Der er afsat ca. 30 minutter til leverandørs disposition.

Transkript

1 Dagsorden Kompressionsstrømper 1. Velkommen og præsentation Præsentation af KomUdbud Udbudsplan 2. Teknisk Dialog formål og afgrænsning 3. Præsentation af området - ved leverandør Der ønskes en præsentation af produktområdet ud fra leverandørs perspektiv. Herunder påtænkes udviklingen af området: sortiment, servicemål, kvalitet, gode råd til udbud. Endvidere er vedhæftet kravspecifikation og tilbudsliste fra tidligere 12-by udbud. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle give tilbud på opgaven, at kommentere på materialet. Herunder positive dele, mangler og udfordringer. Der er afsat ca. 30 minutter til leverandørs disposition. 4. Konkrete spørgsmål: Vil det efter leverandørs overbevisning være hensigtsmæssigt at omfatte specifikationer af forskellige typer specialstrik i tilbudslisten? Således at indsætte en startpris samt tillægspriser for konkrete tilvalg. Har leverandør kendskab til særligt velfungerende fremgangsmåder vedr. processen, bevilling, bestilling m.v.? Er der elementer som leverandør, vil fremhæve som særlig afgørende for prisfastsættelsen? NB. Hensigten med dagsordenen er at fastlægge rammerne for den tekniske dialog. Desuagtet ønskes der en åben dialog om udbudsområdet og de udfordringer som leverandøren ser hertil. Dagsordenen skal således ikke være en begrænsning i forhold til debat af særlige områder/udfordringer relevante for udbuddet. Ligeledes kan der forekomme yderligere opfølgende spørgsmål. Referat inkl. spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside. Bilag: Kravspecifikation fra tidligere 12-by udbud (vedhæftet PDF) Tilbudsliste fra tidligere 12-by udbud. (vedhæftet i Excel) 1

2 Kompressionsstrømper Referat nr. 1. Referat: Teknisk Dialog vedr. kompressionsstrømper 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Leverandør anbefaler: Det er vigtigt, at brugergruppens kompetencer udnyttes til fulde således at de brugere, der efterfølgende skal anvende aftalen, har et brugbart grundlag. Her under kan brugergruppen være med til at fastlægge det sortimentsmæssige behov. ii. Leverandørs kommentar vedrørende hoehenheinerprincippet : Der er tale om en norm udbredt i dele af Europa, men normen er dog ikke generelt udbredt. Derfor kan krav om opfyldelse af princippet medføre udelukkelse af bestemte kategorier af strømper. Alternativer til krav om princippet kan være formuleringen eller tilsvarende, eller i stedet fastlægge egne specifikke krav til strømpens/sortimentets kvalitative egenskaber. iii. Leverandør anbefaler: Udbyder bør have fokus på objektiviteten af tildelingskriterierne. Leverandør anfører sortimentsbredde som eksempel på objektivt tildelingskriterium. iv. Vigtigt at udbyder husker, at der findes flere farver af samme strømpe. Prisen er den samme. Leverandør anbefaler, at udbyder anmoder om, at antallet af farvemuligheder oplyses. v. Det relevante er ikke antallet af mærker, men nærmere dybden af sortimentet. Således farver, typer og størrelser indenfor eks. Ad-klasse 2. vi. vii. viii. Vigtigt at udbyder holder for øje, at der er forskel på strømpe alt efter aktivitetsniveau. Des mindre alvorlig en lidelse des mindre stiv (mere elastisk) er en strømpe % af strømperne på markedet er fremstillet af syntetisk materiale (fordelen ved syntetisk materiale er materialets evne til regulere varme og fugt i forhold til bomuld, som bliver klam og kold). Leverandørs kommentar til tidligere udbudsmateriale: Der er ikke noget der hedder lymfedemstrømper. 2

