Norddjurs Kommune. Maj Muligheder for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet

Transkript

1 Norddjurs Kommune Maj 2013 Muligheder for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet

2 PROJEKT Muligheder for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet Norddjurs Kommune Projekt nr Dokument nr Version 5 Projekt nr Udarbejdet af MVG Kontrolleret af LKG Godkendt af MVG NIRAS A/S CVR-nr T: D: Vestre Havnepromenade 9 Tilsluttet FRI F: M: Postboks 119 E: niras@niras.dk E: mvg@niras.dk 9100 Aalborg

3 INDHOLD 1 Konklusion Kortlægning Teknik og Drift i et historisk perspektiv Opgaver økonomi og serviceniveau Opgaver, der i dag er konkurrenceudsat og evt. kunne indliciteres Vareindkøb Organisation og bemanding Personer i fleksjob, lærlinge mm Materiel og materielgårde Benchmarking Græsslåning på idrætspladser Vedligeholdelse af udvalgte grusveje Vedligeholdelse af grønt område i Grenaa Sammenfatning Konkurrenceudsættelse Modeller for udlicitering Udbudsformer og udbudsgrundlag Udbudsgrundlag Muligheder for ind-/ udliciteringer indenfor vej- og parkområdet

4 Dette notat indeholder en gennemgang af Teknik og Drifts opgaveportefølje inden for vej- og parkdrift med hensyn til, om nogle opgaver med fordel kan udliciteres henholdsvis indliciteres. Der ses ligeledes på generelle erfaringer med udlicitering af vej- og parkdriftsopgaver. Notatet bygger på det datagrundlag, der har været til stede i Teknik og Drift. Data er hovedsageligt indsamlet gennem interviews af nøglepersoner i Teknik og Drift. 1 KONKLUSION Erfaringer peger på, at der typisk opnås økonomiske gevinster ved at konkurrenceudsætte vej- og parkdriftsopgaver. Udbudsrådet gennemførte i 2012 en undersøgelse, der viste, at fem ud af ni undersøgte kommuner oplever en økonomisk gevinst ved at skabe konkurrence om vejserviceopgaver. De økonomiske besparelser varr på mellem 3% og 28% af nettoomkostningerne. To kommuner oplevede en fordyrelse på henholdsvis 17% og 20% af nettoomkostningerne. Erfaringer fra udbud, som NIRAS har gennemført viser ligeledes denne tendens. Som eksempel kan nævnes, at der ved 5 konkurrenceudsættelser af hele entreprenørgårde sås økonomiske gevinster på mellem 10-18%. Hvorvidt kommunens egne entreprenørgårde er konkurrencedygtige ved disse udbud eller ej er meget forskelligt. Erfaringerne viser dog, at i de tilfælde, hvor entreprenørgården (kontrolbuddet) vinder, er kontrolbuddet typisk lavere end det hidtidige udgiftsniveau. Dette skyldes at der ved udarbejdelse af kontrolbud ved en konkurrenceudsættelse, foretages en nøje gennemgang og vurdering af alle opgaver, ressourcer og organisering med henblik på at kunne være konkurrencedygtig. Et kontrolbud ses ofte at være ca. 10% under hidtidig pris. Denne situation gælder især ved udbud af hele eller en stor del af materielgårdens ydelser. Umiddelbart - med det datagrundlag, der har været til rådighed for denne opgave vurderes udførerenheden under Teknik og Drift umiddelbart at være en trimmet og ledelsesmæssig veldreven entreprenørenhed i forhold til det generelle niveau i de kommuner, som NIRAS har kendskab til. Dette vurderes blandt andet ud fra, at Teknik og Drift har foretaget en betydelig tilpasning af mandskabet siden kommunalreformen. Mandskabsstyrken er reduceret med 50%, så den i dag udgøres af ca. 40 ansatte. I forhold til den omsætning Teknik og Drift genererer, vurderes de 40 mand at være en fornuftig mandskabsstyrke. Der foretages vinterhjemsendelser og arbejdsstyrken er organiseret fleksibelt i forhold til at løse de opgaver, der er på et givent tidspunkt. Selv om udførerenheden umiddelbart vurderes som veldreven, vil der dog - med afsæt i de gennerelle erfaringer fra andre kommuner som anført ovenfor - sandsynligvis være en økonomisk gevinst ved at udlicitere udførerenheden ved Tek- 1

5 nik og Drift i Norddjurs Kommune. Umiddelbart skønnes den økonomiske gevinst dog at ligge i den lavere ende af de generelle erfaringer. Skal man komme tættere på en vurdering af, hvilket potentiale, der vil være ved at konkurrenceudsætte Teknik og Drifts opgaver eller dele heraf, kræver det, at der tilvejebringes et grundlag, hvor Teknik og Drifts priser kan benchmarkes med markedspriser. Dette grundlag har ikke været til stede, men på følgende udvalgte opgaver: græsslåning på to idrætsanlæg, vedligeholdelse af udvalgte grusveje samt pleje af ét grønt område i Grenaa, at benchmarke, altså at foretage en sammenligning af Teknik og Drifts enhedspriser med erfaringspriser fra udbud, som NIRAS har været inddraget i. Der er indikation på, at Teknik og Drift udfører disse opgaver til konkurrencedygtige priser. Det er dog vigtigt at understrege, at priserne er for udvalgte enkeltstående opgaver, og der kan således ikke drages en konklusion om, hvorvidt Teknik og Drift generelt er konkurrencedygtig. For nærmere at kunne vurder potentialet ved en konkurrenceudsættelse af Teknik og Drifts opgaver, anbefaler NIRAS: NIRAS anbefaling: 1. Der tilvejebringes et grundlag med registreringer, kvalitetsbeskrivelser og prissætning med enhedspriser for Teknik og Drifts opgaveportefølje. 2. Der tages på dette grundlag beslutning om, hvorvidt Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf skal konkurrenceudsættes. Såfremt en nærmere analyse peger på en konkurrenceudsættelse, anbefales én af følgende 2 modeller: NIRAS anbefaling til modeller for konkurrenceudsættelse: 1. Hele Teknik og Drifts opgaveportefølje konkurrenceudsættes. Eller 2. Drift og vedligeholdelse af grønne områder eller idrætsanlæg konkurrenceudsættes. Ovenstående skal ses i sammenhæng med, at service- og udgiftsniveauet inden for vej- og parkdrift synes lavt i forhold til andre kommuner, som NIRAS har erfaring fra. Det vurderes derfor ikke attraktivt at udbyde enkeltstående vejdriftsopgaver til eksterne entreprenører. 2

