Bilag 1 - Oplæg til MED-Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse 2013

Bilag 1 - Oplæg til MED-Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse 2013 Status på arbejdsmiljøet det seneste år Tendenser fra tal Tallene for 2011 er medtaget for at vise udviklingen. Tallene for begge perioder dækker fra den 1.1-31.12 i henholdsvis 2012 og 2013. I Bilag 2 vises fordelingen af arbejdsulykker på emner. Sygefravær 2013 Enheder Sygefraværsprocent ialt Arbejdsskadefraværsprocent Regionshus* 5,56 0,04 Næstved, Slagelse og 4,36 0,07 Ringsted Sygehuse Roskilde og Køge Sygehuse 4,15 0,04 Nykøbing F. Sygehus 4,77 0,01 Holbæk Sygehus 4,27 0,05 Psykiatrien 5,61 0,17 Socialområdet 8,13 0,38 Sygehusapotek 4,46 0,00 Præhospitalt Center 4,75 0,00 Region Sjælland 4,90 0,09 *I opgørelserne for Regionshus indgår også områderne Primær Sundhed og Koncernservice (overgåede medarbejdere i serviceafdelingerne pr. 1.6 2013) vask, have og vej, køkken, intern service og lager og logistik) Sygefravær 2012 Enheder Sygefraværsprocent ialt Arbejdsskadefraværsprocent Regionshus* 4,62 0,16 Sygehus Nord 4,31 0,02 Sygehus Syd 4,83 0,06 Psykiatrien 6,08 0,11 Socialområdet 7,67 0,37 Sygehusapotek 3,36 0,00 Præhospitalt Center 4,28 0,00 Region Sjælland 4,99 0,08 *I opgørelserne for Regionshus indgår også områderne Primær Sundhed og Koncernservice; vask, køkken, rengøring og have & vej Arbejdsulykker 2013 (1.1. 2013 31.12. 2013) Enheder Arbejdsulykker u. forventet fravær Arbejdsulykker m. forventet fravær Regionshus* 119 44 Næstved, Slagelse og 168 34 Ringsted Sygehuse Roskilde og Køge 181 38 Sygehuse Nykøbing F. Sygehus 51 14 Holbæk Sygehus 101 27 Psykiatrien 407 67 Socialområdet 541 57

Sygehusapoteket 0 0 Præhospitalt Center 0 0 Region Sjælland 1569 281 *I opgørelserne for Regionshus indgår også områderne Primær Sundhed og Koncernservice (overgåede medarbejdere i serviceafdelingerne pr. 1.6 2013) vask, have og vej, køkken, intern service og lager og logistik) Arbejdsulykker 2012 Enheder Arbejdsulykker u. forventet fravær Arbejdsulykker m. forventet fravær Regionshus* 63 21 Sygehus Nord 258 72 Sygehus Syd 319 63 Psykiatrien 366 50 Socialområdet 526 61 Sygehusapoteket 1 2 Præhospitalt Center 1 0 Region Sjælland 1534 269 *I opgørelserne for Regionshus indgår også områderne Primær Sundhed og Koncernservice; vask, køkken, rengøring og have & vej I Bilag 2 vises fordelingen af påbud efter emner Påbud 2013 (trukket 10.1 2013 for 1.1. 2013 31.12. 2013) Enheder Straks påbud 21 Påbud (Undersøgelses påbud) Påbud Afgørelse psykisk arbejdsmiljø Regionshus* 1 6 1 2 Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse 2 Roskilde og 1 1 1 Køge Sygehuse Nykøbing F. 1 Sygehus Holbæk Sygehus 1 1 Psykiatrien 1 1 12 4 Socialområdet 2 6 6 7 Sygehusapotek Præhospitalt Center Region Sjælland 4 1 29 8 15 Vejledning *I opgørelserne for Regionshus indgår også områderne Primær Sundhed og Koncernservice (overgåede medarbejdere i serviceafdelingerne pr. 1.6 2013) vask, have og vej, køkken, intern service og lager og logistik) Påbud 2012 Enheder Straks påbud 21 Påbud (Undersøgelses påbud) Påbud Afgørelse psykisk arbejdsmiljø Regionshus* 2 0 2 0 3 Vejledning

