Introduktion til større byggeprojekter (anlægsprojekter) i Hvidovre Kommune

Pkt. nr. 8 Introduktion til større byggeprojekter (anlægsprojekter) i Hvidovre Kommune Indstilling: Teknisk Forvaltning indstiller til Ejendoms og Arealudvalget: 1. at tage orientering om større byggeprojekter (anlægsprojekter) til efterretning. Politisk beslutning: Ejendoms og Arealudvalgets møde 26. maj 2010, punkt 8: Taget til efterretning. Sagsfremstilling: På baggrund af Ejendoms og Arealudvalgets nye sammensætning gives nedenstående en orientering om håndtering af større byggeprojekter (anlægsprojekter). Teknisk Forvaltning, Bygningsafdelingen, forestår på Ejendoms og Arealudvalgets vegne om og nybyggeri af kommunale bygninger. I det efterfølgende orienteres om, hvordan denne opgave håndteres, herunder også om de forhold, der er begrundet i regler og love på området. Uanset om man skal begive sig ud på en rejse, udføre et stykke arbejde eller holde ferie, planlægger man sine handlinger, udfører dem og er opmærksom på, om man nåede målet; dvs. at man ankom til det rigtige sted på det planlagte tidspunkt, at arbejdet var i orden, og at f.eks. ferien forløb, som man havde planlagt. På samme vis er det væsentligt for resultatet af en byggesag, at denne fra start har været velorganiseret og planlagt efter en systematik, der tilsikrer styring fra første idé til den endelige færdiggørelse og ibrugtagning af det færdige byggeri. En projekterings og byggeproces opdeles normalt i en række faser, idet der ved afslutningen af hver fase bliver stadfæstet beslutninger, der er bindende for de næste faser. Der bliver tillige udført en række kontroller for at sikre, at kursen mod det oprindeligt fastlagte mål stadig følges og ikke mindst at de økonomiske forudsætninger stadig holder. Den gængse faseopdeling af større byggeprojekter, som også anvendes i Hvidovre Kommune, er: Forprojekt Byggeprogram Projektforslag Hovedprojekt Udførelse Aflevering, ibrugtagning og opfølgning Forprojekt I denne første fase erkendes behovet for at bygge eller bygge om, og dette udmønter sig oftest i, at der på baggrund i en første vurdering af det påtænkte byggeris økonomiske omfang afsættes det fornødne beløb i kommunens budget for det kommende år. Efter at budgettet er godkendt i

Kommunalbestyrelsen, kan der etableres den organisation, der er nødvendig for at gennemføre opgaven. I Hvidovre Kommune er det normalt den fagforvaltning, hvorunder den aktuelle bygning hører, der sammen med Teknisk Forvaltning, Bygningsafdelingen, forestår denne fase, hvor der også opstilles det overordnede budget med tilhørende tidsplan. Herved defineres målsætningen for byggeopgaven i såvel penge som tid. Under forprojektet vil der for større byggeopgavers vedkommende oftest blive nedsat en styregruppe, hvis opgave er at holde sagen på sporet, og en arbejdsgruppe, der tager sig af praktiske forhold i forbindelse med sagens gennemførelse. Styregruppen vil primært repræsentere ledelsen fra de implicerede forvaltninger, der skal anvende byggeriet fremover. Endvidere vil Teknisk Forvaltnings projektleder og en eventuel ekstern rådgiver have sæde i styregruppen. I arbejdsgruppen er brugerne repræsenteret, som minimum ved leder og sikkerhedsrepræsentant, men oftest også relevante fagmedarbejdere. Projektleder og ekstern rådgiver forestår og koordinerer arbejdsgruppens arbejde. De(n) involverede fagforvaltning(er) vil også deltage i arbejdsgruppen. Desuden kan der i arbejdet inddrages relevante fagfolk, både blandt kommunale medarbejdere samt eksterne, f.eks. Handicaprådet eller Ældrerådet. Hovedformålet med arbejdsgruppens indsats er at sikre, at byggeriet får den optimale udformning, og at byggeprocessen vil forløbe så gnidningsløst som overhovedet muligt. Især hvis der bygges i forbindelse med en allerede eksisterende institution er dette et vigtigt element. Ekstern rådgivning til forprojektet er normalt en bygherrerådgiver. Assistance til udarbejdelse og gennemførelse af udbud, støtte til projektlederens koordineringsarbejde samt proceskonsulent er de væsentligste kvalifikationer hos bygherrerådgiveren, som der gøres brug af ved større projekter i Hvidovre Kommune. Når der skal entreres med en bygherrerådgiver skal der som ved alle andre indkøb sikres, at aftalen er konkurrencedygtig. Er det samlede honorar for bygherrerådgivningsydelsen under kr. 500.000, indgås en aftale enten på baggrund af underhåndsbud fra typisk én eller to bygherrerådgivere. Prisen aftales typisk som en timepris og udsvingene er typisk ikke store mellem rådgivningsfirmaerne. Det der ender med at have den største betydning er generelt kompetencerne og erfaringerne med netop den opgavetype hos