6 Modellerne er således valgt ud fra en vurdering af, at der vil kunne opnås de mest konkurrencedygtige priser. For model 2sikres samtidigt, at Teknik og Drift har opgaver, som sikrer et fornuftigt årshjul (ressourceudnyttelse) for de resterende opgaver for den situation, hvor en ekstern entreprenør vinder. Modellerne er således valgt ud fra en vurdering af, at der vil kunne opnås de mest konkurrencedygtige priser. For model 2 sikres det samtidigt, at Teknik og Drift har opgaver, som sikrer et fornuftigt årshjul (ressourceudnyttelse) for de resterende opgaver for den situation, hvor en ekstern entreprenør vinder. Hvilken model der eventuel vælges, må afhænge af en nærmere analyse af Teknik og Drifts prisniveau. Følgende opgaver udføres i dag af eksterne entreprenører: Større slidlagsarbejder Græsslåning af græsrabatter halvdelen af græsrabatterne udføres af ekstern entreprenør Udførelse af vintertjeneste Rengøring af offentlige toiletter Drift og vedligeholdelse af vejbelysning NIRAS anbefaler, at disse opgaver forbliver konkurrenceudsat. Det anbefales, at lade Teknik og Drift afgive kontrolbud på græsslåning af vejrabatter ved et genudbud. Det bør overvejes, at lade Teknik og Drift udarbejde kontrolbud på rengøring af toiletter. Disse to opgave, vil således, hvis Teknik og Drift kontrol bliver billigst blive indliciteret. For de resterende opgaver anbefales det at lade disse opgaver forblive udliciteret, det vil sige at genudbyde opgaverne uden kontrolbud fra Teknik og Drift. Såfremt det vælges at lade alle Teknik og Drifts opgaver konkurrenceudsætte, bør det overvejes, om ovenstående opgaver - med undtagelse af slidlagsarbejder og vedligeholdelse af vejbelysning - skal medtages i dette udbud. Èt er den prisgevinst, der eventuelt vil kunne hentes ved en konkurrenceudsættelse, men der findes også andre faktorer, der kan have betydning for, om man vælger at konkurrenceudsætte. Dette er ofte: Kvaliteten i udførelsen, det vil sige muligheden for at sikre høj faglig kvalitet i udførelsen af opgaverne Fleksibilitet ved ad hoc opgaver Styring og samarbejde Varetagelse af sociale forpligtigelser Optimering og mulighed for fremtidig tilpasning af serviceniveau Udvikling 3

7 Fremtidssikring De 2 modeller samt det scenarie, at Teknik og Drift varetager driftsopgaverne i eget regi, vurderes i forhold til ovennævnte faktorer. De udvalgte faktorer kan alle i forskellig grad tilgodeses ved en konkurrenceudsættelse, dog kan der ikke sættes krav til seniorjobs. Det er vigtigt at nævne, at såfremt man beslutter at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje, vil mandskab og maskiner overgå til den vindende entreprenør. Det kan derfor være meget svært at hjemtage opgaveporteføljen igen. Det bør ligeledes fremhæves, at såfremt man vælger at konkurrenceudsætte enten alle opgaver eller dele heraf, vil det være nødvendigt at afsætte ressourcer til entreprisestyring. Udlicitering betyder en øget styring af økonomi og opgaveudførelse, og man bør i forbindelse med tilrettelæggelsen af et udbud nøje overveje, hvilke ressourcer, der er nødvendige for sikre en fornuftig entreprisestyring. Udgifter til entreprisestyring vurderes at antage mellem 0,25 0,5 mio. kr. årligt alt afhængig af, hvilke model, der vælges. Såfremt der skal foretages konkurrenceudsættelse af enten hele Teknik og Drifts opgaveportefølje eller blot dele heraf anbefales det som hovedregel, at udbuddene gennemføres som begrænset udbud med prækvalifikation, og at tildelingen sker efter økonomisk mest fordelagtige bud. Dette for at sikre, at udvælgelsen af entreprenør sker ikke blot efter pris, men også efter kriterier som f.eks. kompetencer/referencer, økonomisk formåen, samarbejde og organisering. Kontraktperioden anbefales til 4-6 år. Udbudsgrundlaget, der skal tilvejebringes før opgaverne kan konkurrenceudsættes vil være: Registreringer og kortmateriale for de omfattende arealer/elementer. Registreringer af grønne områder foreligger. Udbudsmateriale, udbudsbetingelser, kvalitetsbeskrivelser, samarbejdsform og tilbudsliste Udgifterne hertil vil alt afhængig af, hvilken model, der vælges, ligge i størrelsesordenen 0,6 1 mio. kr. 4

8 2 KORTLÆGNING Teknik og Drift har ansvaret for driften af kommunens veje, stier, parker, offentlige toiletter, nogle idrætsanlæg og sportspladser samt strande. Langt hovedparten af de opgaver, Teknik og Drift udfører, er relateret til disse områder, og nærværende gennemgang tager således afsæt i disse opgaver. Teknik og Drift udfører ud over ovenstående opgaver ligeledes enkelte opgaver inden for vandløb, skove og natur samt opgaver for institutioner og skoler. Teknik og Drift udfører også opgaver i et beskedent omfang for grundejerforeninger og andre private, jf. nedenfor. 2.1 Teknik og Drift i et historisk perspektiv Ved kommunesammenlægningen i 2007 hvor Norddjurs blev sammenlagt af Grenaa, Nørre Djurs, Rougsø og det halve af Sønderhald Kommune - blev det besluttet, at Norddjurs Kommune skulle organiseres i en BUM-model i samarbejdet om vej- og parkdriftsopgaver. BUM-modellen betød, at der var en adskillelse mellem bestillerne på forvaltningen, som havde ansvar for budgettet, og udførerene på entreprenørgården, som havde ansvar for udførelse af driftsopgaverne efter aftale med bestillerne. Udførerenheden blev drevet som en entreprenørforretning. Det betød blandt andet, at entreprenørenheden havde eget time- og ressourcestyringssystem, hvor timer og materialer blev registreret på de arbejdsopgaver, der blev udført. I 2010 blev det politisk besluttet, at nedlægge BUM-modellen, og entreprenørgården blev indliciteret i forvaltningen. Med denne indlicitering fjernedes et organisatorisk niveau, og de to enheder bestillere og udfører smeltede sammen. Ressourcestyringssystemet blev officielt afskaffet, men dog opretholdt i et vist omfang for at kunne styre ressourcer på de forskellige opgavetyper. Der arbejdes i dag på at genindføre et ressourcesystem, så tids- og materialeforbrug kan henføres til de opgaver, de vedrører. Dette med henblik på en bedre styring af ressourcerne samt en synliggørelse af, hvad ressourcerne bruges til. Siden kommunesammenlægningen i 2007 og til i dag er medarbejderstaben halveret, således at der i dag er ansat ca. 40 årsværk i udførerenheden under Teknik og Drift. Siden kommunesammenlægningen er der ligeledes sket en harmonisering af plejeniveauerne. Ved kommunesammenlægningen overtog Norddjurs Kommune 4 bemandede entreprenørgårde samt amtets entreprenørgård. I dag fungerer 3 af disse entreprenørgårde. 5

