Styringskoncept for Assens kommune

Transkript

1 Styringskoncept for Assens kommune

2 Indholdsfortegnelse Styring i Assens Kommune indledende bemærkninger Målstyring Vision: Servicemål: Kvalitetsaftale: Decentraliserings principper Økonomi Budgetrammen Nettobevilling Særlige aftaler Bygningsvedligehold Fællesordninger/puljer Overførsel af over- og underskud Økonomirapporter og evalueringsværktøjer Personale Personalepolitik Ansættelse Afskedigelse Personalegoder Lønstrategi Lønberegning... 8 Bilag 1: Målhierarkiet i Assens Kommune... 9 Bilag 2: Oversigt over områder og enheder med overførselsadgang... 11

3 Styring i Assens Kommune indledende bemærkninger. Styring handler om sammenhængen mellem politikere, administration og institutioner og hvordan det sikres at de politiske visioner kommer til udtryk i de konkrete handlinger og aktiviteter rundt om i organisationen. Central styring og decentral ledelse er i den forbindelse væsentlige nøgleord i Assens Kommune. Den centrale styring betyder, at byråd og direktion sætter mål, rammer og retningslinjer for arbejdet i kommunen, og tager de initiativer, som omfatter hele kommunen. Politikere og direktion styrer ud fra visioner og målsætninger, værdier, fælles metoder og principper, som bygger på kvalitet, produktivitet og effektivitet. Den decentrale ledelse består i, at der er et reelt ledelsesmæssigt råderum for de enheder (f.eks. dagtilbud, skoler, plejecentre mm.), som skal udføre opgaven. De er decentrale enheder med ansvar for drift og udvikling. Enhederne har et frirum indenfor den ramme, som udtrykker serviceniveauet. Enhederne prioriterer selv deres økonomi indenfor deres økonomiske ramme. De to begreber åbner dog op for en række spørgsmål og dilemmaer, der kan sammenfattes i følgende: Hvilke fordele er forbundet med en forholdsvis høj grad af decentralisering og hvornår udfordres styringen af decentraliseringsprincipperne? Overvejelse om decentralisering i forhold til Assens Kommune som helhed Tværfaglighed hvordan arbejder vi tværfagligt, hvordan tænker vi på tværs i hverdagen? Er økonomistyringen hæmmende for at arbejde på tværs har vi den fornødne sammenhængskraft? De to spørgsmål og dilemmaer drøftes i et særskilt bilag til styringskonceptet. I nærværende dokument fokuseres der alene på to delelementer i styringen i Assens Kommune målstyring og decentraliseringsprincipper. 1. Målstyring Grundlæggende handler målstyring om at opstille fælles målsætninger og prioriteringer på tværs for at sikre en hensigtsmæssig løsning af organisationens opgaver. De overordnede mål nedbrydes til delmål på underliggende niveauer og igen til mere konkrete resultatkrav, så det bliver muligt at evaluere på, hvorvidt målene opfyldes. Evalueringen vil ofte give anledning til at nye delmål og resultatkrav opstilles og målstyringen kan dermed betragtes som en til stadighed kørende proces. Målstyringen i Assens Kommune udtrykker princippet omkring central styring og decentral ledelse. Byrådet sætter mål og rammer for arbejdet i kommunen, og styrer ud fra visioner og målsætninger, der omfatter hele kommunen. Den decentrale enhed udarbejder i overensstemmelse med byrådets visioner og mål egne visioner, målsætninger og kvalitetsmål. På baggrund af ovenstående kan der defineres et målhierarki med følgende indhold: Vision og målsætninger, servicemål og kvalitets- og resultatmål; jf. bilag Vision:

