Amgros I/S udbudssystem. Brugervejledning for tilbudsgivere

Transkript

1 Amgros I/S udbudssystem Brugervejledning for tilbudsgivere Senest opdateret juli 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION AMGROS I/S UDBUDSSYSTEM Udbudsoversigt Brugerinformation Firmastamdata Brugervedligeholdelse Distributør og kontakt Advisering Hjælp Tilbudsgivning Udbudsmateriale Spørgsmål og svar Opret tilbud Vedhæft fil Gem tilbud til senere redigering Eksportér tilbud Afsend tilbud Tro og love erklæring (Erklæring om gæld til det offentlige) Annullér tilbud Log ud Fastmængdeudbud Generelt Fastmængdeudbud - om afgivelse af tilbud på option(er) Parallelle tilbud (afgivelse af flere tilbud under samme udbudsnummer) Forskellige tilbudspriser på samme vare Bagatelkøb (BA)... 58

3 1. INTRODUKTION Velkommen til Amgros I/S udbudssystem! Amgros I/S udbudssystem er et online og elektronisk system, som skal anvendes af virksomheder, der ønsker at afgive tilbud under udbud, som er annonceret af Amgros I/S via udbudssystemet. På udbud.amgros.dk eller på under menupunktet "Udbud" til venstre finder man Amgros I/S udbudssystem. Her kan man logge sig på som bruger og danne sig et overblik over udbudsbekendtgørelser, få adgang til udbudsmateriale og anden relevant information om et udbud samt afgive tilbud på de forskellige udbud. Denne vejledning er skrevet til brugerne af Amgros I/S udbudssystem. Den indeholder en beskrivelse af udbudssystemet, oplysninger om hvilke informationer udbudssystemet indeholder samt vejledning til, hvordan et tilbud afgives. Emnerne fastmængdeudbud, parallelle tilbud, forskellige tilbudspriser på samme vare og bagatelkøb er beskrevet sidst i vejledningen, jf. pkt Beskrivelserne i disse afsnit forudsætter, at læseren har gjort sig bekendt med systemets generelle funktionsmåde. Generelle forudsætninger Man skal have installeret Microsoft Internet Explorer 7.0 eller nyere. Seneste version kan hentes på

4 4 2. AMGROS I/S UDBUDSSYSTEM Når man via sin webbrowser klikker sig ind på udbudssystemet på udbud.amgros.dk eller via menupunktet "Udbud" til venstre på kommer man til en forside med en overordnet navigationsmenu som øverste linje (1) af siden, og for hvert overordnet menupunkt er der vist den tilhørende undermenu på venstre side (2) af skærmen: (1) (2) ) Nedenfor følger en forklaring på udvalgte punkter i navigationsmenuen. Forside Ved klik på menupunktet "Forside" vil man få vist websitets forside ligesom i ovenstående billede. Man kan også klikke på Amgros logoet øverst til venstre på siden for at få vist forsiden. Udbudsoversigt Ved klik på menupunktet "Udbudsoversigt" får man vist en liste over de aktuelle udbudsbekendtgørelser: Udbudsbekendtgørelser vises under de relevante kategorier eksempelvis i kategorien "Lægemidler EU udbud".

5 5 Visning af igangværende udbud uden login Ved klik på undermenupunktet Igangværende udbud får man vist de udbudsgrupper, der kan afgives tilbud på. Markér det ønskede udbud og tryk på Vis-knappen for at se udbudsmateriale.

6 Bemærk, at det kun er muligt at afgive tilbud, når man er logget ind. 6

7 7 Kalender Med menupunktet "Kalender" er det muligt at få et datooverblik, som illustrerer, hvornår der er deadlines for de aktive udbud: Ved klik på pilene kan der navigeres mellem måneder i kalenderen. Listen under kalenderens dage indeholder aktiviteter eller hændelser for de forskellige udbudsgrupper. Der kan klikkes på den enkelte hændelse for at få bedre overblik over detaljerne i hændelsen: Brugeroprettelse Menupunkt "Brugeroprettelse" under hovedmenu "Forside" benyttes, hvis man ønsker at blive oprettet som bruger af systemet. Man skal være registreret bruger med login, før man kan afgive tilbud. Hvis man ønsker oprettelse som registreret bruger, skal man udfylde formularen på det viste skærmprint.

8 8 Proceduren er den samme, uanset om det er en dansk registreret virksomhed eller udenlandsk registreret virksomhed, der ønsker at kunne afgive tilbud via udbudssystemet. For udenlandske virksomheder skal CVR-nummeret udfyldes med Det er virksomhedens eget valg, om den eller de personer, der ønskes oprettet som brugere, er ansatte hos virksomheden eller er eksterne personer, som afgiver tilbud på vegne af virksomheden. Formularen udfyldes. Vær opmærksom på, at alle felter markeret med * (stjerne) er obligatoriske. Når formularen er udfyldt, trykkes på knappen "Send forespørgsel", og forespørgslen behandles derefter af Amgros I/S. Amgros I/S sender ved modtagelsen af forespørgslen et adgangslink til brugeren, som aktiverer adgangen. Først herefter er man oprettet som bruger af systemet. Ved brugeroprettelse - og afgivelse af tilbud - skal man være opmærksom på, at tilbud afgives af den virksomhed (dvs. den retlige enhed med det angivne CVR-nummer), der er anført under "Firmaoplysninger", og at rammekontrakt i givet fald vil blive indgået med denne retlige enhed. Erklæringer i henhold til udbudsbetingelsernes pkt. 4.4 skal afgives for denne tilbudsgiver (dvs. den samme retlige enhed med det angivne CVR-nummer).

