Kommunalbestyrelsen har tidligere vedtaget en handlingsplan med fem overordnede indsatsområder:

Transkript

1 Notat Dato: Journalnr.: 14/18269 Ny struktur på arbejdsmarkedsområdet Arbejdsmarkedsområdet, med ca. 150 kompetente og engagerede medarbejdere, har i en periode været udfordret i løsningen af sine kerneopgaver - af flere grunde. Processen hidtil Kommunalbestyrelsen har tidligere vedtaget en handlingsplan med fem overordnede indsatsområder: 1. Hurtigere sagsbehandling 2. Bedre kommunikation med borgerne 3. Styrket dialog med omverdenen 4. Godt arbejdsmiljø 5. Fastlæggelse af en klar og tydelig ledelesesstruktur Indsatsområderne skal medvirke til at give medarbejdere og ledelse retning, udvikle nye samarbejdsformer både internt og i forhold til borgerne og dermed understøtte det eksisterende arbejde med lovgivningen på området. Der er blevet afholdt en temadag for alle arbejdsmarkedsområdets medarbejdere og ledere den 17. december Formålet med temadagen var, at give alle muligheden for at komme til orde og kvalificere de fem hovedindsatser, der udgør den foreløbige overordnede handlingsplan. Der blev i den forbindelse udarbejdet et stort materiale, som har dannet grundlag for indeholdet i dette notat, herunder udarbejdelsen af et forslag til ny organisering af området samt udviklingen af området i henhold til handlingsplanen og indsatsområderne. Materialet fra temadagen er vedlagt som bilag. Som et led i processen, har kommunaldirektøren desuden afholdt møder med samtlige afdelinger på arbejdsmarkedsområdet. Derudover er der etableret en koordinationsgruppe bestående af ledelses og medarbejderrepræsentanter, som samarbejder om at kvalificere processen, herunder indholdet i dette notat med oplæg til ny organisering. Koordinationsgruppen har den 26. januar 2015 drøftet forslag til ny organisering. Kommunaldirektøren har efterfølgende præsenteret forslaget for alle medarbejdere på arbejdsmarkedsområdet samt de relevante MED-udvalg. MED-udvalgene har afgivet høringssvar til strukturforslaget. 1

2 Tidsplanen for processen er som følger: 2

3 Nuværende organisering af arbejdsmarkedsområdet Den oprindelige struktur bestod af en arbejdsmarkeds- og borgerservicechef, en sekretariatskoordinator samt fem afdelingsledere: 3

4 Forslag til ny organisering af arbejdsmarkedsområdet Den nye organisering tager udgangspunkt i følgende: 1 direktør og 6 afdelingschefer 0g 3 souschefer. Sekretariat Sekretariatetsopgaverne vil bl.a. omfatte betjening af arbjdsmarkedsudvalget, tværgående opgaver vedrørende administration, lovgivning, klagebesvarelse, ledelsesinformation, og projekter. Tidlig indsats og opfølgning Indsatsen og opgaverne i afdelingen tager udgangspunkt i lovgivningen vedrørende kontanthjælp, sygedagpenge samt integration. Ressource- og udvikling Afdelingens opgaver vedrører forløb, som har været behandlet i rehabiliteringsteamet og den efterfølgende indsats i forhold til ressourceforløb, fleksjob, revalidering og jobafklaring. Job- og virksomhedsservice I afdelingen er der fokus på samarbejdet med virksomheder med henblik på rekruttering og jobformidling, samt hjælp til job for målgrupperne af forsikrede ledige og jobparate kontanthjælpsmodtagere. 4

5 Ungeindsats og UU Djursland Norddjurs Kommune har vedtaget, at der skal etableres én ungdomsorienteret indgang for alle unge. Dette er iværksat med den nye afdeling, som skal medvirke til at flere unge kommer i uddannelse og i job. Borgerservice Borgerservice vil fortsat indeholde opgaver, der vedrører borgerserviceopgaver samt udbetalingen af offentlige ydelser. Besættelse af lederstillinger i den nye struktur Alle nuværende ledere indplaceres i den nye struktur eller der indgås anden aftale. Ubesatte lederstillinger slås op eksternt. Faglige koordinatorer Der er i dag en række faglige koordinatorer i arbejdsmarkedsområdet. Der er behov for at man, i forbindelse med den nye struktur, får defineret de faglige koordinatorers rolle tydeligt. Udgangspunktet er, at de faglige koordinatorer ikke er ledere, der er ikke knyttet et ledelsesansvar til funktionen. De faglige koordinatorers roller defineres, i den nye struktur, inden for det enkelte område. Ændring af eksisterende rammer På temadagen d. 17. december 2014 pegede medarbejderne på en række forhold omkring rammerne for arbejdsmarkedsområdets arbejde. Udover en ny organisering foreslås derfor følgende tilpasninger af rammerne for arbejdsmarkedsområdet. Lukning af borgerservice i Ørsted Siden 1. januar 2012 har der som en forsøgsordning været åbent på Ørsted Bibliotek mandage og tirsdage. I Auning Bibliotek er der åbent onsdage og torsdage, og i Grenaa er der åbent alle hverdage. Åbningstiderne er følgende: Grenaa Auning Ørsted Mandage kl kl Tirsdage kl kl Onsdage kl kl Torsdage kl kl Fredage kl

