BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 1 af 29

Transkript

1 Dagsorden til Bestyrelsesmøde i VUC Hvidovre Amager Tirsdag den 26. november 2013 kl i Hvidovre. Deltagere: Leif Bille, formand (LB) Eva Lund Bertelsen, næstformand (ELB) Nina Berrig (NB) Lise Søgaard Lund (LSL) Jens Skovholm (JS) Dennis Møller (DM) Thomas Stolting (TS) Oliver Holm Kofod (OHK) Mie Gewecke (MG) afbud Ledelsen: Palle Øvlisen, administrationschef Elsebeth Lauridsen, uddannelseschef Ingemai Larsen, uddannelseschef Peter Zinckernagel, rektor Dagsorden 0 Nyt medlem af bestyrelsen: Oliver Holm Kofod. Velkomst og præsentation 1 Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde. Referat vedlagt. Referatet er godkendt, da der ingen indsigelser var indkommet før fristen. Skal underskrives. BILAG: Referat 2 Rektors resultatkontrakt Der skal tages endelig beslutning om resultatkontrakten. BILAG: Udkast til resultatkontrakt Bemyndigelse 3 Økonomi: Status 2013 og Budgetskitse 2014 Bestyrelsen drøfte rammerne for færdiggørelsen af budget Underskrift Beslutningspunkt Orientering og diskussion BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 1 af 29

2 Bestyrelsen drøfter rammerne for færdiggørelsen af budget BILAG: Budgetskitse 2014 vedlagt. Status 2013 eftersendes. 4 Ændring af Vedtægterne for VUCHA Her er to forhold: I Udvidelse af bestyrelsen Vi skal ændre vedtægterne fordi vi ikke opfylder kravene til vedtægter ved institutioner, der udbyder hf2. Vi mangler sikring af medlemmer med erfaring fra erhvervslivet og fra grundskolesektoren. Beslutningspunkt Det indstilles derfor, at vi skal udvide bestyrelsen med 1 medlem, således at denne repræsentation kan sikres. Nærmere formulering af de juridiske bestemmelser, skal cleares med Undervisningsministeriet før endelig formulering. Håbet er, at de kan udformes til BM 11DEC13, hvis udvidelsen vedtages. II Ændring af bestyrelsesperioderne Som vedtægterne er nu, så udløber alle bestyrelsesmedlemmer udnævnelsesperioder samtidigt, således at vi kan komme udfor at hele bestyrelsen bliver udskiftet på en gang. Det forekommer risikabelt for en sikker ledelse af institutionen. Det indstilles derfor at der findes en løsning så det kun er de kommunalt og regionalt udnævnte medlemmer, der udløber i forbindelse kommunalvalgene hver fjerde år. Den nærmere juridiske løsning af dette skal afklares med Undervisningsministeriet, såfremt bestyrelsen vedtager dette. Denne ændring vil ikke kunne have virkning i forbindelse med den næstkommende bestyrelsesudnævnelse. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 2 af 29

3 OBS: Vedtægtsændringer skal godkendes af Undervisningsministeriet før de har gyldighed. BILAG: To: Nuværende vedtægter, uddrag af Bekendtgørelsen 5 Meddelelser NY ELLEBJERG 6 Eventuelt Rektor orienterer om status på: Ansøgning til ministeriet om flytning der er i høring i Region H. Forberedelserne til køb af grund ved Ny Ellebjerg Overordnet tidsplan for projektet VUCHA har modtaget et uimodsagt påbud fra Arbejdstilsynet vedr. arbejdsmiljøet for vores administrative medarbejdere. Arbejdet med at løse problemerne er igangsat. Opfølgning på beslutninger fra seneste bestyrelsesmøde Protokollater eller andre meddelelser fra revisionen Brev til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen VUCHA har dato rapporteret til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen som aftalt vedr. handlingsplanen for regnskabsfunktion etc. Vi har i samarbejde med vores revisor samlet set skrevet, at vi overholder den aftalte handlingsplan, men at der stadig er forbedringer, der skal opnås. Vores brev og Revisors tilkendegivelse er vedlagt, samt den aftalte økonomihandlingsplan. Mundtlig orientering. Mundtlig orientering Intet til behandling Intet til behandling Bilag vedlagt BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 3 af 29

4 BILAG TIL PUNKT 1 Udkast til referat for Bestyrelsesmøde i VUC Hvidovre Amager Afholdt: Mandag d. 25. september 2013 kl på afdelingen i Hvidovre Deltagere: Leif Bille, formand (LB) Eva Lund Bertelsen, næstformand (ELB) Nina Berrig (NB) Lise Søgaard Lund (LSL) Jens Skovholm (JS) Dennis Møller (DM) Thomas Stolting (TS) Ledelsen: Palle Øvlisen Elsebeth Lauridsen Ingemai Larsen Peter Zinckernagel, rektor Dagsorden 1 Underskrivelse af referat Referat vedlagt. Det er godkendt, da ingen indsigelser er indkomne før fristen. Skal skrives under. Vedlagt 2 Gensidig præsentation Bestyrelsen har fået to nye medlemmer: Thomas Stolting, lærer på VUC Hvidovre Amager og Leif Bille, formand. Hvert medlem og ledelsesrepræsentanterne forventes at give en kort (2-3 minutter) præsentation af sig selv. Referatet blev underskrevet Der var to nye deltagere ved mødet: Thomas Stolting som nyt bestyrelsesmedlem valgt af lærerne (u stemmeret) og Palle Øvlisen, administrationschef. Derfor var der er en præsentationsrunde 3 Rektors resultatkontrakt Sagen behandledes på baggrund af den fremsendte evalueringsrapport. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 4 af 29

