Emne Til Undersøgelse af arbejdstilrettelæggelse i ÅFO Side 1 af 10 Undersøgelse af arbejdstilrettelæggelse i Formålet med undersøgelsen har været at belyse bemandingen i to udvalgte : Mårslet Dagtilbud og Stavtrup Dagtilbud. Undersøgelsen baserer sig, dels på opgørelser af personale- og børnetal fra Børn og Unges egne databaser (del 1), og dels på en spørgeskemaundersøgelse sendt til medarbejdere og pædagogiske ledere i de to samt en registrering af børnenes fremmøde i uge 41 (del 2). Del 1. Personale- og børnetal Tabel 1 er en opgørelse over det pædagogiske personale i de to i oktober måned 2015 opgjort i antal hoveder og stillingsforbrug. Ansatte med andre stillingsbetegnelser, som fx husassistenter, kost- og ernæringspersonale, tekniske servicearbejdere samt ungarbejdere indgår ikke i denne opgørelse, men i den samlede opgørelse af ansatte i tabel 3. Pædagogiske assistenter er inkluderet i kategorien medhjælpere. Som det fremgår af tabel 2, var der i oktober måned et stillingsforbrug svarende til 164 fuldtidsstillinger i begge. Pædagoger og pædagogiske ledere tegnede sig for 60 % procent af det samlede stillingsforbrug. Studerende og medhjælpere tegnede sig for lige over 30 % af det samlede stillingsforbrug blandt det pædagogiske personale mens de sidste 10 % kan tilskrives ansatte i flex- og skånejob samt tilkaldevikarer. BØRN OG UNGE Aarhus Kommune Læring og Udvikling Grøndalsvej 2 8260 Viby J Direkte telefon: 2459 4589 Direkte e-mail: bjorn@aarhus.dk Sagsbehandler: Bjørn Bjorholm Peter Lykke Berggreen Line Asp Hansen Tabel 1. Pædagogisk personale i de to. Antal hoveder (stillinger) Mårslet Stavtrup Pædagoger 59 (38) 70 (46) 129 (84) Medhjælpere 29 (23) 32 (24) 61 (47) Pæd. ledere 7 (7) 8 (7) 15 (14) Studerende 2 (2) 3 (2) 5 (4) Flex- og skånejob 2 (1) 3 (2) 5 (3) Tilkaldevikarer 21 (5) 24 (8) 45 (13) 120 (76) 140 (89) 260 (164) Tabel 2 er en samlet opgørelse over personalet i de to, hvor alle grupper af ansatte er inkluderet, herunder ansatte med ansvar for kost- og ernæring, tekniske medarbejdere, husassistenter og ungarbejdere. Sammenlignes stillingsforbruget med opgørelsen ovenfor, fremgår det, at der i Mårslet gik, hvad der svarer til 4 fuldtidsstillinger, til denne gruppe ansatte, mens der i Stavtrup gik, hvad der svarer til 7 fuldtidsstillinger, til gruppen. Tabel 2. Alle ansatte. Antal hoveder (stillinger)
Mårslet Stavtrup 136 (80) 150 (96) 286 (176) Tabel 3 er en opgørelse over børnetallet i de to institutioner samt antallet af H-børn. De to tilsammen 742 indskrevne børn i oktober måned og i alt 9 H-børn. Det skal desuden bemærkes, at andelen af børn med 30 timer var 11,9 % i Stavtrup og 4,9 % i Mårslet i den pågældende periode. Side 2 af 10 Tabel 3. Antal børn og H-børn pr. 1. okt. 2015 Mårslet Stavtrup Antal børn 344 398 742 Antal h-børn 5 4 9 Tabel 4 er en oversigt over sygefraværet i de to for oktober måned. Sygefraværet er opgjort i kalenderdage pr. helårsansat, hvilket betyder, at tallene ikke kan oversættes direkte til, hvor meget medarbejderne har været fraværende fra arbejdet. Dette skyldes både, at der ikke tages højde for beskæftigelsesgrad, hvorfor sygefravær tæller for én dag uanset hvor mange timer den pågældende medarbejder skulle have været på arbejde på den pågældende sygedag, samt at sygedage i weekenden også tæller med i opgørelsen. Der skal ligeledes gøres opmærksom på, at sygefraværet for oktober måned ikke nødvendigvis tegner et retvisende billede af det generelle sygefravær i de to tilbud. Tabel 4. Gns. antal fraværsdage pr. medarbejder (kalenderdage pr. helårsansat) Mårslet Stavtrup Fraværskalenderdage 113 130 Fraværsdage pr. ansat 1,07 1,14 Antal fraværstilfælde 22 28 Note: Opgørelsen er baseret på fraværet i oktober 2015. Kilde: Personale. Del 2. Spørgeskemaundersøgelse og fremmøderegistrering Tabel 5 viser antallet af medarbejdere, der besvarede spørgeskemaundersøgelsen henvendt til medarbejderne. Indsamlingsperioden løb fra den 5. oktober til den 25. oktober 2015. Indsamlingsperioden var oprindeligt sat til at vare en uge, men blev forlænget med yderligere to uger pga. en lav svarprocent. Besvarelserne er derfor ikke fra samme periode, hvilket har betydning for de spørgsmål, hvor medarbejderne fx er blevet bedt om at angive deres komme- og gåtider for den seneste uge. Ligeledes må der tages forbehold for, at ikke alle ansatte har besvaret spørgeskemaet, hvorfor undersøgelsens resultater ikke kan ses som et ét-til-ét billede på en tilfældig uge i de to, som det oprindeligt var intentionen. Den samlede svarprocent for det pædagogiske personale (ekskl. pædagogiske ledere og tilkaldevikarer) i de to er 49 %, fordelt på 36 % i Mårslet og 60 % i Stavtrup. Det fremgår desuden af de åbne kommentarer til undersøgelsen, at flere anser det som problematisk at tage udgangspunkt i enkelt uge, da der kan være stor variation i løbet af året.
Tabel 5. Antal respondenter, der har gennemført undersøgelsen. Mårslet Stavtrup Pædagoger 22 43 65 Medhjælpere 7 17 24 Andet 4 5 9 33 65 98 Svarprocent 36 % 60 % 49 % Side 3 af 10 Figur 1a og 1b nedenfor er baseret på respondenternes angivne arbejdstider i løbet af ugen i de to. Alle respondenter er blevet bedt om at angive deres komme- og gåtider for alle dage i løbet af den seneste uge. Givet at alle ansatte ikke har besvaret spørgeskemaet, kan resultatet ikke tolkes som et faktisk udtryk for, hvor mange ansatte der reelt set var på arbejde. Hvis det antages, at der ikke er en systematisk forskel i arbejdstiderne mellem dem, der har besvaret spørgeskemaet og dem, der ikke har besvaret spørgeskemaet, kan de to figurer dog bruges til at tegne et billede af fordelingen af personale i løbet af dagen i de to. Det er her relevant at bemærke, at andelen af pædagoger, der har besvaret spørgeskemaet er relativt større end antallet af medhjælpere, hvilket kan have betydning for resultatet, hvis det forholder sig sådan, at de to medarbejdergrupper har forskellige arbejdstider (man kunne fx forestille sig, at der er relativt flere medhjælpere om eftermiddagen). Analysen viser, at andelen af pædagogisk personale topper i tidsrummet kl. 8-12, mens andelen falder i tidsrummet fra kl. 12 og frem. Figur 1a. Mårslet: Andel pædagogisk personale på arbejde i løbet af dagen 100% 90% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 93% 98% 100% 91% 70% 63% 56% 37% 31% 10% 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 Andel medarbejdere af samlet pædagogisk personale på arbejde Note: Opgørelsen er ekskl. pædagogiske ledere og tilkaldevikarer. Figur 1b. Stavtrup: Andel pædagogisk personale på arbejde i løbet af dagen
100% 90% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 93% 98% 100% 97% 77% 69% 62% 63% 45% 30% 11% 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 Andel medarbejdere af samlet pædagogisk personale på arbejde Side 4 af 10 Note: Opgørelsen er ekskl. pædagogiske ledere og tilkaldevikarer. Figur 2a og 2b er en opgørelse over antallet af børn i hvert af de to i løbet af dagen. Graferne er konstrueret på baggrund af fremmøderegistreringer fra uge 41 for hvert af de to, og antallet af børn er opgjort som et gennemsnit for alle ugens dage. Figuren viser antallet af fremmødte børn fraregnet antallet af børn, der er gået hjem. Fx viser fig. 2b., at der i løbet af uge 41 i gennemsnit var 314 børn tilstede i Stavtrup kl. 14, og at der i gennemsnit var 252 børn tilstede kl. 15. Det skal bemærkes, at det maksimale antal fremmødte børn i løbet af dagen ikke svarer til 100 % af det samlede børnetal, da alle børn ikke var fremmødte samtidig i den pågældende uge. I Mårslet var der i gennemsnit maksimalt 90 % fremmødte børn, mens der i Stavtrup i gennemsnit var maksimalt 83 % fremmødte børn. Figur 2a. Mårslet: Gns. antal fremmødte børn i løbet af dagen (uge 41) 283 306 308 307 305 291 245 159 93 8 Før 07 07-08 09 10 11 12 13 14 15 16-17 Figur 2b. Stavtrup: Gns. antal fremmødte børn i løbet af dagen (uge 41)
295 325 329 328 324 314 252 Side 5 af 10 144 98 12 Før 07 07-08 09 10 11 12 13 14 15 16-17 Figur 2c og 2d er en grafisk fremstilling af den gennemsnitlige fordeling af medarbejdere på arbejde i løbet af dagen (fra figur 1a og 1b) og den gennemsnitlige fordeling af fremmødte børn. For personalets vedkommende baserer fordelingen sig på de møde- og gåtider, som personalet har angivet i spørgeskemaundersøgelsen. Gennemsnitligt set var der flest medarbejdere på arbejde i tidsrummet kl. 10-11. Hvis det antages, at besvarelserne er repræsentative for hele medarbejdergruppen, så svarer det til at sige, at hele det pædagogiske personale var på arbejde i dette tidsrum. Som det fremgår af figur 2c, var der i gennemsnit 70 % af medarbejderne på arbejde i tidsrummet 13-14. Konkret skal dette fortolkes sådan, at den gennemsnitlige bemanding i dette tidsrum er 30 procentpoint lavere end i tidsrummet kl. 10-11. Som nævnt må der dog tages forbehold for: 1) at det ikke er alle pædagogiske medarbejdere, der har besvaret undersøgelsen 2) at besvarelserne er indsamlet for forskellige uger, og 3) at der ikke tages højde for sygefravær blandt personalet i den pågældende periode. Sygefravær afdækkes dels i tabel 4 ovenfor, og dels i spørgeskemaundersøgelsen blandt de pædagogiske ledere. Andelen af fremmødte børn baserer sig på fremmøderegistreringer fra uge 41 for hvert af de to og viser andelen af det maksimale antal tilstedeværende børn. Opgørelsen baserer sig også her på et gennemsnit for alle ugens dage for den givne periode (uge 41). Figurerne bidrager altså til at tegne et billede af forholdet imellem antallet af personaler og børn i løbet af dagen. Når den blå graf (andelen af pædagogiske personaler på arbejde) ligger over den orange graf (andelen af fremmødte børn), betyder det, at personale-børne-ratioen falder, dvs. at der er relativt flere personaler per barn. Når den orange graf ligger over den blå graf betyder det omvendt, at der er relativt flere børn per ansat. Figur 2c. Mårslet: Andel pædagogisk personale på arbejde i forhold til andel
fremmødte børn 100% 93% 99% 100% 100% 99% 95% 90% 98% 100% 79% 92% 91% 70% 63% 60% 70% 50% 40% 31% 52% 56% 37% 30% 20% 30% 10% 10% 3% 0% 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 Side 6 af 10 Andel medarbejdere af samlet pædagogisk personale på arbejde Andel børn af maksimalt antal tilstedeværende børn Note: Opgørelsen er ekskl. pædagogiske ledere og tilkaldevikarer. Figur 2d. Stavtrup: Andel pædagogisk personale på arbejde i forhold til andel fremmødte børn 100% 93% 99% 100% 100% 99% 95% 90% 98% 100% 97% 77% 90% 70% 62% 77% 60% 69% 63% 45% 50% 40% 30% 44% 30% 20% 30% 11% 10% 4% 0% 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 Andel medarbejdere af samlet pædagogisk personale på arbejde Andel børn af maksimalt antal tilstedeværende børn Note: Opgørelsen er ekskl. pædagogiske ledere og tilkaldevikarer.. Tabel 6 er en opgørelse af personalets gennemsnitlige ugentlige arbejdstid samt den tid, personalet i gennemsnit har angivet at bruge sammen med børnene. I spørgeskemaet er personalet blevet bedt om at sondre mellem tid sammen med børnene og arbejdsopgaver, der ikke involverer børnekontakt. Nederst i tabellen er der lavet en beregning, der viser andelen af personalets arbejdstid med børnekontakt. Det fremgår, at personalet i gennemsnit bruger 74 % af deres tid på aktiviteter med børnekontakt. Fordelingen af timer brugt på opgaver, der ikke involverer børnekontakt, fremgår af tabel 7. Tabel 6. Gennemsnitlig arbejdstid samt tid med børnekontakt
Mårslet Stavtrup Tid med børnekontakt 22,9 23,5 23,3 Ugentlig arbejdstid 31,4 31,2 31,3 Andel tid med børnekontakt 73 % 75 % 74 % (n=98) Side 7 af 10 Det skal bemærkes, at den lille population gør, at beregningen af gennemsnitsværdier er påvirkelige overfor enkelte observationer med ekstreme værdier. Fx har én medarbejder angivet at bruge 16,5 timer ugentligt på møder, hvilket bidrager til, at den gennemsnitlige tid afsat til møder er ½ time højere i Stavtrup end i Mårslet. Det samme gør sig gældende for tidsforbruget til praktiske gøremål, hvor der er to respondenter (begge fra Mårslet ), der har svaret, at de bruger hhv. 25,5 og 29 timer ugentligt på praktiske gøremål. Begge respondenter har angivet, at de er ansat i stillinger, der involverer køkkenarbejde, hvilket derfor også afspejler sig i personalets tid sammen med børnene, der ligger tilsvarende lavt. Dette afspejler sig naturligvis også i beregningen personalets gennemsnitlige tid sammen med børnene. Herudover gør det sig i flere tilfælde gældende, at den tid, som personalet har angivet, at de bruger sammen med børnene, og den tid, som er angivet til aktiviteter uden børnekontakt, ikke går op med den samlede angivne arbejdstid. Dette på trods af, at respondenterne blev opfordret til ikke at angive aktiviteter, der oversteg den samlede angivne arbejdstid. Dette må tages som et udtryk for, at personalet ikke har opfattet aktiviteterne som gensidigt udelukkende, hvilket også fremhæves af en række respondenter i spørgeskemaets kommentarfelt. Disse besvarelser er inkluderet i ovenstående opgørelse af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid og tid med børnekontakt og opgørelsen skal derfor tolkes med dette forbehold. Variationerne i de gennemsnitlige timetal for de to skal derfor ses i lyset af ovennævnte forhold. Med disse forbehold in mente bidrager opgørelsen dog alligevel til at skabe et billede af personalets tidsforbrug på de forskellige aktiviteter, der ikke involverer børnekontakt. Som det fremgår af tabel 7, bruger personalet i gennemsnit 11,2 timer på aktiviteter, der ikke eller i begrænset omfang involverer børnekontakt. Der er nogen variation i tidsforbruget til de forskellige opgaver i de to, fx ift. praktiske gøremål og forældrekontakt. Som nævnt kan en del af denne variation dog forklares med, at der i Mårslet er personaler, der har angivet, at de er ansat i stillinger, der involverer køkkenarbejde samt det forhold, at der har været forskellige opfattelser af sondringen mellem arbejdstid, der involverer børnekontakt og arbejdstid, der ikke involverer børnekontakt. Fx fremhæves det af en enkelt respondent, at fx praktiske gøremål ofte også involverer børnekontakt. Ligeledes fremhæves det, at det har været svært at angive præcise angivelser af tidsforbruget til de enkelte opgaver. Nederst i tabellen fremgår det, at personalet i gennemsnit brugte 11,2 timer på aktiviteter, der ikke eller i begrænset omfang involverer børnekontakt, hvilket svarer til ca. en tredjedel (36%) af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid (31,3 timer). Når tiden
med børnekontakt og tiden til andre opgaver samlet bliver mere end 100% er det udtryk for at andre opgaver som nævnt godt kan involvere børnekontakt. Tabel 7. Gennemsnitligt tidsforbrug på andre opgaver (i timer) Opgaver Mårslet Stavtrup Møder 1,3 1,8 1,6 Praktiske gøremål 3,1 2,0 2,4 Dokumentation/indberetninger 0,9 0,7 0,7 Pauser 2,1 1,7 1,9 Forberedelse af aktiviteter 1,9 0,7 1,1 Forældrekontakt 2,8 1,4 1,9 Andet (herunder møder, tlf. etc.) 1,3 1,8 1,6 13,4 10,0 11,2 (n=98) Side 8 af 10 Tabel 8. Oversigt over mødedeltagelsen blandt de ansatte fordelt på mødetyper. Personalet er blevet spurgt, hvor ofte de deltager i de nævnte møder. Tabel 8. Mødedeltagelse blandt personalet (alle ansatte: n=98) Stuemøder Mårslet Stavtrup Mårslet Stavtrup Personalemøder Hver gang 79% Hver gang 85% 86% 86% Nogle gange 9% 12% 11% Nogle gange 12% 11% 11% Sjældent 6% 5% 5% Sjældent 0% 2% 1% Aldrig 6% 3% 4% Aldrig 3% 2% 2% Forældremøder Mårslet Stavtrup Forældreråd Mårslet Stavtrup Hver gang 67% 23% 38% Hver gang 12% 12% 12% Nogle gange 3% 35% 24% Nogle gange 3% 3% 3% Sjældent 9% 11% 10% Sjældent 9% 3% 5% Aldrig 21% 31% 28% Aldrig 76% 82% Dagtilbudsbestyrelse Mårslet Stavtrup Andre møder i afdelingerne Mårslet Stavtrup Hver gang 6% 5% 5% Hver gang 18% 20% 19% Nogle gange 0% 3% 2% Nogle gange 27% 37% 34% Sjældent 0% 3% 2% Sjældent 27% 17% 20% Aldrig 94% 89% 91% Aldrig 27% 26% 27% Andre møder udenfor afd. Mårslet Stavtrup Hver gang 9% 9% 9% Nogle gange 27% 29% 29% Sjældent 24% 20% 21% Aldrig 39% 42% 41%
2. Spørgsmål til de pædagogiske ledere Tabel 9a er en opgørelsen over brugen af vikarer i forbindelse med sygdom og orlov. Opgørelserne er baseret på spørgeskemaundersøgelsen til de pædagogiske ledere. Samtlige pædagogiske ledere fra de 13 afdelinger i de to besvarede spørgeskemaet. Det fremgår af tabel 9a, at 5 af de i alt 13 afdelinger bruger vikarer ved korttidssygdom. 7 afdelinger bruger delvist vikarer og én afdeling bruger ikke vikarer ved korttidssygdom. Jf. tabel 9b benytter alle afdelinger sig helt eller delvist af et fast vikarkorps i forbindelse med sygefravær generelt. Side 9 af 10 Tabel 9c viser antallet af personaler, der var fraværende i en længere periode pga. sygdom eller orlov i indsamlingsperioden. 6 af afdelingerne har i perioden én medarbejder, der er fraværende i en længere periode og 4 af dene har to medarbejdere, der er fraværende i en længere periode. I 5 af dene er de fraværende fuldt vikardækkede, mens de i fire af afdelingerne er delvist vikardækkede. I 5 tilfælde er de fraværende personaler fuldt vikardækkede, i 4 tilfælde er de delvist vikardækkede mens der i et enkelt tilfælde ikke er vikardækning. Tabel 9a. Brug af vikarer ved korttidssygdom Tabel 9b. Brug af fast vikarkorps i forbindelse ved sygefravær Ja Delvist Nej Ja Delvist Nej Mårslet 2 4 0 Mårslet 4 2 0 Stavtrup 3 3 1 Stavtrup 2 5 0 5 7 1 6 7 0 Tabel 9c. Antal personaler fraværende i en længere periode (sygdom/orlov) Tabel 9d. Er de fraværende personaler vikardækkede? 0 1 2 Fuldt Delvist Ikke Mårslet 1 3 2 Mårslet 2 3 0 Stavtrup 2 3 2 Stavtrup 3 1 1 3 6 4 5 4 4 Tabel 12a-d er opgørelser over, hvor ofte der afholdes en række forskellige møder i de to. De pædagogiske ledere er herudover blevet bedt om at angive, hvilke andre møder der afholdes i afdelingen. Det fremgår her, at der i flere afdelinger afholdes ugentlige middags- og postmøder samt forældre- og personalesamtaler samt en række andre møder. Tabel 12a. Mødefrekvens: Stuemøder Timer/ Mårslet Stavtrup Ugentligt 1 3 Hver anden uge 1 3 Flere gange ugentligt 0 1 Én gang om måneden eller sjældnere 4 0
Tabel 12b. Mødefrekvens: Personalemøder Timer/ Mårslet Stavtrup Ugentligt 0 0 Hver anden uge 0 1 Flere gange ugentligt 0 0 Én gang om måneden eller sjældnere 6 6 Side 10 af 10 Tabel 12c. Mødefrekvens: Forældremøder Timer/ Mårslet Stavtrup 1 gang om året 4 5 2 gange om året 2 2 Tabel 12d. Mødefrekvens: Forældreråd Timer/ Mårslet Stavtrup 1 gang hver anden måned 3 3 Sjældnere end 1 gang hver anden måned 3 4 Tabel 13 er en opgørelse over de pædagogiske lederes tidsforbrug i timer fordelt på forskellige aktiviteter. Det fremgår af tabellen, at de pædagogiske ledere på tværs af de to i gennemsnit tilbringer 13 timer sammen med børnene, svarende til ca. 35 % af deres samlede ugentlige arbejdstid. Dette gennemsnit dækker dog over en vis variation mellem de to, hvor de pædagogiske ledere i Mårslet i gennemsnit tilbringer 9,8 timer sammen med børnene mod 14,9 timer i Stavtrup. I begge er det primært møder i og udenfor afdelingen, administration samt personaleledelse, som tiden uden børnekontakt går til. Tabel 13. De pædagogiske lederes tid til Opgaver Mårslet Stavtrup Timer tilbragt med børnene 9,8 14,9 13,0 Møder i afdelingen 2,7 2,1 2,4 Møder udenfor afdelingen 2,0 3,1 2,6 Administration 5,2 4,8 5,0 Personaleledelse 5,3 4,3 4,8 Daglig forældrekontakt 2,3 1,9 2,1 Dokumentation/indberetning 1,7 1,1 1,4 Kontakt til myndigheder 0,9 1,3 1,1 Praktiske gøremål 2,4 1,2 1,8 Pauser 1,6 1,5 1,5 Andet 2,2 0,7 1,4