9 Ved kommunesammenlægningen tilbød Teknik og Drift at udføre opgaver for andre offentlige myndigheder og private. Omfanget heraf var dengang af et betydeligt omfang. I forbindelse med indliciteringen af udførerenheden blev de fleste kunder afviklet. I dag udføres opgaver for andre myndigheder og private kun i meget beskedent omfang, og kun i det tilfælde, at Teknik og Drift har ledig kapacitet til at udføre opgaverne. De få opgaver, der i dag udføres omfatter f.eks. vedligeholdelse af enkelte grusveje for grundejerforeninger, pleje af udenomsarealer for regionshospitalet, assistance til Reno Djurs, vintertjeneste for Vejdirektoratet, som de væsentligste. 2.2 Opgaver økonomi og serviceniveau Teknik og Drift udførte i 2012 vej- og parkdriftsopgaver for i alt 30,7 mio. kr. i eget regi. Eksterne entreprenører udførte herudover vej- og parkdriftsopgaver for 7,9 mio. kr. Som det fremgår ovenfor udfører Teknik og Drift således størstedel af driftsopgaverne med eget mandskab og materiel. Eksterne entreprenører benyttes i forbindelse med opgaver, som Teknik og Drift i spidsbelastninger ikke selv kan overkomme at udføre, eller som kræver specielt udstyr eller ekspertise. Enkelte opgaver har været konkurrenceudsat og udføres af eksterne entreprenører. Af skemaet nedenfor ses de opgaver, som er indeholdt i Teknik og Drifts budget. Af skemaet fremgår forbrug i 2012 på de forskellige opgavetyper. Af skemaet fremgår, hvorvidt opgaverne udføres i eget regi af Teknik og Drift eller om opgaverne har været konkurrenceudsat og udføres af eksterne entreprenører. Opgaver udført af eksterne entreprenører fremgår med kursiv. Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Asfaltreparationer - lapning af slaghuller - enkelte slidlagsarbejder Asfaltarbejder Nødvendig lapning af slaghuller foretages efter behov. Slidlagsarbejder i det omfang, der er budget til overs hertil. Slidlagsarbejder udbydes til eksterne entreprenører. Større slidlagsarbejder udbydes til ekstern entreprenør kr kr. Vedligeholdelse af grusveje Udbedring af huller mm. ca. 4-8 gange årligt kr. Vedligeholdelse af asfalt- og grusstier Udbedring af huller samt opretholdelse af fritrumsprofil 1-2 gange årligt kr. 6

10 Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Vedligeholdelse af fortove og øvrige faste belægninger Græsslåning af vejrabatter Græsslåning på ubebyggede grunde (jordforsyningen) samt græsslåning på byggemodninger, der ikke er afleveret til grundejerforening Udskiftning af knækkede og løse fliser, kantsten, chaussésten mm. efter behov. Slåning 1 gang forår og 1 gang efterår. Halvdelen af græsrabatterne er konkurrenceudsat og udføres af ekstern entreprenør. Græsslåning på ubebyggede grunde 1 gang årligt. Løbende græsslåning på byggemodninger indtil byggemodningen overtages af grundejerforeningen kr kr kr kr. Græsslåning og pleje af idrætsanlæg og sportspladser Pleje og vedligeholdelse af parker og grønne områder Pleje og vedligeholdelse af beplantning på veje, f.eks. græs i bynære rabatter samt bede og beplantning på vejarealer Vedligeholdelse af vejrabatter, herunder vedligeholdelse af vejafvanding Vedligeholdelse af skilte og vejudstyr Græsslåning 1-2 gange ugentligt. Opstribning. Gødskning og eftersåning efter behov. Beskæring af læbælte efter behov. Græsslåning som brugsplæne (græshøjde max cm). Slåning hver 8-10 dag. Beskæring efter behov ca. 1 gang årligt. Ukrudtsbekæmpelse ca. 6 gange i vækstsæsonen. Tømning af affaldskurve og renholdelse af arealer efter behov ca. 1 gang ugentligt i vækstsæsonen. Pleje af bede efter behov. Græsslåning ca. hver 14. dag. Beskæring af beplantning efter behov. Typisk som vinterarbejde. Kanttilfyldning 1 gang årligt. Kantfræsning efter behov. Vedligeholdelse af vejafvanding, spuling af underføringer, når der opstår afvandingsproblemer. Udskiftning og opretning efter behov kr kr kr kr kr. 7

11 Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Vedligeholdelse af vejafmærkning Vedligeholdelse af busskure og skilte Vedligeholdelse af mindesmærker og vandkunst Vedligeholdelse af strandarealer Renholdelse af veje, stier og pladser (færdselsarealer) i form af fejning og affaldsopsamling Trafiktællinger Færdselskampagner Styring af vintertjeneste (vintervagt) Indkøb af grus og salt til vintertjenesten Genmarkering i form af mindre håndarbejder som f.eks. etablering/reparation af hajtænder. Større genmarkeringsopgaver i forbindelse med slidlagsarbejder konkurrenceudsættes. Det anførte beløb omfatter kun forbrug til genmarkring udført af Teknik og Drift. Reparation, udskiftning, afvaskning mm. efter behov. Vandkunst klargøres og åbnes forår samt lukkes efterår. Jævnligt tilsyn og rensning løbende i sæsonen. Strandrensning efter behov. Renholdelse 1 gang ugentligt. Opgaven omfatter hovedsageligt bortkørsel af tang og reparation af affaldsstativer efter behov. Pleje af beplantning i mindre omfang. Kantstensfejning 1 gang forår. På få udvalgte veje også fejning efterår. Fejning, affaldsopsamling samt tømning af affaldskurve intensivt i Grenaa bymidte. Øvrige områder ca. 1 gang ugentligt. Ukrudtsbekæmpelse efter behov, 2 6 gange årligt. Opsætning og nedtagning af tælleudstyr. Opsætning og nedtagning af kampagneskilte. Udkald, administration af salt, vedligeholdelse af udstyr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. 8

12 Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Vedligeholdelse af vintermateriel kommunens plove, spredere mm. samt egne traktorer, lastbil mm. Udførelse af vinterruter i eget regi Udførelse af vintertjeneste ved eksterne entreprenører Mindre vejreguleringer Brovedligeholdelse, incl. tilsyn med Ørbæk Ekstraordinær drift på idrætsanlæg og sportspladser Rengøring af offentlige toiletter Drift og vedligeholdelse af vejbelysning excl. strømforbrug I alt Udførelse af enkelt kørebaneruter samt sti- og fortovsruter. Hovedparten af kørebaneruter udføres af eksterne entreprenører Budgettet rækker typisk til regulering af én vejudmunding. Regulering i fbm. modulvogntog. Maling af rækværker og mindre reparationer. Omlægninger, udtyndinger af beplantning mm. Opgaven omfatter rengøring af offentlige toiletter i byerne og på standene. Opgaven har været konkurrenceudsat og udføres af eksterne entreprenør. Kontraktperioden er 1. februar 2011 til 31. januar Drift og vedligeholdelse af vejbelysningen. Opgaven har været konkurrenceudsat og udføres af ekstern entreprenør. Kontraktperioden er 1. oktober 2011 til 30. september kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Serviceniveau samt forbrug til drift- og vedligeholdelse af veje, stier, grønne områder og idrætsanlæg synes lavt i forhold til andre kommuner, som NIRAS har erfaring fra. Der foretages ingen systematisk tømning af rendestensbrønde, og der foretages f.eks. kun fejning langs kantsten én gang årligt. Udgifter til græsslåning af vejrabatter er lavt. I betragtning af det lave serviceniveau og de forholdsvis små budgetter, er det bemærkelsesværdigt, at der bruges knapt kr. til græsslåning af byggemodninger. Disse udgifter afholdes almindeligvis via grundsalgskontoen. 9