5 Bestyrelsen skal beslutte udbetalingsprocenten for rektors resultatkontrakt. Oversigt vedlagt. Der var enighed om, at det var hensigtsmæssigt, at baggrundsdokumenter fremover blev bragt i en referencelist og at selve dokumenter skulle tilgængeliggøres i en mappe på Fronter (Intranetsystemet ) eller på anden relevant måde. Rektor gennemgik rapporten og svarede på spørgsmål. Derefter forlod ledelsen mødet og sagen blev behandlet færdig uden deres tilstedeværelsen. Bestyrelsen besluttede en udbetalingsprocent på Engangsvederlag for merarbejde til rektor Bestyrelsens formandskab indstiller, at der udbetales kr. i engangsvederlag til rektor. Begrundelsen er væsentligt merarbejde i første halvår på grund af fraværet af en administrationschef, og på grund af OK13 Indstillingen blev fulgt. 4 Rektors resultatkontrakt Der skal indgås resultatkontrakt for skoleåret Udkast vedlagt. Sagen behandles ved et senere møde ved det planlagt seminar i november måned, hvis reglerne tillader dette. 5 Ændring af forretningsordenen Vi skal ændre bestemmelserne for behandlingen af evt. udbetaling af engangsvederlag, for at være i overensstemmelse med ministeriets bemyndigelse. Bemyndigelsesskrivelse og gældende forretningsorden er vedlagt. Indstilling til ændring ses nedenfor. Det vedtoges at ændre forretningsordenen således: Hidtidig bestemmelse: Bestyrelsens formandskab drøfter og beslutter på bestyrelsens vegne forstanders lønforhold med forstander, herunder eventuelle særlige honorarer og merarbejdsvederlag. Ny gældende formulering: BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 5 af 29

6 Bestyrelsen kan udbetale engangsvederlag for eventuelt merarbejde/ en særlig indsats. Det er bestyrelsen, som tager stilling til omfanget og honoreringen af eventuelt merarbejde og den særlige indsats. 6 Økonomistatus Økonomisk - prognose for Materiale udleveres på mødet PØ uddelte materialet der indeholdt en status på elevtallet. Samlet er der god vækst, men tilmeldingerne til hf enkeltfag er ikke tilfredsstillende. Bestyrelsen vil gøre dette og økonomien generelt til et hovedtema på et kommende møde. 7 Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde 8 Protokollater eller andre meddelelser fra revisionen Intet Intet 9 Meddelelser 10 Eventuelt Det besluttedes at holde et bestyrelsesseminar 26. til 27. november Ref.: ila/pz BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 6 af 29

7 BILAG TIL PUNKT 2 Udkast Resultatkontrakt for skoleåret for Rektor Peter Zinckernagel Hovedoverskriften er kvalitet og flere aktivt lærende kursister Basisrammen ( kr) 1 Pædagogisk udvikling på hf a Fortsat udvikling af omlagt skriftlighed, skriftlighed i alle fag og lektieprogression b Fortsat udvikling af introduktionsforløbene i hfuddannelserne. c Øvrige udviklingsspor: Differentiering Anvendelsesorientering og Innovation Rapport SEP14 Rapport SEP14 Rapport SEP14 2 Nye lærerroller pædagogisk udviklingsforløb for AVU og HF - Vi skal særligt udvikle de aspekter af udviklingsforløb, som vi har fået tildelt i projektsamarbejdet. a Lærernes socialpædagogiske kompetencer opøves især i forbindelse med indførelsen af CL, som i alt 20 lærere trænes i. Lærerne skal løbende og især i 3. fase videndele med resten af lærerkollegiet. Brugen af CL skal styrke klasserumskulturen, bruges til teambuilding og til at nedbryde sociale barrierer imellem kursisterne. Rapport SEP14 b Coaching af lærerne har også det sigte at styrke deres socialpædagogiske kompetencer. Denne indsats sættes i gang frai september 2013 og intentionen er, at lærerne bedre skal kunne håndtere konfliktsituationer, tutorsamtaler, og 'vanskelige situationer. Rapport SEP14 3 Handlingsplan for drift og service Der etableres en egentlig handlingsplan for drift og service Februar 2014 BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 7 af 29

8 Handlingsplanen iværksættes senest fra oktober Rapport SEP14 4 Styrket brug af IT og forbedret service Rapport SEP14 Vores IT organisation skal gennemgå en mål- og Rapport SEP14 procesanalyse IT funktionen skal tilpasses resultaterne af analysen Rapport SEP14 Vi skal gennemføre en it-kompetencekortlægning af vores lærere og herudfra lave en uddannelsesplan Rapport SEP14 5 Styrkelse af økonomistyringen A Den plan vi har aftalt med Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen om økonomistyring skal holdes Rapportering JAN14 B Der skel indføres månedlige forbrugsrapporter Fra 14 C Der skal udvikles et begrænset sæt af de vigtigste nøgletal JAN 14 Ekstrarammen ( kr) 6 Prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender mere tid med kursisterne. a Gennemførelse af den plan, der er lavet for hflærerne som indebærer klart mere tid sammen med kursisterne (kursisttid) og mere taxameterbærende undervisning pr lærer. Rapport SEP14 b Forberedelse af implementering på AVU området. Der skal ved skoleårets slutning foreligge en model for hvordan vi vil udmønte OK13 på AVU området. Rapport SEP14 7 En målrettet indsats mod frafald (Se også projekt nye lærerroller, der også har dette mål) Udvikling af en samlet og sammenhængende model for gennemførselsvejledning og støtte BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 8 af 29