Sygehus Nord 0 2 5 2 1 Sygehus Syd 0 0 4 5 10 Psykiatrien 0 0 0 4 5 Socialområdet 0 0 2 2 5 Sygehusapotek 0 0 0 0 0 Præhospitalt 0 0 1 0 1 Center Region 2 2 14 13 25 Sjælland *I opgørelserne for Regionshus indgår også områderne Primær Sundhed og Koncernservice; vask, køkken, rengøring og have & vej Der er afgivet i alt 76 grønne-, 14 gule og 1 rød smiley på baggrund af besøg i enhederne. Handlingsplaner Nedenstående oversigter viser handlingsplaner oprettet i SafetyNet i henholdsvis 2013 og 2012 fordelt på problemområder: Handlingsplaner oprettet i 2013: Handlingsplaner oprettet i 2012

Der er oprettet i alt 375 handleplaner i Safetynet i 2013. Heraf er der blandt andet 49 handleplaner på Risiko for ulykker, 57 på Psykisk arbejdsmiljø, 79 på Ergonomi og 50 på Arbejdsstedets indretning. Lokale indsatser I alle enheder er der i 2013 blevet arbejdet med lokale indsatser, som bl.a. har været rettet mod: Forflytninger og forflytningsvejlederorganisationen lokale workshops i det nye kemikaliesystem Retox lokale workshops i det elektroniske risikovurderingsværktøj RISAVA. E-learningsprogram til forebyggelse af stikskader (er netop lagt på det fælles intranet) Registreringer af arbejdsulykker I Bilag 3 er enhedernes lokale indsatser beskrevet yderligere i de årlige arbejdsmiljødrøftelser. Regionale indsatser Som besluttet i MED Hovedudvalget, er indsatsområderne Forebyggelse af arbejdsulykker og Psykisk arbejdsmiljø fortsat i 2013. Flere af de fælles tiltag samt projekter i enhederne, der understøttes de regionale indsatsområder, er også fortsat i 2013. Forebyggelse af arbejdsulykker Status på overordnede mål: At antallet af ulykker med forventet fravær reduceres med 25 % (Tilstandsindikator) Fra 2012 til 2013 har der været en stigning i antallet af arbejdsulykker med fravær på 12 ulykker, svarende til en stigning på i alt 4,3 %. De største stigninger i ulykker er sket inden for kategorierne Fysisk vold og psykisk vold, personforflytninger og -håndteringer og fysiske uheld. Den samlede reducering af arbejdsulykker med fravær for hele indsatsens periode fra 2011 til 2013, er et fald på 9,6 %. Det opsatte mål er dermed ikke nået og forventningen om et

