.eks. får afdelingen med 2 årlige besøg af varmekonsulenten, samt mulighed for et årligt akut-besøg pr. varmecentral/boilerrum. Der er også, som noget nyt, etableret et fælles telefonnummer til energi- og varmekonsulenterne, som de ansvarlige for anlæggene kan benytte løbende. Energi- og varmekonsulenterne vil altså fortsat have deres gang i afdelingerne. Men i modsætning til tidligere, hvor der var kontakt direkte med afdelingsbestyrelsen, vil kontakt og rådgivning fremover være rettet mod driftschef/ejendomsleder og det lokale personale. Hvis afdelingen trækker på Energi- og varmekonsulenterne ud over, hvad der indgår i grundydelsen, vil det medføre merbetaling. Med ydelsen Ressourceadministration får afdelingen (afdelingsbestyrelsen) løbende information om ressourceforbruget i afdelingen i form af rapporter trukket fra KABAS. Produktet vil i sin nye form indeholde et større sortiment af mulige rapporter end tidligere, hvoraf nogle vil være yderligere tilkøb til RA-ydelsen. Derudover ligner ydelsen den hidtidige KAB-ydelse Ressourceadministration. Den hidtidige prisstruktur for EVK-ydelsen (pris pr m 2 hedeflade) var uigennemskuelig og svær at administrere. Det samme gælder priserne for Ressourceadministration, der tidligere var opgjort pr. måler. Priserne for begge ydelser er derfor ændret, så der nu er et fast grundbeløb pr. afdeling, samt et bidrag pr. lejemålsenhed. Samlet set er ændringen indtægtsneutral for KAB, men den vil medføre små forskydninger i mellem afdelingernes betaling for ydelserne. 22/23

23 Det #JobInfo nærmere Criteria=Høje-TåstrupS1# indhold af ydelserne fremgår af Ydelseskatalog 2011 Almene boligorganisationer, nemlig ydelse (forbrugsregnskaber) og og (EVK-ydelse og Ressourceadministration) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Moms på opnotering Nye retningslinjer fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris Pris efter Moms I alt før Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Eventuelt 29. Næste møde Næste organisationsbestyrelsesmøde er aftalt til med efterfølgende repræsentantskabsmøde Begge møder afholdes i Høje-Taastrup. onsdag den 26. oktober 2011 kl onsdag den 26. oktober 2011 kl /23