Vejledning i Travel-X (Bruger)

Transkript

1 Vejledning i Travel-X (Bruger) 1. Åben via skolens intranet, klik på IT-SERVICES og derefter på Travel-X (rejseafregning) Eller åbn Microsoft internet Explorer og skriv adressen Side 1 af 20 sider

2 I feltet Account ID: skriv aarhustech I feltet User ID: skriv dine initialer I feltet User password: skriv dine initialer *Du skal ændre dit password 1. gang du logger ind i Travel-X. (se punkt 13 i denne vejledning). Side 2 af 20 sider

3 Hvis visningen af siden bliver blokeret, klik på OK og klik derefter på meddelelsen og vælg Tillad altid pop op-vinduer fra dette websted., klik Ja og derefter Forsøg igen. Travel-X åbner nu i et nyt vindue. Side 3 af 20 sider

4 2. En ny rejseafregning oprettes ved at klikke på Mine afregninger under Ny. Husk, at Rejseår er korrekt. Side 4 af 20 sider

5 3. Udfyld: * Afregnes med: Dagpenge, kørsel, div. Udlæg etc. * Rejsetype: Vælg Indenlandsk eller Udenlandsk * Rejsestart: Vælg dato * Rejseslut: Vælg dato * Rejsens formål: (evt. møde, kursus, konsulentbesøg etc.) De forskellige valgmuligheder kan findes ved at bruge dropdown-menuerne. Klik på Ny række Dimensionerne formål og ansvar SKAL udfyldes, evt. projekt udfyldes * Formål Klik Opdater * Ansvar Klik Opdater * Projekt Klik Opdater Man kan søge efter valgmuligheder ved at markere feltet under kode under f.eks. Ansvar, og derefter klikke på Søg dimensioner. Der vil komme en boks med valgmulighederne frem, ved at klikke på den ønskede valgmulighed bliver den overført til rejseafregningen. Når dimensionerne er udfyldte klikkes på Opdater og Næste Side 5 af 20 sider

6 4. Hver gang du opretter en rejseafregning får den et nyt nummer Der er 3 muligheder for at indtaste rejsedata. Klik på et af felterne. Rejsens ophold/tillæg: Bruges ved afregning af timedagpenge (se punkt 5) Udgifter: Bruges ved afregning af udgifter (Hotel, bro, taxi etc.) (se punkt 6) Kørsel: Hvis du har haft kørsel i egen bil (se punkt 7) Side 6 af 20 sider

7 5. Rejsens ophold/tillæg Klik på: * Rejsens ophold/tillæg * Ny række og udfyld felterne I felterne Morgenmad, Frokost og Aftensmad skal der skrives, hvor mange gange man har fået betalt kosten på rejsen. Klik derefter på Opdater/Gem. Hvis ikke alle relevante felter er udfyldte, vil de blive markeret med rødt. Herefter er det under Tillæg muligt, at se det udregnede timedagpenge beløb. Side 7 af 20 sider

8 6. Udgifter Klik på: * Udgifter * Ny række og udfyld felterne Klik på dropdown-menuerne i enkelte felter for at få evt. valgmuligheder frem. HUSK, at udfylde feltet beskrivelse. Har du taxa udgift skrives hvor du er kørt fra og til. Hvis man har flere udgifter, kan man klikke på Ny række igen. Klik derefter på Opdater/Gem. Hvis ikke alle relevante felter er udfyldte, vil de blive markeret med rødt. Side 8 af 20 sider

9 7. Togbilletter / Flybilletter købt ved VIA TRAVEL Hvis du har bestilt tog- eller flybillet ved Via Travel, skal disse afregnes på følgende måde: Klik på: * Udgifter * Ny række og udfyld felterne Her vælges Firmabetalt Klik derefter på Opdater/Gem. Hvis ikke alle relevante felter er udfyldte, vil de blive markeret med rødt. Side 9 af 20 sider

10 8. Kørsel Klik på: * Kørsel * Ny række og udfyld felterne. HUSK, at udfylde felterne med den fulde adresse Kørsel fra Kørsel til Bemærkninger. ex. Halmstadgade 6, 8200 Århus N ex. Hasselager Alle 2, 8260 Viby J - retur ex. møde, kursus etc. Klik derefter på Opdater/Gem. Hvis ikke alle relevante felter er udfyldte, vil de blive markeret med rødt. Hvis du laver månedsafregning af kørsel, opretter du en rejseafregning hvor du sætter Rejsestart Rejseslut Du kan gemme denne og løbende gå ind og påføre dine rejser for den aktuelle mdr. Når måneden er slut, klarmelder du den. Hvis du kører retur til startadressen, kan du tilføje retur i dette felt, i stedet for at tilføje ny række Side 10 af 20 sider

