Arbejdsgrundlag. August 2013

Transkript

1 Arbejdsgrundlag 2014 August

2 Sammen skaber vi fremtidens velfærd Den offentlige sektor i Danmark står overfor en skillevej. En skillevej, hvor vi skal afgøre fremtidens velfærd. Der er rigtig mange penge i det danske velfærdssystem - hele 545 mia. i 2014, hvoraf kommunerne står for halvdelen. Og ser man på det offentlige forbrug over de sidste 10 år er det blevet større og større. Samtidig hører vi om oplevelsen af, at nu spares der igen. Samfundet har altså brugt flere penge på offentligt forbrug over de sidste 10 år, men mange har en oplevelse af det modsatte. Prioriteringer, besparelser og effektiviseringer er da også velkendte - og effektive - redskaber i den kommunale verden, også i Hedensted. Det vil de fortsat være. Men det er nødvendigt at supplere med andre redskaber og tankesæt, hvis vi for alvor skal imødekomme udfordringerne og sikre fremtidens velfærdssamfund. Først og fremmest skal vi gøre os klart, hvad det er for et velfærdssamfund, vi vil have hvad er fremtidens velfærdssamfund for en størrelse? Velfærd betyder at færdes vel, det vil sige at få en god rejse (gennem livet) eller at have et godt liv. Samfund betyder at finde sammen. Velfærdssamfundet er ideen om, at det gode liv skabes i relationer og fællesskaber med andre mennesker. Det er dét vi skal forfølge. For at sikre den gode rejse - og det gode liv - skal vi hjælpe hinanden. Vi skal se ud over "den kommunale næsetip". Vi skal genopfinde det aktive samfund ved at gøre det værdifuldt for alle at være en del af det fælleskab, der tager vare på og hånd om hinanden. Ikke på sådan en måde, at vi tager ansvaret fra den enkelte. Tværtimod. Det enkelte menneske skal tage større ansvar for sit eget liv og for andres. Nogle kan give meget, andre mindre. Pointen er, at vi i fællesskab finder balancen og fleksibiliteten til at løse de opgaver, der nu en gang er i et samfund med mange forskellige mennesker. I Hedensted Kommune er vi tilpas modige og ikke større end vi kan gøre noget frækt og fremsynet. Lad os gribe mulighederne for at sætte en ny kurs og tage ansvar for at skabe fremtidens velfærd: Bæredygtig velfærd. Sammen. 2

3 Arbejdsgrundlag 2014 Arbejdsgrundlag 2014 beskriver de tre redskaber, Byrådet vil fokusere på i bestræbelserne på udvikle vores lokalsamfund i retning af bæredygtig velfærd. Arbejdsgrundlaget er således afsættet for det fremtidige politiske arbejde. De tre redskaber er: 1. Fokus på Kerneopgaver Som beskrevet i indledningen er det nødvendigt at supplere de traditionelle redskaber: prioritering, besparelser og effektiviseringer med andre redskaber og tankesæt, når vi skal skabe et bæredygtigt velfærdssamfund. Det gør vi ved at se på den kommunale opgaveløsning med udgangspunkt i kerneopgaver. Herved får vi mulighed for at tænke nyt og innovativt i fællesskab med et aktivt samfund. 2. Politisk arbejdsform For at få fuld effekt af vores arbejde med kerneopgaver er der behov for en ny politisk arbejdsform, hvor der er fokus på tværgående og anderledes dialogformer og arbejdsprocesser. Samtidig er formålet med en ny politisk arbejdsform at få skabt en politisk proces der understøtter, at Byrådet arbejder som (strategisk) bestyrelse for en milliardvirksomhed med fokus på fremtidens velfærd. En ny politisk arbejdsform vil hjælpe os til at genfinde formålet med vores eksistens som kommune og som politikere. Hvad er vi sat i verden for? Hvad brænder vi for? Hvad prioriterer vi? 3. Nødvendigt økonomisk råderum Ved at skabe et overblik over, hvilke aktiviteter vi vælger at udføre, fordi de understøtter en kerneopgave, og hvilke aktiviteter vi ikke vælger at udføre, skabes en situation, hvor det bliver muligt at finde det nødvendige økonomiske råderum til investering i bæredygtig velfærd. 1. Kerneopgaver Idegrundlaget Kommunens opgavefelt er enormt bredt. Og alle opgaver løses grundigt og professionelt. Man kan sige, at alle opgaver og fagligheder er ligestillede baseret på en opfattelse af, at alle opgaver er lige vigtige. Denne ligestilling kan imidlertid gøre det svært at prioritere og være fleksible i opgaveløsningen. Det gør det samtidigt svært at finde det nødvendige økonomiske råderum uden at forfalde til den sædvanlige salami-spare-metode. Vi har brug for at vende bøtten på hovedet og se på vores opgaver på ny. Hvad er kommunen grundlæggende sat i verden for at løse? Hvad er vores kerneopgaver? Ved 3