4 I Assens Kommune er det overordnede mål udvikling og vækst. Målet vil være pejlemærke for kommunens udvikling i de kommende år. Byrådet vedtog i januar 2012 Vision 2018 Vilje til vækst. Vision 2018 indeholder tre udvalgte parametre, der i et samspil skal realisere det overordnede mål. De tre parametre er: Vækst og Udvikling Flere vil bo her Alle får en uddannelse I forlængelse af vision 2018 er der ligeledes formuleret en innovationsstrategi for Assens Kommune. Innovationsstrategien målretter indsatsen for at skabe nyt, der gør en konkret forskel for kvaliteten; f.eks. anderledes måder at løse opgaverne på, som ført ud i livet giver merværdi. Innovationsstrategien indeholder desuden følgende udsagn: - Vi har højt til loftet og frihed til at afprøve idéer og nytænke - Vi forstyrrer det kendte på en ordentlig måde - Vi tænker i helheder og fællesskaber Sammen skal de to redskaber bidrage til arbejdet med at nå det overordnede pejlemærke om udvikling og vækst i Assens Kommune. 1.2 Servicemål: I forbindelse med budgetprocessen udarbejdes 1-2 servicemål for hvert politikområde. Formålet med servicemålene er at omsætte visioner for hele kommunen til konkrete indsatsområder inden for de enkelte politikområder samt på tværs i organisationen og at koble servicemål med den økonomiske ramme. Udarbejdelsen af servicemål skal ske i overensstemmelse med andre overordnede planer og dokumenter samt love, bekendtgørelser, cirkulærer og øvrige centralt vedtagne regelsæt og budgetter. Det er ligeledes vigtigt at målene er målbare og at der i forbindelse med målformuleringen kort og konkret beskrives hvornår og hvordan graden af målopfyldelse evalueres og dokumenteres. Servicemålene godkendes af byrådet sammen med den endelige vedtagelse af budgettet. I forbindelse med de kvartalsvise budgetopfølgninger følges der løbende op på servicemålene og i forbindelse med regnskabsafslutningen. Formuleringen af servicemålene sker efter nedenstående skabelon: Politikområde Servicemål Her skrives navnet på politikområdet Her skrives en kort overskrift på servicemålet Tema Eventuel beskrivelse af overordnet mål/vision for servicemålet Kvalitets- og resultatmål Veje til målet (Metode) Kortfattet beskrivelse af, hvordan kommunen vil nå frem til målet. Økonomi Budget til opfyldelse af mål Evaluering Kort og konkret beskrivelse af, hvornår og hvordan graden af målopfyldelse evalueres og dokumenteres.

5 1.3 Kvalitetsaftale: Kvalitetsaftalen anvendes først og fremmest til feedback og dialog mellem det politiske og det decentrale niveau. Det er ligeledes et redskab til dialog, styring, tilbagemelding og udvikling for den enkelte enhed Det er hensigten at fokusere på kvalitet og effektiv ressourceudnyttelse gennem synliggørelse og dokumentation af mål og resultater. Kvalitetsaftalen skal sikre, at der vedvarende og systematisk arbejdes med kvalitetsudvikling. Kvalitetsaftalen skal også kobles til budgetlægningsprocessen. Kvalitetsaftalen skal have fokus på året der gik, året vi er i og årene der kommer. Kvalitetsaftalen skal udarbejdes en gang om året, men nogle af elementerne i rapporten kan være flerårige. Det er ikke hensigten at kvalitetsaftalen skal udarbejdes ud fra en centralt fastsat skabelon, men der kan dog være tale om en vis ensartethed inden for områder. Det er ligeledes vigtigt at nedenstående elementer indgår i kvalitetsaftalen for institutionen og politikområdet. Det er ligeledes hensigten, at de elementer som i forvejen udarbejdes i forhold til bl.a. nationale krav skal kunne genbruges. Elementer i kvalitetsaftalen: 1. Beskrivelse af den decentrale enhed/fagområde a. Faktaoplysninger om enheden b. Hvad kendetegner enheden? (profil) c. De 3 største udfordringer for enheden d. Signaler til Byråd e. Lokale bestyrelser/råd/ledelsens/med-udvalgs udtalelser til den samlede beskrivelser f. Underskrift af formand for brugerbestyrelse, leder og næstformand for lokal MED-udvalg 2. Rammebetingelser a. Nøgletal på udvalgte serviceparametre opgjort for de sidste 2 (3) år 3. Kvalitets og Resultatmål (Kommunalt besluttede indsatsområder) a. Fælles for området b. Lokalt fokusområde for de kommende år Formålet med kvalitets- og resultatmålene er at omsætte indsatsområder til konkrete og målbare mål samt at koble de konkrete mål med den økonomiske ramme for den enkelte virksomhed. 2 Decentraliserings principper De decentrale enheder, som er omfattet af decentraliseringen er oplistet i bilag 1.

