KL Weidekampsgade København S. Sendt til:

Transkript

1 KL Weidekampsgade København S Sendt til: kl@kl.dk 24. april 2015 Vedrørende offentlige myndigheders kommunikation med borgerne via sms Datatilsynet Borgergade 28, København K CVR-nr Telefon Fax dt@datatilsynet.dk 1. Datatilsynet afgav i september 2010 en generel udtalelse om offentlige myndigheders kommunikation med borgerne via sms. Udtalelsen, som er tilgængelig på tilsynets hjemmeside, indeholdt de retningslinjer, som for en 5- årig periode ville blive lagt til grund i tilsynets administration af persondatalovens sikkerhedskrav i forhold til brug af sms i den offentlige sektor. Retningslinjerne kan ses her: J.nr Sagsbehandler Anders Petersen Direkte Datatilsynet har nu taget sagen op igen med henblik på at vurdere, om retningslinjerne skal videreføres. Efter anmodning fra Datatilsynet er Digitaliseringsstyrelsen kommet med en udtalelse vedrørende NemSMS-løsningen. En kopi af Digitaliseringsstyrelsens brev af 17. marts 2015 vedlægges til orientering. Datatilsynet skal hermed anmode KL om en udtalelse vedrørende KL s erfaringer med kommunernes kommunikation med borgerne via sms. Tilsynet anmoder navnlig om at få følgende oplyst: 1. Hvilke løsninger kommunerne benytter ved kommunikation med borgerne via sms. 2. Hvordan de løsninger, som kommunerne anvender, sikrer, at de mobiltelefonnumre, der sendes beskeder til, er rigtige. 3. Om sms er med fortrolige personoplysninger alene sendes til borgere, der forinden har givet samtykke hertil. 4. Om brug af sms er begrænset til aftalepåmindelser og servicebeskeder, ikke til sagsbehandling (f.eks. partshøring og indhentning af oplysninger i sager) 5. I hvilket omfang der anvendes autogenerede beskeder. Datatilsynet skal anmode om at modtage KL s udtalelse senest den 18. maj 2015.

2 2 Datatilsynet skal for god ordens skyld bemærkes, at Datatilsynet forventer at offentliggøre dette brev på tilsynets hjemmeside, idet myndigheder og andre, der måtte have bemærkninger vedrørende problemstillingen, ligeledes er velkomne til at fremsende bemærkninger inden svarfristen den 18. maj Med venlig hilsen Lena Andersen Kontorchef Bilag: Kopi af Digitaliseringsstyrelsens brev af 17. marts 2015.

3 Notat 16. marts 2015 CSS/SARYB Svar til Datatilsyn Digitaliseringsstyrelsen er af Datatilsynet blevet bedt om at svare på nedenstående spørgsmål med henblik på opfølgning af om de af Datatilsynet givne regler efterleves. 1) En beskrivelse af, hvilke elementer NemSMS-løsningen indeholder til sikring af, at de mobiltelefonnumre, der sendes sms er til, er rigtige. Ved tilmelding til NemSMS, angives et mobilnummer, såfremt mobilnummer ikke allerede er opgivet i forbindelse med advisering om Digital Post. Umiddelbart efter angivelse eller ændring af mobilnummeret udsendes en SMS til nummeret med besked om at nummeret skal bekræftes, før det kan anvendes i forbindelse med NemSMS beskeder. Bekræftelse af mobilnummeret kan ske på 3 måder: 1. Besvarelse af sms med kontrolcifre Med henblik på at højne sikkerheden besvares bekræftelsessms en med de sidste 4 cifre af borgerens CPR-nummer. 2. Link i SMS. Borgere der anvender smartphones, kan bruge et link i bekræftelses-sms en, og her indtaste de 4 sidste cifre i deres CPR-nummer. 3. Log på e-boks eller Digital Post. Borgeren vil blive promptet for at bekræfte mobilnummeret når der logges på Digital Post. Borgeren har 3 forsøg til at bekræfte. Herefter skal der udsendes en ny bekræftelses-sms. Mobilnumre skal være bekræftet, før der kan sendes meddelelser til nummeret. Ved ændring af mobilnummeret skal det nye nummer bekræftes. 2) Eventuel tilgængelig information om i hvilket omfang mobiltelefonnumrene i NemSMS-løsningen rent faktisk bliver ajourført i forhold til f.eks. borgere, der ikke længere benytter et tilmeldt telefonnummer. Når et mobilnummer er angivet og bekræftet på en brugerprofil i Digital Postløsningen, vil myndighederne kunne sende NemSMS beskeder til borgeren.

