Dato: 28. september 2011 Brevid: 1493520 Udkast til Region Sjællands indkøbspolitik 2011-2015 1. Indledning Indkøb er et væsentligt område, der yder vigtige bidrag til, at regionens ansatte kan løse kerneopgaverne inden for sundhed, socialområdet og regional udvikling med henblik på at sikre den bedst mulige service. Region Sjælland vil gennem konkurrenceudsættelse og effektivisering af indkøb skabe besparelser, der skal bruges til at skabe et større råderum til eksempelvis flere behandlinger og bedre kvalitet til gavn for regionens borgere. Opfyldelsen af dette overordnede mål kræver en ambitiøs indkøbspolitik, der er retningsgivende for indsatsen for alle, der arbejder i forsyningskæden. Indkøbspolitikken har dermed stor betydning for såvel Region Sjælland og dets medarbejdere, som leverandørerne til Region Sjælland. Region Sjælland vil realisere politikken inden for rammerne af den til enhver tid gældende lovgivning ikke mindst de nationale og EU-retlige udbudsregler. Indkøbspolitikken omfatter indkøb til regionens virksomhed af samtlige kategorier af varer og tjenesteydelser i Region Sjælland og er gældende for alle enhederne i regionen. 2. Målsætninger for indkøb - det værdiskabende indkøb De gennemsnitlige enhedsomkostninger ved indkøb af varer og tjenesteydelser skal reduceres således, at der skabes et større råderum og dermed frigøres ressourcer til brug for regionens kerneforretning og primære aktiviteter. Det skal ske samtidig med, at brugernes behov understøttes bedst muligt. De konkrete målsætninger for indkøb i Region Sjælland er: At sikre, at Region Sjælland gennem udnyttelsen af sit betydelige indkøbspotentiale og gennem koordineret fælles indkøb sikres de billigste eller økonomisk mest fordelagtige indkøb og aftalevilkår på samtlige kategorier af varer, herunder apparatur og tjenesteydelser. At Region Sjælland konkurrenceudsætter på en sådan måde, at der til stadighed kan fastholdes et konkurrenceelement i markedet. At Region Sjælland gennem effektivisering af indkøb og gennem konkurrenceudsættelse frem mod 2015 frigiver de i budgettet fastsatte mål 30 mio. kr. 2011, 40 mio. kr. i 2012, 50 mio. kr. i 2013 og 70 mio. kr. i 2014. At understøtte og fremme koordineringen på tværs af regionens enheder med det formål, at Region Sjælland skal fremstå som én samlet koncern, da dette er en forudsætning for opnåelse af væsentlige besparelser og fordelagtige aftalevilkår. Side 1
At Region Sjællands medarbejderes viden og erfaring om ydelserne systematisk anvendes til at sikre ydelser af høj kvalitet. Målsætningerne skal nås gennem et princip om værdiskabende indkøb. Dette princip indebærer, at det udover den økonomiske målsætning om at minimere de totale enhedsomkostningerne ved indkøb af varer og tjenesteydelser også vil være en målsætning om at tilføre Region Sjælland yderligere værdi i driften samt fremme eks. miljø- og energirigtige indkøb, hensyn til social ansvarlighed og etik, hensyn til et godt og sundt arbejdsmiljø. Som en del af at understøtte regionens strategiske mål skal Region Sjælland også igennem indkøb forfølge målene om uddannelse og vækst i arbejdspladser, målene for sundhedsinnovation, byudvikling og infrastruktur, internationalt samarbejde og nedbringelse af CO2 udslip. Der skal i de kommende år også satses på logistikområdet i forhold til indkøb af varer. Logistikken skal håndteres optimalt. Region Sjælland centraliserer lagerfunktionen og standardiserer den it-mæssige og administrative understøttelse af processen. Målet er at reducere spild at brugerne oplever større sikkerhed i leverancerne, og at den samlede transportomkostning og miljøbelastning nedbringes. 