Problemstilling: Ordrestørrelsen bliver mindre men der kommer flere ordrer, der skal tastes

Transkript

1 Problemstilling: Ordrestørrelsen bliver mindre men der kommer flere ordrer, der skal tastes Har du overvejet andre muligheder for at modtage virksomhedens ordrer? Det kunne f.eks. være vha. EDI, XML eller e-handel Herved sparer du en masse tid, fordi systemet automatisk modtager alle ordrerne. Har din virksomhed eksempelvis 100 ordrer om dagen, og det tager ca. 5 min. pr. ordre, vil virksomheden, ved bare at flytte 40 % over på EDI eller XML, kunne spare 40 * 5 = 3 timer og 20 min. pr. dag eller 700 timer årligt. Det er tid, der i langt de fleste virksomheder nemt kan finde anvendelse andre steder. Vi er gået fra 7 til 4 i salgsafdelingen, fordi vi har automatiseret bestillingerne af varer via vores webshop. Carsten Sørensen, adm. direktør, Pagunette Systemet er enkelt bygget op, og vi har selv komponeret brugerflade osv., så kunderne let kan gå ind og klikke på billederne af produkterne, læse informationer, tjekke tidligere ordrer og bestille. Morten Broch, salgog marketingchef, Cenger

2 Problemstilling: Kundespørgsmål om leveringer koster ekstra ressourceforbrug Kunder ringer ofte med spørgsmål til deres levering. For at imødekomme denne tidskrævende opgave er det en mulighed at anvende track & trace. Herved sender man ved afsendelsen af varen et link til kunden, hvor kunden selv kan se, hvor langt pakken er nået hos fragtmanden. Et vigtigt element er vores track and trace-funktion, hvor kunderne har mulighed for at følge deres vare fra os via transportørerne Danske Fragtmænd og Schenker. Mikael Rasmussen, projektleder, Uno-X På denne måde undgår man at skulle bruge tid på at modtage opkald fra kunder og finde de rette informationer i systemet. Linket kan samtidig være tilgængeligt i e-handel og i ERPsystemet så sparer man tid, fordi man undgår at skulle finde fragtsedler og ringe til fragtfirmaer. Når varerne er sendt, kan vi følge dem helt frem til modtageren via opkobling til track and trace-systemerne hos vores transportører, DHL og FedEx. Rico Hermann, økonomidirektør, ProDesign

3 Problemstilling: Leveringstider på jeres indkøbsordrer bliver ikke opdateret i tide Kunderne (og sælgerne) vil ofte gerne vide præcis, hvornår varen bliver leveret derfor er dette en vigtig opgave i indkøbsafdelingen. Men det tager ofte lang tid at få fat i disse informationer, fordi leverandørerne ikke altid er lige gode til at melde ordrebekræftelsesdatoer hurtigt tilbage. En mulig løsning på dette problem kan være et system, som automatisk pr. ordrelinje rykker for leveringstid efter en individuel tidsplan, f.eks. 24 timer efter afsendelse af indkøbsordre. Et sådant system vil spare indkøbsafdelingen for meget tid, fordi de ikke behøver at holde øje med og styr på ændrede leveringstider samt evt. ringe til leverandørerne for at rykke for disse. Samtidig kunne ændringen af leveringstiden også automatisk opdateres på den reserverede salgsordre, således at sælgerne også er opdaterede. Det er yderligere en mulighed, at systemet automatisk sender s med ændrede leveringstider til kunderne. Vi har et system med automatiske rykkere til leverandørerne, hvis de overskrider leveringsfristerne til os med mere end 48 timer. Tidligere skulle vi sidde og ringe rundt til fabrikkerne og ringe videre til kunderne. Det er heldigvis slut med det, for med det automatiske rykkersystem vi har fået lavet i Visma Business, får leverandørerne klar besked om vores behov, vi kan give klar besked til butikkerne, og de kan give klar besked til deres kunder om, hvornår deres gardintekstiler ankommer. Carsten Sørensen, adm. direktør, Pagunette

4 Problemstilling: Fejlpluk på lageret som koster tid og penge at rette Det er dyrt at fejle Når en ordre er blevet plukket forkert på lageret og skal leveres om, koster det bl.a. både ekstra tid i salgsafdelingen og ekstra tid til at pakke om på lageret samt penge til ny fragt. Som en løsning på dette problem kunne stregkoder være en mulighed. Ved at indføre stregkoder på lageret reduceres mængden af fejl, og samtidig mindskes omkostningerne - det går både hurtigere at modtage og plukke varerne. Vi har et integrationsmodul til transportørerne. Fragtlabels printes ud med stregkode, der scannes af en stregkodelæser, så vi har alle informationer om pakken, afsendelsestidspunkt osv. i Visma Business. Reto Sørensen, økonomichef, Henning Stæhr Når varerne plukkes, indscanner lagermedarbejderen samtidig den pågældende vares stregkode. Vi har indført systemet med stregkoder for to år siden, og det betyder, at vi har reduceret vores fejl betragteligt. Rico Hermann, økonomidirektør, ProDesign