de(n) medarbejder(e) hos rådgivningsfirmaet, som tilknyttes sagen. Er den anslåede udgift til rådgivningsydelsen større end kr. 500.000, skal der annonceres efter rådgivere, der vil give tilbud på opgavens gennemførelse. Det vælges ofte at dele denne proces, så der først gennemføres en prækvalifikation, hvor interesserede rådgivere oplyser om deres kvalifikationer og ressourcer mv. Herudfra kan vælges at lade f.eks. to til fem firmaer konkurrere om opgaven ved at komme med tilbud på gennemførelsen. Rådgivningskontrakten tildeles den vinderen af udbuddet ud fra de kriterier, som er opsat i udbudsmaterialet. Reglerne foreskriver, at prisen skal veje tungt. Disse regler gælder også, når der skal vælges rådgiver til projekteringsopgaven. Hvis det det samlede rådgivningshonorar til enten bygherrerådgivning eller projektering overstiger kr. 1.438.448 (2010 og 2011), skal opgaven i EUudbud. I alle byggesager fungerer Teknisk Forvaltning som bygherre på vegne af Kommunalbestyrelsen, de(t) relevante fagudvalg og Ejendoms og Arealudvalget.

Byggeprogram I denne første egentlige fase er opgaven først og fremmest at afdække og definere funktionskrav til lokaler og bygning. Disse krav er vigtige forudsætninger for at kunne fastlægge omfang og kvalitet og dermed også tid og omkostninger. I denne fase fastlægges arealbehovet og de indbyrdes sammenhænge mellem bygningens funktioner og dermed lokaler. Sideløbende eller som et integreret forløb arbejdes med de ændringer i muligheder og arbejdsgange brugerne får med de nye fysiske rammer. Også alle væsentlige krav til arbejdsmiljøet konkretiseres og indarbejdes i byggeprogrammet. Programfasen munder ud i, at der udføres en beskrivelse af de funktioner, den ønskede bygning skal indeholde, disse funktioners indbyrdes sammenhænge og de krav, funktionerne i øvrigt stiller til lokaler og bygning. Samtidig hermed kan de første skitser udføres, uden at de dog må tages som udtryk for, at det kommende bygværks indretning og udseende allerede er afgjort. Ved fasens afslutning vurderes, om de økonomiske og tidsmæssige rammer fortsat overholdes. Hvis der er afvigelser, er det på dette tidspunkt lettere at korrigere end i senere faser, hvor flere ting er låst fast eller har store konsekvenser at ændre. Byggeprogrammet forelægges fagudvalg og Ejendoms og Arealudvalget, hvis de rammer og forudsætninger, som er opstillet for projektet i forbindelse med igangsætningen, f.eks. i budgettet, ikke er tilstrækkeligt præcise, eller der af anden grund er tvivl om, hvorvidt programmet stemmer overens med de oprindelige intentioner og rammer. Også hvis der på grund af nye oplysninger eller ændrede forudsætninger foretages projektændringer, således at projektet afviger fra det oprindelige udgangspunkt, forelægges det fagudvalgene. Ved projekter med et stort tidspres kan der ved en præcis projektbeskrivelse fra forprojektfasen spares 2 måneder ved ikke at skulle fremlægge byggeprogrammet for fagudvalgene. Projektforslag I denne fase konkretiseres de tidligere trufne beslutninger. Der udarbejdes præcise tegninger og en kortfattet beskrivelse; der bliver taget stilling til konstruktioner og materialet samt til lokalernes og bygningernes form, størrelse og udformning. Det er i denne fase, alle væsentlige afgørelser er eller bliver truffet, og der er ved fasens afslutning fuldstændig klarhed over, hvordan det kommende byggeri skal udformes. På dette tidspunkt forholder brugerne sig til, om forslaget opfylder deres krav og forventninger. Der sker en endelig fastlæggelse af de økonomiske og tidsmæssige rammer, idet det senere bliver både vanskeligt og svært overskueligt at ændre yderligere på disse. De relevante myndigheder inddrages senest i denne fase. Det kan være planmyndigheden mht. planforhold en eventuel lokalplanændring påbegyndes dog normalt sammen med byggeprogrammet og det kan være bygningsmyndigheden mht. myndighedskrav og eventuelle dispensationer herfra, og beredskabet hvad angår brand og redningsforhold. Ved gennemførelse af større byggesager afholdes ofte de såkaldte stjernemøder, hvor alle de relevante myndigheder er samlet. Udførelsen af projektet udbydes oftest på baggrund af hovedprojekt. Det kan også vælges at udbyde det i totalentreprise på baggrund af projektforslaget, hvor hovedprojekteringen så foretages af entreprenøren. Denne udbudsform har i Hvidovre været anvendt i enkelte, større byggeprojekter, hvor det typisk kombineres med en form for partnering, så kommunen bevarer en form for indflydelse på fastlæggelsen af detaljerne i forbindelse med hovedprojekteringen. Ved totalentreprise opnås den fordel, at entreprenørens erfaringer og metoder indarbejdes ved hovedprojekteringen.

