VEJLEDNING REGISTRERING AF ANKOMSTTIDER (TRANSPORT & LOGISTIK, INF119) SÆROMDELINGS- OG UDSKYDELSESREGLER

Transkript

1 VEJLEDNING I REGISTRERING AF ANKOMSTTIDER (TRANSPORT & LOGISTIK, INF119) OG SÆROMDELINGS- OG UDSKYDELSESREGLER 1

2 1. Formål Med henblik på at kunne foretage korrekt afregning af ventepenge i forbindelse med forsinkelser og eventuelle særomdelinger er følgende retningslinjer udarbejdet. 2. Distributørregistrering af ankomsttid (INF119) I Transport & Logistik vælges Infosystem ; ABO Leverancer : Registrering Af ankomsttid / Historik er tilgængelig til den 10. november Distributøren skal den pågældende distributionsdag inden kl. 10:00 registrere og dermed gøre krav på ventepenge i indtastningsbilledet: Er der farvemarkeret i kolonnerne Skan. eller GPS vil der automatisk blive behandlet ventepengekrav: Kolonnerne er under udfasning, da alle distributører har egen kørsel ultimo november. 2

3 I skærmbilledets højre side vises hvilke produkter der er på de enkelte opgaver/ruter: Beskrivelse af de enkelte kolonner i indtastningsbilledet: Lev nr Leverance (1 2 3) Levkrav Leveringskrav før ventepengeudbetaling Læs Læsnummer Opgave Opgavenummer INFO Afg.Tid Afgangstid fra udleveringsplanen Forv. Ank. Den forventede/beregnede ankomsttid ud fra afgangstiden i INFO Ankomst Tider Fakt. Her tastes distributørens ventepengekrav Ankomst Tider Udsk. Hvis der er udskudt produkt på læsset taster distributøren ankomsttiden for de(t) udskudte produkter Ankomst Tider Skan. De skannede tider overføres automatisk hertil. Senest på distributionsdagen kl. 10:00 skal skannertiderne indlæses (er under udfasning) Ankomst Tider GPS GPS-tider, for de læs, hvor der er Lommy (produktnavn på GPS) på vognen (er under udfasning) Distributør Bemærkning Her noteres eventuelle bemærkninger, fx hvilke(t) produkt(er) der er udskudt eller pudsige hændelser i løbet af natten der skal indgå i behandlingen af ventepengekravet Godkend Tid Her noteres den tid BK godkender (der indtastes kun hvis et af felterne i Ankomst Tider er farvemarkeret (leveringskravet er overskredet)) BK Bemærkning Kan kun anvendes af BK-brugere, mens distributørbrugere kan se feltet. Feltet benyttes til bemærkninger, fx hvis Bladkompagniet ikke kan godkende et ventepengekrav. Der vil i givet fald være oplysning om årsag til afvisningen. Prod Produktnummer Produkttitel Produktets navn 3

4 Distributørerne kan se om et ventepengekrav er godkendt/afvist: Mandag mandag, kl. 14:00 Tirsdag tirsdag, kl. 14:00 Onsdag onsdag, kl. 14:00 Torsdag torsdag, kl. 14:00 Fredag fredag, kl. 14:00 Lørdag og søndag mandag, kl. 14:00 Distributørerne informeres via mail på dage, hvor distributionsafviklingen har været kaotisk og ovenstående frister ikke kan overholdes. Hvis en bruger taster en tid der overskrider de 45/60 minutter, vil brugeren få en fejl-meddelelse "Du har tastet mere end 45/60 minutter Er du sikker? Hvis ja skriv hvorfor i feltet Distributør Bemærkning : Distributør-brugere kan kun opdatere i billedet indtil kl. 10:00, hvis distributøren ikke får tastet skal Backoffice kontaktes via mail: back-office@bladkompagniet.dk 3. Registrering af ankomsttider Egen fødevognskørsel Distributøren registrerer eventuelle ventepengekrav i INF119. Det er distributørens ansvar at kravet gøres gældende overfor BK. BK s godkendelse tager udgangspunkt i eventuelle forsinkelser fra trykkerierne, der kan aflæses i udleveringsplanen. Distributører der har overtaget fødevognskørslen skal ikke skanne ankomsttider. Eksempel på registrering af ventepengekrav for distributører med fødevognskørsel: 4

