Aarhus Universitetshospital Administrationen Økonomi og Regnskab Økonomienheden Nørrebrogade 44 DK-8000 Århus C Tel. +45 7845 0000 www.auh.dk Økonomiske udfordringer på AUH de kommende år Baggrund Samlingen af AUH under fælles tag i årene frem mod 2019/2020 giver en lang række muligheder for at optimere og effektivisere patientforløbene. På den baggrund er AUH blevet pålagt et effektiviseringskrav på 8% af budgettet i forbindelse med udflytningen. De 8% svarer til 475 mio kr. som skal leveres i 2019/2020, når hele hospitalet er udflyttet. Alle personalegrupper på AUH vil blive berørt af dette. Dato: 4. sept. 2013 Ref.: GLB Tel. +45 784 64594 gunhbirk@rm.dk Side 1 En del af de 475 mio kr. afleveres i form af en budgetreduktion og en del forudsættes leveret i form af en produktivitetsforbedring (udover det sædvanlige årlige på 2-3%). Budgetreduktionen realiseres via de 42 effektiviseringstiltag, der allerede nu arbejdes med. Udover de permanente effektiviseringer/besparelser der skal realiseres som en del af 8%-kravet, er der store engangsudgifter forbundet med den fysiske udflytning. De flytterelaterede udgifter udgør således samlet omkring 1,1 mia kr. i perioden frem til 2022. Disse flytteudgifter skal delvist finansieres af AUH s driftsbudget. Derudover kan det konstateres, at der er en markant opdrift i udgifterne på en række områder, som udfordrer den økonomiske balance på driftsbudgettet. Der er således behov for en samlet vurdering af økonomien på AUH i årene frem. Nærværende notat omhandler årene 2014 og 2015. Udgifter i relation til flytningen De samlede udgifter i relation til udflytningen er opgjort til ca. 1,1 mia kr. Der er ikke kun tale om udgifter til selve flytningen, men også udgifter der er afledt af flytningen. Der er indledt drøftelser med Regionens direktion om, at Regionen finansierer en del af udgifterne. Resten skal finansieres af AUH s driftsbudget.
HL har i samråd med centerledelserne besluttet, at udgifterne i forbindelse med samlingen af AUH under fælles tag finansieres ved at fremrykke tidspunktet for realisering af de planlagte effektiviseringer mest muligt. Da AUH først skal levere de 475 mio kr. efter udflytningen i 2019/2020, vil hospitalet kunne disponere over effektiviseringsprovenuet i perioden fra realisering af effektiviseringen frem til da. Set over hele perioden vil en fremrykning af effektiviseringstiltagene være tilstrækkelig til at finansiere AUH s andel af flytteudgifterne. I de første år er balancen mellem finansiering og udgifter dog udfordret. Det har imidlertid været muligt at skubbe enkelte flytteudgifter i 2014/2015 til senere år, så der for 2014 og 2015 under ét er balance, jf. nedenstående oversigt. Engangsudgifter i relation til udflytning 64,7 144,6 Forventet finansiering RM -21,7-67,7 Egen finansiering/leasing -30,7-22,4 Effektiviseringstiltag -16,4-51,3 Engangsudgifter/-indtægter i alt -4,1 3,2 +=udgift -=indtægt/besparelse Side 2 Som det fremgår, vil der være flytterelaterede udgifter for henh. 64,7 mio og 144,6 mio kr. i 2014 og 2015. Disse udgifter dækker mange forskellige tiltag, men blandt de væsentligste kan nævnes øgede ejendomsskatter/grundskyld, udgifter til rokader og midlertidige flytninger inden den endelige