9 9 Det er virksomhedens (dvs. tilbudsgiverens) ansvar at slette en person fra Udbudssystemet, hvis en bruger ikke længere skal kunne afgive tilbud for virksomheden. Se nærmere om rettelse af brugeroplysninger i afsnit "Brugervedligeholdelse" nedenfor. Login En bruger, som allerede er oprettet i udbudssystemet, kan ved klik på "Login" i menuen blive logget på udbudssystemet:

10 10 Når man har klikket på linket for at logge på udbudssystemet, skal man skrive den , som man er oprettet med på portalen, og angive sit password: Log ind. Systemet vil automatisk logge en bruger af, i tilfælde af at der ikke har været aktivitet på portalen i 240 minutter. Man vil herefter stå på Forside og skal blot logge ind igen.

11 11 Når man er logget på udbudssystemet, præsenteres en ny, udvidet forside: I midten af venstre side kan man se sit brugerlogin og serverens tid. I det følgende redegøres nærmere for de vigtigste nye menupunkter, nemlig: Udbudsoversigt Brugerinformation Advisering Hjælp Log ud 2.1 Udbudsoversigt Ved klik på menupunktet "Udbudsoversigt" vises udbudsbekendtgørelser på udbud, der endnu er aktive, og der kan afgives tilbud på.

12 12 Ved at vælge undermenu "Aktive udbud" kan der vælges, hvilke udbud man ønsker at se detaljer for: Herefter vælges den periode, der ønskes vist:

13 13 For eksempel kan man vælge et givent lægemiddeludbud ved at klikke på et udbud i kategorien "Lægemidler EU udbud". Øvrige detaljer og informationer om udbuddet fås, når man har valgt et udbud og klikket på knappen "Vis", se "Tilbudsgivning" side 20. Samtidig registrerer Amgros I/S, at virksomheden har tilkendegivet interesse for den pågældende udbudsgruppe. Under menupunktet "Kommende udbud" kan man finde generel information om kommende udbud, så snart sådan information er tilgængelig. Under menupunktet "Bagatelkøb" er der generel information om bagatelkøb (indkøb af begrænset værdi), ligesom indkøbene annonceres. Menupunkterne "Kommende udbud" og "Bagatelkøb" giver generel information om disse emner, hvis det forefindes. 2.2 Brugerinformation Hvis man ønsker at redigere sine egne brugerdata eller data om virksomheden, skal man gå til menupunktet "Brugerinfo.":

14 14 Nedenfor fremgår, hvordan man redigerer henholdsvis firma- og brugerdata Firmastamdata Under "Brugerinfo." vises "Firmastamdata", så man kan redigere sine firmadata: Ved tryk på knappen "Rediger" ændres de felter, som kan redigeres, til tekstfelter: Bemærk, at firmanavn og CVR-nummer ikke kan ændres. Hvis der er ændringer hertil, skal Amgros kontaktes. Når rettelserne er udført, trykkes på knappen "Gem", hvorefter firmastamdata er opdateret Brugervedligeholdelse Under "Brugerinfo." med undermenupunktet "Brugervedligeholdelse" kan man redigere de brugere, der er oprettet for samme virksomhed:

15 15 Der vises en liste over alle oprettede brugere. Brugerdata redigeres ved at markere brugerens navn i listen og dernæst trykke på knappen "Ret": Data redigeres, og der gemmes ved at trykke "Gem".

16 Distributør og kontakt Under "Brugerinfo." med undermenupunktet "Distributør og kontakt" kan man angive og redigere sine kontaktpersoner samt distributører: Data redigeres, og der gemmes ved at trykke "Gem". Oplysninger om "Distributør og kontaktpersoner" kan ændres ved afgivelse af tilbud. Se side Advisering Under "Advisering" kan man angive adviseringsønsker på lægemidler ud fra ATC-kode fra niveau 1 til 5. Man har mulighed for at vælge mellem følgende ønsker: - Ingen ATC-koder (som udgangspunkt er man tilmeldt dette) - Alle ATC-koder - Følgende ATC-koder (Angiv fra niveau 1 til 5) Det vil kun være ved offentliggørelse af nye udbud, man bliver adviseret, og ikke ved ny information om eksisterende udbud, såsom spørgsmål/svar.

17 17 INGEN ATC-KODER Som default er systemet sat til "Ingen ATC-koder". Efter at have valgt fx "Alle ATCkoder" eller "Følgende ATC-koder (Angiv fra niveau 1 til 5)" er det muligt at fravælge modtagelse af adviseringsmails om lægemiddeludbud. Dette gøres ved at markere i cirklen ud for "Ingen ATC-koder". ALLE ATC-KODER Ønskes advisering på "Alle ATC-koder", markeres dette. Når dette er markeret, betyder det, at man modtager mails om offentliggørelse af alle nye udbud inkl. dem, der evt. er valgt under "Følgende ATC-koder (Angiv fra niveau fra 1 til 5)". FØLGENDE ATC-KODER (Angiv fra niveau 1 til 5) Ønskes advisering om specifikke ATC-koder, markér da "Følgende ATC-koder" (Angiv fra niveau fra 1 til 5)". Indtast den ATC-kode, der ønskes advisering om, og klik på "opret", og de specificerede ATC-koder fremkommer i en liste. Specificeringen af en ATC-kode kan ske på 5 niveauer, og der er ingen begrænsning på antallet af ønsker. De grundlæggende 5 muligheder er følgende: 1. [-] fx N 2. [-] [--] fx N02 3. [-] [--] [-] fx N02A 4. [-] [--] [-] [-] fx N02AA 5. [-] [--] [-] [-] [--] fx N02AA01

18 18 Således er det muligt fx at ønske advisering om alle ATC-koder, der starter med N eller N02, N02A, N02AA, eller hele ATC-koden N02AA01. Vælges der fx N02, modtager man kun advisering om ATC-koder, der starter med N02, og ikke om alle ATC-koder, der starter med N. Der er mulighed for at ændre de specificerede ATC-koder ved at slette dem enkeltvis og oprette nye. På denne liste er det muligt at slette enkelte ATC-koder. Dette gøres ved at trykke på "slet" ved siden af den ATC-kode, der skal slettes. Har du allerede indtastet en række ATC-koder, forbliver disse gemt og er kun aktive, hvis der er trykket på "Følgende ATCkoder (Angiv fra niveau 1 til 5). Vælger man "Ingen ATC-koder" eller "Alle ATC-koder" gemmes dette automatisk. "Følgende ATC-koder (Angiv fra niveau 1 til 5)" gemmes, når der trykkes "opret", og disse vil forblive synlige indtil man sletter de pågældende ATC-koder, selvom man efterfølgende vælger "Ingen ATC-koder" eller "Alle ATC-koder".