9 a b C d Der gennemføres en mål- og procesanalyse for studievejledningen i sammenhæng med studieadministrationen Vi skal formulere en samlet model for gennemførselsvejledning og støtte En handlingsplan skal etableres De handlingsplanelementer, der planlægges gennemført i skoleåret skal gennemføres. Rapport SEP14 Rapport SEP14 Rapport SEP14 Rapport SEP14 Underskrevet på bestyrelsens vegne, den 25. september 2013 Leif Bille, formand Eva Bertelsen, næstformand Peter Zinckernagel, rektor BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 9 af 29

10 BILAG TIL PUNKT 2 Bestyrelser for Institutioner for erhvervsrettet uddannelse Almene gymnasier Private gymnasier, studenterkurser m.v. Voksenuddannelsescentre Bemyndigelse til at indgå resultatkontrakter med institutionens øverste leder og øvrige ledere, samt retningslinjer herfor Ministeriet for Børn og Undervisning bemyndiger med dette brev bestyrelsen til at indgå resultatkontrakt med institutionens øverste leder. Ministeriet for Børn og Undervisning bemyndiger desuden bestyrelsen til at udbetale engangsvederlag for merarbejde og en særlig indsats. Denne bemyndigelse ophæver tidligere givne bemyndigelser til at anvende resultatkontrakter og engangsvederlag for merarbejde og en særlig indsats. Bemyndigelsen fastlægger de nærmere retningslinjer, rammer og vilkår, inden for hvilke bestyrelsen uden forudgående godkendelse fra ministeriet kan indgå aftaler om resultatkontrakter og engangsvederlag for merarbejde og en særlig indsats. Retningslinjerne indebærer en høj grad af lokal dispositionsadgang for den enkelte bestyrelse. Det er bestyrelsen, der beslutter, om den vil benytte både basis- og ekstrarammen eller kun basisrammen. Bestyrelsen kan også beslutte ikke at indgå resultatkontrakt med øverste leder. Forholdet mellem basisrammen og en ekstrarammen er justeret en smule i forhold til tidligere. Dette skyldes, at ministeriet ønsker at inspirere til at bestyrelserne bruger resultatkontrakten til drage nytte af, at aftalebindingerne på lærernes arbejdstid er væk. Bestyrelsen bemyndiges ligeledes til at indgå resultatkontakt og udbetale engangsvederlag for merarbejde/ særlig indsats med institutionens øvrige ledere. Bestyrelsen beslutter, hvilken model for resultatløn for øvrige ledere der er mest hensigtsmæssig for institutionen. Bestyrelsen kan således beslutte sig for samme model til øvrige ledere, som benyttes for øverste leder. Dette er dog ikke obligatorisk. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 10 af 29

11 Ledere af grundskoleafdelinger er ikke omfattet af denne bemyndigelse. 1. Formål med resultatkontrakten Resultatkontrakten med den øverste leder skal tjene følgende overordnede formål: Den skal fungere som et styringsredskab for bestyrelsen Den skal understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om fastsættelse og gennemførsel af væsentlige lang- og kortsigte målsætninger Den skal skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater. 2. Basisramme og ekstraramme Der er mulighed for at indgå resultatkontrakt indenfor to økonomiske rammer: En basisramme og en ekstraramme. Det er et generelt krav, at målene i resultatkontrakten forudsætter en ekstra indsats af den pågældende leder. Ligeledes er det et krav, at resultatkontraktens indsatsområder vedrører institutionens væsentlige og aktuelle udfordringer. For de aftalte indsatsområder skal kontrakten indeholde konkrete mål for lederens indsats. Målene skal være formuleret præcist og gennemskueligt, så det er tydeligt og forståeligt, også for tredjemand, hvorledes mål- opfyldelse af kontrakten evalueres. Det skal nedfældes i kontrakten, hvordan hvert enkelt indsatsområde vil blive målt efter endt kontraktperiode. Det skal kunne konstateres objektivt og målbart om et mål er opfyldt, delvist opfyldt eller slet ikke opfyldt. Det vil ofte være vanskeligt at dokumentere målopfyldelse, hvis ikke der er taget stilling til evalueringsmetoderne i kontrakten Det er bestyrelsens ansvar, at kontrakten formuleres, således at målene kan evalueres. Der er knyttet følgende retningslinjer og krav til brugen af de to økonomiske rammer. 2.1 Basisrammen: Bestyrelsen bestemmer, hvilke indsatsområder der skal indgå i basisrammen. Indsatsområderne skal afspejle institutionens udfordringer, kortsigtede som langsigtede, jf. ovenfor. 2.2 Ekstrarammen: Til ekstrarammen er der knyttet tre krav: Indsatsområderne skal indeholde krav om markante resultater, som fører til synlige ændringer for institutionen. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 11 af 29

12 Blandt indsatsområderne i ekstrarammen skal indgå målsætninger om Et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid sammen med eleverne ved undervisning eller andre læringsaktiviteter. En målrettet indsats mod frafald. Begge indsatsområder skal indgå i kontrakter, hvori ekstrarammen benyttes. Bestyrelsen bestemmer indsatsområderne efter dialog og aftale med lederen. Det er bestyrelsens ansvar at vurdere, hvilke opgaver, udover de nævnte, som egner sig til ekstrarammen. 3. Økonomiske rammer Bestyrelsen kan indgå resultatkontrakt indenfor nedenstående økonomiske rammer. Beløbene er alle i aktuelt niveau og skal ikke fremskrives. Antal årselever Basisramme Ekstraramme I alt < Den maksimale udbetaling af resultatløn må ikke overstige 25 pct. af lederens samlede faste løn (grundløn + varige tillæg). Institutionen skal afholde udgifterne til resultatløn inden for institutionens normale budget. Der følger således ikke yderligere tilskud med bemyndigelsen til at anvende resultatløn. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 12 af 29