udflytning, etablering af P-anlæg, klinisk dobbeltdrift i perioden omkring udflytningen af de enkelte afdelinger, dobbeltdrift af bygninger (vedligehold, opvarmning mv.) i udflytningsfasen, samt organisation i Teknisk Afdeling, som skal sikre at de nye bygninger er i orden og funktionsdygtige inden afdelingerne flytter ud. Den samlede besparelse på effektiviseringstiltag udgør 16,4 mio i 2014 og 51,3 mio i 2015, hvoraf langt den største del kommer fra lukning af senge. Derudover realiseres der i mindre udstrækning besparelser på køkkendrift, medicinforbrug på sengeafdelingerne, vask af senge, samling af laboratorier og på reduktion i lejemål. Besparelsen på disse øvrige tiltag udgør henh. ca. 3 mio og ca. 16 mio i 2014/2015. Tiltagene er en del af de i alt 42 effektiviseringstiltag, der arbejdes med. Den endelige udmøntning er endnu ikke konkretiseret, men vil ske i den takt effektiviseringerne indfases. Ubalance på driftsbudgettet Det kan konstateres, at der på en række områder er stigende udgifter, som der ikke er finansiering til i AUH s driftsbudget. De præcise merudgifter i 2014 og 2015 er ikke kendte for alle områderne, men i nedenstående skema fremgår, hvad den forventede merudgift i forhold til 2013 vil være:
AUH's bidrag til etablering af ny it-platform i RM (bl.a. "Regionscitrix"). Leasingydelse. 10,0 10,0 Ekstra elevpladser som AUH i lighed med andre offentlige arbejdspladser er pålagt at øge (opdrift ift. 2013) 6,0 12,0 Bidrag til RM's investeringsplan (ny fra 2014) 16,0 32,0 Diverse 8,0 13,0 I alt 40,0 67,0 +=udgift -=indtægt/besparelse Som det fremgår af skemaet skal AUH bidrage med henh. 16 og 32 mio kr. i 2014 og 2015 til Regionens investeringsplan. Det indgår i Regionens budgetforslag til 2014, at alle Regionens hospitaler bidrager med 0,25% af driftsbudgettet til Regionens investeringsplan på anlægsområdet. Bidragene til investeringsplanen tæller med i det samlede effektiviseringsbidrag på 8%. Side 3 Som det også fremgår, er der afsat 8 mio i 2014 og 13 mio i 2015 til diverse som en reserve. Samlet økonomisk udfordring de kommende år Den samlede økonomiske udfordring for AUH kan dermed opgøres som følger: Likviditetsbalance i relation til udflytningen -4,1 3,2 Ufinansierede merudgifter/besparelser i driften 40,0 67,0 I alt 35,9 70,2 +=udgift -=indtægt/besparelse Sparekatalog En stor del af spare- og effektiviseringspotentialet på AUH de kommende år indgår allerede i de 42 effektiviseringstiltag, der arbejdes med. HL vurderer dog, at det vil være muligt at realisere besparelser i både 2014 og 2015. IT-området I forbindelse med byggeriet af Det Nye Universitetshospital er der afsat midler til investering og yderligere skalering af it-området. Dette er en væsentlig medvirkende faktor til, at det nuværende hospital fysisk kan være i de nye rammer. Det betyder også, at nuværende arbejdsgange og opgaver skal ændres og bliver overflødiggjort, hvilket vil ændre hverdagen for alle personalegrupper. Investeringer i indførelsen af henh. digital diktering integreret til EPJ, elektronisk indkaldelse samt ankomstregistrering for alle ambulante besøg vil i høj grad medvirke til at lette de manuelle processer og opgaver, og er første skridt på vejen til en mere effektiv opgaveløsning.