Ved fasens afslutning forelægges det udarbejdede projektforslag til godkendelse i fagudvalg og Ejendoms og Arealudvalg. Hvis de samlede udgifter til entreprisearbejder er over 3 mio. kr., og entreprisearbejdet dermed skal i licitation, forelægges Ejendoms og Arealudvalget også en liste over de entreprenører, der indbydes til at afgive tilbud. Overstiger omkostninger til entreprisearbejderne kr. 36.110.270, skal entreprisearbejdet i EUudbud. Hovedprojekt Hovedprojektet udarbejdes på grundlag af det godkendte projektforslag og det rådighedsbeløb, der er afsat i budgettet. Hovedprojektet også kaldt udbudsprojektet er det materiale, der skal danne grundlag for indhentning af tilbud, kontrahering med entreprenører og for udførelse. Hovedprojektet indeholder alle de fuldt bearbejdede tegninger og en fuldstændig beskrivelse, der redegør for krav til materialer og udførelse. Bygherren er pligtig til at sikre godt arbejdsmiljø og undgå arbejdsulykker i udførelsesfasen, hvorfor der skal udarbejdes Plan for sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Den tidligere, overordnede tidsplan er nu er suppleret i et sådant omfang, at hver enkelt entreprises og/eller aktivitets start og sluttidspunkter angivet. På dette tidspunkt skal alle betydende afgørelser vedrørende udformning og økonomi være truffet, idet ændringer fremover vil kunne medføre store omkostninger, både økonomisk og tidsmæssigt. Skal der undtagelsesvis ske større ændringer, lader det sig naturligvis gøre. Som hovedregel vil ændringer på et sent tidspunkt dog medføre større udgifter, end hvis de havde været indeholdt i projektforslaget. Udbud af entreprisearbejderne, hvis totalentreprise ikke er valgt, foretages med hovedprojektet som grundlag i hovedentreprise eller fagentrepriser. Anlægsbevilling til udførelsen af projektet gives af Kommunalbestyrelsen efter anbefaling fra Ejendoms og Arealudvalget og Økonomiudvalget enten i forbindelse med godkendelse af projektforslaget eller i forbindelse med en eventuel godkendelse af licitations eller EUudbudsresultatet. Udførelse Der findes en række modeller for selve udførelsesfasen. Valg af udførelsesform afhænger bl.a. af det aktuelle byggeris art og omfang, ligesom økonomiske, tidsmæssige og politiske hensyn kan have indflydelse på valget. Fag/storentreprise Fagentreprise er den helt traditionelle udbudsform, hvor der kontraheres separat med hver enkelt entreprenør murer, tømrer vvsinstallatør osv. og hvor bygherren er ansvarlig for koordinering af arbejderne. Rent praktisk forestås denne funktion ofte af den rådgiver arkitekt eller ingeniør der tillige har udført projektet. Storentreprise indebærer, at flere beslægtede fag udbydes som én entreprise, f.eks. jord, kloak, beton, murer og tømrer samlet, således at én entreprenør er ansvarlig for en bygnings opførelse, indtil der er lagt tag på denne. Efterfølgende kan så installationsarbejderne være samlet hos én entreprenør osv. Hovedentreprise Ved gennemførelse af et byggeri som hovedentreprise, laves kontrakt med én entreprenør, som så er ansvarlig for koordinering af samtlige fag, uanset om det udføres af entreprenøren selv eller underentreprenører, og for byggeriets gennemførelse frem til aflevering. Bygherren