13 3.1 Specielt for institutioner, som udbyder AMU, hf-enkeltfag, FVU, AVU og ordblindeundervisning. For at tage højde for den større administrative ledelsesopgave, der er forbundet med håndtering af årselever, der består af flere cpr-numre, kan institutioner med aktive udbud af AMU, hf-enkeltfag, FVU, AVU og ordblindeundervisning vægte årselever fra disse uddannelser, jf. nedenstående skema. Øvrige elever vægter med 1. Udbud Vægtning AMU 4 Hf-enkeltfag 1,5 FVU 3 AVU 1,5 Ordblindeundervisning Pension Der er mulighed for at aftale lokalt, at resultatlønnen og/eller engangsvederlaget for merarbejde/ særlig indsats skal være pensionsgivende. I så fald reduceres beløbet til udmøntning af resultatkontraktens ramme og engangsvederlaget for merarbejde/særlig indsats med pensionsprocenten. Nedenstående eksempel illustrerer forholdet udmøntning og pensionsprocent. Udmøntning Pensionspct. Resultatløn ex. Pension Pensionsbidrag , Øvrige rammer, vilkår og anbefalinger 4.1 Revisors opgaver Institutionens revisor skal påse, at nærværende retningslinjer overholdes. Dette gælder både udbetalinger og øvrige regler. Eksempelvis skal revisor påse, at kravene til indgåelse af resultatkontrakt indenfor ekstrarammen, opfyldes. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 13 af 29

14 Revisors opgaver i relation til resultatkontrakten er indføjet på ministeriets revisortjeckliste. 4.2 Offentliggørelseskrav Ministeriet for Børn og Undervisning ønsker mest mulig inddragelse af medarbejdere og offentlighed omkring arbejdet med resultatkontrakter. Følgende elementer af resultatkontrakter skal derfor offentliggøres på institutionens hjemmeside: Kontraktens indsatsområder, herunder mål Bestyrelsens vurdering af målopfyldelsen af de enkelte mål Den endelige udmøntning af resultatkontrakten udtrykt i procent. 4.3 Bestyrelsens opgaver i forbindelse med kontrakten Det er bestyrelsen, der bemyndiges til at indgå resultatkontrakt med den øverste leder og til at indgå aftaler med institutionens øvrige ledere. Det forventes dog, at bemyndigelsen til at indgå resultatkontrakt med institutionens øvrige ledere videredelegeres til institutionens øverste leder, med mindre særlige lokale forhold taler væsentligt herimod. Ved kontraktindgåelse med den øverste leder fastlægger bestyrelsen efter aftale med lederen både aftalens økonomiske ramme, indsatsområder og mål for lederens indsats. Efter endt periode drøftes det forgangne års resultatopfyldelse i bestyrelsen efter dialog med lederen. Den samlede bestyrelse træffer derpå uden lederens tilstedeværelse beslutning om størrelsen af den endelige udbetaling på baggrund af målopfyldelsen. Beslutningen herom er alene bestyrelsens. Det forudsættes, at bestyrelsen selvstændigt skal vurdere og begrunde graden af målopfyldelse, og at en tilfredsstillende præstation ikke nødvendigvis skal medføre en maksimal udbetalingsgrad. En udbetalingsgrad på 100 pct. forventes således kun i ganske særlige tilfælde. For skoler med høje udbetalingsprocenter forventer ministeriet, at der er progression i det følgende års målfastsættelse, således at ambitionsniveauet hæves. 4.4 Krav om dokumentation Ministeriet prioriterer højt, at bestyrelserne har en høj grad af lokal dipositionsadgang. Med denne frihed følger ansvaret for, at bestyrelsens arbejde følger retningslinjerne i øvrigt, og at dette arbejde er veldokumenteret. Således skal bestyrelsens beslutninger i relation til kontrakten og den efterfølgende evaluering kunne dokumenteres i form af BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 14 af 29

15 bestyrelsesreferater. Eksempelvis skal det kunne dokumenteres, hvorfor et mål er opfyldt, delvist opfyldt eller ikke opfyldt. 5. Indberetning til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Det er Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, som fører tilsyn med bemyndigelsens og retningslinjernes overholdelse. Til brug for tilsynet skal institutionerne indberette følgende oplysninger om resultatkontraktens udmøntning til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen: Institutionsnavn, institutionsnummer og institutionstype Antal årselever fordelt på uddannelser, jf. afsnit 3.1 Basisrammens kontraktbeløb Basisrammens udbetalingsprocent Ekstrarammens kontraktbeløb Ekstrarammens udbetalingsprocent Frister for indberetning: Senest 15. oktober for institutioner, hvor kontrakten følger skoleåret Senest 15. marts for institutioner, hvor kontrakten følger kalenderåret 5.1 Ny procedure for indberetning til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Hidtil er ovennævnte oplysninger blevet indberettet til styrelsen pr. mail. Som noget nyt skal oplysningerne fremover indberettes på et elektronisk indberetningsskema. Institutionen vil modtage en mail med link til det elektroniske indberetningsskema, hvori de nævnte oplysninger skal indtastes. Mailen med linket til indberetningsskemaet vil blive sendt til institutionens hovedmailadresse hhv. d. 20. august og d. 20. januar. 6. Tilsyn Som led i det almindelige tilsyn og med henblik på fortsat forbedring af resultatkontrakterne, vil Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen bede et antal institutioner om deres resultatkontrakter samt anden dokumentation for deres anvendelse af resultatløn efter kontraktperioden. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 15 af 29

