GUIDE TIL STATUSRAPPORT Satspulje vedr. socialt udsatte og sårbare grupper - 3. udmøntning

Transkript

1 1 GUIDE TIL STATUSRAPPORT Satspulje vedr. socialt udsatte og sårbare grupper - 3. udmøntning Projekt: [Sundhed i hverdagen] Projektansvarlig: [Ulrik Skyum Christensen, leder af Det mobile Sundhedscenter, Faaborg-Midtfyn Kommune] Dato: [ ]

2 2 Introduktion Statusrapportering er et vigtigt element i god projektledelse. Rapporteringsredskabet sætter fokus på en række typiske projektrelaterede problemstillinger, og hjælper derved den projektansvarlige med at overvåge og gennemføre projektet med fokus på fremdrift, fastsatte mål og de givne ressource- og tidsrammer. Resultatet af rapporteringen vil indgå i dokumentationsrapporten fra COWI og vil ligeledes blive lagt ud på Sundhedsstyrelsen hjemmeside. Udarbejdelse af statusrapporten kan afstedkomme en række diskussioner af relevante aspekter blandt de involverede i projektet og kan således bidrage til, at alle projektdeltagere opnår et fælles billede af projektets aktuelle status. Desuden kan der opnås øget indsigt i øvrige projekter med mulighed for inspiration og erfaringsudveksling. Guiden indeholder to dele. Den første del er en generel statusdel, mens den anden del vedrører projektets plan for det kommende år. Konkret mål De konkrete mål med statusrapporten kan opsummeres i fire punkter: 1. Sikre en tilbagemelding til Sundhedsstyrelsen om projektets fremdrift. 2. Sikre en systematisk opsamling af viden om projektets fremdrift i forhold til de forventede resultater. 3. Støtte den projektansvarlige i at vurdere projektets gennemførelse, herunder organisation, planlægning, samarbejde, mv. 4. Sikre at projekternes erfaringer, resultater og effekter dokumenteres i forhold til de overordnede mål. Gennemførelse af statusrapportering Statusrapporten skal indsendes pr Gennemførelse af statusrapporteringen er modelkommunernes/organisationernes ansvar. Det vil typisk være den daglige projektleder, som står for den praktiske gennemførelse. Projektlederen bør som forberedelse til rapporteringen reflektere over den metodiske tilgang i projektet, valg af målgruppe, dataindsamling, mm.

3 3 Hvem skal involveres? For at sikre en indholdsrig og afbalanceret vurdering af projektet vil dialog med de involverede projektpartnere og interessenter være en vigtig del af rapporteringsprocessen. Derfor bør der som minimum indhentes synspunkter fra følgende interessenter: Projektteamet + relevant personale fra andre organisationer/enheder Samarbejdspartnere i kommunen og andre evt. andre organisationer, institutioner mv. Selvkritiske refleksioner foretaget af projektledelsen Den vedlagte guide kan evt. bruges som udgangspunkt for diskussion med samarbejdspartnere mv. Hvordan dataindsamlingen mere præcist skal foregå (hvem skal involveres og hvordan?), er op til det enkelte projekt. Man kan eventuelt også anvende spørgeskemaer blandt projektdeltagerne. Afrapportering Omfanget af statusrapporteringen bør ikke overstige 8-12 sider. Analysen bør være selvkritisk og reflekterende, og bør så vidt muligt indeholde konkrete vurderinger og synspunkter, citater og eksempler, som er indhentet gennem gruppediskussioner og interview med samarbejdspartnere, mv.

4 1 BILAG 1: De nedenfor listede temaer bør behandles i statusrapporteringen. De listede punkter kan inspirere en diskussion, men er ikke nødvendigvis fyldestgørende. 1. Generel del 1.1 Projektets relevans 1.2 Organisation 1.3 Opnåede resultater 1.4 Proces 1.5 Ressourcer 2. Plan for det kommende år 1.1 Beskrivelse Hvert underpunkt og hver overskrift i de enkelte kasser skal minimum beskrives. Disposition vedlægges. 1. Generel del 1.1 Projektets relevans I hvor høj grad er målsætninger og projektfokus relevant? f.eks. Ift. målgruppen - analyseres barriererne for målgruppen? Og er det muligt at rekruttere de rette projektdeltagere i tilstrækkeligt omfang? De initielle erfaringer med projektets implementering samt barrierer for denne, opdeles i det følgende i erfaringer med 1) personalet på Solskrænten, 2) beboere på Solskrænten samt 3) sundhedsfaglige medarbejdere fra Det mobile sundhedscenter (herefter DMS). Personalet på Solskrænten I begyndelsen af projektet nedsattes en projektgruppe bestående af såvel personale som ledelse på Solskrænten samt medarbejdere fra DMS. Projektet implementering har i høj grad været båret af denne projektgruppes engagement i og motivation for at arbejde med kompetenceudvikling og sundhed. Projektgruppen er således