6 Decentralisering udvikles med respekt for helheden. Den centrale styring vil omfatte forventninger til, at de decentrale enheder samordner med hinanden og med relevante partnere - geografisk, økonomisk, fagligt osv. - således at der skabes helheder. 2.1 Økonomi Udgangspunktet er, at den enkelte enhed har én budgetramme til dækning af alle udgifter Budgetrammen De enkelte områder er meget forskellige i indhold og der er ikke nogen entydig måde at lægge budgetter på. Budgetlægningen på de enkelte områder er tilpasset områdets særegenhed. Budgetlægningen danner grundlag for den enkelte enheds budgetramme. Byrådet kan ændre i budgetrammen i forbindelse med budgetlægningen, hvis den kommunale økonomi nødvendiggør det eller der er ønske om ændring. Det vil dog altid være samme tildelingsmodel, der er gældende for ens institutionstyper. Der er sammenhæng mellem de tildelte ressourcer og de mål der opstilles for den enkelte enhed Nettobevilling Alle decentrale enheder har en nettobevilling, dvs. at udgifter og indtægter ses under et. 2.2 Særlige aftaler På en række områder er der lavet nogle centrale aftaler, som rækker ind over de decentrale institutioners område. Udmøntning på disse områder sker årligt, og så vidt muligt holdes pengene ude af de decentrale budgetter. Det tilstræbes, at eventuelle reguleringer af de decentrale budgetter senest gennemføres i forbindelse med årets første budgetopfølgning Bygningsvedligehold Vedligeholdelsen af de kommunale bygninger er delt i indvendig og udvendig vedligehold. Den decentrale enhed har ansvar for den indvendige vedligeholdelse og udgifterne hertil er indeholdt i enhedens budgetramme. Udvendig vedligeholdelse påhviler byg og plan. For yderligere information se regulativ for bygningsvedligehold Forsikring Der er vedtaget en forsikringspolitik og fastlagt administrative retningslinjer 2. Udgifterne til alle bygningsforsikringer og selvrisiko afholdes af den decentrale enhed indenfor rammen Indkøbsaftale Indkøbsretsligt betragtes kommunen som én samlet enhed. Når kommunen køber ind for mere end kroner af en vare/varegruppe, skal købet i udbud. Derfor har Assens Kommune sin egen indkøbsfunktion, som forestår udbud af varer og tjenesteydelser, dette beskrives i indkøbspolitikken. Alle kommunernes forvaltninger, afdelinger og institutioner er forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken. Indkøbspolitikken omfatter ud over kommunens egne institutioner også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. På baggrund af opgørelser over besparelser, der er opnået ved indkøbsaftalerne, tilpasses enhedernes budgetter ved den årlige budgetlægning. 2.3 Fællesordninger/puljer Der kan decentralt laves fællesordninger/puljer indenfor politik- og direktørområder, hvor man vurderer, at det er hensigtsmæssigt med en fælles ordning. På hvert enkelt fagområde er der mulighed for at lave yderligere forsikringsordninger, puljer man selv finansierer. 1 regulativ for bygningsvedligehold på Aksen under fagområde Miljø, Teknik og Plan 2 Se Risikostyring på forsiden af Aksen for yderligere information