11 9. Bilag / Dokumentation Klik på Elektroniske bilag for at uploade og vedhæfte relevant dokumentation (f.eks. udlægs bon er, tog- og flybilletter, taxi, bon er etc.) til rejseafregningen. Klik derefter på Upload nye bilag. Side 11 af 20 sider

12 En dialogboks åbner. For at finde den fil, som man ønsker at vedhæfte i rejseafregningen, skal man klikke på gennemse. Når man har fundet filen kan man i beskrivelse skrive en kort beskrivelse af filen. Derefter skal man klikke på Upload. Man kan kun vedhæfte en fil af gangen, men man kan godt vedhæfte flere filer til hver rejseafregning. Der kan uploades filer i formaterne.pdf,.doc,.docx og.html. Hver fil må have en maksimal størrelse på 1mb. Side 12 af 20 sider

13 Når filen er upload et med succes, får man nedenstående meddelelse, klik OK Når alle bilag er upload et klikkes på Luk. Ved at klikke på Elektronisk bilag opdateres skærmbilledet, og man vil kunne se de(t) uploadede bilag. Sæt et hak ud for de(t) bilag, som man ønsker at vedhæfte i rejseafregningen. Side 13 af 20 sider

14 Hvis man ikke har mulighed for at scanne sine bilag ind og vedhæfte dem elektronisk kan du gøre følgende. Klik på Dokumentation og vælg Rejseafregning og udskriv denne side. Denne siden sendes sammen med bilagene med intern post til kassen i Halmstadgade. Side 14 af 20 sider

15 10. Klik på Beregn afregning Beløbet i PRA afregnes med DKK vil blive udbetalt til dig via din NEM-konto (din lønkonto). Er beløbet (-) skal du tilbagebetale beløbet (kunne evt. være i de tilfælde hvor der er blevet udbetalt et forskud). Klik på Gem/Luk for at afslutte oprettelsen af rejseafregningen. Side 15 af 20 sider

16 11. Udfyld feltet Rejse til hvis det er tomt. Rejseafregningen kan nu klarmeldes, dette gøres ved at sætte et flueben i Klarmeld. Outlook vil nu automatisk generere en til din chef. Hvis du har en besked til din chef som han skal være opmærksom skrives det i mailen, klik derefter på SEND. Din rejseafregning ligger nu i Klarmeldte, Side 16 af 20 sider

17 12. Forskud Ønskes der forskud vælges Mine rejseplaner Side 17 af 20 sider

18 Udfyld: * Afregnes med: * Rejsetype: * Rejsens formål: Klik på Ny række Dimensionerne formål og ansvar SKAL udfyldes, evt. projekt udfyldes * Formål Klik Opdater * Ansvar Klik Opdater * Projekt Klik Opdater Man kan søge efter valgmuligheder ved at markere feltet under kode under f.eks. Ansvar, og derefter klikke på Søg dimensioner. Der vil komme en boks med valgmulighederne frem, ved at klikke på den ønskede valgmulighed bliver den overført til rejseafregningen. Når dimensionerne er udfyldte klikkes på Opdater og Næste Klik på Ønskede forskud og Ny række og udfyld linien. Klik derefter på Opdater/Gem. Hvis ikke alle relevante felter er udfyldte, vil de blive markeret med rødt. Når alt er udfyldt klik Gem/Luk. Nu skal du klarmelde forskuddet ved at klikke i Klarmeld. Nu bliver dit forskud automatisk sendt til godkendelse hos din chef. Side 18 af 20 sider

19 13. Tips og tricks Stamdata: I stamdata kan man både ændre Password og tilføje f.eks. Bilnummer. Husk at klikke på Gem. Stamdata finder man under Navn (f.eks. Pia Rasmussen) og Stamdata. Side 19 af 20 sider

20 Slet linie: Det er altid muligt at slette en linie. Denne slettes ved at markerer linien (tryk helt til venstre i det lyseblå felt). Tryk derefter på Slet markerede række og klik OK i den dialogboks, som kommer frem. Status på rejseafregning: Når rejseafregning ligger i Klarmeldte, så mangler din nærmeste leder eller chef at godkende din rejseafregning. Når rejseafregning ligger i Godkendte, så er rejseafregning klar til at blive behandlet af Hovedkassen. Når rejseafregningen ligger i Eksporterede, så er rejseafregning under behandling af Hovedkassen. Når rejseafregning ligger i Bogførte, så er rejseafregningen færdig behandlet af Hovedkassen, og den vil blive udbetalt til din Nemkonto (din lønkonto) i løbet af 2-5 dage. Side 20 af 20 sider