4 Side 2 af 3 Det påhviler borgeren at holde sine brugeroplysninger, herunder mobilnummer, opdateret, men for at forhindre at NemSMS beskeder havner hos forkerte modtagere, er der i løsningen indbygget en række kvalitetssikringsfunktioner. Periodevis Gen-bekræftelse / Datavask Løsningen indeholder en status på den enkelte mobilnummer-registrering, som angiver om nummeret er bekræftet, etc. Denne status kan ændres, så den skal genbekræftes af borgeren. Myndighederne vil fortsat kunne sende meddelelser, men borgeren vil ved pålogning blive promptet med besked om at genbekræfte sit mobilnummer. Kontrol mod aktivliste Der er flere private virksomheder der udbyder såkaldte aktivlister, indeholdende mobilnumre der er registreret som værende aktive. Listerne kan benyttes til kontrol af et mobilnummer i forbindelse med angivelse/redigering af et mobilnummer i en løsning. Listen kan alene udtale sig om hvorvidt nummeret er aktivt eller ej. Aktivlisterne indeholder ikke hemmelige telefonnumre, og skift af telefonnummer i erhverv er typisk noget, der ikke reflekteres i aktivlisterne (nummeret overføres fra en medarbejder til en anden, uden at blive de-aktiveret). Digitaliseringsstyrelsen har indgået aftale med virksomheden Computopic om levering af aktivliste til Digital Post-løsningen ugentligt. Aktivlisten giver mulighed for at kontrollere hvorvidt et angivet nummer er på aktivlisten i forbindelse med angivelse i løsningen. Såfremt det ikke er på aktivlisten, vil borgeren ikke være afskåret fra at benytte nummeret, men nummeret kan kun vedligeholdes af brugeren selv. Det kunne f.eks. være et hemmeligt nummer. I forbindelse med den ugentlige opdatering af aktivlisten, kan de registrerede mobilnumre, der ikke er markeret til manuel vedligeholdelse af borger, kontrolleres. Numre der ikke længere befinder sig på aktivlisten sættes inaktiv. Tilsvarende vil de registrerede mobilnumre der ér markeret til manuel vedligeholdelse af borger, blive kontrolleret og såfremt de er indeholdt i aktivlisten vil vedligeholdelsesstatus blive ændret fra manuel til automatisk. På denne måde kan det bedst muligt sikres at der ikke sendes meddelelser til forkert mobilnummer (eller rettere forkert modtager). Der er dog en række forhold som ikke kan håndteres af vedligeholdelsesproceduren: Erhvervsnumre virksomheder har typisk en pulje af numre som er konstant aktive, men skifter mellem medarbejdere, og disse medarbejdere anvender numrene til private formål som f.eks. NemSMS. Hemmelige numre, som ikke fremgår af aktivlisten. Skjulte overførsler af numre mellem private eksempelvis indenfor familien.

5 Side 3 af 3 3) Oplysninger om udbredelse af løsningen, hvor mange myndigheder og borgere anvender denne, hvor mange beskeder sendes der via løsningen og lignende. På landsplan var der 23,7 % tilmeldt NemSMS (hermed ikke nødvendigvis bekræftet deres mobilnummer) i uge Af bilag 1 fremgår den procentvise tilmelding fordelt på bla. region og kommuner, alder mm. Antallet af sendte beskeder de seneste 3 måneder ses i nedenstående tabel. Periode Dec-2014 Jan-2015 Feb-2015 Antal - Nem SMS (DKAL) Såfremt Datatilsynet ønsker yderligere information kan Sara Rybøl fra Digitaliseringsstyrelsen kontaktes: saryb@digst.dk tlf