16 På den baggrund vurderes det, hvorvidt resultatkontrakten anvendes efter sit formål, og i øvrigt overholder retningslinjerne. Ved konstatering af særlig mangelfuld eller uhensigtsmæssig anvendelse af resultatlønskonceptet vil konsekvensen være, at styrelsen tilbagekalder institutionens bemyndigelse til at indgå resultatkontrakter. 7. Varighed og frister for indgåelse af resultatkontrakter Resultatkontraktens indgåelse: Senest 1. november for kontrakter der følger skoleåret 2013/14. Fristen for de følgende skoleår er 1. oktober Senest 1. marts for institutioner, hvor kontrakten følger kalenderåret En resultatkontrakt løber almindeligvis i 12 måneder. Afvigelse fra dette kræver godkendelse fra Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. 8. Engangsvederlag for merarbejde/ særlig indsats Bestyrelsen kan udbetale engangsvederlag for eventuelt merarbejde/ en særlig indsats. Det er bestyrelsen, som tager stilling til omfanget og honoreringen af eventuelt merarbejde og den særlige indsats. Bestyrelsen kan udbetale op til kr. årligt til ledere for merarbejde/ særlig indsats (aktuelt niveau). Bestyrelsen kan ikke udbetale beløb som overstiger dette uden forudgående godkendelse fra ministeriet. Der er tale om et værktøj, som kan bruges til at belønne varetagelsen af uforudsete opgaver eller opnåelse af ekstraordinære resultater. Denne bemyndigelse kan således ikke bruges som belønning for almindelig veludført arbejde. Ligeledes kan bemyndigelsen ikke bruges til at udligne lønmæssige forskelle internt i organisationen. Det forudsættes, at det normalt er institutionens øverste leder, som tager stilling til eventuel honorering af merarbejde eller en særlig indsats for institutionens øvrige ledere. 9. Resultatkontrakter for øvrige ledere Det anbefales generelt at anvende resultatkontrakter for hele institutionen for yderligere at understøtte formålene. Resultatlønsordningen begrænser ikke mulighederne for at anvende resultatbaseret løn i hele organisationen, såfremt det ønskes. Der er ikke fastsat økonomiske rammer for øvrige lederes resultatløn, men niveauet skal dog afspejle institutionens hierarki og målenes karakter. Det gælder i denne forbindelse, at udbetaling af resultatløn ikke må overstige 25 pct. af pågældende leders faste løn (grundløn plus faste tillæg). BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 16 af 29

17 10. YDERLIGERE INFORMATION OG KONTAKTOPLYSNINGER Yderligere oplysninger og eventuelle aktuelle oplysninger vil fremgå af ministeriets hjemmeside: Generelt kan henvises til Finansministeriets vejledning om resultatløn i publikationen Ansvar for styring vejledning om styring fra koncern til institution, februar Kontaktpersoner Spørgsmål vedrørende retningslinjerne og rammerne kan rettes til specialkonsulent Michael Rosenørn de la Motte tlf , michael.rosenoern.de.la.motte@uvm.dk Spørgsmål vedrørende tilsyn og indberetninger kan rettes til fuldmægtig Lars Held tlf , lars.held@ktst.dk Med venlig hilsen Michael Rosenørn de la Motte Specialkonsulent Direkte tlf Michael.Rosenoern.de.la.Motte@uvm.dk BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 17 af 29

18 BILAG TIL PUNKT 3 Vi indstiller, at Bestyrelsen diskuterer budgetskitsen og rammerne for det fortsatte budgetarbejde for 2014, herunder er det væsentlig, at bestyrelsen tager stilling til balancen mellem konsolidering og udvikling. Hvilke vilkår ligger til grund for budgetskitse 2014: Effektiviseringer er et vilkår set ud fra at; Der i FL14 er lagt op til en taxameterreduktion Der er lagt op til en 2-årig 2% s grønhøster-model Der i forbindelse med konsolidering og udvikling skal skabes et vist overskud, gerne en procentandel Forudsætninger for Budgetskitse 2014; Vi har regnet med et uændret årskursisttal på 880 årskursister. Resultatkrav: Vi gør opmærksom på at det medsendte materiale er en budgetskitse og ikke er et egentlig budgetforslag, men er baseret kvalificerede økonomital, som tager højde for den forventede taxameterreduktion på op til 4%. Ledelsen mener det vil være tilrådeligt med en højere overskudsprocenten for at styrke skolens robusthed. I det videre budgetarbejde vil vi analysere om det vil være muligt at sætte et mål 5% i overskud. Det er bl.a. i den forbindelse, at vi ønsker, at bestyrelsen tager stilling til balancen mellem konsolidering og udvikling. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 18 af 29

19 BILAG TIL PUNKT 3 Budgetskitse 2014 Indtægter Taxametertilskud, undervisning Grundtilskud AF/Komm. køb af uddannelse Salg af tjenesteydelser, indt Deltagerbetaling I alt Regulering - 2% grønthøster og 2% taxameter Ny Indtægter alt Omkostninger Personaleomkostninger (løn) Husleje øvrige Omkostninger Omkostninger i alt Resultatopgørelse i alt svarende til 2,3 % BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 19 af 29