13 Det er ligeledes bemærkelsesværdigt, at driftsbudgettet er meget beskedent til større asfaltarbejder, og at der ikke hverken gennem drifts- eller anlægsbudget - investeres i fortovsfornyelser. Konsekvensen af dette vil være, at fortovs- og asfaltbelægningerne langsomt nedbrydes. I betragtning af, at service- og udgiftsniveau er lavt, vurderes det ikke attraktivt at udbyde enkeltstående opgaver inden for vejdrift. Det anbefales således at konkurrenceudsætte enten hele Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf i form af pleje af grønne områder eller pleje af idrætsanlæg. Såfremt udgiftsniveauet til fornyelse af fortovs- og asfaltbelægninger hæves, anbefales det, at disse opgaver udbydes til ekstern entreprenør. I skemaet nedenfor fremgår NIRAS gennemsnitlige erfaringspriser for asfaltvedligeholdelse, indeholdende løbende vedligeholdelse som lapning af huller samt udførelse af større reparationer og slidlag. Priserne er hovedsageligt erfaringspriser fra funktionsudbud. Område Erfaringspris pr. år Asfalt veje på landet Asfaltveje i by kr. pr. km kr. pr. km NIRAS erfaringspriser for fortovsbelægninger vedligeholdt til en middel standard anslås til ca kr. pr. km. Udgiften indeholder løbende vedligeholdelse i form af udskiftning af knækkede fliser samt fornyelse af det enkelte fortov hvert 100. år. 2.3 Opgaver, der i dag er konkurrenceudsat og evt. kunne indliciteres Som det ses af ovenstående har græsslåning af vejrabatter, rengøring af offentlige toiletter, hovedparten af vintertjenesten samt vedligeholdelse af vejbelysningen i Norddjurs Kommune været konkurrenceudsat og udføres således i dag af eksterne entreprenører. I det omfang hele driftsbudgettet til asfaltvedligeholdelse ikke bruges på lapning af huller, udbydes slidlagsarbejde og større asfaltreparationer ligeledes til eksterne entreprenører. Teknik og Drift råder ikke over kompetencer og materiel til udførelse af større asfaltarbejder samt vedligeholdelse af vejbelysning. Ligeledes har Teknik og Drift ikke materiel i form af rendegravere eller lastbiler til udførelse af al vintertjeneste. Med afsæt i disse argumenter anbefales det derfor, at disse arbejder forbliver konkurrenceudsat, og at Teknik og Drift ikke afgiver kontrolbud ved genudbud af opgaverne. 10

14 I forbindelse med konkurrenceudsættelse af rengøringen af de offentlige toiletter afviklede Teknik og Drift rengøringsteamet. Det anbefales, at rengøringen af toiletter genudbydes, og det i den forbindelse overvejes, hvorvidt Teknik og Drift skal afgive kontrolbud. Halvdelen af græsslåningen af vejrabatter er konkurrenceudsat og udføres af ekstern entreprenør. Det anbefales, at opgaven forbliver konkurrenceudsat og at lade Teknik og Drift afgive kontrolbud, således at opgaven kan forblive i kommunalt regi, hvis det viser sig, at de eksterne priser er for høje. Ved sidste udbud afgav den vindende entreprenør en meget lav pris, mens de resterende bud lå væsentligt højere. 2.4 Vareindkøb De vareindkøb, der har et vist volumen, som f.eks. salt samt fliser og brøndgods, er konkurrenceudsat. Konkurrenceudsættelse sker enten sammen med andre kommuner eller via Norddjurs Kommunes indkøbskontor. 2.5 Organisation og bemanding Teknik og Drift har ca. 40 årsværk ansat til udførelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaverne, heraf aflønnes 2 årsværk gennem aktiveringsordninger. Teknik og Drift varetager ligeledes mentorfunktion i forhold til 4 personer anvist af jobcenteret, og Teknik og Drift varetager straks-aktivering af 1-20 personer årligt. Teknik og Drift er organiseret, som det fremgår af figuren nedenfor med en Teknik og Driftschef, der varetager den overordnede ledelse af afdelingen. Til driftslederen er knyttet en værkstedfunktion med 2 årsværk samt en stabsfunktion med 2 personer. Den daglige udførelse af vej- og parkdriften ledes af to driftsledere - en formand for den grønne pleje samt en formand til varetagelse af vejområdet. Driftslederne har i alt til sammen 7 holdledere under sig. Holdlederne har hvert et opgavefelt, f.eks. græsslåning, skilte eller lign, som de har ansvar for. Der findes ingen faste teams under holdlederne, men der dannes et basisteam under hver holdleder alt efter sæsonen og de opgaver, der skal udføres i relation hertil. I vækstsæsonen, når græsset gror og skal slås ofte, vil basisteamet under holdlederne, der har ansvar for græsslåningen, således udgøres af flere folk end f.eks. i efteråret. Medarbejderne er således vant til at udføre multifaglige opgaver og har således forståelsen og kendskabet til flere faglige discipliner. Dette giver sammen med organiseringen den fleksibilitet, der er nødvendig for at optimere driften i en kommunal driftsorganisation. 11

15 I vinterperioden har Teknik og Drift udfordringer med at beskæftige hele arbejdsstyrken, hvorfor der typisk hjemsendes ca. 12 personer hver vinter. Med disse hjemsendelser afspejler antallet af medarbejdere også i vinterperioden - arbejdsmængden. Organisationen vurderes således hele året at være trimmet til de opgaver, der skal udføres Personer i fleksjob, lærlinge mm. Teknik og Drift varetager en social forpligtigelse ved aktivering af personer i fleksjobs (3 personer), personer anvist af jobcenteret (4 personer) samt personer i straks-aktivering (1-20 personer årligt). Ligeledes har Teknik og Drift 2 gartnerlærlinge (svarende til 1 årsværk) ansat. De 4 personer anvist af jobcenteret er tilknyttet en fast mentor. Opgaverne, der udføres er typisk fejeopgaver og opsamling af affald samt øvrige ad hoc opgaver som f.eks. reparation eller opsætning af skilte. 12

