LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: Referat Dato: 21. april 2015

Transkript

1 LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: Referat Dato: 21. april 2015 Referent: Marianne T. Bak Mødenr.: 1/2015 Mødedato: Tirsdag den 21. april 2015, kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12 i Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 2. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol 2014 ved EY, Søren Peter Nielsen 3. Godkendelse og underskrift af regnskaber 2014 ved EY, Søren Peter Nielsen 4. Årsrapport vedr. intern overvågning Årsberetning Ændring af Finansiel strategi (negativ rente) 7. Kommunalbestyrelsens beslutning vedr. nye affaldsordninger 8. Direkte genbrug med Kirkens Korshær 9. Orientering om anlægsprojekter: Letbane, Fjernvarme og Fæstningskanalen 10. Ålebækken overløbsbassin, forureningsundersøgelse og bassinprojekt (lukket punkt) 11. Godkendelse af indkøbs- og udbudspolitik 12. Godkendelse af miljømål på Vand 13. Eventuelt NB: Efter aftale med formanden mødes bestyrelsen på Renseanlæg Ålebækken kl Deltagere: Peter Linde Formand pl@net.dialog.dk Henrik Brade Johansen Næstformand hrj@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com David Bo Søderberg Medlem ds1970@gmail.com Jakob Dahl Christiansen Medlem jakob@dahl-christiansen.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk Helle Blynning Medlem hbl@ltf.dk Jens Ulrik Madsen Medlem jens.ulrik.madsen@ndtih.com Jørn Gettermann Medlem joern@gettermann.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak (ref.) Økonomichef mtb@ltf.dk

2 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Referat fra mødet den 9. december 2014 bedes godkendt og underskrevet Referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2014 Der blev gjort opmærksom på en takst på side 4, der var forkert i dagsorden. Dette er efterfølgende rettet. Derudover blev der stillet spørgsmål til prisen på lån hos andre end Kommunekredit (uden kommunal garantistillelse). Dette spørgsmål er efterfølgende besvaret på en mail til bestyrelsen. Referatet blev med disse bemærkninger godkendt og underskrevet af Bestyrelsen. 2. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol ved EY Det indstilles, at godkende revisionsprotokol af 21. april Søren Peter Nielsen fra EY vil på mødet gennemgå revisionsprotokollat Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S af 21. april 2015 Søren P. Nielsen gennemgik revisionens arbejde og kunne oplyse, at de ganske få og mindre bemærkninger, som revisionen havde haft i protokollen fra december 2014, var blevet udbedret inden revision af årsregnskabet. Derudover blev risiko vurderingen gennemgået. Søren P Nielsen oplyste desuden, at EY var enig i den måde, regnskabet var aflagt på. Bestyrelsen godkendte og underskrev herefter revisionsprotokollen. Side 2

3 3. Godkendelse og underskrift af regnskaber 2014 ved EY Det indstilles, at godkende regnskaber for Søren Peter Nielsen fra EY vil på mødet gennemgå regnskab 2014 for selskaberne. Det er ledelsens vurdering, at regnskaberne viser et tilfredsstillende resultat. Til orientering er der som bilag vedlagt oversigt over budget og faktisk forbrug på FADO (faktiske driftsomkostninger i prisloftet) og samlede driftsomkostninger 2014 for alle selskaber. Figurerne viser som forventeligt et tilfredsstillende resultat for I alle selskaber er driftsbudgettet overholdt, og i prisloftsselskaberne Vand og Spildevand er de udmeldte prislofter for driften ligeledes overholdt. Dette er i overensstemmelse med, hvad budgetopfølgningen i løbet af året har vist Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding Årsrapport Lyngby-Taarbæk Forsyning Årsrapport Lyngby-Taarbæk Vand Årsrapport Lyngby-Taarbæk Spildevand Årsrapport Lyngby-Taarbæk Affald Årsrapport Figur budget faktiske forbrug 2014 Søren P. Nielsen gennemgik kort koncernens resultater. Derudover forklarede Søren P. Nielsen om forbeholdet omkring de skattemæssige indgangsværdier, der gør sig gældende på tilsvarende vis for et stort antal vandselskaber i Danmark. Søren P. Nielsen gennemgik desuden kort prislofterne for Vand og Spildevand. I begge selskaber ligger vi pænt under prisloftet til driftsomkostninger og driver dermed en effektiv virksomhed i forhold til Forsyningssekretariatets model. Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskaberne. 4. Årsrapport om intern overvågning 2014 I henhold til reglerne om intern overvågning skal der en gang årligt udarbejdes en årsrapport om LTF s interne overvågning. Årsrapporten forelægges til orientering. Side 3

4 4.1. Årsrapport om Intern overvågning 2014 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S og Mølleåværket A/S af Per Plannthin orienterede kort om LTF s interne overvågningsprogram. Bestyrelsen tog årsberetningen til efterretning. 5. Årsberetning 2014 Som bilag er vedhæftet udkast til årsberetning for Beretningen bliver trykt og lægges desuden på LTF s hjemmeside Årsberetning 2014 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S og Mølleåværket A/S Per Plannthin gennemgik udvalgte dele af årsberetningen. Det blev oplyst, at ledelsen har meget fokus på at reducere driftsomkostningerne, hvilket var lykkedes, i det der er faldende driftsomkostninger i alle selskaber. Derudover har der været fokus på at reducere spildprocenten på vand. Den er faldet fra 9,85% i 2011 til 8,0% i Bestyrelsen tog årsberetningen til efterretning. 6. Ændring af finansiel strategi [Afsnit udeladt] 7. Kommunalbestyrelsens beslutning vedr. nye affaldsordninger. (KMB marts 2015) Der henvises til notat om udvikling af affaldsområdet af Side 4