4 at finde svaret på dette kan vi i højere grad end nu tage udgangspunkt i selve opgavens karakter - for dermed at optimere den mest muligt. For at finde svaret på, hvad der vores kerneopgaver, skal vi fokusere på formålet med opgaverne hvorfor leverer vi disse kerneopgaver? - hvilken effekt vil vi have ud det? En kerneopgave defineres ud fra 3 kriterier: Der er få kerneopgaver, og hver opgave skal skabe retning. Opgaverne løses med bidrag fra flere fagligheder, og skal skabe sammenhæng. Borgeren skal være aktiv, og opleve en bevægelse en forandring. Når der tales om en kerneopgave, og ikke en kerneydelse, er det fordi, det handler om forandringen hos borgeren i samarbejde med borgeren og ikke bare om kommunens indsats. Ved at fokusere på formålet med opgaven sammenholdt med ovenstående 3 kriterier, viser det sig at kommunen har følgende fire kerneopgaver: 1. Læring Barnet/den unge bliver parat til uddannelse eller job. Målgruppen er alle børn og unge fra 0-15 år. Den forandring - eller bevægelse - der skal ske med barnet eller den unge er at man bliver klar til en uddannelse eller et arbejde. 2. Beskæftigelse Det enkelte menneske kommer i uddannelse eller job, som gør, at man kan klare sig selv økonomisk. Målgruppen er voksne, der ikke kan klare sig selv i forhold til arbejde eller uddannelse. Forandringen er, at det enkelte menneske kommer i job eller uddannelse, som gør, at man kan klare sig selv økonomisk. Det handler altså om midlertidig hjælp til at komme i job eller uddannelse, og målet er at opnå dette, så man ikke længere brug for hjælp fra kommunen. En meget vigtigt forudsætning for denne gruppe opgaver er en accept af, at voksne borgere som udgangspunkt skal kunne klare sig selv økonomisk, enten via uddannelse eller job. Er man ikke i stand til dette, skal kommunen hjælpe, så man hurtigst muligt selv kan påtage sig ansvaret igen. 3. Social omsorg Man får rådgivning, støtte og omsorg der gør, at man løbende udvikler sig til at kunne klare sig bedre og bedre selv. 4

5 Målgruppen er børn og voksne efter visiterede kriterier. Forandringen er, at det enkelte menneske får den rådgivning, støtte og omsorg, der gør, at man løbende udvikler sig til at kunne klare sig bedre og mere selv. Formålet med at løse disse opgaver er ikke at komme i job eller uddannelse, men at bidrage til et godt liv for de mennesker, der pga. alderdom, handicap eller andre begrænsninger hverken er på arbejdsmarkedet eller i det almindelige pasnings- eller undervisningssystem. Den primære forskel fra kerneopgave 1 og 2 er, at aktiviteterne i denne gruppe som udgangspunkt er visiterede. Samtidig gælder det, at aktiviteterne altid skal få det enkelte menneske til at opleve en positiv forandring, at det enkelte menneske skal være aktivt og at aktiviteten skal have en afslutning, når den opsatte effekt er nået. Herefter kan man hvis der er behov for det, aftale nye aktiviteter med nye effekter. 4. Fritid & Fællesskab Man både bidrager til og deltager i fællesskabet og de fælles muligheder, så man selv og andre mennesker har et godt liv. Denne kerneopgave handler om alt det, der sætter rammerne om det fælleskab, som en kommune er, og som vi alle uanset alder og livssituation lever i og med. Forandringen for det enkelte menneske er, at man både kan bidrage til og deltage i fællesskabet og de fælles muligheder, så man selv og andre borgere har et godt liv. Det handler f.eks. om natur, folkeoplysning, sundhed, transport, fritidsaktiviteter, miljø, lokalplaner osv. Alle kommunale aktiviteter skal vurderes op mod de fire kerneopgaver. Hvad er det for eksempel for nogle aktiviteter, vi skal gennemføre for at sikre, at børnene lærer og bliver klar til uddannelse og job? Og hvordan skal vi løse dem? Her er der ikke nogen svar, der er givet på forhånd. Der er ikke nogen opgaver, der på forhånd defineres som mest vigtige. Psykiatrisk hjælp og sociale tilbud kan være lige så afgørende for barnets læring som selve undervisningen i klasselokalet. Først efter at vi har foretaget denne vurdering op mod kerneopgaven, kan vi begynde at prioritere og tale om, hvad vi vil vælge og hvad vi ikke vil vælge at løse, og hvordan det gøres. Den politiske struktur og deraf følgende udvalg Den politiske struktur bygges op om de fire kerneopgaver. Det er således et stående udvalg for hver kerneopgave, og udvalgets ansvar er at arbejde for, at kerneopgaven løses. De fire stående udvalg er således: 5

