Digitale tavler. Informationsmateriale. Maj Tavlemøder og tavlestyring med

Transkript

1 Informationsmateriale Tavlemøder og tavlestyring med Digitale tavler Maj 2017 Digitale tavler skaber fokus og forenkling gennem: Styr på drift, projektportefølje, tid, sager, idéer, trivsel, forbedringer Tilgængelige tavler fri af tid og sted fra både web og mobil Ejerskab til tavlerne Alle kommer til orde Prioritering, fordeling, løbende forbedring, forandring Tavler kan forbindes, data indlæses og aggregeres og alt gemmes digitalt Enkel og effektiv løsning der forkorter mødetid

2 Formål med digitale tavler: Tavlemøder er en rigtig god løsning, som benyttes af stadigt flere. Ved at anvende digitale tavler opnås levende møder med sammenhængende tavler, der er tilgængelige uafhængigt af tid og sted. Tavler med overblik, data, videndeling og dialog, som også lever mellem møderne. Formålet er: Koble data, kpi, actions og forbedringer i digitale tavler og skabe øget overblik over indsatser og effekt Understøtte flows og værdikæder Levende og mere fokuserede tavlemøder Undgå manuelle og tunge processer i forbindelse med lean og tavlemøder Opfølgning og ledelsesmæssigt fokus, medarbejdere bliver set og hørt Tavlen vises på en skærm via en app på ipad, og under tavlemødet styrer man tavlerne fra ipaden. Man kan let og intuitivt påføre tavlen de informationer, der fremkommer under tavlemødet. Tavlen fastholder således tavlemødets dynamik. Tavlen kan være udgangspunkt for møder i teams, afdelinger og i ledelsen. Tavlen kan: Afkorte møder og samtidigt sikre at alle bliver hørt Give synlige tavler for alle, alle steder fra, på alle tidspunkter og dermed øge overblik og videndeling Forbinde tavler, så der skabes relevante tavler på flere niveauer på tværs af teams Integreres til øvrige systemer og indlæse relevante data, kurver og grafer Være relevant og levende også mellem tavlemøderne ved, at informationerne på tavlen og tavlens historik kan bruges i forskellige sammenhænge Give flere muligheder i tavlestyringen, fx vedr. lean, projekt- og porteføljeledelse, idégenerering, feedback og sikkerhed/kvalitetsstyring, understøttelse af strategiske indsatser, kapacitets- og ressourcestyring (herunder bemandingsplanlægning). I Den Præhospitale Virksomhed i region Hovedstaden har tavlen betydet gode tavlemøder og en væsentlig nedbringelse af manuelle rutiner ifm. datadistribution til møderne. MUUSMANNs digitale tavle anvendes blandt andet i Den Præhospital Virksomhed i Region Hovedstaden, Byggeri København, Freja Ejendomme, Folketinget, Rudersdal Kommune og Esbjerg Kommune. 2

3 Sådan bliver tavlen til: Workshop om tavleindhold: Hvad er vigtigt for os? Hvordan holder vi tavlemøde? Sikrer relevans og ejerskab Tavlen sættes op i det unikke creator system: Driftsmål og data Projekter Gule sedler til ideer Billeder og video 100% fleksibelt ud fra teamets ønsker! FX Teamet tjekker at tavlen ser ud som den skal. Alle lærer at opdatere tavlen via app eller web, og trænes i tavlemøder Tavlen prøves af i teamet og der gives feedback og rettes til 3