16 På materielgården i Grenaa beskæftiger 1 person sig med de straks-aktiverede. Opgaven består typisk i at få personerne til at møde på arbejde. En af hovedaktiviteterne er træ-flækning. Det vurderes at varetagelsen af en mentorrollerne modsvarer ca. 0,5 årsværk. 2.6 Materiel og materielgårde Teknik og Drift er fysisk placeret på tre materielgårde. Èn placeret i Allingåbro, én i Glesborg samt én på Kalorievej i Grenaa. De fleste aktiviteter foregår fra materielgården i Grenaa, idet der her findes velfærdsfaciliteter samt værksted. Materielgården i Allingåbro og Glesborg benyttes hovedsageligt til opbevaring af salt samt vintermateriel, og må betragtes som stillepladser. Stillepladsen i Glesborg ligger geografiks bedst i forhold til at betjene Norddjurs Kommune, men at benytte Glesborg som den primære materielgård vil betyde, at der skal investeres i værkstedfunktion og velfærdsfaciliteter. Maskinparken er tilpasset, således at der rådes over netop de maskiner, der benyttes til Teknik og Drift opgaveporteføjle. Teknik og Drift råder udover en fejemaskine til kantstensfejning - ikke over specialmaskiner, som kun benyttes til særlige opgaver. Fejemaskinen til kantstensfejning udnyttes fuldt ud, idet maskinen udfører opgaver for eksterne kunder, når den ikke benyttes i Norddjurs. Teknik og Drift har i dag eget værksted på materielgården i Grenaa, hvor der er ansat 2 mekanikere på fuld tid. Værkstedet udfører service på en stor del af de maskiner, der er tilknyttet Teknik og Drift, og har en vigtig funktion i forhold til vedligeholdelse af udstyret til vintervedligeholdelse. Værkstedsfunktionen sikrer, at der er den nødvendige kompetence til at foretage en faglig vurdering af reparationsbehovene. En optimeret brug af maskinerne nødvendiggør, at der er en faglig kompetent og fleksibel værkstedsfunktion, som kan foretage den nødvendige service og reparation af maskinerne. Der vurderes ikke at være noget besparelsespotentiale ved udlicitering af værkstedsfunktionen. En opretholdelse af værkstedsfunktionen vurderes ligeledes nødvendig, dels af hensyn til en optimeret og fleksibel brug af maskinerne dels af hensyn til servicering af vintermateriellet. 2.7 Benchmarking Der vil kunne foretages en benchmarking af Teknik og Drifts priser med markedspriser. Dette forudsætter dog, at Teknik og Drift har registret timeforbrug på de opgaver, der skal benchmarkes, og at mængder og plejeniveau er kendt. 13

17 Idet Teknik og Drift ophørte udbygningen af timeregistreringen i forbindelse med indliciteringen i 2010 er det kun muligt ud fra foreliggende data at benchmarke på følgende udvalgte områder: Græsslåning på idrætspladser Vedligeholdelse af udvalgte grusveje Vedligeholdelse af grønt område i Grenaa Timeprisen for mandskab er 255 kr. I denne pris er ikke indregnet udgifter til bygninger, ledelse mm. Timeprisen er derfor ikke direkte sammenlignelig med private markedspriser. Prisen vurderes umiddelbart rimelig. Timeprisen for maskiner er incl. alle udgifter, herunder blandt andet værksted, mekanikerløn, afskrivninger mm Græsslåning på idrætspladser Til benchmarking er udvalgt to idrætsanlæg, henholdsvis idrætsanlægget i Nørager og Allingåbro. Der beregnes en enhedspris for græsslåning på under 2 kr. m 2 pr. år. Denne pris er baseret på timeprisen som angivet ovenfor. NIRAS s erfaringspris på græsslåning (indhentet ved udbud) ligger tilsvarende i størrelsesordenen 2-3 kr. pr. m 2 pr. år. Med baggrund i disse to udvalgte idrætsanlæg, tyder det således på, at Teknik og Drift er konkurrencedygtig forså vidt angår græsslåning på idrætsanlæg Vedligeholdelse af udvalgte grusveje Til benchmarking benyttes udvalgte grusveje og pladser i distrikt Grenaa. Der er udvalgt 6 km grusveje og m 2 gruspladser. Teknik og Drift udfører vedligeholdelse af disse udvalgte grusveje til ca kr. pr. km pr. år. I enhedsprisen er indeholdt grusmaterialer, og til grund for enhedsprisen er timeprisen angivet ovenfor. NIRAS s erfaringspris, som er indhentet ved udbud og som vurderes at være sammenlignelig ligger på ca kr. pr. km pr. år Vedligeholdelse af grønt område i Grenaa Det gamle anlæg ved sygehuset i Grenaa er udvalgt til benchmarking af Teknik og Drifts udførelse af diverse parkdriftsopgaver. Det drejer sighovedsageligt om græsslåning, lugning og renholdelse. Teknik og Drift udrører disse plejeopgaver til ca kr. årligt. Grundlaget for denne pris er timeprisen ovenfor. 14

18 NIRAS vurderer, at denne pris er fornuftig sammenlignet med lignende erfaringspriser fra udbud. 2.8 Sammenfatning På baggrund af de foreliggende oplysninger om budget/forbrug til opgavevaretagelsen inden for vej- og parkområdet, synes service- og udgiftsniveauet i Norddjurs Kommune at ligge lavt i forhold til andre kommuner, som NIRAS har erfaring fra. Der foretages ingen systematisk tømning af rendestensbrønde, og der foretages f.eks. kun fejning langs kantsten én gang årligt. Udgifter til græsslåning af vejrabatter er lavt. I betragtning af, at service- og udgiftsniveau er lavt, vurderes det ikke attraktivt at udbyde enkeltstående opgaver inden for vejdrift. Såfremt udgiftsniveauet til fornyelse af fortovs- og asfaltbelægninger hæves, anbefales det, at disse opgaver udbydes til ekstern entreprenør. Det vurderes på det grundlag, der har været til stede at udførerafdelingen i Norddjurs Kommune ved sammenligning med øvrige kommuner er en veldrevet og fleksibel organisation, som har skabt de bedste vilkår for en optimal udnyttelse af de tilgængelige ressourcer. Ressourcerne udnyttes optimalt over året, hvilket blandt andet kommer til udtryk ved, at der vinterhjemsendes godt ¼-del af medarbejderne. Antallet af medarbejdere afspejler således arbejdsmængden over året. Teknik og Drift varetager sociale forpligtigelser i form af beskæftigelse af gartnerlærlinge, fleksjobbere samt personer anvist af jobcenteret og personer i straksaktivering. På de udvalgte opgaver, græsslåning på to idrætsanlæg, vedligeholdelse af udvalgte grusveje samt pleje af ét grønt område i Grenaa, er der indikation på, at Teknik og Drift udfører til konkurrencedygtige priser. Det er vigtigt at holde sig for øje, at den benchmarking, der er foretaget kun er enkelte stikprøver inden for udvalgte, meget afgrænsede områder. Sammenligningen med private markedspriser kan således ikke bruges til at drage en konklusion på, hvorvidt Norddjurs Kommune er konkurrencedygtig eller ej, og om der således er potentiale for at konkurrenceudsætte Teknik og Drifts opgaver. Set i dette lys, anbefales det, at igangsætte et grundlag med tilhørende prissætning, hvor Teknik og Drifts konkurrencedygtighed kan vurderes nærmere. Udfaldet af denne vurdering bør derefter danne grundlag for, hvorvidt Teknik og Drifts opgaveportefølje bør konkurrenceudsættes. 15