7 2.3.1 Barselsudligning Der er oprettet en central barselsudligningsordning, hvorfra den enkelte decentrale enhed kan søge tilført midler ved barsel blandt personalet. Puljen fastlægges ved den årlige budgetlægning Langtidssygdom Udgangspunktet er, at den decentrale enhed modtager dagpengerefusion efter 4 ugers sygdom. For yderligere information se regulativ for langtidssygdom. 2.4 Overførsel af over- og underskud Den decentrale enhed kan maksimum overføre +/- 5 % af korrigeret budget på de områder, der er omfattet af overførselsadgangen. Beløb udover +/- 5 % kan efter ansøgning om overførsel i særlige tilfældes bevilges af Byrådet. Overskud som følge af lavere aktivitet f.eks. af færre antal børn, beboere og borgere mv. skal reguleres ifølge tildelingsmodellerne inden overskuddet opgøres. Retten til forbrug udover budget begrænses til helt ekstraordinære omstændigheder, og underskud må maksimalt andrage 1 mio. kr. for hver enhed med overførselsadgang. Underskud skal afdrages over højst de 3 følgende år. Er der i løbet af regnskabsåret givet tillægsbevillinger til en ændring i budgetforudsætningerne, og det efterfølgende viser sig, at denne bevilling har været for stor til det angivne formål, kan restbeløbet ikke overføres. Budgetbeløb og de tilhørende budgetbemærkninger er udtryk for det serviceniveau, som byrådet ønsker på et givet område. Det forventes derfor, at ressourceforbruget ligger tæt på det beløb, som er budgetteret, og således er en forudsætning for overførsel mellem årene, at det politisk vedtagne serviceniveau er opfyldt. I det omfang skoler og institutioner har sparet op til renovering af lokaler, etablering af legepladser o. lign. - skal overførslen overføres til en anlægsbevilling med tilhørende rådighedsbeløb, som ikke påvirker servicerammen. Administrationen fastsætter principper for korrekt kontering på dette område. Over- og underskud vil blive opgjort i foråret i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet. Der vil i den forbindelse ske en gennemgang af de forskellige områders under- og overskud, som reguleres i overensstemmelse med ovenstående regler. Som ovenfor nævnt er driftsbevillinger ét-årige, og overførslerne forelægges derfor som tillægsbevillingsansøgninger til politisk behandling i det efterfølgende år. 2.5 Økonomirapporter og evalueringsværktøjer Alle decentrale enheder har adgang til en økonomirapport. Gennem økonomirapporten er det muligt at få et overblik over enhedens samlede økonomi og dermed se om der er behov for justeringer 3. Den decentrale enhed sørger selv for bestilling af varer, bogføring og har selv ansvar for at anvise bilag til betaling, idet lederen og evt. en medarbejdere har anvisningsret. De nærmere regler herfor fremgår af bilag til Principper for økonomistyring 4. Ved central bogføring på en decentral enheds budgetramme skal enheden have et advis herom. 2.6 Personale Medarbejdernes arbejdsvilkår er fastlagt gennem centrale overenskomster mellem den faglige organisation og kommunen, hovedsagelig repræsenteret ved Kommunernes Landsforening. Der ud over har byrådet gennem den fælles personalepolitik 5 fastlagt politikker og retningslinjer, som er gældende for alle medarbejdere i Assens kommune Personalepolitik Personalepolitikken er et centralt værktøj i forhold til at udvikle og fastholde de rigtige medarbejdere. Den decentrale enhed har mulighed for at udrulle personalepolitikken indenfor rammerne af den fælles personalepolitik. På nogle områder er personalepolitikken udtømmende og med klare retningslinjer for handlingerne. På andre områder er det op til lokale med-udvalg 6 at fastlægge retningslinjerne for personalepolitikken. 3 Se i øvrigt Økonomisk politik for Assens Kommune 4 Principper for økonomistyring 5 Personalepolitik 6 MED-aftalen

8 2.6.2 Ansættelse Lederen har kompetencen, til at ansætte medarbejdere indenfor budgetrammen. I personalepolitikken er fastlagt procedurer for ansættelse og hvem der skal inddrages heri. Løn og personale kan inddrages i ansættelsesforløbet i den udstrækning lederen anser det for nødvendigt/ønskeligt. Der er forskellige delegeringsregler 7 på de enkelte områder Afskedigelse Det er lederen, der har kompetence til at afskedige medarbejdere. Løn og Personale skal altid inddrages inden en afskedigelse overvejes. Den gode personaleplanlægning gør at de medarbejdere, der overflødiggøres, tilbydes ansættelse et andet sted i kommunen, hvis det er muligt Personalegoder På den enkelte decentrale enhed er der mulighed for, inden for eget budget, at tage personalepolitiske initiativer i form af forskellige personalegoder. Det kan være brødordning o. lign., dog skal man være opmærksom på skatteregler Løn Lønpolitik og løndannelse skal være et aktivt ledelsesredskab til at nå kommunens mål på et hvert niveau. Lønpolitikken skal således medvirke til at sikre: Rekruttering, fastholdelse og udvikling af ledere og medarbejdere Engagerede og dygtige ansatte, så borgerne ydes den bedste service indenfor de givne rammer Udvikling af kommunens ansatte, så organisationen er fleksibel og forandringsparat Lønpolitikken udmøntes indenfor det til enhver tid vedtagne budget. Forhandling af ny løn sker mellem den enkelte leder og den tillidsrepræsentant/organisation som repræsenterer den enkelte medarbejder, med bistand fra Organisation & Personale Lønberegning Lønningerne udgør op mod ¾ af den samlede budgetramme og lønstyringen er derfor af stor betydning for alle decentrale enheder. For at give lederne et grundlag for at vurdere lønsummen, har den decentrale enhed mulighed for at lave budgetsimuleringer. 7 De enkelte politiske udvalg og byrådet har udarbejdet delegeringsplaner