HL har besluttet at fremrykke investeringen i den nødvendige teknologi, så det kan tages i anvendelse allerede fra 2014. Investeringerne i IT-udstyret finansieres centralt på hospitalet. Derudover er der lavet en række andre investeringer i teknologi, som indebærer mulighed for effektiviseringer. Det drejer sig bl.a. om ny it som understøtter afsendelse af SMS-remindere via MidtEPJ, scannere der er integreret med MidtEPJ således at dokumenter kan indscannes til MidtEPJ arkiv, smart-booking i MidtEPJ, booking af tolk i MidtEPJ samt funktion i MidtEPJ som understøtter udarbejdelsen af meddelelsesbreve. Disse tiltag ér implementeret eller bliver det i løbet af de næste 6 mdr. HL har besluttet, at der på den baggrund realiseres en besparelse på 15 mio i 2014 og 30 mio fra 2015. Besparelsen ligger helt overvejende på løn, men der vil også være en reduceret udgift til papir, print, kuverter, mv. Side 4 I nedenstående tabel er det specificeret, hvad udgiften til planlagte ITinvesteringer/-driftsudgifter vil være i 2014 og 2015 samt hvilken besparelse, der kan realiseres via disse investeringer. Effektivisering, løn -13,9-27,8 Effektivisering, øvrige udgifter -1,1-2,2 Investering og drift 7,2 6,3 Nettobesparelse -7,8-23,7 +=udgift -=besparelse HL vurderer, at besparelsen på løn helt overvejende ligger på lægesekretærområdet. Besparelsen vil derfor blive udmøntet til centrene fordelt efter afdelingernes udgifter til lægesekretærer. Indkøbsaftaler Indkøb og Medicoteknik har i 2012 og 2013 indgået en række nye aftaler på vareområdet. Disse aftaler udgør samlet et relativt set stort potentiale for at nedbringe udgifterne til indkøb. Den konkrete besparelse ved de enkelte indkøbsaftaler vil afhænge af i hvilken udstrækning aftalerne benyttes ved indkøb. Det vurderes, at der samlet er mulighed for at nedbringe udgifterne til indkøb med minimum 10 mio i 2014 og yderligere 10 mio i 2015 ved at benytte indkøbsaftaler, som træder i kraft i 2013 (2. halvår) eller 2014. En besparelse via optimeret brug af indkøbsaftaler kan realiseres uden påvirkning af patientforløb eller personalenormeringer. Besparelserne i relation til indkøbsaftaler vil blive udmøntet til de afdelinger, der har mulighed for at anvende de konkrete indkøbsaftaler. Der er et
rapporteringssystem på vej fra Indkøb og Medicoteknik, som skal sikre et overblik over de konkrete besparelsesmuligheder på afdelingsniveau. Fragt (Midttransport) Midttransport blev etableret i 2012, og indebærer en række muligheder for at reducere udgifterne til fragt og persontransport. Der er således i 2012 etableret et gratis regionalt rutenet for transport af gods, og en central disponentfunktion, så alle transportbehov kan blive løst billigst muligt. I det omfang afdelingerne er opmærksomme på at ændre rutiner og optimere brugen af det gratis rutenet, billigere transporter via den centrale disponentfunktion samt koordinering af faste transportbehov, vurderes det, at der er et stort potentiale for at nedbringe udgifterne til fragt og transport. Side 5 Også her er der tale om besparelser, der kan realiseres uden konsekvenser for patienter eller personale. HL vurderer, at der kan realiseres en besparelse ved optimal udnyttelse af tilbuddene i Midttransport på 5 mio kr. fra 2014. Besparelsen fordeles som en grønthøster med personalebudgettet som fordelingsnøgle. Besparelse på administration Administration blev ved fusionen til AUH pålagt en besparelse på 20 mio. kr. I forbindelse med effektiviseringstiltagene er det planlagt at der skal ske en yderligere besparelse på i alt 4 mio. kr., bl.a. i forbindelse med de muligheder der bliver for at samle Administrationen. Besparelsen indfases med 0,5 mio. kr. i 2014 og 1,0 mio. kr. i 2015. Puljer HL har gennemgået de centrale puljer og vurderer, at de kan reduceres med ca. 14 mio kr. i 2014 og 2015. Det vurderes, at reduktionen af de centrale puljer kun i begrænset omfang vil påvirke afdelingerne. Ovenstående besparelser er summeret i nedenstående skema. IT-området (netto) -7,8-23,7 Fragt (Midttransport) -5,0-5,0 Indkøb (ILM/indkøbsaftaler) -10,0-20,0 Administration -0,5-1,0 Centrale puljer -14,0-14,0 Besparelser i alt -37,3-63,7 -=besparelse
Balance herefter Som det fremgår af nedenstående skema vil der med de beskrevne tiltag være balance i 2014, mens der udestår en mindre ubalance i 2015. Samlet budgetubalance 35,9 70,2 Samlet spareprovenu -37,3-63,7 Balance herefter -1,4 6,5 Den samlede ubalance i de to år udgør således ca. 5 mio kr. hvilket vil kunne håndteres inden for den løbende økonomistyring. Side 6