19 Grundlaget skal indeholde følgende: registreringer af arealer/elementer kvalitetsbeskrivelser for opgaver med en fast standardpleje prissætning med enhedspriser for Teknik og Drifts opgaveportefølje Ovenstående - ekskl. Prissætning vil være en del af det materiale, der skal tilvejebringes, såfremt Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf skal konkurrenceudsættes. 16

20 3 KONKURRENCEUDSÆTTELSE I udgangspunktet vurderes Teknik og Drifts opgaver som udbudsegnede med undtagelse af vintervagtfunktionen, som traditionelt ikke udbydes til ekstern entreprenør. Der kan være opgaver, som opsætning/nedtagning af trafiktællingsmateriel, opsætning/nedtagning af kampagnemateriale, samt enkelte andre ad hoc opgaver, som med fordel kan forblive i en serviceenhed i kommunalt regi. En analyse af udliciteringsgraden i vej- og parkdriftsopgaver fra 2012 foretaget af Dansk Byggeri viser, at Norddjurs har en udliciteringsgrad på mellem 35,9 50%. Af danmarkskortet nedenfor se, udliciteringsgraden i de øvrige danske kommuner. Kilde: Dansk Byggeri, juni Udfaldet af en konkurrenceudsættelse vil altid være svær at forudsige. Udbudsrådet gennemførte i juni 2012 en undersøgelse af vejserviceopgaver via traditionelle udbud. Konklusionerne ses nedenfor. At fem ud af ni undersøgte kommuner oplever en økonomisk gevinst ved at skabe konkurrence om vejserviceopgaver. De økonomiske besparelser er på mellem 3% og 28% af nettoomkostningerne. To kommuner oplever en fordyrelse på henholdsvis 17% og 20% af nettoomkostningerne. Generelt er kvaliteten i opgaveløsningen fastholdt uden nogen tendens til forbedringer eller forværringer af kvaliteten, fordi kommunerne har anvendt de samme kvalitets- og 17

21 servicestandarder før og efter udbuddet. Der er dog opnået en bedre styring af og overblik over området, efter der blev skabt konkurrence om opgaverne. Det har gjort det lettere for kommunerne at prioritere opgaver og skabe gennemsigtlighed i udgifterne på området. I syv ud af ni cases er der sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, hvilket har medført ændrede medarbejderforhold. Medarbejdertilfredsheden falder i hovedparten af casene i forbindelse med udbuddet, men tilfredsheden oprettes typisk undervejs i driftsfasen. Der er begrænsede effekter i forhold til udvikling og videndeling i opgaveløsningen. Innovation i opgaveløsningen ses særligt i forbindelse med førstegangsudbud. Kilde: Effekterne af konkurrence på det kommunale vejområde, Udbudsrådet, Erfaringer fra udbud NIRAS har gennemført indikerer ligeledes, at der ved en konkurrenceudsættelse vil være en økonomisk gevinst. Som eksempel kan nævnes, at der ved førstegangsudbud af hele entreprenørgårde har været økonomiske besparelser på 10-18%. Erfaringerne ved disse udbud viser, at der i de tilfælde, hvor entreprenørgårdens kontrolbud har været billigst, har kontrolbuddet ligget lavere end det hidtidige udgiftsniveau. Kontrolbuddet med udgangspunkt i erfaringer fra konkurrenceudsættelse af hele entreprenørgårde - ses ofte at være ca. 10% under hidtidige pris. Forklaringen her på ligger i, at der ved udarbejdelse af kontrolbud ved en konkurrenceudsættelse, foretages en nøje gennemgang og vurdering af alle opgaver, ressourcer og organisering med henblik på at kunne være konkurrencedygtig. Med afsæt generelle erfaringer vil der således ofte være en økonomisk gevinst ved at konkurrenceudsætte vej- og parkdriftsopgaverne. Der er forskellige faktorer, der er afgørende for udfaldet af en konkurrenceudsættelse af Teknik og Drifts opgaveportefølje. De mest betydningsfulde faktorer er: den udbudte opgaves karakter det aktuelle marked, herunder priser samt udvalg af entreprenører, der har kvalifikationer og kapacitet til at byde på opgaven kontraktperiodens længde effektiviteten i Teknik og Drifts udførelse af opgaverne Nedenfor er redegjort for de enkelte faktorer. 18

22 Den udbudte opgaves karakter Opgaven skal have en sammensætning, som enten er meget fagspecifik eller som indeholder flere opgavetyper, som over året komplementerer hinanden, således at entreprenøren kan opretholde en beskæftigelse af medarbejdere og materiel hele året og opnå mulighed for stordrift. Den udbudte opgave skal være veldefineret uden for store risikomomenter. Dette er bestemmende for, om opgaven er attraktiv at byde på. Opgavens karakter skal ligeledes ses i sammenhæng med de opgaver, der eventuelt forbliver i udførerenhedens regi, idet disse opgaver gerne skulle være grundlag for en effektiv drift for Teknik og Drift. Med det lave udgifts- og serviceniveau, der er i Norddjurs Kommune, anbefales det at udbyde vejdriftsopgaverne samlet og sammen med de grønne plejeopgaver. Det vil sige, at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje. Alternativt konkurrenceudsætte de grønne plejeopgaver eller pleje af idrætsanlæggene, således at der resterer en rentabel opgaveportefølje til Teknik og Drift. Det aktuelle marked Den aktuelle markedssituation herunder hvorvidt entreprenørerne har ledig kapacitet til afgivelse af bud og udførelse af driftsopgaverne har naturligvis betydning for udfaldet af en konkurrenceudsættelse. Ligeledes vil udvalget af de potentielle entreprenører, der har kvalifikationer til at byde på den givne opgave, være af betydning for en konkurrenceudsættelse. Ser man på vej- og parkdrift som helhed, er der forholdsvis få private virksomheder, som kan klare hele opgavespektret selv, fra asfaltreparationer over græsslåning til pleje af blomsterbede. Af sådanne kan eksempelvis nævnes entreprenør Kaj Bech, Holstebro, som nu i 2. kontraktperiode varetager drift og vedligeholdelse af veje og grønne områder i det tidligere Holstebro Kommune. Arkil (varetager drift og vedligeholdelse for Vejdirektoratet) og Hededanmark (varetager drift og vedligeholdelse i Favrskov, Frederikssund og Svendborg Kommune) og har også kontrakter, der omfatter vejdrift og grøn drift. Hvis der ses på vejdrift og parkdrift hver for sig, vil der være et større antal aktører på markedet. Flere anlægsgartnerfirmaer har taget drift af kommunale grønne områder op, eksempelvis Nygaard, Torben Jensen og VM Anlæg. Tilsvarende vil der være flere aktører inden for vejdrift, eksempelvis NCC, Arkil og LMK. Markedet afspejler, at de fleste udbud inden for vej- og parkdrift er fagligt afgrænsede, eksempelvis mellem park og vej, men ofte yderligere fagopdelt, således at asfaltvedligeholdelse, pasning af vejrabatter, fortovsrenoveringer, grøn drift mv. udbydes i særskilte entrepriser blandt entreprenører, som selv har kompetence på området. 19