3. Styringsprincipper Den overordnede politiske styring af området sker gennem årlige drøftelser af konkurrenceudsættelse i forbindelse med budgetlægningen og gennem den af Regionsrådet fastlagte udbudsstrategi. Administrationens styring af indkøbsområdet skal iagttage principper om At sikre en høj grad af standardisering af indkøbsprocesserne og opgaveløsningen i relation til indkøb i regionen, således at der oparbejdes den fornødne indkøbsmæssige ekspertise i regionen, og således at ressourcerne udnyttes effektivt. At fremme et effektivt samarbejde mellem regionens fælles strategiske indkøbsfunktion og sygehusene, psykiatrien, regional udvikling, socialområdet og de tværgående områder i regionen, således at ressourcerne og kompetencerne i regionen udnyttes optimalt og potentielle stordriftsfordele og synergieffekter realiseres. Brugerne af ydelserne bidrager med markedskendskab, teknisk og funktionsfaglig viden. Styringen skal sikre et øget fokus på at skabe et sammenhængende Region Sjælland, og at der gennemføres fælles udbud og fælles aftaleindgåelse for alle Region Sjællands enheder med væsentlige økonomiske gevinster til følge. Styringen vil ske gennem en indkøbsstrategi, der implementerer indkøbspolitikkens målsætninger. Det påhviler regionens enheder at sikre, at brugerne på loyal og effektiv vis anvender regionens aftaler. 4. Konkurrenceudsættelse og udbud Offentlig konkurrenceudsættelse medvirker til at gøre markederne effektive. Dernæst fremmer konkurrenceudsættelse objektivitet og saglighed i forbindelse med vurderingen af indkomne tilbud og kontrakt- eller ordretildeling. Region Sjælland vil i udbud søge at fremme en høj grad af markeds- og produktudvikling, innovation og kvalitetsudvikling. Prioriteringen af udbudsforretninger sker, jf. også målsætningerne ovenfor, ud fra en vurdering af: Side 2
Økonomisk potentiale Mulighed for effektivisering af opgaveløsningen Understøttelse af regionens strategiske mål Proportionalitet mellem ressourceforbrug ved udbudsforretningen og den forventede økonomiske gevinst Det forudsættes i prioriteringen, at udbuddene understøtter: brugernes behov, en sikker drift tilvejebringer et tilfredsstillende arbejdsmiljø og om muligt inddrager bæredygtighedsaspekter, og at udbuddene pålægger leverandørerne passende sociale forpligtelser. Ved overvejelser om in- eller outsourcing af forskellige områder er det afgørende selve konkurrenceudsættelsen, under forudsætning af, at analyser af organisationens modenhed, markedets modenhed og volumen viser, at et område er egnet til konkurrenceudsættelse. Målet for Region Sjælland er ikke udlicitering i sig selv. Derfor afgiver regionen, hvor det er hensigtsmæssigt, kontrolbud med henblik på at sikre den bedste ydelse til den bedste pris - også selv om opgaven varetages i eget regi. Målet for Region Sjælland er at opnå de bedste løsninger, og dermed er det heller ikke et selvstændigt mål at udføre opgaverne i eget regi. 5. Miljø og bæredygtighed Ved anskaffelser af varer og tjenesteydelser til regionen skal hensyn til miljøet, bæredygtighed og energieffektivitet indgå i vurderingen af indkøbet. Leverandører til regionen skal i hvert enkelt tilfælde kunne dokumentere dette på anmodning af regionen. Dette indebærer som et overordnet og grundlæggende krav, at indkøbte produkter (dvs. varer og tjenesteydelser) til regionen ud fra en samlet vurdering skal belaste miljøet og klimaet mindst muligt. Det er således regionens målsætning så vidt muligt at prioritere produkter, der er fremstillet og distribueres af leverandøren på den mest miljørigtige og bæredygtige måde, belaster miljøet mindst muligt under både brug, bortskaffelse og eventuel genanvendelse Ved indkøb af fødevareprodukter skal der, udover et konsekvent og vedvarende fokus på miljørigtige indkøb, også tages stilling til økologi, bæredygtighed og dyrevelfærd. Region Sjælland er repræsenteret i de fællesoffentlige indsatser, der fremmer miljørigtige grønne indkøb i Danmark gennem udarbejdelse af praktisk anvendelige miljøstandarder og værktøjer. Region Sjælland prioriterer, i det omfang det er muligt, produkter, der opfylder kravene til en af de offentligt kontrollerede nationale eller internationale miljømærkeordninger, herunder også certificeringer og mærkevareordninger på fødevareområdet. Regionens kontrol med leverandørernes overholdelse af de fastsatte miljø- og bæredygtighedskrav sker derudover gennem indarbejdelse af produktspecifikke eller ydelsesspecifikke krav samt krav til dokumentation for opfyldelse af disse, i regionens udbud. Side 3
