Bilag 11 Til: Brug i Magistratens budgetforslag Den 20. august 2013 Business case - Korrekt cpr-registrering på det sociale område Aarhus Kommune Sociale Forhold og Beskæftigelse 1. Baggrund Før sommerferien 2012 fremsendte revisionsfirmaet BDO en analyse af de mellemkommunale refusioner i Aarhus Kommune. Konklusionen var, at Aarhus Kommune ville kunne øge sine indtægter fra refusioner ved en fokuseret indsats på udvalgte områder. MSB-Økonomi Med afsæt i anbefalingerne i rapporten har MSB foretaget en intensiv sagsgennemgang i efteråret 2012. Resultatet af gennemgangen er, at der er hjemtaget knap 3 mio. kr. i ekstra indtægter til Aarhus Kommune for tidligere år. Derudover er der allerede skabt grundlag for betydelige fremadrettede merindtægter. Disse vedrører højere indtægter fra alders- og den sociale udligning, højere bloktilskud og flere mellemkommunale betalinger. Det eksakte beløb er vanskeligt at opgøre, idet det vil kræve en opgørelse af, hvor mange af de berørte personer, der indgår i opgørelsen af det sociale indeks i forbindelse med udligningen. Det vurderes dog, at der fremadrettet vil kunne hentes en indtægt på 6-9 mio. kr. årligt som følge heraf. For at sikre et vedvarende fokus på området har MSB forlænget den ekstraordinære indsats i 2013 ved ansættelse af en økonomimedarbejder finansieret midlertidigt indenfor egen ramme. Sagsnr. 13/008795-1 Sagsbehandler: Søren Degn-Pedersen & Jens E. Guld Telefon 8940 2000 Direkte telefon Fax E-mail sdeg@aarhus.dk www.aarhus.dk Indsatsen permanentgøres fra 2014 som led forslaget om gældssanering på det sociale område. I forbindelse med regnskab 2014 evalueres indsatsen og effekterne af indsatsen opgøres.
2. Beskrivelse af indsatsen og opstilling af succeskriterier MSB har på baggrund af revisionens anbefalinger iværksat en række initiativer herunder styrket kommunikationen med de øvrige relevante magistratsafdelinger. Der har i 2012 været holdt månedlige koordinationsmøder med MSO og MBU. Fremover er der aftalt to årlige koordinationsmøder. Derudover har MSB gennemgået de sager, der af revisionen er blevet fremhævet som sager, der havde potentiale for yderligere refusionsindtægter. I godt 20 procent af disse sager har der været konkrete muligheder for yderligere refusion til Aarhus Kommune jf. tabel 1 nedenfor. Tabel 1. Opgørelse vedrørende ikke hjemtagen mellemkommunal refusion og bloktilskud 2009-2013, kr. Folkeregisterlister (udligning og 2009 2010 2011 2012 2013 -> bloktilskud) 3.773.364* Førtidspension 47.465 446.970 1.047.059 1.116.263 1.286.492 Boligydelse 6.509 6.509 6.509 6.509 6.509 Ydelser efter Serviceloven 42.548 67.013 84.488 85.117 Skolepenge 26.920 65.430 66.411 Dagpasningsudgifter I alt 53.974 496.027 1.147.501 1.272.690 5.217.893 Sum 2009-2012 2.970.192 Sum 2013 5.217.893 *NB: Der er ikke foretaget en konkret beregning af de fremadrettede indtægter som følge af den sociale udligning. Dette ville kræve en større analyse af de enkelte borgere i forhold til de 14 sociale kriterier. Der er dog foretaget følsomhedsanalyser, der danner baggrund for det fremadrettede indtægtsskøn, der bruges i det videre arbejde. Hjemtagelsen af merindtægterne skyldes bl.a.: Ikke korrekt registrering af betalingskommune i folkeregistret Hvis en borger, der bor i en anden kommune, og som Aarhus Kommune er betalingsansvarlig for, ikke er registreret i folkeregistret med Aarhus som betalingskommune, opnår Aarhus Kommune ikke bloktilskud for denne borger. Endvidere indgår borgeren ikke i det grundlag hvorudfra udligningen mellem kommunerne beregnes. Hvis en borger fra en anden kommune, der bor på en institution i Aarhus (hvor den anden kommune er betalingsansvarlig) flytter fra institutionen til egen bolig i Aarhus, bliver AAK fremadrettet betalingskommune. Hvis den