23 Vi har dog de sidste år set, at hele kommuners vej- og parkdrifts opgaver konkurrenceudsat. Dette gælder blandt andet Favrskov Kommune, Svendborg Kommune, Viborg Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Sorø Kommune samt Frederikssund Kommune. Det vurderes, at der vil kunne opnås en fornuftig konkurrence ved enten at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje eller ved at konkurrenceudsætte enten de grønne plejeopgaver eller pleje af idrætsanlæggene. Kontraktperiodens længde Jo længere en kontraktperiode er, jo bedre vil en entreprenør kunne optimere sin drift og afskrivninger af f.eks. materiel, og derved skabe optimale priser ved et udbud. Udbudsreglerne og praksis ved udbud fastsætter dog begrænsninger i kontraktperiodens længde, hvorfor det er vigtig at skele hertil, når kontraktperioden skal fastsættes for et givent udbud. Kontraktperioden for vej- og parkdriftsopgaver vil typisk ligge på ca. 4 år samt eventuelt 1-2 optionsår. Ved konkurrenceudsættelse af hele kommunale entreprenørgårde kan kontraktperioden være op til 6 år samt eventuelt 1-2 optionsår. Effektiviteten i Teknik og Drifts udførelse af opgaverne Udgangspunktet for, hvor effektivt driftsopgaverne er udført, har naturligvis betydning for udfaldet af en konkurrenceudsættelse. Selv om der med den benchmarking, der er foretaget på udvalgte opgaver i forbindelse med denne opgave, er indikationer på, at Teknik og Drift er konkurrencedygtig, kan det ikke konkluderes hvorvidt Teknik og Drift generelt udfører opgaverne konkurrencedygtigt. Erfaringer viser, at entreprenørgårde (kontrolbud) ved konkurrenceudsættelse giver en effektiviseringsgevinst. NIRAS erfaringer viser en økonomisk gevinst på op til 10% af budgettet. 20

24 4 MODELLER FOR UDLICITERING Skal Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf konkurrenceudsættes - anbefales det, at det sker efter følgende modeller: 1. Hele Teknik og Drifts opgaveportefølje konkurrenceudsættes 2. Drift og vedligeholdelse af grønne områder eller idrætsanlæg konkurrenceudsættes Modellerne er valgt ud fra en vurdering af, at der vil kunne opnås de mest konkurrencemæssige priser samt at det samtidigt sikres, at Teknik og Drift har opgaver, som sikrer et fornuftigt årshjul. Ligeledes at, det ikke vurderes hensigtsmæssigt at udbyde vejdriftsopgaverne i mindre opgaver, da service- og udgiftsniveau synes lavt. Det er således vigtigt såfremt hele opgaveporteføljen ikke konkurrenceudsættes at der også efter et udbud er grundlag for en effektiv drift af udførerenheden. Dette blandt andet ved, at de opgaver der skal udføres har et passende flow henover året, således at der er mulighed for en høj udnyttelsesgrad af ressourcer. Ligeledes at de tilbageværende opgaver har et volumen, der sikrer at mandskabets kompetencer opretholdes ved udførelsen af opgaverne, således at der ikke skal opbygges kompetencer/rutine hver gang, opgaven skal udføres. Opgaverne og sammensætningen af disse skal ligeledes være afstemt med det materiel, der er rentabelt og til rådighed for Teknik og Drift. Der kan være andre faktorer end pris, der er afgørende for, om man vælger at konkurrenceudsætte en opgave. Dette er ofte følgende faktorer: Kvaliteten i udførelsen, det vil sige muligheden for at sikre høj faglig kvalitet i udførelsen af opgaverne Fleksibilitet ved ad hoc opgaver Styring og samarbejde Varetagelse af sociale forpligtigelser Optimering og mulighed for fremtidig tilpasning af serviceniveau Udvikling Fremtidssikring I skemaet nedenfor er faktorerne kommenteret i forhold til de to modeller samt det scenarie, at Teknik og Drift bibeholder opgaver i eget regi. 21

25 Model 1 Model 2 Model 3 Hele Teknik og Drifts Konkurrenceudsættel- Teknik og Drifts opga- opgaveportefølje kon- se af grønne områder veportefølje bibehol- kurrenceudsættes eller idrætsanlæg des i eget regi Kvalitet i Der findes kompetente entre- Der findes kompetente Kvaliteten i opgaveudførel- udførelsen prenører, men erfaringen viser, at der vanskeligt kan entreprenører til udførelsen af alle delopgaverne i ud- sen i dag er ikke vurderet. Med tilvejebringelse af opnås højt niveau på alle buddet. registreringer og kvalitets- områder. beskrivelser vil der kunne naturligt kunne arbejdes med kvaliteten i opgaveudførelsen. Fleksibilitet Mindre fleksibilitet i løsning af Mindre fleksibilitet i løsning Stor fleksibilitet. ved ad hoc opgaver opgaver, der opstår og skal løses nu og her. Der kan stilles krav til udvalgte akutopgaver. Nogle kommuner vælger at bibeholde en en- af opgaver, der opstår og skal løses nu og her. Der kan stilles krav til udvalgte akutopgaver. hed, der vil kunne behandle et lille udvalg af disse ad hoc opgaver. Styring og Der findes gode eksempler Der findes gode eksempler Styring og ledelse af egne samarbejde på det gode, tillidsfulde samarbejde, men grundlæggende på det gode, tillidsfulde samarbejde, men grund- medarbejdere i Teknik og Drift. vil forvaltning og entreprenør læggende vil forvaltning og have forskellig målsætning. entreprenør have forskellig Forvaltningen vil have mest målsætning. Forvaltningen muligt for pengene og entre- vil have mest muligt for prenøren vil have størst mulig pengene og entreprenøren fortjeneste. vil have størst mulig fortje- Entreprisestyring og samarbejde med én entreprenør. neste. Entreprisestyring og samarbejde med én entreprenør foruden styring og ledelse af egne medarbejdere i Teknik og Drift. Sociale Der kan stilles krav til sociale Der kan stilles krav til socia- Der kan stilles krav til socia- forpligtigelser forpligtigelser i et udbud. Kravene skal stå mål med opgavens karakter. Kravene vil dog være fastlåste i kontraktperioden. le klausuler, dog ikke i så stor udstrækning, som hvis hele opgaveporteføljen konkurrenceudsættes. Teknik og Drift kan fortsat le forpligtigelser, som vil kunne ændres efter behov. Norddjurs aftager personer i seniorjobs. Der kan ikke stilles krav til ekstern entreprenør om ansættelse af personer i seniorjobs. varetage en social forpligtigelse gennem den opgaveportefølje, som ikke konkurrenceudsættes. Der kan ikke stilles krav til ekstern entreprenør om ansættelse af personer i seniorjobs. 22