9 Bilag 1: Målhierarkiet i Assens Kommune Formål Tidshorisont Hvem beslutter Hvem udarbejder Nytteværdi Produkter Vision At angive retningen At angive det bærende værdigrundlag for kommunen 4 år+ Byrådet Byrådet Borgere og medarbejdere kan se hvad det er politikerne vil m.h.t. udvikling af kommunen Vision 2018 Kommuneplan Planstrategi 11 Målsætninger At omforme visioner til konkrete mål og handlinger for hele kommunen 4 år Byrådet Byrådet Konkrete signaler fra politikerne om prioritering af midlerne Sammenhæng mellem målsætninger og økonomi 17 politikområder Byrådets handleplan Servicemål At omsætte handlinger for hele kommunen til konkrete indsatsområder er inden for de enkelte politikområder samt på tværs i organisationen 1 - eller flerårige Fagudvalg beslutter Byråd orienteres Fag udvalg Bruger bestyrelser Ledelse Medarbejdere Servicemål synliggør og konkretisere den politiske prioritering over for borgere, ledere og medarbejdere Skal beskrive hvilke resultater politikerne vil opnå Budget og regnskabsdokumenter Fagudvalgets virksomhedsplan At koble servicemål og den økonomisk ramme Kva - litets - og resultat mål At omsætte indsatsområder til konkrete og målbare mål for den enkelte virksomhed At koble de konkrete mål med den økonomiske ramme for den enkelte virksomhed 1 2 år Bruger bestyrelser Bruger bestyrelser Ledelse Medarbejdere Kvalitets- og resultatmål skal sikre, at virksomhederne holder kursen Beskriver hvad virksomhederne gerne vil måles på Kvalitetsaftale

10 Formål Tidshorisont Hvem beslutter Hvem udarbejder Nytteværdi Produkter

11 Bilag 2: Oversigt over områder og enheder med overførselsadgang Ved decentrale enheder forstås i 2013: Skoler med tilhørende SFO: o Assensskolen o Glamsbjergskolen o Haarby Skole o Tallerupskolen o Tommerup Skole o Vissenbjerg Skole o Aarupskolen o Pilehaveskolen o 10. klassecenteret Landsbyordninger og fællesinstitutioner Skoler med SFO og børnehave 8 o Ebberup Skole og SFO, samt Ebberup børnehave o Salbrovadskolen og SFO samt Salbrohave o Gummerup Skole og SFO samt børnehave o Dreslette Skole og SFO samt den Røde Æske o Brylle Skole og SFO samt Brylle børnehave og Agerholm o Verninge Skole og SFO samt Fuglekilden o Skallebølle Skole og SFO samt Bøllehuset Assens Ungdomsskole Assens Bibliotek (udgør 1 enhed) Assens Musikskole (udgør 1 enhed) Naturskolen Bevillinger vedrørende den regionale kulturaftale Folkeoplysningsområdet Familiehus Nord Familiehus Syd Brahesholm projektet SSP Heldagsskolen i Flemløse Kompetencecenter i Børn og Familie o Børneterapeuter o Sundhedsplejen o Pædagogisk Psykologisk Rådgivning PPR inkl. ressourcepædagoger Daginstitutioner: o Dagplejen o Områdeinstitution Vissenbjerg o Områdeinstitution Aarup o Solsikken v/ områdeinstitution Aarup o Valmuerne v/ områdeinstitution Aarup o Områdeinstitution Haarby 8 Landsbyordningerne har separat budget og regnskab for hhv. skole/sfo og børnehave. Overførslerne opgøres derfor også separat.

12 o Områdeinstitution Glamsbjerg/Flemløse o Områdeinstitution Assens o Områdeinstitution Tommerup o Områdeinstitution Tommerup st. Teknik og Miljø 9 o Miljøpolitik o Vedligeholdelse kommunale bygninger o Veje, grønne områder og kollektiv trafik herunder entreprenørgården Ældreområdet: o Ældre Deles i funktionsområder o Madservice o Holmely Danske Diakonhjem o Sydmarksgården Danske Diakonhjem Jobcenter: o Job- og Kompetencecentret Psykiatri og misbrug: o 85 korps psykiatri o Nyholmgården o Jordbærhuset o Døgndækket botilbud o Psykiatricenteret o Café Tusindfryd o Assens Misbrugscenter Sundhedsområdet: o Tandplejen o Træning o Sundhedsfremme og forebyggelse Handicap: o Pilebakken o Lindebjerg o Duedalen o CUA Erhverv o CUA Fælles udgifter og indtægter o 85 - korps o Stærevænget o Østerbo o Møller Eriksensvej o Poul Mose Parken Administrativ organisation dog undtaget Risikostyring og Sale og lease back, samt ikke aktive tjenestemænd Puljer Projekter 9 Miljøpolitik, Vedligeholdelse af kommunale bygninger og Veje, grønne områder og kollektiv trafik er ikke decentrale enheder, men hele politikområder. Veje og grønne områder og kollektiv trafik omfatter dog den decentrale enhed Entreprenørgården.

13 [Overskrift] [Tekst] [Tekst] Rådhus Allé Assens