19 Hjælp Man kan klikke på menupunktet Om Udbudssystemet og vælge undermenu "Hjælp" for at stille Amgros I/S et spørgsmål vedrørende brugen af websitet eller for at se allerede stillede og besvarede spørgsmål fra andre brugere: Man udfylder feltet med det pågældende spørgsmål og klikker "Videre" for at afsende spørgsmålet. Det er IKKE her, at der kan stilles udbudsspecifikke spørgsmål. Spørgsmål til et udbud kan kun stilles ved at tilkendegive interesse for et specifikt udbud, se afsnit "Spørgsmål og svar" side 23.

20 Tilbudsgivning Udbudsmateriale I dette afsnit redegøres der for, hvordan man ser yderligere oplysninger om en udbudsgruppe samt hvordan man stiller spørgsmål til et udbud og afgiver et tilbud, herunder redigerer og afsender et tilbud. Hvis man vil se yderligere oplysninger om en udbudsgruppe, herunder udbudsmateriale m.m. og afgive tilbud, skal man klikke på menupunktet "Aktive udbud": Man kan indtaste en ATC-kode eller dele af en ATC-kode for at finde den relevante udbudsgruppe. Et lægemiddel i én ATC-kode kan være udbudt under forskellige udbudsgrupper (fx i forskellige dispenseringsformer). I så fald vises alle disse udbudsgrupper ved søgning.

21 21 Herefter vælger man det ønskede udbud: Når man trykker på "Vis", opfatter systemet det på samme måde, som når man manuelt rekvirerer udbudsmaterialet. Det vil sige, at Amgros I/S registrerer, at virksomheden har bedt om at få vist udbudsmaterialet. Tryk på knappen "Vis":

22 22 Klik her for at se alle spørgsmål Klik her for at stille spørgsmål I billedet får man vist alle informationer om den valgte udbudsgruppe: Udbudsmateriale og dokumenter med anden information kan downloades eller vises i pdf-format. Spørgsmål og svar kan læses, og der kan stilles nye spørgsmål. Der kan oprettes et tilbud på det valgte udbud ved at trykke på "Opret ny". (Se nærmere herom nedenfor under afsnit 2.4.3) I menuen til venstre kan man under sit bruger login se en visning af den officielle tid på Amgros I/S' server. Med andre ord er det den tid, som er gældende, når man ønsker at afgive tilbud inden for tidsfristen. Det er væsentligt, at tilbudsgiver læser udbudsmaterialet og al anden information vedrørende den valgte udbudsgruppe, inden tilbud afgives. Der kan løbende blive offentliggjort yderligere informationer om udbuddet på denne del af udbudssystemet, og det er leverandørernes ansvar at gøre sig bekendt hermed. N.B.: Dette gælder også selvom leverandøren har tilmeldt sig adviseringsfunktionen, idet denne kun omfatter advisering vedrørende selve offentliggørelsen af udbud. Leverandøren adviseres således ikke om offentliggørelse af yderligere oplysninger, herunder spørgsmål og svar vedrørende det pågældende udbud.

23 Spørgsmål og svar Hvis man har valgt at få vist spørgsmål eller svar til et udbud, vises en liste over de stillede spørgsmål samt tilhørende svar: Spørgsmål modtaget inden denne dato vil blive besvaret, jf. bemærkningen nedenfor. Man kan desuden stille et nyt spørgsmål, som vil blive besvaret af Amgros I/S. Tryk på "Stil nyt spørgsmål" for at indtaste spørgsmålet, og nedenstående vindue vises. Bemærk, at der skal anføres et udbudsnummer for at kunne afsende spørgsmålet. Udbudsnummeret kan ses bl.a. i varelisten (OBS! Udbudsnummer er ikke det samme som udbudsgruppe). Alle spørgsmål bliver offentliggjort i anonymiseret form. Det vil sige, at andre virksomheder og brugere, som arbejder med samme udbudsgruppe, ikke vil kunne se hvem, der har stillet spørgsmål. Spørgsmål, der stilles efter den anførte frist, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål og svar offentliggøres løbende på udbudssystemet, og det er leverandørens ansvar at gøre sig bekendt hermed. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.

24 Opret tilbud Når man skal afgive tilbud, skal man: Trykke på "Opret ny": For vejledning i oprettelse af parallelle tilbud se afsnit Parallelle tilbud, jf. pkt. 2.7.