6 I 2014 har der været følgende antal ekspeditioner: Antal ekspeditioner Antal timer Antal ekspeditioner pr. time Grenaa ,5 15,68 Auning ,0 4,85 Ørsted ,5 3,21 I alt ,0 10,64 Bemandingen i Ørsted har af sikkerhedsmæssige årsager været 2 personer. Der har også været 2 personer i Auning. Det betyder, at der har været 2,43 ekspeditioner i timen pr. medarbejder i Auning og 1,61 ekspeditioner i timen pr. medarbejder i Ørsted. Disse ekspeditioner kunne med fordel flyttes til Auning, hvor der er mulighed for at lave pas og kørekort via paskiosken. En stor del af henvendelserne i Ørsted er fornyelse af kørekort og aflevering af post. Der er ikke mulighed for at få lavet pas i Ørsted. De fysiske rammer i Ørsted er ikke tilfredsstillende. Der er bl.a. ingen flugtvej, og borgerne har ikke mulighed for, at få den nødvendige diskretion. Der har været en del både skriftlige og mundtlige klager om denne problematik fra borgere. Bibliotekspersonalet har også rettet henvendelse flere gange både på egne og borgernes vegne, da både personale og borgere, der benytter bibliotekets tilbud, føler sig generet af Borgerservice-ekspeditionerne på biblioteket. Ændring af åbningstid. Det foreslås, at åbningstiden på arbejdsmarkedsområdet indskrænkes således, at åbeningstiden fremover bliver: Mandag - onsdag: :00 Torsdag: :00 Fredag: 10:00-12:00 Begrundelsen for at ændre åbningstiden er, at medarbejderne skal bruge tiden fra kl. 8:00 til kl 10:00 til administrativt arbejde og tværgående mødeaktivitet. Det tværgående perspektiv vurderes som værende vigtigt i forhold til at få skabt en sammenhængende sagsbehandling for borgerne. 6

7 Den ugentlige åbningstid er følgende: Grenaa Auning Ørsted Mandage kl kl Tirsdage kl kl Onsdage kl kl Torsdage kl kl Fredage kl Det gennemsnitlige antal henvendelser i åbningstiden pr. time i Grenaa er følgende: Antal ekspeditioner Antal timer åbent Antal ekspeditioner pr. time , , , , , , , , ,9 Såfremt åbningstiden nedsættes fra 8.30 til vil det medføre en nedsættelse af åbningstiden med 7,5 timer om ugen. Antallet af ekspeditioner i Grenaa i tidsrummet 8.30 til udgør Det samlede antal ekspeditioner er Den procentvise andel udgør således 13,4 % af det samlede antal henvendelser. I absolutte tal er der 15,7 ekspeditioner i timen i gennemsnit, mens det gennemsnitlige antal vedrørende tidsrummet kl til udgør 9,5 ekspeditioner i timen. Medarbejderressourcer Der vil i forbindelse med den nye organisering, og med henblik på at opfylde intentionerne i projekt Ny start på arbejdsmarkedsområdet være behov for ekstra medarbejderressourcer. I den virksomhedsrettede indsats, hvor der skal samarbejdes med virksomheder omkring rekruttering og jobformidling, vil der være behov for en virksomhedskonsulent, således at samarbejdet med virksomhederne kan udvides. I afdelingen for tidlig indsats og opfølgning vil der være behov for en udvidelse af antallet af sagsbehandlere med 5. Baggrunden for de flere medarbejderressourcer er dels at få gennemgået de længerevarende sager, både i kontanthjælp og på sygedagpenge, således at 7