5 2 blevet ambassadører for projektet på Solskrænten, hvilket er positivt, da det sikrer fortsat fokusering på og italesættelse af sundhed. Projektgruppens engagement kan imidlertid også anses som værende en udfordring, da gruppens store ejerskab til projektet kan medvirke til manglende ejerskab hos det resterende personale. En udfordring for implementering er, at personalet personlige overbevisninger om sundhed kan blive bestemmende for beboernes mulighed for at efterleve en sundere livsstil. Projektets aktiviteter har derfor i høj grad handlet om at skabe udvikling i personalets såvel personlige som professionelle holdning til sundhed samt fokus på, at personlige holdninger ikke nødvendigvis kan være bestemmende for det professionelle virke. Et fremadrettet fokus for projektet vil derfor være fortsat italesættelse af personalets værdier og holdninger ift. sundhed ud fra anerkendelsen af at det professionelle personale har et fundament i det private menneske samt at ændringer i dette fundament er afgørende for den fortsatte forankring af sundhed på botilbuddet, også efter projektperiodens udløb. Personalet har lagt stor vægt på den pædagogiske tilgang, at beboerne selv skulle være delagtiggjort i at efterleve en sundere livsstil, fx har beboerne selv været med til at handle ind til og tilberede sundere retter. Beboere på Solskrænten For at opnå forbedret livsstil blandt beboerne på Solskrænten, har det været af stor vigtighed, at acceptere den enkeltes udgangspunkt samt at succeserne måles i små fremskridt. Beboerne har generelt brug en del tid på, at se medarbejderne fra DMS an inden fokus på sundhed kunne etableres. Af den årsag har der været anvendt ressourcer på, at være meget til stede på Solskrænten samt på at skabe de bedst tænkelige relationer. En stor del af beboerne har udtrykt modstand mod de nye, sundere vaner, hvilket har givet anledning til gode dialoger om sundhed. Af samme årsag har alternative metoder til implementering af sundhed, fx Nintendo WII, været benyttet. Medarbejderne fra DMS Medarbejdernes i DMS møde med Solskrænten har været et møde mellem kulturer, sundhedsfaglige på den ene side og socialpsykiatriske på den anden. Hertil kommer, at målgruppen af beboere på Solskrænten var hidtil ukendt for medarbejderne i DMS og det har derfor været en god udfordring, at besidde den rette forståelse for samt en god portion tålmodighed med forskellige

6 3 udgangspunkter samt forskellige dagligdage og rutiner. Ift. beslutningstagere - har det været muligt at få politiske beslutningstagere i tale? Projektet beskrevet for Faaborg-Midtfyn Kommunes politiske sundhedsudvalg i anledning af gennemgang af Sundhedsstyrelsens Forebyggelsespakker samt i forbindelse med afgivelse af høringssvar til Region Syddanmarks strategi om forebyggelse og behandling af livsstilssygdomme for mennesker med en sindslidelse. 1.2 Organisation Er projektledelsens opbygning/struktur hensigtsmæssig? f.eks. Hvorledes fungerer samarbejdet mellem de involverede aktører (såvel kommunale som ikke-kommunale) i projektet? (eks. ift. kommunikation, arbejdsdeling og beslutningskompetencer) Projektets organisering med etablering af en styre- samt en projektgruppe har vist sig at være en succes. Det har været en fordel at den øverste ledelse af fagsekretariatets, hvori projektet er forankret samt øverste ledelse af Solskrænten har været repræsenteret i styregruppen. Det har således været muligt på møderne i styregruppen, at tage organisatoriske beslutninger, der har gjort projektets implementering og forankring lettere. Samtidig har det været en fordel også at have ledelsesrepræsentation i projektgruppen, da det har sikret fortsat ledelsesmæssigt fokus samt involvering. Ved henvendelse til eksterne aktører, herunder en efterskole ift. geocaching, kommunens egen frivillighedskoordinator, en naturvejleder samt SIND (se mere om samarbejde med eksterne aktører under afsnit 1.3), har projektet mødt forståelse og interesse. Lægehuset, beliggende i umiddelbar nærhed af Solskrænten, har ikke været involveret i projektet, hvorfor det med fordel kan være en del af et kommende fokusområde. Hvordan er aktiviteten koordineret med andre lignende aktiviteter? f.eks. Det mobile sundhedscenter har i projektperioden modtaget henvendelse fra andre institutioner i kommunen om kompetenceudvikling af personalet samt forbedret sundhed blandt beboerne. Det er naturligvis positivt, set i lyset af projektets målsætning om, at projektet på Solskrænten skal udbredes til de