fortsat fald i antallet af ulykker i 2013 er udeblevet. (Det fastsatte mål på 25 % er fastsat ud fra regeringens 2020 plan om en reducering af ulykker på 25 % i 2020.) I 2013 har indsatsen i forhold til dette indsatsområde primært været implementeringen af det nye risikovurderings system samt øget fokus i form af registrering af ulykkerne. Den planlagte indsats i forhold til implementering af nyt arbejdsskadesystem OPUS er blevet udsat, som følge af forsinkelser i NASA. I den sidste del af 2013 er et værktøj, der kan understøtte arbejdsmiljøgruppernes arbejde med undersøgelse og analyse af arbejdsulykker blevet udviklet (introduceret på arbejdsmiljøkonferencen i september). Udbredelsen og brug af dette metodeværktøj vil foregå lokalt i enhederne i 2014, i sammenhæng med implementering af det nye OPUS arbejdsskadesystem. Der er blevet afviklet kurser i forebyggelse af vold og konflikter; i alt 8 kurser, og det fortsatte fokus på forebyggelseselementet i forbindelse med afværgelse af konflikter, forventes at medvirke til, at antallet af arbejdsulykker, der skyldes fysisk og psykisk vold på sigt, kan reduceres. Antal af arbejdsulykker, der skyldes vold, er øget siden sidste og forrige år, og der er derfor fortsat fokus på at udvikle og vedligeholde den værktøjskasse, der blev etableret på intranettet i 2012-2013 for at klæde medarbejderne bedst muligt på i.f.t. at imødegå de trusler, de møder i hverdagen. At antallet af ulykker uden forventet fravær reduceres (Tilstandsindikator) I 2013 steg antallet af ulykker u. forventet fravær med 35 svarende til 2.2 %, altså blot en mindre stigning. I 2011 var stigningen på 14 % og i 2012 var der en stigning svarende til 9,3 %. Antallet af arbejdsulykker er altså ikke blevet reduceret fra 2010 frem til 2013 (målet var en reduktion med 25%), men den procentvise stigning der har været i antallet af ulykker er jævnet lidt ud, fra 14% til 2,2%. Sammenlagt er stigningen i arbejdsulykker uden fravær således blevet bremset, således at der ikke længere er så stor en stigning i antallet af arbejdsulykker uden fravær. Der er i slutningen af 2013 blevet implementeret et e-learning-program, der understøtter afværgelse af stikskader (smitterisiko) og mange af enhedernes arbejdsmiljøgrupper er blevet undervist via programmet. Anvendelsen af e-learning-programmet forventes på længere sigt at få en effekt på antallet af ulykker med smitterisiko, således at denne type ulykker reduceres. Indsatsen omkring risikovurderinger, anvendelse af kemikaliesystemet RETOX, og driften i forflytningsvejlederorganisationen kan også være medvirkende til at flere arbejdsulykker på sigt kan forebygges. Risikovurderingsværktøjet RISAVA har givet arbejdsmiljøgrupperne øgede muligheder for at anvende et værktøj til at arbejde videre med risici, i forhold til at vurdere disse og arbejde forebyggende.

Informationskampagne (Aktivitetsindikator) Der implementeres løbende e-learning-programmer på intranettet f.eks. i forhold til stikskader, og det forventes, at der kommer et nyt e-learning-program om personforflytninger. De udarbejdede informationsmaterialer udsendes fortsat løbende i organisationen på efterspørgsler, og er også tilgængeligt på intranettet. At der er udviklet et fælles system til registrering af nærved-ulykker samt særligt værktøj til risikovurdering (Aktivitetsindikator) Regionens nye system til at meddele en risiko på arbejdspladsen er blevet godt modtaget og bliver anvendt af mange arbejdsmiljøgrupper. Der er afviklet supplerende arbejdsmiljøuddannelser lokalt i enhederne i brugen af Risikovurderingsværktøjet RISAVA, Redskabet er blevet godt modtaget, og mange arbejdsmiljøgrupper har opdaget de fordele, der er ved at inddrage værktøjet i arbejdet med APV og handlingsplaner. Psykisk arbejdsmiljø Status på overordnede mål: At antallet af ulykker (med og uden forventet fravær) i forbindelse med fysisk vold og psykisk vold i 2013 er reduceret (Tilstandsindikator) I 2011 steg tallene på arbejdsulykker i forbindelse med vold med henholdsvis 18 % ulykker med fravær og 32 % ulykker uden fravær. I 2012 var tallene fortsat stigende, dog er der taleom en meget mindre stigning med henholdsvis 4,8% ulykker med fravær og 15% ulykker uden fravær. Tendensen fra de seneste år er fortsat i 2013, idet stigningen også i år er blevet mindre. I 2013 er der en stigning på 3,9 % i ulykker med fravær og en stigning på 8,1 % i ulykker uden fravær. Der er i 2013 afviklet 8 kurser i forebyggelse af vold og konflikter. 4 af disse er finansieret af ekstrabevilling fra MED hovedudvalget, med henblik på at afvikle ventelister. Kurserne er efterfølgende blevet sat i drift og udbydes nu under CUKs kursustilbud. Der udbydes i første del af 2014 i alt 6 kurser. Sygefravær Regionsrådet har i forbindelse med budgetaftalen for 2013 besluttet at regionens sygefravær skal sænkes med 10% inden 2014. Måltallet er defineret ved at trække 10 % fra det gennemsnitlige fravær for første halvår 2012. Det svarer til 4,56%. Det samlede fravær for regionen var i 2013 4,90%. Det betyder, at virksomheden har reduceret sit fravær med 3,35 %. I perioden fra 2011 til 2013 er fraværet reduceret med cirka 5,7%. Selvom det er et fald, betyder det, at Region Sjælland ikke har realiseret den politiske målsætning