8 der kan ske en hurtigere afklaring end tilfældet er på nuværende tidspunkt. På indsatssiden skal dette understøttes med en fastholdelseskonsulent mere på sygedagpenge og en virksomhedskonsulent mere på kontanthjælp. I afdelingen for ressource- og udvikling vil der på indsatssiden overfor borgere i ressourceforløb, jobafklaring og fleksjob være behov for 1 virksomhedskonsulent mere for at sikre, at den arbejdsmarkedsrettede indsats kan iværksættes. Da flere borgere overgår til kontanthjælpslignende ydelser f.eks. arbejdsmarkedsydelse, ressourceydelse m.v., stiger antallet af sager i udbetalingen af kontanthjælp, og der vil derfor være behov for 1 medarbejder mere til kontanthjælp i udbetalingen. Derudover er der et behov for, at den fælles kommunikationsindsats styrkes. Både i forhold til at kunne bruge flere ressourcer i forbindelse med dialogen med pressen, men også til eksempelvis at understøtte nye former for kommunikation med borgerne. Derfor anbefales det, at der ansattes en kommunikationsmedarbejder i direktionssekretariatet. Der er tale om ialt 11 medarbejdere, hvoraf de 3 virksomhedskonsulenter finansieres indenfor den eksisterende ramme. Derudover er der ansat 4 sagsbehandlere i midlertidige stillinger med henblik på at få klargjort flere borgere til ressourceforløb. Disse 4 ønskes fastansat til fortsat at løfte opgaven. Lokaler Der er også behov for at indtænke de fysiske rammer i forhold til den nye organisering. Behovet for at kunne arbejde på tværs indenfor arbejdsmarkedsområdet bør i højere grad understøttes af de fysiske rammer. Derfor foreslås det, at der arbejdes med at placere medarbejderne på nye måder, der både svarer til den nye struktur, men også understøtter det tværfaglige samarbejde om sagsbehandlingen. For at skabe mere plads på rådhuset, vil IT afdelingen blive flyttet til ledige lokaler på Sønderport (tidligere UU). Økonomi Den samlede økonomi, inklusiv ansættelse af arbejdsmarkedsdirektør, ledere og yderligere medarbejdere vil være ca. 4,8 mio. kr. Den endelige opgørelse kan først foretages i forbindelse med budgetopfølgningen ultimo juli

9 Igangsatte tiltag Der er allerede nu i gangsat en række tiltag på arbejdsmarkedsområdet, for at styrke dialogen med omverdenen. "Kontaktudvalg for syge borgere i Norddjurs Kommune" Der er etableret et forum med 5 repræsentanter for syge borgere og pårørende i Norddjurs Kommune. Der afholdes ca. 1 møde hvert kvartal, hvor kommunens indsats på området drøftes. Fra kommunen deltager direktøren og relevante chefer og medarbejdere fra området. Der er i 2014 og 2015 afholdt 3 møder, og der er i februar 2015 planlagt et møde, hvor borgerrådgiveren også deltager. Møderne har vist sig at være værdifulde, da det medvirker til, at kommunikationen mellem kommunen og borgerne forbedres. Samarbejdet beskrives på kommunens hjemmeside med mulighed for, at borgere kan kontakte gruppens medlemmer. Sagsbehandlere i fagforeninger Der er ved at blive udarbejdet en samarbejdsaftale mellem Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune og LO. Samarbejdsaftalen beskriver, hvordan vi i dagligdagen vil inddrage de faglige organsisationer og a- kasserne omkring borgere med komplekse og sårbare problemstillinger. Dette skal ske bl.a. gennem rundbordssamtaler og ved at have fokus på overgange fra ledigehed til sygemelding, således at skift i indsatser og sagbehandler foregår så hensigtsmæssigt som muligt. Lægekonsulenter Der er udarbejdet en aftale med Region Midtjylland om køb af alle lægekonsulentydelser ved regionen. Aftalen kommer til behandling i arbejdsmarkedsudvalget til februar. Aftalen vil bl.a medvirke til, at der tidligt i en sygedagpengesag vil kunne inddrages lægelig bistand og gives en vurdering af, hvilke sundhedsfaglige tiltag, der skal i gangsættes. Endvidere vil lægekonsulenten kunne være fysisk tilstede på rådhuset i Grenaa 10 timer ugentlig og dermed løbende kunne give sparrring til sagbehandlerne i sagerne. Det forventes, at initiativet kan medvirke til at antallet af eksterne speciallægeerklæringer mindskes. Sårbare borgere Der er blandt medarbejderne et stort fokus på indsatsen for sårbare borgere. Der er ved at blive udarbejdet et indsatskatalog, over de forskellige initativer som der kan tilbydes. Samtidig vil der på flere områder være fokus på medarbejdernes kompetencer ift. at kunne håndtere denne gruppe. Det vil også være et fokusområde ifm. nyansættelser. Brugerundersøgelse. Der har været afholdt møde med konsulentfirmaet Epinion, som har gennemført brugerundersøgelser i en række kommuner. Der planlægges gennemført en brugerundersøgelse blandt borgere inden for et bestemt område af arbejdsmarkedsområdet. Både MED-udvalg og "kontakudvalget for syge i Norddjurs" bliver involveret i udformningen af undersøgelsen. Kommunalbestyrelsen bliver præsenteret for resultaterne. 9