Indholdsfortegnelse. 1 Indledning 3 2 Basale funktioner Gennemgang af Simple Day skærmen Funktionsmenuer 4

Transkript

1 Manual

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 2 Basale funktioner Gennemgang af Simple Day skærmen Funktionsmenuer Filer Filer / Importer Filer / Eksporter Filer / Udskriv Filer / Afslut Rediger Rediger / Klip Rediger / Kopier Rediger / Sæt ind Rediger / Grupper Rediger / Ressourcer Rediger / Aktivitetstyper Rediger / Brugere Rediger / Projekter Søg Rediger / Indstillinger Aktiviteter Aktviteter / Redigering aktiv Aktiviteter / Ny aktivitet Rapporter Rapporter / Arbejdsplan Rapporter / Kapacitetsrapport Rapporter / Projektrapporter Opløsning Opløsning / Arbejdsdag Opløsning / 1 dag Opløsning / 1 uge Opløsning / 1 måned Opløsning / 1 kvartal Opløsning / 1 år Valgfrit Interval Opløsning / Vis alle ressourcer Funktioner Funktioner/gentegn 12

3 2.2.7 Hjælp Hjælp / Vis hjælp Hjælp / Simple Day på Internettet Hjælp / Om Simple Day Simple Day lektioner ) Om lektionerne ) Hvordan oprettes en bruger? ) Hvordan oprettes aktivitetstyper? ) Hvordan oprettes ressourcer og arbejdstid? ) Hvordan administrerer man sine grupper? ) Hvordan ændrer man sin opløsning i GANTT-diagrammet? ) Hvordan tegner man aktiviteter i GANTT Diagrammet? ) Redigering af aktiviteter ) Replikering af aktiviteter ) Print af GANTT Diagram ) Søgefunktion: Find aktiviteter og find ledig kapacitet? ) Hvordan skifter man dato? ) Rapport: Hvordan laver man en arbejdsplan? ) Rapport: Hvordan laver man en kapacitetsrapport? ) Exchange: Hvordan synkroniserer jeg med min Exchange kalender? ) Hvordan oprettes et projekt? (kræver projektmodulet) ) Hvordan oprettes og redigeres projektaktiviteter? (kræver projektmodul) ) Projektalarmer og projektadvarsler (kræver projektmodul) ) Rapport: Projektplan (kræver projektmodul) ) Rapport: Timerapport (kræver projektmodul): ) Afrunding på lektioner Appendix 26 Appendix A: Rettigheder i Simple Day Appendix B: Ordforklaring 26 Appendix C: Genvejstaster: 28

4 1 Indledning Simple Day er et planlægningsværktøj der hjælper en gruppe personer til at se ud i fremtiden for en gruppe ressourcer. Det vigtigste element i Simple Day er kalenderen, som er opbygget af 2 akser. Den vertikale akse indeholder dine ressourcer og den horisontale akse indeholder tiden. Du bestemmer selv hvordan din kalendervisning skal være ved at vælge den optimale opløsning. Da Simple Day er et netværksprodukt som benyttes af flere personer er der mulighed for at benytte sig af flere kalendere - eller såkaldte grupper. Grupperne indeholder alle en kalender, hvor du bestemmer hvilke ressourcer der tilhører den enkelte gruppe. Derudover kan ressourcer optræde i flere grupper. Efter at have oprettet grupper kan man starte sin planlægning. Det foregår ved at man vælger en gruppe, aktiverer redigering og dernæst markerer den aktivitetstype en given ressource skal udføre. Den første planlægning er gjort. Alle brugere kan nu se hvad der er planlagt. 2 Basale funktioner 2.1 Gennemgang af Simple Day skærmen Simple Day skærmen er opdelt i en række områder. Menu området: Øverst til venstre er en tekstmenu (filer, rediger, aktiviteter, rapporter, opløsning og hjælp). Under tekstmenuen længst til venstre er datofeltet. Ved siden af datofeltet er den grafiske menu, som består af en række ikoner, der er genveje til funktioner. Det visuelle indholdsvindue: Det visuelle indholdsvindue udgør det meste af skærmens midte. Toppen af det visuelle indholdsvindue udgøres af gruppefaneblade, som relaterer sig til grupper. Til venstre i det visuelle indholdsvindue er den valgte gruppes ressourcer listet. Resten af det visuelle indholdsvindue udgøres en grafisk GANTT-diagram med aktiviteter over tid. Datavinduet: Den nederste del af skærmen kaldes for datavinduet. Til venstre i datavinduet er Info-feltet, hvor oplysninger omkring markerede aktiviteter kan ses. Midterst i datavinduet er en række faneblade lokaliseret, og under fanebladene knyttes en felt med informationer med relation til fanebladene. Endeligt vises funktionsafhængige oversigter til højre i datafeltet. 3

5 2.2 Funktionsmenuer Filer Filer / Importer Simple Day kan importere filer fra tidligere versioner i XML format. Klik på importer og vælg filen, som du ønsker at importere i Simple Day Filer / Eksporter Simple Day kan eksportere filer til brug i andre programmer i XML format. Klik på eksporter og vælg filen, som du ønsker at importere i Simple Day Filer / Udskriv Filer / Afslut Afslut: Lukker din Simple Day Rediger Rediger / Klip Udskriftsfunktionen aktiveres ved at trykke på filer -> udskriv eller ved at klikke på printer ikonet i den grafiske menu. Udskriftsfunktionen gør det muligt at lave en udskrift af Simple Days indholdsvindue. Når man skal lave en udskrift vælger man først et start og slut tidspunkt for perioden, som man ønsker en udskrift af. Herefter vælges opløsning. Vælg herefter hvilke ressourcer, der ønskes en udskrift af. Ved at klikke på vis i bunden af udskriftsvinduet, får man et grafisk overblik over udskriften. Når man er klar til at udskrive, klikker man på udskriv i bunden af udskriftvinduet. Herefter sendes udskriftsforespørgslen til din printer Klip eller Ctrl+X: Benyttes til at klippe tekstområder Rediger / Kopier Kopier eller Ctrl+C: Benyttes til at kopiere tekstområder Rediger / Sæt ind Sæt ind eller Ctrl+V: Benyttes til at indsætte klippede eller kopierede tekstområder Rediger / Grupper Under rediger grupper har du mulighed for at oprette og administrere en række forhold omkring grupper, ressourcer og aktivitetstyper. Ved at klikke på rediger -> grupper åbnes et redigeringsvindue med en række 4