6 1. Udvalget for Læring 2. Udvalget for Beskæftigelse 3. Udvalget for Social omsorg 4. Udvalget for Fritid & Fællesskab Ud over disse fire udvalg, som er stående udvalg, nedsættes et 5. stående udvalg: 5. Udvalget for Teknik Udvalget for Teknik har fokus på sagsbehandling af en række opgaver af teknisk og forsyningsmæssig karakter. Karakteristisk for opgaverne er, at det ofte kræver en teknisk og detaljeret drøftelse af emnet, samt at det er forhold, der skal være til stede for at fællesskabet kan fungere og kerneopgaverne løses. Det omfatter f.eks. gennemførsel af byggemodninger, spildevand, affald og renovation, vandforsyning mv. Arbejdsformen i Udvalget for Teknik vil ligge tæt op af administrativ sagsbehandling. Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi får ansvaret for de opgaver, der følger af Styrelseslovens 18. Dertil kommer en række andre tværgående opgaver, så som branding, erhverv og vækstfokus. Udvalget søger også for, at der er en opdateret Politisk Kvartalsplan. Den Politiske Kvartalsplan oplister de emner, som udvalget eller medlemmer af Byrådet ønsker drøftet eller fulgt op på efter et Dialogmøde, i Temagrupper, på et Temamøde for Byrådet eller som sager på Byrådets dagsorden. Den Politiske Kvartalsplan er samtidig dagsordenstyrende for de kommende Dialogmøder og indeholder de emner, der skal drøftes. Udvalgenes sammensætning Hvert stående udvalg består af 5 medlemmer og Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi af 7 medlemmer. Alle byrådsmedlemmer har hver én plads i et af de fire udvalg for de fire kerneopgaver eller i Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi. Det vil sige, at byrådets 27 medlemmer er fordelt på disse udvalg. Det betyder bl.a., at de tværgående dialogmøder kan gennemføres med alle til stede. Udvalget for Teknik består også at 5 medlemmer. Samtlige af disse medlemmer sidder også i et andet stående udvalg eller i Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi. Fordelingen af de 27 medlemmer kan illustreres ved nedenstående model: 6

7 Ser man på den samlede struktur for den politiske styringsmodel kan det illustreres via tegningen nedenfor. Politisk ledelse i kommunerne og udviklingen af velfærdssamfundet involverer aktive samfund og samskabelse. Derfor starter tegningen med en illustration af dette, herefter ses de 5 stående udvalg, hvoraf 4 har særlig fokus på hver sin kerneopgave, herefter Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi og endelig Byrådet. Der er en særlig relation mellem Fritidsudvalget og det udvalg, der har fokus på Fritid & Fællesskab. Formanden for Udvalget for Fritid & Fællesskab er samtidig formand for Fritidsudvalget, og det samlede Fritidsudvalg består af både medlemmerne fra Fritid & Fællesskab og de øvrige personer valgt til Fritidsudvalget. 7

