Faxe Kommune Frederiksgade Haslev. Sendt pr. e-post. Statsforvaltningen har i dag skrevet således til Flemming

Transkript

1 Faxe Kommune Frederiksgade Haslev Sendt pr. e-post T i l s y n e t Statsforvaltningen har i dag skrevet således til Flemming Duus Mathiesen: Din henvendelse vedrørende Faxe Kommune Faxe Kommune har ved skrivelse af 7. marts 2014 fre m- sendt en fra dig af 16. februar 2014 til Statsfo r- valtningen. Statsforvaltningen har forstået din henvendelse som en klage over Faxe Kommunes behandling af din ansøgning af 17. december 2013 om aktindsigt i dels en vandløbssag, som du selv er part i, dels i Hegnsynet for Fax e kommune for så vidt angår Faxe Kommunes administration. Du har i en skrivelse af 10. marts 2014 til Statsforval t- ningen oplyst, at du ikke ønsker at klage over Hegnsynet, men at Faxe Kommunes generelle forvaltning har udført forvaltningshandlinger i r elation til forespørgsler m.v. uden at dette formelt set er sket under iagttagelse af de særlige regler for varetagelse af Hegnsynsopgaver. S t a t s f o r v a l t n i n g e n S t o r e t o r v A a b e n r a a J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : J E L O N I D I R E K T E T E L E F O N : T e l e f o n : E A N - N r t i l s y n e s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k E K S P E D I T I O N S - O G T E L E F O N T I D E R f i n d e s p å w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k / t i d e r Statsforvaltningen fører i medfør af kommunestyrelseslovens 47 tilsynet med kommunerne. Statsforvaltningen fører dog ikke tilsyn med myndigheder, der har en ti l- knytning til en kommune, hvis de har en selvstændig kompetence. Dette gælder blandt andet for hegnsynet. Det samme gælder den kommunale administrations sag s- behandling som sekretariat for sådanne selvstændige myndigheder. Statsforvaltningen kan derfor ikke behandle den del af din henvendelse, der angår hegnsynets virksomhed, herunder Faxe Kommunes administrations sagsbehandling som s e- kretariat for hegnsynet.

2 Sagsbehandling af aktindsigtsbegæring i vandløbss ag Den 17. december 2013 anmodede du Faxe Kommune om aktindsigt i følgende: For kalenderåret 2013 begæres aktindsigt omfattende ek s- terne og interne dokumenter vedrørende Faxe Kommunes b e- handling af følgende sager hvori jeg er part: - vandløbssagen rejst af Hr. Vagn Jensen - Hegnsynet for Faxe Kommune for så vidt angår Faxe Ko m- munes administration. Denne aktindsigtsbegæring omfatter specifikt følgende pe r- soners aktiviteter (skrivelser, interne/eksterne mails, instru k- tioner, eventuelle mødereferater elle r notater, herunder tel e- fonnotater m.v.): Borgmester Knud Erik Hansen, 1. viceborgmester og TMU Formand Rene Tuekær, Direktør Thomas Eriksen i dennes k a- pacitet af konstitueret kommunaldirektør og fagdirektør for Teknik og Miljø, Centerchef Marianne Spang Bech, sagsbehandler John Birkegaard, natur - og miljømedarbejder Charlotte Rosenblad Ralund, teknisk designer Bente Jørgensen samt hvad der foreligger af dokumenter fra Faxe Kommunes officielle mail adresse, kommunen@faxekommune.dk... Faxe Kommune har den 7. marts 2014 til Statsforvaltni n- gen og med kopi til dig fremsendt din e -mail af 16. februar 2014 samt dine begæringer om aktindsigt af 17. d e- cember 2013, 5. januar, 24. januar og 4. marts 2014 samt kopi af kommunens besvarelser i den anledning. Du har i af 16. februar 2014, der er rettet til kl a- gemyndigheden, anført, at behandlingen af din aktin d- sigtsbegæring af 17. december 2013 er fejlfyldt. Du opl y- ser blandt andet, at kommunen har anvendt forkert lovhjemmel, at der er sket en tilsidesættelse af offentli g- hedslovens sagsbehandlingsfrister, samt at kommunen ved behandlingen af din anmodning ikke har efterlevet god forvaltningsskik. Det fremgår af de medsendte bilag, at Faxe Kommune ved skrivelse af 30. december 2013, som svar på din anmo d- ning om aktindsigt af 17. december 2013, oplyser, at du i kommunens sags- og journalsystem er registreret som part i sag nr K vandløbssag rejst af Vagn Jensen. Det fremgår endvidere, at din anmodning om aktindsigt imødekommes fuldt ud, idet du får tilsendt sagens dokumenter, der til dato er journaliseret på de n- ne sag. S I D E 2