6 ikoner og nogle faneblade. Det blanke papir ikon bruges til at oprette nye grupper. Når du klikker på ikonet, oprettes en ny gruppe i indholdsvinduet under ikonerne. Kryds ikonet bruges til at slette eksisterende grupper. Pile ikonerne bruges til at ændre rækkefølgen på dine grupper. Endeligt bruges AZ ikonet til at rangere dine grupper i alfabetisk orden. Fanebladene i højre side af redigeringsvinduet, åbner for muligheden for at redigere yderligere i dine grupper. Under Generel information er det muligt at navngive og omdøbe dine grupper. Under Ressourcer fanebladet er det muligt at klikke ressourcer fra og til en gruppe, således man kan administrere, hvilke ressourcer, der skal høre til en given gruppe. På samme måde kan du under fanebladet Aktivitetstyper vælge hvilke aktiviteter, der skal knyttes til en given gruppe. Endeligt er det muligt under fanebladet Sikkerhed mulighed for at styre brugerrettigheder. Som standard er der oprettet to brugere Alle og Ressourceejer. Brugere kan tildeles forskellig adgang en bruger kan ingen adgang til en given gruppe, en bruger kan læse en given gruppe (standard) eller en bruger kan læse og redigere en given gruppe. Se rediger -> indstillinger -> sikkerhed for brugerrettigheder generelt Rediger / Ressourcer Under rediger ressourcer har du mulighed for at oprette og administrere en række forhold omkring ressourcer. Ved at klikke på rediger -> ressourcer åbnes et redigeringsvindue med en række ikoner og nogle faneblade. Det blanke papir ikon bruges til at oprette nye ressourcer. Når du klikker på ikonet, oprettes en ny ressource i indholdsvinduet under ikonerne. Kryds ikonet bruges til at slette eksisterende ressourcer. Pile ikonerne bruges til at ændre rækkefølgen på dine ressourcer.az ikonet bruges til at rangere dine ressourcer i alfabetisk orden. Farve ikonet muliggør en sortering efter farvegrupper. Fanebladene i højre side af redigeringsvinduet, åbner for muligheden for at redigere yderligere i dine ressourcer 5

7 Under Generel information er det muligt at navngive og omdøbe dine grupper. Det er endvidere muligt at tildele en ejer på en given ressource til brug omkring brugerrettigheder. Man kan tildele ressourcer en farve til brug ved sortering efter farvegrupper. Endeligt kan lave en beskrivelse knyttet til sin ressource. Under fanebladet Arbejdstid kan man oprette generel arbejdstid for sin ressource ved at ændre tidspunkter på dage og klikke på OK i bunden af redigeringsvinduet. Det er også muligt at lave undtagelser på de generelle arbejdstider ved at oprette dem i under vinduet med undtagelser. Se også rediger -> indstillinger -> arbejdstid for arbejdstid indstillet generelt for alle ressourcer Under fanebladet Exchange er det muligt at indtaste sin e- mail adresse med henblik på synkronisering med Outlook Under fanebladet Stamdata kan personlige oplysninger om ressourcerne indtastes Rediger / Aktivitetstyper Under rediger aktivitetstyper har du mulighed for at oprette og administrere en række forhold omkring aktivitetstyper. Ved at klikke på rediger -> aktivitetstyper åbnes et redigeringsvindue med en række ikoner og et faneblad. Det blanke papir ikon bruges til at oprette nye aktivitetstyper. Når du klikker på ikonet, oprettes en ny aktivitetstype i indholdsvinduet under ikonerne. Kryds ikonet bruges til at slette eksisterende aktivitetstyper. Pile ikonerne bruges til at ændre rækkefølgen på dine aktivitetstyper. AZ ikonet bruges til at rangere dine ressourcer i alfabetisk orden. Farve ikonet muliggør en sortering efter farvegrupper. Under fanebladet Generel information kan du navngive og omdøbe dine aktivitetstyper. Man kan endvidere tildele aktivitetstypen en farve. Bemærk: Der er forskel på aktivitetstyper, som er beskrevet her, og selve aktiviteten, som er beskrevet andetsteds i denne manual Rediger / Brugere Under rediger brugere har du mulighed for at oprette og administrere en række forhold omkring brugere. Ved at klikke på rediger -> brugere åbnes et redigeringsvindue med to ikoner og et faneblad. Det blanke papir ikon bruges til at oprette nye brugere. Når du klikker på ikonet, oprettes en ny bruger i indholdsvinduet under ikonerne. Kryds ikonet bruges til at slette eksisterende brugere. Under fanebladet Generel information kan brugerens brugernavn og egentlige navn indtastes. Der vælges også om der er tale om en Windows bruger eller en Simple Day 6