om at sænke sygefraværet med 10%. Det kan være vanskeligt at præcisere, hvorfor faldet ikke har været større. Der er variationer indenfor de forskellige virksomhedsområder; nogle områder har oplevet et markant fald, andre en stigning. Forskellene kan skyldes, at de forskellige virksomhedsområder har været udfordret på forskellig vis, eller at de har arbejdet med sygefravær mere eller mindre målrettet. Den positive tendens skal fastholdes. Den store opmærksomhed, der er skabt på problemstillingen i 2013, har både styrket de lokale indsatser, men en lang række generelle initiativer fra projekt Mening og Sundhed har stor tilslutning. Flere og flere virksomhedsområder har fået øjnene op for vigtigheden af at arbejde bredt og intensivt med faktorer, der har positiv betydning for arbejdsmiljøet. Derfor er det også tidligere blevet besluttet i MED-Hovedudvalget at forlænge projektet til 30/4 2015. Projekter støttet af arbejdsmiljøpuljen Der er i enhederne i 2013 blevet igangsat 70 arbejdsmiljøprojekter, som har været støttet af arbejdsmiljøpuljen. Af disse har omkring 65 % handlet om det psykiske arbejdsmiljø med fokus på omstillingsprojekter bl.a: arbejdsglæde, trivsel og samarbejde. Mange projekter har omhandlet orgnisationsændinger og arbejdsgange/samarbejdsrelationer. Samarbejdet om arbejdsmiljøet det seneste år I enhederne har der været arbejdet med fælles projekter og værktøjer som f. eks forflytningsvejlederordningen, kemikaliesamarbejdet, RISAVA databasen, e-learning-program til forebyggelse af stikskader, og systemet til at meddele risici. I flere af Område-MEDs årlige arbejdsmiljødrøftelser peges der på, at der i 2013 har været fokus på at få arbejdsmiljøarbejdet til at fungere i ny organisation og under de rammer som en midlertidig struktur i MED indebærer. I Bilag 3 Årlige arbejdsmiljødrøftelser enhedvis, er samarbejdet om arbejdsmiljøet det seneste år beskrevet yderligere. Mål for arbejdsmiljøet det kommende år Særlige fokusområder i arbejdsmiljøarbejdet Det fremgår af enhedernes årlige arbejdsmiljødrøftelser, at der fortsat er stor fokus på arbejdsmiljøet i forbindelse med de gennemførte forandrings- og omstillingsprocesser. I 2014 vil der fortsat være fokus på både psykisk arbejdsmiljø og forebyggelse af ulykker, blandt andet gennem præsentation af et nyt værktøj, der kan gøre arbejdet med analyse og læring af arbejdsulykker lettere at arbejde med for arbejdsmiljøgrupperne. Værktøjet blev præsenteret på den fælles arbejdsmiljøkonference den 9. september og vil i 2014 også blive præsenteret i sammenhæng med implementering af nyt arbejdskade-system OPUS arbejdsskade. Der vil blive gennemført forskellige uddannelsesaktiviteter i den forbindelse, der vil foregå enhedsvist. E-learning-programmet til personforflytninger vil blive implementeret. I 1. kvartal vil der blive udarbejdet fysisk og psykisk APV i alle enheder. Retox ( APB database) arbejdspladsbrugsanvisninger vil få fornyet opmærksomhed.