6. Arbejdsmiljø, arbejdsvilkår og social ansvarlighed Region Sjælland lægger vægt på at fremme et sundt og godt arbejdsmiljø samt social ansvarlighed og etik hos sine leverandører og samarbejdspartnere gennem sine indkøb. Ved indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver lægger Region Sjælland således vægt på, at leverandører, tjenesteydere og entreprenører har et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Ved indkøb af varer lægges der også vægt på, at der i produktindhold, emballering, design m.v. er taget hensyn til sikkerhed og arbejdsmiljø for medarbejderne i Region Sjælland. Region Sjælland vil som led i de enkelte udbud kunne stille krav om, at leverandører overholder sociale klausuler i forbindelse med levering af tjenesteydelser, samt i øvrigt leverer ydelsen med respekt for nationale og internationale love og regler vedr. menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. 7. Attraktiv samarbejdspartner Region Sjællands samlede indkøbsarbejde sker inden for rammerne af det fællesregionale samarbejde på indkøbsområdet samt de fællesregionale mål for indkøb og logistik for 2015, som blev fastlagt primo 2010 af de fem regioner. Det er bl.a. et mål, at 35 pct. af alle varer indkøbes på fælles aftaler (inkl. medicin). Ligeledes skal der igangsættes aktiviteter, der sikrer, at Region Sjælland i videst muligt omfang udnytter muligheder for at stille krav om praktikpladser hos eksterne leverandører i forbindelse med udbud, byggeprojekter m.v. Region Sjælland vil samarbejde med både statslige myndigheder, regioner og kommuner om indkøb og udbud, udvikling af udbudsmetoder, uddannelse, erfaringsudveksling og ved dannelse af netværk. Region Sjælland er sammen med de øvrige regioner ejere af AMGROS, der er en virksomhed, der, primært på lægemiddelområdet, gennemfører fællesregionale udbud. Regionerne har etableret en fællesregional samarbejdsmodel inden for sundheds-it kaldet Regionernes Sundsheds IT-organisation (RSI). Formålet med RSI er at skabe en slagkraftig organisatorisk ramme for et forpligtende samarbejde mellem regionerne. RSI skal understøtte, at regionerne i fællesskab løfter en række forskellige opgaver på sundheds-it området, herunder også samarbejde for indkøb af sundheds-it. Region Sjælland lægger vægt på gode relationer til sine leverandører og samarbejdspartnere, hvor forholdet er præget af gensidig respekt, professionalisme samt en forventning om et konstant fokus på værdiskabelse og optimering af regionens indkøb, både fra regionens og leverandørernes side. Under hensyntagen til lov om offentlighed i forvaltningen, skal der være en naturlig fortrolighed mellem Region Sjælland og regionens leverandører og samarbejdspartnere, hvilket betyder, at indgåede indkøbsaftaler skal behandles fortroligt af alle ansatte i Region Sjælland. 8. Indkøbssystem og elektronisk indkøbsproces Region Sjælland skal være i førerfeltet indenfor implementering af elektronisk handel efter de fælles nationale standarder. Målet er at understøtte hele indkøbsprocessen elektronisk. Aftaler, der indgås af Region Sjælland, vil som udgangspunkt være oprettet elektronisk i regionens indkøbs- og logistiksystem. Side 4
Det er obligatorisk for hele Region Sjælland at benytte regionens (fælles) indkøbs- og logistiksystem, med mindre regionens ledelse i det enkelte tilfælde træffer beslutning om andet. 9. Omfang Ved indkøb forstås alle dispositioner, der vil eller kan udløse en faktura til regionen, inkl. anskaffelser i form af leje og leasing. Regionens aftaler må ikke benyttes til privat brug. 10. Opfølgning Indkøbspolitikken evalueres i 2015. Side 5