8 bruger. Dette relateres til om brugeren bruger sit Windows login i Simple Day eller om der skal oprettes et selvstændigt login til Simple Day. Såfremt man er Simple Day bruger indtastes der en Simple Daybruger kode. Endeligt kan man vælge om brugeren skal være administrator Rediger / Projekter Under rediger projekter har du mulighed for at oprette og administrere en række forhold omkring projekter. Ved at klikke på rediger -> projekter åbnes et redigeringsvindue med to ikoner og en række faneblade. Det blanke papir ikon bruges til at oprette nye projekter. Når du klikker på ikonet, oprettes et nyt projekt i indholdsvinduet under ikonerne. Kryds ikonet bruges til at slette eksisterende projekter. Under fanebladet Generel information er det muligt at navngive og omdøbe projekter. Såfremt dit projekt er tidsafgrænset slås denne funktion til, og der kan sættes en start og en slutdato på projektet. Endvidere kan der indsættes en timepris og en beskrivelse af projektet. Under fanebladet Gates kan der indsættes gates (milestones) i projektforløbet. De forskellige gates kan navngives og omdøbes, og der kan indsættes en dato på et gate. Såfremt en gate overholdes kan den accepteres nederst i redigeringsvinduet. Under fanebladet Budget indtastes budgetoplysninger omkring et projekt fordelt på aktivitetetstyper. Der kan indtastes et budgetbeløb og et estimatbeløb Søg I denne søgefunktion er der to faneblade. Søg aktiviteter tillader søgning efter aktiviteter i en given periode. Et eksempel på en søgning kunne være, at man søger efter alle aktiviteter med beskrivelsen tandlæge, som typisk vil være placeret under aktivitetstypen fri. Herefter vil der fremkomme et resultat med alle ressourcernes tandlægebesøg (aktivitet) i en given periode. Søg kapacitet tillader søgning efter ledig kapacitet. Først vælger man hvor meget ledigt kapacitet, som man skal ønsker. Herefter vælges om man vil søge i alle timer eller begrænse søgningen til normale arbejdstimer i en given periode. Det er muligt at indsætte et ressource filter; eksempelvis kan man vælge at søge efter ressourcer med en bestemt jobfunktion. Man kan også vælge at man vil indskrænke sin søgning på bestemte ressourcer Rediger / Indstillinger Under indstillinger er der fire faneblade. Under arbejdstid kan man indstille generel arbejdstid for alle ressourcer inklusiv undtagelser. Se også rediger -> ressourcer -> arbejdstid for arbejdstid indstillet for den enkelte ressource. 7

9 Under Sikkerhed indstilles de generelle rettigheder for brugerne. Som standard er der oprettet to brugere Alle og Ressourceejer. Brugere kan tildeles forskellig adgang en bruger kan ingen adgang, en bruger kan læse (standard) eller en bruger kan læse og redigere. Se rediger -> grupper -> sikkerhed for brugerrettigheder til de enkelte grupper. Under Exchange fanebladet kan eksportere aktivitetstyper til Exchange mail. Under fanebladet Generelt er det muligt at lave en komprimering af databasen. Under Sikkerhed indstilles de generelle rettigheder for brugerne. Som standard er der oprettet to brugere Alle og Ressourceejer. Brugere kan tildeles forskellig adgang en bruger kan ingen adgang, en bruger kan læse (standard) eller en bruger kan læse og redigere. Se rediger -> grupper -> sikkerhed for brugerrettigheder til de enkelte grupper. Under Exchange fanebladet kan eksportere aktivitetstyper til Exchange mail. Under fanebladet Generelt er det muligt vise absolut arbejdstid ved alle opløsninger. Under fanebladet Avanceret er det muligt at lave en komprimering af databasen. 8

10 2.2.3 Aktiviteter aktiviteter menu tekst Aktviteter / Redigering aktiv Ved at klikke på aktiviteter -> redigering aktiv eller på blyant ikonet i den grafiske menu kan man redigere en markeret aktivitet. Når en aktivitet er markeret, kan man se info om aktiviteten nederst til venstre på skærmen i det lille info felt. Når man klikker på en given aktivitet, åbner der sig oplysninger på aktiviteten nederst til højre på skærmen. Her har man mulighed for ændre tidsintervallet for aktiviteten, skrive en tekst knyttet til aktiviteten og/eller tilknytte aktiviteten til en projekt eller opdatere projektstatus. Det er endvidere muligt at låse aktiviteten., således man ikke kan rette i aktiviteten. Når man har lavet sine rettelser på aktiviteten klikkes der på opdater, og aktiviteten opdateres med de nye oplysninger. Man har også mulighed for at slette aktiviteter ved at klikke på slet knappen. Ved at klikke på knappen Avanceret åbnes et redigeringsvindue med fanebladene replikering og generelt. Under fanebladet replikering er det muligt at lade ændringer gælde andre ressourcer, således eventuelle ændringer af betydning for flere ressourcer kan rettes på en gang. Under fanebladet generelt kan man ændre sin arbejdstid for aktiviteten uden at skulle ind at ændre en ressources arbejdstid for den pågældende dag Aktiviteter / Ny aktivitet Når man vil oprette en ny aktivitet kan man enten klikke på aktiviteter -> ny aktivitet eller på genvejstasten Ctrl+N eller klikke på blyant ikonet i den grafiske menu. Selve aktiviteten kan oprettes på to måder. Man kan lave en ny aktivitet via drag & drop med sin mus, når musecursoren er ændret til en blyant eller man kan oprette en aktivitet ved at indtaste den i vinduet nederst til højre på skærmen. Her vælger man hvilken ressource man vil oprette en aktivitet på, et tidsinterval for aktiviteten samt om den skal tilknyttes et projekt. Endeligt kan man også låse aktiviteten, således man ikke kan rette i aktiviteten. 9

11 2.2.4 Rapporter rapporter menu tekst Rapporter / Arbejdsplan Klikker man på Rapporter -> Arbejdsplan åbnes et nyt vindue. Her kan man vælge en periode for arbejdsplanen samt hvilke ressourcer, der skal tilknyttes arbejdsplanen. Klikker man på vis nederst i vinduet, får man en visualisering af arbejdsplanen med arbejdstimer, aktivitetstyper og projekter. Klik på udskriv for at udskrive arbejdsplanen Rapporter / Kapacitetsrapport Klikker man på Rapporter > kapacitetsrapport åbnes et nyt vindue, hvor man kan få en oversigt over kapacitet. Her kan man vælge en periode for kapacitetsplanen samt hvilke ressourcer, der skal tilknyttes kapacitetsplanen. Klikker man på vis nederst i vinduet, får man en visualisering af kapacitetsplanen på ressourcer, aktivitetstyper og total. Klik på udskriv for at udskrive kapacitetsplanen Rapporter / Projektrapporter Under Rapporter -> projektplan vælger man et projekt og herefter det ønskede tidsinterval. Herefter klikkes der på vis, hvorefter man får en visualisering over projektplanen indeholdende en projektstatus, arbejdstimer, aktivitetstyper på ressourcer samt eventuelle gates. Endeligt kan man klikke på udskriv, hvis man ønsker at udskrive projektplanen på print. 10

12 Rapporter / Timerapport Under Rapporter -> Timerapport vælges et projekt i kassen øverst til højre. Herefter vælges det tidsinterval man ønsker samt hvilken statustype (Planlagt, udført eller faktureret) timerne skal have. Når man har indstillet kriterierne for timerapporten, trykkes der på vis og man får herefter en timeoversigt indeholdende projekt, ressourcer, kommentar, start, slut timepris, timer samt samlet Opløsning opløsning menu tekst Opløsning / Arbejdsdag Arbejdsdag eller Ctrl+1 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for en arbejdsdag Opløsning / 1 dag En dag eller Ctrl+2 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for en dag Opløsning / 1 uge En uge eller Ctrl+3 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for en uge Opløsning / 1 måned En måned eller Ctrl+4 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for en måned Opløsning / 1 kvartal Et kvartal eller Ctrl+5 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for et kvartal Opløsning / 1 år Et år eller Ctrl+6 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for et år Valgfrit Interval Valgfrit interval eller Ctrl+7 eller ikon i grafisk menu: Viser grupper og ressourcer for valgfrit interval Opløsning / Vis alle ressourcer Vis alle ressourcer eller ikon i grafisk menu: Denne funktion gør det muligt at vise flere ressourcer i planlægningsvinduet ved at mindske højden på den 11

13 enkelte ressource i planlægningsvinduet. Man skal dog være opmærksom på at det kan være sværere at se detaljer på aktiviteter hvis højden er mindsket - det kan også være svært at tegne nye aktiviteter Funktioner Funktioner menu tekst Funktioner/gentegn Gentegner Gantt Diagram Hjælp hjælp menu tekst Hjælp / Vis hjælp Vis hjælp eller F1: Åbner Simple Day hjælpefunktion med hjælpetekst opdelt i indhold, indeks og en søgefunktion Hjælp / Simple Day på Internettet Åbner internetsiden Hjælp / Om Simple Day Oplysninger om serienummer og version. 12

14 3. Simple Day lektioner 3.0) Om lektionerne Nedenstående er en række lektioner, som gerne skulle gøre dig mere fortrolig med Simple Day. Vi har forsøgt at identificere de mest nødvendige emner omkring Simple Day og lave en simpel guide over disse. Efter at have gennemgået nedenstående lektioner skulle du være klar til at bruge Simple Day selv. God fornøjelse! 3.1) Hvordan oprettes en bruger? For at man kan logge på sin Simple Day skal man være oprettet som bruger. Brugere er personer med adgang til Simple Day, og skal ikke forveksles med ressourcer, som planlægges i Simple Day. a) Man opretter brugere under menupunktet rediger -> brugere i Simple Day. b) Man opretter en bruger ved at klikke på papir ikonet. c) I feltet brugernavn skrives det navn personen skal bruge, når der logges på systemet. I feltet navn skrives personens navn. d) Herefter skal man definere om login skal ske via Windows bruger eller et separat Simple Day bruger. Vælges Windows bruger betyder det, at man automatisk logger på Simple Day samtidig med, at man logger på Windows. Vælges Simple Day bruger, skal man indtaste en adgangskode, som skal bruges når der logges på Simple Day. e) Endeligt kan man vælge om brugeren skal have udvidede brugerrettigheder i form af Administrator rettigheder. Se Appendix A omkring rettigheder. 3.2) Hvordan oprettes aktivitetstyper? Simple Day er baseret på, at man planlægger aktiviteter på forskellige ressourcer. Men inden man kan gøre det, er det nødvendigt at oprette de forskellige aktivitetstyper, som man skal kunne planlægge. a) Vælg aktivitetstyper i menupunktet rediger. b) Klik på papir ikon for at oprette en ny aktivitetstype. c) Klik på den nye aktivitetstype og omdøb den ved at ændre teksten i feltet navn. 13

15 d) Vælg en farvekode til din aktivitetstype ved at klikke på den grå kasse ud for teksten farve. Herefter åbnes en ny dialogboks, hvor det er muligt at vælge en prædefineret farve eller man kan designe sin egen farve ved at klikke på define custom colors e) Endvidere er det muligt at markere feltet kun i arb. tid, hvilket betyder at aktivitetstypen kun kan planlægges i arbejdstiden. For en forklaring af de øvrige ikoner i dialogboksen aktivitetstyper se appendix B. 3.3) Hvordan oprettes ressourcer og arbejdstid? Ressourcer er et af de vigtigste elementer i Simple Day, da det er ressourcerne, der planlægges i GANTT diagrammet. Ressourcer er ofte personer, men kan i princippet være alle typer ressourcer f.eks. biler, lokaler, værktøj, produktionsfaser osv. Ressourcerne er listet til venstre af skærmbilledet. a) Man opretter ressourcer ved at gå ind i menuen rediger og vælge ressourcer og fanebladet generel information. b) Man opretter en ny ressource ved at klikke på ny ikonet. c) Skriv et navn på ressourcen i feltet navn og vælg evt. en ejer af ressourcen. Ejeren har retten til at redigere den pågældende ressource. d) Man har endvidere mulighed for at lave en farvemarkering af ressourcen. Dette gør man typisk, hvis man ønsker at lave en ressource gruppering inden for gruppen. e) Endeligt er der et felt beskrivelse, hvor det er muligt at indtaste f.eks. ressourcens kompetencer, certificeringer mm. Dette benyttes i forbindelse med søgefunktionen, hvis man ønsker at finde en bestemt type ressource (se lektion 8). Tip: Har du mange ressourcer i din gruppe og vil du gerne have et overblik over dem alle på skærmen så vælg menupunktet opløsning og herefter vis alle ressourcer. Arbejdstid er den tid, hvor ressourcen er tilgængelig på arbejdspladsen. a) I menuen rediger og ressourcer. Under fanebladet arbejdstid har man mulighed for at justere arbejdstiden. Under dagene sættes den normale arbejdstid for ressourcen, mens man også har mulighed for at lave undtagelser på bestemte datoer, hvor arbejdstiden divergerer fra normal arbejdstid. Ønsker man ændre arbejdstid for alle medarbejdere, skal man gøre følgende: 14

16 a) Klik på menuen rediger og indstillinger. b) Vælg fanebladet arbejdstid. c) Indstil den generelle arbejdstid efter virksomhedens ønsker. 3.4) Hvordan administrerer man sine grupper? Sammen med ressourcer og aktivitetstyper er grupper et centralt element i Simple Day, idet grupperne tilknyttes ressourcer og aktivitetstyper. I forbindelse med grupperne er der tre vigtige ting at vide: a) Oprette grupper: Klik på menuen rediger og vælg grupper. Klik herefter på fanebladet generel information. Her kan man oprette nye grupper ved at klikke på opret blank (ny-ikonet). Navngiv gruppen og klik på ok. Herefter er der oprettet en gruppe, som kan ses i fanebladet over GANNT diagrammet. b) Tilknyt ressourcer: For at kunne planlægge i gruppen skal der tilknyttes nogle ressourcer til gruppen. Klik på menuen rediger og vælg grupper. Klik på fanebladet ressourcer og vælg ressourcer til og fra din gruppe. c) Tilknyt aktivitetstyper: Det er nødvendigt at tilknytte aktivitetstyper til gruppen, således man kan allokere aktiviteter på ressourcerne. Klik på menuen rediger og vælg grupper. Klik på fanebladet aktivitetstyper og vælg aktivitetstyper til og fra i dine grupper. Man kan oprette så mange grupper som man vil, og ressourcer kan godt optræde i flere grupper. Hvis en ressource er planlagt i en gruppe, vil ressourcen også være planlagt i en anden gruppe, dog kun hvis den planlagte aktivitetstype indgår i begge grupper. 3.5) Hvordan ændrer man sin opløsning i GANTTdiagrammet? I Simple Day er det muligt at se GANTT-diagrammet i forskellige opløsninger. Det er muligt at se GANNT-diagrammet for en arbejdsdag, en dag, en uge, en måned, et kvartal, et år og et valgfrit interval, hvor man selv kan indtaste den ønskede opløsning. Man ændrer opløsningen i Simple Day ved at klikke på ikonerne (markeret på billedet) eller under menupunktet opløsning. Klik på den ønskede opløsningen og giv Simple Day et par sekunder til at gentegne aktiviteterne. 15

17 3.6) Hvordan tegner man aktiviteter i GANTT Diagrammet? Nu er grupperne, ressourcerne og aktivitetstyperne oprettet, og nu skal der tegnes aktiviteter i GANTT diagrammet. I Simple Day er der to måder at tegne aktiviteterne på. Man kan enten vælge drag and drop metoden eller man kan indtaste start og sluttidspunkt i Simple Day. Nedenstående gives en gennemgang af begge metoder. Drag and drop metoden: Day. a) Klik på blyant ikonet i værktøjsbjælken i Simple b) Vælg herefter hvilken aktivitetstype, som der skal tegnes med c) Klik herefter på et ønsket starttidspunkt og træk musen hen til sluttidspunktet. d) Slip musen og aktiviteten indsættes i Simple Day. Indtastningsmodellen: a) Klik på menuen aktiviteter og vælg ny aktivitet. Herefter åbnes et vindue nederst i Simple Day. b) Vælg hvilken ressource, der skal planlægges. Vælg startdato og start tid samt slutdato og sluttid. c) Tilføj evt. tekst, som tilknyttes aktiviteten samt om aktiviteten skal låses. Hvis en aktivitet er låst, er det ensbetydende med at aktiviteten ikke kan flyttes med mindre den låses op igen. Projekt benyttes kun hvis man har projekt modulet. Bemærk at når du indtaster en aktivitet over flere dage, så vil aktiviteten tegnes sammenhængende over de valgte dage, men i rapporter, timeberegninger mm., vil der kun medregnes arbejdstid. 3.7) Redigering af aktiviteter Det er naturligvis muligt at redigere eksisterende aktiviteter. Den nemmeste måde at gøre dette på er at aktivere blyanten, som når man tegner aktiviteter, og herefter klikke på den aktivitet, som man ønsker at redigere. Herefter redigeres aktiviteten på samme måde som i indtastningsmodellen i lektion 6. 16

18 3.8) Replikering af aktiviteter Til tider kan det være nyttigt at kunne replikere og sammenkæde aktiviteter mellem ressourcer. Et eksempel kunne være, hvis en bestemt maskine skal bookes sammen med en person, for at produktionen kan gennemføres, det vil sige, at to eller flere ressourcer skal være booket samtidigt, før en aktivitet er mulig. For at replikere en aktivitet skal man gøre følgende: a) Marker aktiviteten som ønskes replikeres og klik på fanebladet aktiviteter (se lektion 7) b) Klik på knappen replikering nederst i højre hjørne af skærmen. c) Der vil nu åbnes en dialogboks, hvor de øvrige ressourcer i gruppen fremgår. Klik de ressourcer af, hvortil aktiviteten skal replikeres. d) Aktiviteten er nu replikeret til de ønskede ressourcer. Hvis en replikeret aktivitet flyttes i GANNT diagrammet, vil Simple Day komme med en advarsel om, at aktiviteten er en del af en kæde, og om man vil flytte hele kæden. 17

19 3.9) Print af GANTT Diagram a) For at printe GANTT diagrammet, så klik på printer ikonet i værktøjsbjælken. Hav tålmodighed et par sekunder indtil print dialogboksen åbner. b) Vælg herefter hvilke ressourcer, som du ønsker skal medtages. c) Klik på vis, hvis du ønsker et preview af dit print. d) Vælg udskriv for sende til printer 3.10) Søgefunktion: Find aktiviteter og find ledig kapacitet? Det kan til tider være praktisk at kunne lokalisere aktiviteter eller finde ledig kapacitet, hvis man har et stort antal aktiviteter i sin Simple Day. Hvis dette er tilfældet kan det være hensigtsmæssigt at kunne søge efter aktiviteter eller ledig kapacitet. Find aktiviteter: a) For at kunne søge på aktiviteter kræver det, at man har indtastet en tekst på den aktivitet, som man søger efter, idet søgefunktionen er en tekstsøgning. Se evt. lektion 6 for at læse, hvordan tekst tilknyttes aktiviteter. b) Start med at vælge menuen rediger og klik på søg eller klik på søg fanebladet under GANTT diagrammet. 18