25 25 Udbudsvinduet Udbudsvinduet består af følgende elementer:

26 26 Man vælger en udbudslinje fra den øverste liste ved at klikke på den én gang, hvorefter den bliver blå og der vises en prik: I udbudsvinduet er de udbudte lægemidler fortløbende nummereret med et udbudsnummer. Hvert udbudsnummer betragtes som et selvstændigt udbud af det anførte lægemiddel og udbydes uafhængigt af de øvrige udbudsnumre. En leverandør kan således vælge at afgive tilbud på et eller flere udbudsnumre, og indgåelse af rammekontrakt vil ske separat for hvert udbudsnummer. (Skærmbilledet ovenfor viser et udbud med 3 udbudsnumre). Amgros I/S udbudssystem er indrettet så, afsendelse af tilbud skal ske som samlet tilbud på alle relevante udbudsnumre i udbudsgruppen. Derfor skal tilbuddet på alle de relevante udbudsnumre i den pågældende udbudsgruppe udfyldes og sendes samlet. Det vil sige, at det ikke er muligt at afsende tilbud på først et udbudsnummer i udbudsgruppen for så efterfølgende at afsende et tilbud på et andet udbudsnummer i udbudsgruppen, idet man herved overskriver/sletter det først afgivne tilbud. Hvis et udbudsnummer omfatter flere linjer (som fx udbudsnummer 1 ovenfor), er det et krav, at leverandøren afgiver tilbud på mindst én vare pr. linje under det pågældende udbudsnummer. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe.

27 27 For at oprette et tilbud på det valgte udbudsnummer trykker man dernæst på knappen "Opret", hvorefter tilbudsvinduet åbnes: Der henvises til udbudsbetingelserne for yderligere oplysninger om angiven "Enhed" og forventet "Mængde i enhed" Hvis varen findes i Sundhedsstyrelsens elektroniske fortegnelse medicinpriser.dk (herefter benævnt "taksten"): Indtast det af Dansk Lægemiddel Information tildelte varenummer ud for varenummerfeltet:

28 28 Når varenummer er indtastet, skal man trykke på tastaturets TAB-tast: Når varen findes i Sundhedsstyrelsens elektroniske fortegnelse medicinpriser.dk (herefter benævnt "taksten") og i øvrigt passer til den anførte ATC-kode for udbudsnummeret, vil de øvrige felter for varen blive udfyldt automatisk:

29 29 Spørgsmål til besvarelse ved tilbudsgivning I nogle tilbud kan der forekomme spørgsmål, der skal besvares ved tilbudsgivningen. Besvarelse af spørgsmålene vil oftest være obligatorisk:

30 30 Hvis der ikke svares på de obligatoriske spørgsmål, vil der, når tilbuddet gemmes, komme en melding om, at svar mangler på et eller flere spørgsmål. Hvis tilbuddet ikke har spørgsmål, vil skærmbilledet se ud som nedenfor: Indsæt dernæst "Pris pr. pakning" og tryk TAB Hvis "Enhed pr. pakning" kendes fra taksten, udregner systemet selv "Pris pr. enhed". Hvis der i taksten ikke er opgivet "Enhed pr. pakning", skal leverandøren indtaste "Enhed pr. pakning" på grundlag af den "Enhed", der er angivet i udbudslinjen og den anførte pakningsstørrelse. Hvis det indtastede ikke er korrekt, kan man trykke på "Nulstil" og begynde forfra. Når alle data er indtastet, klikker man på "OK" for at gemme tilbuddet på varen. Vare ej i taksten Man kan i visse tilfælde få besked om, at varen ikke findes i taksten inden for den angivne ATC-gruppe: Dette kan skyldes et af følgende forhold: 1) Man har tastet varenummeret forkert, eller varenummeret hører ikke til denne ATC-kode. I disse tilfælde kan trykke på nulstil knappen så man på ny taste det rigtige varenummer, som hører til ATC-koden ind i feltet "Varenummer", og de

31 31 resterende felter vil blive udfyldt automatisk med data fra taksten (jf. beskrivelsen ovenfor). 2) Varen findes ikke i taksten. I det tilfælde kan man angive det varenummer, som man forventer, vil komme i taksten i feltet "Forv. varenr. (ikke i taksten)", (jf. beskrivelsen nedenfor). Husk, at der skal foreligge en markedsføringstilladelse for tilbudte varer inden for den frist, der er angivet i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. Hvis systemet ikke har registreret varenummeret i taksten (og der angives "vare ej i taksten/atc-gr."), er det leverandørens ansvar at sikre, at Amgros I/S rettidigt modtager dokumentation for gyldig markedsføringstilladelse. Kopi af markedsføringstilladelsen kan vedhæftes det endelige tilbud sammen med de øvrige dokumenter inden afsendelse til Amgros I/S, se afsnittet "Vedhæft fil" (side 29), eller på anden måde sendes til Amgros I/S, så Amgros I/S modtager kopi af tilladelsen inden, at den i udbudsbetingelserne anførte frist for markedsføringstilladelse udløber. Indtast varenummeret i feltet "Forv. varenr. (ikke i taksten)" samt udfyld de øvrige felter med varens oplysninger: Tryk "OK", når alt er indtastet.

32 32 Vær opmærksom på, at systemet automatisk udregner en "Pris pr. enhed" på grundlag af leverandørens oplysninger om "Enhed pr. pakning" og "Pris pr. pakning". Bemærk, at ikke alle felter kan udfyldes, og at indtastning i et felt kan resultere i en automatisk beregning i et andet felt, såsom felter relateret til "Enhed". Tilbudslinjer i udbudsvinduet Når man har oprettet et tilbud på en udbudslinje, vil det blive vist i udbudsvinduets nederste del: Man kan oprette flere tilbudslinjer pr. udbudslinje, hvis dette efter specifikation af det udbudte lægemiddel er relevant, jf. udbudsbetingelserne. Allerede eksisterende tilbudslinjer kan redigeres eller slettes alt efter behov. Det anbefales, at man aktiverer knappen "Leverandørkontrol" løbende, når man er færdig med et udbudsnummer, således at man er sikker på, at tilbuddet kan gemmes eller afsendes. Et tilbud med fejl kan ikke gemmes. (Se nærmere om funktionen "Leverandørkontrol" nedenfor på side 39) Vedhæft fil Som en del af et tilbud skal leverandøren sende forskellige dokumenter, som er nærmere angivet i udbudsbekendtgørelsen og/eller udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. Disse dokumenter skal så vidt muligt vedhæftes som filer, der sendes til Amgros I/S som en del af tilbuddet. Alle dokumenter kan vedhæftes som PDF-filer eller scannede JPG-filer. Systemet tillader vedhæftning af op til 5 filer. Hvis der er flere en 5 bør de samles i en såkaldt

33 33 ZIP-fil, da man kun kan tilknytte 5 filer pr. tilbud (uanset hvor mange udbudsnumre tilbuddet omfatter). Nedenfor redegøres for, hvordan man opretter en ZIP-fil. Måden, hvorpå ZIP-filer oprettes, kan variere alt efter, hvilket operativsystem mv. man bruger. Nedenstående vejledning er angivet ud fra, hvordan man med en dansk Windows XP kan oprette ZIP-filer. Opret ZIP-fil Find dokumenterne i din Windows Stifinder: Marker relevante dokumenter:

34 V 34 Højreklik, vælg Send til og dernæst menupunktet "Zip-komprimeret mappe": ZIP-filen må maksimalt fylde 12 MB. Zip-filen er nu oprettet, og man kan vedhæfte den til tilbuddet. Det sker således: Man klikker på "Gennemse":

35 35

36 36 Finder filen på netværket og trykker "Åbn eller open": Tryk nu på Vedhæft : Filen vises nu i fil oversigten på tilbuddet. Herefter vil systemet knytte filen til tilbuddet, når dette afgives.

37 37 Hvis leverandøren afgiver tilbud under flere udbudsgrupper, vil en del af de påkrævede dokumenter kunne være de samme for disse udbudsgrupper. Af hensyn til Amgros I/S håndtering af tilbud er det imidlertid et krav, at alle de påkrævede dokumenter under en udbudsgruppe sendes med tilbud afgivet under den pågældende udbudsgruppe. Manglende opfyldelse af de formelle krav til det enkelte tilbuds indhold indebærer, at tilbuddet kan og eventuelt skal anses for ukonditionsmæssigt, jf. udbudsbetingelserne pkt. 8. Amgros I/S ser gerne, at alle dokumenter sendes elektronisk. Hvis visse dokumenter ikke foreligger i elektronisk form, og leverandøren ikke har mulighed for at scanne dokumenterne, kan disse dokumenter indsendes til Amgros I/S på adressen anført i udbudsmaterialet. I så fald skal brevet mærkes med nummeret på den pågældende udbudsgruppe og modtages hos/afleveres til Amgros I/S inden tilbudsfristens udløb. Endvidere bedes leverandøren ved afgivelse af tilbud i udbudssystemet anføre, i et vedhæftet dokument, hvis der tillige er sendt øvrige dokumenter som en del af tilbuddet pr. brev eller mail (udbud@amgros.dk). Størrelsen på den vedhæftede fil eller samlet størrelse på alle filer kan maksimalt være på 12 MB. Systemet vil komme med en advarsel hvis denne grænse overskrives Gem tilbud til senere redigering Hvis man undervejs i tilbudsgivningen vil stoppe arbejdet og fortsætte på et andet tidspunkt eller korrekturlæse det indtastede, kan man gemme tilbuddet til senere redigering. Man skal være klar over, at "leverandørkontrol" aktiveres automatisk. Hvis der skulle være en fejl i tilbuddet, kan man ikke gemme det, før fejlen er rettet. Man gemmer tilbuddet til senere redigering af enten sig selv eller en anden person, som også er oprettet som bruger af udbudssystemet for samme tilbudsgiver, på følgende vis:

38 Personen vælges fra en liste ud for "Gem tilbud til senere redigering af: " 38

39 39 Tryk dernæst på Gem tilbud til senere redigering af: Tryk "OK", når beskeden, om hvem tilbuddet er gemt til, er læst: Luk vinduet ved at klikke på "OK".

40 40 I billedet for udbuddet kan man nu se, hvem som kan redigere tilbuddet (siden skal eventuelt opdateres): Det er nu kun personen, som tilbuddet er blevet gemt til, som kan åbne det og arbejde videre med det. Det sker ved at markere det gemte tilbud og trykke "Åben". Bemærk dog, at andre brugere vil kunne oprette helt nye tilbud og dermed overskrive det eksisterende. Da det kun er personen, som tilbuddet er blevet gemt til, som kan åbne og arbejde videre med tilbuddet, er det en fordel at gemme tilbuddet både til sig selv og til en anden person, der også er oprettet som bruger for samme tilbudsgiver. I det tilfælde, at den pågældende person er fraværende, vil man således stadig kunne arbejde videre på tilbuddet og/eller gemme det til en tredje bruger. Tilsvarende vil den anden person kunne få adgang til tilbuddet, hvis du er fraværende. Ved afsendelse af tilbud til Amgros I/S gemmes det afsendte tilbud automatisk til den bruger, der afsendte tilbuddet Eksportér tilbud Når man er ved at være færdig med tilbudsgivning, eller når man blot ønsker at gemme og gennemse allerede oprettede tilbud, er det muligt at eksportere tilbuddet til ens egen computer.

41 41 Det sker ved at trykke på knappen "Eksportér": Vælg herefter, hvor filen skal gemmes. Der er mulighed for at vælge i mellem to forskellige formater (files of type): 1) CSV (normal): Her er det muligt at eksportere alle de oprettede tilbudsdetaljer 2) CSV (alle udbudsdetaljer): Her er det muligt at eksportere hele udbudsgruppen med alle udbudsdetaljer, og hvis der er oprettet tilbudsdetaljer vil de ligeledes komme med i eksporten 3) PDF: En formateret rapport 4) XML: Særligt format som kun anvendes internt til afsendelse

42 42 Formatet, der gemmes i, hedder.csv. Dette format ses bedst med Microsoft Excel: Man har hermed to forskellige måder, hvorpå man på sin egen computer kan få et overblik over det samlede tilbud. Der er ikke noget link mellem csv.filen og systemet (eller mellem pdf.filen og systemet, hvis det er det format, man bruger). Det vil sige, at man skal lave alle rettelser/redigeringer i systemet. Når tilbuddet er færdigredigeret i udbudssystemet, er det klar til afsendelse Afsend tilbud Når alle tilbudsdata er udfyldt, er tilbuddet klar til afsendelse til Amgros I/S. Samtidig med afsendelsen vil tilbuddet automatisk blive gemt til den bruger, der er logget ind og har trykket på afsend knappen. Dette er en hjælp, såfremt man efter afsendelse vil lave en rettelse, hvorved man kan åbne det afsendte tilbud, lave rettelsen og sende tilbuddet igen. Tilbud kan kun rettes indtil tilbudsfristens udløb. Når tilbuddet afsendes, vil det automatisk blive kontrolleret med den kontrol, der er indbygget i systemet. Denne kontrol kan man imidlertid også selv foretage undervejs i tilbudsgivningen. Dette sker via knappen

43 43 "Leverandørkontrol". Som det fremgår af billedet, bliver man via denne verificering gjort opmærksom på, om det er nødvendigt at ændre i tilbuddet for, at det kan afsendes. Det anbefales løbende at foretage "Leverandørkontrol". Følgende kontrolleres: At der afgives tilbud på samtlige udbudslinjer med samme udbudsnummer (kontrolleres altid). At "Pris pr. enhed er ens for tilbudte varer ved tilbud under et udbudsnummer på flere pakninger af et lægemiddel i én bestemt dispenseringsform og i én bestemt styrke, når det er et krav, at "Pris pr. pakning" er fastsat således, at "Pris pr. enhed" er den samme for disse forskellige pakninger, det gælder fx: o Hvor der under samme linje af et udbudsnummer gives tilbud på flere forskellige pakninger af et lægemiddel i samme dispenseringsform og i samme styrke, jf. o udbudsbetingelserne. Endvidere gælder det i de tilfælde, hvor et udbudsnummer omfatter flere anførte pakninger af et lægemiddel i samme dispenseringsform og i samme styrke (angivet ved flere linjer i det pågældende udbudsnummer), såfremt det er et krav, at "Pris pr. enhed" er den samme for disse forskellige pakninger, jf. udbudsbetingelserne. Bemærk, at systemet således kun til dels kan kontrollere, at den eller de tilbudte varer opfylder kravene under det pågældende udbudsnummer. Det er leverandørens ansvar, at samtlige krav er opfyldt og tilbuddet er konditionsmæssigt. Bemærk, at kontrolfunktionen ikke finder anvendelse for bagatelkøb, jf. pkt Herefter kan den egentlige afsendelse ske. For at afsende tilbuddet gør man følgende:

44 44 Tilknytter en tilbudsansvarlig, som er Amgros I/S' primære kontaktperson, når tilbuddet efterfølgende behandles og meddelelse om resultat af udbuddet udsendes Husk også at vedhæfte relevante filer I udbudsvinduet trykker man på knappen Afsend tilbud til Amgros. Ved afsendelse at tilbud bliver det afsendte tilbud automatisk gemt til den bruger, der afsender tilbuddet, således at man har mulighed for efterfølgende at rette i det afsendte og sende det på ny, indtil tilbudsfristens udløb. Hvis tilbuddet skal gemmes, så en anden bruger skal kunne redigere i det, skal det gemmes særskilt og først dernæst sendes til Amgros I/S. Ved afsendelse bliver man nu bedt om at bekræfte distributør og kontaktperson. Disse oplysninger vil fremgå af bilaget til rammekontrakten, såfremt der indgås aftale med tilbudsgiveren:

45 45 Hvis oplysningerne er korrekte, klikkes på Bekræft. Ellers ændres oplysningerne ved at markere en linje og klikke på Redigér : Hvis distributør- og kontaktpersondata skal opdateres eller rettes permanent, skal dette gøres på sitet under menupunktet "Brugerinformation " "Distributør og kontakt" Tro og love erklæring (Erklæring om gæld til det offentlige) Næste skridt er afgivelse af en Tro og love erklæring. Tilbuddet kan ikke afsendes uden, at denne erklæring afgives. Erklæringen afgives ved tryk på "Erklæring afgives" Dette billede vises:

46 46 Markér det relevante valg og klik på Erklæring afgives : I dette eksempel markering på "Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige". Når markeringen er valgt tryk på knappen "Erklæring afgives". Der kan kun markeres en af de tre valgmuligheder på skærmbilledet.

47 47 Brugerens udfyldelse og afgivelse af erklæringen ved funktionaliteten ovenfor indebærer, at erklæringen anses for afgivet på vegne af den pågældende tilbudsgiver, når tilbuddet afsendes med anvendelse af tilbudsgiverens digitale signatur. Det påhviler brugeren forinden at sikre, at de afgivne oplysninger er korrekte. Herefter åbnes et nyt vindue, der minder om, at tilbuddet skal vedhæftes ét eller flere dokumenter. Hvis dokumenterne ikke er vedhæftet, tryk på "Annullér" og vedhæft dokumenterne inden afsendelse. Hvis dokumenterne er vedhæftet, tryk da på "Acceptér" for endelig afsendelse: Når man har accepteret, kontrolleres tilbuddet med den kontrol, der er indbygget i systemet som tidligere beskrevet. Når tilbuddet er kontrolleret af systemet, skal det krypteres og godkendes til afsendelse: Herefter vil tilbuddet blive sendt til Amgros I/S, og en kvittering for Dokumenter og afsendelse og en bekræftelse for "Tilbud sendt" med en verifikationskode vil blive vist på skærmen (se skærmbillederne nedenfor). Det anbefales at printe begge disse, da de er dokumentationen for, at tilbud er afsendt med de vedhæftede filer. Hvis der kun er vedhæftet én fil, vil navnet på denne være skrevet. Hvis der flere filer vises navne på disse. Hvis det er store filer vil der vises dette billede: Det betyder at systemet arbejder med at færdiggøre og afsende.