5 Opgave Læs 126 med POL er forsinket fra trykkeriet med 00:05 timer. Forventet/beregnet ankomsttid ankomsttid er 00:50. Distributøren kan dermed gøre krav på ventepenge. Kravet noteres i kolonnen Ankomst Tider, Fakt. Særlige forhold Ovenstående beregning af forventet ankomsttid kan fraviges, hvis forsinkelsen påviseligt er forårsaget af forhold, som ligger helt uden for vognmandens indflydelse, fx usædvanlige trafik- og/eller vejrforhold eller særlige omstændigheder omkring aviserne (f.eks. flere dele eller ekstraordinært tykke). Distributøren skal i tilfælde af sådanne afvigelser tydeligt gøre Backoffice opmærksom på, hvorfor tiden fraviges ved at notere det i Distributør Bemærkning, eventuelt suppleret med en mail. 4. Skanning og GPS (benyttes ikke af distributører med egen kørsel) Det er vigtigt at vognmanden og distributøren (medarbejdere der modtager aviserne) sammen foretager skanning ved ankomst. Den skannede tid benyttes til at afstemme distributørens krav til ventepenge. Bladkompagniet er i gang med at indføre GPS til registrering af de enkelte vognes afgangs- og ankomsttider. De skannede tider og GPS-tiderne, benyttes til at sandsynliggøre distributørernes ventepengekrav. Er der GPS-tid på et givent læs, er det GPS-tiden der er afgørende for, hvorvidt et ventepengekrav imødekommes. Er der ikke GPS-tid anvendes den skannede tid. GPS-tiden er styret via satelit og der er tillagt 1 minut til at chaufføren kan komme ud af bilen og påbegynde aflæsningen og skanningen. Skanningen foretages på de køresedler som vognmanden har med. Der må ikke skannes efter aflæsning er påbegyndt. Der må ikke skannes efter vognmanden er kørt. Er der ikke skannet eller registreret en GPS-tid afvises kravet om ventepenge helt eller delvist. Der beregnes en køretid på grundlag af dagens kørselsmønster m.v. Skannerne vinder tid i nogle tilfælde op til 3 min. pr. uge. Hyppig synkronisering med PC-Klok er derfor nødvendig. Kan der mod forventning ikke skannes, fx hvis skanneren ikke virker eller vognmanden ikke har køresedler med, noteres det i kolonnen Distributør Bemærkning. Rapporteringer m.v. kan ske til mail-adressen: back-office@bladkompagniet.dk, hvis Transport & Logistik ikke er tilgængeligt. 5

6 Skannertiden er altid i hele minutter. Sekunder udelades/der rundes ned (Eksempel: 01:45:00 01:45:59 = 01:45). 5. Etablering af særomdeling Distributøren følger de enkelte læs afskrivninger i INFO. Distributøren skal iværksætte særomdeling efter Styringens anvisninger. Distributøren fortager særomdeling (dog kun efter aftale for så vidt angår INF og FAA), når Styringen foretager udskydelse. Selvom Styringen ikke har foretaget udskydelse er distributøren forpligtet til at kontakte Styringen eller distributionsvagten for nærmere instruktion såfremt: Læsset er mere end 15 min. forsinket i forhold til de angivne afgangstidspunkter i INFO. Der er ikke angivet afgangstidspunkter for læsset, men det er mere end 10 min. forsinket i forhold til aftalt leveringstidspunkt. Såfremt læs er forsinket og distributøren ikke kan få kontakt til BK, jf. pkt. 2, så skal distributøren automatisk igangsætte særomdeling efter følgende retningslinjer: 6