4 De fordele, der kan opnås ved at anvende en digital tavle, tæller: Tavlen er mobil. Den ligger i en app på ipad eller iphone og kan vises alle steder ved hjælp af skærm eller projektor. Tavlen kan tilgås af alle medarbejdere fra mobil, tablet og PC og kan således udfyldes fra distancen inden tavlemødet. Tavlen kan ses fri af tid og sted. Det øger muligheden for at delegere ansvar for udfyldelse, hvor analoge tavler ofte er afhængige af at fx en administrativ medarbejder udprinter oversigter op til et møde. Tavlen lever således i højere grad mellem møderne. Det er let at følge ændringer over tid. Tidligere tavler kan gemmes, udviklingen i felter kan ses grafisk eller eksporteres til Excel. Man får en række muligheder på selve mødet, som fx mulighed for at sortere røde indsatser op først, eller sortere på datofrister. I takt med at IT modenheden øges, kan man vælge at tage flere funktioner og muligheder i brug. Tavlen kan fx streame video, indlejre web og/eller følge en twitterkonto det giver dynamik på tavlen Det er MUUSMANNs erfaring, at digitale tavler vedligeholdes bedre og i højere grad ryddes op sammenlignet med whiteboards. Whiteboards risikerer i højere grad at sande til og blive gnidrede, bl.a. når der skal viskes meget ud. Tavlen giver en oplevelse af sammenhæng på tværs af afdelinger og lokationer. Ved at forbinde tavler, følge de samme mål og kpi er i forskellige enheder og påvirke de samme faktorer, skabes en samhørighed og sammenhæng i tavlestyringen, der ikke kan opnås med whiteboards. Tavlen kan integreres med - og hente data, grafer mv. fra - andre IT løsninger (feedback app, Twitter, tidsregistrerings- eller vagtplanlægningssystemer, økonomisystemer, sundhedsportal, BI, Excel, PP/PDF mv.). Digitale tavler øger innovation, ideudveksling og videndeling, så ideen på vej hjem i bussen kommer virksomheden til gode: 4

5 Mere om tavleløsningen MUUSMANNs Nettavle: MUUSMANNs Nettavle er en app, der fra app-store downloades på en ipad. Den tavle eller de tavler der er oprettet, ligger i app en. Når ipaden forbindes til en skærm, vises tavlen på skærmen. Er der flere tavler, kan der swipes mellem tavlerne. Man kan styre tavlerne fra ipaden. Den person, der styrer tavlemødet, står med ipaden i hånden, og kan let og intuitivt påføre tavlen de informationer, der fremkommer under tavlemødet. Det gælder både tekst, rød gul grøn markeringer, frister mv. Desuden kan man fra ipaden styre forskellige andre funktioner - som indsættelse af ekstra rækker, visning af indlagte billeder og grafer, overføre information mellem forskellige tavler osv. Det unikke samspil, hvor man får digitaliseringens fordele uden at miste dynamikken, adskiller tavlen fra andre muligheder, f.eks sharepointløsninger og intranet, MS Project, digitale projektrum som Google Hangouts og Trello eller præsentations/officeværktøjer som Powerpoint og Excel eller dashboards mv. fra kilde- eller BI-systemer. Ønsker man det, kan der oprettes automatisk indlæsning af data i felter på tavlen, og der kan nemt integreres til øvrige systemer og fx PP mv. Der kan oprettes relationer mellem tavler og mellem forskellige felter på tavlen. Inden tavlemødet afholdes, skal tavlens informationer opdateres. Med MUUSMANNs Nettavle kan dette ske fra distancen via ipad/tablet, iphone/smartphone eller PC, og alle relevante medarbejdere kan få adgang hertil. Der er en webadgang til tavlevisning, hvor tavlerne kan ses og udfyldes, samt en administratorindgang, hvor der kan arbejdes videre med informationerne på tavlerne, brugeropsætning mv. Hvad kræver MUUSMANNs Nettavle Nettavle kræver en skærm og en ipad og en kort oplæring. Løsningen er rent app- og webbaseret og interagerer således ikke umiddelbart med øvrige systemer. Teknisk følger her en kort beskrivelse: Selve tavlen er en ios App. App en kommunikerer med en web frontend via web services. Bagved ligger en database på en server. Brugeren tilgår App en via ipad, hvor App en er downloadet fra App store. Web frontend er skrevet i Microsoft ASP.NET 4.5 og tilgås via browser. Databasen er Microsoft SQL Server. Serveren er hostet hos TDC. Som kunde foretager man selv via web frontend en brugeropsætning med brugernavn og kode. Man skal bruge brugernavn og kode for at tilgå både App og web front end. Kommunikationen foregår via https. Der er tale om en cloud-løsning, der ikke interagerer med kundens interne systemer. Firewallmæssigt skal der således ikke være særlige porte åbne udover port 443, som anvendes til https. MUUSMANNs Nettavle udvikles og supporteres løbende, og der vil komme nye funktioner og muligheder, løbende opdateringer af app en mv. For at få glæde af MUUSMANNs Nettavle skal der i den pgl. afdeling opsættes en skærm, fx en 60 LED fladskærm. Der skal sættes et HDMI kabel eller appletv i skærmen. HDMI kablet forbindes via et lille omformerstik til en ipad, der evt. placeres i en holder ved skærmen. ipaden forbindes til internet via trådløst WiFi. 5