6 LevPeriode Alder (Alle) Andel af personer NS region kommune Ikke tilmeldt NS Tilmeldt NS 84 Region Hovedstaden 101 København 73,8% 26,2% 147 Frederiksberg 75,0% 25,0% 151 Ballerup 75,4% 24,6% 153 Brøndby 78,4% 21,6% 155 Dragør 76,4% 23,6% 157 Gentofte 77,9% 22,1% 159 Gladsaxe 75,9% 24,1% 161 Glostrup 76,7% 23,3% 163 Herlev 76,1% 23,9% 165 Albertslund 76,3% 23,7% 167 Hvidovre 75,1% 24,9% 175 Rødovre 76,5% 23,5% 183 Ishøj 76,7% 23,3% 185 Tårnby 76,0% 24,0% 187 Vallensbæk 74,0% 26,0% 190 Furesø 75,5% 24,5% 201 Allerød 74,5% 25,5% 210 Fredensborg 73,8% 26,2% 217 Helsingør 74,9% 25,1% 219 Hillerød 75,7% 24,3% 223 Hørsholm 77,3% 22,7% 230 Rudersdal 77,5% 22,5% 240 Egedal 74,5% 25,5% 250 Frederikssund 75,8% 24,2% 260 Halsnæs 76,7% 23,3% 270 Gribskov 75,9% 24,1% 400 Bornholm 73,6% 26,4% 169 Høje-Taastrup 77,2% 22,8% 173 Lyngby-Taarbæk 76,7% 23,3% 84 Region Hovedstaden Total 75,2% 24,8% 85 Region Sjælland 350 Lejre 75,3% 24,7% 360 Lolland 76,0% 24,0% 370 Næstved 73,0% 27,0% 253 Greve 74,0% 26,0% 259 Køge 76,2% 23,8% 265 Roskilde 75,2% 24,8% 269 Solrød 75,1% 24,9% 306 Odsherred 76,8% 23,2% 316 Holbæk 75,5% 24,5% 320 Faxe 76,8% 23,2% 326 Kalundborg 74,0% 26,0% 329 Ringsted 75,5% 24,5% 330 Slagelse 74,1% 25,9% 336 Stevns 75,9% 24,1% 340 Sorø 69,5% 30,5% 376 Guldborgsund 75,2% 24,8% 390 Vordingborg 75,5% 24,5% 85 Region Sjælland Total 74,9% 25,1% 83 Region Syddanmark 410 Middelfart 77,2% 22,8% 420 Assens 77,8% 22,2% 430 Faaborg-Midtfyn 78,5% 21,5% 440 Kerteminde 77,7% 22,3% 450 Nyborg 77,6% 22,4% 461 Odense 73,5% 26,5%

7 83 Region Syddanmark 479 Svendborg 79,3% 20,7% 480 Nordfyns 77,3% 22,7% 482 Langeland 82,0% 18,0% 492 Ærø 79,8% 20,2% 510 Haderslev 78,0% 22,0% 530 Billund 79,6% 20,4% 540 Sønderborg 77,2% 22,8% 550 Tønder 79,5% 20,5% 561 Esbjerg 77,6% 22,4% 563 Fanø 75,5% 24,5% 573 Varde 79,6% 20,4% 575 Vejen 79,8% 20,2% 580 Aabenraa 78,3% 21,7% 607 Fredericia 76,6% 23,4% 621 Kolding 78,2% 21,8% 630 Vejle 79,0% 21,0% 83 Region Syddanmark Total 77,5% 22,5% 82 Region Midtjylland 615 Horsens 78,1% 21,9% 657 Herning 77,8% 22,2% 661 Holstebro 78,0% 22,0% 665 Lemvig 78,7% 21,3% 671 Struer 78,7% 21,3% 706 Syddjurs 77,3% 22,7% 710 Favrskov 76,6% 23,4% 727 Odder 75,4% 24,6% 730 Randers 77,5% 22,5% 740 Silkeborg 76,7% 23,3% 741 Samsø 81,8% 18,2% 746 Skanderborg 75,1% 24,9% 756 Ikast-Brande 80,3% 19,7% 760 Ringkøbing-Skjern 79,9% 20,1% 766 Hedensted 79,5% 20,5% 779 Skive 79,8% 20,2% 791 Viborg 78,0% 22,0% 707 Norddjurs 79,1% 20,9% 751 Aarhus 75,5% 24,5% 82 Region Midtjylland Total 77,3% 22,7% 81 Region Nordjylland 773 Morsø 79,9% 20,1% 787 Thisted 79,5% 20,5% 810 Brønderslev 78,1% 21,9% 813 Frederikshavn 74,9% 25,1% 820 Vesthimmerlands 80,3% 19,7% 825 Læsø 76,9% 23,1% 840 Rebild 78,1% 21,9% 846 Mariagerfjord 79,0% 21,0% 860 Hjørring 78,0% 22,0% 849 Jammerbugt 78,1% 21,9% 851 Aalborg 74,4% 25,6% 81 Region Nordjylland Total 76,8% 23,2% Hovedtotal 76,3% 23,7%