7 Styringens Udskydelsesregler Distributøren iværksætter Særomdeling Publikationer hos distributører i Storkøbenhavn, jf. side 9 Særomdeling efter 45 minutter. Særomdeling efter 15 minutter. Særomdeling efter 60 minutter. Særomdeling efter 30 minutter. Omdeles den efterfølgende dag ved forsinkelser ud over 15 minutter. BK s driftsvagt/bagvagten på INF kan beslutte etableret særomdeling (normalt kun i områderne 6-6 og 7-6, der dækker København Ø, K og V), hvilket i givet fald meddeles i det konkrete tilfælde. Særomdeling straks ved forsinkelse. Kan ikke udløse ventepenge. Omdeles den efterfølgende dag ved forsinkelser ud over 45/60 minutter. Der kan besluttes etableret særomdeling, hvilket i givet fald meddeles i det konkrete tilfælde. Omdeles den efterfølgende dag. Disse publikationer vil ikke blive særomdelt, og der vil ikke blive udbetalt ventepenge. Styringens Udskydelsesregler Særomdeling efter 60 minutter. Distributøren iværksætter Særomdeling Særomdeling efter 75 minutter. Særomdeling straks ved forsinkelse. Kan ikke udløse ventepenge. Omdeles den efterfølgende dag ved forsinkelser ud over 60/75 minutter. Der kan kun iværksættes særomdeling efter aftale med en af personerne hos Sjællandske Medier i prioriteret rækkefølge: SE SIDE 8. Omdeles den efterfølgende dag. Disse publikationer vil ikke blive særomdelt, og der vil ikke blive udbetalt ventepenge. BMH BMS POL POS BT BTS JP JPS EB EBS BØR INF WEA BNY BNX FAA Øvrige produkter, der ikke er nævnt ovenfor Inkl. ZAM, TIPU og TIPI Publikationer hos Andre distributører, jf. side 9 BMH BMS POL - POS JP - JPS EB - EBS BT BTS BØR WEA BNY BNX SLA NÆS - VOR Øvrige produkter, der ikke er nævnt ovenfor Inkl. INF, ZAM, TIPU og TIPI 7

8 Beslutning om eventuel etablering af SÆROMDELING Sjællandske Medier I udkomstområdet kan der maksimalt ventes i 60 minutter, hvorefter Sjællandske omdeles den efterfølgende dag. Som udgangspunkt ønskes ikke særomdeling, men der kan blive besluttet at etablere særomdeling af Sjællandske Medier. Beslutning om etablering af særomdeling træffes af nedenstående i nævnte rækkefølge: Bladsalg og servicechef Ken Burmeister Pedersen, telefon Administrerende direktør Torben Dalby Larsen, telefon Salgschef Bente Harder, telefon Økonomichef Søren Nielsen, telefon Distributørerne orienteres altid om beslutningen. 8

9 Hvis distributøren vælger ikke at iværksætte og rapportere særomdeling, så vil de generelle aftaler for forsinkelser, reklamationer og dekortafregning være gældende. Der vil ikke blive betalt ventepenge udover, hvad der fremgår af oversigten (maksimalt 15, 45 henholdsvis 60 minutter). 6. Ekstra omkostninger i forbindelse med distributionen Alle aftaler der indgås mellem distributionsvagten og distributørerne beskrives i døgnrapporten. Aftalerne kan dreje sig om afvigelse fra udskydelsesreglerne, afhentning af aviser på trykkerierne eller beslutning om ventepenge udover 45/60 minutter m.v. Når distributørerne modtager døgnrapporten og, enten opdager at der mangler noget eller der er en anden opfattelse af det aftalte, SKAL distributøren hurtigst muligt kontakte distributionsvagten (alternativt Backoffice) for at få rettet fejlen eller misforståelsen. Er der ikke givet besked inden kl. 10:00 på distributionsdagen kan ventepengekrav m.v. ikke forventes imødekommet. 7. Afregning Distributøren skal ved modtagelse af afregningsbilaget kontrollere og godkende dette. Såfremt distributøren ikke efter 14 dage i forhold til afregningsbilagets modtagelse har reageret på afregningsgrundlaget, betragtes dette som godkendt. 9

10 Gruppe Postnumre - Storkøbenhavn Gruppe Postnumre Øvrige , 2610, , 3120, 3140, 3150, 3230, , , 3400, , 2942, 2950, 2960, 2970, , 3660, 3670, , , 3210, 3220, 3300, 3310, 3320, 3330, 3360, 3370, 3390, 3600, 3630, , 3540, , 3060, 3070, 3080, , 2625, 2660, samt , 2635, 2640, 2670, 2680, , , 4180, 4190, , 2920, , 4070, 4130, 4140, 4320, 4330, 4600, 4621, 4622, 4623, 4632, 4652, 4660, 4671, 4672, 4673, 4681, , 4160, 4171, 4174, 4640, 4653, 4654, 4683, 4684, 4690, 4700, 4720, 4733, 4735, 4736, 4750, , , , 2400, 2700, xx , 2740, 2750, , 2860, 2870, , 2765, , , 2770, 2791, , 2500, , ,