6 Kundecase: Freja Ejendomme om digitale tavler Digital tavlestyring skaber værdi! Torsdag, 03. november 2016 Tavlemøder handler om at gøre lange møder korte og effektive. Tavlen viser hvad mødet skal fokusere på, og man får skabt overblik og kontinuerlig opfølgning. Mødets resultater fastholdes på tavlen. Hos Freja Ejendomme er det ejendomsudviklingsprojekter og salgsprocesser, der følges på tavler og tavlemøder. I stedet for lange lister i Excel er Frejas projekter samlet i digitale tavler, som bruges til tavlemøderne. Vi har fået kombineret fordelene fra tavlestyring med fordelene fra digitalisering. Tavlekulturen giver fokuserede, levende møder og digitalisering giver informationer, der kan deles og tilgås også fra distancen udtaler direktør Karen Mosbech. Freja Ejendomme havde modet til at være blandt de første, hvor MUUSMANN implementerede nettavlesystemet. Implementeringen af tavler og tavlemøder kræver ledelsesmæssigt fokus, og tog også længere tid, end Karen Mosbech havde forestillet sig. Faktisk udvikler det sig stadig, for den digitale tavle udvikles løbende og indeholder flere muligheder, end Freja Ejendomme udnytter på nuværende tidspunkt. Vi foretager en indlæsning i tavlen af data fra vores it-systemer. Det betyder, at vores projektledere altid har adgang til data om en ejendoms kvm., fredningsforhold osv. fra tavlen. Desuden har man mulighed for at lægge billeder ind. De muligheder kan vi udnytte bedre end vi gør i dag, hvor vi primært opdaterer handlinger og noterer udviklingen i en sag udtaler Karen Mosbech. Hun har selv adgang til projektlisten på sin mobiltelefon og kan på listen følge med i, om der er fremdrift i projekterne. Tavlestyring rummer gode ting for os. Vi har frister og processer vi skal være meget opmærksomme på i forbindelse med salg af ejendomme, og her hjælper tavlerne os. Direktør Karen Mosbech oplever, at værdien af møderne og videndeling mellem møderne er øget. Samtidigt giver tavlerne, som hænger på storskærme i kontormiljøet, en fælles opmærksomhed på udviklingen i ejendomsporteføljen og på salgsprocesserne. Freja Ejendomme har nu anvendt de digitale tavler i 2 år. Siden opstarten er flere kunder kommet på systemet, både inden for byggeri og ejendomme og inden for andre sektorer. Der er således over 200 aktive tavler i brug. Nettavle-systemet er helt fleksibelt. Tavlernes indhold er fuldstændigt brugertilpasset og systemet er enkelt og let at bruge. Nettavlen er designet, så tavlemøder kan gennemføres ligeså let som med whiteboard, tusch og magneter. Det sker ved at bruge en ipad til at styre tavlen med på mødet. Nettavle-systemet er implementeret af MUUSMANN i Freja Ejendomme i forbindelse med et mødeoptimeringsprojekt. 6