20 c) En dialogboks åbnes. Vælg fanebladet søg aktiviteter d) Tast den tekststreng ind, som ønskes fundet, og klik på Foretag søgning e) Nu listes alle aktiviteter med den pågældende tekststreng i søgeoversigten nederst i dialogboksen med start og sluttid Find ledig kapacitet: Søgningen find ledig kapacitet kan være særdeles nyttigt, når man skal planlægge en ny aktivitet i en kompleks database med aktiviteter. a) Klik på menuen rediger og søg b) Vælg fanebladet søg kapacitet c) Vælg hvor mange sammenhængende timer, som der skal bruges til den pågældende aktivitet. d) Vælg en periode start og stop tidspunkt e) Klik af hvilke ressourcer, som du vil inkludere i din søgning. f) Man har endvidere mulighed for at indsætte et ressource filter. Ressourcefilteret muliggør at man kan vælge yderligere at finjustere sin søgning ved at indtaste en tekst som skal begrænse kapacitetssøgningen. Ressourcefilteret relaterer sig til feltet navn og beskrivelse under ressourcer se lektion 6. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis man eksempelvis vil søge efter ressourcer med bestemte kompetencer. Det kræver dog at man har indtastet kompetencerne i feltet beskrivelse under ressourcer. g) Når søgekriterierne er defineret, klikker man på foretag søgning. h) Søgeresultaterne på ledig kapacitet listes i vinduet ved siden af søgekriterierne og man har nu mulighed for at lokalisere ledig kapacitet i GANTT diagrammet. 3.11) Hvordan skifter man dato? Man skifter dato ved at aktivere datofeltet øverst til venstre og vælge den dato som man ønsker at se og Simple Day vil vise den pågældende dato i GANTT diagrammet. 19

21 3.12) Rapport: Hvordan laver man en arbejdsplan? For at kunne se arbejdsplanen kræves, at man har Simple Day rapport modulet. Arbejdsplanen er en kronologisk oversigt over arbejdsopgaver fordelt på ressourcer, som med fordel kan udskrives til medarbejdere. a) Klik på menupunktet rapporter og vælg arbejdsplan. b) Herefter åbnes dialogvinduet c) Vælg en start og slut dato for arbejdsplanen og et evt. andet papirformat. d) Klik de ressourcer, der skal med i arbejdsplanen. e) Klik vis for at se arbejdsplanen på skærmen og/eller udskriv for at udskrive den til printeren. På den færdige arbejdsplan vil man kunne se hvilke aktivitetstyper en ressource er sat til at udføre i en given tidsperiode. Har man flere ressourcer på sin arbejdsplan vil disse blive listet fortløbende. 3.13) Rapport: Hvordan laver man en kapacitetsrapport? Kapacitetsrapporten er et styringsredskab til at se forskellige kapacitetsbelastninger på virksomhedens ressourcer, aktivitetstyper og den totale belastning. Denne rapport er kun tilgængelig, såfremt rapportmodulet er tilkøbt til Simple Day. a) Klik på menuen rapporter og vælg kapacitetsrapport. b) Herefter åbnes dialogvinduet. c) Vælg en start og slut dato for kapacitetsrapporten og et evt. andet papirformat. d) Klik de ressourcer, der skal med i kapacitetsrapporten. e) Klik vis for at se kapacitetsrapporten på skærmen og/eller udskriv for at udskrive den til printeren. 20

22 Kapacitetsperioden vil vise følgende for den valgte periode: a) Belastning på ressourcer. b) Belastning på forskellige aktivitetstyper. c) Total belastning 3.14) Exchange: Hvordan synkroniserer jeg med min Exchange kalender? Hvis man har tilkøbt Exchange modulet kan man synkronisere Simple Day med Exchange, og således få sin kalender aftaler over i Simple Day planlægningssystemet. Det er ligeledes muligt at synkronisere den anden vej, således planlagte aktiviteter i Simple Day synkroniseres til exchange kalenderen. For at synkronisere med Exchange skal man gøre følgende: a) Klik på menupunktet rediger og ressourcer b) Klik på fanebladet exchange c) Indtast ressourcens adresse i feltet d) Klik ok nu vil Simple Day blive synkroniseret med Exchange. e) Bemærk for at synkroniseringen vil fungere, skal de korrekte indstillinger været indtastet under installationen af Exchange modulet. Nu vil Exchange og Simple Day synkroniseres, således aktivitetstyper på givne ressourcer synkroniseres fra Simple Day til Exchange. Synkroniseringen fra Simple Day til Exchange vil hente aktivitetstyper ind på ressourcen personen. For at se hvilke aktivitetstyper der er sat til at til at synkronisere fra Simple Day til Exchange, skal man gøre følgende: a) Vælg menuen rediger og indstillinger b) Vælg fanebladet Exchange c) Man kan nu se de aktivitetstyper, der synkroniseres. 21