8 Aktivt samfund & Samskabelse Dialog & Fokus på kerneopgaver Koordination & Prioritering Bestyrelse & Strategi Læring Beskæftigelse Social Omsorg Politisk Koordination & Økonomi Byråd Fritidsudvalget Fritid og Fællesskabet Teknik 2. Politisk arbejdsform Den politiske arbejdsform skal bryde med den traditionelle fagsagsgang, hvor der typisk er en færdig administrativ beskrivelse af en sag, som gennemløber det politiske system. En politisk sag færdigbehandles traditionelt i et stående udvalg, i Økonomiudvalget eller i Byrådet, alt afhængig af den tildelte kompetence eller af lovgivningen. Dette skal formelt set stadig være gældende. Samtidig skal der i en fremtidig arbejdsform være fokus på effekten af det vi gør i forhold til kerneopgaverne, og der skal være fokus på tværgående dialog. Der skal også være en mere åben og systematisk drøftelse af, hvad de mange penge, der bruges, bruges til? hvad er effekten af anvendelsen? Formålet er, at få skabt en politisk proces der understøtter, at Byrådet arbejder som (strategisk) bestyrelse for en milliardvirksomhed med fokus på bæredygtig velfærd og innovation af vores velfærdssamfund. Rammerne for den politiske arbejdsform skal tilgodese følgende principper: 8

9 - Der kan arbejdes på tværs af udvalgsområder. - Der skal skabes mulighed for åbne og holdningsbasserede dialoger. - Der skal være mulighed for tidligere og anderledes involvering af borgere og andre, fx ansatte på tværs af hierarkier og fagligheder. - Elementer og erfaringer fra Forstyrrelsesgruppernes arbejde med innovation skal inddrages. For at understøtte en tværgående dialog holder de 4 udvalg, der retter sig mod kerneopgaverne, sine møder samtidig. Herved skabes mulighed for den tværgående dialog, og mulighed for at drøfte en sag uanset hvilket udvalg, der formelt behandler den. Arbejdsformen har således sit grundlag i den traditionelle arbejdsform med udvalg, men tilbyder samtidige en ny arbejdsform, der understøtter de opstillede principper. Byrådets møder indeholder en normal sagsbehandling -del og en forenklet sagsbehandling -del. Det er væsentligt at sikre, at arbejdsformen i praksis kan lade sig gøre, og at den samlede mødetid ikke forøges. Samtidig er det vigtigt, at der i den politiske arbejdsform er fokus på mere dialog tidligt i processerne. Der skal med andre ord være bedre rum for holdningsudveksling og -udvikling. Den politiske arbejdsform bryder således op med den traditionelle fagsagsgang, hvor der typisk er en færdig administrativ beskrivelse af en sag, som gennemløber det politiske system med en række anbefales godkendt -er eventuelt suppleret med enkelte korrektioner i halen. Der skal i fremtidens arbejdsform være fokus på effekten af det vi gør i forhold til kerneopgaverne. Praktikken Den her beskrevne politiske arbejdsform dækker en månedscyklus. Det vigtigt at understrege, at der naturligvis vil være behov for tilpasninger og udvikling i takt med, at arbejdsformerne prøves i praksis og erfaringer indhøstes. Det betyder også, at der skal indbygges evaluering i forhold til princip, formål og effekt. I beskrivelsen er der et stående udvalg for hver af de 4 kerneopgaver samt et Udvalg for Teknik. 9