5 Problemstilling: Mange små ordrer kræver mange skridt på lageret og flere ressourcer Virksomheder sælger ofte efter 80/20-reglen Dvs. at 80 % af vores ordrer går på 20 % af vores varer. Det betyder, at der bruges tid på at hente den samme vare igen og igen denne tid kan optimeres. Det kan f.eks. ske ved at anvende samlepluk, som foregår ved at tage f.eks. 30 ordrer af 10 linjer og hente disse i ét pluk og derefter fordele dem ud på de forskellige ordrer. Samtidig får den samme leveringsadresse kun en levering i stedet for flere forskellige. Lageret hos Prodesign indeholder ca forskellige varer, så det er meget vigtigt, at plukningen foregår efter en nøje tilrettelagt planlægning, ellers kan lagerpersonalet nemt risikere at spilde kostbar tid på at løbe planløst frem og tilbage. Alt det tager Visma Business højde for i pluklisterne, der altid har udgangspunkt i logistikken og placeringen på lageret.

6 Problemstilling: Information til og fra fragtmænd er tidskrævende Det kan være tidskrævende at få information til og fra fragtmænd. En løsning, der sparer tid, kan være et system, hvor der ved afslutning af ordre/færdigpakning automatisk udskrives følgeseddel, pakkelabel, bestilling af fragt, stregkode til pakkelabel og evt. faktura. Endvidere sendes automatisk et track & trace-link til kunden og til ERP-systemet. Tager det eksempelvis 5 minutter pr. pakke at lave fragtlabel, vil man med 100 pakker om dagen spare 100 * 4 minutter svarende til over seks timer hver dag. Via en sammen-kobling med Post Danmarks edi-system, Win edi, printes der pakkelabels, og edi-data bliver overført til Post Danmark. Der printes automatisk en faktura, og når dagens ordrer er ekspederet, generes en samlefaktura. Vi sparer mange ressourcer i forhold til før, og antallet af fejl er reduceret til et absolut minimum. Morten Broch, salg- og marketingchef, Cenger

7 Problemstilling: Standardrapportering giver standardsvar, men ikke svar på nye spørgsmål En løsning, der giver brugeren fleksibilitet i udarbejdelse af rapportering samt mulighed for at stille what ifspørgsmål, som kan give svar på spørgsmål, vi ikke kendte i går. Større fleksibilitet betyder endvidere, at brugeren selv og uden dyre konsulentregninger kan udarbejde den rigtige rapportering på aktuelle spørgsmål, og derved kan brugeren bruge tiden på at analyse data, i stedet for blot at rapportere dem. - Godt overblik over datagrundlaget, baseret på en overskuelig og åben databasemodel - Brugervenligt rapporteringsværktøj, nemt at bruge - Mulighed for at bruge flere what if-parametre samt drilldown-mulighed i analysedelen, som kan give svar på trends mv. Jeg henter konstant, hurtigt og nemt data fra Visma Business via BI systemet, f.eks. øjebliksbilleder af salgsindsatsen for hver enkelt af vores 60 sælgere. Vi kan straks spørge sælgeren, hvorfor han f.eks. har svært ved at sælge i øjeblikket og sætte løsninger ind. Rico Hermann, økonomidirektør, ProDesign Nu har vi fået lys på, hvor vi tjener penge, og hvor vi slet ikke gør. Reto Sørensen, økonomichef, Henning Stæhr

8 Problemstilling: Data til og fra bank tager tid at afstemme og udveksle Det skal være hurtigt og næsten 100 % automatisk at kommunikere med virksomhedens bankforbindelse - det må ikke koste dyrebar tid at betale leverandører, registrere indbetalinger, lave bankafstemning mv. Dvs. at når leverandørfakturaen er registeret korrekt, så er det blot et eller to tastetryk for at den er blive betalt rettidigt via banken. Kundeindbetalinger skal løbende og gerne dagligt automatisk udligne udestående poster, og kun de poster som afviger skal vi bruge tid på - Dette sikrer en effektiv styring af debitormassen og dermed bedre likviditet og færre renteomkostninger. Afstemning af bank tager også tid, men her er det vigtigt, at de poster, som automatisk kan afstemmes, bliver afstemt automatisk og løbende, samt at de gebyrer, som kommer via banken, automatisk bliver bogført, dvs. igen kun tidsforbrug på de poster, som evt. ikke stemmer. Vi klarer de fleste kunders betaling via direct debit, hvor vi trækker beløbet direkte fra deres konto. Det er utroligt nemt for os, og det passer godt i vores system. Rico Hermann, økonomidirektør, ProDesign Det har stor betydning, at vi kan samle vores betalinger ét sted og få et helt nøjagtigt og aktuelt overblik over likviditeten. At tingene er samlet ét sted betyder også, at man rent administrativt skal bruge færre ressourcer. Lene Kümpel, regnskabschef, DFDS