23 3.15) Hvordan oprettes et projekt? (kræver projektmodulet) Projekter er typisk ordrer, arbejdsopgaver eller kunder, hvortil man skal tilknytte og planlægge ressourcer, tid og økonomi. I denne tutorial gennemgås, hvorledes man opretter et projekt. For at oprette et projekt skal man gøre følgende: a) Klik på menuen rediger og vælg projekter b) Klik på ny ikonet og der vil blive oprettet et projekt med default navnet nyt projekt c) Klik herefter på fanebladet Generel information. Her navngives projektet og en pris og en beskrivelse kan evt. tilknyttes. Man har endvidere mulighed for at beslutte om projektet skal være tids afgrænset eller ej. Hvis et projekt er tids afgrænset, betyder det, at man kun har mulighed for at planlægge projektet inden for den periode, som man definerer her. Hvis projektet ikke er tids afgrænset kan det planlægges, når som helst. d) Klik herefter på fanebladet budget. Man vil nu bemærke, at der i dialogboksen, er en liste over de aktivitetstyper, som man tidligere har oprettet (se lektion 2). Det er nu muligt at tilknytte timer til sit projekt differentieret på forskellige aktivitetstyper. Ved siden af listen med aktivitetstyper, er der to felter kaldet budget og estimat. Vælg en af de aktivitetstyper, der indgår i projektet, og skriv et budgetteret timetal og et estimeret timetal. I starten af et projekt vil det budgetterede timetal og det estimerede timetal typisk være identisk. Når man har tastet timetal ind, klikker man på opdater og timerne registreres på aktivitetstypen. Hvis der indgår flere aktivitetstyper i projektet gentages proceduren for relevante aktivitetstyper. Når man er færdig, klikker man på Anvend, og total estimat og total budget opdateres. e) Klik nu på fanebladet grupper. Her kan man se en oversigt over sine grupper. Klik af ud for de grupper, som skal kunne planlægge på projektet. f) Man har også mulighed for at klikke på fanebladet gates, hvilket dog er optionelt i forbindelse med oprettelsen af et projekt. Gates eller milepæle er evalueringspunkter, som man kan indsætte på steder i sit projekt, hvor man skal holde status over projektet. En gate er en visuel markering i GANTT diagrammet, hvor man ved, at man bør gøre sta- 22

24 tus over sit projekt. Man opretter en gate ved at klikke på opret ny, hvorefter man kan navngive sin gate. Vælg herefter en dato, hvor gaten skal sættes ind i GANNT diagrammet. Endeligt kan man klikke af i accept på et senere tidspunkt, når man har accepteret sin gate. g) Klik på ok og projektet er oprettet. 3.16) Hvordan oprettes og redigeres projektaktiviteter? (kræver projektmodul). I lektion 14 blev det vist, hvorledes et projekt oprettes. Nu vendes blikket mod, hvorledes et projekt planlægges i Simple Day. Under oprettelsen af projektet blev der tildelt timer til projektet, og nu skal disse timer planlægges. For at planlægge timer på et projekt gøres følgende: a) Klik på fanebladet projekter og dine projekter vil komme til syne i området umiddelbart under. b) Klik på det projekt, som ønskes planlagt. I det aflange felt nederst til højre, vil nu blive listet hvilke aktivitetstyper, der er budgetteret og estimeret på projektet. c) Marker en af aktivitetstyperne i projektet og tegn projektaktiviteten på samme måde som en normal aktivitet (se lektion 6). Bemærk at projektaktiviteter er markeret i toppen, hvilket i Simple Day betyder, at aktiviteten er tilknyttet et projekt. Markeringen kan have forskellige farver alt efter, hvilken status projektaktiviteten har. d) Når man først har planlagt timer på et projekt, vil projektaktiviteten have en rød markering i toppen, hvilket indikerer, at projektet er planlagt. Projektstatus ændres ved at markere en projektaktivitet, klikke på fanebladet aktiviteter, og vælge en ny stats i feltet ved siden af projekt feltet. Der er tre projektstatustyper planlagt, udført og faktureret. Den røde markering indikerer planlagt, en grøn markering indikerer udført, og en blå markering på en projektaktivitet indikerer status afsluttet. e) Når en projektaktivitet er tegnet, vil man bemærke, at timetallet ud for projektaktivitetstypen er ændret med det antal timer, som er tegnet i 23

25 GANNT-diagrammet. f) Ønsker man at redigere projektaktiviteterne, klikker man på den projektaktivitet, der ønskes redigeret. Herefter vælger man fanebladet aktiviteter og retter de informationer, der skal ændres på samme måde, som normale aktiviteter ændres (se lektion 6-7). Man kan således flytte projektaktiviteten til en anden ressource, et andet tidsrum, give projektaktiviteten en anden længde eller sågar tilknytte den til et andet projekt 3.17) Projektalarmer og projektadvarsler (kræver projektmodul) I denne lektion forklares to elementer i projektmodulet nemlig projektalarmer og projektadvarsler. En projektalarm opstår, når et i gangværende projekt opfører sig anderledes end planlagt. En projektalarm visualiseres ved en farvemarkering ud for projektet under fanebladet projekter. En alarm vil fremgå enten som en rød eller blå markering ud for projektet. En rød markering indikerer en budgetalarm dvs. at der på dette projekt er estimeret flere timer end der er budgetteret med. Den blå markering er en allokeringsalarm, hvilket betyder at ikke alle de estimerede timer er allokerede. En projektadvarsel opstår, når man forsøger at allokere mere tid til et projekt end der er estimeret. I denne situation vil man få en advarsel på skærmen, hvor man kan vælge tre ting: Forkorte projektaktiviteten, således projektets estimat ikke overskrides. Forøge sit estimat, således man faktisk har estimeret mere tid end budgettet tillader. Forøge budget og estimat i erkendelse af, at budgettet bør justeres, fordi projektet kræver mere tid end først budgetteret. 3.18) Rapport: Projektplan (kræver projektmodul). Projektplanen er meget lig arbejdsplanen, men er baseret på projekter i stedet. a) Klik på menupunktet rapporter og vælg projektplan. b) Vælg start og slut dato samt papirformat. c) Vælg et enkelt projekt eller marker projekter for at få alle projekter med i projektplanen. 24