26 Model 1 Model 2 Model 3 Hele Teknik og Drifts Konkurrenceudsættel- Teknik og Drifts opga- opgaveportefølje kon- se af grønne områder veportefølje bibehol- kurrenceudsættes eller idrætsanlæg des i eget regi Optimering Entreprenører vil have fokus Entreprenører vil have Med tilvejebringelse af og mulighed for fremtidig tilpasning af serviceniveau på optimeringsmuligheder, men vil normalt selv drage fordel heraf. Forvaltningens muligheder for at identificere optimeringsmuligheder begrænses, når man fokus på optimeringsmuligheder, men vil normalt selv drage fordel heraf. Forvaltningens muligheder for at identificere optimeringsmuligheder begræn- registreringer, kvalitetsbeskrivelser og prissætning, vil der kunne arbejdes målrettet med optimering af driften. Ændringer i serviceniveau ikke har detailoplysninger om ses, når man ikke har detai- vil kunne foretages ube- driftsforholdene. loplysninger om driftsforhol- grænset. Ændringer i serviceniveau dene. begrænses. Ændringer i serviceniveau begrænses. Udvikling Løbende ændringer for at Løbende ændringer for at Udviklingen inden for udfø- tilgodese nye behov kan tilgodese nye behov kan rerenheden skal drives af aftales, men vil ikke være aftales, men vil ikke være ledelse og medarbejdere. underlagt konkurrence. underlagt konkurrence. Der vil kunne samarbejdes Faglig udvikling på området kræver tæt samspil og erfaringsudveksling mellem parterne. Mulighederne herfor Faglig udvikling på området kræver tæt samspil og erfaringsudveksling mellem parterne. Mulighederne med private entreprenører på udvalgte områder med henblik på udvikling og erfaringsudveksling. begrænses ved at forvaltnin- herfor begrænses ved at gen ikke har detailoplysninger forvaltningen ikke har detai- om driften. Mulighederne loplysninger om driften. afhænger, således meget af Mulighederne afhænger, entreprenørens vilje til sam- således meget af entrepre- arbejde og åbenhed om nørens vilje til samarbejde udviklingspotentialer. og åbenhed om udviklingspotentialer. Fremtids- Materiel og mandskab vil Materiel og mandskab vil sikring overgå til en ekstern entreprenør, såfremt udbuddet overgå til en ekstern entreprenør, såfremt udbuddet vindes af denne. vindes af denne. Det vil således være svært at I kraft af, at Teknik og Drift hjemtage opgaverne til egen bibeholder en opgaveporte- drift, hvis udbuddet vindes af følje, vil det være lettere at ekstern entreprenør. hjemtage opgaven igen ved Der vil således være tale om udløb af kontraktperioden. genudbud ved kontraktperiodens udløb. 23

27 Som det fremgår af skemaet ovenfor kan de udvalgte faktorer tilgodeses ved en konkurrenceudsættelse, dog kan der ikke sættes krav om seniorjobs til en ekstern entreprenør. Med hensyn til ad hoc opgaver, vil fleksibiliteten sandsynligvis blive mindre ved at udlicitere. Det bør fremhæves, at såfremt man vælger at konkurrenceudsætte enten alle opgaver eller dele heraf, vil det være nødvendigt at afsætte ressourcer til entreprisestyring. Udlicitering betyder en øget styring af økonomi og opgaveudførelse, og man bør i forbindelse med tilrettelæggelsen af et udbud nøje overveje, hvilke ressourcer, der er nødvendige for sikre en fornuftig entreprisestyring. Det er ligeledes vigtigt at nævne, at såfremt man beslutter at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje, vil mandskab og maskiner overgå til den vindende entreprenør. Det kan derfor være meget svært at hjemtage opgaveporteføljen igen. 24

28 5 UDBUDSFORMER OG UDBUDSGRUNDLAG Konkurrenceudsættelse af opgaver sker efter de gældende udbudsregler. I forhold til vej- og parkdriftsopgaver vil være EU-udbudsregler eller den danske tilbudslov. Det anbefales, at udbuddene gennemføres som begrænset udbud med prækvalifikation, og at tildelingen sker efter økonomisk mest fordelagtige bud. Dette for at sikre, at der ved udvælgelsen af entreprenør sker ikke blot sker efter pris, men også efter kriterier som f.eks. kompetencer/referencer, økonomisk formåen, samarbejde og organisering. 5.1 Udbudsgrundlag Følgende grundlag skal være tilvejebragt for at konkurrenceudsætte de pågældende opgaver: De omfattende arealer (elementer) skal registreres, og der skal udarbejdes kortmateriale Udarbejdelse af udbudsmateriale, indeholdende betingelser, kvalitetsbeskrivelse, tilbudsliste Materiel skal prissættes, hvis der indgår overdragelse af materiel i udbuddet Samarbejdsform skal aftales, herunder om en aftale skal være partneringsbaseret Oplysninger om medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages, hvis der indgår virksomhedsoverdragelse i udbuddet Organisering efter udbuddet skal være afklaret. Det skal påregnes, at der skal afsættes øgede ressourcer til entreprisestyring, jf. skemaet nedenfor. 25

29 Af skemaet nedenfor er ses anslåede udgifter til at tilvejebringe udbudsgrundlaget for de forskellige modeller. Anslåede omkostninger ved tilvejebringelse af grundlag for udbud Model 1 Model 2 Model 3 Hele opgaveporte- Grønne områder Opgaver bibehol- følje udbydes eller idrætsanlæg delse i eget regi udbydes Registreringer ca kr. Registreringer er ca kr. (Registreringer for grønne områder er til resterende registreringer. stort set til vejebragt. til resterende registreringer. stort set tilvejebragt) Udbudsmateriale og gennemførelse af udbud Ca kr. Ca kr. Ca kr. Udgiften dækker udgifter til kvalitetsbeskrivelser og tilbudsliste. Entreprisestyring Ca kr. Ca kr. Ingen. og opfølgning på kontrakten pr. år Svarende til knapt ét årsværk svaren- Svarende til ca. ét halvt årsværk. de. 26