E-learning vedrørende sikker håndtering af kanyler vil blive implementeret. Udpegning af regionale indsatsområder i 2014 og 2015 Arbejdsmiljønetværket har på baggrund af de årlige arbejdsmiljødrøftelser i virksomhedsområderne drøftet områder, der vil være relevante at udpege som regionale indsatsområder de næste 2 år. Det er tidligere besluttet, at de udpegede indsatsområder skal være indenfor henholdsvis det fysiske og psykiske område. Følgende 2 indsatsområder for 2014 og 2015 foreslås udpeget: Social Kapital tillid, retfærdighed og samarbejde Planlægning af nye arbejdspladser Baggrund for forslaget Planlægning af nye arbejdspladser (i byggeprocesser og ved indretning) Baggrunden for at foreslå dette indsatsområde er, at der de næste år foregår store byggeprojekter i regionen, hvor MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper er og bliver involveret i planlægningen af arbejdspladsens indretning. Der foregår også løbende ombygninger og nyindretning af f.eks. kontorarbejdspladser i virksomhedsområderne. Det er et ønske, at arbejdsmiljøgrupperne får mere viden og indsigt i selve planlægningsdelen i forhold til at indgå i disse processer. Der er i øjeblikket også en udfordring i brug af skærme blandt andet i forbindelse med den elektroniske patientjournal. Det stiller krav til planlægning og indretning af udstyr og arbejdsplads. Der er i øjeblikket en dialog i gang mellem arbejdsmiljønetværket og KU BYG i forhold til forskellige aktiviteter på koncernniveau, der kan understøtte arbejdet med indsatsområdet. I arbejdet vil også indgå model for videndeling blandt arbejdsmiljørepræsentanter i forbindelse med arbejdet i de store byggeprojekter. Der er udarbejdet udkast til beskrivelse af indsatsområdet i regionens systematiske model. Se Bilag 4. Social Kapital tillid, retfærdighed og samarbejde Undersøgelser af social kapital har vist, at virksomheder med høj social kapital både har høj trivsel for de ansatte og høj produktivitet og kvalitet. Social kapital er udtryk for de menneskelige relationer i arbejdsmiljøet i form af tillid, retfærdighed og samarbejdsevne. Den sociale kapital på den enkelte arbejdsplads er derfor også afgørende for, hvordan de konstante forandringer og effektiviseringer håndteres og opleves. Social Kapital er medtænkt i rammen for Mening og Sundhed, ledelsesnetværk og diplomlederuddannelsen, og indsatsområdet Social kapital vil derfor skabe god sammenhæng og mulighed for synergieffekt mellem de aktiviteter, som blandt andet er sat i værk i projekt Mening og Sundhed og vil blive centralt i forbindelse med regionens tillidsdagsorden, som skal udmøntes i 2014.

Der arbejdes også allerede med social kapital i flere virksomhedsområder. I regionens netop gennemførte trivselsmåling er der som noget nyt, lavet en samlet score for social kapital, som giver de enkelte arbejdspladser og virksomhedsområder mulighed for at følge op på den sociale kapital. Næste trivselsmåling gennemføres i slutningen af 2015 og vil på den måde kunne indgå som redskab til at følge op på indsatsområdet Der er udarbejdet udkast til beskrivelse af indsatsområdet i regionens systematiske model. Se Bilag 4. Tiltag i forbindelse med regionale indsatsområder og valg af mål (Eksempler og forslag til tiltag under nye indsatsområder er beskrevet i bilag 4 Systematisk model for nye indsatsområder - Planlægning af arbejdspladser og Social kapital) Øvrige regionale indsatser og valg af mål Regionale arbejdsmiljøindsatser og tiltag det kommende år: Implementering af E-learningsprogram til forebyggelse af stikskader Implementering af E-learningsprogram til personforflytninger E-learning-programmerne forventes at medvirke til at antallet af arbejdsulykker falder. Workshop Undersøgelse og forebyggelse af arbejdsulykker (aftales på virksomhedsniveau), forventes at medvirke til at der arbejdes mere systematisk og analytisk i forhold til forebyggelse af arbejdsulykker, ligesom implementering og brug af RISAVA og OPUS arbejdsskade systemerne vil medvirke til at forebyggelsen af ulykker øges. Det forventes, at der i forbindelse med det det fælles mål inden for sygefravær om at reducere sygefraværet med 10 %, at de forskellige tiltag under temaet Mening og sundhed fortsætter i 2014, med flere nye tilbud om at understøtte arbejdet med reducering af målene lokalt. Lokale indsatser herunder projekter og valg af mål Det fremgår af enhedernes årlige arbejdsmiljødrøftelser, at der udover indsatser i forbindelse med de regionale indsatsområder arbejdes med bl.a.: Bortskaffelse og håndtering af kemikalieaffald Forøget fokus på arbejdsrelateret sygefravær og handleplaner. Prioritering af analyse af arbejdsulykker og nærved hændelser. Optimal udnyttelse af snævre fysiske rammer Social kapital Psykisk arbejdsmiljø også i forandringer Ergonomi Indretning af kontor- og skærmarbejdspladser Relationel koordinering med opbygning af social kapital Øget fokus på uddannelse i konflikthåndtering, herunder opmærksomhed på hvordan der tages hånd om de, der udsættes for arbejdsskader Implementering af systematiske risikovurderinger med anvendelse af RISAVA og

konsekvente overvejelser om mulige forebyggelsestiltag for alle arbejdsulykker, efter behandling i arbejdsmiljøgruppen I Bilag 3 Årlige arbejdsmiljødrøftelser enhedvist, er samarbejdet om arbejdsmiljøet det seneste år beskrevet yderligere. Samarbejdet om arbejdsmiljøet det kommende år I enhederne er der det kommende år fokus på samarbejdet om arbejdsmiljø såvel i MEDorganisationen som mellem arbejdsmiljøgrupperne. Organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet under ændret enhedsstruktur er også i fokus, ligesom det fra flere enheders drøftelser peges på, at der er behov for videndeling og netværk. I Bilag 3 Årlige arbejdsmiljødrøftelser enhedvist, er samarbejdet om arbejdsmiljøet det seneste år beskrevet yderligere. Input til kompetenceudviklingsplan Status på afholdte uddannelsesdage i 2013 jf. kompetenceudviklingsplanen for 2013 Der er i løbet af 2013 gennemført følgende uddannelser: 9 lovpligtige arbejdsmiljøuddannelser 8 SafetyNetkurser 4 supplerende kurser i psykisk arbejdsmiljø 4 supplerende kurser i kommunikation og samarbejde En arbejdsmiljøkonference med omkring 380 deltagere 35 workshops i RISAVA risikovurderingsværktøj, rundt om i alle enheder Se evt. også: http://intra.regionsjaelland.dk/faelles/personale/arbejdsmiljø/årlig%20arbejdsmiljødrøftelse/ Documents/Kompetenceplan_for_arbejdsmiljoegrupperne.pdf Forslag og input til den overordnede kompetenceudviklingsplan på tværs af enhederne for 2014 drøftes i Arbejdsmiljønetværket på baggrund af de årlige arbejdsmiljødrøftelser. der er afviklet i Område MED-udvalgene. Den overordnede kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøgrupperne udmøntes i de 2 supplerende dage i 1. funktions år samt den årlige fælles uddannelsesdag, som afholdes i form af en fælles arbejdsmiljøkonference for hele regionen. Derudover planlægges der en supplerende uddannelsesdag i enhederne. I 2014 afholdes der følgende uddannelsestilbud til arbejdsmiljøgrupperne: 10 lovpligtige arbejdsmiljøuddannelser safetynetkurser RISAVA workshops Temadage i forbindelse med registrering og undersøgelse af arbejdsulykker i sammenhæng med introduktion af OPUS arbejdsskadesystemet under NASA Undervisning i Retox

Der planlægges særskilt 2 supplerende uddannelsesdage i forhold til de nye indsatsområder, ligesom der fortsat er mulighed for afholdelse af lokale uddannelsesdage efter behov. Der afholdes i år arbejdsmiljøkonference i første uge af september (3. eller 4. september) med det overordnede tema Samarbejde. Når den endelige dato er på plads meldes dette ud på intranettet.