3 I en skrivelse af 5. februar 2014 skriver Faxe Kommune følgende til dig: Nærværende besvarelse vedrører alene vandløbssagen. Spørgsmålet om aktindsigt vedrørende hegnssynet besvares særskilt i et andet brev. Vandløbssagen, som er rejst af Vagn Jensen, og hvori du er part har sagsnr K Ved brev af 30. december 2013 modtog du en oversigt over sagens dokumenter, samt kopi af samtlige dokumenter, der er journaliseret på sagen. Efterfølgende har du oplyst, at du mener at der mangler d o- kumenter på sagen vedrørende din korrespondance med Rene Tuekær og borgmesteren, samt vedrørende sagens behan d- ling i Teknik- og Miljøudvalget og henviser til kommunens n o- tatpligt og journaliseringspligt. Vedrørende sagens behan d- ling i Teknik- og Miljøudvalget henvises til referat af Teknik - og Miljøudvalgets møde den 26. august 2013, som du fik fremsendt sammen med de øvrig e akter i sagen. Ud over ovenstående sag findes der i kommunen følgende s a- ger, som er relateret til denne sag og som vedrører ove n- nævnte personer: - Sag nr A Borgmesterens korrespondance vedrørende vandløbssagen - Sag nr K Centerchef Marianne Spang Bechs behandling at klage, til borgerrådgiveren over sagsbehandling at vandløbssagen - Sag nr K02-1-I3 Nabogruppen Møllevej Oversigt over dokumenter i sagerne, samt alle dokume n- ter fra de to førstnævnte sager vedlægges. Da du tidligere har fået aktindsigt i sag. nr K Nabogruppen Møllevej - fremsendt pr. 15.november vedlægges kun de dokumenter, der er journaliseret på sagen efter denne dato, (samt dokument, der ikke tidligere har v æ- ret journaliseret på denne sag) Disse dokumenter omfatter: Mail af 28. juni 2013 fra Flemming Duus Mathiesen til bor g- mester Knud Erik Hansen Dokumentoversigt i sag Nabogruppen Møllevej Haster Manglende dokumenter i aktindsigt s- begæring Der er ikke journaliseret yderligere dokumenter i kommunen med relation til vandløbssagen og ovenstående personers a k- tiviteter, og vi er ikke bekendt med, eller har grund til at tro, S I D E 3

4 at der findes øvrige dokumenter, som burde have været jou r- naliseret. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører efter kommunestyrelseslovens 48 tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder forskrifter der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Det er derfor ikke alle love, Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder. Statsforvaltningens kompetence omfatter heller ikke spørgsmål om hensigtsmæssigheden af den kommunale forvaltnings sagsbehandling, herunder ekspeditionsfejl og personalets optræden. Sådanne spørgsmål henhører u n- der borgmesteren og kommunalbestyrelsen i kommunen. Klager over, hvorvidt sagsbehandlingen er i overensste m- melse med god forvaltningsskik rettes til Folketingets Ombudsmand. Statsforvaltnings kompetence viger en dvidere i det omfang, hvor kommunens afgørelse kan påklages til anden administrativ myndighed, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 3. Vi modtager mange henvendelser fra borgere, som mener, at en kommune har brudt loven. Statsforvaltningen unde r- søger ikke alle disse henvendelser. Vi skal beslutte, om en henvendelse giver tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. Vi vurderer, om sagens oplysninger giver grund til at antage, at der er en vis sandsynlighed for en ulovlighed, som ikke er bagatelagtig. Dette følger af kommunestyrelseslovens 48a. Statsforvaltningens afvisning af sagen Statsforvaltningen har gennemgået de indsendte bilag og har besluttet ikke at rejse en tilsynssag. Da du efter det oplyste er part i den vandløbssag din ak t- indsigtsbegæring angår, skal behandlingen af din anmo d- ning ske i overensstemmelse med forvaltningslovens b e- stemmelser, herunder 16 om behandlingen af anmo d- ninger om aktindsigt og klageadgang. Faxe Kommune har ifølge det oplyste sendt dig kopi af a l- le de dokumenter i kommunen, som har relation til den vandløbssag og de personers aktiviteter i tilknytning til sagens behandling som du har anmodet om aktindsigt i. Uagtet din anmodning om aktindsigt i vandløbssagen den 17. december 2013 ikke som foreskrevet i dagælden de forvaltningslov 16, stk. 2, blev imødekommet inden 10 S I D E 4

5 dage finder Statsforvaltningen ikke, henset til at den p å- gældende periode indeholdt flere helligdage, at der er grundlag for at antage, at Faxe Kommune generelt ikke har kendskab til og administrerer i overensstemmelse med forvaltningslovens bestemmelser. Som oven nævnt fører Statsforvaltningen ikke tilsyn, i det omfang særlige klage- eller tilsynsmyndigheder kan tage stilling til den pågældende sag. Statsforvaltningen har ikke fundet grundlag for at undersøge, hvorvidt det er ti l- fældet for så vidt angår de sager du har anmodet om ak t- indsigt i vedrørende den omhandlende vandløbssag, idet din begæring om aktindsigt er imødekommet. Hvis du er af den opfattelse, at din anmodning om aktin d- sigt vedrørende vandløbssagen ikke er imødekommet fuldt ud skal vi henvise dig til, overfor Faxe Kommune, nærm e- re at redegøre for, hvilke konkrete dokumenter i hvilke sager du ikke har fået udleveret samt afvente kommunens svar og vejledning om evt. klageinstans inden du tager stilling til, hvorvidt der er grundlag for rette fornyet he n- vendelse til Statsforvaltningen. Statsforvaltningen har endvidere besluttet ikke at rejse en tilsynssag i relation til de øvrige forhold du har anmodet om at få undersøgt i relation til Faxe Kommunes forval t- ning, idet det ikke klart af dit brev fremgår, på hvilken måde du mener, at kommunen har handlet i strid med regler, som Statsforvaltningen påser, at ko mmuner overholder. Vi finder derfor ud fra de foreliggende oplysninger ikke grundlag for at foretage videre i sagen. Kopi af dette brev er sendt til Faxe Kommune til orient e- ring. Statsforvaltningen har efter persondatalovens 29 pligt til at orientere dig om, at der i sagen indgår elektronisk behandlede oplysninger om dig. Hvis du ønsker at vide mere om persondataloven, kan du læse en udførlig vejledning på Datatilsynets hjemmeside S I D E 5

6 Du kan også læse om retten til indsigt i oplysnin ger i persondataloven på Hvilket hermed meddeles. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Jeanette Løgstrup-Nielsen specialkonsulent S I D E 6