26 d) Klik på vis for preview af projektplanen. I projektplanen vil være en oversigt over de ressourcer, der i et givet tidsrum skal arbejde på projektet. e) Klik udskriv for at sende til printer. 3.19) Rapport: Timerapport (kræver projektmodul): Timerapporten giver en oversigt over timer tilknyttet et projekt, og kan f.eks. bruges som faktureringsgrundlag. a) Klik på menupunktet rapporter og vælg timeplan. b) Vælg start og slut dato. c) Vælg status man kan således vælge om man vil medtage planlagte, udførte, fakturerede eller alle projektaktiviteter med i sin timerapport. d) Vælg ressourcer om man vil have alle ressourcer med eller en bestemt ressource. e) Vælg et projekt eller alle projekter ved at markere projekter f) Klik vis for at vise timerapporten g) Marker evt. en linie i timerapporten for at printe, fakturere (ændrer status til faktureret på alle projektaktiviteter, der indgår i rapporten), gem for at gemme timerapporten eller kopier (for f.eks. at indsætte i Excel eller lignende). 3.20) Afrunding på lektioner Du har nu gennemgået alle eller flere af Simple Day lektionerne, og er forhåbentligt klar til at bruge Simple Day selv. Simple Day kan benyttes på mange forskellige måder alt efter hvorledes din virksomhed er opbygget, og vi håber du nu har en ide om, hvordan netop din Simple Day skal opbygges. God fornøjelse med Simple Day. 25

27 4. Appendix Appendix A: Rettigheder i Simple Day 5.0. Der er tre typer sikkerhedsniveauer i Simple Day: 1) Administrator niveau: Administratoren kan se og redigere. 2) Kan læse: Kan se, men ikke redigere. 3) Ingen adgang. Sikkerhedsniveauer kan appliceres generelt eller på en gruppe. Når man opretter en bruger kan man vælge at give den nye bruger administrator rettigheder (se lektion 1). Hvis man senere ønsker at ændre de generelle sikkerhedsrettigheder, gør man flg.: 1) Klik på menuen rediger og vælg indstillinger 2) Vælg fanebladet sikkerhed 3) Vælg den bruger, hvis rettigheder skal ændres. 4) Klik på den sikkerhedsindstilling, der ønskes. 5) Afslut med ok Som nævnt kan man også redigere sikkerhedsindstillingerne for en gruppe, hvis man f.eks. ønsker at en bruger skal være administrator af en gruppe, men skulle kunne se andre grupper. Proceduren for at tildele rettigheder på gruppeniveau er som følger: 1) Klik på menuen rediger og vælg grupper 2) Vælg fanebladet sikkerhed 3) Marker den gruppe, hvor rettighederne skal gælde ved at markere den med musen 4) Vælg den bruger, hvis rettigheder skal ændres. 5) Klik på den sikkerhedsindstilling, der ønskes. 6) Afslut med ok Brugerens rettigheder til denne gruppe er nu ændret, mens brugerens sikkerhedsindstilling for de andre grupper følger brugerens generelle sikkerhedsprofil. Appendix B: Ordforklaring Administrator: En bruger med rettigheder til at redigere og se. Man kan være administrator generelt eller på gruppeniveau. Aktivitet: En aktivitet er en grafisk blok i GANTT diagrammet. Aktivitetstype: Aktivitetstyper er en række kategorier, hvorunder de en- 26

28 kelte aktiviteter rubriceres. Eks: kundebesøg, fri, syg, montering osv. Allokeret: Tid afsat til et projekt (kun i projektmodul). Arbejdstid: Arbejdstid er den periode som dine ressourcerer til rådighed. Arbejdstid er markeret med hvid baggrund i kalenderen og ikke arbejdstid, altså fritid, er markeret med en lilla farve. Arbejdstid kan redigeres generelt for alle ressourcer samt for hver enkelt ressource. Budget: Tid, som et projekt er solgt til (kun i projektmodul). Brugere: Personer med adgang til Simple Day. Eksporter: Eksport af data fra Simple Day Estimat: Tid, som et projekt forventes at tage (kun i projektmodul). Exchange synkronisering: Synkronisering mellem Simple Day og Exchange GANTT diagram: Her henvises til den grafiske tids oversigt i Simple Day, hvor aktiviteter planlægges på ressourcerne. Gates: Milepæle, som indsættes, for at vurdere om et projekt holder tidsplan og økonomi. Gruppe: Inddeling af ressourcerne f.eks. i afdelinger. Importer: Import af data til Simple Day. Integration: Synkronisering af data mellem Simple Day og eksterne datakilder Kapacitet: Relaterer sig til, hvor mange ledige eller brugte ressourcer, der er i en given periode. Opløsning: Tids inddeling i GANTT diagrammet. Projekt: En ordre eller arbejdsopgave, hvortil der tilknyttes ressourcer, tid og økonomi. Projektaktivitet: En aktivitet, der er tilknyttet et projekt. Projektaktivitetstype: En aktivitetstype, der er tilknyttet et projekt. Projektstatustype: En projektaktivitets status den kan være planlagt, udført eller faktureret. 27

29 Rapport: Grafisk fremstilling af data. Der eksisterer en arbejdsplan (kræver rapport modul), kapacitetsrapport (kræver rapport modul), en projektplan (kræver projektmodul) og en timerapport (kræver projektmodul). Realiseret: Tid, der er udført på et projekt (kræver projektmodul) Ressource: Enheder, der planlægges. Det kan være personer, maskiner, biler osv Sikkerhed: Brugerens rettigheder Appendix C: Genvejstaster: Ctrl + N En ny allokering oprettes. Benyt herefter tabulatortasten til at skifte til datofelt start og slut, tekstfelt, aktivitetstyper og slutteligt Ok. Svarer til ikonet på værktøjslinien. Ctrl + 1 Opløsningen skrifter til Arbejdsdag. Ctrl + 2 Opløsningen skifter til 1 dag. Ctrl + 3 Opløsningen skifter til 1 uge. Ctrl + 4 Opløsningen skifter til 1 måned. Ctrl + 5 Opløsningen skifter til 1 kvartal. Ctrl + 6 Opløsningen skifter til 1 år. Ctrl + 7 Opløsningen skifter til valgfrit interval (dialogboks). Ctrl + X Klip tekst fra tekstfelter Ctrl + C Kopier tekst fra tekstfelter Ctrl + V Sæt ind. Indsætter klippet eller kopieret tekst. Ctrl + F Søg. Åbner søg dialogboks Ctrl + P Starter udskrivning. F1 Åbner hjælp F5 Gentegner Gantt Diagram 28