20 BILAG TIL PUNKT 4 Kopi af institutionens vedtægter Vedtægt for VUC Hvidovre-Amager Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1. VUC Hvidovre-Amager er en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning med hjemsted i Hvidovre Kommune, Region Hovedstaden, og omfattet af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Institutionens CVR-nummer er Stk. 2. Institutionen varetager opgaven som voksenuddannelsescenter for det geografiske område, der er beskrevet i det til enhver tid gældende brev fra Undervisningsministeriet herom, der vedhæftes vedtægten. 2. Institutionen er oprettet den 1. januar 2007 ved VUC Syd's overgang fra at være en amtskommunal institution til en selvejende institution, jf. 14, stk. 4, i lov nr. 590 af 24. juni 2005, som ændret ved 64, nr. 2, i lov nr. 575 af 9. juni Institutionens formål er i overensstemmelse med lovgivningen at sikre udbud af almen voksenuddannelse, forberedende voksenundervisning og ordblindeundervisning for voksne i det geografiske område, der er nævnt i det i 1, stk. 2, nævnte brev fra Undervisningsministeriet. Institutionen kan endvidere i overensstemmelse med dens udbudsgodkendelser og lovgivningen udbyde gymnasiale uddannelser. Institutionens aktuelle udbud af uddannelser fremgår af det til vedtægten vedhæftede bilag med bestyrelsens underskrifter. Stk. 2. Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne, jf. stk. 1, gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom. Kapitel 2: Bestyrelsens sammensætning 4. Institutionen ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen 2 medlemmer BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 20 af 29

21 uden stemmeret. Medlemmer med stemmeret skal være myndige. Stk. 2. Bestyrelsen sammensættes således: 1) 5 udefrakommende medlemmer: 1 medlem der udpeges af region Hovedstaden 1 medlem der udpeges af Organisationen UC2, CVU København og Nordsjælland 2 medlemmmer udpeges ved selvsupplering. Efter indstilling fra forstander udpeger bestyrelsen de selvsupplerende medlemmer. 1 medlem, der udpeges af kommunalbestyrelserne i regionen i forening. 2) 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret, der udpeges af kursistrådet blandt deltagere i uddannelse ved institutionen. Kursistrådet tager ved udpegningen stilling til, hvilket medlem, som er fyldt 18 år, der har stemmeret. 3) 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret, der udpeges af og blandt institutionens medarbejdere. Medarbejderne tager ved udpegningen stilling til, hvilket medlem der har stemmeret. Stk. 3. Bestyrelsen bør have en ligelig sammensætning af kvinder og mænd. Stk. 4. Medarbejdere og deltagere i uddannelse ved institutionen kan ikke efter stk. 2, nr. 1, udpeges som udefrakommende medlemmer af bestyrelsen. Stk. 5. Institutionens leder, jf. 15, der er bestyrelsens sekretær, deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret. 5. Blandt de udefrakommende medlemmer, jf. 4, stk. 2, nr. 1, skal der være medlemmer, der har erfaring fra erhvervsskolesektoren. Stk. 2. De udefrakommende medlemmer udpeges i deres personlige egenskab og skal tilsammen have erfaring med uddannelsesudvikling, kvalitetssikring, ledelse, organisation og økonomi, herunder vurdering af budgetter og regnskaber samt uddannelseskvalitet. Vedtægt for VUC Hvidovre-Amager Side 2 6. Bestyrelsens funktionsperiode er 4 år løbende fra førstkommende 1. maj efter, at valg til kommunalbestyrelser BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 21 af 29

22 har været afholdt. Stk. 2. Ingen kan udpeges til bestyrelsen efter det fyldte 70. år. Stk. 3. Genudpegning kan finde sted. For medlemmer, der er udpeget ved selvsupplering, kan genudpegning dog kun finde sted én gang. Stk. 4. Hvis et medlem ikke længere opfylder betingelserne for at være medlem, jf. 17 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., skal medlemmet udtræde af bestyrelsen øjeblikkeligt. Den udpegningsberettigede skal hurtigst muligt udpege et nyt medlem for den resterende del af funktionsperioden. Kapitel 3: Bestyrelsens opgaver og ansvar 7. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionen. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på langt sigt samt godkender budget og regnskab. 8. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for institutionens drift, herunder for forvaltningen af de statslige tilskud. Stk. 2. Bestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for institutionens økonomiske forpligtelser. For bestyrelsens medlemmer gælder dansk rets almindelige erstatningsregler. 9. Bestyrelsen skal forvalte institutionens midler, så de blive til størst mulig gavn for institutionens formål. Inden for dette formål og under de vilkår, der er fastlagt i lovgivningen eller i medfør af denne, disponerer bestyrelsen frit ved anvendelse af de statslige tilskud og øvrige indtægter under ét. Stk. 2. Institutionens midler anbringes med undtagelse af nødvendig kassebeholdning efter bestemmelserne i 21, stk. 3 og 4, i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Stk. 3. Alle værdipapirer tilhørende institutionen skal være noteret i institutionens navn. 10. Bestyrelsen ansætter og afskediger institutionens leder og godkender efter indstilling fra lederen ansættelse og BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 22 af 29