48 48 Herefter kommer en kvittering for afsendelsen. Tilbuddet ligger nu krypteret og gemt på en sikker server. Det kan først hentes og åbnes af Amgros I/S, når tilbudsfristen er udløbet. Kvitteringen bør udskrives (tryk på Print), da det er tilbudsgiverens bevis for afsendelse. Udbudsvinduet kan herefter lukkes ved at trykke på ok.

49 49 Når man returnerer til udbudssystemet og klikker sig ind på det udbud, der er afgivet tilbud på, vil følgende skærmbillede blive vist: Således kan man se, om der allerede er afsendt tilbud, samt hvilket tilbud der er blevet afsendt. Såfremt man har gemt et tilbud til senere redigering, vil dette kunne åbnes og redigeres. Det er indtil tilbudsfristens udløb muligt at oprette et nyt eller ændre i gemte tilbud, men bemærk, at det ved afsendelse vil overskrive det allerede afsendte tilbud. Den automatiske gem funktion, der bliver aktiveret, når man trykker på knappen "Afsend udbud til Amgros", gemmer kun til den bruger, der er logget ind og har aktiveret knappen. Hvis man vil gemme til en anden bruger, skal dette gøres særskilt Annullér tilbud Hvis man ønsker at annullere sit allerede afsendte tilbud, skal man afsende et nyt, redigeret tilbud eller et tomt tilbud. Dette kan ske indtil tilbudsfristens udløb. Et tomt tilbud oprettes ved at: Få vist udbuddet og trykke på knappen "Opret ny":

50 50 Tryk "OK": Vælg Tilbudsansvarlig og vælg samme navn i feltet "Gem tilbud til senere redigering af: ". Tryk på knappen "Afsend tilbud til Amgros". 2.5 Log ud Når man ønsker at forlade systemet, skal man: Klikke på menupunktet "Log ud":

51 Fastmængdeudbud Generelt I dette afsnit redegøres for afgivelse af tilbud på fastmængdeudbud. Ved fastmængdeudbud forpligter Amgros I/S sig til at købe og leverandøren til at levere den i udbudsmaterialet anførte mængde. Fastmængde udbud forkortes FM i udbudssystemet. Fastmængde udbud vil være vist under overskriften: Fastmængde Lægemidler EU udbud på siden over aktive udbud. Standardfunktionaliteten i forbindelse med tilbudsgivning er den samme som øvrige udbud. Særlige forhold vedrørende tilbudsgivning på optioner er beskrevet i punkt Fastmængdeudbud - om afgivelse af tilbud på option(er) Når der gennemføres fastmængdeudbud, kan der samtidig være knyttet en eller flere optioner til en delaftale (udbudsnummer) om levering af et bestemt lægemiddel. Der kan kun afgives tilbud på en option, hvis der afgives tilbud på det udbudsnummer, som optionen knytter sig til. Det fremgår af udbudsbetingelserne for den enkelte udbudsgruppe, om det ved afgivelse af tilbud på et udbudsnummer er pligtmæssigt eller frivilligt at afgive tilbud på optionerne, der knytter sig til det pågældende udbudsnummer. En option vil optræde som et særskilt udbudsnummer med reference til det udbudsnummer, som optionen er knyttet til. I feltet "udbudsnummer" fremgår således selve optionens eget udbudsnummer, ligesom det fremgår, at der er tale om en "option". I feltet "generisk navn" fremgår det, hvilket udbudsnummer, optionen er knyttet til. I nedenstående eksempel (skærmbilledet) er udbudsnummer 2 en option til udbudsnummer 1 og udbudsnummer 4 er en option til udbudsnummer 3. På de udbudsnumre, der er optioner, er der samtidig markeret en hængelås:. Hængelåsen viser, at tilbudsgivning på optionen ikke lader sig gøre, før der er afgivet (oprettet) tilbud på det udbudsnummer, som optionen er knyttet til. Når der er afgivet (oprettet) tilbud på det tilhørende udbudsnummer, vil hængelåsen forsvinde. Hvis en tilbudsgiver forsøger at afgive tilbud på et "låst " udbudsnummer (option med hængelås), vil der komme en besked om, at tilbud ikke kan afgives (på optionen), før tilbud er afgivet på det udbudsnummer, som optionen knytter sig til. Eksempel: Udbudsnummer 1 er et udbud af en fast mængde "Linezolid". Udbudsnummer 2 er option til udbudsnummer 1.