7 4 resterende seks institutioner, målrettet voksne indenfor hjerneskadeområdet, udviklingshæmmede og psykiatrien. Det arbejdes derfor med at invitere køkkenpersonale fra andre institutioner med til kompetenceudviklingsdage på Solskrænten. Eksterne samarbejdspartnere I forbindelse med tematiseringen af fysisk aktivitet, har motionsvejlederen i DMS kontaktet den lokale spejderefterskole for at igangsætte et samarbejde om undervisning af personalet i geocaching og derefter ledelse af geocaching-ture med personale og beboere. Der har været arrangeret en naturtur, hvor det blev slået lejr omkring et bål, derfra gik turen ud for at finde svampe. Der blev tilberedt mad over bål og sanser og årvågenhed blev stimuleret. På trods af at regnen stod ned i stride strømme blev det er oplevelsesrig dag. Turen blev planlagt i samarbejde med en friluftsvejleder, som har stor erfaring i arbejdet med bl.a. mennesker med psykiatriske problemstillinger. Dagen har efterfølgende medført, at personalet på Solskrænten, på eget initiativ, har arrangeret tre dage med samme vejleder. Projektet har endvidere planlagt en dag med mindfulness i naturen. Frivillighedskoordinatoren i kommunen har været inviteret med til møde i styregruppen med det formål at debattere værdien og mulighederne for samarbejde med frivillige på Solskrænten. Det er dernæst planen, at frivillighedskoordinatoren indgår i yderligere dialog med ledelsen på Solskrænten. Personalet har fået tilbudt rådgivning samt konkret etablering af løbe/gå-aktiviteter af fysioterapeut fra HR-afdelingen i kommunen. Endeligt er SIND inviteret til møde i styregruppen med det formål, at udveksle erfaringer fra projektet samt evt. planlægning af en temadag for personale på resterende institutioner omhandlende livsstil og sundhed for beboerne Opnåede resultater Hvilke resultater/outputs har projektet indtil nu opnået/indfriet set i forhold til de oprindeligt opstillede mål og delmål? f.eks. Nedenstående gennemgang af aktiviteter tager sit udgangspunkt i de oprindeligt opstillede delmål i projektet, herunder 1) kompetenceudvikling af personalet; 2) kompetenceudvikling af køkkenpersonalet; 3) afholdelse af sunde aktiviteter; 4)

8 5 rygestopsamtaler til mindst 5 beboere; 5) forbedring af kosttilbud og 6) forbedret sundhedsprofil: Kompetenceudvikling af personale Jævnfør tidsplanen, som opdeler kompetenceudviklingen af personalet i temamåneder, har fokus været på kost samt fysisk aktivitet. Blandt konkrete tiltag kan nævnes: o National dag om ulighed i sundhed En stor del af personalet har deltaget i Region Syddanmarks temadag om ulighed i sundhed. o Psyk-Info arrangementer Personalet har taget initiativ til at følges af til aftenarrangement hos Psykinfo og lignede arrangementer, så det faglige og sociale er blevet kombineret. o Tilbud om vejledning i fysisk aktivitet Såvel medarbejdere fra DMS som fra HR-afdelingen står tilrådighed ift. personalets egen sundhed og livsstil- Jævnfør tidsplanen skal de kommende måneder omhandle undervisning i den motiverende samtale samt temamåneder om de resterende KRAM-faktorer, alkohol, rygning og mental sundhed, herunder undervisning i mindfulness. Kompetenceudvikling af køkkenpersonale o De otte kostråde samt nøglehulsmærke Fokus på hvordan kostrådende kan anvendes i hverdagen samt opstilling af rammer for hvordan rådene kan benyttes i køkkenet. Kompetenceudviklingen blandt personalet i køkkenet er endnu ikke fuldt implementeret og der arbejdes videre på dette. o Anvendelse af sunde råvarer Bagning af egne brød og kager med sunde råvarer samt sunde opskrifter. Ovenstående aktiviteter sigter mod opfyldelse af delmål fra projektbeskrivelsen, herunder forbedring af købstilbuddet med reduktion af mættet fedt, øgning af frugt og grønt, reduktion af salt og øgning af fiskeindtag. Sundsfremmende aktiviteter o Udførelse af sundhedstjeks Der er foretaget sundhedstjeks på en del af beboerne og der arbejdes fortsat med at alle deltager o Daglig gymnastik Personalet laver daglig gymnastik sammen med beboerne