anden kommune ikke samtidig afregistreres i Folkeregistret som betalingskommune, vil AAK ikke opnå bloktilskud for denne borger. Manglende registrering af korrekt betalekommune Fejlen vil betyde, at udgiften til den pågældende borger afholdes af Aarhus Kommune og ikke sendes til borgerens oprindelige hjemkommune. Tilsvarende afholdes følgeudgifter også af Aarhus Kommune (eks. kontanthjælp/førtidspension mv.) Manglende integration mellem fagsystemer Den enkelte borger vil normalt modtage ydelser og indsatser fra flere forskellige afdelinger i Aarhus Kommune og dermed være registreret i forskellige fagsystemer. Det kan konstateres, at det manglende fælles overblik i konkrete sager har betydet, at der kun er hjemtaget delvis mellemkommunal refusion. Den ekstraordinære indsats har til formål at korrigere registreringerne, så der kan hentes korrekt mellemkommunal refusion og erfaringerne viser, som anført i tabel 1, at der er mange penge at hente for Aarhus Kommune. De gennemgåede sager er alle historiske sager. Ved at fastholde den ekstraordinære indsats, er der mulighed for en særlig gennemgang af alle de nye sager, som er kommet til. Der er med andre ord tale om et område, hvor der løbende er til- og afgang af sager, hvorfor et vedvarende fokus vil være nødvendigt, for at fastholde en korrekt refusionshjemtagelse. Det er med andre ord væsentligt at understrege, at den foreslåede indsats skal ses som et supplement til den eksisterende indsats, hvor der løbende er fokus på korrekt registrering. Den ekstraordinære indsats fokuserer på særanalyser og indsatsområder, som ikke automatisk kan kontrolleres i det løbende registreringsarbejde. Samtidig er der med den ekstraordinære indsats et særligt fokus på at samkøre relevante data på tværs af fagsystemer i magistratsafdelingerne. Succeskriterier Det er MSB s forventning, at indsatsen vil: øge indtægtsniveauet fra mellemkommunale refusioner, sikre korrekt refusionshjemtagelse, styrke overblikket over refusionshjemtagelse,
styrke det tværmagistratslige samarbejde om den mellemkommunale refusion, digitalisere opfølgningsprocesser og sikre løbende fokus på til- og afgang af sager For at kunne fastslå, om indsatsen har givet den forventede effekt, er ovenstående målsætninger konkretiseret i nedenstående succeskriterier: Alle sager, hvor der er forskel på folkeregistrets betalings- og bokommuneoplysninger, skal gennemgås. Der skal oprettes et ledelsesinformationssystem, der kan skabe overblikover gennemgåede sager, potentielle refusionssager samt opgøre indtægter fordelt på indtægtstyper. Der skal udarbejdes arbejdsgange og fælles adgang til ITsystemer på tværs af magistratsafdelinger, hvor dette er muligt. Der laves kvartalsvise totalgennemgange af sager, hvor der kan være potentiale for supplerende mellemkommunal refusion (eks. baseret på bestemte adresser i kommunen mv.) Faste samarbejdsfora mellem MSB, MBU og MSO. Ved de årlige regnskabsafslutninger opgøres effekten af indsatsen til sikring af, at der fortsat sikres et positivt provenu Der følges op på opfyldelsen af succeskriterierne i forbindelse med regnskabet for 2014. Opfølgningen laves i samarbejde mellem MSB og Borgmesterens Afdeling - eventuelt med inddragelse af MSO og MBU. 3. Økonomiske konsekvenser af indsatsen Til at varetage opgaven har MSB midlertidigt ansat en økonomimedarbejder. Udgiften til medarbejderen samt til løbende dataudtræk fra Danmarks Statistik skal ses i forhold til forudsætningen om afledte merindtægter til Aarhus Kommune. De allerede afholdte udgifter til indsatsen i 2012 og 2013 finansieres indenfor MSB s samlede ramme. I overordnede træk ser den forventede økonomi således ud (næste side):
Tabel 2. Forventet økonomi ved ekstraordinær indsats Beskrivelse (i 1.000kr.) 2014pl Gns. 2014-2017 Medarbejder MSB inkl. standard overhead 445 Dataudtræk fra Danmarks Statistik 5 Udgifter i alt 450 Forventede merindtægter Aarhus Kommune -6.450 Forventet provenu til Aarhus Kommune -6.000 Som det fremgår af tabel 2, forventes effekten af indsatsen at være et nettoprovenu til Aarhus Kommune på i gennemsnit 6 mio. kr. årligt i budgetperioden. Provenuet opnås dels via reducerede udgifter til førtidspension, folkepension og ydelser efter serviceloven, dels via øgede indtægter fra udligning og bloktilskud som følge af korrekt registrering af betalingsforhold i folkeregistret. Indsatsen permanentgøres, men evalueres i forbindelse med regnskab 2014 med udgangspunkt i de konkrete succeskriterier for indsatsen. MSB og Borgmesterens Afdeling udarbejder evalueringen i fællesskab eventuelt med inddragelse af MSO og MBU. Det forventede gennemsnitlige provenu på 6 mio. kr. årligt indgår som finansiering i forslaget om gældssanering på det sociale område. Eventuelle merindtægter fra indsatsen tilfalder kommunekassen.