23 afskedigelse af institutionens øvrige personale. Stk. 2. Bestyrelsen skal følge de af finansministeren fastsatte eller aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, herunder om pensionsforhold, for det personale, der er ansat ved institutionen. 11. Bestyrelsen udpeger institutionens interne revisor og foretager revisorskift under iagttagelse af 42, stk. 3, 2. pkt., og 43 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Stk. 2. Bestyrelsen underretter Undervisningsministeriet og rigsrevisor om den udpegede interne revisor og om skift af intern revisor. Kapitel 4: Bestyrelsens arbejde 12. Bestyrelsen vælger blandt de udefrakommende medlemmer, jf. 4, stk. 2, nr. 1, sin formand og næstformand. Stk. 2. Formanden - og i dennes fravær næstformanden - indkalder til og leder bestyrelsens møder. Der afholdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom. Stk. 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed, jf. dog stk. 4. I tilfælde af stemmelighed er formandens - og i dennes fravær næstformandens - stemme afgørende. Stk. 4. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræves, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor. Stk. 5. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. Stk. 6. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 23 af 29

24 tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere, kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Vedtægt for VUC Hvidovre-Amager Side Der kan ydes bestyrelsens medlemmer et særskilt vederlag efter de af Undervisningsministeriet fastsatte regler herom. Stk. 2. Bestyrelsesmedlemmernes rejseudgifter og øvrige udgifter i forbindelse med hvervet afholdes af institutionen efter reglerne om godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i staten. 14. Bestyrelsen fastsætter en forretningsorden for sit virke. Forretningsordenen skal som minimum fastlægge: 1) Retningslinjer for formandens og næstformandens rolle. 2) Retningslinjer for arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og institutionens leder. 3) Retningslinjer for bestyrelsens tilsyn med institutionens leder. 4) Retningslinjer for bestyrelsens opfølgning på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på langt sigt. 5) Retningslinjer for bestyrelsens drøftelser om bestyrelsens kompetenceprofil. 6) Bestyrelsens pligt til at tage stilling til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering. 7) Bestyrelsens pligt til at fastlægge institutionens løn- og personalepolitik. 8) Bestyrelsens pligt til at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver. 9) Bestyrelsens pligt til at følge op på planer, interne og eksterne evalueringer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater, likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme m.v. 10) Bestyrelsens pligt til at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse. 11) Bestyrelsens pligt til at gennemgå institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 24 af 29

25 herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra. 12) Bestyrelsens pligt til at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision. 13) Bestyrelsens pligt til at opstille procedurer, der sikrer, at Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning, for at føre tilsyn med og følge op på institutionens udvikling. Kapitel 5: Institutionens daglige ledelse 15. Institutionens leder har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden over for bestyrelsen. Stk. 2. Lederen skal efter retningslinjer fastsat af bestyrelsen årligt til bestyrelsens afgive forslag om det årlige budget og planlægningen af institutionens uddannelser og tilknyttende aktiviteter. Kapitel 6: Tegningsret 16. Institutionen tegnes af bestyrelsens formand og institutionens leder i forening eller af en af disse i forening med bestyrelsens næstformand. Kapitel 7: Regnskab og revision 17. Institutionens regnskabsår er finansåret. Stk. 2. Institutionens regnskaber revideres af Rigsrevisionen i henhold til 2, stk. 1, i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. Undervisningsministeren og rigsrevisor kan i henhold til 9 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. aftale, at revisionsopgaver varetages i et nærmere fastlagt samarbejde mellem Rigsrevisionen og den i 11 nævnte interne revisor. Stk. 3. Ved regnskabsårets afslutning udarbejder institutionen i overensstemmelse med regler fastsat af undervisningsministeren en årsrapport. Institutionens regnskabsføring skal følge de regler, der er fastsat af undervisningsministeren, og en regnskabsinstruks godkendt af bestyrelsen. Stk. 4. Årsrapporten underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af institutionens leder. I forbindelse med indsendelse af årsrapporten skal bestyrelsesmedlemmerne afgive en erklæring på tro og love om, at de opfylder BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 25 af 29

26 betingelserne for at være medlem af bestyrelsen, jf. 17 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Vedtægt for VUC Hvidovre-Amager Side 4 Kapitel 8: Nedlæggelse 18. Beslutning om nedlæggelse af institutionen træffes af undervisningsministeren, jf. 5, stk. 1, i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Stk. 2. Ved institutionens nedlæggelse forestås likvidationen af et likvidationsudvalg på 3 medlemmer, der udpeges af bestyrelsen. Institutionens bestyrelse fungerer, indtil likvidationsudvalget er nedsat. 19. Nettoformuen, opgjort på likvidationstidspunktet, tilfalder statskassen, jf. 5, stk. 3, i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Kapitel 9: Ikrafttrædelse mv. 20. Denne vedtægt træder i kraft ved undervisningsministerens godkendelse, der gives med virkning fra den 1. januar Den midlertidige bestyrelse fortsætter indtil en bestyrelse er udpeget i henhold til 4, stk. 2, for perioden indtil den første ordinære funktionsperiode begynder, jf. 6, stk. 1. Stk. 2. Vedtægten kan ikke ændres uden undervisningsministerens godkendelse. Det påhviler bestyrelsen til enhver tid at ajourføre det i 3, stk. 1, 3. pkt., nævnte bilag. Således vedtaget på bestyrelsesmødet den BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 26 af 29