9 6 o Vi cykler til Skagen Beboernes samlede antal kilometer på såvel motionscykel som til fods på gåture markeres på Danmarkskort med det formål, at nå til Skagen. Det pointeres, at da målet blev nået enedes man om at cykle til Venedig. o WII-spil Et forløb med introduktion til WII samt afsluttende med en bowling-tur med medarbejdere og beboere o Aktiv i naturen Tema om aktiviteter i naturen, afsluttende med udendørsaktiviteter en hel dag Rygestop Da projektet endnu ikke er nået til temamånederne om rygning har ingen beboere eller personale modtaget tilbud om rygestop. Kosttilbud o Fremstilling af sunde bi- og mellemretter Fokus på frugt i mundrette bidder salater som bi-ret o Sunde indkøbsture Indkøbsture med indkøb af sunde føde- og drikkevarer samt gennemgang af varedeklarationer o Frugtordning Let tilgængeligt frugt i hverdagen o Markedsdag Visualisering af varedeklarationer med fedt- og sukkerindhold, samt gangbane hvor kalorierne for et stykke chokolade kunne forbrændes Sundhedsprofil Sundhedsprofilerne er overgået fra medarbejdere i DMS til personale på Solskrænten, hvorved de kan tilbydes når beboerne er motiverede for dette. Der er endnu ikke udført sundhedsprofiler for alle borgere samt ingen repeterende målinger, hvorfor det på nuværende tidspunkt ikke kan fastslås hvorvidt sundheden, udtrykt som kliniske målinger, er forbedret.

10 7 Hvor langt er projektet nået i forhold til opfyldelsen af de mål/delmål, som oprindeligt blev formuleret? f.eks. Det må overordnet konkluderes, at projektets opstart tog længere tid end forventet, da skabelse af grundige relationer mellem medarbejdere i DMS samt personalet og beboerne på Solskrænten var mere omstændelige end først antaget. Det har betydet, at den initielle tidsplan er forskubbet med ca. én måned, hvorved temamåneder om kost samt fysisk aktivitet først afsluttes ved udgangen af juni. For at nå på højde med tidsplanen iværksættes undervisningen i Den motiverende samtale sideløbende med afslutning af ovenstående tema, hvilket, ud fra et fagligt synpunkt, ikke skønnes at være problematisk. Hvad er de væsentligste barrierer for projektet, og kan der gøres noget for imødegå disse? f.eks. Nedenfor listes en række af de udfordringer, som har været oplevet i forbindelse med projektets implementering: Personalet på botilbuddene oplever et skisma mellem forpligtelse til sundhedsfremme på den ene side samt ønske om selvbestemmelse samt egne overvisninger på den anden side. Der arbejdes fortsat med personlige værdier samt forskel på professionelle og personlige roller. Personalet samt ledelse på Solskrænten var uvante med at arbejde projektorienteret, hvilket kan skabe forskelle i forventninger samt tilgang. Det er derfor erfaringen, at personalet skal involveres i god tid, helst i forbindelse med selve projektets udformning samt involveres løbende i projektets forløb og retning. Det er tidskrævende, at opstarte sundhedsfremmende projekter på botilbud, da såvel målgruppen, dagligdagen, kommunikationen som de sundhedsmæssige udfordringer er anderledes end de normalt kendte for de fleste sundhedsfaglige medarbejdere. Der skal sættes rigelige ressourcer af til opstart samt skabelse af relationer mellem såvel sundhedsfaglige medarbejdere, personalet og ledelse på botilbuddet/institutionen samt beboerne Proces Beskriv processen som projektet indtil nu har gennemløbet? Projektet er indtil videre forløbet med en mindre forsinkelse samt

