NA CPHX P/S, har overborgmesteren anmodet Økonomiforvaltningen om en redegørelse om sagen.

Transkript

1 Økonomiforvaltningen NOTAT Til Overborgmesteren Den 16. januar 2017 Redegørelse om Royal Arena-sagen På baggrund af omtalen i december 2016 i flere medier, herunder i flere artikler i Berlingske, om udgifter til rejser, repræsentation, medarbejderarrangementer mv., betalt af selskabet bag Royal Arena, ARE- NA CPHX P/S, har overborgmesteren anmodet Økonomiforvaltningen om en redegørelse om sagen. Baggrundsoplysninger Selskabet bag Royal Arena, ARENA CPHX P/S, er et kommanditaktieselskab (partnerselskab) med Arena CPHX Komplementar A/S som komplementar. Denne selskabskonstruktion er rammen for Københavns Kommunes og Realdanias samarbejde og ejerskab af arenaen. Som aktieselskab er selskabets forhold reguleret i Lov om aktie- og anpartsselskaber (Selskabsloven), LBK nr af , og dermed omfattet af lovens bestemmelser om bestyrelsens og direktionens opgaver og ansvar. Tilsvarende er Københavns Kommunes og Realdanias ret til som ejere at træffe beslutninger i selskabet reguleret indenfor selskabslovens rammer og udøves dermed primært på generalforsamlingen. Det er bestyrelsen for ARENA CPHX P/S, der har ansvaret for den overordnede og strategiske ledelse af selskabet, herunder for at sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed, jf. selskabslovens 115. Det indebærer bl.a., at der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller, samt at direktionen udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer. I Københavns Kommune har Borgerrepræsentationen for henholdsvis medarbejdere i Københavns Kommune og Borgerrepræsentationens medlemmer vedtaget vedlagte Retningslinjer for modtagelse af gaver mv. (Cirkulære 16/2012) og Politik for repræsentation mv., samlet i Cirkulære 1/2015 (Bilag 1). Cirkulæret er bindende for kommunens ansatte i forbindelse med modtagelse af gaver mv. samt deltagelse i både interne og eksterne arrangementer mv. Økonomiforvaltningen har til brug for redegørelsen til Overborgmesteren om udgifter til rejser, repræsentation, medarbejderarrangementer mv., betalt af selskabet bag Royal Arena, ARENA CPHX P/S, anmodet selskabets bestyrelsesformand om en redegørelse, herunder tillige om oplysning om, i hvilke arrangementer mv. embedsmænd ansat i Københavns Kommune måtte have deltaget.

2 I Økonomiforvaltningen er sagen om etableringen af arenaen behandlet i forvaltningens Kontor for selskaber og aktiv strategi. Kontoret er til brug for redegørelsen og forvaltningens undersøgelse af sagen, herunder om den i medierne nævnte observatørpost i selskabets bestyrelse, anmodet om en redegørelse om selskabskonstruktionen og historien siden stiftelsen af selskabet samt nærmere om baggrunden for den nævnte observatørpost. Side 2 af 7 Endvidere har forvaltningen anmodet Koncernservice, Personalejura og Forhandling, om en personalejuridisk undersøgelse af kommunale embedsmænds deltagelse i arrangementer mv., betalt af ARENA CPHX P/S. Til brug herfor er selskabet anmodet om at indsende kopi af udgiftsbilag, der måtte vedr. kommunale embedsmænds deltagelse i arrangementer mv. Folketingets Ombudsmand har i vedlagte brev af 13. december 2016 til Københavns Kommune (Bilag 2) foranlediget af omtalen i pressen af embedsmænds deltagelse i middage, betalt af ARENA CPHX P/S - anmodet om en orientering af resultatet af kommunens undersøgelse af spørgsmålet om evt. gaver og andre fordele til ansatte i Københavns Kommune. Endelig har Jakob Næsager, MB, i vedlagte mail af 11. december 2016 (Bilag 3) stillet flere spørgsmål til Overborgmesteren om sagen. Forvaltningen har derfor i forbindelse med indhentelsen af oplysninger til brug for redegørelsen tillige anmodet om oplysninger til brug for besvarelsen af Jakob Næsagers spørgsmål. Økonomiforvaltnings redegørelse og generelle vurdering på baggrund af de indhentede oplysninger. Kort om kommunens rolle som medejer af selskabet. Kontoret for selskaber og aktiv strategi har i vedlagte notat af 22. december 2016 (Bilag 4) nærmere redegjort for de juridiske rammer for selskabet, Borgerrepræsentationens beslutninger om tilsyn med selskaber som ARENA CPHX P/S, herunder om hvem der har haft observatørposter i bestyrelsen, og hvad deres rolle har været i forhold til selskabet og selskabets ejere, bestyrelsens sammensætning og selskabets direktion siden stiftelsen, herunder oplysninger om årsagen til, at den tidligere direktør stoppede. I notatet er det oplyst, at kommunens tilsyn med ARENA CPHX P/S har været underlagt det samme overordnede tilsyn, som er gældende for kommunens øvrige selskaber af tilsvarende karakter.

3 Til selskabets bestyrelse har der - efter det oplyste i notatet - siden stiftelsen været tilknyttet to observatørposter, som er varetaget af en repræsentant fra Realdania og kontorchefen for Kontoret for selskaber og aktiv strategi i Økonomiforvaltningen. De to observatører deltog i bestyrelsesmøderne uden stemmeret og alene som rådgivere for bestyrelsen med deres viden og kendskab til arenaprojektet fra deres deltagelse i hele forundersøgelsesfasen forud for selskabets stiftelse. Formålet med de to observatørposter har således ikke på noget tidspunkt været, at de skulle varetage en tilsynsfunktion med selskabet og bestyrelsen på vegne af ejerne. De pågældende har derfor også i forbindelse med deres deltagelse i bestyrelsesmøderne været omfattet af den for bestyrelsen i øvrigt gældende tavshedspligt. Dette er tillige bekræftet i bestyrelsens redegørelse af 31. december 2016 til Københavns Kommune om sagen, jf. nedenfor. Side 3 af 7 Udgifterne til de i pressen omtalte arrangementer mv. er afholdt af selskabet indenfor perioden 1. januar 2012 til 2. april 2014, hvor Claus Wiegand Larsen var selskabets adm. direktør. Claus Wiegand Larsen fratrådte som følge af, at bestyrelsen efter beslutning om ændret entrepriseform ønskede en direktør med andre faglige kompetencer. Bestyrelsen udnævnte herefter med virkning fra den 2. april 2014 selskabets hidtidige projektchef, Peter Liengaard, til direktør. Peter Liengaard fratræder pr. 1. marts Økonomiforvaltningen har ikke modtaget andre oplysninger om begrundelsen for direktør Claus Wiegand Larsens fratræden end oplyst i selskabets pressemeddelelse. Bestyrelsens redegørelse og vurdering af de afholdte udgifter mv.. Bestyrelsen for ARENA CPHX P/S har i vedlagte brev af 31. december 2016 til Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, redegjort for selskabets viden og indsigt samt vurdering af de forhold, som har været fremme i pressen om selskabets afholdelse af udgifter til repræsentation, medarbejderarrangementer mv.(bilag 5). Som bilag 1 til bestyrelsens redegørelse er vedlagt kopi af udgiftsbilag for de udgifter, selskabet har afholdt vedr. rejser, repræsentation, medarbejderarrangementer mv., herunder oplysninger om Københavns Kommunes embedsmænds deltagelse i arrangementer mv. med angivelse af pris pr. deltager Udgifter til rejser, rejsens formål, antal deltagere samt pris pr. deltager Afholdte udgifter til repræsentation, samlet pris, antal deltagere samt pris pr. kuvert med henblik på at identificere repræsentationer med en kuvertpris over kr.

4 Side 4 af 7 I brevet har bestyrelsen som sin vurdering af de afholdte udgifter meddelt: Bestyrelsen har forståelse for, at der kan være behov for at afholde udgifter til studieture, repræsentation, medarbejderarrangementer m.v. for på en effektiv måde at kunne gennemføre et projekt af et omfang og en kompleksitet som byggeriet af Royal Arena. Det er bestyrelsens vurdering, at nogle af de afholdte udgifter har været ekstravagante. I brevet har bestyrelsen endvidere redegjort for selskabets retningslinjer og governancestruktur for afholdelse af udgifter til rejser, repræsentation, medarbejderarrangementer mv. Det er i den forbindelse oplyst, at der har været etableret behørig funktionsadskillelse, ligesom betaling alene har kunnet gennemføres med dobbeltprokura. Bestyrelsen har ikke oplyst nærmere om indholdet af retningslinjerne for godkendelse af udgifter, men alene oplyst, at direktionen alene har kunnet godkende kontrakter / bilag på op til et af bestyrelsen fastlagt beløb, hvorover godkendelse har krævet bestyrelsesformandens godkendelse. Der har været udarbejdet løbende detaljerede månedsregnskaber med sammenholdelse af budget og afvigelsesforklaringer, der har været gennemgået på bestyrelsesmøder. Bestyrelsen har videre meddelt, at Det er bestyrelsens opfattelse, at den etablerede governancestruktur samt de etablerede retningslinjer har været af sædvanlig betryggende karakter i forhold til selskabets formål og organisationens størrelse. Det kan desuden oplyses, at årsregnskaberne har været forsynet med revisionspåtegninger uden forbehold eller supplerende oplysninger. I brevet har bestyrelsen for god ordens skyld oplyst, at bestyrelsen ikke har tillagt gæster og rådgivere, der har deltaget i bestyrelsens møder nogen særlig kontrollant rolle. De pågældende har efter det oplyste i brevet deltaget i bestyrelsens møder for at sikre kontinuitet i forhold til de omfattende forberedelser til etablering af arenaen, der blev gennemført af ejerne, inden selskabet blev etableret. Den 1. januar 2017 fik selskabet ny bestyrelse. I brevet er det oplyst, at den nye bestyrelsesformand, Lars Liebst, har oplyst, at den nye bestyrelse vil tage spørgsmålet om selskabets retningslinjer og governancestruktur fremadrettet op på det førstkommende bestyrelsesmøde. Økonomiforvaltningen er først i forbindelse med oplysningerne i pressen blevet bekendt med udgifter til repræsentation, rejser mv., afholdt af ARENA CPHX P/S. Første gang i marts 2016 i forbindelse med en henvendelse fra en journalist, der for Dagens.dk havde spørgsmål om

5 ARENA CPHX P/S, herunder selskabets forbrug af repræsentative midler, og anden gang i december 2016 i forbindelse med Berlingskes omtale af sagen. Side 5 af 7 I aktieselskaber som ARENA CPHX P/S er det alene bestyrelsens ansvar at sikre, at der er etableret de fornødne retningslinjer og procedurer for risikostyring og interne kontroller, samt at føre tilsyn med, at direktionen udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer, jf. ovenfor. I forbindelse med presseomtalen i marts 2016 bekræftede en af forvaltningens kontorchefer, at han havde deltaget i et arrangement betalt af selskabet i forbindelse med afslutningen af en langvarig sag i EU kommissionen. Han oplyste, at han ikke før da havde været bekendt med kuvertprisen. Der blev ikke foretaget videre undersøgelser af sagen på daværende tidspunkt. I forbindelse med presseomtalen i Berlingske i december 2016 er der kommet flere oplysninger frem om kommunale embedsmænds deltagelse i arrangementer mv., betalt af selskabet, og flere eksperter har problematiseret varetagelsen af den oplyste observatørpost i bestyrelsen. De forhold gav forvaltningen anledning til at undersøge sagen nærmere, og Overborgmesteren bad samtidig forvaltningen om en redegørelse. Kommunale embedsmænds deltagelse i arrangementer mv., afholdt af selskabet. Efter en gennemgang af de fremsendte udgiftsbilag fremgår det, at embedsmænd ansat i Københavns Kommune har deltaget i 3 arrangementer, som umiddelbart kan ligge udenfor rammerne i kommunens interne retningslinjer for modtagelse af gaver mv., herunder for deltagelse i eksterne arrangementer. Kommunale embedsmænd kan således efter kommunens gældende interne retningslinjer kun undtagelsesvist i særlige tilfælde deltage i eksterne arrangementer med middage, koncerter og andre arrangementer, der ikke har karakter af arbejdsfrokoster eller middage mv., herunder kun deltage med ledsagere, hvor det må antages naturligt at medtage en privat ledsager. I presseomtalen har været nævnt, at der under henvisning til den omtalte observatørpost kunne være tale om bestikkelse. Som anført ovenfor er det både i notatet af 22. december 2016 fra Kontoret for selskaber og aktiv strategi og i bestyrelsens brev af 31. december 2016 oplyst, at formålet med observatørposterne har været at rådgive bestyrelsen og sikre kontinuitet i forhold til de omfattende forberedelser til etableringen af arenaen, der blev gennemført af ejerne, før selskabet blev etableret. Observatørposterne har således ikke haft karakter af en tilsyns- eller kontrolfunktion med selskabet og bestyrelsen på vegne af

6 ejerne og dermed i givet fald varetagelse af modsatrettede interesser i forhold til selskabet og bestyrelsen. Observatørerne har endvidere i forbindelse med deres deltagelse i bestyrelsesmøderne været omfattet af den for bestyrelsen i øvrigt gældende tavshedspligt. Oplysninger fra bestyrelsesmøderne er således ikke indgået i kommunens administration. Side 6 af 7 Det er på det foreliggende grundlag forvaltningens vurdering, at de kommunale medarbejderes deltagelse i de nævnte arrangementer, betalt af selskabet, ikke er sket for at formå medarbejderne til at gøre eller undlade at gøre noget tjenstligt og dermed ikke kan have haft karakter af bestikkelse. Forvaltningen har derfor alene anmodet Koncernservice, Personalejura og Forhandling, om en konkret personalejuridisk vurdering af, om de konkrete arrangementer mv., som kommunens medarbejdere har deltaget i, er i strid med kommunens interne retningslinjer om modtagelse af gaver mv., og i givet fald må give anledning til videre foranstaltninger. Økonomiforvaltningen vil samtidig generelt overfor forvaltningens medarbejdere indskærpe kommunens regler for modtagelse af gaver mv., herunder for deltagelse i eksterne arrangementer mv.. Der vil på forvaltningens intranet blive lagt en målrettet kommunikation og vejledning herom til medarbejderne i alle forvaltningens enheder, ligesom det vil blive et emne på forvaltningens kommende koncerndirektions - og chefmøder. Økonomiforvaltningens tiltag fremadrettet i relation til kommunens selskaber - foranlediget af den konkrete sag. Vedr. den konkrete sag har Økonomiforvaltningen taget til efterretning, at den nye bestyrelsesformand for ARENA CPHX P/S vil tage spørgsmålet om selskabets retningslinjer og governancestruktur fremadrettet op på det førstkommende bestyrelsesmøde. Generelt vil Økonomiforvaltningen overfor kommunens selskaber af tilsvarende størrelse og karakter som arenaselskabet henstille, at bestyrelsen sikrer klare og økonomisk forsvarlige retningslinjer for afholdelse af udgifter til rejser, repræsentation, medarbejderarrangementer mv., betalt af selskabet, herunder i lyset af, at det er offentligt ejede selskaber. Henvendelsen fra Folketingets Ombudsmand Som nævnt ovenfor har Folketingets Ombudsmand i brev af 13. december 2016 til Københavns Kommune foranlediget af omtalen i pressen af embedsmænds deltagelse i middage, betalt af ARENA CPHX P/S - anmodet om en orientering af resultatet af kommunens

7 undersøgelse af spørgsmålet om evt. gaver og andre fordele til ansatte i Københavns Kommune. Side 7 af 7 Økonomiforvaltningen har i mail af 15. december 2016 kvitteret for modtagelsen af henvendelsen og meddelt, at kommunen vil orientere Ombudsmanden, når resultatet af kommunens undersøgelse foreligger. Økonomforvaltningen vil i den forbindelse som en foreløbig orientering fremsende denne redegørelse til Ombudsmanden og meddele, at forvaltningen, når resultatet af de konkrete personalejuridiske undersøgelser foreligger, vil orientere Ombudsmanden herom. Besvarelse af Jakob Næsagers spørgsmål til overborgmesteren. Jakob Næsager, MB, har i mailen af 11. december 2016 stillet følgende spørgsmål til overborgmesteren om rejser og repræsentation i Arenaselskabet: Hvor mange rejser er der foretaget, med hvilket formål og med hvor mange deltagere samt pris pr deltager pr. dag? Hvor mange repræsentationer har der været afholdt med en kuvertpris på over kr pr kuvert? Hvad har formålet været med disse repræsentationer og står formålet i rimeligt forhold til prisen? Hvornår er Økonomiforvaltningen orienteret om omfanget af rejserne og repræsentationen? Hvad har Økonomiforvaltningen gjort for at føre tilsyn med, at de penge, som kommunen har bevilget til Arenaen, bliver anvendt til formålet? Hvad er Økonomiforvaltningen orienteret om årsagen til direktøren Wiegand Larsens afsked som direktør. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at redegørelsen ovenfor med tilhørende bilag, herunder de af selskabet fremsendte udgiftsbilag, besvarer de rejste spørgsmål.