5 7.1. Notat om udvikling på affaldsområdet af Ellen Langfrits gennemgik kort status vedrørende affaldsordninger. Der skal gennemføres nyt udbud af ordningerne. Implementering vil kunne gå i gang i april Desuden oplyste Ellen Langfrits om, at der nu indføres en SMS service på Affald, hvor man kan få besked, når der skal tømmes dagrenovation, storskrald og haveaffald. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Direkte genbrug på Genbrugspladsen Der henvises til notat om aftale med Kirkens Korshær om at afhænde effekter til direkte genbrug på genbrugspladsen af Notat om aftale med Kirkens Korshær om at afhænde effekter til direkte genbrug på genbrugspladsen af Ellen Langfrits gennemgik kort notatet og fortalte om samarbejdet med Kirkens Korshær. 9. Orientering om anlægsprojekter Letbanen Der henvises til notat om Letbanen af Notat om Letbanen af Fjernvarmen Side 5

6 I forbindelse med, at I/S Vestforbrænding lægger fjernvarmerør i kommunen, kan der være behov for omlægning af vand- og afløbsledninger. Vandledninger lægges, så de ligger dybere end fjernvarmeledningerne. LTF afholder kun de ekstraomkostninger, der er i forbindelse med arbejder, som ikke er nødvendige af hensyn til fjernvarmerørene, men som er fornuftige at få udført, når der alligevel graves. Der har ikke været udført omlægninger af vandledninger i For afløbsledninger er der ikke udført omlægninger endnu. Et forslag om at lægge fjernvarmerør i Stades Krog og Lyngby Kirkestræde blev forkastet, da det ville betyde, at afløbsledningerne kom til at ligge dybere end fjernvarmerørene pga. de trange pladsforhold. Fæstningskanalen Der henvises til notat om status for Fæstningskanalen af Notat om status for Fæstningskanalen af Ellen Langfrits gennemgik kort status for Letbanen, Fjernvarmen og Fæstninskanalen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Ålebækken overløbsbassin, forureningsundersøgelse og bassinprojekt (lukket punkt) [Afsnit udeladt] 11. Godkendelse af indkøbs- og udbudspolitik Det indstilles, at godkende indkøbs- og udbudspolitik Side 6

7 LTF har udarbejdet en indkøbs- og udbudspolitik, som skal være med til at sikre at opgaverne løses bedst og billigst. Med forsyningssikkerheden i fokus, betyder det bl.a., at der skal sikres optimal konkurrence, tilstrækkelig kvalitet og service, hensyn til bæredygtighed og samfundsansvar samt, at der tænkes udviklingsorienteret. Politikken skal udmøntes i en indkøbs- og udbudsstrategi, hvor den praktiske operationalisering beskrives. I strategien fastlægges hvilke tiltag, der prioriteres i de kommende år med henblik på at føre indkøbs- og udbudspolitikken ud i livet Indkøbs- og udbudspolitik for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S og Mølleåværket A/S Ellen Langfrits fortalte kort om politikken. Det er ledelsens beskrivelse af, hvordan LTF s medarbejdere køber ind og gennemfører udbud. Bestyrelsen godkendte politikken. 12. Godkendelse af miljømål på Vand Det indstilles, at godkende miljømål på Vand. På baggrund af Lyngby-Taarbæk og Gentofte kommuners Indsatsplan for grundvandsbeskyttelse, som forventes at blive vedtaget i efteråret 2015, pålægges Lyngby-Taarbæk Vand at udføre en række nye prøveboringer samt foretage målinger som led i overvågningen af grundvandet. Prøveboringerne har alene til formål at få udtaget prøver til analyser og kan forventes sløjfet, når dette formål ikke længere er aktuelt. Boringerne kan ikke anvendes til vandindvinding. Der skal foretages analyser for pesticider, MTBE, klorerede stoffer og klorid. For Lyngby-Taarbæk Vands kildepladser skal der foretages 3 nye prøveboringer samt udføres 11 årlige analyser, og omkostningerne hertil anslås til kr. for Herefter vil de årlige omkostninger til analyser være på omkring kr. pr. år. På denne baggrund søges der om et miljømål til omkostninger til de nye prøveboringer og driftsomkostninger til analyser. Ellen Langfrits gennemgik kort målene. Bestyrelsen godkendte miljømålene for Vand. Side 7

8 13. Eventuelt Det blev drøftet, hvordan man får øget kendskabet til forsyningen. Per Plannthin oplyste, at det allerede er et fokusområde, og at der netop er ansat en kommunikationsmedarbejder til at arbejde fokuseret med området. Det var et ønske, at det kommende forbruger-valg afvikles så smidigt som muligt og med størst mulig kommunikation. Det blev oplyst, at der løbende gennemføres kundeundersøgelser i Danva-regi. Disse viser, at kundernes kenskab til LTF og prisen på eksempelvis en m 3 vand er begrænset. Til slut viste Per Plannthin modeller for en tilbygning til Mølleåværket som erstatning for de nuværende pavilloner, hvor der kun er givet midlertidig tilladelse til den nuværende placering. Side 8