11 8 med anvendelse af lidt flere ressourcer, i form af mandetimer, end oprindeligt forventet. Projektet har lænet sig op af strategien om forebyggelse og behandling af livsstilssygdomme for mennesker med en sindslidelse og har som sådan skelet til de forslag, der fremgår i denne. En tæt dialog mellem projektdeltagerne, projektkoordinator samt projektejer, medieret gennem de nedsatte projekt- og styregruppe, har muliggjort at justere projektets forløb løbende samt at allokere ressourcer til og fra projektet i det omfang det skønnedes nødvendigt Ressourcer Er der lagt et realistisk budget for aktiviteterne - og er det aktuelle budget overholdt? f.eks. Som det fremgår af budgettet på side 10 svarer det overordnede budget for 2012 til det forventede, i det der er kr. tilbage af de tildelte midler. Samtlige af de tildelte økonomiske ressourcer er tilfaldet projektet. Betragtes de enkelte budgetposter fremgår det at personalet i DMS, herunder projektleder og -koordinator samt kostfaglig har benyttet et lidt flere mere end oprindeligt antaget. Forklaringen skal findes i opstarten af projektet, som nævnt andet sted tog længere tid en planlagt. Det forventes, at de budgetterede timer for henholdsvis er tilstrækkelige, da projektet er kommet godt undervejs. Budgettet ift. personaleressourcer på Solskrænten stemte fint overens med det planlagte, hvilket ligeledes mål forventes at være gældende for Budgettet for indkøb af udstyr er ikke benyttet i 2012, da undervisningen har taget sit udgangspunkt i de materialer, der allerede var tilgængelige i DMS samt på Solskrænten. Der vides endnu ikke om, der foreligger indkøb i Står ressourceforbruget mål med de resultater, som indtil videre er nået (mål og delmål)? Det er vurderingen, at projektet er kommet godt undervejs samt at der er skabt en høj grad af fokus på KRAM-faktorene på Solskrænten. Det er imidlertid ligeledes vurderingen, at det fortsatte fokus er

12 9 afhængigt af facilitering fra medarbejdere i DMS samt fra projektgruppens og ledelsens rolle som kulturbærere og at endelig forankring, hvor Solskrænten viderefører projektet på egen hånd endnu ikke er opnået. For at imødegå dette samt for at bibeholde fortsat fokus på KRAMM-faktorerne opererer styrergruppen med den række mål for Målene præsenteres i afsnit 2. Har du du/i forslag til ændringer eller justeringer af projektet i forhold til projektbeskrivelsen? Se afsnit 2 nedenfor for styregruppens opstillede mål for Plan for det kommende år 2.1 Beskrivelse Beskrivelse af projektets plan for det kommende år. Projektet styregruppe har formuleret en række mål, som supplement til de allerede opstillede mål beskrevet i afsnit 1.3. Målene danner grundlag for det fortsatte arbejde med implementering af projektet i 2013: Nedsættelse af en sundhedskoordinatorfunktion på Solskrænten Èn af de eksisterende personaler på Solskrænten udnævnes til sundhedskoordinator med de formål at skabe fortsat fokus på sundhed i hverdagen, også efter projektet udløb samt at stå for gennemgang af alle pædagogiske handleplaner for borger for dermed, at få sundhed som en integreret del af planerne. Planen kan med stor fordel understøttes af resultaterne fra gentagne sundhedsprofiler. Sundhed som fokusområde i 141 handleplaner Jf. Servicelovens 141 skal kommunen udarbejde en handleplan for personer med betydeligt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne og personer med alvorlige sociale problemer. Det er en ambition, at myndighedssagsbehandler, der udformer handleplanen forholder sig til konkrete målsætninger til borgerens sundhed i udformningen af planen. Temadag Der planlægges, at afholde en temadag i efteråret 2013 med deltagelse af SIND, PsykInfo samt medarbejder og ledere på botilbud og i psykiatrien. Temadagen har til formål, at skabe fokus

13 på livsstil og sundhed blandt mennesker med sindslidelser og kan med fordel tage sit udgangspunkt i Region Syddanmarks strategi om samme emne samt de foreløbige resultater fra projekt Sundhed i hverdagen. 10

14 11 Regnskab Budget Samlet Budget Budget Budget Rest Samlet regnskab budget Budget LØN: Projektleder Projektkoordinator Kostfaglig Alkohol undervisning Projektgruppe 2 personaler Personaletimer Administration Evaluering/student MATERIALER: Undervisningsmateriale Udstyr REVISION INDTÆGTER Indtægter fra ministeriet Overført fra 2012 til Udgifter i alt Indtægter i alt Budget Ikke forbrugt beløb i projektet