52 52 Som de ses kan der ikke afgives tilbud på udbudsnummer 2 da den ikke kan vælges (dvs. optionen til udbudsnummer 1) Når tilbud er givet på udbudsnummer 1 åbnes udbudsnummer 2. Efter oprettelse af tilbud på udbudsnummer 1, forsvinder låsen på udbudsnummer 2, og der kan herefter afgives tilbud på denne option: Der afgives nu tilbud på optionen (udbudsnummer 2):

53 53

54 54 Næste billede viser, at der er afgivet (oprettet) tilbud på alle udbudsnumre, herunder optioner: 2.7 Parallelle tilbud (afgivelse af flere tilbud under samme udbudsnummer) For visse udbudsgrupper har leverandøren mulighed for at afgive såkaldte parallelle tilbud. I så fald vil dette være nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne (pkt. 4.1) for den pågældende udbudsgruppe, og en særlig funktionalitet vil være tilgængelig i udbudssystemet. Ved parallelle tilbud forstås forskellige tilbud (forskellige produkter), som en leverandør afgiver på samme udbudsnummer, og som ved evalueringen betragtes som 2 separate tilbud. Hvis en leverandør således har forskellige varer, der opfylder specifikationerne i varelisten under et udbudsnummer (dvs. ATC-kode, dispenseringsform, styrke og eventuelt pakninger), men adskiller sig på en sådan måde, at de betragtes som forskellige produkter, kan leverandøren afgive flere forskellige tilbud under det pågældende udbudsnummer (parallelle tilbud). Hvert af tilbuddene skal omfatte de varer, der er specificeret under det pågældende udbudsnummer, herunder eventuelt flere forskellige varer, hvis der som følge af specifikationen af udbudsnummeret er krav herom, fx et lægemiddel i flere forskellige dispenseringsformer, styrker og/eller pakninger (angivet ved flere udbudslinjer under det pågældende udbudsnummer). Hvert tilbud skal i øvrigt afgives i overensstemmelse med de krav, der gælder for afgivelse af tilbud under et udbudsnummer under den pågældende udbudsgruppe.

55 55 Der henvises i øvrigt til beskrivelsen om parallelle tilbud i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. For de udbudsgrupper, hvor der kan afgives parallelle tilbud, ser udbudsvinduet således ud: Her identificeres om der er tale om parallelt tilbud Hvis en leverandør ønsker at afgive flere tilbud på samme udbudsnummer trykkes først på knappen "Parallelle tilbud", hvorefter dette billede vises: Der vil altid være Tilbud 1 som default. Herefter trykkes "Opret", og leverandøren kan oprette Tilbud nr. 2 : Hvorefter billede til oprettelse af nyt tilbud vises. Indtast "Tilbud 2" og tryk "OK".

56 56 Der kan herefter trykkes på "OK" og fortsættes med afgivelse af tilbud. Når en tilbudslinje indtastes ved at klikke "Opret", ser tilbudsvinduet således ud: Forskellen fra standardtilbudsvinduet er, at leverandøren skal angive, ved valg i tilbudsruden, om tilbudslinjen er tilbud 1 (eller en del heraf, hvis tilbuddet efter specifikationen af udbudsnummeret kan eller skal omfatte flere varer (flere tilbudslinjer)) eller om tilbudslinjen er tilbud 2 (eller en del heraf). Tilbud 1 og tilbud 2 betragtes som parallelle og dermed separate tilbud. Hvis der efter specifikationen af udbudsnummeret er krav om, at tilbuddet skal omfatte flere varer, skal leverandøren være opmærksom på, at hvert af de to tilbud omfatter samtlige sådanne varer. Hvis der er afgivet (oprettet) to parallelle tilbud på udbudsnummer 1, vil det se således ud i udbudsvinduet:

57 57 Tilbuddet afsendes på samme måde som ved tilbud, der ikke er parallelle. I parallelle tilbud kontrolleres det automatisk af "Leverandørkontrollen", om alle udbudslinjer er besvaret. Hvis udbudsnummeret f.eks. indeholder 3 varer (dvs. 3 udbudslinjer under samme udbudsnummer), og man ønsker at give 2 parallelle tilbud, skal man udfylde henholdsvis 3 tilbudslinjer markeret med tilbud "1" og tre tilbudslinjer markeret med tilbud "2". 2.8 Forskellige tilbudspriser på samme vare For enkelte udbudsgrupper kan leverandøren have mulighed for at afgive tilbud under et udbudsnummer med en "pris 1", som vil være gældende, hvis han tildeles rammeaftale 1, og en "pris 2", hvis han tildeles en anden rammeaftale end rammeaftale 1 (dvs. rammeaftale 2, 3, 4, osv.).

58 58 For de udbud, hvor leverandøren har en sådan mulighed, er dette beskrevet i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe, og der henvises nærmere til beskrivelsen deri. Hvis leverandøren ønsker at benytte en sådan mulighed for de pågældende udbudsgrupper, skal dette ske ved anvendelse af funktionaliteten for parallelle tilbud, jf. afsnittet ovenfor. Tilbudslinjer med "pris 1" skal betegnes "tilbud 1", og tilbudslinjer med "pris 2" skal betegnes "tilbud 2". 2.9 Bagatelkøb (BA) Hovedparten af Amgros I/S lægemiddelindkøb sker på grundlag af EU-udbud. For visse lægemidler skønnes indkøbet dog at være af så begrænset værdi, at indkøb sker på grundlag af en forenklet procedure. Disse indkøb betegnes bagatelkøb i udbudssystemet, og forkortes BA. Standardfunktionaliteten mht. tilbudsgivning er grundlæggende den samme. Dog er udbudsvinduet forenklet, så der kun skal tilbydes en vare indenfor på forhånd definerede produktgrupper (ATC-koder), uden at dispenseringsform mv. er nærmere bestemt. Udbudsvinduet ser således ud: Tilbudsvinduet er tilsvarende forenklet:

59 59 De kontrolfunktioner, der findes på almindelige udbud findes ikke under bagatelkøb, hvorfor knappen "Leverandørkontrol" ikke har nogen funktion. Varelisten for bagatelkøb er som regel lavet sådan, at der er mulighed for at afgive flere tilbud pr. udbudsnummer (dvs. inden for samme ATC-kode). Hvis man på denne måde afgiver tilbud på flere varer inden for samme ATC-kode, dvs. inden for samme udbudsnummer, bliver de evalueret uafhængigt af hinanden. Tilbuddet afsendes på samme måde, som ved almindelige tilbud.