3 Fladstrik findes i normal og specialsyet udgave. Rundstrik findes i normal og specialsyet udgave. ix. Længder vedr. strømper omfatter Ag-kort, Ag-lang, Ad-kort og Ad-lang. AF findes kun i begrænset omfang på markedet. Denne kan erstattes med en Ag-kort. x. Næsten alle strømper findes med og uden tå. xi. Leverandør anbefaler: Det anbefales, at udbyder anmoder om sortimentsbeskrivelser indenfor kategorier frem for anmodning om udfyldelse af eksempelvis 300 varelinjer, da dette vil lette leverandørs arbejdsbyrde i forbindelse med tilbudsafgivelsen betragteligt. xii. Følgende faktorer er relevante for prissætningen på strømper. - Længder - Stivhed - Med og uden tå. - Kompressionsklasser - Rundstrik eller fladstrik - Selvhold xiii. Generelt leveres strømper som par. At og specialstrik leveres i stk. xiv. Leverandørs kommentar til tidligere udbudsmateriale: Der skulle i tilbudslisten afgives pris på lynlås. Der leveres meget sjældent strømper med lynlås i dag. xv. Den mindste holdbarhed på kompressionsstrømper klassificeret som medicinske strømper, er ½ år. xvi. Armstrømper har anden opdeling i længder/klasser m.v. i forhold til benstrømper. Således opdelt efter hånd/arm m.v. xvii. Ca. 90 % af strømperne vil kunne leveres som standardstrømper. xviii. Borgerens egen læge fastlægger behov, herunder klasse og længde. xix. Leverandør anbefaler: Mulighed for løbende dialog mellem sagsbehandlere og leverandør er hensigtsmæssigt. xx. Leverandørs kommentar til bevillingsprocessen: Revurdering af borgers behov er vigtig hver gang der bevilges ny strømpe. xxi. Leveringstid på 5-10 arbejdsdage er realistisk. xxii. Leverandør anbefaler: 3

4 xxiii. xxiv. xxv. Det anbefales, at udbudsmaterialet omfatter tilbehør til kompressionsstrømper, herunder hjælpemidler til af og påtagning. Endvidere anbefales det, at personale og patienter oplæres til selvhjælp for at forlænge strømpens levetid. Leverandørs kommentar vedr. e-handel E-handel er ikke muligt p.t. Kan evt. være fremtidig udviklingspunkt. Leverandør anbefaler: Det anbefales, at udbyder beskriver selve implementeringsprocessen vedr. eventuelt leverandørskifte for at imødekomme de eventuelle udfordringer et leverandørskifte kan medføre. Leverandør anbefaler: Det anbefales, at der er mulighed for, at leverandør kan deltage i særlig vanskelige måltagninger. 4. Spørgsmål Punkt 1: Det kan være muligt på de mest almindelige typer, men specialstrik omfatter utallige former og tilvalg hvorfor det vil være en stor udfordring for såvel leverandør som udbyder at udforme en dækkende liste. Punkt 2: Leverandør har ikke noget konkret svar til spørgsmålet. Leverandør anfører dog, at kommunernes fagfolk er kompetente til måltagning på strømperne. Punkt 3: Der kan ikke anføres noget generelt kriterium. 4

5 Kompressionsstrømper Referat nr. 2. Referat: Teknisk Dialog vedr. kompressionsstrømper 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Det har afgørende indflydelse på prisen hvorvidt Kommunen tager mål eller leverandør tager mål. ii. Måltagning af Kommuner har varierende kvalitet. Således opleves det, at mål ikke altid stemmer. Ca %. Såfremt Kommunen vælger selv at varetage opmåling, opfordres der til få måltagere, samt at Kommunen sikrer sig en mulighed for, at trække på ekstern assistance til særligt vanskelige opgaver. Der gøres desuden opmærksom på at måltagning gerne skal foretages inden 10 og aldrig efter 12. iii. Langt de fleste strømper anvendt i dag er rundstrikkede syntetiske. iv. Bomuldsstrømper anvendes udelukkende i begrænset grad. Primær anvendelse er strømper med bomuld på indersiden. v. Ca. 50 % af strømperne er specialstrik. vi. Holdbarhed på kompressionsstrømper er på hhv. 1 år og ½ år alt efter anvendelse. vii. Der kan umiddelbart kræves fast pris for specialstrik. Dette omfatter dog ikke særlige tilvalg som kiler, lynlåse og kanter. viii. Følgende forskelle har indflydelse på tilbudsafgivelsen: Specialstrik eller standardstrik, kompressionsklasse, Position, materiale. Følgende faktorer har ingen indflydelse på prisen: længde indenfor samme type, med / uden tå, farvevalg. Der bliver leveret flest strømper i hudfarve og sort. ix. Naturgummi er praktisk talt udgået af markedet. x. Af. Strømper kan umiddelbart erstattes af Ag-kort. xi. De mest benyttede kompressionsklasser er klasse 2 og 3. 5