10 UGE 1- DIALOGMØDE I månedens 1. uge afholdes et dialogmøde, som består af både en fælles del og en del, hvor udvalgene er for sig selv. Den fælles del starter kl. 14. Hensigten er at få en fælles, dagsordenssættende og tværgående dialog om det der fylder, og om den retning, der skal sættes, samtidig med, at der nu behandles de sager, der formelt set skal behandles. Den samlede tidsramme for dialogmødet skal være tilsvarende den tid der i dag bruges på udvalgsmøderne. Et dialogmøde kunne forløbe således: Dialogmøde - Del I: Del I er en fælles dialog for alle, dvs. alle byrådsmedlemmer og alle chefer. Her er der fokus på holdninger, indhold og retning i forhold de prioriterede punkter, der fremgår af en politiske kvartalsplan 1. Dialogen kan gå fra at være drøftelser eller holdningstilkendegivelser ud fra en overskrift til dybere drøftelser på baggrund af rapporter og redegørelser. Ved afslutningen af dialogmødet aftaler man i fælleskab, hvordan et emnes videre færd skal være. Det kan fx være som endnu en drøftelse på næste måneds dialogmøde, som en formel sag på udvalget, som et temamøde i Byrådet eller at der nedsættes en temagruppe, der skal arbejde videre med emnet. En temagruppe kan sammensættes som Byrådet ønsker det: politikere, medarbejdere, ledere, virksomheder, borgere, andre myndigheder osv. Erfaringerne er hentet fra innovationsarbejdet og de der brugte Forstyrrelsesgrupper. Denne arbejdsform sætter ny og anderledes krav til mødeledelse, styring af dialogen, opsamling og fingerspidsfornemmelse for politiker-embedsmandsrollen. Der er på forhånd afsat en tidsramme til del I af dialogmødet. Dialogmøder - Del II: Møderne fortsætter i hvert at de 4 stående udvalg med hver sin dagsorden. Denne arbejdsform er tilsvarende den nuværende arbejdsform i udvalgene. Udvalgene vil, som tidligere beskrevet, bestå af 5 medlemmer hvoraf en er formand. Der fastsættes et fælles starttidspunktfor dialogmødets del II. UGE 2 POLITISK KOORDINATION & ØKONOMI: 1 Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi udarbejder en løbende politisk kvartalsplan, som oplister de emner, der skal drøftes, i et rullende 3-måneds perspektiv. 10

11 Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi mødes. Der skal dels ske en opfølgning på den Politiske Kvartalsplan samt en behandling af punkter på en dagsorden. Opfølgningen på den Politiske Kvartalsplan omfatter en opfølgning fra udvalgenes dialogmøde: Hvad blev aftalt: Skal nogle emner behandles formelt og dagsordensættes? - eller skal de drøftes igen på et kommende dialogmøde eller en temagruppe? Skal der være en yderligere kvalificering af emnet fx indholdsmæssigt eller er der tværgående perspektiver, der skal inddrages? Dette munder ud i en ajourføring af den Politiske Kvartalsplan, som herefter vil komme til at omfatte nye prioriterede emner og opfølgning fra sidste møde. Der vil på dette møde desuden være en traditionel dagsorden for de sager, der skal videre til Byrådet eller skal besluttes i udvalget. UGE 3 UDVALGET FOR TEKNIK: Udvalget for Teknik holder møde med en traditionel dagsorden. UGE 4 BYRÅDET Byrådets møde ligger i fast tidsmæssig ramme fordelt på fire faser. Mødet starter kl. 14, og tilstræbes at slutte senest kl. 19. Byrådets møde med den traditionelle dagsorden starter kl Byrådet - Del I, Temagrupper: Fra kl. 14 vil der mulighed for, at alle nedsatte Temagrupper mødes 2. På den måde understøttes mulighederne for, at udvikle og arbejde med politisk forankrede fokusområder og innovationsprojekter på tværs i kommunen. Byrådet - Del II, Temadrøftelse: Fra kl. 15 har Byrådet et nærmere aftalt tema på dagsordenen. Her er det muligt at gå i dybden med et emne. Det vil typisk være den administrative organisation, der gennemfører oplægget og Byrådet, der drøfter og forholder sig til emnet. Der kan også være kortere informationspunkter. 2 Det forudsættes her, at en del af det politiske arbejde organiseres som Temagrupper. Det vil typisk være udpegede ad hoc opgaver, hvor emnet gør, at det er fordelagtigt at sammensætte en gruppe, der arbejder tværgående og fleksibelt med en bestemt opgave indenfor en given tidsramme. Deltagerne kan være politikere, borgere, eksperter, ansatte helt i tråd med sammensætningen af Forstyrrelsesgrupperne i forbindelse med arbejdet med radikal innovation. 11