27 BILAG TIL PUNKT 4 Bekendtgørelse af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. UDDRAG Kapitel 4 Institutionernes ledelse 16. Institutionen ledes af en bestyrelse. Stk. 2. Bestyrelsen består af 6-10 medlemmer, jf. dog stk. 8. Flertallet af medlemmer skal være udefrakommende, primært fra den enkelte institutions lokalområde. Bestyrelsernes funktionsperiode er på 4 år og følger normalt valgperioden for kommuner. Stk. 3. Bestyrelsens medlemmer skal tilsammen have kompetencer, der bidrager til at fremme institutionens aktuelle og fremadrettede virke. 1 medlem udpeges af kommunalbestyrelserne i regionen i forening. De øvrige udefrakommende medlemmer udpeges i deres personlige egenskab og skal tilsammen have erfaring med uddannelsesudvikling, kvalitetssikring, ledelse, organisation og økonomi, herunder vurdering af budgetter og regnskaber. I bestyrelserne for institutioner for uddannelsen til studentereksamen og institutioner for uddannelsen til højere forberedelseseksamen skal der være udefrakommende medlemmer, der har erfaring fra erhvervsliv, grundskolesektor og den videregående uddannelsessektor. I bestyrelsen for et voksenuddannelsescenter skal der tillige være 1 udefrakommende medlem, der har erfaring fra erhvervsskolesektoren. Stk. 4. Af og blandt institutionens medarbejdere udpeges 2 medlemmer til bestyrelsen, af hvilke det ene har stemmeret. Institutionens elevråd eller kursistråd udpeger 2 medlemmer til bestyrelsen, af hvilke det ene har stemmeret. Eleven eller kursisten, der har stemmeret, skal være myndig. Medarbejderudpegede bestyrelsesmedlemmer er beskyttet mod afskedigelse og anden forringelse af forholdene på samme måde som tillidsrepræsentanter inden for vedkommende eller tilsvarende område. Stk. 5. Bestyrelsen vælger en formand blandt de udefrakommende medlemmer. Stk. 6. Der kan ydes vederlag til medlemmerne af bestyrelsen, herunder til medlemmer uden stemmeret, efter regler, der fastsættes af undervisningsministeren efter forhandling med finansministeren. Stk. 7. Institutionens leder er bestyrelsens sekretær og deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. Stk. 8. Undervisningsministeren kan i særlige tilfælde tillade, at bestyrelsen består af mere end 10 medlemmer. Ved institutionssammenlægninger, i hvilke en institution for erhvervsrettet uddannelse indgår, og som godkendes efter denne lov, består bestyrelsen i den fortsættende institution af 6-12 medlemmer. I en overgangsperiode på 4-8 år kan undervisningsministeren tillade, at den fortsættende institution kan have mere end 12 medlemmer. 17. Følgende personer kan ikke være medlemmer af bestyrelsen: 1) Personer, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen. 2) Medlemmer af bestyrelsen i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen, eller som kontrollerer udlejer af ejendomme m.m. til institutionen. 3) Advokater, revisorer eller lignende rådgivere for personer, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen, eller for fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer ejendomme til institutionen. 4) Ansatte i ledende stillinger hos personer, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen, eller i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen. Stk. 2. Er lejeforholdet af uvæsentligt omfang, finder stk. 1, nr. 1-4, ikke anvendelse. Undervisningsministeren fastsætter regler herom. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 27 af 29

28 BILAG TIL PUNKT 5 Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal København K. Att.: Revisor Ole Sten Volder 18. november 2013 Redegørelse for status for implementeringen af initiativerne for en effektiv regnskabsfunktion på VUC Hvidovre -Amager. Der henvises til møderne mellem Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen og VUC Hvidovre- Amager den 19. april 2013, den 22. maj 2013 samt referaterne fra disse møder, herunder handlingsplanen af 3. maj Fsva. Handlingsplanen af 3. maj 2013: Der er pr. 7. oktober 2013 fastansat en Administrationschef med relevant uddannelse og erfaring på højt niveau. Skolen var tidligere på året tæt på at få ansat en administrationschef, men dette viste sig ikke at kunne lade sig gøre. Der er pr. 25. november 2013 ansat en yderligere økonomicontroller med uddannelse på BA-niveau og erfaring med økonomistyring. Der er etableret en controllerstilling som i samarbejde med Revisionen v. Søren Jensen (Deloitte) gennemgår og systematiserer procedurerne for, at de kvartalsvise aktivitetsindberetninger er indberettet rettidigt og uden fejl. Vi vurderer, at skolen har løftet kvaliteten for aktivitetsindberetningerne og vi vil fortsætte dette kvalitetsløft i procedurerne. Disse procedurerne vil løbende blive fulgt og tilrettet, såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt. De seneste måneder har vi haft en meget tæt opfølgning og resten af året fortsætter opfølgningen. Fra januar 2014 er det planlagt at starte faste månedlig opfølgninger. Det kan nævnes, at skolen i 1. kvartal 2014 vil overgå til elektronisk workflow med betaling af fakturaer, hvilket vil være medvirkende til hurtigere og bedre økonomisk overblik. Bestyrelsen modtager kvartalsvis en budget- og regnskabsopfølgningsrapport. BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 28 af 29

29 Det har været afholdt et møde med revisor, hvor fokus var at få udarbejdet en plan for den videre proces. Det vurderes på baggrund af ovennævnte, at skolen har etableret en sikker og effektiv regnskabsfunktion, således skolen fremover overholder love og regler og kan fremvise et oplyst regnskab. Nærværende redegørelse er bilagt en vurdering fra stat.aut. revisor Søren Jensen (Deloitte), vedr. den etablerede regnskabsfunktion, herunder hensigtsmæssigheden af de etablerede procedurer og planerne for forbedringer. Med venlig hilsen Peter Zinckernagel Rektor BM 26NOV13 Dagsorden med indstillinger Side 29 af 29