6 xii. xiii. Leveringstider på hhv. 5 og 10 dage, jf. tidligere udbud er ok. Den mest anvendte kompressionsklasse vedr. armstrømper er klasse Spørgsmål Ingen kommentarer hertil ud over de ovenfor anførte. 6

7 Kompressionsstrømper Referat nr. 3. Referat: Teknisk Dialog vedr. Kompressionsstrømper 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Leverandør anbefaler: Udbyder bør være opmærksom på at hjælpemidler til af og påtagning af kompressionsstrømper evt. kan udgøre selvstændigt delområde. ii. Hjælpemidler til af og påtagning af kompressionsstrømper kan medføre økonomisk gevinst i form af færre hjemmebesøg idet bruger bliver mere selvhjulpen. iii. Strømpeproducenternes egne af- og påtagningshjælpemidler er ikke nødvendigvis de bedst egnede. iv. Leverandør præsenterede eksempel på produkt til af og påtagning af kompressionsstrømper. 4. Spørgsmål Da mødet omfattede et andet produktområde blev de konkrete spørgsmål ikke behandlet. 7

8 Kompressionsstrømper Referat nr. 4. Referat: Teknisk Dialog vedr. kompressionsstrømper 1. Præsentation af KomUdbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. Fastlæggelse af forhold omkring det kommende udbud. Der er d. 30/08 fremsendt vejledende forhåndsmeddelelse til bekendtgørelse med invitation til markedet til teknisk dialog. Forventet kontraktstart er 3. kvartal Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Et stort og afgørende spørgsmål for udbyder er, hvilket serviceniveau man ønsker at tilbyde herunder, om man selv vil tage mål eller om måltagningsopgaven skal være en del af udbuddet. Såfremt udbyder vælger at holde måltagningen inhouse, vil måltagningen i de tilfælde hvor der er behov for ekstern hjælp være forholdsmæssig dyr. Der gøres opmærksom på, at in-house måltagning kan kræve uddannelse af relevant personale. Desuden bør ressourceknaphed være et fokuspunkt, i forhold til hvem der skal varetage måltagningsopgaven. ii. Leverandør anbefaler: Der bør efter leverandørs overbevisning stilles krav om, at alle strømper er RAL testede/certificerede (tysk). iii. Leverandørs kommentar vedrørende hoehenheinerprincippet : Der er leverandørens opfattelse at normen er generel udbredt. iv. Leverandør anbefaler: Udbyder bør ikke efterspørge produkter af naturgummi, da dette i forhold til strømper ikke er en råvare, men et brand som ikke alle har mulighed for at levere. v. Det relevante er at få beskrevet og udbudt et dækkende sortiment. vi. M.h.t. tilbudsliste så vil leverandøren hellere besvare en fuld tilbudsliste frem for et puslespil. vii. Mange varianter af samme strømper kan sælges til samme pris. viii. 8

9 ix. Der leveres primært syntet og bomuld / syntet strømper i dag. Nogle strømper indeholder sølvioner, til sårbehandling. Leverandør anbefaler: Hjemmebesøg flyttes fra kravspecifikationen til tilbudsliste. Da det vil give en mere reel pris for udbyder, samt tilbudsgrundlag for leverandørerne. Leveringstider kan variere i forhold til ferieperioder og spidsbelastningsperioder. x. Den oplyste holdbarhed forudsætter normal brug, samt korrekt fremgangsmåde ved på- og aftagning (+ gummihandsker). Det vil derfor give god mening, at have disse produkter med i udbuddet. 4. Spørgsmål Punkt 1: Generelt skal hele strømpen være beskrevet på varelinjen da tanken omkring tillæg ikke mindst i forbindelse med fakturering er uhensigtsmæssig. Der kan være enkelte tillæg hvor en tillægspris kan give mening. Punkt 2: Leverandør har ikke noget konkret svar til spørgsmålet. Punkt 3: Serviceniveau og måltagning henholdsvis in-house og foretaget af leverandøren. 9