12 Byrådet Del III, Møde: Byrådets møde med dagsordens starter kl Dagsordenen er opdelt i Normal Sagsbehandling og i Forenklet Sagsbehandling. Normal sagsbehandling er en fremlæggelse af sager med baggrund i sagsfremstillinger. Forenklet sagsbehandling er en samling af sager (også beskrevet med hver sin sagsfremstilling), som har en mere formel eller bekræftende karakter, og som borgerne og Byrådets medlemmer har haft god mulighed til at sætte sig ind i. Man vil altid kunne anmode om at få en sag flyttet fra Forenklet sagsbehandling til Normal sagsbehandling. Det tilstræbes, at Byrådets møder slutter senest kl Månedssystematik Nedenstående tabel giver et overblik over hvordan de politiske møder i løbet af en måned ser ud. Systematikken er naturligvis et bud og vil skulle tilrettes efter praksiserfaring. Der kan lægges en løbende evaluering af mødeformen ind. Dialogmøde Del I Del II Del II 1. uge Kl Kl. 16 De stående udvalg arbejder Fælles dialog Sagsbehandling i udvalgene Politisk koordination og økonomi 2. uge Kl Opsamling på dialogmøder og fremsyn ift. den Politiske Kvartalsplan Kl Sagsbehandling i udvalget Teknik 3. uge Sagsbehandling. Tidspunkt aftales. Byrådsmøde Kl Kl Kl uge De nedsatte Temagrupper mødes Temamøde i Byrådet Byrådsmøde med Normal og Forenklet sagsbehandling 12

13 3.Økonomiske pejlemærker Fokus på kerneopgaven, gentænkning af hvad velfærdsopgaven handler om, og den politiske tilrettelæggelse af styringen af Hedensted Kommune skal alt sammen understøtte målet om, at skabe et økonomisk fundament, der giver mulighed for nye investeringer i fremtidens velfærd på en bæredygtig facon. Det betyder bl.a. dialog og prioritering af, hvordan velfærdsmidlerne anvendes. Der er i den offentlige økonomiske styring en tendens til, at fokusere på marginale andel af udgifterne. 50 eller 100 mio. kr. er mange penge, men udgør ret beset kun mellem 1½ og 3 % af de mio. kr., der årligt anvendes i Hedensted Kommune. Hvis der primært er fokus på den marginale andel af omkostningerne betyder det i praksis, at to eller tre hundrededele af opgaverne diskuteres indgående, mens den overvældende andel i langt mindre grad får samme opmærksomhed. Kort sagt skal et formål for den politiske styring være at tale om de mange penge der rent faktisk er til rådighed, fremfor den relativt lille andel, der ikke er. Når formålet er at tale om de midler, der er til rådighed, skal processen for at skabe et økonomisk råderum og dialog om, hvordan midlerne anvendes, også kunne genfindes i budgetarbejdet. Kølen fri i fjorten Sloganet kølen fri i fjorten været brugt om den økonomiske ramme som Byråd og organisation skal kunne agere indenfor i Billedet er, at supertankeren Hedensted Kommune skal have så meget vand under kølen, at man fra broen har frihed til manøvrere i den retning man ønsker uden konstant at være bekymret for at støde på grund. De økonomiske rammer skal handle om råderum, likviditet og effektivitet, og er en direkte udløber af Strategi 2016: Øget vækst Kernefokus Råderum til Innovation. Der skal i budgettet være et spillerum på 100 mio. kr. efter ordinær drift i 2015 og årene fremover. Spillerummet skal anvendes til en anlægsramme på 70 mio. kr., og 30 mio. kr. til kasseopbygning, så længe der er behov for det. I øvrigt anvendes anlægsrammen efter drøftelse og prioritering med baggrund i de Strategiplaner for Anlæg, som skal laves hvert år. Desuden skal der skabes en Geninvesteringspulje, som sikrer, at en lille del af Hedensted Kommunes samlede budget hvert år dels frigøres, og helt og holdent 100% investeres i nye velfærdsopgaver. Geninvesteringspuljen udgør 1% af det samlede driftsbudget og skal findes hver år gennem effektiviseringer, optimeringer og ændringer af måden, vi har indrettet os på. 13

14 Evaluering Målet med Arbejdsgrundlag 2014 og dets tre elementer; Kerneopgaver, Politisk arbejdsform og Økonomiske pejlemærker er som beskrevet, at Hedensted kommune bevæger sig mod en sikring af fremtidens velfærd: Bæredygtig velfærd. Og vi skal løbende evaluere de skridt der tages. I første omgang evalueres den politiske arbejdsform i juni 2014, og de resterende elementer i december