fritages for at skulle koordinere arbejdet, og bygherrens eller dennes rådgivers rolle bliver alene tilsynet med arbejdets kvalitet og fremdrift samt sikkerheden. Totalentreprise Som nævnt under projektforslag indebærer denne entrepriseform, at en entreprenør står for såvel hovedprojektet som byggeriets gennemførelse. Bygherrens rolle, som kan varetages af en rådgiver, er også her tilsynet med arbejdets kvalitet og fremdrift samt sikkerheden. Partnering Gennem en årrække har en ny entrepriseform, populært kaldt partnering, vundet indpas og i mange tilfælde med positivt resultat. Formen kan ses som alternativ til især totalentreprisen, idet man bl.a. har ønsket en bedre organisering og kommunikation. I partnering vedtager parterne bygherre, rådgivere og entreprenører en række fælles målsætninger og en åben kommunikationsform. Parterne har selvfølgelig deres særinteresser, men disse skal indordnes under den fælles opgave: at gennemføre en given byggeproces på en økonomisk og tidsmæssigt effektiv måde og medvirke til, at risikoen for konflikter til stadighed minimeres. Samarbejdet i et partneringprojekt svarer næsten til samarbejdet internt i en virksomhed; man har et fælles mål, som der styres frem mod. De involverede parter har samme mål en succesfuld gennemførelse af byggesagen og de deler risikoen undervejs. Uanset den valgte entrepriseform følger styregruppen hvis der har været oprettet en sådan fortsat sagen som ansvarlig for den planlagte gennemførelse frem til aflevering og den ibrugtagning. Også brugerne er inddraget i byggeprocessen. Repræsentanter for brugerne, typisk sikkerhedsgruppen, deltager i byggemøderne. I om og tilbygningssager, hvor der bygges i forbindelse med en bygning, der er i brug, sikrer dette koordineringen i forhold til brugerne, hvis hverdag ikke kan undgå at blive påvirket af byggeaktiviteterne. Aflevering, ibrugtagning og opfølgning Når byggeprocessen er afsluttet, bliver det færdige byggeri afleveret. Det gennemgås for fejl og mangler, der afhjælpes inden for en aftalt frist helst inden brugerne taget byggeriet i brug. Skulle der blive konstateret fejl og mangler, der er så alvorlige, at det kan hindre bygningens ibrugtagning, kan bygherren nægte at modtage byggeriet, førend disse mangler er afhjulpet. Ved et tæt samarbejde mellem de involverede parter i byggeperioden søges en sådan situation forebygget. Brugerne overtager det færdige byggeri, færdigindretter det og tager det i brug. Det første år efter aflevering kaldes afhjælpningsperioden, og entreprenørerne har i dette år pligt til at afhjælpe eventuelle fejl og mangler, der konstateres ved byggeriet. Afhjælpningsperioden slutter med ét års gennemgangen, hvor byggeriet gennemgås, og de fejl og mangler, der eventuelt findes, bliver efterfølgende afhjulpet. Tilsvarende gælder fem år efter afleveringen, hvor der foretages en fornyet gennemgang, og entreprenørerne også herefter skal afhjælpe de fejl og mangler, der er konstateret i den indtil da forløbne periode. Fejl eller mangler, der konstateres mellem ét års og fem års gennemgangene, kan bygherren rette henvendelse til entreprenøren og få denne til at afhjælpe med det samme, hvis det er til gene for brugerne. Efter udløbet af fem års perioden har entreprenørerne ikke yderligere ansvar for det udførte arbejde.

Rent økonomisk stiller entreprenørerne en garanti på 10 % af entreprisesummen til sikkerhed for entreprisens gennemførelse. Efter byggeriets aflevering nedskrives garantien til 5 % og efter ét år, hvor eventuelle konstaterede mangler er blevet afhjulpet, til 2 %. Disse sidste 2 % bliver stående som sikkerhed for udbedring af mangler, der konstateres ved udløbet af 5 års garantiperioden, og bliver frigivet herefter. I samme periode er Hvidovre Kommune, det vil i praksis sige Bygningsafdelingen og brugerne, ansvarlige for, at alle bygningsdele vedligeholdes forskriftsmæssigt, og at vedligeholdelsen foretages i henhold til de vejledninger, som entreprenørerne har afleveret ved byggeriets ibrugtagning. Økonomiske konsekvenser: Personalemæssige konsekvenser: Sundhedsmæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser Andre konsekvenser: Bilag: