Notat Sagsnr.: 2016/0002042 Dato: 1. november 2016 Titel: Regler for overførsel af mer- og mindreforbrug til efterfølgende regnskabsår 1. Indledning I bestræbelserne på at sikre god økonomistyring og en sammenhæng og gennemsigtighed i de økonomiske principper har Koncernøkonomi udarbejdet nedenstående forslag til reviderede overførselsregler af mer- og mindreforbrug til efterfølgende regnskabsår. Det hidtidige regelsæt fremgår af Forslag til ny økonomistyringsmodel, godkendt af Byrådet den 28. april 2015. En revidering af regelsættet er nødvendig fordi regelsættet indeholder en del fortolkningsmuligheder, ikke indeholder en tilstrækkelig sammenhæng med de øvrige økonomiske principper, og ikke skaber den tilstrækkelige sikkerhed og ansvarlighed i forhold de budgetansvarliges økonomistyring. Det nuværende regelsæt indeholder i øvrigt elementer, som henhører under årsregnskabet (fx regnskabsforklaringer). Derudover medfører de forskellige fortolkningsmuligheder, at overførselssagen ikke kan understøttes maksimalt af økonomisystemet, og dermed indebærer en meget tung manuel arbejdsgang. Formålet med at revidere regelsættet er således at sikre - et incitament for den enkelte budgetansvarlige til at overholde sit budget og ikke at afholde unødvendige udgifter - en sammenhæng mellem de enkelte elementer i økonomistyringen budgetlægning, forventede regnskaber, årsregnskab og overførsler - klare, gennemsigtige og forståelige principper - tillid til de økonomiske principper, idet der forudsættes en kontinuerlig styring efter de besluttede overførselsregler - forenkling og effektivisering af den administrative proces i forbindelse med overførselssagen både i de enkelte enheder og i Økonomi 2. Overordnede principper for overførsel af mer- og mindreforbrug i driften Der foretages alene overførsel af restbudgetter på driften, som er indenfor servicerammen. Almindelig overførselsadgang: Som hovedregel er der automatisk adgang til overførsel af uforbrugte restbudgetter svarende til 2 pct. af budgettet, mens et eventuelt merforbrug overføres 100 pct. til afvikling i efterfølgende år. Fuld overførsel: Dog vil der være enkelte budgetposter, hvor restbudgetter overføres fuldt ud til efterfølgende år både for så vidt angår mer- og mindreforbrug. Side 1 af 5
Ingen overførsel: Ligeledes vil særlige budgetposter, hvor restbudgetterne vil være helt undtaget for overførsel af mer- eller mindreforbrug. Koncernøkonomi sikrer, at alle konti i kontoplanen forsynes med en kode, som angiver muligheden for overførselsadgang i overensstemmelse med de vedtagne overførselsprincipper. Almindelige overførsler overføres som et samlet beløb til samme virksomhed/ansvarsområde, mens 100 pct. overførsler sker konto til konto. Der vil i særlige tilfælde være mulighed for at søge om dispensation for overførselsreglerne, jf. pkt. 3. Byrådet anbefales, at træffe beslutninger efter det opstillede regelsæt for dispensationer for at sikre klarhed og tillid til regelsættet og dermed sikre god kontinuerlig økonomistyring. Byrådet vil dog altid have muligheden for at foretage en ændring i overførselsbeløbene, idet overførselssagen altid skal behandles politisk, og overførselsbeløbene altid skal gives som tillægsbevillinger. Byrådet bør dog ikke afvige fra principperne, da det skaber usikkerhed og manglende tillid til de økonomiske styringsprincipper generelt. Fravigelse af principperne kan dog komme på tale, såfremt de opgjorte overførselsbeløb vurderes at udgøre en udfordring i forhold til det efterfølgende års økonomi altså såfremt det opgjorte overførselsbeløb vurderes at afvige væsentligt fra det overførselsbeløb, som måtte komme i det efterfølgende år, da disse ellers vil udligne hinanden. Nedenfor specificeres de forskellige overførselsregler. 2.1. Almindelig overførsel Som udgangspunkt er der adgang til at overføre 2 pct. af overskuddet til næste regnskabsår, mens et eventuelt underskud overføres fuldt ud. Overskud ud over 2 pct. overføres ikke, men tilfalder kommunens kassebeholdning. Såfremt et underskud vurderes ikke at kunne afvikles fuldt ud i efterfølgende regnskabsår, kan det aftales, at det afvikles over maksimalt 3 år. Såfremt der indgås en sådan aftale, skal der udarbejdes en handleplan for, hvordan underskuddet forventes afviklet, og områdechefen skal i de kommende års budgetopfølgninger og forventede regnskaber følge op på, at handleplanen efterleves. Områdechefen har i handleplanen mulighed for at foreslå, at underskud dækkes af positive overførselsbeløb indenfor området. En dækning af underskuddet i andre overførselsbeløb bør dog overvejes nøje, da dette kan ødelægge incitamentet til overholdelse af budgetterne og god økonomistyring i de enheder, som skal dække andres underskud. Handleplaner om afvikling og eventuel dækning af underskud skal indgå i overførselssagen. Overførselsbeløbene opgøres i overføres fordelt på følgende fire kategorier: a) Virksomhedsudgifter: Udgifter, der er henlagt til den enkelte virksomhedsleders budgetansvar b) Områdeudgifter: Udgifter under de respektiver politik-/aktivitetsområder, hvor budgetansvaret ligger hos områdechefen/staben c) Forvaltningsudgifter: Side 2 af 5
Udgifter, som er budgetteret til driften af den enkelte administrative enhed (Chefområde) d) Administrative fællesudgifter: Udgifter under politikområderne Administration og Øvrige udgifter, som administrativt er henlagt til et chefområde, men som vedrører enten den samlede administration eller hele organisationen. Med de reviderede overførselsregler, vil Koncernøkonomi forsat være bemyndiget til at foretage administrative budgetomplaceringer (jf. byrådets beslutning af 28. juni 2016). Dog vil der bortset fra fælles puljer (sygefraværspuljer, lønpuljer, puljer vedr. tværgående effektiviseringer og besparelser m.v.) ikke kunne ske administrative budgetomplaceringer mellem de tre overførselskategorier uden politisk godkendelse, da dette vil kunne påvirke overførselsbeløbene og begrænse incitamentet til overholdelse af budgettet. 2.2. Fuld overførsel Der er fuld overførselsadgang for overskud og underskud på driftsbevillinger, som vedrører eksternt finansierede projekter fondsmidler eller statslige puljemidler. Herudover kan der i særlige tilfælde være fuld overførselsadgang for overskud og underskud af driftsbudgetter for eksempel ved bevilling af budgetter til et særligt projekt eller opgave, som ikke er afsluttet indenfor året, eller som har et flerårigt forløb. Underskud eller overskud vedr. disse udgiftstyper overføres fuldt ud konto til konto. 2.3. Ingen Overførselsadgang Der er ingen overførselsadgang for udgifter og indtægter, hvor årets budget er fastsat ud fra en konkret vurdering af aktiviteter, mængder og/eller priser. En overførsel af såvel overskud som underskud vil ikke give mening, når det efterfølgende budget også er fastlagt efter konkrete aktiviteter, mængder og/eller priser. Tilsvarende gælder for tilskudskonti og puljemidler, hvorfra der ydes tilskud efter ansøgning eller objektive kriterier, idet disse puljer er tiltænkt som en pulje, der uddeles det pågældende år. Mange af disse tilskud og puljer er også budgetteret de efterfølgende år, således at der også i årene derefter er et budget at uddele af. Underskud eller overskud vedr. disse udgiftstyper overføres ikke. 3. Ansøgning om dispensation vedrørende driftsoverførsler Undtagelsesvist kan der ansøges om dispensation fra ovenstående overførselsregler. Direktionen vil som hovedregel kun anbefale byrådet, at ansøgninger imødekommes, hvis de vedrører: Væsentlig ændrede forhold i løbet af året i forhold til budgetforudsætningerne Forhold, som har resulteret i en tidsforskydning, således at der først i efterfølgende år vil ske betaling for væsentlige dispositioner foretaget i regnskabsåret Side 3 af 5
Opsparing til en med Direktionen aftalt fremtidig investering, som ikke kan finansieres inden for et enkelt års opsparing Det betyder konkret, at Byrådet alene tage stilling til dispensationsansøgninger, såfremt de kan indeholdes i de nævnte punkter, idet Direktionen, før Byrådets behandling af sagen, administrativt vil afvise dispensationsansøgninger, som ikke vedrører de nævnte punkter. Byrådet anbefales, at træffe beslutninger efter det opstillede regelsæt for dispensationer for at sikre klarhed og tillid til regelsættet og dermed sikre god kontinuerlig økonomistyring. 4. Sammenhæng med de øvrige økonomistyringselementer Overførselsreglerne skal ses i sammenhæng med såvel budgetlægningen, de forventede regnskaber og årsregnskabet. Idet indholdet i årsregnskabet og overførselssagen supplerer hinanden, vil sagerne blive politisk fremlagt på samme møder i april. Hvis der i forbindelse med årsregnskabet og overførselssagen konstateres budgetafvigelser, som kan henføres til ændringer i budgetforudsætningerne, reguleres der i budgetgrundlaget i det efterfølgende budgetår som teknisk korrektion i forbindelse med budgetlægningen. Såfremt der ikke er tale om forudsætningsændringer, vil det indgå i budgetlægningen om budgetafvigelserne giver anledning til udarbejdelse af budgethåndtag (reduktioner eller udvidelser). I de forventede regnskaber følges der op på alle budgetter, så de budgetter, som ikke er omfattet af overførselsadgang, også underligges samme stramme økonomistyring for at optimere forbruget og sikre overholdelse af budgettet ligesom alle som andre budgetter. Uanset overførselsadgang har den budgetansvarlige altid ansvaret for at sikre optimal ressourceanvendelse og løbende effektiviseringer overførselsreglerne sikrer således ikke den gode økonomistyring alene. 5. Anlægsmidler Anlægsbudgettet håndteres særskilt i forhold til overførselsreglerne. Overførsel opgøres projekt for projekt. Projektejeren skal i forbindelse med overførselssagen foretage en konkret vurdering af, hvorvidt der i projektperioden vil være behov for hele den godkendte anlægsbevilling, eller om der kan ske en reduktion af bevillingen, således at overførselsbeløbet bliver mindre end restbevillingen. Tilsvarende skal der for hvert ikke igangsat projekt foretages en vurdering af, i hvilket omfang projekterne vil blive gennemført i efterfølgende år, og om rådighedsbeløbet derfor skal overføres. Politisk skal der særligt tages stilling til en videreførelse af hvert enkelt af disse projekter, i det de endnu ikke er igangsatte. For afsluttede anlægsprojekter (hvor alle udgifter og indtægter er afholdt) foretages der ikke overførsel, idet der tages stilling til eventuelle mindre- eller merudgifter ved aflæggelsen af anlægsregnskaberne. Side 4 af 5
Side 5 af 5