Beskrivelse af nødprocedurer for Hjemmepleje-hospitalsmeddelelser

Transkript

1 Indhold Beskrivelse af nødprocedurer for Hjemmepleje-hospitalsmeddelelser Hospitalerne... 1 Nedtid opdages... 1 Information og formidling... 2 Oppetid igen... 2 Arbejdsgange Kommuner... 3 Nedetid opdages Oppetid igen... 4 Arbejdsgange... 4 Dokumentation Roller og ansvar Formalia... 4 Definition af Nedetid... 5 Målgruppe for denne vejledning... 5 Vejledning sammenskrevet af... 5 Beskrivelse af nødprocedurer for Hjemmepleje-hospitalsmeddelelser Nødproceduredokumentet omhandler både systemer, parter, arbejdsgange samt formidling. Håndtering af systemers nedetider er udarbejdet i et samarbejde mellem Region IMT og kommunerne. Dette dokument er opdelt i generelt afsnit og derefter i et afsnit for hhv. hospital og kommune. Der kan udarbejdes lokale pixiudgaver til daglig anvendelse. 1. Nødprocedurer - generelt Både hospital og kommune anvender elektroniske journalsystemer, der anvendes til at sende elektroniske MedCom meddelelser om indlagte patienter (f.eks. Plejeforløbsplan, Korrespondancemeddelelsen, Indlæggelses - og Udskrivningsadviser mfl.) De systemer, der omhandles, er kommunernes sundhedsfaglige systemer (omsorgs-, trænings-, sundheds- og sundhedsplejesystemer) og hospitalernes OPUS Arbejdsplads, GS Åben! samt TOPICA Nødprocedurebeskrivelsen gælder både ved et planlagt lukkevindue eller akut nedbrud. 2. Hospitalerne Nedtid opdages Når man på afdelingen eller i IMT opdager, at et af systemerne ikke kan tilgås, og eller man ikke kan få lov til at sende meddelelser til kommunen eller at man ikke modtager meddelelser fra kommunen, skal Servicedesk have besked ved at anvende supportnummeret og taste 2 for

2 Teknisk Servicedesk. Her skal man oplyse om, hvad der ikke fungerer og specifikt oplyse om at der skal formidles til kommunerne, at der ikke kan kommunikeres elektronisk og på hvilke områder det omfatter. Er det fra til en eller flere kommuner? Kliniker må gerne aftale med kommunens sygeplejersker om, hvem der melder fejlen ind uanset hvem der har den. Klinikere skal melde problemet ind når de opdager det første gang. Information og formidling Servicedesk sørger for at Driftsvagt (DV) får besked og DV melder derefter ud på intranettet under Driftsstatus hvilke system der er nede. Der Udsendes ligeledes POP UPs ved akut nedetid. Driftsvagt melder ligeledes ud til kommunerne og til hospitalerne, når nedetid skønnes til at vare mere end to timer. Driftsvagten distribuerer informationen til kommunerne fra hospitalerne, via sms-liste og mailliste (som DV er i besiddelse af) Aktivering af nødprocedure fremgår også af udmeldingen. Driftsvagtens interne procedurer afgør om informationen skal til hospitalsledelser og kommunale forvaltninger. Hvis kommune system er nede modtager Driftsvagt information fra kommunen og distribuerer beskeden til hospitalerne Driftsstatus Oppetid igen Når systemerne igen er klar og kan anvendes, skal Driftsvagt orienteres. Driftsvagten opdaterer ud fra tilbagemeldinger fra hospitalsleverandører/teknikere Driftsvagt melder ud på Driftsstatus og ud til kommunerne, at systemerne er oppe at køre igen. Arbejdsgange under nedetidsperioden a) Telefonisk kontakt under nedetidsperioden: Ved en patients Forventede færdigmeldingsdato skal kommunen informeres telefonisk. Ved en patients Udskrivelse skal kommunen kontaktes telefonisk. Der skal manuelt udfyldes en Udskrivelsesrapportskabelon(USR) på papir. Som udleveres til patienten og en kopi beholdes af afdelingen. USRskalbelon skal forefindes i papirformat på afdelingerne. a) Dokumentation Når Oppetid meldes på Driftsstatus og systemerne igen kan igen tilgås, indskrives dokumentationen fra papir, i OPUS Arbejdsplads og eller TOPICA

3 b) Kommunekontakt: Kommuner kan kontaktes på telefon jf. Kommunekontaktlisten på lokale intranet under Tværsektorielt samarbejde. Opdatering af kontaktnumre varetages af Samordningskonsulenterne 3. Kommuner Nedetid opdages. Når man i kommunen opdager, at omsorgssystemet EOJ eller andet sundhedsfagligt system, ikke kan tilgås, og man ikke kan få lov til at sende meddelelser til hospital, orienteres kommunens it supportfunktion, der så finder ud af, hvor lang nedetid der forventes i kommunen. Hvis det formodes at vare mere end 2 timer, skal Driftsvagt IMT kontaktes via mail og pr telefoon med udfyldt Skema 1 Kommunens sundespersonale skal melde problemet ind når de opdager forsendelsesfejl/problemer første gang. De skal sikre sig, at de kender procedure om melding om nedetider, og skal kunne henvende sig til en i kommunen der tager ansvar for systemfejl og problemer. Kommunens it -konsulenter skal altid ha en autoreply i deres mail eller på mobil med, hvem man kan henvende sig til ved deres fravær. (dvs. aften, nat, weekend, ferie) Opdagers det, at dele af den elektroniske kommunikation ikke fungerer, kontaktes ligeledes it supporten i kommunen, som melder det til Driftsvagten IMT. Ved mail-server nedbrud også, kan henvendelser naturligvis kun ske telefonisk. IMT, praktiske oplysninger Driftsvagten har åbent hele døgnet (24/7/365) Driftsvagten kan kontaktes ved at Ringe på Sende en mail til driftsvagt@regionh.dk Driftsvagten varetages fra Borgervænget 7, 2100 Kbh. Ø (IMT) og er en central driftsvagt til regionens hospitaler Hvis kommunen ønsker at udmelding skal være AKUT, skal der samtidig ringes til Driftsvagten med oplysning om mail er sendt og at det skal være en akut udmelding til hospitalerne. Driftsvagt opdaterer information på hospitalernes intranet ud fra kommunens opdateringshyppighed til Driftsvagt. Planlagt nedetid indberettes til IMT`s Driftsvagt 2 hverdage før den planlagte Nedetid, ligeledes i skema 1

4 Oppetid igen Når systemet efter akut nedetid igen er klar og kan anvendes, skal Driftsvagt orienteres via mail med udfyldt skema 1. Driftsvagt informerer via hospitalernes intranet at kommune er oppe igen. I kommunen udmeldes oppetid igen internt via kommunens egne kommunikationskanaler. Arbejdsgange Aktivering af nødprocedure fremgår af udmeldingen i skema1. Kommunen kontakter hospitalet telefonisk ved opdateringer om patientens funktionsevne, helbredsituation mm., når og hvis det opdages, at patienten er blevet indlagt. Kommunen kontakter hospitalet telefonisk, hvis der er behov for opfølgning på datoer, aftaler mm. eks. forventet færdigbehandlingsdato. Dokumentation Skriftlige dokumentation og notater om indgåede aftaler, afgivne beskeder skrives ind i kommunens sundhedsfaglige system som elektronisk dokumentation. Kommunerne anvender deres lokale arbejdsgange vedr. dokumentation i de sundhedsfaglige systemer. 4. Roller og ansvar a) Det er den enkelte klinikers ansvar at tage aktion på nedetider, melde ind til supporten og anvende arbejdsgange under nødprocedure. b) Driftsvagt har ansvar for at opdatere status på Driftsstatus, på indmeldinger fra leverandører, it medarbejdere eller kommuner. c) Hospitalernes Samordningskonsulenter opdaterer kommunekontaktlisten. d) Kommunerne melder hver især ændringer i eller nye mailadresser og mobilnumre ind til Driftsvagt. e) Indsamling og rapportering af læringspunkter fra nedbrud og brugen af nødprocedurer meldes til IMT sektionen for Tværsektorielle systemer eller den enkelte kommunes it konsulent. 5. Formalia

5 Definition af Nedetid Muligheden for tværsektoriel kommunikation er nede i en kortere eller længere periode enten pga. planlagt services eller opdateringer af hele systemet eller pga. akut opståede tekniske problemer. Når muligheden for kommunikation er nede og dermed ude af drift, kan de tværsektorielle elektroniske meddelelser ikke tilgås, sendes eller modtages. Målgruppe for denne vejledning Alle sundhedspersonale der anvender OPUS Arbejdsplads Hjemmeplejehospitalsmeddelelser, afdelinger samt sundhedspersonale, der anvender korrespondancemeddelelsen. Kommuners it konsulenter samt Driftsvagten IMT. Til orientering til ledelsen. Vejledning sammenskrevet af Anne Danborg, Klinisk it konsulent, IMT, Kunder og forretning, Regional projektleder på Implementering af hjemmepleje-hospitalsmeddelelser, Korrespondancemeddelelsen samt Kommunikationsaftalen Sammenskrevet januar 2013 udf ra Vejledning om Nødprocedure og arbejdsgange udarbejdet i samarbejde mellem IMT, Pilotimplementeringsprojektet, Driftsvagten IMT samt regionens kommuner. Godkendt i DAS Vejledningen distribueres til VIP af KPUK, RegionH Skema 1 (vælg) kommune Akut nedetid /planlagt nedetid/ oppetid igen Meddelelsestyper der ikke kan forsendes Her afkrydses de meddelelser der er ramt af nedetider Alle Indlæggelses- og udskrivelsesadvis Indlæggelsesrapport Distribueres videre til Årsag til nedetid hvis kendt Konsekvens for medarbejder i klinikken Udskrivelsesrapport Plejeforløbsplan og Melding om Færdigbehandling Korrespondancemeddelelse Genoptræningsplan Henvisning Fødselsanmeldelse Medarbejder anvender lokalt aftalte nødprocedurer i nedetidsperioden Ophobede meddelelser eftersendes Figur 1 skema til indmelding af nedetider fra kommune til hospital(september 12)

6 Skema 2 Hospitalerne i regionh er nede. Dato Start tidspunkt Slut tidspunkt Type berørte meddelelser Der kan ikke sendes elektroniske meddelelser mellem kommuner og hospital Tiltag Nødprocedure anvendes, der skal ringes til hvis borger indlægges og eller udskrives under nedetiden. Figur 2 Skema til indberetning af nedetider - fra hospital til kommuner Dokumenthistorik Version Forfatter Dato Beskrivelse 0,1 Anne Danborg Oprettelse 0,2 AD Kommentarer fra implementeringskonsulent og lokal projektleder 0,3 AD Redigering efter kommentarer fra kommuners klyngeformænd 0,4 AD Opdelt i kommune og hospital samt et samlet dokument. Rewiew fra Projektledelseskonsulent MB. Rewiew kommuner 1.0 AD Final. 1.1 Hanne Hoff Jessen Få tilrettelser Final +dato AD Konkretiseringer på baggrund af en hændelsesanalyse.